1、第八章 文件管理目录目录:本章修订的目的 文件管理的主要内容 与98版相比主要的变化 关键条款的解释本章修订的目的：本章修订的目的：建立完善文件管理系统，保证文件的权威性、系统性；建立有效文件的管理流程，维护文件的有效性；文件编制要保证文件内容的适宜性、一致性；设计相关配套的记录文件，保证文件的执行“有据可查”。文件管理文件管理的主要内容：的主要内容：文件的具体要求 质量标准 处方与工艺规程 批生产记录与包装记录 电子记录 文件控制要求 记录管理要求与与98版相比主要的变化：版相比主要的变化：将记录管理纳入到文件管理的有关文件管理范畴中。在98版规范有关文件控制的第六十四条、第六十五条的基础上
2、进行了细化，增加了防止误用、定期评审的管理要求。将98版规范第八章生产管理中有关批生产记录管理的要求第六十八条的要求，扩展到所有相关生产质量管理所涉及的记录管理，并增加了记录的保存、电子记录管理等相关要求。对质量标准、工艺规程、批生产记录、批包装记录、操作规程和记录等文件的编制要求、编制内容进行了细化规定。第一节 原则第一百五十条第一百五十条 文件是质量保证系统的基本文件是质量保证系统的基本要素。企业必须有内容正确的书面质量标要素。企业必须有内容正确的书面质量标准、生产处方和工艺规程、操作规程以及准、生产处方和工艺规程、操作规程以及记录等文件。记录等文件。新增条款 强调GMP文件的重要性和文件
3、系统的组成。第一百五十一条第一百五十一条 企业应当建立文件管理的企业应当建立文件管理的操作规程，系统的设计、制定、审核、批操作规程，系统的设计、制定、审核、批准和发放文件。与本规范有关的文件应当准和发放文件。与本规范有关的文件应当经质量管理部门的审核。经质量管理部门的审核。完善条款 根据98版规范第六十四条的原则，明确增加质量管理部门对GMP相关文件进行审核的管理要求。第一百五十二条第一百五十二条 文件的内容应当与药品生文件的内容应当与药品生产许可、药品注册等相关要求一致，并有产许可、药品注册等相关要求一致，并有助于追溯每批产品的历史情况。助于追溯每批产品的历史情况。新增条款 强调GMP相关技
4、术文件的内容与产品注册资料一致性的要求，并提出可进行产品质量信息可追溯的要求。第一百五十三条第一百五十三条 文件的起草、修订、审核、文件的起草、修订、审核、批准、替换或撤销、复制、保管和销毁等批准、替换或撤销、复制、保管和销毁等应当按照操作规程管理，并有相应的文件应当按照操作规程管理，并有相应的文件分发、撤销、复制、销毁记录。分发、撤销、复制、销毁记录。完善条款 根据98版规范第六十四条的原则，进一步明确补充文件受控发放与撤销、销毁的记录要求。第一百五十四条第一百五十四条 文件的起草、修订、审核、文件的起草、修订、审核、批准均应当由适当的人员签名并注明日期。批准均应当由适当的人员签名并注明日期
5、。完善条款 根据98版规范第五十六条的原则，进一步明确专门规定文件的起草、修订、审核与批准的管理要求。第一百五十五条第一百五十五条 文件应当标明题目、种类、文件应当标明题目、种类、目的以及文件编号和版本号。文字应当确目的以及文件编号和版本号。文字应当确切、清晰、易懂，不能模棱两可。切、清晰、易懂，不能模棱两可。完善条款 根据98版规范第六十五条的原则，进一步明确文件版本号的要求。第一百五十六条第一百五十六条 文件应当分类存放、条理文件应当分类存放、条理分明、便于查阅。分明、便于查阅。完善条款 根据98版规范第六十五条的原则，进一步明确了文件的分类存放要求。第一百五十七条第一百五十七条 原版文件
6、复制时，不得产生原版文件复制时，不得产生任何差错；复制的文件应当清晰可辨。任何差错；复制的文件应当清晰可辨。新增条款 提出文件复制质量控制的专门要求。第一百五十八条第一百五十八条 文件应当定期审核、修订；文件文件应当定期审核、修订；文件修订后，应当按照规定管理，防止旧版文件的误修订后，应当按照规定管理，防止旧版文件的误用。分发、使用的文件应当为批准的现行文本，用。分发、使用的文件应当为批准的现行文本，已撤销的或旧版文件除留档备查外，不得在工作已撤销的或旧版文件除留档备查外，不得在工作现场出现。现场出现。完善条款 根据98版规范第六十四条的原则，进一步明确了文件定期审核和防止误用的要求。第一百五
