1、第二章第二章专门档案管理工作专门档案管理工作 专门档案管理的概念 专门档案管理的一般规则 专门档案的质量管理 专门档案的管理体制和管理机构第一节第一节 专门档案管理的概念专门档案管理的概念一、专门档案管理的定义 专门档案管理是人们为了有效地收集、加工和利用专门档案数据和信息而进行的一种社会活动 专门档案管理作为一种社会性活动，是由活动主体、活动对象和活动方式与手段等要素构成的 专门档案管理的相关要素可以概括为两个基本方面专门档案信息资源专门档案管理活动p按照活动主体对象，又可以划分为：实际业务工作单位或部门所从事的专门档案管理活动、文件中心或文档信息服务中心所从事的专门档案管理活动、机关或企业
2、档案部门所从事的专门档案管理活动、国家档案馆所从事的专门档案管理活动第一节第一节 专门档案管理的概念专门档案管理的概念二、专门档案管理的性质 专业性 技术性 现实性 实效性第一节第一节 专门档案管理的概念专门档案管理的概念三、专门档案管理原理 专门档案实体管理的基本原理全宗原理文档一体化原理p有助于保证专门文件或记录运动过程的连续性p有助于保证专门档案有机体的完整性和真实可靠性p有助于提高专门档案管理人员的业务素质，调动管理人员的劳动积极性p有利于合理配置和使用有限的资源第一节第一节 专门档案管理的概念专门档案管理的概念三、专门档案管理原理 专门档案的信息管理原理增值原理：专门档案信息集成增值
3、、专门档案信息序化增值、专门档案信息开发增值服务原理增效原理第二节第二节 专门档案管理的一般规则专门档案管理的一般规则一、前端控制规则 参与专门文件和记录的标准化、规范化管理 参与专门文件和记录的维护管理 参与专门文件和记录的跟踪管理活动 参与专门文件和记录的管理制度建设第二节第二节 专门档案管理的一般规则专门档案管理的一般规则二、连续性和整体性规则 要求根据本单位专门档案的管理目标设计连续性的整体工作方案 要求根据本单位专门档案管理目标的变动情况修正专门档案的管理方案第二节第二节 专门档案管理的一般规则专门档案管理的一般规则三、安全性和效益性规则 专门档案管理的安全性规则要求专门档案的管理主
4、体必须保证专门档案的实体安全，保证专门档案数据和信息的可存取性，保证专门档案内容的安全 专门档案管理的效益性规则要求专门档案的管理主体不要压制专门档案合理作用的发挥，不要使专门档案这种宝贵的资源闲置，同时要使投入和效益成正比，否则将会造成这种管理活动的效益低下第二节第二节 专门档案管理的一般规则专门档案管理的一般规则四、继承性和创新性规则 专门档案管理的继承性规则，要求专门档案管理主体必须注意总结管理活动的成功的经验和失败、失误的教训，不要一味地否认传统，而应采取辩证的工作方式，汲取传统的专门档案管理工作的精华 但是，我们强调专门档案管理的继承性规则，并不是否认发展和创新的必要性，相反，在现代
5、社会条件下，专门档案管理还必须注意遵守创新性规则第三节第三节 专门档案的质量管理专门档案的质量管理 专门档案的质量管理要求主要包括如下几项内容：专门档案的质量管理必须以用户为关注的焦点专门档案的质量管理要充分发挥各单位领导者的作用专门档案的质量管理，要求有关文档形成人员积极参与专门档案的质量管理应作为一个过程来实现专门档案质量管理是由相互关联的过程构成的一个工作系统，所以我们要应用系统的方法对其进行识别、分析和管理，这有助于各有关单位或组织提高实现专门档案质量管理目标的有效性和效率持续改进专门档案管理业绩，应当成为各单位或组织专门档案质量管理的一个永恒的目标基于事实进行有效的管理决策专门档案质
6、量管理的最终目的就是不断增强专门档案用户创造价值的能力第四节第四节 专门档案的管理体制和管理机构专门档案的管理体制和管理机构一、专门档案的管理体制 我国的专门档案管理体制主要包括以下几项内容：国家档案局主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导专门档案管理工作按专业实行统一管理各级国家档案行政管理机构或承担档案行政管理职能的国家档案馆，负责按照属地管理原则，对一定地理区域和行政区划范围内的专门档案管理实行监督与指导各单位的专门档案由各单位的档案机构、档案人员或各级政府部门的国家档案管理机构集中统一管理，反对分散保存中央和地方各级各类国家档案馆负责集中统一管理具有长远保存价值的专门档案第四节第四节 专门档案的管理体制和管理机构专门档案的管理体制和管理机构二、专门档案的管理机构 基层专门档案管理机构 文件中心或文档信息服务中心 档案馆本章本章思考题思考题 什么是专门档案管理？专门档案管理包括哪些方面的内容？专门档案管理的性质是什么？专门档案管理的原理有哪些？掌握这些原理对做好专门档案管理工作有何意义？专门档案管理的一般规则有哪些？如何做好专门档案管理的质量控制工作？我国的专门档案管理机构有哪些？它们各自的职责是什么？我国专门档案的管理体制是什么
