1、第六章会间服务工作报到与签到报到与签到会议选举与表决会议选举与表决会议记录会议记录会间危机管理会间危机管理会议主持工作会议主持工作 会间文化会间文化活动活动的的安排安排会间住宿安排会间住宿安排 会间餐饮会间餐饮服务服务 茶歇与摄影茶歇与摄影 报到与签到报到与签到报到工作报到是指与会者持会议通知和有关证件到会议报到处签到并填写个人信息表，办理缴费、食宿登记等手续，领取会议文件的工作过程。查验有关证件查验有关证件住宿安排住宿安排预收费用预收费用分发会议文件分发会议文件 与会人员信息登记与会人员信息登记与会者到达报到处后，会务工作人员要认真查验与会者的身份证件、会议通知、单位介绍信、票证以及其他相关
2、证件。查验的目的是确认与会者的与会资格，确保会议的安全。会议如召开一天以上，都涉及住宿问题。会议住宿一般有两种办理方式：一是会议住宿由会务组统一安排。这种方式会务组工作量比较大，要考虑与会者的身份和要求、收费以及房间安排、与宾馆结算等问题。二是会议住宿由会务组与宾馆事先约定，由个人在会议所在宾馆自行登记，会务组不介入个人住宿，只需宾馆协助登记与会者的房间号，便于会议期间联系。会议文件在会前准备时已经装袋备用，在与会者信息登记完成之后，会务工作人员要将会议文件发至与会人员手中，以保障会议文件的准确发放。会议文件如有保密级别，应特别制作保密文件签领表，专门登记发放和清退，以保障会议文件的安全。有些
3、会议需要与会者支付会务费、食宿费、资料费等，这类会议报到时须安排专门的财务人员现场收费并开清收讫。登记信息即是请与会者在登记表上填写个人有关信息，如姓名、年龄、单位、职务、职称、联系地址、联系电话、电子邮箱等。信息登记可以帮助统计与会人员人数，了解与会者的具体情况，以便做好会议期间的各项服务工作。在会议结束前，会议登记表还可根据需要编制成通讯录，发放给所有与会者。签到工作签到是指与会人员进入会场之前，要在事先准备好的簿、表上签上与会者姓名，表示到会的工作过程。签到与报到有联系又有区别：一般小型会议会期短，无须集中接待，报到与签到同时、同场合进行；大型会议或隆重的、具有纪念意义的、保密的会议，会
4、期长，会议活动多，需要集中接待，报到与签到有先后之分，有些还在不同场合。与会者开会进入会场时则在会场门前签到。有些重要会议或保密会议，与会者在每场会议入场前均要求签到。在一些法定性会议上，签到是一种法律行为。会议签到是一项重要的会中会务工作，其作用有：一是及时、准确统计与会人员人数，以便确定会议决议、表决和选举的有效性；二是庆典仪式、纪念性活动用签到簿签到，这样可以珍藏，留作永久纪念；三是检查会议缺席情况；四是对于法定性会议，签到作为第一手记录，具有凭证的作用和法律效用。表式签到表式签到表式签到是采用事先设计好的表格签到的方式。一般需要填写的与会者信息包括：序号、姓名、性别、单位及地址、职务或
5、职称、联系地址、电话、电子邮箱、住会房间号、备注等内容。会议规模大、人数多的会议，如采用表式签到，应当注意不能先将签到表装订成册，应分成单张，让与会者分头签到，会议结束后，再装订成册。这样能够避免到会高峰期的拥挤和忙乱，准确、快速地完成签到工作。会务工作人员代为签到会务工作人员代为签到会务工作人员代为签到是指无须与会者亲自签到，会务工作人员在事先制定的参加会议的花名册上标记符号，以了解到会情况，统计到会人数的签到方式。如以“”表示到会，以“”表示缺席，以“”表示请假等。这种签到方式简便易行，但前提是会务工作人员必须认识与会者。此外，当人数多时，签到统计也容易混乱，因此，此种签到方式只适合小型内