7、十九条第一百五十九条 与本规范有关的每项活动均与本规范有关的每项活动均应当有记录，以保证产品生产、质量控制应当有记录，以保证产品生产、质量控制和质量保证等活动可以追溯。记录应当留和质量保证等活动可以追溯。记录应当留有填写数据的足够空格。记录应当及时填有填写数据的足够空格。记录应当及时填写，内容正是，字迹清晰、易读，不易擦写，内容正是，字迹清晰、易读，不易擦除。除。完善条款 根据98版规范第六十八条的原则，进一步明确了记录填写的规范要求。第一百六十条第一百六十条 应当尽可能采用生产和检验应当尽可能采用生产和检验设备自动打印的记录、图谱和曲线图等，设备自动打印的记录、图谱和曲线图等，并标明产品或样
8、品的名称、批号和记录设并标明产品或样品的名称、批号和记录设备的信息，操作人应当签注姓名和日期。备的信息，操作人应当签注姓名和日期。新增条款 强调客观电子记录的使用。提出对电子打印记录的管理要求。第一百六十一条第一百六十一条 记录应当保持清洁，不得撕毁和记录应当保持清洁，不得撕毁和任意涂改。记录填写的任何更改都应当签注姓名任意涂改。记录填写的任何更改都应当签注姓名和日期，并使原有信息仍清晰可辨，必要时，应和日期，并使原有信息仍清晰可辨，必要时，应当说明更改的理由。记录如需重新誊写，则原有当说明更改的理由。记录如需重新誊写，则原有记录不得销毁，应当作为重新誊写记录的附件保记录不得销毁，应当作为重新
9、誊写记录的附件保存。存。完善条款 根据98版规范第六十八条的原则，进一步明确了记录更改的规范要求。第一百六十二条第一百六十二条 每批药品应当有批记录，包括批生产记录、每批药品应当有批记录，包括批生产记录、批包装记录、批检验记录和药品放行审核记录等与本批产批包装记录、批检验记录和药品放行审核记录等与本批产品有关的记录。批记录应当由质量管理部门负责管理，至品有关的记录。批记录应当由质量管理部门负责管理，至少保存至药品有效期后一年。少保存至药品有效期后一年。质量标准、工艺规程、操作规程、稳定性考察、确认、质量标准、工艺规程、操作规程、稳定性考察、确认、验证、变更等其他重要文件应当长期保存。验证、变更
10、等其他重要文件应当长期保存。完善条款根据98版规范第六十八条原则，进一步明确批生产记录的范围。强调质量管理部门对批记录文件的管理责任。另外对确认和验证、稳定性考察记录提出长期保存的要求。第一百六十三条如使用电子数据处理系统、照相技术或其他第一百六十三条如使用电子数据处理系统、照相技术或其他可靠方式记录数据资料，应当有所用系统的操作规程；记可靠方式记录数据资料，应当有所用系统的操作规程；记录的准确性应当经过核对。录的准确性应当经过核对。使用电子数据处理系统的，只有经授权的人员方可输使用电子数据处理系统的，只有经授权的人员方可输入或更改数据，更改和删除情况应当有记录；应当使用密入或更改数据，更改和
11、删除情况应当有记录；应当使用密码或其他方式来控制系统的登录；关键数据输入后，应当码或其他方式来控制系统的登录；关键数据输入后，应当由他人独立进行复核。由他人独立进行复核。用电子方法保存的批记录，应当采用磁带、缩微胶卷、用电子方法保存的批记录，应当采用磁带、缩微胶卷、纸质副本或其他方法进行备份，以确保记录的安全，且数纸质副本或其他方法进行备份，以确保记录的安全，且数据资料在保存期内便于查阅。据资料在保存期内便于查阅。新增条款强调对电子记录的管理，明确电子记录的录入与核对的控制。明确电子记录更改与更改途径的追溯性控制。明确电子的备份保存方式的管理要求第二节 质量标准第一百六十四条第一百六十四条 物
12、料和成品应当有经批准物料和成品应当有经批准的现行质量标准；必要时，中间产品或待的现行质量标准；必要时，中间产品或待包装产品也应当有质量标准。包装产品也应当有质量标准。新增条款 提出物料和成品质量标准的管理要求。第一百六十五条第一百六十五条 物料的质量标准一般应包括：物料的质量标准一般应包括：（一）物料的基本信息：（一）物料的基本信息：1.企业统一指定的物料名称和内部使用的物料代企业统一指定的物料名称和内部使用的物料代码；码；2.质量标准的依据；质量标准的依据；3.经批准的供应商；经批准的供应商；4.印刷包装材料的实样或样稿。印刷包装材料的实样或样稿。（二）取样、检验方法或相关操作规程编号；（二
