1、 河北地质职工大学河北地质职工大学会计电算化会计电算化课件课件 财务软件使用教程财务软件使用教程，孙莲香主编，清华大学出版社，孙莲香主编，清华大学出版社第五章第五章报表处理系统概述报表处理系统概述河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程系统学习自定义简单报表和利用报表模板生成报表的基本知识和操作方法。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程思思 考考 题题 河北地质职工大学河北地质职工大学会计电算化会计电算化课件课件 财务软件使用教程财务软件使用教程，孙莲香主编，清华大学出版社，孙莲香主编，清华大学出版社报表格式设计报表格式设计5.1河北地质职工大学会计电算化课
2、件 河北地质职工大学精品课程期末所有经济业务登记入账后，财务人员必须以日期末所有经济业务登记入账后，财务人员必须以日常核算资料为依据，通过整理、汇总编制用以常核算资料为依据，通过整理、汇总编制用以集中反映企业某一特定日期财务状况以及某一集中反映企业某一特定日期财务状况以及某一特定时期经营成果和现金流量情况的财务报告，特定时期经营成果和现金流量情况的财务报告，它一般由财务报表体系和财务状况说明书两部它一般由财务报表体系和财务状况说明书两部分构成，其中财务报表体系是核心内容。分构成，其中财务报表体系是核心内容。会计电算化后，各类财务报表的编制也通过计算机会计电算化后，各类财务报表的编制也通过计算机
3、来完成。根据计算机技术与会计报表的编制方来完成。根据计算机技术与会计报表的编制方法相结合设计出的专门用于报表数据处理的软法相结合设计出的专门用于报表数据处理的软件，称之为报表系统。件，称之为报表系统。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程一、报表处理系统主要功能一、报表处理系统主要功能用友用友UFO报表系统的主要功能有以下报表系统的主要功能有以下7个方面：个方面：第一，提供各行业报表模板。第一，提供各行业报表模板。第二，文件管理。第二，文件管理。第三，格式管理。第三，格式管理。第四，数据处理。第四，数据处理。第五，图表功能。第五，图表功能。第六，打印功能。第六，打印功能。河北
4、地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程二、报处理表系统基本概念二、报处理表系统基本概念(一一)简单表和复合表简单表和复合表按报表的复杂性分，报表可以分为简单表和复合表按报表的复杂性分，报表可以分为简单表和复合表两类。两类。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程1简单表。简单表。由若干行和列组成的报表，常见的资产负债表、利由若干行和列组成的报表，常见的资产负债表、利润表、现金流量表都是属于简单表。润表、现金流量表都是属于简单表。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程2复合表。复合表。由若干简单表组成的报表。图由若干简单表组成的报表。图5-1就是一
5、个复合表就是一个复合表河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程(二二)固定表和可变表固定表和可变表1.固定表。固定表。在一个报表文件中，每一张表页的行数和列数都相在一个报表文件中，每一张表页的行数和列数都相同的报表，这一类报表的格式不随着经济业务同的报表，这一类报表的格式不随着经济业务的变化而变化。的变化而变化。常见的资产负债表、利润表、现金流量表都是属于常见的资产负债表、利润表、现金流量表都是属于固定表。固定表。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程2.可变表。可变表。在一个报表文件中，每一张表页的行数
6、或列数都可在一个报表文件中，每一张表页的行数或列数都可能不相同的报表，这一类报表的格式往往随着能不相同的报表，这一类报表的格式往往随着经济业务的变化而变化。它可以分为行可变表经济业务的变化而变化。它可以分为行可变表和列可变表两种。和列可变表两种。图图5-2就是一张行可变表，表中的第就是一张行可变表，表中的第7行直接跳到了行直接跳到了第第17行，表示在这里可以增加行，表示在这里可以增加10行。行。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程在这个报表文件中，每一张报表分别反映不同月份在这个报表文件中，每一张报表分别反映不同月份的
