1、 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 第9章 采购管理系统 【理论重点理论重点】 采购管理系统日常业务功能采购管理系统日常业务功能 供应链各系统间的关系供应链各系统间的关系 采购管理系统期初数据采购管理系统期初数据 普通采购业务处理流程普通采购业务处理流程 现款采购业务处理现款采购业务处理 采购退货业务处理采购退货业务处理 采购结算采购结算 暂估回冲暂估回冲 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 第9章 采购管理系统 【操作重点操作重点】 采购管理系统初始化采购管理系统初始化 普通采购业务处理普通采购业务处理 现结采购业务处理现结采购业务处理 采购退货业务处理采购
2、退货业务处理 采购结算采购结算 暂估回冲暂估回冲 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 9.1 采购管理系统概述 9.2 采购管理系统初始化 本章目录 【本章思考题】 9.3 采购管理系统日常业务处理 9.4 采购管理系统信息查询 9.5 采购管理系统期末处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 目录目录 本节本节 9.1 采购管理系统概述 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 目录目录 本节本节 9.1 采购管理系统概述 9.1.19.1.1采购管理系统的主要功能采购管理系统的主要功能 1 1系统初始化系统初始化 系统初始化包括系统参数设置、基础信
3、息设置和期初数据系统初始化包括系统参数设置、基础信息设置和期初数据 录入。录入。 2.2.日常业务处理日常业务处理 从业务环节看，采购管理系统的日常业务处理主要包括请从业务环节看，采购管理系统的日常业务处理主要包括请 购、订货、到货、入库、采购发票、采购结算等。购、订货、到货、入库、采购发票、采购结算等。 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 目录目录 本节本节 9.1 采购管理系统概述 3 3信息查询信息查询 采购管理系统提供了丰富的信息查询功能，不仅可以查询采购管理系统提供了丰富的信息查询功能，不仅可以查询 各种原始单据，还可以查询采购明细表、采购账簿。另外，还各种原始单据，
4、还可以查询采购明细表、采购账簿。另外，还 能够从多角度进行采购分析，如采购成本分析、采购类型结构能够从多角度进行采购分析，如采购成本分析、采购类型结构 分析、采购资金比重分析等等。分析、采购资金比重分析等等。 4.4.期末处理期末处理 采购管理系统的期末处理主要包括月末结账和年末结转。采购管理系统的期末处理主要包括月末结账和年末结转。 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 目录目录 本节本节 9.1 采购管理系统概述 9.1.29.1.2采购管理系统与其他系统的关系采购管理系统与其他系统的关系 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 目录目录 本节本节 9.2 采购管
5、理系统初始化 9.2.19.2.1采购管理系统的参数设置采购管理系统的参数设置 1.1.业务参数业务参数 是否进行最高进价控制是否进行最高进价控制 是否进行数据权限控制是否进行数据权限控制 是否进行金额权限控制是否进行金额权限控制 9.2.29.2.2采购管理系统的期初数据采购管理系统的期初数据 1 1采购管理系统期初数据的内容采购管理系统期初数据的内容 期初暂估入库期初暂估入库 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 目录目录 本节本节 9.2 采购管理系统初始化 期初在途存货期初在途存货 期初受托代销商品期初受托代销商品 2 2期初记账期初记账 期初记账时会将采购期初数据记入有