13、）取样、检验方法或相关操作规程编号；（三）定性和定量的限度要求；（三）定性和定量的限度要求；（四）贮存条件和注意事项；（四）贮存条件和注意事项；（五）有效期或复验期；（五）有效期或复验期；新增条款 提出物料质量标准的编写内容的管理要求。第一百六十六条第一百六十六条 外购或外销的中间产品和待包装外购或外销的中间产品和待包装产品应当有质量标准；如果中间产品的检验结果产品应当有质量标准；如果中间产品的检验结果用于成品的质量评价，则应当制定与成品质量标用于成品的质量评价，则应当制定与成品质量标准相对应的中间产品的质量标准。准相对应的中间产品的质量标准。新增条款 对于有外购或外销的中间产品或待包装产品需
14、制定质量标准。当中间产品的质量状态不在改变时，中间产品的检验结果可用于成品质量评价。如片剂的中间检查项目 如无菌制剂的无菌检测项目在灌装（灭菌后）取样。第一百六十七条第一百六十七条 成品的质量标准应包括：成品的质量标准应包括：（一）产品名称以及产品代码；（一）产品名称以及产品代码；（二）对应的产品处方编号（如有）；（二）对应的产品处方编号（如有）；（三）产品规格和包装规格；（三）产品规格和包装规格；（四）取样、检验方法或相关操作规程编号；（四）取样、检验方法或相关操作规程编号；（五）定性和定量的限度要求；（五）定性和定量的限度要求；（六）贮存条件和注意事项；（六）贮存条件和注意事项；（七）有效
15、期。（七）有效期。新增条款 提出成品的质量标准编制内容。第三节 工艺规程第一百六十八条第一百六十八条 每种药品的每个生产批量均应当每种药品的每个生产批量均应当有经企业批准的工艺规程，不同药品规格的每种有经企业批准的工艺规程，不同药品规格的每种包装形式均应当由各自的包装操作要求。工艺规包装形式均应当由各自的包装操作要求。工艺规程的制定应当以注册批准的工艺为依据。程的制定应当以注册批准的工艺为依据。新增条款 强调不同生产批量都应当建立各自的工艺规程和批生产记录。第一百六十九条第一百六十九条 工艺规程不得任意更改。工艺规程不得任意更改。如需更改，应当按照相关的操作规程修订、如需更改，应当按照相关的操
16、作规程修订、审核、批准。审核、批准。完善条款 在98版规范第六十六条的基础上，进一步明确对工艺规程的文件变更控制要求。第一百七十条制剂的工艺规程的内容至少应当包括：（一）生产处方：1.产品名称和产品代码；2.产品剂型、规格和批量；3.所用原辅料清单（包括生产过程中使用，但不在成品中出现的物料），阐明每一物料的指定名称、代码和用量；如原辅料的用量需要折算时，还应当说明计算方法。（二）生产操作要求：1.对生产场所和所用设备的说明（如操作间的位置和编号、洁净度级别、必要的温湿度要求、设备型号和编号等）；2.关键设备的准备（如清洗、组装、校准、灭菌等）所采用的方法或相应操作规程编号；3.详细的生产步骤
17、和工艺参数说明（如物料的核对、预处理、加入物料的顺序、混合时间、温度等）；4.所有中间控制方法及标准；5.预期的最终产量限度，必要时，还应当说明中间产品的产量限度，以及物料平衡的计算方法和限度；6.待包装产品的贮存要求，包括容器、标签及特殊贮存条件；7.需要说明的注意事项。（三）包装操作要求：1.以最终包装容器中产品的数量、重量或体积表示的包装形式；2.所需全部包装材料的完整清单，包括包装材料的名称、数量、规格、类型以及与质量标准有关的每一包装材料的代码；3.印刷包装材料的实样或复制品，并标明产品批号、有效期打印位置；4.需要说明的注意事项，包括对生产区和设备进行的检查，在包装操作开始前，确认
18、包装生产线的清场已经完成等；5.包装操作步骤的说明，包括重要的辅助性操作和所用设备的注意事项、包装材料使用前的核对；6.中间控制的详细操作，包括取样方法及标准；7.待包装产品、印刷包装材料的物料平衡计算方法和限度。完善条款 细化原条款工艺规程的编制内容：如明确关键设备的定义、制剂生产的接触产品的设备、详细生产步骤和工艺参数与工艺验证步骤一致；基于岗位操作法的内容与工艺规程相关内容一致，故规范修订时，将岗位操作法并入工艺规程内容中。第四节 批生产记录第一百七十一条第一百七十一条 每批产品均应当由相应的每批产品均应当由相应的批生产记录，可追溯该批产品的生产历史批生产记录，可追溯该批产品的生产历史以
