1、第一章第一章 档案实体管理概论档案实体管理概论第一章 档案实体管理概论 内容提要 本章重点讲四个方面的内容:一、何谓档案实体管理 二、档案实体管理的原则 三、档案实体管理的方法第一节何谓档案实体管理 一、档案实体管理的概念 二、档案实体管理的内容 三、档案实体管理与内容信息开发利用的关系一、档案实体管理的概念档案实体管理是指针对处于实体状态的档案所进行的一系列科学有效的专业性管理活动。这一概念是相对于针对处于虚拟状态的档案信息所进行的一系列管理工作而言的。档案实体管理的基本特点是,根据事物现实存在状态及情况对其实施管理。而档案的虚拟管理主要是根据事物抽象的属性、特征(是一些只存在于人们头脑之中
2、的观念性的东西,并不是客观事物本身)所实施的管理。二、档案实体管理的内容收集：各立档单位在工作和生产活动中形成的文件,是由各单位或单位内部的各个机构分散形成的,数量很多,而查找利用档案,则要求一定的集中。为了解决文件形成后的分散状态和利用要求集中的矛盾,就需要将分散的文件经过挑选,按照一定的制度集中保存起来,这就形成了档案的收集工作。二、档案实体管理的内容整理：收集起来的档案内容十分庞杂,数量很大,有的甚至成包成捆,处于相对零乱状态,不好管理和无法提供利用,需要加以系统化。为了解决收集来的档案的零乱状态与条理系统便于查找利用的矛盾,必须把这一类档案进一步分门别类,这就形成了档案的整理工作。二、
3、档案实体管理的内容鉴定：随着各项工作的发展和时间的推移,新的档案不断补充,使档案的总量日益增长,而档案材料保存一定时间以后,有些还需要继续保存,有些则已失去价值,致使库存档案庞杂。为了解决档案庞杂和实际利用需要有价值档案的矛盾,要对档案进行审查和鉴别工作,去粗取精,将确实已失去保存价值的档案剔除,这就形成了档案的鉴定工作。二、档案实体管理的内容保管：由于自然的和社会的各种原因,档案总是处于渐进性的自毁过程中,或者可能遭受到突发性的破坏,而社会则需要长远利用档案,要求尽可能延长档案的寿命。为了解决档案的不断毁损和长远利用要求的矛盾,就需要采取各种保护措施,防止档案遭受损失,保证档案的完整与安全,
4、想方设法使其“延年益寿”,这就形成了档案的保管工作。二、档案实体管理的内容统计：档案的数量很多,如果只是进行收集、整理、鉴定、保管等工作,对档案的基本情况还是处于不清楚的状态。要科学地管理好档案,还需对档案进行调查研究,全面地了解档案的情况,做到心中有数。为了解决档案数量不清的状态与要求心中有数的矛盾,就要求对档案的状况进行数量的观察和分析研究,这就形成了档案的统计工作。三、档案实体管理与内容信息开发利用的关系 档案实体管理与内容信息开发利用之间的关系是密不可分的,但在具体管理上应有所侧重。档案实体管理在方法上具有稳固、单一的特点和要求,而内容信息开发利用在方法上具有灵活和多样的特点和要求。从
5、一定意义上理解,档案实体管理是手段,而档案内容信息开发利用是目的。档案实体管理具有基础意义,没有档案实体管理的支撑,档案内容信息开发利用、档案信息在社会生活中发挥作用的根本目的就无法实现。第二节档案实体管理的原则 一、来源原则 二、全宗原则 三、有机联系原则 四、简化与方便利用原则一、来源原则所谓来源原则就是:“把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则。”档案工作基本术语对这个原则可以从以下几个方面去理解:(一)对同一机构、组织的认识一般情况下,独立的机构、组织或个人,都有着严谨的、持久的法律地位。但在特殊情况下,对有些机构、组织的地位却难以确定。从档案实体管理实践来看,如下
6、几点可以作为鉴别机构、组织独立性的参考:(1)公共机构、私人机构或组织,必须有一个名称和以注明日期的正式文件(如条例或法令等)为依据的法定地位。(2)这些机构或组织必须有相应的文件,明确其职能与任务。(3)该机构或组织的地位、隶属关系必须有相应的文件规定。(4)该机构或组织必须有一个经过上级组织明文任命的领导班子(领导人)和相应事务的决定权。(5)该机构或组织在其内部组织章程中有明确的表述和规定。一、来源原则(二)机构或组织职能的变化对来源原则的影响1.职能取消档案形成机构由于某种原因在某个时候取消某种职能。2.产生新的职能随着形势的发展与客观需要,新的职能会被授予一个机构或组织。3.职能从一
7、个机构或组织移交到另一个机构或组织这种移交就等于取消一个机构或组织的职能,而使另一个机构或组织得到它。4.临时性的职能一些临时性、应急性要求,有时被授予现存机构或组织,增加了它们的正常职责。一旦这种情况要求终止,这种临时性职能即告撤销。一、来源原则(三)对来源原则可以简单理解为,产生于一个特定机构或组织的全部档案应当集中保存,不能把它与其他来源的档案相混合具体来说,作为任何一个机构、组织或个人在职能活动中有机地积累起来的全部种类的文件,应当作为一个单独的整体集中保存,不同来源的档案不能混合。在档案实体管理过程中,即使档案已被转移和分散保存,还是应该考虑以档案的形成者作为来源。总之,遵守来源原则
