1、2022年12月30日星期五第九章会展现场管理第九章会展现场管理知识结构 一、展会现场管理布展、展中、撤展一、展会现场管理布展、展中、撤展 二、展览配套效劳搭建、物流、会展旅游、二、展览配套效劳搭建、物流、会展旅游、其他配套效劳其他配套效劳 三、会展危机管理三、会展危机管理一、会展现场管理 1、展前布展管理展台搭建展会开幕式和其他相关现场布置现场管理的原那么 找出能够出现的效果并作精细剖析。努力在不确定要素里找出尽量确定的要素。要有预案和预备力气。1、尽量应用效劳链外包效劳，停止监控。2、指定专人在专门时间担任专项任务，明前分工、分清职责、责任到人。3、关于重点任务，实行双重核对制度。4、对重
2、要环节，担任人应及早提出留意效果，实时监视。5、注重对暂时人员的短期培训。展览会现场管理对成功地办好一届展览会至关重要，现场管理做得不好会影响专业观众和参展商对展览会的满意水平，直至影响整个展览会的质量。2、展中现场管理阶段 展会开幕式的组织管理 观众注销注册效劳 参展商现场联络和效劳 媒体接待与采访 公关和重要接待效劳 现场安保任务 现场清洁任务 知识产权维护任务 有关信息搜集与整理 商谈下一届展会的协作、代理事宜一、观众注销和入场管理一、观众注销和入场管理观众注销处观众注销处为了提高任务效率，绝大少数展会组织者都倾向于把预先注销的观众为了提高任务效率，绝大少数展会组织者都倾向于把预先注销的
3、观众和现场注册的观众分开，有些展览会还进一步将现场注册的观众分红和现场注册的观众分开，有些展览会还进一步将现场注册的观众分红两类，即有名片的和无名片的，前者只需凭名片在观众注销处办好相两类，即有名片的和无名片的，前者只需凭名片在观众注销处办好相关手续就可以换取胸卡，后者那么要在主办方人员的指点下填写注销关手续就可以换取胸卡，后者那么要在主办方人员的指点下填写注销表，然后再到注销处操持手续。表，然后再到注销处操持手续。为了消磨人们在注销处的等候时间，一些展览会的主办单位还在入口为了消磨人们在注销处的等候时间，一些展览会的主办单位还在入口处设置了展览活动及论坛议程牌，这样无疑也便于人们尤其是现场注
4、处设置了展览活动及论坛议程牌，这样无疑也便于人们尤其是现场注册的观众预先了解展览会的总体结构和主要活动布置。册的观众预先了解展览会的总体结构和主要活动布置。二、展览会现场广告管理二、展览会现场广告管理 在这次大型展览活动中，主办单位获取广告支出的渠道很多，在这次大型展览活动中，主办单位获取广告支出的渠道很多，如展览快讯、展会会刊、户外广告牌、气球、标语等。如展览快讯、展会会刊、户外广告牌、气球、标语等。但无论采用什么样的广告载体，展会主办单位都必需制定明白、一但无论采用什么样的广告载体，展会主办单位都必需制定明白、一致的广告政策，做到对一切参展商一视同仁。即使制定有相应的优致的广告政策，做到对
5、一切参展商一视同仁。即使制定有相应的优惠措施，也应该让一切参展商都了解，而不应复杂地依据参展企业惠措施，也应该让一切参展商都了解，而不应复杂地依据参展企业的规模大小来决议能否给予其优惠。的规模大小来决议能否给予其优惠。三、参展商行为管理三、参展商行为管理 参展商行为管理的主要任务依据是参展合同。在布展尤其是参展商行为管理的主要任务依据是参展合同。在布展尤其是某参展商需求停止特装时、展开和撤展等不同阶段，展览会主办某参展商需求停止特装时、展开和撤展等不同阶段，展览会主办单位都应和参展商停止有效的沟通，确保它们的行为契合参展合同单位都应和参展商停止有效的沟通，确保它们的行为契合参展合同尤其是场馆的
6、运用规则。必要时主办单位可以采用强迫性措施，以尤其是场馆的运用规则。必要时主办单位可以采用强迫性措施，以维护绝大少数参展商的合理利益和保证整个展览会的顺利停止。维护绝大少数参展商的合理利益和保证整个展览会的顺利停止。四、平安管理四、平安管理 自自911911事情后，平安效果被提上世界展览业开展的重要议程，事情后，平安效果被提上世界展览业开展的重要议程，时至明天，平安的办会时至明天，平安的办会/展环境曾经成为现代城市开展展览业的重展环境曾经成为现代城市开展展览业的重要竞争力。展览会现场的平安管理主要触及三个方面，即偷盗、要竞争力。展览会现场的平安管理主要触及三个方面，即偷盗、火灾和卫生。为此，展