19、及与质量有关的情况。以及与质量有关的情况。新增条款 提出批生产记录控制的要求。第一百七十二条第一百七十二条 批生产记录应当依据现行批生产记录应当依据现行批准的工艺规程的相关内容制定。记录的批准的工艺规程的相关内容制定。记录的设计应当避免填写差错。批生产记录的每设计应当避免填写差错。批生产记录的每一页应当标注产品的名称、规格和批号。一页应当标注产品的名称、规格和批号。新增条款 强调批生产记录与工艺规程的一致性。明确批生产记录设计的原则。明确批生产记录的格式要求。第一百七十三条第一百七十三条 原版空白的批生产记录应原版空白的批生产记录应当经生产管理负责人和质量管理负责人审当经生产管理负责人和质量管
20、理负责人审核和批准。批生产记录的复制和发放均应核和批准。批生产记录的复制和发放均应当按照操作规程进行控制并有记录，每批当按照操作规程进行控制并有记录，每批产品的生产只能发放一份原版空白批生产产品的生产只能发放一份原版空白批生产记录的复制件。记录的复制件。新增条款 提出空白批记录的复制与分发控制要求。第一百七十四条第一百七十四条 在生产过程中，进行每项操在生产过程中，进行每项操作时应及时记录，操作结束后，应当由生作时应及时记录，操作结束后，应当由生产操作人员确认并签注姓名和日期。产操作人员确认并签注姓名和日期。完善条款 提出生产批记录的填写要求。第一百七十五条批生产记录的内容应当包括：第一百七十
21、五条批生产记录的内容应当包括：（一）产品名称、规格、批号；（一）产品名称、规格、批号；（二）生产以及中间工序开始、结束的日期和时间；（二）生产以及中间工序开始、结束的日期和时间；（三）每一生产工序的负责人签名；（三）每一生产工序的负责人签名；（四）生产步骤操作人员的签名；必要时，还应当有操作（四）生产步骤操作人员的签名；必要时，还应当有操作（如称量）复核人员的签名；（如称量）复核人员的签名；（五）每一原辅料的批号以及实际称量的数量（包括投入（五）每一原辅料的批号以及实际称量的数量（包括投入的回收或返工处理产品的批号及数量）；的回收或返工处理产品的批号及数量）；（六）相关生产操作或活动、工艺参数
22、及控制范围，以及（六）相关生产操作或活动、工艺参数及控制范围，以及所用主要生产设备的编号；所用主要生产设备的编号；（七）中间控制结果的记录以及操作人员的签名；（七）中间控制结果的记录以及操作人员的签名；（八）不同生产工序所得产量及必要时的物料平衡计算；（八）不同生产工序所得产量及必要时的物料平衡计算；（九）对特殊问题或异常事件的记录，包括对偏离工艺规（九）对特殊问题或异常事件的记录，包括对偏离工艺规程的偏差情况的详细说明或调查报告，并经签字批准。程的偏差情况的详细说明或调查报告，并经签字批准。完善条款在98版规范第七十二条基础，根据对生产质量追溯性管理要求，批生产记录需记录内容增加；如物料的信
23、息、生产关键操作、工艺参数及控制范围、设备编号、偏差处理等记录内容。第五节 批包装记录第一百七十六条第一百七十六条 每批产品或每批中部分产每批产品或每批中部分产品的包装，都应用批包装记录，以便追溯品的包装，都应用批包装记录，以便追溯该批产品包装操作以及与质量有关的情况。该批产品包装操作以及与质量有关的情况。新增条款 提出批包装生产过程质量追溯控制的要求。第一百七十七条第一百七十七条 批包装记录应当依据工艺批包装记录应当依据工艺规程中与包装相关的内容制定。记录的设规程中与包装相关的内容制定。记录的设计应当注意避免填写差错。批包装记录的计应当注意避免填写差错。批包装记录的每一页均应当标注所包装产品
24、的名称、规每一页均应当标注所包装产品的名称、规格、包装形式和批号。格、包装形式和批号。新增条款 根据包装生产过程控制的需要，批包装记录页表头上上增加包装产品的基础信息的内容，用于生产操作人员对记录文件的识别，防止人为差错的发生。第一百七十八条第一百七十八条 批包装记录应当有待包装产品的批包装记录应当有待包装产品的批号、数量以及成品的批号和计划数量。原版空批号、数量以及成品的批号和计划数量。原版空白的批包装记录的审核、批准、复制和发放的要白的批包装记录的审核、批准、复制和发放的要求与原版空白的批生产记录相同。求与原版空白的批生产记录相同。新增条款 根据包装生产的特点，如有企业设置批包装批号时，明
