1、授課講師：中國生產力中心 高級講師 吳美娥國際專案管理師(PMP)證號：435028溝通的確立Management Training Program（四）_P2高級講師吳美娥主講者吳美娥 介紹 現任：財團法人中國生產力中心(CPC)正管理師/高級講師 世新傳播管理學系 兼任講師 台灣國際專案管理師協會台北分會顧問 學歷：世新大學 管理學院 傳播管理碩士 曾任：CPC媒體事業群總監、出版與推廣組經理、學習資源組經理、教 育訓練組經理 專長：PMP國際專案管理師(認證435028)、CPC PSTQ認證高級講師、MTP中階主管才能培訓講師(認證315)、課程設計與教學(CPC儲 備講師授課及評審)
2、、職訓局TTQS(教育訓練品質體系)講師、ISO10015主導稽查員(認證Q-08-TW0286)、PDP組織診斷講 師、服務技巧講師、教育訓練、傳播業經營管理及製作 著作：PMP摘金術邁向專案管理師國際證照金牌之路最關鍵教材 獲獎：CPC第一屆優良員工良師獎 電話：(02)2698-2989分機1008；手機：0916-764-656 E-Mail：1008cpc.tw；P2（四）_P3高級講師吳美娥課程大綱認識會議會議目的會議種類籌備要素會議安排會議規劃會議記錄追蹤管制（四）_P4高級講師吳美娥團隊溝通管道採書面報告的情形：不需要互動 講究用字上的精確性 有很多細節 讀比聽易理解採簡報方式
3、的情形：已經有足夠訊息 不需要聽別人的意見 想自己掌控一些訊息內 容，不需要討論或經由他人來做決定 應該召開會議情形：從團體中蒐集資料 做出群體決策 建立團隊承諾、認同或鬥志採個別談話的情形：導引出個別的回饋或反應 建立個人關係或信賴 處理敏感或負面的議題（四）_P5高級講師吳美娥認識會議開會的好處：看出員工的才能，獲取資訊、知識與活力，進而增強討論和評估議題、做決策，以及推動計畫的能力。開會的壞處：動不動就召開一堆會議、多數會而不議、議而不決、決而不行、行而不果。好的會議不是憑空發生的，是設計出來的。必須讓與會者瞭解：會議是項工作，不是一個忍耐等待回到工作崗位的無意義儀式。（四）_P6高級講
4、師吳美娥會議成本與會及服務人員花費在會議期間的時間量價值、相當於工作量價值及其經費開支的總和，即直接會議成本、時間成本和效率損失成本。會議成本分為：1.直接會議成本：與會者差旅、住宿、交通等費用、會場的租金、相關文件資料的費用等等。2.時間成本：與會者及工作人員的會議準備時間、旅途時間，和與會者的人數等幾個相關因素組成。3.損失成本：與會者參加會議，離開原來工作崗位造成的生產、管理、市場反應的滯後等產生的損失。會議成本=會議直接成本+會議工時成本+效益損失成本（四）_P7高級講師吳美娥籌備考量1.為何要開會？確定開會目的與選擇適當的溝通管道。2.誰要來開會？選擇並分析與會者。3.要討論什麼？人
5、員配置及訂定議程。4.由誰來記錄？記錄的格式及由誰發出會議記錄。5.在哪裡開會？需準備哪些後勤裝備。考量因素（四）_P8高級講師吳美娥會議目的要確立一個清楚的會議目的，必須考慮：一般性的目的：指大範圍的開會理由。如確認或解決問題、集眾人智慧提出意見、蒐集資訊或傳達組織資訊、做決策以及擬定計畫。特定的會議目的：先仔細描述預計要達成的結果，根據會議的討論結果執行。發佈資訊 獲得資訊 下達決策 解決問題會議目的 政策佈達 觀念溝通 意見整合 培育訓練會議功能（四）_P9高級講師吳美娥會議主要角色三類主要參與會議角色者1.主持者(高階主管)：會議主導、控制及下最後決策或結論者。2.與會者(中、基層主管
