1、企业档案管理问题企业档案管理问题怎样思想，就有怎样的生活一、全宗卷一、全宗卷二、企事业档案管理中存在的共性问题二、企事业档案管理中存在的共性问题及改进的方法及改进的方法三、三、2006年度市直企业档案工作检查年度市直企业档案工作检查标准标准诠释诠释一、全宗卷一、全宗卷 1 1、全宗、全宗 全宗是一个独立的机关、组织或人物在全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案整体。社会活动中形成的档案整体。2 2、全宗的意义、全宗的意义 全宗是组成国家档案全宗的基本单位。全宗是组成国家档案全宗的基本单位。档案必须按全宗整理，其主要意义如下：档案必须按全宗整理，其主要意义如下：（1 1）按全宗整
2、理，符合档案工作必须维）按全宗整理，符合档案工作必须维护护党和国家历史真实面貌的要求。一个单位的党和国家历史真实面貌的要求。一个单位的全全部档案能系统反映这个单位成立以来历年的部档案能系统反映这个单位成立以来历年的活活动情况，反映其职责、任务、工作发展、生动情况，反映其职责、任务、工作发展、生产产经营等情况，只有维护了每一个单位的历史经营等情况，只有维护了每一个单位的历史真真实面貌，才能从总体上维护党和国家的历史实面貌，才能从总体上维护党和国家的历史真真实面貌。所以，一般说，同一单位的档案不实面貌。所以，一般说，同一单位的档案不能能分散，不同单位的档案不能混淆。分散，不同单位的档案不能混淆。（
3、2 2）按全宗整理，能够紧密的保持文件之）按全宗整理，能够紧密的保持文件之间的历史联系。因为按全宗整理，首先保持间的历史联系。因为按全宗整理，首先保持了了文件在来源方面的联系，然后在分类、立卷、文件在来源方面的联系，然后在分类、立卷、排列等各项整理工作中再保持内容、时间或排列等各项整理工作中再保持内容、时间或形形式方面的联系。式方面的联系。（3 3）按全宗整理，便于系统和历史地研究）按全宗整理，便于系统和历史地研究档案内容，发挥档案的凭证作用。档案内容，发挥档案的凭证作用。（4 4）按全宗整理，便于档案进馆后的各项）按全宗整理，便于档案进馆后的各项业务工作的进行。全宗是档案馆管理档案的基业务工
4、作的进行。全宗是档案馆管理档案的基本单位，收集、鉴定、保管、统计都必须以全本单位，收集、鉴定、保管、统计都必须以全宗为单位。宗为单位。总之，按全宗整理，是整理档案的科学方总之，按全宗整理，是整理档案的科学方法。任何档案都必须按全宗整理，这称为全宗法。任何档案都必须按全宗整理，这称为全宗原则。原则。3 3、立档单位及其构成条件、立档单位及其构成条件 立档单位是与全宗这一概念联系在一起。立档单位是与全宗这一概念联系在一起。立档单位必须是具有法人地位的机关、社会立档单位必须是具有法人地位的机关、社会组织、企事业单位和某些著名人物，它的全部档组织、企事业单位和某些著名人物，它的全部档案可以构成一个全宗
5、。构成立档单位的条件是一案可以构成一个全宗。构成立档单位的条件是一个机关、社会组织、企事业单位必须在行政上、个机关、社会组织、企事业单位必须在行政上、财务上和组织人事上具有一定的独立性。具体条财务上和组织人事上具有一定的独立性。具体条件是：件是：（1 1）可以独立行使职权或进行管理，并能以）可以独立行使职权或进行管理，并能以自己的名义对外行文。机关、团体、企事业单位自己的名义对外行文。机关、团体、企事业单位必须是一个法人单位，而不是一个内部组织机构。必须是一个法人单位，而不是一个内部组织机构。（2 2）是一个预算会计单位或是独立的经济）是一个预算会计单位或是独立的经济核算单位，可以编造预算或财
6、务计划。核算单位，可以编造预算或财务计划。（3 3）设有管理人事的机构和人员，并有一）设有管理人事的机构和人员，并有一定的人事任免权。定的人事任免权。上述三个条件是互有联系的，一般说有第上述三个条件是互有联系的，一般说有第一条即有第二条、第三条。由于各种原因，有的一条即有第二条、第三条。由于各种原因，有的单位不完全具备三个条件，则以第一条为主。单位不完全具备三个条件，则以第一条为主。4 4、全宗卷：、全宗卷：在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。5 5、全宗卷的作用：、
