1、会务工作汇报秘书科 一、会务基本情况n内涵o 围绕会议（活动）主题和目的而进行的一系列工作。n 特点o 服务性：会务服务于会议，它的一切活动都是为了会议的正常进行。o 事务性：会务工作具有很强的操作性。o 综合性：为众多人服务，决定了会务工作的综合性。o 时效性：会议总是在特定时间召开，所有参与人员都必须具有强烈的时效意识，会务工作人员也不例外。一、会务基本情况n常见会议形式o 座谈会、会办会、调研会、纪念会、追悼会、交流会、报告会、传达会、演讲会、庆祝会、总结会、表彰会、动员会、运动会、协商会、联欢会、招待会、团拜会；党代会、人代会、政协会；宴会、文艺晚会o 纪念活动、慰问活动、检查评比活动
2、、参观活动、会谈活动、拜会活动、展览活动、凭吊活动、采风活动o 奠基、揭牌、开业、庆典一、会务基本情况n程序o 确定主题o 制发通知o 安排会务o 检查落实o 应急准备o 收尾清理一、会务基本情况n程序o 确定主题o 制发通知o 安排会务o 检查落实o 应急准备o 收尾清理一、会务基本情况n会务工作者的素质要求o 基本素质n善服务、识大体、守规矩o 专业知识n主要指文字材料方面o 工作能力n指挥能力n协调能力n应变能力n“眼里容不得沙子”的发现问题能力（补位）二、会议的确定n 目标、主题（必要性）o 未列入“两办”会议计划的会议不得召开（领导特批除外），能以文件、电话安排的工作不开会。n 规模
3、和方式o 宁简勿繁n 无事无责的人不请、职务可大可小的请小。n 内容相同、相近的会合并召开，人员相同、相近的会套开或连续召开。o 该来的一个也不能少，不需要的一个也不要多二、会议的确定n时间/时长o 尽量精简内容、压缩时间。n管理学中的“精简与效率原则”，请自行baidu。n地点o 根据会议的目的，选取合适的地点。n考虑因素包括但不限于如下内容：是交流还是宣讲、是否需要合影、用餐、交通、住宿等。n比如：中共第一次会议的地点前半段在上海法租界望志路一0六号，后半段在浙江嘉兴的一条游船上。n再比如：1990年第一次政报协作会议是在武汉至重庆的“扬子江”号邮轮上召开的。n我们领导开调研会也经常在考斯
4、特上进行。n经费三、会务人员的组成与培训n人员类别o 专职人员o 外聘专业人员o 临时人员n 会务人员的选用原则o 因需设岗、人岗匹配n 会务人员的培训（筹备会）o 目的：增加对会议的了解、增进人员之间的交流与了解、提高实际业务水平。o 内容：会议程序、每人职责、每个细节的规范。四、会议通知n何时通知o 如有可能，越早越好，方便参会人员提前做好准备，实在不行，可以发预备通知。n关于的XXX的预备通知。n一些“紧急通知”本身的内容早就在准备，但等发通知的时候就紧急的了。为什么？市府办部分科室发通知，从来没有提前半天的，正常是提前2-3个小时，甚至半小时。换位思考？n如何通知o 电话、网络、短信n
5、 通知谁o 参会人员、会务人员、保障人员效率&证据四、会议通知n通知什么o 主题、时间、地点、人员、任务、职责o 需要提前研究的会议材料n 通知信息的反馈o 地点预约反馈o 人员（参会人员、服务人员、保障人员）反馈o 设备反馈（供水、供电、餐饮、车辆等）五、会议材料n方案/日程表/会议须知n 证件/选票o 代表证、工作证、记者证、司机证、专用票据o 各类选票o 通行证、专用物品证时间活动安排地点陪同人员9月12日（周六）14:30迎 候高速路出口王 艳赵 明15:00入住酒店XX国际酒店五、会议材料n 各类讲话稿o 事先一定更要和发言人沟通。o 材料定稿要有一定的提前量。o 放在合适的位置，及
6、时提醒。（印度在联合国的发言）n 其它材料o 颁奖音乐、视频短片、PPT、宣传资料、新闻通稿等。六、会议场地的布置n 布置原则o 气氛适度配合活动主题，比如婚宴。o 以人为本重点突出“人”。o 方便使用指示标志、文字说明。o 右手为上、正对门为上n 会标：醒目、鲜明、准确，字体规范、端正、大方n 标语、空飘、气球、烟花n 徽铭o 党徽、国徽、军徽、团徽、n 旗帜、背景板六、会议场地的布置n 人员站位o 引导人员：前进方向左右45位置o 会务人员：会场四角，门口n 设备布置o 音频：足够数量的话筒、多路信号保障、录音设备o 视频：要分别考虑台上台下视角问题o 灯光：不熟悉的场地需提前“彩排”，请