6、、相關專業人員)：報告、提議及回應者。3.協助者(一般行政人員)：準備會議前、中、後的主要協助者。有哪三類？（四）_P10高級講師吳美娥會議主要角色_協助者事先準備好會議議程並在會前發到與會者手上，讓參與者都明確瞭解會議的目的、主題、程式、參與人員構成等等。事先準備相關討論問題如需大家同意討論的問題，應將資料備好，隨會議議程發給與會者，讓與會者可事先準備。做好會議記錄會議結束後及時整理發給每個與會者和相關部門。會議如需成文的規定或決策，要及時將會議記錄給決策人過目簽名後，才能發送給參與會議與會者。（四）_P11高級講師吳美娥會議種類1.溝通型：最重要功能在交流信息、內部協調、得出結論等；如：部
7、門協調會、腦力激盪。2.管理型：會議主要對一些事物進行規範或是宣佈政策和決定。如：階段性工作分配會議。3.決策性：主要是得出某些決定或方案；比如董事會、一些流程的制定會議等等。4.專案會議：因應組織策略需求，而成立具有臨時性、獨特性及最終有可交付標的(成果)，如文件、結果、產品，而成立之專案相關會議。（四）_P12高級講師吳美娥會議種類_專案啟動會議說明專案願景與專案任務。促使專案成員間彼此了解，並凝聚達成專案目標的共識。說明專案主要交付標的、里程碑、限制、機會及風險。進行分工及定義部門間溝通方式與介面。邀請管理高層及相關 支援部門主管參加。誓大師會（四）_P13高級講師吳美娥會議種類_專案審
8、查會議專案審查會議是專案的核心活動，是專案掌控的重要機制。所有專案利害關係人共同檢討進度、審查專案目標成效、解決相關問題，討論及下達決策。專案的每一個階段，視預定目標及需求重點的不同，都需經過技術性及管理性的審查。（四）_P14高級講師吳美娥會議種類_管理高層會議屬於專案高層與主要利害關係人間，互動與決策協商的一種會議。視需要召開，主要效益在於將專案經理及團隊間無法解決之問題，以管理高層的權限進行決策，以便專案進行。固定時間召開為管理專案的執行現況及績效。主要的會議記錄可能是中階主管 (人事主管、稽核單位)（四）_P15高級講師吳美娥會議種類_專案協調會議召開專案與專案，或專案團隊與支援單位及
9、部門之間，進行工作協調的一種會議(如院內協調會議)。視需要召開。主要目的包含資源協調、時程衝突協商、工作協調及分配、意見整合、衝突及問題解決。企業重要協調會議，有時會帶主要單位參與(人事、行政、法務、稽核)並做成重要記錄。（四）_P16高級講師吳美娥會議種類_專案結案會議確定專案已正式完成或結束的會議結案會議室專案的重要里程碑之一專案結案會議除策略與技術問題的審查與檢討外，還包含行政、財務與支援性工作的檢討與審查。（四）_P17高級講師吳美娥會議種類_專案小組工作會議專案小組例行性的工作檢討及審查。運用工作分解結構及檢核表進行重要工作檢查。利用工作會議瞭解專案現況、問題解決、風險分析及監控。（
10、四）_P18高級講師吳美娥籌備專案會議之四大主軸籌備專案會議目的確認會議目標訂立主要議題決定會議時間人員確認與會人員安排會議人員發送會議通知內容規劃會議議程整合會議資料製作會議文件場地安排會議場地準備設備後勤支援現場會議記錄（四）_P19高級講師吳美娥會議討論事項_1/2 人員配置：構思議程之前，先決定以下角色 主席：優秀的會議主席是推動會議的進行，而不是頻頻干涉會中討論。計時：要如何適度掌握，必須用心思考，同時適度堅持立場或團隊默契。會議紀錄：負責記下會中的發言和所做的決定。（四）_P20高級講師吳美娥會議討論事項_2/2 訂定議程：1.明訂會議目的：希望能從會議中得到什麼結果。2.在議程表