7、全宗卷的作用：全宗卷是在管理档案过程中产生的档案，它全宗卷是在管理档案过程中产生的档案，它记载了档案工作的基本情况，反映了立档单位和记载了档案工作的基本情况，反映了立档单位和全宗的历史演变，是人们熟悉档案，做好档案管全宗的历史演变，是人们熟悉档案，做好档案管理工作的一种有效管理工具。每个单位档案室均理工作的一种有效管理工具。每个单位档案室均应建立全宗卷。应建立全宗卷。6 6、全宗卷的主要内容：、全宗卷的主要内容：（1 1）档案收集：档案交接文书、移交目录、）档案收集：档案交接文书、移交目录、接收、征集记录，档案来源和价值说明等；接收、征集记录，档案来源和价值说明等；档案交接文书：档案移交概况以
8、及其他需要档案交接文书：档案移交概况以及其他需要说明的问题说明的问题 各企事业单位涉及到的主要是各企事业单位涉及到的主要是档案交接档案交接登记表登记表 档案交接登记表档案交接登记表（档案工作指南123页）日期 序号文（图）号题名年度页数保管期限密级备注 移交人签名 接收人签名 （2 2）档案整理：整理工作方案、分类方案、）档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等；案卷目录说明、整理工作小结等；档案整理加工登记表档案整理加工登记表全宗号：全宗号：时时 间间实施单实施单位或个位或个人人内容内容数数 量量备备 注注卷卷件件页页 注：内容栏填写具体工作项目包括注：内容栏填写具体工
9、作项目包括整理、鉴定、修复、整理、鉴定、修复、缩微、扫描等缩微、扫描等。（3 3）档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案）档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等；请示与批复、销毁档案的清册等；（4 4）档案保管：档案安全检查记录、报告，）档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢修与重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢修与修复情况报告等；修复情况报告等；档案检查记录档案检查记录（档案工作指南档案工作指南126126页）页）检查时间：检查时间：检查内容：检查内容：发现的问题
10、：发现的问题：（如破损、丢失、借阅等）（如破损、丢失、借阅等）改进的措施及效果：改进的措施及效果：检查人：检查人：注：检查时间是指检查的具体日期，一般每年检查一次注：检查时间是指检查的具体日期，一般每年检查一次。（5 5）档案统计：档案收进、移出登记，案卷）档案统计：档案收进、移出登记，案卷 基本情况统计和重要的利用统计表等；基本情况统计和重要的利用统计表等；全宗档案基本情况统计表全宗档案基本情况统计表 全宗号：统统计计时时间间门门类类档案数量档案数量开放数量开放数量所所属属年年代代载载体体形形态态语语种种价价值值备备注注卷卷件件卷卷件件 注：价值是指档案的保管级别，暂空。注：价值是指档案的保
11、管级别，暂空。档案收进移出登记表档案收进移出登记表 时时 间间收收进进方方式式移移出出方方式式来来源源或或去去向向内容摘要内容摘要起起止止年年度度数量数量备备 注注卷卷件件盘盘张张合合计计永永久久长长期期短短期期合合计计永永久久长长期期短短期期 注：注：1.1.时间为收进、移出时间；时间为收进、移出时间；2.2.方式是指接收、寄存、捐赠、购买、征集或转方式是指接收、寄存、捐赠、购买、征集或转移、销毁等；移、销毁等；3.3.来源或去向是指档案的形成者、移交者或在何处保管；来源或去向是指档案的形成者、移交者或在何处保管；4.4.内容摘内容摘要是指档案门类等；要是指档案门类等；5.5.备注填写说明档
12、案状况、附件等。备注填写说明档案状况、附件等。（6 6）档案利用：全宗指南（全宗介绍），开）档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等；益的典型事例等；档案利用效果登记表档案利用效果登记表（档案工作指南档案工作指南128页）页）姓姓名名 利用利用部门部门 利用利用日期日期 档号档号 利利用用档档案案内内容容 利利用用目目的的 利利用用效效果果 （7 7）档案管理新技术的应用：缩微复制和计）档案管理新技术的应用：缩微复制和计
