1、掌握公文時效品質掌握公文時效品質 要求他單位時限內回復的公文，要求他單位時限內回復的公文，須考量給予合理的回復作業時間。須考量給予合理的回復作業時間。須於時限內發文或核示的公文，須於時限內發文或核示的公文，應自行持陳，以免延誤時效。應自行持陳，以免延誤時效。段落分明段落分明(二段式或三段式二段式或三段式)語意完整語意完整(角度、立場及所提辦法應可行角度、立場及所提辦法應可行)體例一致體例一致(年份、數字、單位、符號、字體年份、數字、單位、符號、字體)整潔清晰整潔清晰(一文一事、一案一夾，文義肯定一文一事、一案一夾，文義肯定)簡明扼要簡明扼要(忌冗長赘述、重複忌冗長赘述、重複)正確合理正確合理(
2、避免錯漏、避免錯漏、情緒、八股情緒、八股)量化可行量化可行(儘量以圖表、數字顯示績效儘量以圖表、數字顯示績效)通順連貫通順連貫(文辭通順，語意連貫文辭通順，語意連貫)簽稿相符簽稿相符(敘述前後呼應，避免遺漏、矛盾敘述前後呼應，避免遺漏、矛盾)同稿並敘同稿並敘(行文內容大同小異者，儘量合併行文內容大同小異者，儘量合併)文稿內容須具體明確文稿內容須具體明確(一)簽稿內容涉及人、事、時、地、物等事項，必須明確交代說明，切勿籠統含混不清。(二)主旨必須統攝公文要旨及正確使用期望語。(三)說明事實宜按時間順序，扼要精簡(過多的內 容請以附件處理)，論證推理必須依憑事實。(四)擬辦事宜須確實列明請示，內容
3、多時可列於說明的末項。(五)注意來文要旨，以免答非所問。書寫受文者書寫受文者(1)(1)用全銜，不用簡稱。用全銜，不用簡稱。(2)(2)注意機關的排序：注意機關的排序：主辦單主辦單位最後位最後先先 中央中央再再 地方地方先先 機關單機關單位位再再 個人個人先先 外部外部再再 內部內部簽稿之附件簽稿之附件必須分別標示清楚，必須分別標示清楚，並以附件箋或並以附件箋或見出紙見出紙依序黏依序黏貼於右側頁緣。貼於右側頁緣。重點重點 簽稿內文繁多簽稿內文繁多.過於瑣細過於瑣細.可用圖表可用圖表表達表達者，均請以附者，均請以附件方式處理件方式處理，俾俾使公文內容使公文內容精簡嚴謹精簡嚴謹。公文簽稿所公文簽稿
4、所 提及之行事依據提及之行事依據及重要關鍵的文件及重要關鍵的文件必須列為附件必須列為附件，俾各級核稿人員俾各級核稿人員 參考。參考。避免使用最速件避免使用最速件：依文書流程管理規定，最速件處理時間依文書流程管理規定，最速件處理時間僅為天僅為天，若以最速件發文，將給上級，若以最速件發文，將給上級承辦人極大的壓力，為增進公誼，避免承辦人極大的壓力，為增進公誼，避免反效果，內部請以特急件持陳，反效果，內部請以特急件持陳，奉核後，電知文書單位以特急件辦理，奉核後，電知文書單位以特急件辦理，我們非常樂意配合我們非常樂意配合（承辦人：張辦事員，電話（承辦人：張辦事員，電話22452245）。）。對上級或督
5、導單位行文對上級或督導單位行文 若非屬必須核覆案件公文，若非屬必須核覆案件公文，期望語請勿用請鑒核期望語請勿用請鑒核：表示上級必須核覆之意表示上級必須核覆之意，可用可用請核備請核備，以免造成上級，以免造成上級困擾。困擾。對上級或督導單位行文對上級或督導單位行文 公文書一律使用標楷體公文書一律使用標楷體：簽陳請用點：簽陳請用點字，不可攙用斜體字字，不可攙用斜體字。公文書一律使用標楷體公文書一律使用標楷體政府公文書參考格式規範政府公文書參考格式規範校正章校正章-使用個人職名章使用個人職名章裝訂次序裝訂次序(A4(A4紙對齊紙對齊-針針)1簽2稿3附件4前簽或來函5相關資料(魚尾夾)結結(綜綜)簽簽
6、1在原簽在原簽說明說明欄欄.完成說明後完成說明後2列出列出所有所有會辦單位意見會辦單位意見3承辦單位承辦單位綜合分析建議綜合分析建議簽案的檢查點簽案的檢查點（DOUBLE CHECK）STEP4 一案 一卷宗STEP3 檢視 頁首 頁尾STEP2 重點 色筆 標示STEP1 全案 內容 完整 (附件)一、字型：標楷體一、字型：標楷體二、大小：二、大小：(一一)2020級級：機關全銜：機關全銜 、發文文別。、發文文別。(二二)1212級級：聯絡方式：聯絡方式 、郵遞區號、地、郵遞區號、地 址、發文日期、址、發文日期、發文字號、速別發文字號、速別 、密等及解密條、密等及解密條 件或保密期限、件或保