8、是档案实体管理的理论与实践的基础,“如不遵循来源原则,全部档案工作将只能是任意的、主观的和缺乏条理的”。一、来源原则(四)在电子文件、电子档案管理实践中,对来源原则的应用要建立在对其传统经典思想的完善与发展的基础上具体来说,档案工作者应充分认识到电子文件、记录的形成方式和特点,与传统的纸质档案相比,已经发生了很大变化,并已突破了一个立档单位与文件群体唯一对应的管理模式。档案数据往往源于各种不同结构的组织体,单一来源的概念已然发生了改变。为此,应当拓展“来源”概念的内涵和边界,从维护电子文件、电子档案的形成与使用背景信息完整性、真实性的高度,深化对来源原则的思想认识。二、全宗原则全宗原则是来源原
9、则的具体化。(一)全宗原则的理论意义1.全宗原则是对客观存在的真实反映全宗原则的确立与提出,并不是人们主观臆想的结果,而是对档案实体管理中客观现实的真实反映。档案是机构、组织或个人历史活动的原始记录,档案的本质特性对其管理方法的要求,都是客观存在的现象与规律。全宗原则就是在这些客观现象和规律的基础上产生并逐步加以深化的。2.全宗原则深刻揭示并维护历史活动的有机联系全宗原则是将一个全宗的档案看作一个有机整体,并以这一有机整体的不可分散性作为基本的管理原则提出。它通过揭示并维护全宗档案之间内在的有机联系,来维护一个机构、组织或个人历史活动的完整性。二、全宗原则全宗原则是来源原则的具体化。(一)全宗
10、原则的理论意义3.全宗原则对实践具有普遍的指导作用全宗原则要求人们在档案管理中时时牢记档案的本质特性,处处贯彻维护历史本来面貌的基本思想4.全宗原则在方法上简便求实全宗原则在方法论上的价值主要体现在简便和求实两方面。全宗原则运用历史主义方法对档案实体进行管理,比逻辑方法简便。同时,全宗原则没有受图书资料等领域主要以逻辑的方法进行管理的影响,而选择确定了更符合档案特点要求的历史的、全宗的方法,作为档案实体管理的基本原则和方法,这符合对不同对象采用不同方法进行档案管理的科学准则。二、全宗原则(二)全宗原则的实践价值1.全宗原则维护了历史的本来面貌2.全宗原则可以使分类方法简便易行3.全宗原则不是万
11、能的三、有机联系原则 档案是人类通过创造性的劳动档案是人类通过创造性的劳动,并在科学的理论和方法指导下并在科学的理论和方法指导下,从数量庞大、质量良莠不齐的文件、记录中选留下来的一种资源。从数量庞大、质量良莠不齐的文件、记录中选留下来的一种资源。文件形成时的联系,也会很自然地成为档案之间的有机联系。而机构、组织、团体以及单位内部机构在行使工作职责时,都会形成一定数量的档案,这些档案是具有有机联系的整体,在管理档案实体时不应随意拆散这种整体。档案是历史活动的产物档案是历史活动的产物,具有鲜明的时间联系。具有鲜明的时间联系。各个历史时期内,各机关、企事业单位形成的档案,记述和反映了各个历史时期的政
12、治、经济、科学、文化教育等各方面的历史活动情况,它们之间有着密不可分的有机联系。同时还应注意到,机构、组织或个人的工作活动,无论计划或总结,无论布置或检查工作,基本上都是逐年按时间进行的,保持一定时间内(例如一年)档案的完整与安全,已被实践证明是行之有效的档案实体管理原则。四、简化与方便利用原则一般情况下,按照来源与全宗原则,在保持档案有机联系的前提下,采用简便、有效的方法去管理实体档案,就可以基本上达到便于保管、方便利用的目的。但在某些特殊情况下,上述二者之间可能发生一定的矛盾。这就需要具体情况具体分析,不能机械理解和套用上述原则,比如某些载体材料比较特殊的档案、机密程度显然不同的档案,就应
13、该区分情况,分别采用不同的方式和方法进行管理。第三节档案实体管理的方法 一、历史方法与逻辑方法 二、档案的本质对历史方法的诉求 三、历史的方法在档案实体管理中的应用一、历史方法与逻辑方法面对数量众多,内容、形式、来源复杂多样的档案,要实施有序化管理,大体上可以归纳为历史的和逻辑的两种方法。1.历史的方法,也可以称之为客观或自然的方法。2.逻辑的方法,就是对档案实体管理进行概念和抽象的管理。二、档案的本质对历史方法的诉求 管理对象对其管理方法都有一定的要求。这种要求决定了管理不同的对象需要采取特定的方法。而档案实体管理主要采用历史的方法,也是由档案的本质与特性对其管理方法的要求所决定的。三、历史的方法在档案实体管理中的应用在档案实体管理中应用历史的方法,需要注意以下问题:(1)尊重和突出档案的本质特性,遵循档案的形成规律,维护档案的有机联系,从而维护历史本来面貌的历史主义思想,应该作为一种基本的管理思想贯彻于档案管理工作的方方面面。这是档案实体管理的基本立足点与出发点。(2)历史的方法较多适用于档案实体管理,逻辑的方法较多适用于档案内容信息开发利用这一基本结论,是从宏观与总体上而言的,并不是绝对的、无条件的。思考与复习题1.何谓档案的实体管理?2.档案实体管理的原则是什么?3.简述档案实体管理的方法。