13、算机辅助管理等情况的文字说明材料。算机辅助管理等情况的文字说明材料。7 7、全宗指南（全宗介绍）：、全宗指南（全宗介绍）：（1 1）全宗指南要加封面）全宗指南要加封面封面格式如下：封面格式如下：全全 宗宗 指指 南南 （-年）年）全宗号：全宗号：*立档单位：立档单位：编写时间：编写时间：年年月月（2 2）全宗指南编写要求：）全宗指南编写要求：全宗指南基本结构全宗指南基本结构一、组织机构沿革一、组织机构沿革（一）立档单位成立、合并、更名、撤销情况（一）立档单位成立、合并、更名、撤销情况（二）单位办公地址迁移情况（二）单位办公地址迁移情况（三）单位性质、隶属关系和职能（三）单位性质、隶属关系和职能
14、（四）单位主要领导人任免职情况（四）单位主要领导人任免职情况（五）内部机构设置及负责人任免职情况（五）内部机构设置及负责人任免职情况1.1.内部机构设置情况：机构名称、成立时间、撤内部机构设置情况：机构名称、成立时间、撤销时间。销时间。2.2.内部机构负责人任免职情况：机构名称、职务、内部机构负责人任免职情况：机构名称、职务、姓名、任职时间、离职时间。姓名、任职时间、离职时间。（六）直属单位设置及负责人任免职情况（六）直属单位设置及负责人任免职情况 1.1.直属单位设置情况：单位名称、成立时间、直属单位设置情况：单位名称、成立时间、撤销时间、单位性质。撤销时间、单位性质。2.2.直属单位负责人
15、任免职情况：单位名称、直属单位负责人任免职情况：单位名称、姓名、职务、任职时间、离职时间。姓名、职务、任职时间、离职时间。（七）单位人员编制情况（七）单位人员编制情况二、全宗内档案情况简介二、全宗内档案情况简介 （一）各种门类、载体档案数量说明（一）各种门类、载体档案数量说明 （二）检索工具编制情况说明（二）检索工具编制情况说明 （三）实行计算机管理情况说明（三）实行计算机管理情况说明 （四）档案数字化情况说明（四）档案数字化情况说明 （五）全宗档案状况说明（五）全宗档案状况说明三、全宗内档案内容与成分介绍（按照单位档三、全宗内档案内容与成分介绍（按照单位档案分类逐一介绍）案分类逐一介绍）（一
16、）文书档案（一）文书档案 1.永久永久 2.长期长期 （二）照片档案：包括纸质照片和数码照片（二）照片档案：包括纸质照片和数码照片 （三）音像档案：包括录音带、录像带（三）音像档案：包括录音带、录像带 （四）实物档案（四）实物档案 （五）其它档案（五）其它档案四、全宗档案利用权限说明四、全宗档案利用权限说明五、全宗指南编写时间五、全宗指南编写时间六、全宗指南编写人员六、全宗指南编写人员（3 3）示例：）示例：全全 宗宗 指指 南南 （1987-2001年）年）全宗号：全宗号：123 立档单位：青岛市公用事业管理局立档单位：青岛市公用事业管理局 编写时间：编写时间：2002年年6月月 二、企事业
17、档案管理中存在的一些共性问题及二、企事业档案管理中存在的一些共性问题及改进的方法改进的方法（一）存在的问题（一）存在的问题 通过近年来的考核、效能评估，发现许通过近年来的考核、效能评估，发现许多单位在档案管理各个环节中存在着这样或多单位在档案管理各个环节中存在着这样或那样的问题。这些问题主要集中在材料收集、那样的问题。这些问题主要集中在材料收集、档案整理、保管条件等几个方面。档案整理、保管条件等几个方面。1 1、材料收集方面：、材料收集方面：许多单位材料齐全性存在问题，原因有以许多单位材料齐全性存在问题，原因有以下几点：下几点：（1 1）相关规章制度不健全不完善。比如没）相关规章制度不健全不完
18、善。比如没有有“企业文件材料归档办法企业文件材料归档办法”、“企业档案工作岗企业档案工作岗位责任制位责任制”等涉及到材料收集方面的规章制度，等涉及到材料收集方面的规章制度，导致收集工作处于无序状态；有的单位制定了导致收集工作处于无序状态；有的单位制定了“企业文件材料归档办法企业文件材料归档办法”、“企业档案工作岗位企业档案工作岗位责任制责任制”、“档案工作考核办法档案工作考核办法”等规章制度，但等规章制度，但不切合单位的实际情况，对单位文件材料收集不切合单位的实际情况，对单位文件材料收集工作没有实际的指导意义。工作没有实际的指导意义。（2 2）相关制度落实不到位。执行的力度不够，）相关制度落实
19、不到位。执行的力度不够，导致档案工作职责没有落到实处。导致档案工作职责没有落到实处。2 2、档案整理方面：、档案整理方面：（1 1）没有分类办法）没有分类办法 （2 2）有办法，但办法与实体分类不一致。）有办法，但办法与实体分类不一致。3 3、保管条件方面：、保管条件方面：有些单位档案保管条件比较简陋，达不有些单位档案保管条件比较简陋，达不 到档案安全保管的基本要求。到档案安全保管的基本要求。（二）改进的方法（二）改进的方法 在材料收集方面，进一步完善相关规章制在材料收集方面，进一步完善相关规章制度，并制定切实可行的保障措施（和相关人员度，并制定切实可行的保障措施（和相关人员的年度考核、福利待
