1、文档管理培训文档管理培训 n文档版本n文档夹管理规则n文档基本操作n查询n【文档】：各种电子文件和图档，通称文档，由两部分组成。+=文档 物理文件 数据记录 存放在电子仓中 存放在数据库中n【电子仓】：用于安全存放物理文件的物理存储空间。n【业务类型】：文档的业务类型是把同一类型的文档的相关规则 进行归类，用来区别不同类型文档的管理规则n【文件夹架构】：用来设置文档的存放规则及权限规则数据库文件【文档状态】：文档处于文档生命周期不同时期的描述 不同状态的文档存放不同的文档区。文档的状态有：提交状态-工作区归档状态-归档区发布状态-发布区报废状态-报废区回收状态-回收区 图标颜色意义：表示文档处
2、于被某个账号拥有的状态完全控制权限：拥有对授权文件夹和文件夹下文档的所有操作权限。【打开】：调用相应程序打开文档，打开后可以另存为及进行打印。【恢复】：对报废区的文档如果想再起用，可以恢复到归档区报废前的文件夹。设置有效版本权限：可在工作区授权文件夹下把相关文档的非有效版次设定为有读取权限：可以调用相应的应用程序打开授权文件夹下的所有文档。删除权限：可以删除授权文件夹及文件夹下的所有文件夹，还可以删除授权文件【报废】：对已过时或没有使用价值的已归档文档进行报废，报废后的文档会存【检入】：将检出修改后的文档重新上传服务器，解除文档锁定状态。记录文档的电子审批流程、业务流程（变更流程、发布效版次修
3、改权限：可以修改授权文件夹属性信息及修改授权文件夹下的所有文档。工程师对有效版本没有修改删除的权限，如需修改需走文档变更流程。于文档的可追溯性，几个因修改而产生的几个物理文件其于文档的可追溯性，几个因修改而产生的几个物理文件其文档回收权限：可以在归档区受权文件夹下对已经发布的有修改权限的文档进行【导入】：上传本地电脑文件至服务器存放。回收区回收区回收回收个人电脑个人电脑报废区报废区发布区发布区归档区归档区工作区工作区创建创建提交提交导入导入归档归档流程流程归档归档发布发布发布发布报废报废变更变更升版升版回收回收报废报废恢复恢复删除删除还原还原【文档版本】：一份文档由于修改而出现内容不同的版本，
4、保留版本有利 于文档的可追溯性，几个因修改而产生的几个物理文件其 实质是对应一个文档。文档的版本分为：工作版本、有效版本、版本。工作版本：存放在工作区，有相应文档权限的工程师可以对文档进 行修改删除，还没有经过审核生效，不能作为正式文档使用的版本 有效版本：已经过相关流程审核，获得批准正式使用的文档版本，工程师对有效版本没有修改删除的权限，如需修改需走文档变更流程。版本：曾经作为有效版本使用，但该文档有了新的有效版本后，旧版本作为 资料保存。n基本概念n版次：在文档工作区记录文档版本变更次数的标识n副本：在对电子文档修改中，对修改文档的一份复制，以对原来文本内容的备份，实为电子文档的复制品，这
5、些备份都以版次作为区分存放在文档工作区中。n基本功能n版次记录用来管理文档版本中的修改次数n文档副本是用来管理文档版本中的修改履历信息，保证 资料履历的完整性，方便用户查询 记录。n文档版本表示：“大版本+小版本+版次”n为什么要用版次管理n没有记录文档在某版本中版次的变化，文档形成的过程、记录不能进行有效管理和跟踪n用户无法查询和恢复文档旧版次的 资料（归档的文档不一定是最后修改的那份）A.1A.2n“文档库-工作区”显示文档最新版本的最新版次；n“文档库-归档区”显示文档最新归档版本的最新版次；n“文档库-发布区”显示文档最新发布版本的最新版次；n“文档库-报废区”显示文档大最报废版本的最
6、新版次；A.V2n文档库-回收区”显示文档最新版本的最新版次；n文档的报废、恢复、删除是对整个文档所有的版本版次进行；n一个非有效版次，那么在新打开的文档那个属性页面的各个选项卡中，只能进行打开，浏览和属性三个操作；nCAD集成文档副本的创建：1：检出修改创建副本检入，只创建检出文档的版次记录；2：当子文档的有效版次或有效版本修改，一起更新父文档与子文档之间的关系，即删除原来的父子关系，建立父文档与现在的有效版本有效版次间的关系。读取权限：可以调用相应的应用程序打开授权文件夹下的所有文档。文档回收权限：可以在归档区受权文件夹下对已经发布的有修改权限的文档进行记录文档的电子审批流程、业务流程（变
7、更流程、发布具体文件夹的权限受文件夹对像权限的控制。文档管理模块的显示受角色权限的控制，【释放拥有权】：将获取到的独占拥有权进行释放。态到工作区。1：检出修改创建副本检入，只创建检出文档的版次记录；文档管理模块的显示受角色权限的控制，文档每个区域的显示及操作也受角色权限的控制，具体文件夹的权限受文件夹对像权限的控制。只有系统管理员有直接在文档库根目录下新建文件夹的权限。对文件夹架构操作的权限需以以下两个权限为基础：1.角色权限：对文档库-工作区的修改权限2.根文件夹权限：文件夹修改权限n访问权限：文件夹的最低权限是访问，表示可以看到授权文件夹及授权文件夹下 的所有文档，但是看不到文档的具体内容