6、部会议。座次表签到座次表签到座次表签到是会务工作人员按照会议规模，事先编制好座次表，表上每个座位填上与会人员姓名和座位号码。座次表的设计要体现整体性，按区域划分座次，将同一地区、同一部门的与会者集中一起，既方便与会者查找自己的座位，也便于会务工作人员统计到会单位人数，同时，这能提高了会务组织工作 效率。簿式签到簿式签到簿式签到是指在会务工作人员事先准备好的签到簿上签上自己的姓名，表示到会。一般庆典类、纪念性会议使用簿式签到。签到簿一般装帧都非常精美，宜于收藏。签到笔也较讲究，一般可用油性签到笔，以体现签名的个性化，并留作永久纪念。签到之前，会务工作人员要事先做好准备，在签到簿的封面或扉页写明会
7、议的名称、时间和地点，以便日后查考。一卡通签到一卡通签到一卡通签到是目前比较先进的一种签到方式，适合中大型会议签到使用。一卡通是将签到卡、会员证、代表证以及食宿出入证组合在一起而制作的电子卡片。采用这种签到方式，事前要做大量准备工作。会务工作人员会前要汇总编辑与会者个人信息，将与会者的姓名、性别、年龄、单位、职务或职称、联系电话、代表性质、分组情况、证件编号以及座位编号等信息事先输入电子卡和签到机，签到时与会者只需把签到卡在签到机上刷一下，即可以完成签到工作。这种签到方式方便、快捷、功能齐全，目前国内外普遍使用。会议记录会议记录会议记录的含义与特点会议记录过程中，会议发言人是主动者，而会议记录
8、人员是被动者。开会时，会议记录人员事先基本无法了解发言人要讲的内容，讲什么，讲多长时间。会议记录人员基本受发言人的支配，仔细听、认真记，从这点来看，会议记录工作具有被动性。时间性时间性被动性被动性会议记录是如实记录会议的与会情况、报告和讲话、会议决议等内容的一种应用性文体，是会议实况的真实反映，是当次会议的历史的、原始的档案。一份完整、简洁、条理清楚的会议记录，可以提供会议活动的原始信息，为形成和编写会议纪要和会议简报打好基础，为帮助会务工作人员会后更好地传达会议精神，使会议的各项决议能在今后的工作中得到充分贯彻和执行提供依据。同时还为以后检查会议决议的执行情况提供依据。技术性技术性为更快更准
9、完成任务，会议记录可借助速记技术以及其他现代化手段进行辅助。运用技术，保障了会议记录的安全、快捷、全面和准确，提高了会议记录的质量。会议记录的时间性强，这一方面体现在记写过程的时间性，也体现在会后形成会议正式文件的时间性。会议记录是一种即时记写的活动，是贯彻会议精神的基础需要及时整理出来。会议记录的内容会议的会议的其他内容其他内容会议概况会议概况会议内容会议内容会议的概况包括会议名称、届次、时间、地点、主持人、出席人、列席人、缺席人、旁听人、记录人、记录审核人等，有的要标注职务，缺席的要注明缺席的原因。这些项目都应在会议正式召开前详细、清楚地填写好，经常性的例会可以制成表格。会议内容是会议记录
10、的主体部分，包括会议议题、讲话发言、形成的决议等。这部分记录按会议议程和各项活动的先后次序记录，发言人姓名要写全，会议的决议要准确，并写明表决的方式，如口头表决、鼓掌表决、举手表决、无记名书面表决、电子计算机表决等，以及表决结果，如同意、反对、弃权的票数。一次未决，有多轮表决的情况，也要记录在案。会议的其他情况是指会议期间会场内发生的与会议进程和会议内容有关的情况，需要记录。会场情况可以帮助了解会议的气氛以及与会者的态度和情绪，使读者对会议有更全面的认识。如与会者的掌声、笑声，与会者迟到、早退、中途退场以示不满的情况等。会议记录的方法与要求记什么即除了记录会议概况外，只要求记录会议的议题议程和
11、会议的结果，不必记发言的内容和经过。简易记录仅限于事务性会议。（一（一）会议记录的方法）会议记录的方法记录时有言必录，对会议的全过程、所有发言人的发言、发言过程中的插话、会场情况等做原原本本的记录。详细记录用于重要会议，并要求会议记录人员掌握熟练的速记方法。摘要记录法即除了会议概况必须详细记录之外，只需记录会议的议题、议程、发言人姓名、发言的重点和要点、决议情况等的记录方法。摘要记录法适用于一般事务性会议，要求记录人员应当在充分掌握会议内容、议题的轻重、发言人的发言宗旨与意图的情况下方可使用这种方法。详细记录法详细记录法可使用现代速录设备进行速记，或由几个记录人员同时记录，会后共同核对整理，每