20、遇挂钩），确保制度落实的年度考核、福利待遇挂钩），确保制度落实到位。在材料整理方面，制定切合单位实际情到位。在材料整理方面，制定切合单位实际情况的档案分类编号办法，并按照办法实行，材况的档案分类编号办法，并按照办法实行，材料整理时应按照有关要求进行。在档案保管方料整理时应按照有关要求进行。在档案保管方面，随着单位的发展，应逐步改善。面，随着单位的发展，应逐步改善。1 1、材料收集方面：、材料收集方面：（1 1）文件材料归档办法）文件材料归档办法 此办法旨在解决本单位文件材料的归档此办法旨在解决本单位文件材料的归档范围（确定本单位哪些材料有保存价值应该范围（确定本单位哪些材料有保存价值应该归档，
21、分别应该由哪些部门负责收集）、归归档，分别应该由哪些部门负责收集）、归档时间、归档手续（各单位应该予以重视）、档时间、归档手续（各单位应该予以重视）、归档基本要求等问题。归档基本要求等问题。示例：示例：*文件材料归档办法文件材料归档办法 第一条第一条 为规范本单位文件材料归档工作，为规范本单位文件材料归档工作，丰富、完善本单位档案信息资源，依据有关规丰富、完善本单位档案信息资源，依据有关规定，制定本办法。定，制定本办法。第二条第二条 本办法所称本单位文件材料，是指本办法所称本单位文件材料，是指本单位在生产、经营和管理活动中形成的各种形式本单位在生产、经营和管理活动中形成的各种形式和载体的记录。
22、和载体的记录。第三条第三条 本单位各部门应当把文件材料的形本单位各部门应当把文件材料的形成、积累、整理和归档工作，纳入本部门的职责成、积累、整理和归档工作，纳入本部门的职责范围，列入有关人员的岗位责任制。范围，列入有关人员的岗位责任制。第四条第四条 各部门担负文件材料积累、整理和各部门担负文件材料积累、整理和归档业务的人员应认真执行有关规定，确保文归档业务的人员应认真执行有关规定，确保文件材料的完整、准确、规范和及时归档。件材料的完整、准确、规范和及时归档。第五条第五条 档案部门应及时深入各部门了解、档案部门应及时深入各部门了解、督促和指导有关人员做好文件材料的形成及应督促和指导有关人员做好文
23、件材料的形成及应 归档文件材料的积累、整理和归档工作。归档文件材料的积累、整理和归档工作。第六条第六条 文件材料归档的基本要求文件材料归档的基本要求 （一）归档文件的制作和书写材料应当有益于（一）归档文件的制作和书写材料应当有益于长久保存，不得使用圆珠笔、铅笔、纯兰墨水、长久保存，不得使用圆珠笔、铅笔、纯兰墨水、红墨水、复写纸、热敏纸；红墨水、复写纸、热敏纸；（二）归档文件材料应当完整、准确、签批（二）归档文件材料应当完整、准确、签批手续完备；手续完备；（三）归档文件材料应当经部门或项目负责人（三）归档文件材料应当经部门或项目负责人审定；审定；（四）归档文件材料的整理应当系统、规范；（四）归档
24、文件材料的整理应当系统、规范；（五）音像材料（包括照片、录音、录像等）（五）音像材料（包括照片、录音、录像等）和实物要与文字说明一起归档；外文材料要与翻和实物要与文字说明一起归档；外文材料要与翻译材料一起归档；电子文件要与纸质文件一起归译材料一起归档；电子文件要与纸质文件一起归档。档。第七条第七条 文件材料的归档范围文件材料的归档范围 本单位各类文件材料的归档范围及保管期限见本单位各类文件材料的归档范围及保管期限见附件。附件。第八条第八条 文件材料的归档时间文件材料的归档时间 （一）本单位各职能部门形成的管理性文件（一）本单位各职能部门形成的管理性文件 材料，一般应在办理完毕后的第二年上半年归
25、档；材料，一般应在办理完毕后的第二年上半年归档；（二）工业企业产品、非工业企业业务项目、（二）工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在项目结束后三个科研课题、基建项目文件材料在项目结束后三个 月内归档，时间长的项目可分阶段、分单项归档；月内归档，时间长的项目可分阶段、分单项归档；（三）外购设备仪器或引进项目的文件资料（三）外购设备仪器或引进项目的文件资料 在开箱验收或接收后先登记，等安装调试完后，在开箱验收或接收后先登记，等安装调试完后，随即与安装调试中形成的文件材料一起归档；随即与安装调试中形成的文件材料一起归档；（四）负责人和职工外出参加公务活动形成（四）负责人和职工