6、关采购账、代销商品期初记账时会将采购期初数据记入有关采购账、代销商品 采购账中。期初记账后，期初数据便不能再增加、修改和删除。采购账中。期初记账后，期初数据便不能再增加、修改和删除。 特别需要注意的是，没有期初数据时也应该进行期初记账。只特别需要注意的是，没有期初数据时也应该进行期初记账。只 有采购系统期初记账后，存货核算系统才能进行期初记账。有采购系统期初记账后，存货核算系统才能进行期初记账。 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 目录目录 本节本节 9.3 采购管理系统日常业务处理 9.3.19.3.1采购管理系统日常业务处理功能采购管理系统日常业务处理功能 1 1请购请购
7、采购请购是指企业内部各部门向采购部门提出采购申请，采购请购是指企业内部各部门向采购部门提出采购申请， 或由采购部门汇总企业内部采购需求列出采购清单。请购是采或由采购部门汇总企业内部采购需求列出采购清单。请购是采 购业务的起点，可以根据审核后的采购请购单生成采购订单。购业务的起点，可以根据审核后的采购请购单生成采购订单。 在采购业务处理流程中，请购环节是可选的。在采购业务处理流程中，请购环节是可选的。 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 目录目录 本节本节 9.3 采购管理系统日常业务处理 2 2订货订货 采购订单可以手工录入，也可以根据审核后的请购单、销采购订单可以手工录入，也
8、可以根据审核后的请购单、销 售订单或审核未审核的采购订单生成。是否必须有采购订单可售订单或审核未审核的采购订单生成。是否必须有采购订单可 在系统参数中设置。在系统参数中设置。 在有订单的采购业务中，订单是整个采购业务的核心，整在有订单的采购业务中，订单是整个采购业务的核心，整 个业务流程的执行都会将相应信息回写到采购订单，从而利用个业务流程的执行都会将相应信息回写到采购订单，从而利用 采购订单可以跟踪采购业务的执行情况，如累计入库数量和金采购订单可以跟踪采购业务的执行情况，如累计入库数量和金 额、累计开票数量和金额、累计付款金额等。额、累计开票数量和金额、累计付款金额等。 天津财经大学天津财经
9、大学 商学院会计系商学院会计系 目录目录 本节本节 9.3 采购管理系统日常业务处理 采购订单审核后才能执行，执行完毕后即货物已全部入库、采购订单审核后才能执行，执行完毕后即货物已全部入库、 开票、付款后可以自动关闭，对于尚未执行完毕的订单如果确开票、付款后可以自动关闭，对于尚未执行完毕的订单如果确 实需要的话也可以手工关闭。实需要的话也可以手工关闭。 3 3采购到货采购到货 采购到货是采购订货和采购验收入库的中间环节。采购到采购到货是采购订货和采购验收入库的中间环节。采购到 货单可以直接填写，也可以根据审核后的采购订单生成。在库货单可以直接填写，也可以根据审核后的采购订单生成。在库 存管理系
10、统中可以根据审核后的到货单生成采购入库单。在采存管理系统中可以根据审核后的到货单生成采购入库单。在采 购业务处理流程中，到货处理是可选的。购业务处理流程中，到货处理是可选的。 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 4 4采购入库采购入库 当货物入库时，仓库保管员应当根据采购到货签收的实收当货物入库时，仓库保管员应当根据采购到货签收的实收 数量填制采购入库单。在采购业务处理流程中，采购入库是必数量填制采购入库单。在采购业务处理流程中，采购入库是必 要的。要的。 采购入库单既可以手工填写，也可以根据审核后的采购订采购入库单既可以手工填写，也可以根据审核后的采购订 单和采购到货单生成。
11、在采购业务必有订单时，入库单必须根单和采购到货单生成。在采购业务必有订单时，入库单必须根 据审核后的采购订单生成。当采购管理系统与库存管理系统集据审核后的采购订单生成。当采购管理系统与库存管理系统集 成应用时，采购入库业务在库存中进行处理；当采购管理系统成应用时，采购入库业务在库存中进行处理；当采购管理系统 单独应用时，采购入库业务在采购管理系统中处理。单独应用时，采购入库业务在采购管理系统中处理。 目录目录 本节本节 9.3 采购管理系统日常业务处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 录入采购入库单时，可以只填写数量，而不填写金额。金录入采购入库单时，可以只填写数量，而不填