12、个记录人员都在整理稿上签字。如领导同意，也可以使用录音的办法，会后根据录音整理。摘要摘要记录记录法法简易简易记录记录法法会议记录的方法与要求5（二）（二）会议记录会议记录的要求的要求快速注意力集中、反应迅速、判断准确规范用签字笔记录，会后要及时核对、整理、誊清并签字真实高度的责任心和良好素养完整完整记录，不要遗漏简洁以清楚而简洁的形式将会议内容表达出来会议记录的格式簿式簿式表格式表格式标题一种是通用标题，一种是专用标题。通用标题适用于一般性会议。写法是直接在会议记录簿的空白页正中写上“会议记录”四个字。会议名称写在首部。专用标题适用于专项会议或重大会议。写法是在会议记录簿的空白页正中写上“会议
13、名称会议记录”。首部会议记录首部记录会议的概况，内容有：会议名称、时间、地点、主持人、出席人、缺席与请假人、记录人、主持人。主体会议记录主体部分记录会议的进程。内容有：会议的议题、议程、发言人及发言情况、表决情况、会场情况、会议结果。尾部会议记录的尾部用于签署。内容有：会议记录人签署、会议记录审核人签署、会议发言人签署、签署时间。簿式表格式会议选举与表决会议选举与表决选举与表决会议选举活动是各级各类法定性会议的重要内容，包括候选人的推荐和确定、选举人的登记和审查、选举活动的安排和实施、选举结果的统计和公布等一系列工作。表决是指具有表决权的会议成员通过投票、举手等方式对特定的事项表达赞同、反对、
14、弃权意志的行为过程，是通过决议或决策所使用的一种民主方式。选举和表决是现代社会的两种民主形式。通过会议选举和表决可以极大地提高群众的主人翁责任感和工作的积极性、创造性，有利于民主集中制的发扬，有利于克服官僚主义，改进工作作风。随着民主机制的不断完善，选举和表决越来越频繁地出现在政治、经济和社会生活的各个领域，成为现代会议的一项重要内容。表决方式表决表决03鼓掌表决鼓掌表决02举手表决举手表决01口头表决口头表决举手表决是最传统、最基本的表决方式。主持人宣布决议，与会者举右手表示赞同，不举手表示不赞同，根据举手人数的多少决定表决结果。选举与表决的工作程序（一）制定选举和表决规则（一）制定选举和表
15、决规则选举和表决规则是在选举、评选和表决活动时，规范选举和表决的程序以及规范组织者和选举人、评选人、表决人的行为的各项法律、法规、规章、组织章程的总和。制定选举和表决规则的目的，是为了防止少数人操纵选举和表决的过程，保证选举、表决的科学性、民主性和公正性。此外，也是为了避免当事人在程序和技术上的分歧带来选举与表决造成的负面影响。选举与表决的工作程序（二）选举和表决的程序（二）选举和表决的程序(1)会议执行主席宣布选举或表决开始，并向大会报告本次会议应到人数和实到人数；(2)报告候选人产生的过程并介绍候选人的情况，必要时可安排候选人与代表见面或发表演说；(3)通过选举或表决办法，通过总监票、计票
16、、唱票人名单。一般采用举手或鼓掌通过方式产生；(4)监票人核查会议秘书处提交的选票或表决票；(5)监票人当众检查投票箱，然后当众密封；(6)工作人员分发选票并检查实发选票或表决权票与实到人数是否相同；选举与表决的工作程序（二）选举和表决的程序（二）选举和表决的程序(7)总监票人宣读填写或表决票的注意事项以及投票的顺序、路线；(8)正式填写选票或表决票；(9)投票时，先由主席团成员投票，再由监票人和计票工作人员中的正式代表投票，最后由其他正式代表投票；(10)当场统计选票或表决票；(11)总监票人宣读选票或表决票的统计结果；(12)会议执行主席宣布选举或表决结果。选举与表决的工作程序格式（三）制