26、外出参加公务活动形成 的文件材料应在公务活动结束后即时交有关人员的文件材料应在公务活动结束后即时交有关人员 归档；归档；（五）会计文件材料在会计年度终了后归档，（五）会计文件材料在会计年度终了后归档，由本单位财务会计部门保管一至三年，向档案部由本单位财务会计部门保管一至三年，向档案部门（办公室）移交；门（办公室）移交；（六）下列文件材料应随时归档：（六）下列文件材料应随时归档：1 1、没有及时归档的零散文件材料；、没有及时归档的零散文件材料；2 2、应归档的非纸质载体材料（指音像、应归档的非纸质载体材料（指音像、实物等特殊载体）；实物等特殊载体）；3 3、其它临时活动中形成的文件材料。、其它临
27、时活动中形成的文件材料。第九条第九条 归档文件材料的整理参照青岛市归档文件材料的整理参照青岛市归档文件整理规程归档文件整理规程（文件级）进行（文件级）进行 第十条第十条 应归档的文件材料一般归档一份，应归档的文件材料一般归档一份，重要的和使用频繁的文件材料可根据需要确定重要的和使用频繁的文件材料可根据需要确定归档分数。归档分数。第十一条第十一条 文件材料归档时，由承办部门文件材料归档时，由承办部门 填写归档材料移交清单，交接双方（指承办填写归档材料移交清单，交接双方（指承办 部门和档案部门）根据文件材料移交清单清部门和档案部门）根据文件材料移交清单清 点，核对无误后，在点，核对无误后，在档案交
28、接登记表档案交接登记表上上 签字，移交清单由交接双方各保留一份。签字，移交清单由交接双方各保留一份。附件：文件材料归档范围及档案保管期限表附件：文件材料归档范围及档案保管期限表 附件：文件材料归档范围及档案保管期限表附件：文件材料归档范围及档案保管期限表管理类管理类:序序号号基基 本本 范范 围围责任部责任部门门保管保管期限期限1 1本单位年度工作计划、总结本单位年度工作计划、总结办公室办公室永久永久2 2本单位民主生活会会议记录、纪要本单位民主生活会会议记录、纪要党总支党总支永久永久3 3党委评先创优文件材料党委评先创优文件材料党办党办长期长期4 4本单位机要、文秘、保密、信访工作文件材料本
29、单位机要、文秘、保密、信访工作文件材料办公室办公室（1 1）重要的重要的 永久永久（2 2）一般的一般的 短期短期（2 2）需要加强收集的材料）需要加强收集的材料 a a 管理类管理类 除收发文以外，加强收集以下材料：除收发文以外，加强收集以下材料：计划总结、计划总结、各种报表（党、团、主要经济指标年报等）、各种报表（党、团、主要经济指标年报等）、各种会议记录纪要（包括党、政、职代会、各种会议记录纪要（包括党、政、职代会、团代会、三会等）、团代会、三会等）、大事记、年鉴、大事记、年鉴、本单位编辑的简报、出版物样本与定稿、本单位编辑的简报、出版物样本与定稿、外事工作的材料（包括请示、批复、来往外
30、事工作的材料（包括请示、批复、来往函电、谈判记录、考察资料与报告等）、函电、谈判记录、考察资料与报告等）、党员名册、职工名册、党员名册、职工名册、审计方面的材料、审计方面的材料、达标认证的材料（呈报、审批材料及证书）、达标认证的材料（呈报、审批材料及证书）、信用方面的材料、信用方面的材料、各种宣传方面的材料（反映本企业活动的各种宣传方面的材料（反映本企业活动的报刊、广播稿及广告宣传等）、报刊、广播稿及广告宣传等）、企业管理标准规定、企业管理标准规定、有关合同及协议（指行政合同、采购合同、有关合同及协议（指行政合同、采购合同、销售合同、商务合同，不包括项目的合同）、销售合同、商务合同，不包括项目
31、的合同）、工商行政管理方面的材料、工商行政管理方面的材料、关系介绍信及存根（党、团、行政等）、关系介绍信及存根（党、团、行政等）、工资转移证、工资转移证、党、团、工会会费收据、党、团、工会会费收据、信访材料、信访材料、法律与公证事务中形成的材料、法律与公证事务中形成的材料、违纪案件的材料（立案报告、调查依据、审违纪案件的材料（立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等）、查结论、处理意见等）、劳动人事方面（招聘、用工、劳动合同等）、劳动人事方面（招聘、用工、劳动合同等）、学术论文、考察报告、专题总结、调研材料。学术论文、考察报告、专题总结、调研材料。b b、会计类、会计类除报告、帐簿、凭证外，加