7、教职工信息。的教职工信息。由于学院不断引进各类人才以及老教职工的离退休，由于学院不断引进各类人才以及老教职工的离退休，因此每个月的报表所需要的行数是不同的，它因此每个月的报表所需要的行数是不同的，它随着人数的变化而变化。随着人数的变化而变化。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程(三三)关键字关键字关键字是区分不同报表的标志。在一个报表文件中，关键字是区分不同报表的标志。在一个报表文件中，可能包含着多个单位、不同时期的报表，这时可能包含着多个单位、不同时期的报表，这时如果需要快速准确地搜索到所需要的报表，就如果需要快速准确地搜索到所需要的报表，就需要有一个对表页能够进行定位、
8、辨识的特殊需要有一个对表页能够进行定位、辨识的特殊标志，这个特殊标志就是关键字。标志，这个特殊标志就是关键字。常见的关键字有单位名称、单位编号、年、月等常见的关键字有单位名称、单位编号、年、月等。也可以自行定义关键字。也可以自行定义关键字。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程(四四)报表单元报表单元1单元单元任何一张报表都是由行和列构成的，由行和列组成任何一张报表都是由行和列构成的，由行和列组成的方格称为单元，它是组成报表的最小单位。的方格称为单元，它是组成报表的最小单位。在二维报表中，单元的名称由表示列的字母和表示在二维报表中，单元的名称由表示列的字母和表示行的数字组成，
9、如行的数字组成，如D5就表示第就表示第5行第行第4列的单元。列的单元。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程一个单元总是落实在某个报表文件中的某一页上，一个单元总是落实在某个报表文件中的某一页上，因此单元的完整描述为：因此单元的完整描述为：“报表名报表名”单元名称单元名称表页号。表页号。在报表在报表“资产负债表资产负债表”第第5张表页上的张表页上的C6单元表示单元表示为：为：“资产负债表资产负债表”C65河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程当表页省略时，即单元描述为当表页省略时，即单元描述为“报表名报表名”单元名单元名称时，系统默认单元在指定报表的第称时，
10、系统默认单元在指定报表的第1页上；页上；当单元在当前报表的当前页上时，报表名可以省略。当单元在当前报表的当前页上时，报表名可以省略。如如B6就表示当前表页的就表示当前表页的B6单元。单元。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程2单元区域单元区域自起点单元至终点单元所组成的一个长方形矩阵叫自起点单元至终点单元所组成的一个长方形矩阵叫做单元区域。做单元区域。最小的区域就是一个单元；最小的区域就是一个单元；最大的区域就是一张完整的报表。最大的区域就是一张完整的报表。区域的表示方法为用形成区域对角线的两个单元名区域的表示方法为用形成区域对角线的两个单元名称表示，不分先后顺序，即：起点
11、单元名称：称表示，不分先后顺序，即：起点单元名称：终点单元名称。终点单元名称。完整的表示方法为：完整的表示方法为：“报表名报表名”区域名称区域名称表页表页号号。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程当表页省略时，系统默认区域在指定报表的第当表页省略时，系统默认区域在指定报表的第1页页上；上；报表名和表页号都省略时，表示区域在当前报表的报表名和表页号都省略时，表示区域在当前报表的当前表页上。当前表页上。区域区域B5:F9也可以表示为也可以表示为F9:B5、B9:F5、F5:B9。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程由整行或整列组成区域的表示方法为：由整行或整
12、列组成区域的表示方法为：“A”表示第表示第A列列(或第或第1列列)所有单元组成的区域；所有单元组成的区域；“A:D”表示第表示第A列到列到D列所有单元组成的区域；列所有单元组成的区域；“#5”表示第表示第5行所有单元组成的区域；行所有单元组成的区域；“#5:#6”表示第表示第5行和第行和第6行所有单元组成的区域。行所有单元组成的区域。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程3组合单元组合单元将相邻的两个或两个以上的单元组成的区域作为一将相邻的两个或两个以上的单元组成的区域作为一个单元加以使用，这个单元就称为组合单元。个单元加以使用，这个单元就称为组合单元。在设计报表格式时，通过