17、作选票和表决票（三）制作选票和表决票标题：由“会议名称选举的目标职务选票”构成；或由“奖项名称选票”构成。候选人名单候选人名单必须按一定规则排列，一般以姓氏笔画排列。如果遴选候选人，也可以按前一轮推荐时的得票多少排列。候选人名单一般采用表格的形式，在设计候选人名单表格时，应留出适当空格，供选举人填写。注意事项选票的下方要求清楚写明选举要求和方法，内容包括：明确等额选举还是差额选举，每张选票选出候选人的上限，是否可以另选他人，表达意见的方式及符号等。签署选票末尾要标明选举机构的名称和选举时间。有些选票还要求在选票签署位置盖选举机构的印章。选票和表决票是书面投票时选举人和表决人表达意志的载体，具有
18、凭证和保密的作用。选举与表决的工作程序（四）制作投票箱（四）制作投票箱投票箱的制作以简单轻便、设计庄重和方便密封与开启为原则。投票箱的数量要根据参加投票的人数多少而定。摆放投票箱要考虑会场布局、座次安排和投票的行进路线。选举与表决的工作程序（四）制作投票箱（四）制作投票箱投票箱的制作以简单轻便、设计庄重和方便密封与开启为原则。投票箱的数量要根据参加投票的人数多少而定。摆放投票箱要考虑会场布局、座次安排和投票的行进路线。选举与表决的工作程序（五）推选监票人（五）推选监票人监票人应当在选举之前经大家推选产生。监票人应当严格履行职责，监督整个选举过程，并最终将选举过程口头向大会报告。会间危机管理会间
19、危机管理 会间危机管理的内容与特点 123会议期间突发事件发生的时间、地点、方式以及严重程度等是人们始料未及的，因此较难事先把握。突发性突发性 突发事件的发生是在人们的预料之外，且发生在会议进行之中，既关系到全体与会人员安危，也关系到社会和组织的安危，需紧急采取应对措施，及时有效地加以处理。随着事态的发展，事件所造成的损失也会越来越大，因此，须进行有效的危机管理，反应要快、决策要准、行动要迅速，把损失降到最低点。紧迫性紧迫性严重性严重性会间危机管理是指对开会期间突然发生事件的应对与处理。会间危机管理的内容包括：会议期间因照明、空调、会场容量等原因出现的场地问题，因组织协调原因出现的流程衔接不当
20、、信息不能及时传递的组织问题，因发言人的言语以及行为引起的会场骚乱，与会者突发危重病情，自然灾害等。会议期间突发事件造成的损害有直接损害和间接损害两种。这些损害不仅体现在与会人员的伤亡、财产的损失和环境的破坏上，而且还体现在对个人心理和社会心理所造成的破坏性冲击，进而渗透到社会生活的各个方面。会间应急方案与应对措施（教材p117表6-4）处理危机事件的要求 123危机事件发生后，会务工作人员应当第一时间将发生的时间、地点、经过、危害程度等情况向领导报告，以便领导全面掌握情况，全面指挥，力争把危害降到最小。及时报告及时报告 会前准备工作中作了应急方案，如与事件相符，应首先启动应急方案，按方案中的
21、措施、方式进行，从容地处理和解决危机问题。如事先未制定应急方案，则应按紧急和危险程度，分清工作主次先后，采取合适的应急措施。启动应急方案启动应急方案要大胆、果断，还要细致、稳妥要大胆、果断，还要细致、稳妥会议主持工作会议主持工作 会议主持人 会议主持人是会议进行中的核心角色，是会议进程的动力和导向。会议主持人一旦确定，需要建立权威性和唯一性，所有与会人员必须服从会议主持人的指挥和领导。成功的会议主持人能因势利导，有效控制会议的进程，确保会议高效。因此，选择合适的会议主持人是开好会议的关键因素。受领导委派，一些事务性会议、协调性会议可以由会议组织者主持。会议组织者主持会议能直接准确地领会领导意图
22、，知道召开会议要解决什么问题，达到什么目的，开会的目的性非常明确。选择会议组织者选择会议组织者如有商议并须形成决议的会议，一般选择与会领导中地位最高的人主持会议。最高领导人能整合大家意见，从全局角度和更高层次看问题、分析问题，找出问题的症结，从而化解矛盾，最终形成会议决议。选择与会领导中地位最高的人选择与会领导中地位最高的人以传递信息为主要目的的会议，一般选择与会议议题密切相关的人主持会议。选择与会议选择与会议议题密切相关议题密切相关的人的人领导地位议题相关多方公认 会议组织选择被多方公认的人选择被多方公认的人会议内容如涉及多方利益，因利益和立场不同自然会形成几方势力，此种情况的会议，适合推选