32、强以下材料的收集：除报告、帐簿、凭证外，加强以下材料的收集：工资表、工资表、清产核资、资产评估方面的材料、清产核资、资产评估方面的材料、税务方面的材料、税务方面的材料、生产财务和成本核算、生产财务和成本核算、固定资产的新增、报废、调拨材料，固定资产的新增、报废、调拨材料，固定资产卡片、固定资产卡片、会计档案销毁清册、会计档案销毁清册、银行余额调节表、银行余额调节表、银行对账单等。银行对账单等。c c、基建类、基建类加强设备、音像方面的材料收集加强设备、音像方面的材料收集d d、产品类、产品类除鉴定证书以外，加强以下方面材料的收集：除鉴定证书以外，加强以下方面材料的收集：样机试制计划、样机试制计
33、划、样机试制工艺流程、样机试制工艺流程、试制工艺文件和工艺装备文件、试制工艺文件和工艺装备文件、样机试制运行记录、样机试制运行记录、样机试制过程纪要、样机试制过程纪要、设计文件补充及更改材料、设计文件补充及更改材料、设计文件更改记录、设计文件更改记录、样机试制总结报告、样机试制总结报告、样机试验计划、样机试验计划、样机试验方案、样机试验方案、样机试验所需仪器与设备清单、样机试验所需仪器与设备清单、样机试验分项目记录、样机试验分项目记录、样机试验中形成的原始数据与原始材料、样机试验中形成的原始数据与原始材料、样机试验分项小结、样机试验分项小结、样机试验总结报告、样机试验总结报告、试验鉴定大纲、试
34、验鉴定大纲、试验规程、试验规程、样机鉴定验收书、样机鉴定验收书、样机生产考验记录、样机生产考验记录、样机生产考验总结报告、样机生产考验总结报告、设计定型后的成套设计文件、设计定型后的成套设计文件、研究总结报告、研究总结报告、“设计定型设计定型”工作报告、工作报告、工艺方案、工艺方案、工艺规程、工艺规程、管理用工艺文件、管理用工艺文件、“生产定型生产定型”设计文件、设计文件、工装设备文件、工装设备文件、设计文件与工艺文件的补充更改文件和更改设计文件与工艺文件的补充更改文件和更改通知单、通知单、鉴定大纲、鉴定大纲、立项建议书、立项建议书、计划任务书、计划任务书、技术研究和技术工作报告、技术研究和技
35、术工作报告、技术性能测试报告、技术性能测试报告、用户意见、用户意见、经济效益分析、经济效益分析、试验资料及资料归档证明、试验资料及资料归档证明、保密级别建议、保密级别建议、推广应用建议、推广应用建议、财务决算证明、财务决算证明、产品说明书、产品说明书、查新报告、查新报告、国内外技术对比分析报告、国内外技术对比分析报告、标准化审查报告及依据标准、标准化审查报告及依据标准、销售技术服务阶段形成的材料销售技术服务阶段形成的材料e e、设备类、设备类 除开箱材料之外，注意收集考察决策、安除开箱材料之外，注意收集考察决策、安装调试、维护（修）、改造方面的材料：装调试、维护（修）、改造方面的材料：设备购置
36、计划申请书、设备购置计划申请书、设备购置计划投资预算书、设备购置计划投资预算书、设备购置技术经济论证材料、设备购置技术经济论证材料、设备购置批准书、设备购置批准书、设备购置协议书、订货合同、设备购置协议书、订货合同、设备安装任务书、设备安装任务书、设备安装工艺工程、设备安装工艺工程、设备精度检查记录、试车记录、设备精度检查记录、试车记录、设备性能检查与运转情况纪录、设备性能检查与运转情况纪录、设备安装调试验收单、设备安装调试验收单、设备安装验收移交单、设备安装验收移交单、设备运转、检修记录、设备运转、检修记录、设备运行交接记录、设备运行交接记录、设备事故报告、设备事故报告、设备性能安全、精度检
37、查记录、设备性能安全、精度检查记录、设备故障修理停车记录、设备故障修理停车记录、设备送修转交单、设备送修转交单、设备修理完工通知单、设备修理完工通知单、设备二级保养记录、设备二级保养记录、设备大修理完工报告及质量检查记录、设备大修理完工报告及质量检查记录、设备改进方案、改造计划设备改进方案、改造计划 设备改造过程中形成的技术文件和原始记录、设备改造过程中形成的技术文件和原始记录、设备改造验收材料、设备改造验收材料、设备报废申请书、设备报废申请书、设备报废鉴定与审批材料、设备报废鉴定与审批材料、设备报废处理转交单、设备报废处理转交单、设备信息反馈意见书等设备信息反馈意见书等f f、科研类、科研类