7、会主办单位需求和消防、卫生和公安等部火灾和卫生。为此，展会主办单位需求和消防、卫生和公安等部门自动联络，积极争取这些部门的支持。门自动联络，积极争取这些部门的支持。五、交通、物流管理五、交通、物流管理 对现场物流和交通的控制是展览会片面控制的至关重要的局部，对现场物流和交通的控制是展览会片面控制的至关重要的局部，理想上，交通也属于物流的范围，只不过这里的交通主要指现理想上，交通也属于物流的范围，只不过这里的交通主要指现场的交通工具、停车场及线路的规划，如展品运输车辆、巴士往场的交通工具、停车场及线路的规划，如展品运输车辆、巴士往复于地铁或机场与场馆之间、复于地铁或机场与场馆之间、TaxiTax
8、i、停车场等。、停车场等。展览会现场的物流管理任务十分繁琐，哪怕是看似复杂的停车展览会现场的物流管理任务十分繁琐，哪怕是看似复杂的停车场事务，也要充沛思索到展品运货司机、贵宾、参展商和专业观众场事务，也要充沛思索到展品运货司机、贵宾、参展商和专业观众的不同需求。的不同需求。关于大型展览活动而言，现场交通与物流管理的担任人至少应该掌握：一份相关联络人名单；场馆地图；展品抵达场馆的时间；现场交通规划草图；紧急状况应对方案；现场联络点，包括平安和志愿者。六、餐饮管理六、餐饮管理餐饮效劳是展览会质量的一个重要环节。餐饮效劳是展览会质量的一个重要环节。展览会主办单位可采取外包的方式，将展会时期餐饮区的运
9、营展览会主办单位可采取外包的方式，将展会时期餐饮区的运营权暂时转让给知名酒店或连锁餐厅，并经过合同条款对其菜单、份权暂时转让给知名酒店或连锁餐厅，并经过合同条款对其菜单、份量和价钱等停止严厉的约束，以确保现场餐饮效劳的质量。在这一量和价钱等停止严厉的约束，以确保现场餐饮效劳的质量。在这一点上，有些展览公司所采取的餐饮效劳地下招标的方法值得自创。点上，有些展览公司所采取的餐饮效劳地下招标的方法值得自创。还有一点需求强调，在展会餐饮区，餐饮效劳人员还应该对简易饭还有一点需求强调，在展会餐饮区，餐饮效劳人员还应该对简易饭盒等餐具停止及时清算，为参展商和专业观众营建一个良好的就餐盒等餐具停止及时清算，
10、为参展商和专业观众营建一个良好的就餐环境。环境。七、证件管理七、证件管理 通常来说，在一次展览会中，主办机构至少要印制通常来说，在一次展览会中，主办机构至少要印制 6 6种证件，种证件，区分发放给参展商、专业观众、任务人员包括主办机构、承办机区分发放给参展商、专业观众、任务人员包括主办机构、承办机构和协办机构的相关任务人员、筹撤展人员、媒体记者及与构和协办机构的相关任务人员、筹撤展人员、媒体记者及与会嘉宾包括指导和演讲嘉宾。会嘉宾包括指导和演讲嘉宾。另外，为了保证参展商、专业观众和嘉宾的停车位，场馆管理另外，为了保证参展商、专业观众和嘉宾的停车位，场馆管理方还会运用停车证。假设展览会拟出售门票
11、，主办单位需求事前向方还会运用停车证。假设展览会拟出售门票，主办单位需求事前向税务部门报告，在征得赞同前方可印制和出售门票。税务部门报告，在征得赞同前方可印制和出售门票。八、参展商和观众赞扬处置八、参展商和观众赞扬处置 在展览会举行进程中，不可防止地会存在一般参展商和专业观在展览会举行进程中，不可防止地会存在一般参展商和专业观众会对场馆现场管理、餐饮配套效劳等表示不满，并向主办单位接众会对场馆现场管理、餐饮配套效劳等表示不满，并向主办单位接待办公室提出赞扬，有些那么直接到问询处赞扬，这时迫切需求有待办公室提出赞扬，有些那么直接到问询处赞扬，这时迫切需求有一个专门的机构来处置各种赞扬。一个专门的