23、被多方公认的人主持会议。会议主持工作三部曲 准时准时开会开会要培养准时开会的良好会风，不要因为某位领导或嘉宾未按时到会而延迟开会，否则，不仅影响本次会议的进程，而且会形成不守时的不良会风。进入程序进入程序结束程序推进程序将与会者引入会议状态将与会者引入会议状态会议主持人在会议开始前，要先设法引领全体与会者进入会议状态。开场白开场白开场白是一段系统、简洁、审慎并有明确宗旨的3-5分钟的讲话。其主要内容包括开会的目的、已知的重要资讯及议事方式等。好的开场白不仅可以起到画龙点睛的作用，也能活跃会议气氛，引导与会者投入会议，激发与会者的思维和活力。会议主持工作三部曲 控制控制会议会议进程进程会议时间有
24、一定限度，无论短期、中期、长期会议，一般每一段会议最好不要超过2.5小时，这是由人的生理和心理特点决定的。进入程序结束程序推进程序推进程序 防止防止冷场与冷场与沉默沉默遇到这种情况，会议主持人要察言观色，善于揣摩与会者心思，弄清会议冷场和沉默的原因。要有耐心，不要简单粗鲁行事，尤其不要以点名的方式处理，否则可能适得其反，事与愿违。正确的方法是主持人要善于抓时机或主动引出话题，激发与会者发言的欲望，增强他们的自信和勇气。引导与会者实现会议引导与会者实现会议目标目标防止偏离目标。阻止无序的发言。随时澄清模糊的概念和理清混乱的思路。适时做简短概括。会议主持工作三部曲会议结束的会议结束的时机时机讨论已
25、经完成，并且会议主持人已经完成了议程上的所有事项。时间已经到了。意见被一再重复而且没有任何其他新的提议。现有信息有限，还需要重新准备才能继续进行下去。进入程序结束程序结束程序推进程序 总结会议总结会议主持人总结的内容：通报会议取得的成果，已经做出的决定和达成的协议等；用明确的语言指出分歧，估计它的影响，说明分歧是多数还是少数；指出下一步必须做的事情，明确今后的行动方案，指出哪些事情会后应得到落实，负责人是谁。并非所有会议结束时都要做出决定，但并非所有会议结束时都要做出决定，但所有会议在结束时都必须讲求结束技巧。所有会议在结束时都必须讲求结束技巧。主持人总结的方式有：归纳式、号召鼓动式、启发式。
26、会间文化活动的安排会间文化活动的安排安排会间文化活动的意义与原则会议期间可适当安排一些有益于身心健康的文化活动。这些文化活动不但可以活跃会议气氛、丰富会议生活，同时还为与会者之间深层接触与交流创造机会，促进大家和谐相处，增进相互了解。会间文化活动虽未直接作用于会议，但精心组织的文化活动对提高会议成效可起到积极的促进作用。组织会间文化活动的原则健康轻松健康轻松安排会间文化活动的目的是调节与会者的状态和会议生活的节奏，不同于平日组织的文艺活动或体育活动，因此，不宜组织体能消耗太大的文体活动，应以轻松快乐为原则。从简节约从简节约安全有序安全有序自觉自愿自觉自愿会间文化活动提倡大家参加，但绝不硬性要求
27、，应遵循自觉自愿的原则。因为与会者的年龄、身体状况、兴趣各有不同，对此应予以尊重。1234安排会间文化活动的目的是调节与会者的状态和会议生活的节奏，不同于平日组织的文艺活动或体育活动，因此，不宜组织体能消耗太大的文体活动，应以轻松快乐为原则。由于会议的时间和经费都是有限的，所以，会间文化活动时间不宜安排得过长，也不应铺张浪费。会务组对与会人员的人身安全负有一定责任，因此，一定不要组织一些带危险性的活动。人数较多的会间活动，更应当集体组织安排，以免人多混乱，发生意外。会间文化活动的类型组织观看组织观看电影电影或或文艺演出文艺演出组织外出参观考察组织外出参观考察组织游览活动组织游览活动组织户内文体