11、上描述會議目的：除了列在議程表上，還需口頭重申，讓參與者了解被期望參與程度。3.列出與會人員名單：並詳述每位參與者擔任的角色，確切知道有哪些人會出席及該做什麼事。排定議程項目：考慮時間及優先順序1.會議長度：以不超過二小時為主，準備書面資料及報告重點，及一些期望得到團隊回應的事項。2.敏感話題：留到最後，比較有足夠的時間處理，也可消除爭議過大而無法專心討論的心理障礙。（四）_P21高級講師吳美娥會議安排會議安排流程1.決定會議時間2.安排會議場地3.訂定會議目標4.確認與會人員5.訂定主要議題6.規劃會議流程7.發送會議通知8.彙總會議資料9.檢視會場安排10.印製書面文件11.訂購餐點飲料1
12、2.核對報到人員13.控制會議程序14.記錄會議過程15.支援會場服務16.會議結束清場負責人完成日（四）_P22高級講師吳美娥會議規劃會議安排流程1.決定會議時間2.安排會議場地3.訂定會議目標4.確認與會人員5.訂定主要議題6.規劃會議流程7.發送會議通知8.彙總會議資料9.檢視會場安排10.印製書面文件11.訂購餐點飲料12.核對報到人員13.控制會議程序14.記錄會議過程15.支援會場服務16.會議結束清場考量因素作業查核（四）_P23高級講師吳美娥規劃檢核表_1/8工作要項考量因素優先處理順序作業檢核清單1.會議時間決定需綜合考量主要與會人員之時間，尤其關鍵人物特別是主席或重要人或決
13、策者1.先請示主席或重要 人或決策者，並請先暫訂若干時間選2.找與會者最多時間決定再協調其他人會議時間是否根據專案計畫是否已敲定主持人的時間是否大部份與會人時間可行是否會議場地時間可以配合2.會議場地安排會議場地之安排需兼顧地點之方便性及議場之功能性與舒適性，設備好壞亦重要1.先以自有或配合場地熟悉者為優先2.若無法提供適當場地，則根據預算及要求外租是否已查詢所有可用之場地是否已過濾選擇出最佳會場會議室是否可容納所有人員會議室設備是否可滿足所需3.會議目標明定會議目標需得到與會者之認同，且要建立一是否能達成目標的衡量標準1.專案經理或負責人 需就此提出明確會議目標會議目標是否已明確訂定會議目標
14、是否有具體依據會議目標是否已得到共識會議目標是否可以衡量（四）_P24高級講師吳美娥規劃檢核表_2/8工作要項考量因素優先處理順序作業檢核清單4.確認與會人員與會人員邀請最重要需考量其決策權限及各專業之代表性、與參與者本身之條件1.可邀請此會議中重要與會者之高層主管擔任共同會議主持人是否已確定各場會議主持人是否確定有哪些人員需參加是否瞭解參加人數有所限制是否知道何單位需派人參與最遲何時需掌握與會人名單5.訂定主要議題議題訂定必須在一定範圍內兼顧其深度與廣度，同時要與會議目的相符，且儘量勿遺漏應討論事項，尤其須先得到與會者同意的事項1.專案經理需先行就此與主要與會人討論以獲得共識2.列出逐條需決
