1、总账管理系统概述o地位n会计信息系统的核心子系统会计信息系统的核心子系统o功能n总账初始化总账初始化n凭证管理凭证管理n出纳管理出纳管理n账簿管理账簿管理n辅助核算管理辅助核算管理n月末处理月末处理总账管理系统概述o总账管理系统与其他系统的数据关系薪资管理薪资管理固定资产固定资产资金管理资金管理应收应付应收应付记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证总总 账账存货核算存货核算成本管理成本管理记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证其他费用其他费用 账证账证余额表余额表决策支持决策支持会计报表会计报表财务分析财务分析 建立账套建立账套账务处理流程账务处理流程录入期初余额录入期初余
2、额填制凭证填制凭证记账记账增设操作员增设操作员分配权限分配权限部门档案部门档案基础设置基础设置客户分类客户分类供应商分类供应商分类客户档案客户档案供应商档案供应商档案职员档案职员档案会计科目会计科目 凭证类别凭证类别项目档案项目档案月末转账月末转账审核凭证审核凭证出纳管理出纳管理账簿管理账簿管理查询辅助账查询辅助账结账结账系统管理初始设置初始设置业务处理业务处理月末处理月末处理银行银行对账对账银行对账单银行对账单输入输入临时凭临时凭证文件证文件科目余额科目余额/发发生额文件生额文件审核审核凭证永凭证永久文件久文件部门、项目部门、项目、往来等辅、往来等辅助文件助文件企业银行存企业银行存款日记账文
3、款日记账文件件银行对账银行对账单文件单文件传入传入余额调节表余额调节表未达账未达账已达账已达账输出输出报表报表总账总账明细账明细账日记账日记账辅助账辅助账凭证凭证科目汇总表科目汇总表工资等其它工资等其它子系统机制子系统机制凭证凭证传入传入期末期末处理处理记账记账初始化初始化用户外币汇率外币汇率会计科目会计科目凭证类别凭证类别权限密码权限密码期初余额期初余额凭证凭证机制凭证机制凭证账务处理子系统数据流程图账务处理子系统数据流程图总账管理系统初始化总账日常业务处理总账日常业务处理总账管理系统初始化o选项设置n必要性o为了最大范围地满足不同企业用户的信息化应用需求，总账作为通用商品化软件的核心子系统
4、，是通过内置大量的选项参数提供面向不同企业应用的解决方案。企业可以根据自身的实际情况进行选择，以确定符合个性特点的应用模式。o软件越通用，意味着系统内置的参数越多，系统参数的设置决定了企业的应用模式和应用流程。n参数分类o凭证、账簿、凭证打印、预算控制、权限、会计日历、其他总账管理系统初始化o选项设置-凭证总账管理系统初始化o选项设置-凭证n制单控制o制单序时控制：n该类凭证最后一张凭证日期=凭证日期=系统日期o支票控制n两个前提：使用银行科目制单；选用的结算方式设置了票据管理n达成目的：对录入的支票号提供登记或报销的功能o赤字控制n控制对象：资金及往来科目或全部科目n达成目的：填制凭证时，相
5、关科目的最新余额出现负数时，系统给予提示o可以使用应收受控科目n即在总账中也可以使用设置了客户往来的科目制单总账管理系统初始化o选项设置-凭证n凭证控制o现金流量科目必录现金流量项目n填制凭证时使用了“在指定科目中被指定为现金流量的科目”系统要求指定现金流量项目及金额o自动填补凭证断号n新增凭证时，系统自动查找本月的第一个断号作为该凭证的凭证号o凭证录入时结算方式及票据号必录n在填制凭证时如果使用了银行科目，则必须录入结算方式及票据号。总账管理系统初始化o选项设置-凭证打印n合并凭证显示、打印o选择此项，在填制凭证、查询凭证、出纳签字和凭证审核时，凭证按照“按科目、摘要相同方式合并”或“按科目
