1、3 第九章 采购合同履行 订单管理 订单管理流程、基本程序、工作监督 货款支付 支付方式介绍、支付方式选择、财务信用管理 商品质量管理 采购质量管理方案、评定供货样品质量、不合格品管理、商 品质量控制方法、ISO9000质量保证体系、采购质量成本、质量鉴别标准 4 订单管理 5 订单管理 订单管理的重要意义 对卖方（供应商），最基础的渠道行为 对买方（采购商），关联库存管理、物流管理、财 务控制、供应商管理、需求预测、电子单据（供应 链管理系统）等。订单管理是供应链管理优劣的关键性因素。6 采购订单管理流程设计 主体：采购经理人员 目标与原则 符合逻辑、符合实际 简捷、实用、规范 利于部门协作
2、、便于与供应商的信息交流 现有流程分析 问题诊断是流程改造的初始环节 采购经理人员流程管理理念软件商技术设计 7 设计采购订单管理流程 订单流程管理文件内容：采购订单管理基本程序 请购单录入维护 采购单录入 采购订单维护 采购订单确认 采购订单收货 无采购订单收货 8 补：好的采购管理系统的特点 全面管理供应商信息，方便地查询并自动动态 化更新；规范而灵活的业务管理流程，全面贴近企业业 务现实，引导业务规范化操作；强大的业务自动触发机制，全面降低基础工作 手工强度；强大的报表自定义功能，通过全面数据分析指 导业务，工作真正自我掌控。9 案例：某采购订单管理系统功能 1.建立和管理企业所有的供应
3、商资料，以及查询与供 应商相关的综合业务信息，如与供应商的寻价、订货、送货、退货、结账情况等。2.管理企业所有采购的物料信息资料。随时查看物料 分仓数量、车间仓库数量和比较供应商物料报价情况。3.对物料进行采购寻价，手工和根据物料需求进行采 购申请以及物料订货、收货、退货，交期和延期查询。4.通过采购订单跟踪查询与采购订单相关联的入库单、质检单、收货单、结账单情况,快速掌握采购订单的执 行。10 案例：某采购订单管理系统功能 5.强大的自定义报表功能，能够生成各种采购类报 表，如供应商清单列表、物料明细表、采购退货表等。完成文件管理有关报表输出。6.严密的权限管理功能，完全保障文件安全，使共享
4、 与保密达到了严密统一。7.采用MY SQL数据库，确保数据的安全性及稳定 性，实现跨计算机操作平台运行。8.支持单机、局域网、Internet，实现全面网络化，满 足网络办公要求。11 案例：某采购订单管理系统功能 9.正式版不限使用人数，彻底实现网络化，解 决企业难题，使综合成本降至最低。10.无限次的免费下载升级，保证数据移植成 功。11.强大的选项设置，使系统的维护、操作变 为自动、快速、简便。12 订单管理工作的监督 建立制度 订单编号并完整保存 保证订单的有效性：审批、有效请购单 保证订单的正确性：专人复查订单的编制过程和内容，供应 商、价格、数量、金额等 订单报送：请购单位、验收
5、部门 确定监控点 订单的审批、订单的查询、订单的登记、订单的付款、订单 的验收、订单的审核、订单的记账 13 订单管理工作的监督 审查相关单据和记录 审查采购业务原始凭证的真实性，落实是否采取伪造或涂改 凭证的手法进行舞弊；审查采购业务原始凭证的合法性，落实是否用自制凭证或假 发票进行舞弊；审查采购业务记帐依据的完备性，落实是否采取无证记账；审查财物验收制度是否严密，落实是否有单无货、将财物窃 为己有；审查发票的真实性，是否有涂改的痕迹。15 货款支付 16 汇付的含义 汇付（Remittance）付款人通过银行将款项汇交收款人。在国际贸易中 如采用汇付，通常是由买方按合同规定的条件和时 间（