28、活动组织户内文体活动户内文艺活动包括舞会、卡拉、自编自演文艺晚会、游泳、棋牌、游戏等多种形式。组织这种活动，要事先了解与会人员的兴趣、爱好、性格、特长等，以便有针对性地组织活动。1234组织这类活动，时间可以安排在晚上，既不影响开会，也充实了与会者的晚间生活。组织者要事先统计好人数，提前订票和订位。如果是大型会议，人数多，可以跟影院协商包场，既可以节省费用，时间安排上也有协商的可能。外出参观考察是指组织到会场以外的相关地区和单位学习、实地参观考察。组织这类活动涉及的问题较多，因此不可随意行事。事先要做出出行计划，要与参观学习的单位取得联系，让对方有所准备，以便做好接待、介绍、讲解等工作。人数多
29、，出行不便时，可化整为零，编成一个个小组，每小组有专人负责。如果外出时间较长，还应注意外出的饮水、食宿问题。游览活动能展现会议所在地文化特点或有特色旅游景点。组织游览活动既要考虑景点的代表性，还要考虑经费和交通以及安全等问题。组织人员要事先安排好接送车辆，清楚标记车号，出发前认真清点人数，避免漏掉。会间餐饮服务会间餐饮服务会议餐饮服务的工作程序010305020406制订方案制订方案印制和发放就餐凭证印制和发放就餐凭证统计就餐人数统计就餐人数预订餐厅预订餐厅就餐前检查就餐前检查商定菜谱商定菜谱会议时间在一天或一天以上的会议，一般要安排会议用餐。餐饮是会议进程中的重要环节，也具有交流感情、融洽关
30、系的重要作用。无论是普通的便餐，还是隆重的宴会，餐饮都体现会议的服务理念和公关理念，也反映会务工作人员的组织能力和礼仪水平。制定方案（）就餐时间。就餐时间一般要服从会议的总体安排，分为早餐、午餐和晚餐。（）就餐地点。应根据人数的多少，适当安排就餐地点。（）就餐标准。就餐标准要根据会议的规格而定，分别按早、午、晚三餐计算。（）就餐形式。就餐形式是指采用围餐还是自助餐等。（）就餐凭证，是指就餐时就餐人凭餐券还是会议证件就餐。（）食品安全措施，是指保障食品安全的具体措施。比如控制食材的采购渠道、检查食品生产环节的管理等。（）其他事项。预订餐厅一是餐厅的大小能否容纳会议全体与会者；二是餐厅的卫生条件是
31、否达标；三是饭菜的品种和质量是否满足要求；四是餐厅与会场或与会者驻地的距离是否适当，出行是否方便；五是就餐的价格是否合理；六是服务品质。统计就餐人数为了不造成浪费，会议就餐应随时统计就餐人数，特别是正餐和宴会。统计人数的方法可根据会议签到进行统计，也可分组统计，最后汇总。商定菜谱制定菜谱是一项技术性工作。丰俭得当、美味可口的饭菜是会务工作人员精到的点菜技巧的结果，与会者能从餐桌上的美味佳肴中感受到热情、体贴和尊重。因此，要重视菜谱的制定。在菜式的选择上要体现顾全大局、勤俭节约的原则，反对大吃大喝和铺张浪费。拟定菜单既要注意通行的常规，又要照顾到地方特色，还要注意照顾东西南北各地口味，照顾不同国
32、家和地区、不同民族的饮食习惯。在分量上，一般以每人每餐总食量400-500克为基本计算标准，根据地区或季节差异适当增减。印制和发放就餐凭证就餐凭证一般有两种：一种是印制专门的餐券，按会议实际召开的天数和餐数分别印制成单张餐券，在会议报到时放在文件袋中与会议文件一同发放，每次用餐时由工作人员或餐厅服务员收取，会务组凭所收餐票结账；另一种是凭会议证进入餐厅，结算按事先报告的人数计算。就餐前检查为确保与会人员就餐的安全和卫生，会务工作人员要在每餐餐前对饭菜质量、份数、卫生状况等进行必要检查，发现问题及时解决。宴会种类正式正式宴会宴会是按一定规格和要求、郑重其事地摆设的宴席。国宴是最高级别的正式宴会，