15、議之事項是否納入上次會議待決事項議題是否與會議宗旨相符重要審查議題是否已納入主要活動與參訪是否納入議題是否已涵蓋所有需求議題是否已經過與會者同意（四）_P25高級講師吳美娥規劃檢核表_3/8工作要項考量因素優先處理順序作業檢核清單6.規劃會議議程議程規劃需注意議題討論之優先順序與連貫性，並需考量時間運用的彈性、主要人員參與的時間 與場地的限制1.議程所需時間長短 需視討論議題之複雜度而定，先考慮有多少議題要在此次會議中決定是否已預估會議所需總時間是否已將所有議題納入議程是否考量會議必要的順序性是否考量關鍵人員參與時間主會議之外是否有分場會議場地使用是否不會有衝突7.發送會議通知事先以電話或ma
16、il確定並通知與會者正式書面會議通知之發送需考量時效性，不宜太早或太晚，而以一週前為佳1.大型或需與會者充分準備之會議，則越早通知越好2.會議通知完成需再確定及檢查，發送前再需經過核定(主管在時先批審)3.會議前再以mail或電話聯絡通知會議通知單上是否註明時間、地點、目的、議程及與會單位、人員(外面場地需附大眾交通工具及停車說明、場地地址及電話)通知發送前是否經過核定是否確認與會者都接到通知（四）_P26高級講師吳美娥規劃檢核表_4/8工作要項考量因素優先處理順序作業檢核清單8.綜整會議資料會議資料準備需分別考量與會者之不同需求；其內容應包含上次會議行動要項之執行狀況到本次會議完成事項1.若
17、有簡報資料則需會前獲得並測試是否根據議題規劃會議所需之資料清單是否已通知若干與會者提供提報資料會議資料是否已收齊並完成綜整資料是否已檢查而無疏漏9.檢視會場安排重要會議三至十二小時前所有會場準備工作必須就緒，且專案經理需親自檢視，任何不當之處要求立即改善。如除了主會場外，還有分會場亦需一併檢視1.與會人員座次安排需考量其位階與報告順序等2.若為一般性例行性及人數少於十人，且無高層主管參加之會議則均可簡化報到台、與會人員座次表、座位名 牌是否已製作妥會議人員進出與活動之動線是否規劃妥當音響、投影機等視聽設備、電腦、空調、燈光等是否已測試無誤且有專人負責主席台、發言台及會議桌椅擺設是否妥當大型議程
18、看版、各種標示牌與會議Banner是否已張貼妥會場花卉等布置是否已完成（四）_P27高級講師吳美娥規劃檢核表_5/8工作要項考量因素優先處理順序作業檢核清單10.印製書面文件主要全程與會人員與列席旁聽人員發放之會議資料需有所區分，且需注意機密文件之保密措施1.專案經理需親自檢視會議資料內容是否得當是否已將會議所需之資料與相關說明印製成會議手冊會議個別提報之簡報資料是否已完成印製機密文件是否加註明顯標誌，並要求會後收回與會人員資料袋是否準備妥11.訂購餐點飲料注意會中與會人茶水之添加、且需考量中午便餐(當)之訂購素食或宗教禁某食者之不同需求、晚宴餐廳地點與座次之安排等1.統計葷素及安排桌次礦泉水
19、/茶水是否已在與會人員會議桌上放置妥中場休息咖啡點心是否備妥工作午餐/便當是否已安排好晚宴餐廳之訂位與點菜是否已安排好（四）_P28高級講師吳美娥規劃檢核表_6/8工作要項考量因素優先處理順序作業檢核清單12.核對人員報到與會人員報到後需引導入場，若有貴賓及高階主管參與另需考量設置貴賓室並由專人負責接待1.安排動線及區分不同報到處2.如大型活動報到人多時，需於事先通知時，即告知報到序號與會人員簽到單是否已備妥與會人員識別證是否已備妥與會人員資料及文具是否已放置其資料袋中與會人員是否按規定報到及領取資料與識別證貴賓報到是否另作妥善安排13.控制會議程序負責擔任各主、分場會議的主持人，必須先充分瞭