6、相同方式合并”合并显示，在明细账显示界面提供是否“合并显示”的选项。凭证录入时结算方式及票据号必录n打印凭证页脚姓名o决定在打印凭证时，是否自动打印制单人、出纳、审核人、记账人的姓名。总账管理系统初始化o选项设置-权限n制单权限控制到科目o单位有多个制单人，张三负责费用报销，限制张三可以使用的科目为费用类科目和现金科目n制单权限控制到凭证类别 o限制某个操作员只能填制某个类别的凭证n操作员进行金额权限控制 o系统可以对不同级别的人员进行制单金额大小的控制，例如财务主管可以对10万元以上的经济业务制单，一般财务人员只能对5万元以下的经济业务制单，这样可以减少由于不必要的责任事故带来的经济损失。总
7、账管理系统初始化o选项设置-权限n凭证审核控制到操作员 o如果需要指定某具有凭证审核权限的操作员只能审核某些制单人填制的凭证，则应选择该选项。n出纳凭证必须经由出纳签字 o出纳凭证是指凭证上包含现金或银行科目的凭证。涉及现金收付的业务是企业需要重点关注的业务，如果选择该项，凭证处理流程为：填制凭证-出纳签字-审核凭证-记账。n凭证必须经由主管会计签字 o如果企业中规定所有凭证都必须由主管会计签字才能作为记账依据，则应选中该项。n允许修改、作废他人填制的凭证 o如果制单人填制的凭证有误，该选项决定其他人员如审核人员发现凭证有误时是否允许修改或作废。管理费用明细表管理费用明细表部门部门招待费招待费
8、差旅费差旅费邮电费邮电费办公费办公费 1010项项合计合计企管办 财务部 采购部 销售部 生产部 10个 合计 o会计科目-满足报表的编制要求基础档案录入管理费用明细表管理费用明细表部门部门招待费招待费差旅费差旅费邮电费邮电费办公费办公费总经理办 财务部 人事部 采购部 销售部 10个 合计 管理费用明细表-手工账科目设计及报表生成管理费用明细表管理费用明细表部门部门招待费招待费差旅费差旅费邮电费邮电费办公费办公费企管办 财务部 采购部 销售部 生产部 10个 合计 管理费用明细表-计算机账科目设计及报表生成科目设置辅助核算的原理o1.1.目的：简化科目结构、减少科目数量、特殊统计分析目的：简
9、化科目结构、减少科目数量、特殊统计分析o2.2.何时使用辅助核算：何时使用辅助核算：o某一科目下所属的明细科目较多时或变化较大时某一科目下所属的明细科目较多时或变化较大时o某几个科目有相同的明细科目时某几个科目有相同的明细科目时o有些科目需进行特殊统计分析时有些科目需进行特殊统计分析时o3.3.如何设置辅助核算：如何设置辅助核算：o将明细科目从它所属的科目体系中分离出来，将这些将明细科目从它所属的科目体系中分离出来，将这些明细科目的上级科目设为辅助核算科目，属于科目核算明细科目的上级科目设为辅助核算科目，属于科目核算体系；体系；o将这些明细科目设为某一辅助核算类别下的核算目录，将这些明细科目设
10、为某一辅助核算类别下的核算目录，属于辅助核算目录体系。属于辅助核算目录体系。o建立辅助核算o填制凭证时o记账时o查询证账时o编制报表公式时建立辅助核算o原则：当辅助核算目录比较多时，需要分类管理，即先分类（遵循编码规则），后设置具体核算目录o部门目录o个人目录o客户档案：客户分类、客户档案o供应商档案：供应商分类、供应商档案o项目目录（自己总结）凭证类型类别字类别字类别名称类别名称限制类型限制类型限制科目限制科目备注备注收收收款凭证收款凭证借方必有借方必有1001,1002设定限制类型和限制科设定限制类型和限制科目的含义在于可以让计目的含义在于可以让计算机自动判断用户输入算机自动判断用户输入的
11、内容是否与选择的凭的内容是否与选择的凭证类别相符。证类别相符。付付付款凭证付款凭证贷方必有贷方必有1001,1002转转转账凭证转账凭证凭证必无凭证必无1001,1002填制凭证时选择错误的凭证类型系统弹出相应的提示信息在填制凭证时，使用设置了“票据管理”的结算方式时，系统要求登记支票登记簿（未事先登记）或支票报销功能（前面已登记）结算方式基础档案录入o收付结算-结算方式在填制凭证时，使用设置了“票据管理”的结算方式时，系统要求登记支票登记簿（未事先登记）或支票报销功能（前面已登记）总账管理系统初始化o准备期初数据n为什么？o很多企业多年一直采用手工核算方式，采用计算机信息管理后，为了保证手工