13、组合单元的设置，可以使在设计报表格式时，通过组合单元的设置，可以使得报表的格式达到多样化，制作出各种各样的得报表的格式达到多样化，制作出各种各样的报表文件，满足不同使用者的需要。报表文件，满足不同使用者的需要。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程(五五)报表格式报表格式每一张报表都有一定的格式，报表格式包括：每一张报表都有一定的格式，报表格式包括：河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程1表样格式表样格式表样格式是指空白报表所具有的内容，包括标题、表样格式是指空白报表所具有的内容，包括标题、表头、表体、表尾和所有辅助说明的文字等内表头、表体、表尾和所有辅助说
14、明的文字等内容。容。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程2单元类型单元类型单元类型是对单元内容所作的分类。包括字符型、单元类型是对单元内容所作的分类。包括字符型、数值型、表样型等内容。数值型、表样型等内容。如果单元类型属于表样，那么在同一个报表文件的如果单元类型属于表样，那么在同一个报表文件的不同表页中，该单元的内容永远是相同的；不同表页中，该单元的内容永远是相同的；如果是字符型或数字型，那么在同一个报表文件的如果是字符型或数字型，那么在同一个报表文件的不同表页中，该单元的内容很可能是不相同的。不同表页中，该单元的内容很可能是不相同的。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地
15、质职工大学精品课程3单元格式单元格式单元格式是指单元内容的显示格式。如左对齐、居单元格式是指单元内容的显示格式。如左对齐、居中、右对齐等中、右对齐等河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程4公式公式公式是指报表单元数据来源或数据间关系的表达式。公式是指报表单元数据来源或数据间关系的表达式。如反映数据来源于账簿的账务取数函数如反映数据来源于账簿的账务取数函数,数据来源于数据来源于报表的报表取数函数、审核公式、舍位平衡公报表的报表取数函数、审核公式、舍位平衡公式等等。式等等。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程(六六)格式状态和数据状态格式状态和数据状态1格式状
16、态格式状态格式状态是指设置、修改空白报表的状态，如设置格式状态是指设置、修改空白报表的状态，如设置标题、表头、报表项目、表尾、设置单元公式、标题、表头、报表项目、表尾、设置单元公式、设置单元类型等。设置单元类型等。在格式状态下，看不到数据。在格式状态下，看不到数据。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程2数据状态数据状态数据状态是指编制报表、对表内数据进行加工、汇数据状态是指编制报表、对表内数据进行加工、汇总及其他处理的状态。总及其他处理的状态。在数据状态下，看得到报表的格式和数据，但不能在数据状态下，看得到报表的格式和数据，但不能修改报表格式。修改报表格式。河北地质职工大学
17、会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程三、报表制作基本流程三、报表制作基本流程在会计电算化状态下，编制报表的流程可以分为三在会计电算化状态下，编制报表的流程可以分为三步，步，第一步是报表的格式定义，包括空白报表的设置和第一步是报表的格式定义，包括空白报表的设置和报表公式的定义；报表公式的定义；第二步是报表的数据处理，包括报表的编制和图形第二步是报表的数据处理，包括报表的编制和图形处理；处理；第三步为报表的打印输出。第三步为报表的打印输出。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程具体流程可以分为具体流程可以分为7个步骤：个步骤：第第1步，启动报表系统，建立报表文件；步，启动报表
18、系统，建立报表文件；第第2步，设计报表的格式；步，设计报表的格式；第第3步，定义各类公式；步，定义各类公式；第第4步，报表数据处理；步，报表数据处理；第第5步，报表图形处理；步，报表图形处理；第第6步，打印报表；步，打印报表；第第7步，退出报表，如图步，退出报表，如图5-3所示。所示。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程三、自定义报表格式三、自定义报表格式自定义报表格式是指用户根据自身管理的需要和其自定义报表格式是指用户根据自身管理的需要和其他爱好自行设计报表的表头、报表项目和表尾。他爱好自行设计报表的表头、报表项目和