33、其他正式宴会规格和标准低于国宴，在服务程序和礼仪要求方面相对宽松。按规格分按规格分按就餐形式分按食物分便宴便宴是一种非正式宴会。便宴形式简便，除安排与会的主要嘉宾坐在一起外，其他与会者可以不排座次。餐前一般没有仪式，会议主要负责人可作简短非正式讲话，也可不作讲话。菜肴可酌情增减，气氛比较随和。工作餐工作餐是现代会议为提高效率而采用的一种非正式宴请方式。工作餐适合一天以内的短期会议，从会议规模看，既适合小型会议，也适合中大型会议。其他正式宴会一般在就餐前安排简短的仪式，由最高领导人致辞，有时也安排乐队奏席间乐，出席者均按正式宴会要求着装，按身份排位就座。宴会对餐具、酒水、菜肴道数、陈设以及服务人
34、员装束、礼仪等方面均有严格规定。宴会种类围围餐餐以宴会桌为中心围坐就餐。事先会务工作人员制定好菜谱，餐厅服务员按菜谱上菜。中式、西式宴会都可以采取这种形式。宴会桌可以是圆桌，也可以是方桌和长方桌。按规格分按就餐形式分按就餐形式分按食物分自助餐自助餐是一种餐具、食品和饮料由与会人员自己取用的用餐方式。自助餐可以设在室内，也可以设在室外，一般不排席位，自由入座而食，活动自由，取食随意，便于与会者之间进行深度交流，是会议拓展和延伸的另一种方式。分餐分餐是由服务人员事先将食物按人头分装在个人的食器中，直接端给就餐者用餐的一种方式。西式宴会一般多采用分餐式。宴会种类普通宴会普通宴会以冷盘、热菜、汤、甜食
35、为主要食物的宴会，可以是围餐，也可以是自助餐。按规格分按就餐形式分按食物分按食物分鸡尾酒会鸡尾酒会酒水为主，略备小吃，不设桌椅，可随意走动、自由交谈的一种灵活简便的聚餐方式，目前在世界范围内较为流行。主要在各种开幕、开张、签字仪式和庆典活动中使用。茶会茶会以饮茶为主，略备特色茶点和时令水果，围坐，形式自由灵活，气氛轻松活泼。目前一些学术性、论坛性会议常采用茶话会招待与会者。会间住宿安排会间住宿安排会议住宿的要求与考虑因素01房间总数和类别房间总数和类别承接会议时，会议组织者必须弄清楚酒店能为该会议提供的客房的准确数量和类型。02客房管理水平如何客房管理水平如何可通过自己的观察和体验来判断一家酒
36、店管理水平的高低，以确定是否可以合作。可以通过观察公共区域的客房管理来确定整个酒店的服务水平。03房间条件如何房间条件如何会议组织者应主要关心家具是否完好，有无现代化淋浴设备，有无足够的衣橱空间与衣架及有无冰箱和小酒吧等问题。为避免不必要的麻烦，组织者应该事先在给与会者发放的资料袋中夹入客房使用说明。此外，会务工作人员应设法与酒店沟通，将一部分客房划为可吸烟客房，或者专门辟出吸烟区，所有这些注意事项应事先通知与会者。04房间是否有多媒体设备房间是否有多媒体设备05是否向每个客房发放报纸是否向每个客房发放报纸这里所说的多媒体设备是指电视机、收音机、网络连接插口等，这对与会者保持与外界联络非常重要
37、。会议住宿要求安全、卫生。与会人员居住、活动应相对集中，尽量靠近会场，使会场、住宿、就餐、文娱活动等地点相距不远。住宿安排要人性化、合理化，有足够的停车场和方便的公共交通。会议住宿的要求与考虑因素06酒店是否有为贵宾准备的房间酒店是否有为贵宾准备的房间07是否有客房送餐服务是否有客房送餐服务08登记入住的效率如何登记入住的效率如何会务工作人员应该要求酒店为与会者提供便捷的登记入住服务，或要求饭店采取一些应急措施，如为与会者安排稍事休整的地方，并将他们的行李安顿好，以表示会议组织方与酒店在客房尚未准备好的时候对他们的关心。为保障快捷办理入住手续，会议工作人员可事先收取与会人员的身份证复印件和住房
38、押金。可要求与会者提前将复印件寄到会务组或传真到会务组，押金统一垫付，由会务组统一将复印件和押金交给酒店，提前办理入住登记手续，这样可以简化与会人员到达后的入住程序，尽快地安排客人休息。09何时退房何时退房会议住宿要求安全、卫生。与会人员居住、活动应相对集中，尽量靠近会场，使会场、住宿、就餐、文娱活动等地点相距不远。住宿安排要人性化、合理化，有足够的停车场和方便的公共交通。客房安排的原则优先权优先权房价结构房价结构会务工作人员事先提供给饭店一份VIP人员名单，并为他们安排特别的膳宿。应当为VIP人员安排环境较好、较为安静舒适的房间或套间，并考虑提供水果、酒水饮料和鲜花。在客人到达前一天会务工作