12、业务与计算机系统的衔接，继承历史数据，保证业务处理的连续性，要将截止到目前为止手工核算的余额过入到计算机信息处理系统中作为期初数据，才能保持业务的完整性。总账管理系统初始化o总账期初余额准备n准备总账各科目的期初数据o年初建账n准备各账户上年年末的余额作为新一年的期初余额。o年中建账(2-12月）n准备各账户启用会计期间上一期的期末余额作为启用期的期初余额，而且还要整理自本年度开始截止至启用期的各账户累计发生数据。总账管理系统初始化o年中建账n例如，某企业2019年7月开始启用总账系统，那么，应将该企业2019年6月末各科目的期末余额及1-6月的累计发生额整理出来，作为计算机系统的期初数据录入
13、到总账系统中，系统将自动计算年初余额。总账管理系统初始化o总账期初余额准备n准备辅助账各科目的期初数据o如果科目设置了某种辅助核算，那么还需要准备辅助项目的期初余额。n如何准备？o应收账款按客户整理o应付账款按供应商整理o个人往来按职员整理总账管理系统初始化o总账期初余额录入n末级科目的余额可以直接输入。n非末级科目的余额数据由系统根据末级科目数据逐级向上汇总而得。n科目有数量外币核算时，在输入完本位币金额后，还要输入相应的数量和外币信息。n科目有辅助核算时，不能直接输入该账户的期初余额，而是必须输入辅助账的期初余额。辅助账余额输入完毕后，自动带回总账。累计发生额可以直接输入。总账管理系统初始
14、化o总账与辅助账的关系科目名称科目名称方向方向币别币别/计量计量年初余额年初余额1-启用月累计启用月累计借方发生额借方发生额1-启用月累计启用月累计贷方发生额贷方发生额期初余额期初余额现金现金(1001)借借7,256,157.39 7,254,000.00 14,195.89 应收账款应收账款(1131)借借 60,000.00 20,000.00 157,600.00 日日 期期凭证号凭证号客客 户户摘摘 要要方向方向金额金额业务员业务员票票 号号票据日期票据日期2019-06-25华 宏 公华 宏 公司司期 初 数期 初 数据据借借99600孙健孙健2019-07-10昌新贸昌新贸易公司
15、易公司期 初 数期 初 数据据借借 58000孙健孙健总账管理系统初始化o期初试算平衡n期初数据输入完毕后应进行试算平衡。如果期初余额试算不平衡，可以填制、审核凭证，但不能进行记账处理。因为企业信息化时，初始设置工作量大，占用时间比较长，为了不影响日常业务的正常进行，故允许在初始化工作未完成的情况下进行凭证的填制。n凭证一经记账，期初数据便不能再修改。期初余额录入注意事项期初余额录入注意事项1 1、有辅助核算的会计科目：1）必须先在会计科目设置中挂上辅助核算；2）期初余额在辅助项中录入，累计额直接录入；2 2、数量、外币核算科目：1）必须先录入本币余额，再录入数量、外币；2）外币金额不能根据汇
16、率自动计算，必须手工录入；3 3、红字余额，用负数录入；4 4、调整余额方向时，只能调整一级科目，且本科目或其 下级科目尚未录入期初余额；5 5、录入期初余额后，必须先试算，再对账；6 6、期初余额试算不平衡，不能记账；7 7、手工试算年初余额8 8、已经记过账，则不能再录入、修改期初余额。总账管理系统日常业务处理o凭证管理n填制凭证n凭证复核n凭证记帐n修改凭证n作废凭证n冲销凭证n凭证查询n凭证汇总o出纳管理n出纳签字n现金/银行日记账查询n资金日报n支票登记簿n银行对账总账管理系统概述o总账管理系统的应用流程总账期末处理总账期末处理总账初始化总账初始化填制凭证o(1)一张凭证是由哪些因素