6、如预付货款或货到付款或凭单付款）通过银行 将货款汇交卖方。汇付有四个当事人，即汇款人、汇出行、汇入行和收款人。17 汇付的种类 电汇（Telegraphic Transfer，TT）汇出行接受汇款人委托后，以电传方式将付款委托通知收款人 当地的汇入行，委托它将一定金额的款项解付给指定的收款人。电汇因其交款迅速，在三种汇付方式中使用最广。但因银行利 用在途资金的时间短，所以电汇的费用比信汇的费用高。信汇（MT）信汇和电汇的区别，在于汇出行向汇入行航寄付款委托，所以 汇款速度比电汇慢。因信汇方式人工手续较多，欧洲银行已不 再办理信汇业务。票汇（DD）以银行即期汇票为支付工具的一种汇付方式。由汇出行
7、应汇款 人的申请，开立以其代理行或账户行为付款人，列明汇款人所 指定的收款人名称的银行即期汇票，交由汇款人自行寄给收款 人。由收款人凭票向汇票上的付款人（银行）取款。18 票据 票据 由出票人依法签发的，约定由自己或委托人于约定时间无条 件支付确定金额给持票人或收款人的有价证券。票据可分为 汇票、本票、支票。汇票 出票人签发的，委托付款人在见票时或者在指定日期无条件 支付确定的金额给收款人或持票人的票据。19 票据 本票 又称期票，是出票人签发的，承诺自己在见票时无条件支付 确定的金额给收款人或者持票人的票据。支票 出票人签发的，委托办理支票存款业务的银行或者其他金融 机构在见票时无条件支堆确
8、定的金额给收款人或者持票人的 票据，支票又分现金支票、转账支票和定额支票三种。20 汇票 汇票（Bill of Exchange，Draft）出票人签发的，委托付款人在见票时或者在指定日期无条件支 付确定的金额给收款人或者持票人的票据。汇票是一种无条件 支付的委托，当事人有：出票人、付款人和收款人。按出票人不同，可分成银行汇票和商业汇票。银行汇票（Bank s Draft），出票人是银行，付款人也是银行。商业汇票（Commercial Draft），出票人是企业或个人，付款 人可以是企业、个人或银行。按是否附有包括运输单据在内的商业单据，可分为光票和跟单 汇票。光票（Clean Draft），
9、指不附带商业单据的汇票。银行汇票多 是光票。跟单汇票（Documentary Draft），指附有包括运输 单据在内的商业单据的汇票。跟单汇票多是商业汇票。21 托收的含义 托收（Collection）债权人（出口方）委托银行向债务人（进口方）收取货款的 一种结算方式。其基本做法是出口方先行发货，然后备妥包 括运输单据（通常是海运提单）在内的货运单据并开出汇 票，把全套跟单汇票交出口地银行（托收行），委托其通过 进口地的分行或代理行（代收行）向进口方收取货款。22 托收类别 根据是否随附货运单据：跟单托收（多采用）和光票托收 跟单托收 付款交单（Document against Payment
10、，D/P）：出口方 在委托银行收款时，指示银行只有在付款人（进口方）付清 货款时，才能向其交出货运单据，即交单以付款为条件。有 即期付款交单和远期付款交单两种。承兑交单：出口方发运货物后开具远期汇票，连同货运单据 委托银行办理托收，并明确指示银行，进口人在汇票上承兑 后即可领取全套货运单据待汇票到期日再付清货款。23 付款交单（D/P）流程（1）买方和卖方在合同中约定采用 D/P方式结算，这是基础；（2）卖方交付货物后准备全部单据（包括货运单证如提单，和商 业单证如汇票、发票等）；（3）卖方向其往来外汇银行提出办理 D/P托收的要求，填写托收 指示书并交付全部单据；（4）卖方的外汇往来银行审核