7、专业灯光、摄影人员现场检查，确保效果o 空调：冬天18以上，夏天25以下，不能有异味、噪音o 饮用品：茶、水，毛巾七、吃住行吃n 工作餐o 人员确定n多少人来吃，有没有特殊要求（民族、种族），比如：印度教不吃牛、回民不吃猪o 菜品n菜品应符合大众口味，兼具地方特色，不是绝对自信不要做客人的家乡菜o 形式n大型会议尽量使用自助餐的形式n桌餐（围餐）要注意席卡摆放。七、吃住行吃n 圆桌餐卡o 原则左为上。o 方案一：按职务级别，由主到次。n比如领导班子会后用餐o 方案二：按职务级别，与客人交叉而坐。n比如接待市府办领导n 祝酒：入乡随俗。一般对客人不作过多要求。n 上菜：o 按照冷菜、饮料、酒水、
8、热菜、汤、主食、点心、水果顺序，人多时要保证上菜速度。七、吃住行住n 住地设施要求o 卫生、基本生活设施、房间设备、餐饮o 活动场地要求（健身、游乐设施）o 停车场地要求n住宿安排o 套间、单间、标间、特殊用房（医疗、临时会议室）n 通讯保障o 涉密要求o 电话、网络、无线基站一般外包，特殊情况下，需要亲自检查七、吃住行行n 迎送o 时间：绝对不能迟到o 地点：机场、车站、高速路出口o 位置：多看看新闻联播，尽量站在客人下车（飞机）能直接看到的位置，列队站好。o 礼仪：n不认识的客人需事先取得联系n见面介绍，按照“从高到低、先主后次、避免重复”的原则n握手（拥抱、致军礼）：不可学习印度阿三n出
9、入走正门n迎送职级对等七、吃住行行n 迎送o 车辆：n宁多勿缺n每辆车上要有跟车联络人n行驶路线以顺畅、不走回头路为原则，下乡慰问、现场办公等会议，条件允许的情况下，尽量做到提前“踩点”七、吃住行行n 陪同o 人员确定n业务对等n性别对等n身份对等n餐饮、住宿、乘车标准与其身份一致o 陪同人员应知事项n客人基本情况n此行目的n全程接待计划八、宣传报道n 宣传报道的确定o 确定报道原则：n通稿n自由采访：建议以记者会、新闻发布会的形式进行绝对的自由采访会容易造成混乱，信息不受控制（2014.8.2昆山工厂爆炸事故）o 确定媒体数量和人数n媒体类型：纸媒、网络、电台、电视n采访数量和人数八、宣传报
10、道n 配合采访o 主题采访o 专题采访o 随队采访o 新闻发布会n 新闻刊播o 内容审核（不可学南京）o 图片审核 记者也是人，搞新闻是他的工作，是混饭吃的工具（昆山）九、硬件保障及其它n 水、电、气九、硬件保障及其它n 医疗卫生（清远马拉松）n 舞台设备（四川合唱地道战）n 会议礼物（武汉鸭脖）n2008年7月14日，一家中央单位的全国性工作会议在武汉召开，该单位驻汉办事处作为东道主，特意选购了一批精武鸭脖作为礼品送给与会代表。但就是这一举动，几乎让东道主丢尽颜面。n13日，会议东道主找到位于汉口精武路上的“九九精武”食品经贸发展有限公司，定购了46盒鸭脖，共计4600元。会议结束后，大多数
11、与会代表带着这一武汉特产高兴地回到全国各地。15日晚，几名未来得及离汉的代表拆开鸭脖品尝。没想到刚一打开包装，大家都皱起了眉头：鸭脖子散发出一阵异味。九、硬件保障及其它n经费保障n会议的检查与彩排o 会标和标语、徽铭和旗帜、桌椅、席卡、通道、交通、灯光、音像、天气、指示标志o 文字材料检查：须知、材料、简报、资料、主持词、讲话稿、文件、证件、票据、文具o 食宿检查：场地、桌椅、菜式、卫生、客房、服务员、联络员、停车、调度o 其它：活动方案落实情况，医疗、十、检查与彩排检查n 会标和标语、徽铭和旗帜、桌椅、席卡、通道、交通、灯光、音像、天气、指示标志n 文字材料检查：须知、材料、简报、资料、主持词、讲话稿、文件、证件、票据、文具n 食宿检查：场地、桌椅、菜式、卫生、客房、服务员、联络员、停车、调度n 其它：活动方案落实情况，医疗、消防、水电气、证件、安检十、检查与彩排彩排n 全员到位n 按计划完成预演内容n 用挑剔的眼光找问题n 及时总结情况、发现问题、探索解决方案n 有保密需要的会议做好保密工作总结o 凡事预则立，不预则废 礼记中庸 o 不以规矩，不能成方圆孟子离娄章句上 o 业精于勤荒于嬉，行成于思毁于随 韩愈劝学解 及时 规范 准确