8、。n浏览权限：可以浏览授权文件夹下的所有文档。n批注权限：可以在流程中对授权文件夹下的文档进行批注。n读取权限：可以调用相应的应用程序打开授权文件夹下的所有文档。n写入权限：可以在授权文件夹下新建文件夹及在授权文件夹下导入和新建文档。n修改权限：可以修改授权文件夹属性信息及修改授权文件夹下的所有文档。n删除权限：可以删除授权文件夹及文件夹下的所有文件夹，还可以删除授权文件 夹下的所有文档。n创建新版权限：可在归档区授权文件夹下对有修改权限的文档创建新版。n删除版次权限：可在工作区授权文件夹下对相关文档的非有效版次进行删除操作n发布文档权限：可在归档区授权文件夹下对有修改权限的文档进行发布。n文
9、档回收权限：可以在归档区受权文件夹下对已经发布的有修改权限的文档进行 回收。n归档权限：可以对授权文件夹下有修改权限的文档直接归档到归档区。n解除归档权限：可以在归档区授权文件夹下对有修改权限的文档直接解除归档状 态到工作区。n报废文档权限：可在归档区授权文件夹下对有修改权限的文档进行报废。n归档后修改相关对象权限：可在归档区授权文件夹下对有修改权限的文档的相关 对象进行添加删除操作n分配权限权限：可以给其它用户分配对授权文件夹的各种操作权限。n设置有效版本权限：可在工作区授权文件夹下把相关文档的非有效版次设定为有 效版次n完全控制权限：拥有对授权文件夹和文件夹下文档的所有操作权限。n【新建】
10、：在PLM系统文档库新建一个虚文档，不存在实际物理文件，只是数 据库里面的一条文档记录。n【导入】：上传本地电脑文件至服务器存放。n【导出】：将服务器上的文档下载到本地电脑。n【打开】：调用相应程序打开文档，打开后可以另存为及进行打印。n【浏览】：通过指定的浏览软件浏览文档，只能看不能另存为。n【注册】：从本地的某份文件的内容替换选择的文档内容及名称，但文档的属 性不改变。n【检出】：下载服务器文件至本地电脑，进行修改，系统对文档进行锁定并提 示该对象为检出状态。n【检入】：将检出修改后的文档重新上传服务器，解除文档锁定状态。n【撤销检出】：取消文档检出标记，不上传文档所做的修改至服务器。n【
11、归档】：使文档从工作状态转换为归档状态，成为受控文档。n【删除】：在文档工作区，对于提交错误或者其他原因需要从工作区删 除的文档，删除后会保存在回收区。n【获取拥有权】：用于需对三维文档进行修改时，独占整套图纸，防止其它有 修改权限的用户也来进行修改。n【释放拥有权】：将获取到的独占拥有权进行释放。n【发布】：对归档文档进行发布，一种对其他系统用户授权的过程。n【回收】：对已经发布给其它用户的文档，通过回收收回授出的权限。n【报废】：对已过时或没有使用价值的已归档文档进行报废，报废后的文档会存 放在报废区。n【打开】：调用相应程序打开文档，打开后可以另存为及进行打印。n【浏览】：通过指定的浏览
12、软件浏览文档，只能看不能另存为。n【导出】：将服务器上的文档下载到本地电脑。n【恢复】：对报废区的文档如果想再起用，可以恢复到归档区报废前的文件夹。n【删除】：将文档彻底从系统里面删除。n【还原】：将回收区的文档还原到工作区删除前的文件夹。n【删除】：将文档彻底从系统里面删除。n【清除】：将回收区全部文档彻底从系统里面删除。n常规属性n 包含文档的名称、编码、等属性信息n相关对象n 记录文档和其他PLM对象之间的关联关系（文档、表单、物料、产品、工装）n相关版本n 记录文档的 版本及版次n相关过程n 记录文档的电子审批流程、业务流程（变更流程、发布n 、报废、回收、恢复）n组成结构n 主要是指
13、图纸文档的结构信息n用途反查n 用于图纸文档的零部件图反查部件、总装图n相关项目任务n 记录文档被哪些项目链接n相关问题n 记录文档和哪些问题关联报废报废设置文档业务类型规划文件夹目录启动文档审批流程设定文件夹访问权限新建、导入、编辑文档文档发布文档归档文档报废退回退回解解除除归归档档回收回收恢复恢复变更变更主主线线系统管理员系统管理员工作范围工作范围工程师工作范围工程师工作范围文控工作范围文控工作范围PLMPLM数据库数据库未审批产品数据归档数据设计A检入检出设计B导入导出浏览只读协作者有效版本客户端客户端FTPFTP服务器服务器工作区归档区工作版本发布服务端服务端归档区发布数据变更变更流程流程审批流程审批流程