12、写金额。金 额的处理有两种方式：一是在发票已到的情况下通过采购结算额的处理有两种方式：一是在发票已到的情况下通过采购结算 后由系统自动计算而得；二是在发票未到的情况下，进行暂估后由系统自动计算而得；二是在发票未到的情况下，进行暂估 入库。总之，采购入库单必须有金额才能在存货核算系统中记入库。总之，采购入库单必须有金额才能在存货核算系统中记 账、制单。账、制单。 5 5采购发票采购发票 在采购业务处理流程中，录入采购发票是必要的。采购发在采购业务处理流程中，录入采购发票是必要的。采购发 票可以直接手工填制，也可以根据审核后的采购订单和采购入票可以直接手工填制，也可以根据审核后的采购订单和采购入
13、库单或者其他审核未审核采购发票生成。库单或者其他审核未审核采购发票生成。 目录目录 本节本节 9.3 采购管理系统日常业务处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 在必有采购订单的采购业务中，采购发票必须根据审核后在必有采购订单的采购业务中，采购发票必须根据审核后 的采购订单生成。当采购管理系统与应付款系统集成应用时，的采购订单生成。当采购管理系统与应付款系统集成应用时， 采购发票在采购管理系统中进行处理；当应付款系统单独应用采购发票在采购管理系统中进行处理；当应付款系统单独应用 时，采购发票在应付款系统中进行处理。时，采购发票在应付款系统中进行处理。 6.6.采购结算采购结算
14、 采购结算是针对采购入库单，根据发票确认其采购成本。采购结算是针对采购入库单，根据发票确认其采购成本。 采购结算后，系统会自动填写采购入库单单价、金额，同时生采购结算后，系统会自动填写采购入库单单价、金额，同时生 成采购结算单。成采购结算单。 目录目录 本节本节 9.3 采购管理系统日常业务处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 自动结算自动结算 自动结算可以将供应商、存货、数量完全相同的入库单记自动结算可以将供应商、存货、数量完全相同的入库单记 录和发票记录进行结算，生成结算单；将供应商、存货相同、录和发票记录进行结算，生成结算单；将供应商、存货相同、 数量绝对值相等但符号
15、相反的红蓝入库单的行记录进行对应结数量绝对值相等但符号相反的红蓝入库单的行记录进行对应结 算，生成结算单；将供应商、存货相同、金额绝对值相等但符算，生成结算单；将供应商、存货相同、金额绝对值相等但符 号相反的采购发票记录对应结算，生成结算单。号相反的采购发票记录对应结算，生成结算单。 目录目录 本节本节 9.3 采购管理系统日常业务处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 手工结算手工结算 手工结算可以进行正数入库单与负数入库单结算、正数发手工结算可以进行正数入库单与负数入库单结算、正数发 票与负数发票结算、正数入库单与正数发票结算；可以任意选票与负数发票结算、正数入库单与正数
16、发票结算；可以任意选 择发票和入库单，发票和入库单的关系可以是一对一、一对多、择发票和入库单，发票和入库单的关系可以是一对一、一对多、 多对一、多对多；发票和入库单所属供应商可以不同，即支持多对一、多对多；发票和入库单所属供应商可以不同，即支持 三角债的结算、到下级单位采购而付款给其上级主管单位的结三角债的结算、到下级单位采购而付款给其上级主管单位的结 算；可以进行费用分摊和溢余短缺处理。企业在采购过程中所算；可以进行费用分摊和溢余短缺处理。企业在采购过程中所 发生的运输费、装卸费、保险费、包装费、仓储费、入库前的发生的运输费、装卸费、保险费、包装费、仓储费、入库前的 挑选整理费用等采购费用可
17、通过采购结算计入采购成本。挑选整理费用等采购费用可通过采购结算计入采购成本。 目录目录 本节本节 9.3 采购管理系统日常业务处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 在进行采购结算时，如果存货入库数量与发票存货数量相在进行采购结算时，如果存货入库数量与发票存货数量相 当，说明不存在损耗，此时存货的采购总成本等于发票金额加当，说明不存在损耗，此时存货的采购总成本等于发票金额加 上应分摊的费用金额，单位采购成本等于采购总成本除以存货上应分摊的费用金额，单位采购成本等于采购总成本除以存货 入库数量。入库数量。 如果入库存货数量大于发票存货数量，可以有两种处理方如果入库存货数量大于发
