1、第5 5章 办公用品和设备管理CONTENTS015.1 办公用品的管理目录025.2 办公设备的使用和管理5.1 5.1 办公用品的管理办公用品的采购与进货采购办公设备和用品的程序办公设备和用品的订购方式办公设备和办公用品的接收程序办公用品的库存保管与发放库存控制概述登记库存目录物品库存保管中应采取的措施物品的发放节约使用办公用品的措施5.1.1 5.1.1 办公用品的采购与进货1.采购办公设备和用品的程序提出购买申请审批，落实经费招标，选择供应商签订供货合同货物入库支付货款价格和费用质量和交货服务和位置安全和可靠性货物的型号、规格、数量，约定交货方式与付款方式等。电话订购直接购买传真订购因
2、特网服务2.办公设备和用品的订购方式3.3.办公设备和办公用品的接收程序（1）先用订货单和通知单核对对方交付货物时出具的交货单及货物。（2）若发现数量不对，应立即通知采购部分联系供应商。（3）接收数量的出入也应通知采购部门，以按真实数量支付货款。（4）接收的每一类货物的详情，应输入到办公用品库存卡的接收项中。（5）接收后，要及时更新库存余额。（6）将接收的货物按照办公用品存储规定存放好。（7）订立物品发放制度，确定物品发放人。5.1 5.1 办公用品的管理办公用品的采购与进货采购办公设备和用品的程序办公设备和用品的订购方式办公设备和办公用品的接收程序办公用品的库存保管与发放库存控制概述登记库存
3、目录物品库存保管中应采取的措施物品的发放节约使用办公用品的措施库存控制概述库存控制的必要性库存控制的作用5.1.2 5.1.2 办公用品的库存保管与发放5.1.2 5.1.2 办公用品的库存保管与发放1.库存控制概述（1）库存卡的内容项目单位库存参考序号最大库存量再订货量（日用量*运送时间+最小量库存）最小量库存日期接收发放余额库存控制概述库存控制的必要性库存控制的作用5.1.2 5.1.2 办公用品的库存保管与发放库存控制概述库存控制的必要性库存控制的作用5.1.2 5.1.2 办公用品的库存保管与发放3.3.库存控制的作用01020304精确统计库存数量并防止被盗确保所需物品的充分供应经库
4、存物品所占的空间减到最小避免物品被破坏或因过期作废2.2.登记库存目录耗材的购买在库存卡上有记录，非耗材（固定设备、家具等）也要记录在库耗材的购买在库存卡上有记录，非耗材（固定设备、家具等）也要记录在库存目录单上，用于公司财产的审查。库存目录包括以下信息：存目录单上，用于公司财产的审查。库存目录包括以下信息：库存目录系列号财产描述财产消耗供应商名称接受日期存放位置3.3.物品库存保管中应采取的措施（1）储藏间或物品柜要上锁，保证安全，减少丢失，储藏需要的面积取决于单位的大小。（2）各类物品要清楚的贴上标签，表明类别或存放地，以便能迅速找到物品。（3）新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品先发
5、出去，保证物品不会因过时而不得不销毁。（4）体积大、分量重的放置在最下面，以减少从架子上取物时发生事故的危险。（5）小的物品、常用的物品（如订书针、笔）应放在较大物品的前面，以便于找到和领取。（6）储藏间要有良好的通风，房间保持干燥。（7）储藏办公用品应有良好的照明。4.4.物品的发放(1)制作申请单(2)备案清单(3)发放物品应有下列手续(4)监视控制指定人员发放按单位的有关制度规定发放时间紧急需要物品时必须有相应的处理程序必须填写物品申请表，并由授权人签字批准物品申请表包括下列细节：申请表编号、申领部门、物品名称（项目）、数量、特殊要求、发放人签字、领取人签字、授权批准人签字、日期清点核实
6、发放办公用品提醒使用部门和人员节约使用办公用品5.5.节约使用办公用品的措施复印机传真机电话、移动电话计算机、打印机、网络设备5.2 办公设备的使用和管理复印机打印机传真机数码相机5.2.1 5.2.1 复印机的使用和管理1.复印机的基本原理2.复印机的分类（1）按稿台方式分稿台移动式静电复印机稿台固定式静电复印机（2）按主体体型区分：台式复印机落地式复印机组合式复印机（3）按复印幅面尺寸区分大型复印机（A1以上）中型复印机（A3或A2）小型复印机（A4以及下及袖珍式、卡片式）（4）按色彩还原性能区分黑白单彩色全彩色3.3.复印机的使用静电复印机的使用步骤送纸方式复印机的使用常识3.3.复印机
7、的使用静电复印机的使用步骤送纸方式复印机的使用常识3.3.复印机的使用 静电复印机的使用步骤：静电复印机的使用步骤：(1)预热。按下电源开关，机器开始预热。预热结束，复印键绿灯亮，就可以开始复印。标准方式：复印倍率为等倍，复印曝光量为自动，复印张数为1张。(2)放置原稿。检查所选用的复印纸尺寸及纸张应横放还是竖放。盖板时要盖严。(3)设定份数。将复印份数输入控制面板中。(4)设定复印倍数。复印一般有固定缩放倍率和可调节缩放倍率两种，可按需调节。3.3.复印机的使用 静电复印机的使用步骤静电复印机的使用步骤：(5)选择复印纸尺寸。根据原稿尺寸、缩放倍率选取复印纸尺寸。(6)调节复印浓度。根据原稿