11、接受后收下托收指示书和全部单 据，并开具收条给卖方；（5）卖方往来银行将全套单据分两批寄送买方往来银行（该银行 可以由卖方银行指定也可以是卖方在托收指示书中明确，后者居 多）；24 付款交单（D/P）流程（6）买方银行收到全部单据后将单据向买方进行提示；（7）买方向买方银行支付款项（即期 D/P情况），或者买方审核 单据后予以承兑并在到期时付款（远期 D/P的情况）；（8）买方银行在收到买方款项后将全部单据交给买方；（9）买方银行将收到的款项转交给卖方银行，并由卖方银行转交 给卖方。注：在D/P业务中，银行并不审核单据的内容，银行也不承 担付款义务。银行只是提供转交单据、代为提示单据、代为 收
12、款转帐等服务。25 托收的特点 托收方式对买方比较有利，费用低，风险小，资 金负担小，甚至可以取得卖方的资金融通。对卖 方来说，即使是付款交单方式，因为货已发运，万一对方因市价低落或财务状况不佳等原因拒 付，卖方将遭受来回运输费用的损失和货物转售 的损失。远期付款交单和承兑交单，卖方承受的资金负担 很重，而承兑交单风险更大。托收是卖方给予买 方一定优惠的一种付款方式。对卖方来说，是一 种促进销售的手段，但必须对其中存在的风险持 慎重态度。26 保函 保函 一种特殊的担保方式，在商业往来中，将贸易双方 的商业信誉转化为银行信誉。银行保函业务中涉及 到的主要当事人有三个：委托人、受益人和担保银 行
13、。27 信用证的含义 信用证（Letter of credit，L/C）银行有条件保证付款的证书，成为国际贸易活动中 常见的结算方式。按照这种结算方式的一般规定，买方先将货款交存银行，由银行开立信用证，通知 异地卖方开户银行转告卖方，卖方按合同和信用证 规定的条款发货，银行代买方付款。信用证是银行用以保证买方或进口方有支付能 力的凭证。28 信用证的特点 一是信用证不依附于买卖合同，银行在审单时强调的 是信用证与基础贸易相分离的书面形式上的认证。二是信用证是凭单付款，不以货物为准。只要单据相 符，开证行就应无条件付款。三是信用证是一种银行信用，它是银行的一种担保文 件。29 货款支付 支付时间
14、 预付、分期付款、延期付款 支付工具 汇付、托收、信用证支付的必较 手续 费用 双方风险 费用构成 30 支付方式选择的基本依据 贸易伙伴的资信情况 货物的市场行情 贸易条件的性质 31 单一支付方式 单一支付方式综合考虑的13因素 网上支付 减少银行成本、加快处理速度、方便客户、扩展业 务，任何时间、任何地点通过互联网获得银行支付 服务。32 常见不同结算方式 信用证与汇付相结合 做法、特点 信用证与托收相结合 做法、特点 汇付与银行保函或信用证结合 适用场合、做法 汇付、托收、信用证三者相结合 33 例：信用证与托收相结合 做法 不可撤销信用证与跟单托收相结合的支付方式，是指部分货款 采用
15、信用证支付，部分余额货款采用跟单托收结算。一般的做 法，在信用证中应规定出口商须签发两张汇票，一张汇票是依 信用证项下部分，货款凭光票付款。另一张汇票须附全部规定 的单据，按即期或远期托收。但在信用证中列明如下条款，以示明确：货款50应开具不可撤销信用证，其余额 50见票付款交 单，全套货运单据应附在托收部分项下。于到期时全数付清发 票金额后方可交单。34 例：信用证与托收相结合 优点 对进口商来讲，可减少开证保证金，用少数的资金可作大于 投资几倍的贸易额，有利于资金的周转，而且可节约银行费 用。对出口商来讲，采用部分使用信用证部分托收，虽然托收部 分须承担一定的风险，但以信用证作保证，这是一