19、表尾。这种方式非常适用于这种方式非常适用于单位内部报表单位内部报表的制作。的制作。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程自定义报表格式的具体步骤。自定义报表格式的具体步骤。1.调用调用“文件文件”菜单下的菜单下的“新建新建”功能，首先建立功能，首先建立一个空白的报表格式。一个空白的报表格式。2.设置报表尺寸，即设定报表的行数和列数。设置报表尺寸，即设定报表的行数和列数。单击单击“格式格式”菜单下的菜单下的“表尺寸表尺寸”，此时系统会弹，此时系统会弹出一个输入对话框，要求输入新表的行数和列出一个输入对话框，要求输入新表的行数和列数，本例为数，本例为20行行4列，输入之后点击列，
20、输入之后点击“确认确认”即形成一张只有即形成一张只有20行行4列格式的新表。列格式的新表。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程3.定义行高和列宽。如图定义行高和列宽。如图5-4所示。所示。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程4.画表格线。画表格线。选中需要画线的区域，单击选中需要画线的区域，单击“格式格式”菜单下菜单下“区域区域划线划线”，选择，选择“网线网线”。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程5.定义组合单元，即把几个单元作为一个使用。定义组合单元，即把几个单元作为一个使用
21、。选取选取A1：D1区域，单击区域，单击“格式格式”菜单下的菜单下的“组合组合单元单元”，在随后弹出的，在随后弹出的“组合单元组合单元”窗口中点窗口中点击击“整体组合整体组合”，将该区域合并成一个整体，将该区域合并成一个整体，输入报表名称输入报表名称“利润表利润表”。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程6.设置表内项目。设置表内项目。在在A4、B4、C4、D4单元内分别输入单元内分别输入“项目项目”、“行次行次”、“本月数本月数”、“本年累计本年累计”，在，在A5单元输入单元输入“主营业务收入主营业务收入”，其余依此类推。，其余依此类推。河北地质职工大学会计电算化课件 河北
22、地质职工大学精品课程7.设置字体，即设置单元的字型、字体、字号、颜设置字体，即设置单元的字型、字体、字号、颜色、图案、折行显示等。色、图案、折行显示等。分别选中标题所在的组合单元分别选中标题所在的组合单元A1：D1、区域、区域A4：D20、，单击、，单击“格式格式”菜单下菜单下“单元属性单元属性”，弹出弹出“单元属性单元属性”对话框，选择对话框，选择“字体图案字体图案”页面，确认字体为页面，确认字体为14，对齐方式为居中。，对齐方式为居中。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程8.设置单元属性。设置单元属性。把固定内容的
23、单元如把固定内容的单元如“项目项目”、“行次行次”、“期初期初数数”、“期末数期末数”等定为等定为表样表样单元，把需要输单元，把需要输入数字的单元定为入数字的单元定为数值数值单元。单元。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程9.确定关键字在表页上的位置，如单位名称、年、确定关键字在表页上的位置，如单位名称、年、月等。月等。分别选中分别选中A3、B3单元，单击单元，单击“数据数据”菜单下菜单下“关关键字键字/设置设置”项，弹出关键字设置对话框，分别项，弹出关键字设置对话框，分别选择选择“单位名称单位名称”、“年年”、“月月”，将，将3个个关键字都加入。关键字都加入。河北地质职工
24、大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程这时用户会发现关键字这时用户会发现关键字“年年”、“月月”叠在一起，叠在一起，无法辨别。无法辨别。要解决这个问题，可通过调用要解决这个问题，可通过调用“数据数据”菜单下菜单下“关关键字键字”的的“偏移偏移”功能，在系统弹出的功能，在系统弹出的“定义定义关键字偏移关键字偏移”对话窗口中，分别输入各关键字对话窗口中，分别输入各关键字的偏移值，的偏移值，“单元名称单元名称”为为0(由于单位名称位由于单位名称位置正合适，不用调整，所以取置正合适，不用调整，所以取0)，“年年”为为-60(由于原来由于原来