17、构成的？o(2)填制一张凭证的步骤有哪几步？o(3)怎样填制一张带有外币或者数量核算的凭证？o(4)怎样在填制凭证时增加一个科目？o(5)怎样修改一张正在填制的凭证？o(6)怎样修改一张已经填好的凭证？o(7)怎样删除、查询打印一定条件的凭证？o(8)怎样填制一张带有辅助核算的凭证？总账管理系统日常业务处理o凭证管理-填制凭证n表头o凭证类别：满足设置凭证时的限制类型o凭证编号：按凭证类别按月自动顺序编号o凭证日期：默认登录系统时的业务日期o附单据数：该记账凭证后所附的原始单据数n表体o摘要：每个记录行都要有摘要o会计科目：必须选择末级科目o金额：保持借贷平衡，红字金额输入负数填制凭证的指导思
18、想：快和准 o快：n常用摘要n常用凭证（凭证模板）准（正确性检查措施）o(1)凭证号检查o(2)凭证日期检查o（3）科目代码检查n存在性检查n末级检查n特殊核算要求检查：弹出相应的窗口要求输入 特殊核算信息o外币 数量 银行 o部门 个人 客户 供应商 项目n与凭证类别是否相等检查o（4）金额检查：借货平衡 1 1、回车：自动复制上行摘要；、回车：自动复制上行摘要；2 2、空格：借贷方向切换；、空格：借贷方向切换；3 3、=：自动计算借贷方差额；：自动计算借贷方差额；4 4、-：红字；：红字；5 5、CTRL+LCTRL+L：只显示凭证金额栏的千位线。：只显示凭证金额栏的千位线。凭凭 证证 录
19、录 入入 的的 技技 巧巧总账管理系统日常业务处理o凭证管理-填制凭证n业务特征：辅助核算-银行账要求输入辅助核算：结算方式票号总账管理系统日常业务处理o凭证管理-填制凭证n业务特征：辅助核算-银行账如果该结算方式设置了“票据管理”标志，需要进行“票号登记”总账管理系统日常业务处理o凭证管理-填制凭证n业务特征：辅助核算-外币系统自动带出汇率输入外币金额系统自动计算人民币总账管理系统日常业务处理o凭证管理-填制凭证n业务特征：辅助核算-数量输入数量和单价，系统自动计算金额总账管理系统日常业务处理o凭证管理-填制凭证n业务特征：辅助核算-客户往来输入客户相关信息总账管理系统日常业务处理o凭证管理
20、-填制凭证n业务特征：辅助核算-供应商往来输入供应商相关信息总账管理系统日常业务处理o凭证管理-填制凭证n业务特征：辅助核算-部门输入部门信息总账管理系统日常业务处理o凭证管理-填制凭证n业务特征：辅助核算-个人往来输入个人信息总账管理系统日常业务处理o凭证管理-填制凭证n业务特征：辅助核算-项目核算输入项目信息总账管理系统日常业务处理o凭证管理-凭证复核n出纳签字o前提：n在总账系统选项中选择了“出纳凭证必须由出纳签字”n在会计科目指定科目中制定了现金总账科目和银行总账科目o出纳签字可以在审核凭证之前，也可以在其之后n主管签字o前提：在总账系统选项中选择了“凭证必须由主管签字”n审核凭证o是
21、必须环节o制单人与审核人不能为同一人o可以单张审核也可以成批审核总账管理系统日常业务处理o凭证管理-凭证记账n前提o期初余额试算平衡o凭证已审核o上月已经结账n过程o选择记账范围o显示记账报告o自动记账o记账过程一旦中断系统可自动恢复总账管理系统日常业务处理o凭证管理-恢复记账n激活“恢复记账前状态”o在对账界面Ctrl+Hn取消记账o“凭证”-“恢复记账前状态”n恢复最近一次记账前状态n恢复到月初状态（只有主管有权）o注意事项n己结账月份的数据不能取消记账总账管理系统日常业务处理o凭证管理-修改凭证n修改方式o无痕迹修改n对象：尚未审核和签字的凭证（已审核、签字的凭证需要取消审核、签字）n在