18、票存货数量，可以有两种处理方 法。一是存在溢余，按照会计制度规定，合理损耗计入采购成法。一是存在溢余，按照会计制度规定，合理损耗计入采购成 本，所以此时只须输入合理损耗数量，使得：入库存货数量本，所以此时只须输入合理损耗数量，使得：入库存货数量+ + 合理损耗数量发票数量。此时总成本等于发票金额加上应分合理损耗数量发票数量。此时总成本等于发票金额加上应分 摊的费用额，单位采购成本等于总成本除以存货入库数量。摊的费用额，单位采购成本等于总成本除以存货入库数量。 目录目录 本节本节 9.3 采购管理系统日常业务处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 另一种是把多余数量当作赠品处理
19、，只是降低了存货入库单价。另一种是把多余数量当作赠品处理，只是降低了存货入库单价。 如果入库存货数量小于发票存货数量，说明存在短缺，这如果入库存货数量小于发票存货数量，说明存在短缺，这 种短缺有可能是合理损耗，也可能是意外损耗，此时必须输入种短缺有可能是合理损耗，也可能是意外损耗，此时必须输入 合理损耗数量、意外损耗数量及意外损耗金额，使得：入库存合理损耗数量、意外损耗数量及意外损耗金额，使得：入库存 货数量货数量+ +合理损耗数量合理损耗数量+ +意外损耗发票数量。此时总成本等于意外损耗发票数量。此时总成本等于 发票金额加上应分摊的费用额减去意外损耗金额，单位成本等发票金额加上应分摊的费用额
20、减去意外损耗金额，单位成本等 于总成本除以实际入库数量。存在非合理损耗则时，还应该选于总成本除以实际入库数量。存在非合理损耗则时，还应该选 择非合理损耗类型，以便存货核算系统根据结算单记录的非合择非合理损耗类型，以便存货核算系统根据结算单记录的非合 理损耗类型自动生成凭证。理损耗类型自动生成凭证。 目录目录 本节本节 9.3 采购管理系统日常业务处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 如果存在一次入库、分次开票的情况可以有两种处理方法：如果存在一次入库、分次开票的情况可以有两种处理方法： 一种方法是可以等待发票开齐后再进行结算处理；另一种方法一种方法是可以等待发票开齐后再进行
21、结算处理；另一种方法 是填写入库单时根据约定好的开票数将存货分成若干行，将来是填写入库单时根据约定好的开票数将存货分成若干行，将来 每一行可以与对应的发票单独进行结算。每一行可以与对应的发票单独进行结算。 9.3.29.3.2普通采购业务普通采购业务 1 1单货同行采购业务单货同行采购业务 目录目录 本节本节 9.3 采购管理系统日常业务处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 目录目录 本节本节 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 2 2暂估入库业务暂估入库业务 暂估入库是指本月存货已验收入库但尚未收到采购发票，暂估入库是指本月存货已验收入库但尚未收到采购发票
22、， 因而不能确定存货的入库成本。因而不能确定存货的入库成本。 月初回冲月初回冲 到下月初，存货核算系统会自动生成与暂估入库内容完到下月初，存货核算系统会自动生成与暂估入库内容完 全相同的红字回冲单，同时登记相应的存货明细账，以冲回存全相同的红字回冲单，同时登记相应的存货明细账，以冲回存 货明细账中上月的暂估入库。同时，应该对红字回冲单制单，货明细账中上月的暂估入库。同时，应该对红字回冲单制单， 以便在总账系统回冲上月的暂估凭证。以便在总账系统回冲上月的暂估凭证。 目录目录 本节本节 9.3 采购管理系统日常业务处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 收到并录入采购发票后，对采