8、纸张、字迹的色调深浅，调节复印浓度，复印图片和印刷品时一般需将浓度调浅。(7)当复印纸张较薄而底稿两面都有字时，可在该页背后垫上一张白纸，防止背面的字透印出来。当复印无法拆开的书本时，可两页中间夹一张厚白纸，遮挡暂不印的一页和中缝3.3.复印机的使用静电复印机的使用步骤送纸方式复印机的使用常识送纸盒自动送纸手动送纸3.3.复印机的使用静电复印机的使用步骤送纸方式复印机的使用常识（P148P148）4.4.复印机的管理复印文件资料要办理登记审批手续，详细填写复印时间、保密等级、份数经办公室主管批准签字后送文印室复印。为确保复印机的安全运转每天下午下班时关机，过时送来的文件将延至次日复印，急件经办
9、公室主管批准后，方可临时开机。不得擅自复印绝密文件和个人材料，复印机密文件需经公司领导批准。复印机由专人保管使用其他人员不得自行开机。关闭复印机电源开关，切断电源。不可未关闭机器开关就去插拔电源插头，这样容易造成机器故障。4 43 32 21 15.复印机的维护和保养（P149）5.2.2 传真机的使用和管理传真的收发3 3传真机的操作方法2 2传真技术概述（略）1 1传真机常见故障及处理4 45.2.2 5.2.2 传真机的使用和管理2.2.传真机的操作方法（1）传真准备调整传真机的状态“传真/电话”（FAX/TEL）开关传输信道：9600b/s，传输信道质量较差选择4800b/s或2400
10、b/s装纸原稿放置文件2.2.传真机的操作方法（1）传真准备（2）试运行l接通电源开关，观察液晶显示屏是否出现“准备好”(READY)，或检查指示灯亮否，若处于READY状态或指示灯亮，则表明机器可以发送或接收。l将欲复印的原稿字面朝下放在引导板上。l选择扫描线密度的档次。一般置于“精细”级，此档的主扫描线密度为8线mm，副扫描线密度为77线mm。也可选择“标准”级或“超精细”级，不管选用哪个档次均有液晶显示或指示灯显示。l原稿灰度调整。当原稿图文颜色较深时，将“原稿深浅”键置于“浅色”位置；若图文颜色较淡时，就将该键调至“深色”位置。l最后按复印(COPY)键。2.2.传真机的操作方法（1）
11、传真准备（2）试运行（3）发送方式（通话和不需要通话两种情况）发送文件前不通话，操作步骤如下：发送文件前不通话，操作步骤如下：检查机器是否处于“准备好”(READY)状态；放置好发送原稿；摘取话机手柄，拨对方号码，并监听对方的应答信号(长鸣声)按启动键(START)，这时发送指示灯或液晶显示TRANSMIT”，表明机器开始送文件；挂上话机，等待发送结束并收取对方记录报告；根据报告上的差错情况，再进行重发，直至全部无误为止。2.2.传真机的操作方法发送文件前需要通话，操作步骤如下：发送文件前需要通话，操作步骤如下：检查机器是否处于“准备好”(READY)状态；放置好发送原稿；选择扫描线密度和对比
12、度；摘取话机手柄，拨对方号码，并等待对方回答；双方通话；通话结束后，由收方先按启动键；当听到收方的应答信号时，发方按启动键，开始发送文件；挂上话机，等待发送结束。若发送出现差错，则应重发，直至收方正确接收为止。发送操作时的注意事项发送操作时的注意事项若按下“停止”(STOP)键时，发送马上停止，此时不能强行抽出卡在传真机中的原稿，只能掀开盖板取出；在发送期间，也不允许强行抽出原稿，否则会损坏机器和原稿；当出现原稿阻塞时，要先按“停止”(STOP)键，然后掀开盖板，小心取出原稿。若原稿出现破损，一定要将残片取出，否则将影响机器的正常工作；若听到对方的回铃音，而听不到机器的应答信号时，不要按启动键
13、，应打电话问明情况后再作处理。2.2.传真机的操作方法（1）传真准备（2）试运行（3）发送方式（通话和不需要通话两种情况）（4）接收方式（自动接收、人工接收）自动接收自动接收电话振铃一次，机器自动启动，液晶显示RECEIVE”接收状态或接收指示灯亮，表示接收开始；接收结束，液晶显示RECEIVE消失或接收指示灯熄灭；机器自动回到“准备好”(READY)状态。2.2.传真机的操作方法（1）传真准备（2）试运行（3）发送方式（通话和不需要通话两种情况）（4）接收方式（自动接收、人工接收）人工接收，操作步骤如下：人工接收，操作步骤如下：使机器处于“准备好”(READY)状态；当电话振铃后，拿起话机与
14、对方通话；通话结束，按发方要求，按启动键(START)，开始接收；挂上话机；若接收处现差错或质量不好时，可与对方联络，要求重发，直至满意为止。2.2.传真机的操作方法（1）传真准备（2）试运行（3）发送方式（通话和不需要通话两种情况）（4）接收方式（自动接收、人工接收）（5）“卡纸”问题定期保养。选好纸张。不选用同一包纸内厚薄不均，尺寸不一，甚至有缺损的传真纸；不选用边缘有毛茬传真纸；不选用纸毛太多传真纸。一旦发生“卡纸”，在取纸时只可扳动传真机说明书上允许动的部件，不要盲目拉扯上盖；尽可能一次将整纸取出，不要把破碎的纸片留在机器内。3.3.传真的收发（1）发出传真）发出传真拟写文稿，若传真业务较多，可填写传真文件表登记归档（2）接收传真）接收传真登记处理4.4.传真机常见故障及处理（P154P154）故障1故障2故障3故障4故障5故障6故障75.2.3 5.2.3 打印机的使用和管理针式打印机针式打印机喷墨打印机喷墨打印机激光打印机激光打印机5.2.4 5.2.4 数码相机的使用和管理（略）第5章到此结束！