16、种保全的 办法。除此之外，还有保全措施，即全部货运单据须附在托 收汇票项下，开证银行或付款银行收到单据与汇票时，由银 行把住关口，须由进口商全部付清货款后才可把提单交给进 口商，以策安全收汇，可防止进口商于信用证项下部分货款 付款后，取走提单。35 案例：支付诈骗 2001年5月18日，国内某外贸公司（出口方）与加拿大一家公司 （进口方）经中间人介绍签订了一份金额为 39万美元的贸易合 同，合同规定：由进口方开出即期不可撤销的信用证向出口方付 款。但过了合同规定的开证日期仍未见进口方开来信用证，经出 口方的催问，对方称：“证已开出，请速备货”。然而，临近约定 的装运期前一周，出口方还未收到信用
17、证。出口方再次查询，对 方才告知“因开证行与出口方银行并无业务代理关系，故此证已开 往有代理关系的某地银行转交”。此时，船期已到，因合同规定货 物需运抵加拿大，而此航线每月只有一班船，若错过这一次船 期，则要推迟至下一个月才能装船，这样，将造成利息和费用的 损失。36 案例：支付诈骗 这时，进口方提出改用电汇方式把货款汇来，以促成该笔生意。鉴于以上情况，出口方只好同意并要求对方提供汇款凭证传真 件，确认后马上发货。次日，进口方便传来了银行的汇款凭证，出口方财务人员持该传真件到银行核对签字无误后，以为款项已 汇出，便安排货物装船。但货物出运后十多天，出口方财会人员 查询时才发现货款根本未到帐。原
18、来，该进口方瞄准出口方急于 销货的心理，先购买一张小额汇票，涂改后，再传真过来，冒充 电汇凭证，蒙骗出口方，使其遭受重大损失。37 案例：支付诈骗 评析 汇款诈骗，是指诈骗者表面是正常贸易，实际上蓄意伪造、涂改信汇或电汇凭证，谎称已支付或汇出货款，企图诱使出 口企业发货，以骗取其出口货物的不法行为。根据美国银行 的资料，全世界平均每年伪造的票据就有 5亿张之多。20世 纪90年代的每一年中，伪造票据对美国境内银行造成的损失 约为13亿美元。1989年以来，我国各地也发生多起利用票 据进行诈骗的案件，给外贸企业及银行造成巨大损失。38 案例：支付诈骗 评析 此案例中，诈骗者首先以买方身份在正常贸
19、易的幌子下，与 出口企业（卖方）签订买卖合同，且规定采用信用证结算方 式。然后诈骗者看准时机后，别有用心地将信用证结算方式 改为汇款方式，并设法伪造、涂改汇款凭证，刻意制造货款 已汇出的假象，哄骗卖方尽快地发货。其目的就是要骗取出 口企业的出口货物。而本案例中的国内出口商不明真相，只 凭中间人介绍或仅听对方信口开河，就草率签约，又急于求 成，在对方的诱惑下，盲目发货，并误以为货款已收妥。这 种诈骗案中的“汇款凭证”其实只是一些加盖银行假印章的进 账单，或者是经过涂改、变造的汇票复印件和汇款委托书传 真件。39 案例：支付诈骗 评析 汇款属于国际结算方式之一，它对促进国际贸易的发展具有 十分重要
20、的作用。防范类似上述汇款诈骗案，首先，从事对 外贸易的人员应努力提高防诈风险意识，掌握真假汇款鉴别 方法；其次，注意调查客户的资信情况，在签合同前，委托 专职、权威的咨询机构对客户进行调查，降低上当受骗的几 率；最后，出口商应加强与银行、海关和运输部门的密切配 合，发现案情，迅速通报有关方面，对诈骗者严惩。40 预付、分期付款、延期付）预付 风险大、最不安全。分期付款 订金、双方约定逐期付款、最后货款时转移货物所 有权。延期付款 订金、逐期付少部分货款、交货后若干年后连本息 一起支付。交货时转移货物所有权。41 案例：远期付款托收业务纠纷 2003年2月，国内出口商A公司与美国进口商B公司签订