7、密期限、附件、正本、副附件、正本、副 本等。本等。(三三)1616級級：受文者、：受文者、本文、蓋章戳。本文、蓋章戳。(四四)1010級級：頁碼。：頁碼。公文字體規範公文字體規範14級級級級級級級級級級級級級級級級14若無他因.皆以國字標頭公訂的標題排序公訂的標題排序層層壹壹.一一.（一）（一）（）（）統一核章與會辦的位置統一核章與會辦的位置承辦人承辦人單位主管單位主管承辦單位會辦會辦決行承辦欄可以縮小承辦欄可以縮小.會辦可增加為欄會辦可增加為欄次頁空白.請用雙面列印解決.(職章請勿蓋在空白頁)騎縫章騎縫章（職名章）（職名章）很重要很重要切換至頁尾檢視檢視頁首頁首頁尾頁尾與與一案一夾一案一夾正
8、確使用卷宗正確使用卷宗會稿原則會稿原則 一律以一律以最速件最速件處理：除特殊案處理：除特殊案件處理須較長時間外，若有不當的件處理須較長時間外，若有不當的積壓，將陳請議處失職人員。積壓，將陳請議處失職人員。對等原則對等原則：對方是一級主管核章會：對方是一級主管核章會出的會辦單出的會辦單，應由單位一級主管核應由單位一級主管核章會回，二級主管不合適代核章歸章會回，二級主管不合適代核章歸還還。（除非是在代理的狀態）（除非是在代理的狀態）核決簽稿的基本用語核決簽稿的基本用語簽簽可可如擬如擬相關指示相關指示稿稿發發奉發奉發先發先發（須補陳）（須補陳）文稿複閱文稿複閱節約各項成本節約各項成本 對各階層對各階
9、層：檢視公文的修正，習得智：檢視公文的修正，習得智慧財產，慧財產，同性質公文不再犯同樣的錯同性質公文不再犯同樣的錯誤誤，是在職的養成訓練，也，是在職的養成訓練，也節約未來節約未來作業的各項成本作業的各項成本。對承辦人對承辦人：修正後送發文，防止錯誤：修正後送發文，防止錯誤後的修正重新發文，後的修正重新發文，節約回收及更新節約回收及更新所浪費的人力、耗材與郵資的成本所浪費的人力、耗材與郵資的成本（不可有（不可有2 2個版本在外流通，必須先回個版本在外流通，必須先回收才再發出）。收才再發出）。文稿複閱規定文稿複閱規定-對全院對全院 當當 院長以下長官核批院長以下長官核批不同之意見或指示事項不同之意
10、見或指示事項時，應依原陳核順序的時，應依原陳核順序的反向反向順序依次往下複閱順序依次往下複閱，或列印，或列印核批之內容，提供相關主管核批之內容，提供相關主管複閱，以茲遵行。複閱，以茲遵行。複閱規定複閱規定院本部院本部：主任秘書以上長官自行註記：主任秘書以上長官自行註記重要文案，交代秘書登錄並管制追蹤重要文案，交代秘書登錄並管制追蹤其執行情形（主任秘書以上辦公室）其執行情形（主任秘書以上辦公室）全院各單位全院各單位：各各業務承辦人所簽擬之業務承辦人所簽擬之陳核文稿，該單位主管核稿時，陳核文稿，該單位主管核稿時，若有簽註若有簽註不同意見不同意見時，時，該項文稿即該項文稿即不能送出該單位不能送出該單
11、位，應退還承辦人再研，應退還承辦人再研。加註指導下屬的執行意見加註指導下屬的執行意見 各級主管複閱後，各級主管複閱後，得得依據院長（或核批長官）依據院長（或核批長官）的意旨，加註指導其下屬的意旨，加註指導其下屬執行的意見，並核上職章執行的意見，並核上職章（或簽字）日期、時分（或簽字）日期、時分。急件公文與清稿急件公文與清稿 急件公文急件公文：應派員專送、緊急持：應派員專送、緊急持陳，並依分層負責及職務代理人陳，並依分層負責及職務代理人制度先行判發後，須正本補陳複制度先行判發後，須正本補陳複閱（或影印分陳）。閱（或影印分陳）。清稿清稿：稿件若改動較多，送回承：稿件若改動較多，送回承辦人清稿後，須將修正的原稿附辦人清稿後，須將修正的原稿附陳，以供比對。陳，以供比對。複閱控管複閱控管各層級的執行同仁為：各層級的執行同仁為：一一.長官辦公室秘書。長官辦公室秘書。二二.一級單位登記桌。一級單位登記桌。三三.各業管的承辦人。各業管的承辦人。四四.文書組總發文文書組總發文（提醒）（提醒）蓋上戳記蓋上戳記因橫式文稿空間有限，因橫式文稿空間有限，在核章欄附近的適當位置在核章欄附近的適當位置蓋上戳記，如蓋上戳記，如主任已複閱主任已複閱。（橫式楷書藍色刻印（橫式楷書藍色刻印3 3號字號字.相當於電腦字相當於電腦字1616號）。號）。