12、机构来处置各种赞扬。例如，在第二届中国深圳消费商品推销大会上，组委会在例如，在第二届中国深圳消费商品推销大会上，组委会在总效劳台设立了问询赞扬处，担任回答参展商和观众的问询，并处总效劳台设立了问询赞扬处，担任回答参展商和观众的问询，并处置各种赞扬，收到了比拟好的效果。置各种赞扬，收到了比拟好的效果。九、旧事管理九、旧事管理 普通来说，国际普通来说，国际 1 1 万平方米以上的展览会都会在现场设立旧万平方米以上的展览会都会在现场设立旧事中心或旧事办公室，以便参展商和主办单位能及时发布各种信息。事中心或旧事办公室，以便参展商和主办单位能及时发布各种信息。旧事中心的硬件设备和人员装备应依据展会规模等
13、实践状况决议。旧事中心的硬件设备和人员装备应依据展会规模等实践状况决议。另外，展览会主办单位往往会布置专门的旧事主管，担任一致发布另外，展览会主办单位往往会布置专门的旧事主管，担任一致发布展览会的官方信息，并接受媒体的采访；所委任的旧事主管必需擅展览会的官方信息，并接受媒体的采访；所委任的旧事主管必需擅长言辞，举止落落小气，并十分熟习展览会的相关状况。长言辞，举止落落小气，并十分熟习展览会的相关状况。十、知识产权维护任务十、知识产权维护任务 主办方应在现场设立专门办公室，并延聘专职律师咨询。基本原那么：坚决支持应用展览侵犯知识产权。用证据讲话。原告方如有异议，有申辩权益，但须提供证据。否那么暂
14、时撤下有疑问的展品。双方应在展后诉诸法律处置。十一、现场保洁管理 现场保洁区分由场馆方、主场搭建商和特装搭建商分工担任。展览场地内公共区域的清洁任务由场馆方担任，如通道、厕所、餐厅等。展台内的清洁按谁搭建、谁担任保洁原那么来担任。特装搭建商应在撤展时将展台内的装修渣滓清算带走。展览会布展和撤展管理一、布展管理一、布展管理布展任务普通在展览会开幕前几天举行，时布展任务普通在展览会开幕前几天举行，时间长短依展览会的不同规模和主题而定。譬间长短依展览会的不同规模和主题而定。譬如，大型汽车展或机械展往往需求近一个星如，大型汽车展或机械展往往需求近一个星期的时间，而消费品或珠宝首饰等主题的展期的时间，而
15、消费品或珠宝首饰等主题的展览会通常只需求一两天的时间。览会通常只需求一两天的时间。关于主办单位而言，布展就是对展览会现场关于主办单位而言，布展就是对展览会现场环境停止规划，对参展商、搭建商、运输商环境停止规划，对参展商、搭建商、运输商等的有关任务停止协谐和管理，从而为展览等的有关任务停止协谐和管理，从而为展览会正式开幕做好预备的准备阶段。会正式开幕做好预备的准备阶段。表表1 1 布展时期的主要任务内容布展时期的主要任务内容表表2 布展时期的主要任务内容布展时期的主要任务内容注：以上任务范围包括室外场地特殊搭建 租用光地的参展商均为特殊搭建展台，无论是由指定单位搭建还是自行搭建，均需在规则日期前
16、将展台设计黑色效果图、平面图和所用资料防火证明报给主办单位，以便及时上报消防部门批预备案。一切的搭建资料必需采用不燃或阻燃资料；未经赞同的方案，消防部门不允许在展馆内搭建。不委托指定搭建单位而自行搭建的参展商，展览馆规则需交纳以下两项费用方能准入搭建进馆前向指定搭建单位交纳。特殊搭建管理费，净面积200元/平方米/展期；搭建押金3000元/展台。施工人员施工证，暂时施工证50元/张。进馆前一天或当天在二楼现场效劳处操持。2、展台清洁展览会开幕前和展览会开放时期，参展商要坚持自己展台清洁，每天闭馆前请展商把废弃物品放在走廊废物箱里。3、展台搭建本卷须知关于租用光地的参展商，布展时，任何物品离空中
17、高度不得超越4米，并且不能超越所租展台的占地界限，如超越4米那么必需经过消防验收方可搭建。需求停止展台特殊搭建的参展商，请在规则日期前将设计效果图复印两份交主办单位审阅以获同意。关于租用规范展位的参展商，不允许私自拆搭展台。二、展览配套效劳 一展览搭建效劳 1、承建商的选择 2、展会承建商的职责 为参展商的提供规范摊位和特装展台的搭建，会展拱门、指示牌及名录牌等的制造，展具租赁等效劳，以及紧急加装、撤展等效劳。3、如何调查展位承建商 具有较为片面的知识和技术 有丰厚的阅历 提供合理的价钱 熟习展览场地及其设备 提供展位维护保养效劳配套效劳管理配套效劳管理在布展和撤展时期，展会主办单位应该为参展