22、填制凭证中找到要修改的凭证直接修改o有痕迹修改n对象：已记账凭证n红字冲销法或补充更正法n修改内容o凭证类别和凭证号不能修改n能否修改他人填制的凭证取决于系统选项设置总账管理系统日常业务处理o凭证管理-作废/删除凭证n对象o未审核未签字凭证n规定o作废凭证不能修改、不能审核o应参与记账，否则月末无法结账n删除凭证o对作废凭证进行“整理”即可删除 1 1、未提供直接删除功能；、未提供直接删除功能；2 2、必须先作废，再删除；、必须先作废，再删除；3 3、整理凭证就是将作废的凭证删除；、整理凭证就是将作废的凭证删除；4 4、断号整理的使用。、断号整理的使用。删删 除除 凭凭 证证 注注 意意 事事
23、 项项总账管理系统日常业务处理o凭证管理-冲销凭证n对象o已记账凭证n方式o手工编制o系统自动编制总账管理系统日常业务处理o凭证管理-查询凭证丰富的查询条件总账管理系统日常业务处理o出纳管理n现金/银行日记账/资金日报n支票登记簿o前提n设置了银行账n将结算方式设置为票据管理o支票领用o支票报销总账管理系统日常业务处理o出纳管理-现金日记账总账管理系统日常业务处理o出纳管理-支票登记簿总账管理系统日常业务处理o出纳管理n银行对账o录入银行对账期初数据o录入银行对账单o银行对账n自动对账n手工对账o查询银行存款余额调节表o核销银行账o长期未达账审计总账管理系统日常业务处理o银行对账-输入银行对账
24、期初总账管理系统日常业务处理o银行对账-自动对账总账管理系统日常业务处理o出纳管理n银行对账o录入银行对账期初数据o录入银行对账单o银行对账n自动对账n手工对账o查询银行存款余额调节表o核销银行账o长期未达账审计总账管理系统日常业务处理o账簿查询n基本会计账簿查询o总账o发生额余额表n采用计算机记账的单位，可用发生额余额表代替总账o明细账o序时账o日记账n现金日记账和银行日记账在出纳管理中查询o多栏账n先定义，再查询总账管理系统日常业务处理o账簿查询-发生额余额表总账管理系统日常业务处理o账簿查询-原材料明细账总账管理系统日常业务处理o账簿查询-管理费用多栏账总账管理系统日常业务处理o账簿查询
25、n辅助核算账簿查询o个人核算n个人核算主要进行个人借款、还款管理工作，及时地控制个人借款，完成清欠工作。个人核算可以提供个人往来明细账、催款单、余额表、账龄分析报告及自动清理核销已清账等功能。o部门核算n部门核算主要为了考核部门收支的发生情况，及时地反映控制部门费用的支出，对各部门的收支情况加以比较分析，便于部门考核。部门核算可以提供各级部门的总账、明细账，以及对各部门收入与费用进行部门收支分析等功能。总账管理系统日常业务处理o账簿查询-个人往来两清总账管理系统日常业务处理o账簿查询-部门收支分析总账管理系统日常业务处理o账簿查询n辅助核算账簿查询o项目核算n项目核算用于收入、成本、在建工程等
26、业务的核算，以项目为中心为使用者提供各项目的成本、费用、收入、往来等汇总与明细信息，以及项目计划执行报告等。o客户核算和供应商核算n客户核算和供应商核算主要进行客户和供应商往来款项的发生、清欠管理工作，及时掌握往来款项的最新情况。可以提供往来款的总账、明细账、催款单、对账单、往来账清理、账龄分析报告等功能。如果用户启用了应收款管理系统和应付款管理系统的话，可以分别在这两个系统中对客户往来款和供应商往来款进行更为详细地核算与管理。总账管理系统日常业务处理o账簿查询-客户往来账龄分析总账管理系统日常业务处理o账簿查询-项目统计分析总账管理系统期末处理o总账管理系统的应用流程开始下月业务开始下月业务
27、总账日常业务处理总账日常业务处理总账管理系统期末处理o自动转账n外部转账：其他系统向总账系统传递的凭证o工资：工资费用分配，相关费用计提o固定资产：固定资产增减变动、计提折旧o应收款管理：应收款发生、收回、坏账准备o应付款管理：应付款发生、支付o存货核算：采购入库、销售出库n内部转账：在总账系统内部通过设置凭证模板自动生成的凭证o费用的分配、分摊和计提o税金的计算o成本费用的结转o期间损益的结转总账管理系统期末处理o定义转账凭证n定义内容o凭证类别o摘要o会计科目o金额来源公式o生成转账凭证o自动转账凭证的生成顺序o相关凭证已经全部登记入账o自动转账生成的凭证仍需审核记账总账管理系统期末处理o