38、选题建议书、选题建议书、有关本选题的综合评述材料、有关本选题的综合评述材料、研究方案、研究方案、任务通知书、任务通知书、技术说明书、技术说明书、任务协议书、任务协议书、任务计划书、任务计划书、课题实验设计方案、课题实验设计方案、课题实验设计、课题实验设计、实验记录、实验记录、观察记录、观察记录、计算材料、计算材料、分析整理材料、分析整理材料、实验工作总结、实验工作总结、调查考察材料、调查考察材料、合理化建议、合理化建议、扩大实验方案、扩大实验方案、设计文件、设计文件、工艺文件、工艺文件、工艺装备文件、工艺装备文件、现场测试数据、现场测试数据、试验详细记录、试验详细记录、更改与补充文件、变更通知
39、单、更改与补充文件、变更通知单、各个单项的测试与试验报告、各个单项的测试与试验报告、扩大试验的鉴定材料、扩大试验的鉴定材料、扩大试验总结报告、扩大试验总结报告、科研成果总结报告、科研成果总结报告、学术论文、学术论文、科研成果鉴定申请报告、科研成果鉴定申请报告、技术鉴定证书、技术鉴定证书、鉴定委员会总结材料、鉴定委员会总结材料、鉴定委员会评审原始记录、鉴定委员会评审原始记录、成果推广现场试验方案、成果推广现场试验方案、成果推广现场形成的有关材料、成果推广现场形成的有关材料、成果推广技术服务有关材料、成果推广技术服务有关材料、成果推广回访报告、成果推广回访报告、成果推广总结报告成果推广总结报告g实
40、物类实物类 加强废止印鉴等的收集加强废止印鉴等的收集 2 2、文件材料整理方面、文件材料整理方面 （1 1）分类编号办法）分类编号办法 一般单位至少应该有管理类、实物类、一般单位至少应该有管理类、实物类、会计类、照片类、音像类。会计类、照片类、音像类。示例：示例：*档案分类编号办法档案分类编号办法 第一条第一条 为科学地管理本单位档案，促进档为科学地管理本单位档案，促进档案信息资源的利用与交流，制定本办法。案信息资源的利用与交流，制定本办法。第二条第二条 档案分类档案分类 （一）（一）档案一级类目的设置档案一级类目的设置 设置管理档案、产品档案、科研档案、基建档案、设置管理档案、产品档案、科研
41、档案、基建档案、设备档案、会计档案、照片档案、实物档案、音设备档案、会计档案、照片档案、实物档案、音 像档案九大类。像档案九大类。（二）（二）档案二级及二级以下类目的设置档案二级及二级以下类目的设置 1 1管理档案二级类目按年度（文件材料形管理档案二级类目按年度（文件材料形成年度）设置；三级类目按保管期限设置。成年度）设置；三级类目按保管期限设置。2 2会计档案二级类目按其种类设置（财务会计档案二级类目按其种类设置（财务报告、会计帐簿、会计凭证、其它）设置；会报告、会计帐簿、会计凭证、其它）设置；会计帐簿、会计凭证、其它的下位类目（即三级计帐簿、会计凭证、其它的下位类目（即三级类目）按年度设置
42、。类目）按年度设置。3 3产品档案二级类目按产品系列（或种产品档案二级类目按产品系列（或种类）设置；三级类目按产品型号设置（如果本类）设置；三级类目按产品型号设置（如果本单位产品比较单一，产品档案二级类目可以按单位产品比较单一，产品档案二级类目可以按产品型号设置）。产品型号设置）。4 4科研档案二级类目按课题性质设置，三级科研档案二级类目按课题性质设置，三级类目按课题设置（项目少不需要设置三级类目类目按课题设置（项目少不需要设置三级类目的，其二级类目可直接按课题设置）。的，其二级类目可直接按课题设置）。5 5基建档案二级类目按性质（或用途）设置，基建档案二级类目按性质（或用途）设置，三级类目按
43、建筑项目设置。三级类目按建筑项目设置。6 6设备档案设备档案（设备档案的基本分类方法是型号分类法。根（设备档案的基本分类方法是型号分类法。根据生产组织形式和设备类型的不同，设备档案据生产组织形式和设备类型的不同，设备档案具体的分类主要有两种方法：具体的分类主要有两种方法：使用性质使用性质型号型号设备档案设备档案锻压设备锻压设备金属切削金属切削设备设备车床车床C616C620C630铣床铣床刨床刨床磨床磨床 第一种第一种 性质性质型号分类法型号分类法 工艺工艺工序工序型号型号设备档案设备档案原毛加工原毛加工开毛机开毛机洗毛机洗毛机烘毛机烘毛机毛条加工毛条加工梳毛机梳毛机针梳机针梳机精梳机精梳机绒
44、线加工绒线加工混条机混条机粗纱机粗纱机细纱机细纱机合纱机合纱机染整染整第二种第二种 工序工序型号分类法型号分类法 注：复杂的设备如此）注：复杂的设备如此）设备档案二级类目按性质（或工序）设置，设备档案二级类目按性质（或工序）设置，三级类目按设备型号设置（如果本单位设备简三级类目按设备型号设置（如果本单位设备简单，可以二级类目按设备型号设置）。单，可以二级类目按设备型号设置）。7 7、照片档案、照片档案 按照按照青岛市照片归档与管理规范青岛市照片归档与管理规范（青（青档字档字200514200514号）执行号）执行8 8、实物档案、实物档案 实物档案二级类目按实物种类设置。实物档案二级类目按实物