25、“年年”的位置太靠右，所以要向左的位置太靠右，所以要向左偏移偏移)，“月月”为为-20(道理同上道理同上)。点击确定，。点击确定，关键字就不重叠了。关键字就不重叠了。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程自定义报表格式工作量比较大，而且繁琐，但是格自定义报表格式工作量比较大，而且繁琐，但是格式设计是一次性的，定义好报表格式后数据处式设计是一次性的，定义好报表格式后数据处理就成为一件非常轻松的工作理就成为一件非常轻松的工作.财务人员只要输入编制报表的时间，报表系统就能财务人员只要输入编制报表的时间，报表系统就能够自动生成相应的会计报表。够自动生成相应的会计报表。河北地质职工大学
26、会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程四、编辑公式四、编辑公式报表公式分为三类。报表公式分为三类。第一类是报表计算公式第一类是报表计算公式(也称单元公式也称单元公式)，它是反映，它是反映报表单元数据来源的表达式；报表单元数据来源的表达式；第二类是审核公式，它是判断报表编制是否正确的第二类是审核公式，它是判断报表编制是否正确的表达式；表达式；第三类是舍位平衡公式，它是确保报表在舍位后有第三类是舍位平衡公式，它是确保报表在舍位后有关项目之间的平衡关系能够得以维持的表达式。关项目之间的平衡关系能够得以维持的表达式。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程（一）、计算公式定义（一）、
27、计算公式定义(一一)取数公式概述取数公式概述报表基本格式设置完毕之后，就需要对报表上各项报表基本格式设置完毕之后，就需要对报表上各项目的取数规则进行定义。目的取数规则进行定义。由于报表上绝大部分项目的数据都来源于账簿，因由于报表上绝大部分项目的数据都来源于账簿，因此我们把这种数据来源的表达式称为此我们把这种数据来源的表达式称为账务取数账务取数函数函数；有些报表项目的数据来源于报表本身或其他报表的有些报表项目的数据来源于报表本身或其他报表的项目，我们把这种数据来源表达式称为项目，我们把这种数据来源表达式称为报表取报表取数函数数函数。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程函数使用
28、要点：函数使用要点：1.函数中的第一个时间是指报表中的数据来源于某函数中的第一个时间是指报表中的数据来源于某一年的某个期间，如月或季度。一年的某个期间，如月或季度。其表达方法有两种：其表达方法有两种：一种是直接以一种是直接以“月月”或或“季季”表示表示如如qm(4010201,月月,001,年年,)，这时公式中的月份将，这时公式中的月份将随着关键字中的月份的变化而变化，从而确保随着关键字中的月份的变化而变化，从而确保不同月份的报表有不同的数据。不同月份的报表有不同的数据。资产负债表期末数栏和损益表运算公式中的资产负债表期末数栏和损益表运算公式中的“时间时间1”一般用一般用“月月”表示；表示；河
29、北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程资产负债表资产负债表年初数年初数栏运算公式中的栏运算公式中的“时间时间1”一般用一般用“全年全年”表示表示(表示全年的期初数表示全年的期初数)，如，如QC(101,全年全年,001,年年,)即表示取年初的现金账余额。即表示取年初的现金账余额。另一种表示方法是用阿拉伯数字另一种表示方法是用阿拉伯数字1-12表示表示如如QC(101,2,001,年年,)即表示取即表示取2月初月初的现金账余额。的现金账余额。这种公式的特点在于报表固定地取某一个月的这种公式的特点在于报表固定地取某一个月的数据，关键字中月份的变化对本公式没有影响。数据，关键字中月份
30、的变化对本公式没有影响。因此资产负债表年初数栏运算公式中的因此资产负债表年初数栏运算公式中的“时间时间1”也可以用也可以用“1”表示。表示。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程在实际工作中，报表各项目运算公式中的在实际工作中，报表各项目运算公式中的“时间时间1”一般用一般用“月月”表示比较多。函数中的第二个时表示比较多。函数中的第二个时间是指年份。其表达方法也有两种，一种是间是指年份。其表达方法也有两种，一种是“年年”，采用这种表达方法时，报表数据所属，采用这种表达方法时，报表数据所属年份年份将随着关键字中年份的变化而变化将随着关键字中年份的变化而变化；另一种是直接输入代表