21、了一笔丝 绸的贸易合同，付款条件是D/P50DAYS。A公司于2003年3月25 日发货，29日将有关单据交至国内甲银行（托收行）。经审核，单单一致，甲银行当日将单据（包括全套正本提单）寄往其指定 的代收行乙银行。4月6日，乙银行来电称单据收妥。根据乙银行4月6日的电报，甲银行推算出该单据的付款到期日应 为5月25日，但到期后款项未达。经甲银行多次与 A公司联系，得 知A公司与B公司之间正就付款一事商洽。5月30日，甲银行发电 催收，乙银行回电称尚未收到 B公司的付款指示。42 案例：远期付款托收业务纠纷 6月3日，乙银行来电告知B公司做出承兑，到期日为7月22日。而 乙银行于到期日再次通知甲
22、银行 B公司未付款，等待甲方指示。甲银行通知A公司，并请其处理。7月28日，乙银行来电称B公司 准备赎单，要求提供正确单据（产地证）。经联系 A公司得知，B 公司需持纺织品产地证通关，而 A公司提交的却是一般原产地证。A公司遂于8月5日将纺织品产地证寄给B公司。8月15日甲银行预 计该单据已寄达B公司，便致电乙银行请其协助敦促 B公司付款。9月2日，A公司通知甲银行B公司已付款，甲银行遂发电要求乙银 行划拨款项，但乙银行一直未作答复。43 案例：远期付款托收业务纠纷 鉴于其后多次催款毫无进展，加上货物早已抵港，而乙银行与 B 公司都未曾就仓储费、滞纳金等问题提出任何要求，所以甲银行 怀疑货物早
23、已被B公司提走。于是，10月9日，甲银行建议A公司 与船公司接洽，了解货物下落。7天后A公司书面通知甲银行：B 公司已于6月14日凭正本提单将货物提走。甲银行立即致电乙银 行，请其在7日内将货款及利息（提货日至发电日利息）汇至甲银 行，否则退回全套单据。7日后，款项仍未到，甲银行根据 A公司 的书面指示要求乙银行立即退单。10月25日，甲银行收到乙银行 付款通知。至此，这起长达9个月之久的远期付款托收纠纷才得以 解决。44 案例：远期付款托收业务纠纷 在本案例中，甲银行在托收指示中清楚地列明 TENOR为50天，并有文字 说明“DELIVER DOCUMENTS AGAINST PAYMENT
24、”。乙银行作为代 收行，却置托收行的托收指示于不顾，将 D/P50 DAYS当作D/A50 DAYS 处理，在付款人未履行付款责任的情况下擅自放单，并对甲银行的多次 催收电报采取推诿责任的态度，甚至在 7月28日来电中仍以B公司准备赎 单的谎言蒙蔽甲银行，直到甲银行查明货已于 6月14日被提的事实并要求 其退单时才不得不付清货款。乙银行的所作所为不仅违反了国际惯例，而且严重损害了其声誉。据此，甲银行尖锐地指责乙银行协助 B公司提 货的同时又推卸付款责任的行为，以至于乙银行不敢面对这个问题，更 是难以对甲银行进行抗辩。另外，A公司在此案例中虽与甲银行紧密配 合，最终收回全部货款及利息损失，但其未
25、重视进口国的贸易规定，提 交了一般原产地证，使进口商不能顺利通关是造成延迟收汇的原因之一。45 案例：远期付款托收业务纠纷 值得注意的特点 进出口双方订立的贸易合同中规定采用 D/P远期方式结算货 款；代收行由出口公司按进口商意图指定；代收行收到托收行注明以 D/P远期方式结算的出口单据时，擅自将其改为D/A方式放单给进口商；进口商串通代收行，千方百计拖延和拒付出口方货款。46 案例：远期付款托收业务纠纷 托收业务中，在选择交单方式时，应优先采用 D/P即期方式，并指 定信誉可靠的代收行转交单据，代收货款，尽量避免采用 D/A或 D/P远期方式。因为在中国，银行界一般认为 D/P远期和D/A不