20、解議程與議事規則，並盡到能按時完成議程的責任；會場指揮與支援團隊，需隨時掌控突發狀況及提供主席立即的支援1.專案經理需指派有會場管理經驗者擔任會場總指揮以利會議程度之控制主席台上是否有放置議程表與議事規則是否會前已與會議主席溝通議程之控制方式會中是否有人提示主席時間之掌控所有提報人之簡報檔是否已存入會議電腦資料檔中若需緊急變更議程是否有安排備案（四）_P29高級講師吳美娥規劃檢核表_7/8工作要項考量因素優先處理順序作業檢核清單14.紀實議程錄音為確保會議記錄之正確性與保存必要之發言證據，應告知與會人會中進行錄影、錄音及攝影1.事先準備器材並測試及排練2.重要會議需向與會者說明有安排錄音錄影主
21、、分場是否分別有專人負責錄音、錄影及作會議記錄與會人員提報單、簡報修訂版、手寫提報投影膠片、會議結論提報資料等是否均完成蒐整15.支援會場服務貴賓及重要主管蒞臨之接送、其車輛之停放、駕駛之招呼或與會人交通、住宿之規劃提供等均，應列入必要之支援服務1.安排專人專門負責接待貴賓2.誰負責通知，溝通攝影者需拍攝哪些貴賓3.現場階段性工作完成之工作調度議場是否提供與會人必要的文具紙張與行政支援是否有安排司儀作會中訊息發佈與議程階段宣達是否安排攝影師現場拍照人員進出是否有適當管制是否規劃與會人之停車及安排其交通是否協助安排與會人之住宿（四）_P30高級講師吳美娥規劃檢核表_8/8工作要項考量因素優先處理
22、順序作業檢核清單16.結束會議收尾為確保會議全程成功，會後收尾工作亦不得輕忽，尤其資料裝備之清點收存1.廠商如有需收回之道具或設備，應事先通知預定時間2.帶回公司或現場處理者，需於規劃作業安排時，特別向該項執行者說明會後是否會議資料回收處理各種裝備之清點歸還或攜回會場是否已清理歸還並完成所有費用之支付確認重要會議資料檔是否已妥善收存工作人員是否給予獎鼓勵（四）_P31高級講師吳美娥會議記錄撰寫五要點完整性：會議中所有的重點結論均已納入正確性：會議中所記載的內容均正確無誤執行性：會議記錄所列之各項結論，變成後續可執行的行動綱領分工性：需強調專案後續工作執行時的適當分工整合性：兼顧會議資料的一致性
23、與共通性，以利不同專案利害關係人的運用（四）_P32高級講師吳美娥會議紀錄主要項目1.會議名稱及會次2.會議時間3.會議地點4.出席人姓名及人數5.列席人姓名6.請假人姓名7.主席姓名8.紀錄姓名9.報告事項10.選舉事項、方法、票數及結果(無此項者可省略)11.討論事項，表決方法及結果12.其他重要事先紀錄應由主席及紀錄分別簽署會議事項如有設委員會，需核對紀錄事宜，有異議應向大會提出（四）_P33高級講師吳美娥會議記錄的執行會議紀錄應包括：討論重點會議決議後續行動完成日期 會議記錄確定及發送時間：現場、24小時、48小時，如需經審查，最遲不超過一星期。一般會議記錄(常用)一、會議名稱：二、會
24、議日期：三、開會地點：四、主席：五、紀錄：六、出席：七、討論事項：八、提案與決議：九、臨時動議：十、後續追蹤事項：與會人員簽名(可另列一張簽到表)（四）_P34高級講師吳美娥專案會議之追蹤管制行動要項專案會議之行動要項必須持續追蹤管制，直至該要項完成為止。下次會議時，前次會議的行動要項執行狀況需納入議程檢視及管理。（四）_P35高級講師吳美娥有效的會議開會是件實實在在的工作會議前需用心規劃會中需平衡專案利害關係人各方的需求會議記錄是永久的且重要的好的會議不是憑空發生的，是設計出來的。用心規劃知識管理領航價值創新推手知識管理領航價值創新推手CPC Creates Knowledge and Value for you.