31、年份的数字，如另一种是直接输入代表年份的数字，如2005。采用。采用这种表达方法时，报表数据所属年份是固定的，这种表达方法时，报表数据所属年份是固定的，并不随着关键字中年份的变化而变化。并不随着关键字中年份的变化而变化。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程2.关于运算公式中的方向问题。关于运算公式中的方向问题。账务取数函数对方向的设置有两类账务取数函数对方向的设置有两类对对余额余额函数有三种：默认、借、贷；函数有三种：默认、借、贷；对对发生额发生额函数有两种：借、贷。函数有两种：借、贷。对余额函数而言，对余额函数而言，方向采用方向采用“默认默认”(即省略即省略)时，时，表示
32、取该账户的期末余额表示取该账户的期末余额；方向采用；方向采用“借借”时，时，表示取该科目所属明细账的借方余额；方向采表示取该科目所属明细账的借方余额；方向采用用“贷贷”时，表示取该科目所属明细账的贷方时，表示取该科目所属明细账的贷方余额。这里的余额。这里的“借借”或或“贷贷”也可以用也可以用“J”或或“D”代替。代替。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程例子：例子：QM(113,月月,001,年年,)：表示取应收账款的月末余额，：表示取应收账款的月末余额，其值为其值为40000。QM(113,月月,J，001,年年,)：表示取应收账款所属明细：表示取应收账款所属明细账中余额
33、方向为借方的月末余额，其值为账中余额方向为借方的月末余额，其值为70000。QM(113,月月,D，001,年年,)：表示取应收账款所属明：表示取应收账款所属明细账中余额方向为贷方的月末余额，其值为细账中余额方向为贷方的月末余额，其值为30000。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程当所属明细账的余额方向都一致时，期初期末函数当所属明细账的余额方向都一致时，期初期末函数中的方向取中的方向取“默认默认”或或“借借”、“贷贷”，其结，其结果是相同的，否则就不一样。果是相同的，否则就不一样。根据根据企业会计制度企业会计制度的规定，资产负债表中的应的规定，资产负债表中的应收账款、预
34、付账款、应付账款、预收账款、待收账款、预付账款、应付账款、预收账款、待摊费用、预提费用等项目要根据明细账的余额摊费用、预提费用等项目要根据明细账的余额分析填列，因此上述项目的运算公式中都要加分析填列，因此上述项目的运算公式中都要加上方向上方向“借借”或或“贷贷”，其他项目的运算公式，其他项目的运算公式的方向可以采用的方向可以采用“默认默认”。但是在运用发生额。但是在运用发生额函数时必须输入方向函数时必须输入方向“借借”或或“贷贷”。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程（二）直接输入公式（二）直接输入公式直接输入是指直接输入是指“选取需要定义公式的单元，按选取需要定义公式的单
35、元，按“=”即可定义，或者在即可定义，或者在“数据数据”菜单中指向菜单中指向“编辑编辑公式公式”，然后单击其下拉项，然后单击其下拉项“单元公式单元公式”，直，直接输入相应公式接输入相应公式”；引导式输入是指根据报表系统的提示相应输入报表引导式输入是指根据报表系统的提示相应输入报表计算公式，在定义公式对话框中点击函数向计算公式，在定义公式对话框中点击函数向导按钮，进入函数向导对话框。导按钮，进入函数向导对话框。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程二、审核公式定义二、审核公式定义目前，国内财务软件公司开发的报表系统都提供了目前，国内财务软件公司开发的报表系统都提供了数据审核功能
36、，用户只要将报表上的勾稽关系数据审核功能，用户只要将报表上的勾稽关系用公式表达出来用公式表达出来(在会计电算化中称为审核公在会计电算化中称为审核公式式)，计算机就可以根据审核公式自动判断报表，计算机就可以根据审核公式自动判断报表编制的正确性。编制的正确性。审核公式应该在格式状态下输入。审核公式应该在格式状态下输入。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程现以资产负债表为例，说明审核公式的设置问题。现以资产负债表为例，说明审核公式的设置问题。假定资产期末数的单元为假定资产期末数的单元为D39，负债及所有者，负债及所有者权益期末合计数的单元为权益期末合计数的单元为H39。在格式状态
