1、2会议的重要性会议的重要性n大多数企业在会议中决定其基本走向大多数企业在会议中决定其基本走向n90%以上的重大决策是通过会议制定的以上的重大决策是通过会议制定的n企业花在开会上的时间越来越多企业花在开会上的时间越来越多n开会的频率越来越高开会的频率越来越高9申请会议所需资金申请会议所需资金 n 确定会议规格确定会议规格 n 申请经费申请经费 口头口头书面书面10会场布置会场布置 n 选择会场选择会场 a.场地大小场地大小 b.附属设施齐全附属设施齐全 c.适当的开会设备适当的开会设备 d.会场氛围会场氛围 e.场地不受外界干扰场地不受外界干扰 n 布置会场布置会场 a.附属设施附属设施 b.准
2、备会议文件准备会议文件 11会场布置会场布置 提供完善的会议场所 会议桌 椅子 空调(会议开始前30分钟就要打开空调,使会场温度适宜)照明.光线(柔和平静感,比办室稍暗点)书写工具 钟(失去对时间的控制,与会者的报告就会没完没了)屏幕 放映机 音响12會議通知需知n會議名稱會議名稱:明確點出主題明確點出主題,使人一目了然使人一目了然(如如E_MAILE_MAIL主旨主旨)n目的目的:應詳盡說明應詳盡說明,方便成員們做相關的資料搜集方便成員們做相關的資料搜集n時間時間n地點地點n議程議程:應包含開會預定結束時間應包含開會預定結束時間n準備資料準備資料n與會人員與會人員n主辦單位主辦單位13讨论：
3、各种会场的利与弊讨论：各种会场的利与弊会场类型会场类型优点优点缺点缺点圆桌型圆桌型椭圆型椭圆型口字型口字型U型型教室型教室型1415面对面就座面对面就座 当你在讨论问题或试图作出决定时，安排当你在讨论问题或试图作出决定时，安排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边两边 主席坐在团队成员之间 1617显示等级显示等级 如果你希望显示等级，让主席坐在如果你希望显示等级，让主席坐在长方桌子的顶端，其他与会者座位长方桌子的顶端，其他与会者座位按资历递降顺序就坐按资历递降顺序就坐 主席坐在长桌主席坐在长桌的顶端的顶端 资历最浅者资历最浅者坐在离主席坐在离主席最远处最
4、远处 181920自由讨论自由讨论 如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注，如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注，在会议中用一张圆桌在会议中用一张圆桌 主席可坐主席可坐在任何一在任何一个位置上个位置上 21布置会场布置会场礼堂式屏幕屏幕主席台幻灯机服务人员区评价:优点是在留有过道的情况下,能最大程度地摆放座椅,缺点是与会者没地方放资料,记录也不便.22布置会场布置会场教室式屏幕主席台幻灯机服务人员区评价:这种布置风格针对不同的房间面积和与会者人数在安排上有一定的灵活性,而且狭长的会场设置便于与会注意力的意中服务人员入口23布置会场布置会场弦月式屏幕主席台幻灯机服务人员区评价:因为椅子只放在桌
5、子的一面,所有的与会者都面向主持人,方便主持人与与会者目光交流.服务人员入口饮料处24布置会场布置会场 方形中空式评价:当讨论问题或试图作出决定时，安排持相反意见的两派成员坐在长桌的相对两边，有利于决议的顺利产生。服务人员入口25布置会场布置会场椭圆式屏幕主席台幻灯机服务人员区评价:一般适宜于20人左右的内部会议服务人员入口饮料处26安排食宿和茶水安排食宿和茶水 n 食宿食宿 a.用膳用膳 b.住宿住宿 n 茶水茶水 27一杯香茶可赢得交易机会一杯香茶可赢得交易机会28角色练习角色练习n表演会议期间奉茶的礼仪表演会议期间奉茶的礼仪29给客人斟茶的注意事项给客人斟茶的注意事项n当桌子上放有资料文