23、购入库单和采购发票进行收到并录入采购发票后，对采购入库单和采购发票进行 采购结算。关于结算后的发票制单、付款与核销等操作与单货采购结算。关于结算后的发票制单、付款与核销等操作与单货 同行业务相同。同行业务相同。 结算后，在存货核算系统中执行暂估处理，以生成与对结算后，在存货核算系统中执行暂估处理，以生成与对 应的入库单完全相同的蓝字回冲单。应的入库单完全相同的蓝字回冲单。 在存货核算系统中对蓝字回冲单进行制单。在存货核算系统中对蓝字回冲单进行制单。 单到回冲单到回冲 目录目录 本节本节 9.3 采购管理系统日常业务处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 下月初不作处理，待收到
24、并录入采购发票后，对采购入下月初不作处理，待收到并录入采购发票后，对采购入 库单和采购发票进行采购结算。库单和采购发票进行采购结算。 结算后，在存货核算系统中执行暂估处理，此时系统会结算后，在存货核算系统中执行暂估处理，此时系统会 同时生成红字回冲单和蓝字回冲单，同时据以登记存货明细账。同时生成红字回冲单和蓝字回冲单，同时据以登记存货明细账。 红字回冲单的金额为暂估金额，蓝字回冲单的入库金额为已报红字回冲单的金额为暂估金额，蓝字回冲单的入库金额为已报 销金额。销金额。 在存货核算系统中对红字回冲单和蓝字回冲单进行制单。在存货核算系统中对红字回冲单和蓝字回冲单进行制单。 目录目录 本节本节 9.
25、3 采购管理系统日常业务处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 单到补差单到补差 下月初不作处理，待收到并录入采购发票后，对采购入下月初不作处理，待收到并录入采购发票后，对采购入 库单和采购发票进行采购结算。库单和采购发票进行采购结算。 结算后，在存货核算系统中执行暂估处理，此时系统会结算后，在存货核算系统中执行暂估处理，此时系统会 依据报销金额与暂估金额的关系进行不同的处理。如果报销金依据报销金额与暂估金额的关系进行不同的处理。如果报销金 额与暂估金额不相等，系统会生成一张调整单，并据以登记存额与暂估金额不相等，系统会生成一张调整单，并据以登记存 货明细账；如果报销金额与暂
26、估金额相等，系统不生成调整单。货明细账；如果报销金额与暂估金额相等，系统不生成调整单。 如果报销金额与暂估金额不相等，应该在存货核算系统如果报销金额与暂估金额不相等，应该在存货核算系统 中对调整单进行制单。中对调整单进行制单。 目录目录 本节本节 9.3 采购管理系统日常业务处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 3 3在途存货业务在途存货业务 在途存货业务是指已收到采购发票但货物尚未验收入库的在途存货业务是指已收到采购发票但货物尚未验收入库的 采购业务。对于该类业务在信息化方式下可以有两种处理方式：采购业务。对于该类业务在信息化方式下可以有两种处理方式： 一是压单处理即收到
27、的发票暂不录入系统，待货物验收入库后一是压单处理即收到的发票暂不录入系统，待货物验收入库后 再录入到系统中与采购入库单进行采购结算；另一种方式是收再录入到系统中与采购入库单进行采购结算；另一种方式是收 到发票后便录入到系统当中去，这样可以实时统计在途货物情到发票后便录入到系统当中去，这样可以实时统计在途货物情 况，当货物验收入库后再进行采购结算。况，当货物验收入库后再进行采购结算。 目录目录 本节本节 9.3 采购管理系统日常业务处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 9.3.39.3.3现款采购业务现款采购业务 所谓现款采购业务，是指采购业务发生时企业直接付款并所谓现款采购
28、业务，是指采购业务发生时企业直接付款并 由供货单位开具发票。由供货单位开具发票。 在应付款系统对发票的默认处理方式是看作未付款，在发在应付款系统对发票的默认处理方式是看作未付款，在发 票审核后会登记应付账款明细账，并生成确认采购成本、进项票审核后会登记应付账款明细账，并生成确认采购成本、进项 税额和应付账款的凭证传递到总账系统。所以，发生现付业务税额和应付账款的凭证传递到总账系统。所以，发生现付业务 后需要一些特殊处理。后需要一些特殊处理。 目录目录 本节本节 9.3 采购管理系统日常业务处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 1 1现结处理现结处理 进行现付处理时，只需在采