45、种类设置。9 9、音像档案、音像档案 音像档案二级类目按音像种类设置音像档案二级类目按音像种类设置 第三条第三条 档号编制档号编制档号由类目号、件号组成。档号由类目号、件号组成。（一）类目号的编制（一）类目号的编制 1 1一级类目采用大写汉语拼音字母编写，一级类目采用大写汉语拼音字母编写，即即GLGL：管理、：管理、KJKJ：会计、：会计、CPCP：产品、：产品、KYKY：科研、：科研、JJ:JJ:基建、基建、SB:SB:设备、设备、SWSW：实物、：实物、YXYX：音像。：音像。2 2二级及二级以下类目：管理类二级类二级及二级以下类目：管理类二级类目为年度号，会计类、音像类、实物类二级类目为
46、年度号，会计类、音像类、实物类二级类目采用阿拉伯数字编写；管理类的三级类目位目采用阿拉伯数字编写；管理类的三级类目位保管期限号（永久为保管期限号（永久为“1”1”、长期为、长期为“2”2”、短期为、短期为“3”3”），会计帐簿、会计凭证、其它的下位类），会计帐簿、会计凭证、其它的下位类目（即三级类目）为年度号。目（即三级类目）为年度号。（二）件号的编制（二）件号的编制 1 1各类档案件号的编写按照最低一级分类各类档案件号的编写按照最低一级分类类目编写案件顺序号。类目编写案件顺序号。2 2阿拉伯数字编写的类目层次中间用间隔阿拉伯数字编写的类目层次中间用间隔号号“.”.”隔离。隔离。3 3类目号与
47、件号中间用间隔号类目号与件号中间用间隔号“-”-”隔开。隔开。第四条第四条 档号示意：档号示意：（一）（一）GL20031-1 2003GL20031-1 2003年永久性的管理类档案第年永久性的管理类档案第1 1件件GL20032-1 2003GL20032-1 2003年长期的管理类档案第年长期的管理类档案第1 1件件GL20033-1 2003GL20033-1 2003年短期的管理类档案第年短期的管理类档案第1 1件件（二）（二）KJ1-6 KJ1-6 财务报告第财务报告第6 6件（历史以来）件（历史以来）KJ22003-8 2003KJ22003-8 2003年账簿第年账簿第8 8件
48、件KJ32003-16 2003KJ32003-16 2003年会计凭证第年会计凭证第1616件件KJ42003-1 2003KJ42003-1 2003年会计类其它材料第年会计类其它材料第1 1件件（三）（三）CP11-1 CP11-1 *系列系列*型号产品第型号产品第1 1件件CP11-126 CP11-126 *系列系列*型号产品第型号产品第126126件件CP21-1%CP21-1%系列系列%型号产品第型号产品第1 1件件CP21-26%CP21-26%系列系列%型号产品第型号产品第2626件件CP22-1%CP22-1%系列系列#型号产品第型号产品第1 1件件CP22-56%CP22
49、-56%系列系列#型号产品第型号产品第5656件件（四）（四）KY11-1 KY11-1 *性质性质*课题第课题第1 1件件KY11-22 KY11-22 *性质性质*课题第课题第2222件件（五）（五）JJ11-1 JJ11-1 *性质性质*项目第项目第1 1件件JJ11-1266 JJ11-1266 *性质性质*项目第项目第12661266件件（六）（六）SB11-1 SB11-1 *性质性质*型号设备第型号设备第1 1件件SB11-12 SB11-12 *性质性质*型号设备第型号设备第1212件件（七）实物档案（七）实物档案SW1-6 SW1-6 证书类第证书类第6 6件件SW2-8 S
50、W2-8 奖状类第奖状类第8 8件件SW3-2 SW3-2 锦旗类第锦旗类第2 2件件（八）音像档案（八）音像档案YX1-1 YX1-1 录音带第录音带第1 1盘盘YX1-26 YX1-26 录音带第录音带第2626盘盘YX2-1 YX2-1 录像带第录像带第1 1盘盘YX2-22 YX2-22 录像带第录像带第2222盘盘第五条第五条 本单位档案分类大纲本单位档案分类大纲 一级类目一级类目二级类目二级类目三级类目三级类目管理类管理类GLGL年度年度（文件材料形成年度）（文件材料形成年度）保管期限保管期限（1 1 永久永久2 2 长期长期3 3 短期）短期）会计类会计类KJKJ1 1 财务报告