6、件时，不要勉强客人当桌子上放有资料文件时，不要勉强客人收拾整理，而应说：收拾整理，而应说：“茶放这儿行吗？茶放这儿行吗？”并等待客人的回答，按客人意愿行事。并等待客人的回答，按客人意愿行事。n开会时，如果出席者众多，可请同事帮忙，开会时，如果出席者众多，可请同事帮忙，一人端着茶盘，另一人专为客人上茶。一人端着茶盘，另一人专为客人上茶。30n茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱，茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱，先道歉，后擦拭。切记：斟茶时，务必先道歉，后擦拭。切记：斟茶时，务必带上干净毛巾。带上干净毛巾。n有茶和糕点时，要先将糕点放在客人左有茶和糕点时，要先将糕点放在客人左手边，再将茶置于客人正中
7、略偏右手侧。手边，再将茶置于客人正中略偏右手侧。n洽谈时间较长，在一至一个半小时内，洽谈时间较长，在一至一个半小时内，应更换茶叶。应更换茶叶。给客人斟茶的注意事项给客人斟茶的注意事项31上茶时的七个程序上茶时的七个程序n两手端茶盘，盘子高度位于胸部两手端茶盘，盘子高度位于胸部n敲门，并说：敲门，并说：“对不起！对不起！”进入接待室进入接待室n止步立正，轻轻点头致意止步立正，轻轻点头致意n将茶盘的一端置于桌子侧面将茶盘的一端置于桌子侧面32n桌上不能放盘时，则左手拿盘，右手取茶壶桌上不能放盘时，则左手拿盘，右手取茶壶n用毛巾擦净茶壶底，用手从下方托住毛巾用毛巾擦净茶壶底，用手从下方托住毛巾n上茶
8、结束后，左手拿茶盘，使盘紧靠左腋下；上茶结束后，左手拿茶盘，使盘紧靠左腋下；走到门口时，再次向客人点头致意，退出接待走到门口时，再次向客人点头致意，退出接待室。室。上茶时的七个程序上茶时的七个程序33 会间的组织服务会间的组织服务 1、签到签到 2、安排就座安排就座 3、做好会议记录和录音做好会议记录和录音 4、会场服务会场服务34 签到签到 n 签到形式签到形式 薄式薄式卡片式卡片式代签代签n 签到时的接待工作签到时的接待工作 35安排就座安排就座 n 要适合会议性质要适合会议性质n 让报告者坐中央让报告者坐中央 n 会议主持人的座位会议主持人的座位 n 秘书的座位秘书的座位 36做好会议记
9、录做好会议记录 n 会议记录构成会议记录构成 n 会议记录方式会议记录方式 n 会议记录写作会议记录写作 37小组讨论小组讨论n设计会议记录表格（设计会议记录表格（5分钟）分钟）38 会议名称会议名称 时间时间 主席主席 会议目的会议目的 出席人数出席人数 缺席人数缺席人数 缺席理由缺席理由 会议内容会议内容和决议事项和决议事项 决议事项决议事项 的实施的实施 实施项目实施项目 负责人负责人 或部门或部门 完成期限完成期限 出席人出席人 盖盖 章章 特别事项特别事项 39会场服务会场服务 n 转接电话转接电话n 突发状况突发状况 n 建议休息建议休息 n 协助上司掌握、控制会议进程协助上司掌握、控制会议进程 40会议的善后处理会议的善后处理1、会场清理、会场清理2、印发会议记录、印发会议记录3、资金、资金4、会议的总结工作、会议的总结工作41会场清理会场清理 n 安排与会人员的离会安排与会人员的离会n 会议文件的回收、立卷、会议文件的回收、立卷、归档归档 42 印发会议记录印发会议记录n 完善会议记录完善会议记录 n 起草会议纪要起草会议纪要 n 确定印发范围确定印发范围 n 接收者确认接收者确认n 签发会议执行文件签发会议执行文件43