29、购管理系统中录入发票以后直进行现付处理时，只需在采购管理系统中录入发票以后直 接选择现付处理即可。但一定要注意现付处理的时机是在发票接选择现付处理即可。但一定要注意现付处理的时机是在发票 录入之后、在应付款系统审核发票之前。现付处理后，一般系录入之后、在应付款系统审核发票之前。现付处理后，一般系 统会自动出现付款单供用户填写。统会自动出现付款单供用户填写。 2 2现结制单现结制单 在应付款系统中，因为发票制单会形成应付账款，所以必在应付款系统中，因为发票制单会形成应付账款，所以必 须通过现结制单功能来生成采购凭证。须通过现结制单功能来生成采购凭证。 目录目录 本节本节 9.3 采购管理系统日常
30、业务处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 9.3.49.3.4采购退货业务采购退货业务 目录目录 本节本节 9.3 采购管理系统日常业务处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 9.3.59.3.5其他类型采购业务其他类型采购业务 1 1直运采购业务直运采购业务 直运业务是指商品不经过入库、而是由企业供应商直接将直运业务是指商品不经过入库、而是由企业供应商直接将 商品发给企业客户的购销业务，常见于大型电器、汽车、设备商品发给企业客户的购销业务，常见于大型电器、汽车、设备 等商品购销。直运业务包括直运销售业务和直运采购业务。直等商品购销。直运业务包括直运销售业
31、务和直运采购业务。直 运业务没有实物的出入库，货物流向是直接从供应商到客户，运业务没有实物的出入库，货物流向是直接从供应商到客户， 财务结算通过直运销售发票和直运采购发票完成。直运采购业财务结算通过直运销售发票和直运采购发票完成。直运采购业 务依赖于直运销售业务，具体处理方法和流程见第务依赖于直运销售业务，具体处理方法和流程见第1010章。章。 目录目录 本节本节 9.3 采购管理系统日常业务处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 2 2受托代销业务受托代销业务 受托方接收货物，在库存管理系统填制审核受托代销入受托方接收货物，在库存管理系统填制审核受托代销入 库单。库单。 受
32、托方售出代销商品后，手工开具代销商品清单交委托受托方售出代销商品后，手工开具代销商品清单交委托 方。方。 由委托方为受托方开具发票。由委托方为受托方开具发票。 受托方在采购管理系统中进行受托代销结算，系统会自受托方在采购管理系统中进行受托代销结算，系统会自 动生成受托代销发票和受托代销结算单。动生成受托代销发票和受托代销结算单。 目录目录 本节本节 9.3 采购管理系统日常业务处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 在存货核算系统中对受托代销入库单记账、制单。在存货核算系统中对受托代销入库单记账、制单。 在应付款系统中对发票制单。在应付款系统中对发票制单。 在应付款系统中付款
33、并制单。在应付款系统中付款并制单。 在应付款系统中对发票和付款单进行核销。在应付款系统中对发票和付款单进行核销。 目录目录 本节本节 9.3 采购管理系统日常业务处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 1 1原始单据原始单据 2 2采购明细账表采购明细账表 采购明细表采购明细表 入库明细表入库明细表 采购结算明细表采购结算明细表 未完成业务明细表未完成业务明细表 受托代销结算明细表受托代销结算明细表 增值税抵扣明细表增值税抵扣明细表 采购费用明细表采购费用明细表 目录目录 本节本节 9.4 采购管理系统信息查询 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 3 3采购账