18、商往往在布展和撤展时期，展会主办单位应该为参展商往往还包括一些媒体记者提供相关配套效劳，如出门证管还包括一些媒体记者提供相关配套效劳，如出门证管理、餐饮效劳、保安效劳和消防管理等。但是，许多展理、餐饮效劳、保安效劳和消防管理等。但是，许多展览会的组织者尚未注重布展和撤展时期的餐饮效劳，以览会的组织者尚未注重布展和撤展时期的餐饮效劳，以为还没有正式展开，这些事情应由参展商自己处置。为还没有正式展开，这些事情应由参展商自己处置。二展览物流效劳确定展会物流效劳商 1、报关代理效劳 2、国际运输代理效劳 3、海外运输代理效劳1 1、运前：仔细挑选运输商、运前：仔细挑选运输商2 2、运中：严密联络运输商
19、、运中：严密联络运输商3 3、进馆：迅速有序搬进场、进馆：迅速有序搬进场4 4、展后：妥善处置参展品、展后：妥善处置参展品展览会运输代理商管理 对运输商的现场管理对运输商的现场管理绝大少数状况下，展览会主办单位都对运输商绝大少数状况下，展览会主办单位都对运输商实行实行运输车辆出入证运输车辆出入证管理。罕见的规则有：管理。罕见的规则有：需求进入装卸区或展馆的车辆须事前到展馆物需求进入装卸区或展馆的车辆须事前到展馆物业管理处操持业管理处操持运输车辆出入证运输车辆出入证，凭证装卸货，凭证装卸货物；物；假设参展商自备货车运送展品到现场，请提早假设参展商自备货车运送展品到现场，请提早与大会指定运输代理商
20、联络卸货进馆事宜；与大会指定运输代理商联络卸货进馆事宜；存储和运送展品的纸板箱、板条箱、包装资料存储和运送展品的纸板箱、板条箱、包装资料和集装箱等不得存储在展馆内，参展商应和大和集装箱等不得存储在展馆内，参展商应和大会指定运输代理商联络寄存事宜。会指定运输代理商联络寄存事宜。三会展旅游确定会展旅游代理 四展览其他配套效劳 媒体与广告效劳 租赁效劳 后勤效劳 票务和接待效劳一、专业观众入场的基本顺序一、专业观众入场的基本顺序1 1、填写注销表、填写注销表2 2、操持证件、操持证件3 3、反省门票、反省门票4 4、支付观赏指南、支付观赏指南5 5、收费赠送或出售会刊、收费赠送或出售会刊6 6、观赏
21、引导、观赏引导专业观众管理与现场效劳专业观众管理与现场效劳 二、对专业观众的效劳二、对专业观众的效劳1 1、现场咨询、现场咨询2 2、商业搭对效劳、商业搭对效劳3 3、餐饮、休息和文娱效劳、餐饮、休息和文娱效劳商业搭对效劳的基本内容包括：商业搭对效劳的基本内容包括：观众停止在线登录时，选择感兴味的展品类别，展观众停止在线登录时，选择感兴味的展品类别，展会组织者将依据他们的兴味提供相应的参展商名单会组织者将依据他们的兴味提供相应的参展商名单和产品信息；专业观众在展览会网站上阅读参展商和产品信息；专业观众在展览会网站上阅读参展商名单，寻觅他们感兴味的参展商和产品；观众随即名单，寻觅他们感兴味的参展
22、商和产品；观众随即可商定与公司某一参展代表的现场谈判等。可商定与公司某一参展代表的现场谈判等。表表2 2 撤展时期的主要现场管理任务撤展时期的主要现场管理任务 二、撤展管理二、撤展管理三、会展危机管理 一会展危机的类型：可控制的、不可控制的 1、社会要素引发的危机：经济衰退、通货收缩、游行示威、罢工罢市、政治骚动以及恐惧要挟、战争涉及等。2、运作要素引发的危机：运营不善、管理不当、财力缺乏、协作者严重失误或中途参与等，形成混乱和失控。3、自然要素引发的危机：地震、海啸、飓风或暴雨、洪水等。4、平安要素引发的危机：政府活动招致的路途封锁、区域控制、偷盗、抢劫、爆炸、突发性食物中毒、踩踏损伤，以及火灾、漏电、严重污染等。二会展危机管理的基本顺序 危机的预防 举动预备 危机的识别 危机的控制 危机的处置 危机的提升与评价 三会展危机预防措施 树立会展危机管理预警机制 构建危机预控系统 会展保险的适当投入 四会展危机处置及恢复对策 树立会展危机管理的RCRR形式 Readiness,Communication,Response,Recovery 树立和健全会展危机管理机构 制定迷信 的危机处置战略 实施会展危机公关