39、人员要检查并确认具体房间，掌握VIP人员的抵达时间，提前准备迎接。预订酒店时首先涉及的是房价问题。客房价格的主要形式有：公开价公开价价格没有任何折扣或优惠，这是饭店为便于簿记而采取的定价方法。公开价很少用于会议，除非团体很小或饭店出租率很高。滚动式房价滚动式房价是把所有房间除套间外都定价在最低价和最高价之间，而不考虑楼层及地理位置。这种价格又叫做无差别定价，小型会议比较适合使用无差别的价格。折扣价或优惠价折扣价或优惠价不少酒店采用这种方法，刺激办会团体，或从酒店竞争对手那里招徕更好的团体生意。大型会议更适合折扣价。茶歇与摄影茶歇与摄影茶歇茶歇是会议进行过程中的休息。茶歇间会议工作人员应做的工作
40、有：一是看提供的饮品和食品是否充足，以便随时补充；二是确保会场秩序。为缓解参会人员的疲劳，或因会议场次的变换，通常在一段会议中间，安排茶歇。茶歇的时间一般不要超过半小时，可提供茶水、咖啡、水果、糖果、点心等饮品和小食品，以补充与会者体力，缓解会议的紧张气氛，也借此时机补充纸、笔等用品和更换场地、调整会场布置等。会议摄影有两大作用：一是拍摄录像或照片，作为会议历史资料保存；二是作为与会人员的留念。会议安排集体摄影应重点注意三个问题：一是要选择高水准的摄影师和摄影器材；二是要安排好与会者的座次与组织好拍摄工作；三是要选择好背景，要充分体现出会议的主题和特点。摄影 选择摄影师和摄影器材会务工作人员要
41、从摄影技术、摄影器材的质量、冲洗和扩印照片的技术、照片的装饰水平、安全保密等方面确定摄影人员。摄影人员要提前准备好使用的相机、相机架等，并与会议工作人员协商，选择好摄影地点和背景，提早到拍摄现场实地查看、测距、测光等，以确保摄影质量符合会议主办方的要求。组织会议摄影与选取摄影背景摄影场地的背景要尽可能与会议的主题相吻合。一般喜庆的会议，摄影背景气氛要热烈；庄重严肃的会议，摄影背景气氛要庄重。背景要尽可能显示会场和会标。无法显示会场背景和会标时，应当要求摄影人员在后期制作时添加会标和会议召开时间，以作留念。拍摄地点要充分利用会场内和附近地势的自然落差；有条件的会议，也可以专门搭建合影台。摄影批次
42、摄影批次合影人数少时，可以全部一批完成拍摄；合影人数多时，可按区域、级别、部门等分批分类拍摄。会务工作人员应事先做好安排，并通知全体与会者，让大家知道自己所在的批次和拍摄的时间、地点，以及入场退场线路。合影排位合影排位会议合影排位，要按照与会人员的职务、级别等由高至低依次排列。按照通行礼仪，会议中心人物站在第一排正中间，按“以右为上、为大”原则依次左右排列，前后排列，主宾间隔。会务工作人员要做好排位的组织工作，安排好会议核心人物的位置，指挥合影人员有序地登上摄影台。让最后一排先上，依次登台，拍完后，让前排人员先走，依次下场。组织摄影组织摄影 选取背景选取背景背景选取要求背景选取要求思考与练习(
43、ppt7-10)二、有会议专家研究会议主持时的开场白，认为有开门见山式，就是用三言两语的开场白进入会议；有迂回入题式，就是借助相关或不太相关的内容，预设某种前提，使人在不知不觉中入题；有引发思考式，就是创设悬念或提出悬疑，构筑一个听众积极参与的空间；还有情绪渲染式，就是用自己的感情点燃与会者的情感火焰。对此，你有什么认识，能否各举出一例，尝试做会议主持人？(ppt31-36)问题思考：1.新闻发布会的筹备工作包括哪些内容？如何做好会议主题的确定和宣传材料的准备工作？(可结合第四、五章内容谈)2.对于新闻发布会后出现的媒体“沉默”或不利报道应怎样对待？(ppt27-30)3.怎样根据企业新闻的特点选择合适的媒体和记者？与媒体打交道时需要注意什么？(根据新闻发布会的内容来谈，言之有理即可)