34、簿采购账簿 在途货物余额表在途货物余额表 暂估入库余额表暂估入库余额表 代销商品款台账代销商品款台账 代销商品余额表代销商品余额表 4 4采购分析采购分析 采购成本分析采购成本分析 采购类型结构分析采购类型结构分析 目录目录 本节本节 9.4 采购管理系统信息查询 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 采购资金比重分析采购资金比重分析 供应商价格对比分析供应商价格对比分析 采购货龄分析采购货龄分析 采购费用分析采购费用分析 目录目录 本节本节 9.4 采购管理系统信息查询 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 1.1.月末结账月末结账 月末结账后，系统会将当月的采购
35、单据数据封存，并将当月末结账后，系统会将当月的采购单据数据封存，并将当 月的采购数据记入有关账表中。进行月末结账时，应该注意以月的采购数据记入有关账表中。进行月末结账时，应该注意以 下问题：下问题： 结账前应检查当月工作是否已全部完成，只有在当月所结账前应检查当月工作是否已全部完成，只有在当月所 有工作全部完成的前提下，才能进行月末结账，否则会遗漏某有工作全部完成的前提下，才能进行月末结账，否则会遗漏某 些业务。些业务。 月末结账之前一定要进行数据备份，否则数据一旦发生月末结账之前一定要进行数据备份，否则数据一旦发生 错误，将造成无法挽回的后果。错误，将造成无法挽回的后果。 目录目录 本节本节
36、 9.5 采购管理系统期末处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 没有期初记账，将不允许月末结账。没有期初记账，将不允许月末结账。 结账必须按月连续进行。上月未结账，将不影响本月日结账必须按月连续进行。上月未结账，将不影响本月日 常业务的处理，只是本月不能结账。常业务的处理，只是本月不能结账。 月末结账后，当月便不能再增加、修改、删除采购单据月末结账后，当月便不能再增加、修改、删除采购单据 了。了。 只有采购管理系统月末结账后，库存管理系统和应付款只有采购管理系统月末结账后，库存管理系统和应付款 系统才能进行月末结账。系统才能进行月末结账。 目录目录 本节本节 9.5 采购管
37、理系统期末处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 2 2年末结转年末结转 当当1212月份结账后，还应该进行年末结转，以转到下一年度月份结账后，还应该进行年末结转，以转到下一年度 连续工作。年末结转是在系统管理中由账套主管统一进行的。连续工作。年末结转是在系统管理中由账套主管统一进行的。 如果系统年度数据存放于不同的数据库，在年末结转时应该先如果系统年度数据存放于不同的数据库，在年末结转时应该先 建立新年度账，而后再结转上年数据。采购管理系统年末结转建立新年度账，而后再结转上年数据。采购管理系统年末结转 后，将会把上年的基础数据和未执行完毕的采购订单以及未结后，将会把上年的基
38、础数据和未执行完毕的采购订单以及未结 算的入库单和采购发票记录到本年度数据库中，并将上年算的入库单和采购发票记录到本年度数据库中，并将上年1212月月 份的采购余额表作为本年份的采购余额表作为本年1 1月份的期初余额记录到本年度数据月份的期初余额记录到本年度数据 库中。库中。 目录目录 本节本节 9.5 采购管理系统期末处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 目录目录 本节本节 1.1.供应链各子系统间有何数据联系？供应链各子系统间有何数据联系？ 2.2.采购管理系统日常业务处理主要包括哪些功能？采购管理系统日常业务处理主要包括哪些功能？ 3.3.采购管理系统的期初数据包括哪些内容？采购管理系统的期初数据包括哪些内容？ 4.4.简述普通采购业务的处理流程。简述普通采购业务的处理流程。 5.5.何谓采购结算？采购结算分为哪两种方式？各适用于什么情何谓采购结算？采购结算分为哪两种方式？各适用于什么情 况？况？ 6.6.暂估回冲分为几种方式？在每种方式下，系统是如何进行处暂估回冲分为几种方式？在每种方式下，系统是如何进行处 理的？理的？ 思考题