28、对账n总账与明细账核对n总账与辅助账核对o结账n结账前o检查本月业务是否已全部记账，有未记账凭证时不能结账。o检查上月是否已结账，上月未结账，则本月不能结账。实际上，上月未结账的话，本月也不能记账，只能填制、复核凭证。o核对总账与明细账、总账与辅助账，账账不符不能结账。o对科目余额进行试算平衡，试算结果不平衡将不能结账。o损益类账户是否已结转至本年利润。o当各子系统集成应用时，总账系统必须在其他各子系统结账后才能最后结账。n结账后o当月不能再填制凭证o将当月各账户发生额及余额转到下月作为期初余额逆逆 向向 操操 作作1 1、取消结账（主管）、取消结账（主管）(月末结账月末结账CTRL+SHIF
29、TCTRL+SHIFT+F6)+F6)；2 2、取消记账（主管）；、取消记账（主管）；1 1）激活取消记账状态）激活取消记账状态(月末对账月末对账CTRL+H)CTRL+H)；2 2）恢复记账处理；（凭证）恢复记账处理；（凭证/恢复记账）恢复记账）3 3、取消审核、出纳签字；、取消审核、出纳签字；4 4、修改凭证。、修改凭证。思考题思考题问题问题1 1、为什么在出纳签字时，提示、为什么在出纳签字时，提示“没有符合条没有符合条 件的凭证件的凭证”？答：有两种情况：1）没有做指定科目；2）没有涉及现金、或银行存款的会计科目。问题问题2 2、为什么不能记账？、为什么不能记账？答：1）如果是第一次记账
30、，但期初余额 试算不平，则不能记账；2）上月末结账，本月不能记账。记记账账凭凭证证 输输 入入凭证临时文件凭证临时文件记记账账科目余额科目余额/发生额发生额审审核核凭证永久文件凭证永久文件辅助余额发生额辅助余额发生额银行日记账未达账银行日记账未达账记账原理 o记账凭证的检验：是否有不平衡的凭证记账凭证的检验：是否有不平衡的凭证o保护记账前的数据，以便记账失败时恢复到记账前状态保护记账前的数据，以便记账失败时恢复到记账前状态o取取“凭证临时文件凭证临时文件”中已审核的凭证记录中已审核的凭证记录o将已取出的凭证记录存入将已取出的凭证记录存入“凭证永久文件凭证永久文件”o根据凭证记录中的科目代码，更
31、新根据凭证记录中的科目代码，更新“科目余额、发生额文件科目余额、发生额文件”中相应科目的发生额，并将其汇总到其上级科目中相应科目的发生额，并将其汇总到其上级科目o如果取出的科目属于银行对账科目，则将该业务记入如果取出的科目属于银行对账科目，则将该业务记入“银行日银行日记账未达账项文件记账未达账项文件”o如果取出的科目属于辅助核算科目，则将该业务记入如果取出的科目属于辅助核算科目，则将该业务记入“辅助核辅助核算项目余额、发生额文件算项目余额、发生额文件”o从从“凭证临时文件凭证临时文件”中删除该记录中删除该记录o取取“凭证临时文件凭证临时文件”中下一个已审核的记录，如果没有。则记中下一个已审核的
32、记录，如果没有。则记账结束，否则转第账结束，否则转第4 4步步银行银行对账对账银行对账单银行对账单输入输入临时凭临时凭证文件证文件科目余额科目余额/发发生额文件生额文件审核审核凭证永凭证永久文件久文件部门、项目部门、项目、往来等辅、往来等辅助文件助文件企业银行存企业银行存款日记账文款日记账文件件银行对账银行对账单文件单文件传入传入余额调节表余额调节表未达账未达账已达账已达账输出输出报表报表总账总账明细账明细账日记账日记账辅助账辅助账凭证凭证科目汇总表科目汇总表工资等其它工资等其它子系统机制子系统机制凭证凭证传入传入期末期末处理处理记账记账初始化初始化用户外币汇率外币汇率会计科目会计科目凭证类别凭证类别权限密码权限密码期初余额期初余额凭证凭证机制凭证机制凭证账务处理子系统数据流程图账务处理子系统数据流程图