26、一 样，应区别对待。D/P远期是对方见单据后一定期限内付款，D/A 是只要进口商签字同意到期付款就行，区别是前者仍将物权证明 控制在手中，而后者丧失了。但在某些国家，两者在法律上是一 样的，都作为D/A处理，风险之大可想而知。而URC522明确规 定，其规定如与一国一洲或当地所必须遵守的法律或条件规定相 抵触，则要受当地法律的制约。47 案例：远期付款托收业务纠纷 另一方面，全套正本单据应通过托收行寄出，不可将 正本提单径直寄给买方，以免丧失货物的控制权。同 时，单据提交银行后出口公司应保持与进口商的密切 联系，若对方提出改变付款方式，或延期支付，应要 求其提供银行担保，并加收利息；当货款未能
27、按期收 回时还应主动联系船公司，掌握货物下落，并将信息 及时反馈给托收行，以便托收行采取相应措施及时对 外交涉。48 信用管理的功能 信用管理 授信者对信用交易进行科学管理以控制信用风险的 专门技术。征信管理、授信管理、账户控制管理、商账追收管 理、利用征信数据库开拓市场或推销信用支持工具。识别风险、评估风险、分析风险、控制风险、处理 风险 评估客户信用：经验、科学 49 财务信用管理 支付风险 应收帐款、赊销与信用管理 信用保险 50 商品质量管理 51 采购质量管理流程 事前规划 事中执行 事后考评 52 采购质量控制原则（1）企业和供应商相互了解对方的质量控制体系，并合作实施质 量控制的
28、责任。（2）企业和供应商各具自主性，并且必须互相尊重对方的自主性。（3）企业有责任提供给供应商有关物料的充分信息。（4）企业和供应商在交易开始，对于有关质、量、价格、交货期、付款条件等事项，必须签订合理的契约。（5）供应商有责任保证物料的质量，必要时，有责任向企业提供 必要的客观数据资料。53 采购质量控制原则（6）企业和供应商对于双方订契约时，必须拟定双方可接受的评 价方法。（7）企业和供应商对于双方的各种争议解决方法及程序，必须在 订约时签订。（8）企业和供应商应站在对方的立场，交换双方实施质量控制所 必要的信息。（9）企业和供应商，为了双方的关系能够更圆满顺利，对于订购 作业、生产管制、
29、存货计划等，应经常做妥善的管理。（10）企业和供应商于交易之际，都应充分考虑最终消费者的利 益。54 采购质量标准（1）规格、图样与采购订单的要求。（2）合格供应商的选择标准和程序。（3）质量保证协议和解决纠纷的条款。（4）接受检验计划与管制。（5）接受质量记录。55 采购质量方案 建立采购质量检验体系 三检：自检、互检、专检 采购质量管理文件 内容：商品的准确标识、技术和质量要求、对供应 商质量管理体系和保证能力提出要求。编制技巧：内容齐全，适当、明确的质量要求，正 确处理质量与成本、供应、服务等要素之间的关 系，文件有效性，审批程序，语言。56 评定供货样品质量 商品的品质 内在素质：物理
30、性能、机械性能、化学成份、生物特性 外观形态：外形、色泽、款式、透明度等 表示商品品质的方法 用图样或技术文件界定 用国际（国家、行业）标准表示 用样品表示：凭实物表示品质、凭说明表示品质 57 不合格品管理 不合格品的发现 不合格品的质量责任 不合格品的管理：标识、记录、评价、隔离和处置。三不放过：不查清不合格原因不放过，不查清责任 者不放过，不落实改进措施不放过 不合格品的处理：返工、返修、原样使用、降级、退 货。58 商品质量控制方法 审核评定法 监督检查法 检验试验法 59 ISO9000质量保证体系 质量体系类别 质量管理体系、质量保证体系 质量体系 质量职责和权限 组织结构 程序 过程 资源 60 质量成本 质量成本 预防成本、鉴定成本、内部故障成本、外部故障成 本、外部质量保证成本 采购质量成本 采购预防成本、采购鉴定成本、采购损失成本 供方质量成本 供方以此证明其质量保证能力 61 质量鉴别 符合性标准 产品是否符合规定的技术标准 适用性标准 产品是否符合用户要求