25、确对批包装批号编制的控制要求。强调对包装批包装记录的控制要求。第一百七十九条第一百七十九条 在包装过程中，进行每项在包装过程中，进行每项操作时应当及时记录，操作结束后，应当操作时应当及时记录，操作结束后，应当由包装操作人员确认并签注姓名和日期。由包装操作人员确认并签注姓名和日期。新增条款 提出包装操作记录的填写管理要求。第一百八十条第一百八十条 批包装记录的内容包括：批包装记录的内容包括：（一）产品名称、规格、包装形式、批号、生产日期和有效期；（一）产品名称、规格、包装形式、批号、生产日期和有效期；（二）包装操作日期和时间；（二）包装操作日期和时间；（三）包装操作负责人签名；（三）包装操作负责
26、人签名；（四）包装工序的操作人员签名；（四）包装工序的操作人员签名；（五）每一包装材料的名称、批号和实际使用的数量；（五）每一包装材料的名称、批号和实际使用的数量；（六）根据工艺规程所进行的检查记录，包括中间控制结果；（六）根据工艺规程所进行的检查记录，包括中间控制结果；（七）包装操作的详细情况，包括所用设备及包装生产线的编号（七）包装操作的详细情况，包括所用设备及包装生产线的编号（八）所用印刷包装材料的实样，并印有批号、有效期及其他打印内容；不易随（八）所用印刷包装材料的实样，并印有批号、有效期及其他打印内容；不易随批包装记录归档的印刷包装材料可采用印有上述内容的复制品；批包装记录归档的印刷
27、包装材料可采用印有上述内容的复制品；（九）对特殊问题或异常事件的记录，包括对偏离工艺规程的偏差情况的详细说（九）对特殊问题或异常事件的记录，包括对偏离工艺规程的偏差情况的详细说明或调查报告，并经签字批准；明或调查报告，并经签字批准；（十）所有印刷包装材料和待包装产品的名称、代码，以及发放、使用、销毁或（十）所有印刷包装材料和待包装产品的名称、代码，以及发放、使用、销毁或退库的数量、实际产量以及物料平衡检查。退库的数量、实际产量以及物料平衡检查。完善条款在98版规范第七十二条基础上，根据包装生产过程控制与质量追溯需要，批包装记录设计提出包装产品的基本信息、包装过程控制信息、带有打印内容的印刷包装
28、材料实样保存、偏差情况的处理等记录内容。第六节 操作规程和记录第一百八十一条第一百八十一条 操作规程的内容应当包括：操作规程的内容应当包括：题目、编号、版本号、生效日期、分发部题目、编号、版本号、生效日期、分发部门以及制定人、审核人、批准人的签名并门以及制定人、审核人、批准人的签名并注明日期，标题、正文及变更历史。注明日期，标题、正文及变更历史。完善条款 在98版规范第六十二条基础上，便于企业文件的区分和历史追溯管理的需要，在操作规程的内容上提出“文件版本号”和“变更历史”的管理要求。第一百八十二条第一百八十二条 厂房、设备、物料、文件厂房、设备、物料、文件和记录应当有编号（或代码），并制定编
29、和记录应当有编号（或代码），并制定编制编号（或代码）的操作规程，确保编号制编号（或代码）的操作规程，确保编号（或代码）的唯一性。（或代码）的唯一性。新增条款 增加设施与设备、物料、文件等三大系统编码管理系统要求，作为工厂系统管理的基础。强调编码“唯一性”原则。第一百八十三条第一百八十三条 下述活动也应当有相应的操作规程，其下述活动也应当有相应的操作规程，其过程和结果应有记录：过程和结果应有记录：（一）验证；（一）验证；（二）设备的装配和校准；（二）设备的装配和校准；（三）厂房和设备的维护、清洁和消毒；（三）厂房和设备的维护、清洁和消毒；（四）培训、更衣及卫生等与人员相关的事宜；（四）培训、更衣及卫生等与人员相关的事宜；（五）环境监测；（五）环境监测；（六）虫害控制；（六）虫害控制；（七）变更控制；（七）变更控制；（八）偏差处理；（八）偏差处理；（九）投诉；（九）投诉；（十）药品召回；（十）药品召回；（十一）退货。（十一）退货。完善条款在98版规范第六十一条基础上，进一步明确需建立环境监测、变更控制、偏差处理、投诉等操作规程的管理要求。