37、下。在格式状态下单击单击“数据数据”菜单中的菜单中的“编辑公式编辑公式/审核公式审核公式”，系统弹出审核公式编辑窗口。系统弹出审核公式编辑窗口。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程在公式编辑框中输入：在公式编辑框中输入：“D39=H39 MESS 期末资期末资产总计不等于期末负债及所有者权益总计产总计不等于期末负债及所有者权益总计!”，点击确定按钮即完成点击确定按钮即完成D39单元格审核公式单元格审核公式定义。定义。公式的含义是：报表公式的含义是：报表D39单元的数据必须等于单元的数据必须等于H39单元的数据，否则，在
38、屏幕上显示单元的数据，否则，在屏幕上显示“期末资产期末资产总计不等于期末负债及所有者权益总计总计不等于期末负债及所有者权益总计”的提的提示信息。示信息。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程三、报表舍位平衡公式定义三、报表舍位平衡公式定义目前我国对外报表中的金额单位都是目前我国对外报表中的金额单位都是“元元”。因此。因此在上规模的单位，会计报表上的数据都比较大，在上规模的单位，会计报表上的数据都比较大，阅读报表时就显得比较麻烦，故常常希望将报阅读报表时就显得比较麻烦，故常常希望将报表中的数据金额单位由表中的数据金额单位由“元元”改为改为“千元千元”或或“万元万元”，以方便阅读
39、。，以方便阅读。这时报表上原来的数据平衡关系就可能被破坏，因这时报表上原来的数据平衡关系就可能被破坏，因此需要重新进行调整，使之保持数据间的平衡此需要重新进行调整，使之保持数据间的平衡关系。关系。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程例如：原始报表数据平衡关系为例如：原始报表数据平衡关系为D5+E5=F5，在未转换之前，在未转换之前，D5的值为的值为15237.23，E5的值为的值为1543.31，F5的值为的值为16780.54，此时该表页是符合平衡关系的。但在转换，此时该表页是符合平衡关系的。但在转换为为“万元万元”表之后，表之后，D5的值变为的值变为1.52，E5的值变
40、为的值变为0.15，F5的值变为的值变为1.68，这时原先的平衡关系被打破，这时原先的平衡关系被打破，即即1.52+0.15=1.671.68。报表经舍位后，重新调整平衡关系的公式称为舍位平衡公式。报表经舍位后，重新调整平衡关系的公式称为舍位平衡公式。其中，进行进位的操作叫做舍位，舍位后调整平衡关其中，进行进位的操作叫做舍位，舍位后调整平衡关系的操作叫做平衡调整。当报表数据生成之后，应对系的操作叫做平衡调整。当报表数据生成之后，应对报表进行审核，以检查报表各项数据勾稽关系的准确报表进行审核，以检查报表各项数据勾稽关系的准确性。性。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程在报表处
41、于格式设计状态时，调用在报表处于格式设计状态时，调用“数据数据”菜单下菜单下的的“编辑公式编辑公式/舍位公式舍位公式”功能进入到功能进入到“舍位平舍位平衡公式衡公式”对话窗口，如图对话窗口，如图5-5所示。所示。河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程其中，其中，舍位表名是舍位后报表的名称，和当前报表文件名舍位表名是舍位后报表的名称，和当前报表文件名不能相同，存放地点默认在当前目录下；不能相同，存放地点默认在当前目录下；舍位范围，是指需要进行舍位的区域；舍位位数可舍位范围，是指需要进行舍位的区域；舍位位数可输入输入1-8位，舍位位数为位，舍位位数为1时，区域中的数据除时，区域中
42、的数据除以以10；舍位位数为；舍位位数为2，区域中的数据除以，区域中的数据除以100，依此类推；依此类推；河北地质职工大学会计电算化课件 河北地质职工大学精品课程平衡公式，是指舍位后有关项目间的平衡关系，按如下规则平衡公式，是指舍位后有关项目间的平衡关系，按如下规则书写：书写：倒顺序写，首写写最终运算结果，然后一步一步向前推；倒顺序写，首写写最终运算结果，然后一步一步向前推；每个公式一行，各公式之间用逗号隔开，最后一条公式后每个公式一行，各公式之间用逗号隔开，最后一条公式后不用写逗号；不用写逗号；公式中只能使用公式中只能使用“+”或或“-”符号，不能使用其他运算符号符号，不能使用其他运算符号及函数；及函数；等号左边只能为一个单元等号左边只能为一个单元(不带页号和表名不带页号和表名)；一个单元只允许在等号右边出现一次。一个单元只允许在等号右边出现一次。舍位平衡公式编辑完毕，检查无误后单击完成按钮，系舍位平衡公式编辑完毕，检查无误后单击完成按钮，系统将保存此次舍位平衡公式的设置。按统将保存此次舍位平衡公式的设置。按“ESC”键或选键或选择取消将放弃此次操作。择取消将放弃此次操作。
