1、 教学目的教学目的：掌握接待工作的内容、种类掌握接待工作的内容、种类和要求；熟悉交往群体的礼仪要求；区分和要求；熟悉交往群体的礼仪要求；区分接待对象，确认接待规格；按照行动规范接待对象，确认接待规格；按照行动规范做好接待的准备工作；从容应付已预约和做好接待的准备工作；从容应付已预约和未预约的客人。未预约的客人。秘书的接待工作秘书的接待工作一、接待工作的内容和种类二、接待工作的一般程序三、预约来访者的接待四、非预约来访者的接待五、接待工作中的礼仪内容提示 B市经济部门的领导和工程技术人员，先后市经济部门的领导和工程技术人员，先后3次来次来到到C市洽谈联营生产高钡铁项目。市洽谈联营生产高钡铁项目。
2、C市把接待任务交市把接待任务交给接待处周主任和小李。周主任和小李每次接到任务，给接待处周主任和小李。周主任和小李每次接到任务，一面拟出接待方案呈领导审批，一面到宾馆、车队联一面拟出接待方案呈领导审批，一面到宾馆、车队联系安排好食宿、车辆。客人到达前，周主任和小李一系安排好食宿、车辆。客人到达前，周主任和小李一一检查落实并填好住房卡、领好房门钥匙，等候迎接一检查落实并填好住房卡、领好房门钥匙，等候迎接客人。客人。引入案例引入案例:接待工作要周到接待工作要周到 客人一到达即领客人进客房并介绍有关情况和询问客人客人一到达即领客人进客房并介绍有关情况和询问客人需办的事。到开饭时间领客人进餐厅，客人要离
3、开需办的事。到开饭时间领客人进餐厅，客人要离开C市，事市，事先陪客人到宾馆总台结账并及时送站。每次都在工作和生先陪客人到宾馆总台结账并及时送站。每次都在工作和生活上为客人提供方便。后来，该项目签订了协议，活上为客人提供方便。后来，该项目签订了协议，B市在市在C市投资达市投资达1000万元，年产值万元，年产值15亿元，年利税可达亿元，年利税可达1000多多万元。而且，客人对万元。而且，客人对C市周到的接待工作十分感谢。他们说：市周到的接待工作十分感谢。他们说：“我们到我们到C市好像到了家一样市好像到了家一样”，“你们热情周到的接待，你们热情周到的接待，使我们看到使我们看到C市同志办项目的诚心和决
4、心。高钡铁项目的签市同志办项目的诚心和决心。高钡铁项目的签订，有你们的一份功劳。订，有你们的一份功劳。”接待是指对来访者给于相应的服务的活动。接待是指对来访者给于相应的服务的活动。它涉及面广，对象多而复杂。根据不同的它涉及面广，对象多而复杂。根据不同的对象，不同的来访目的，接待的内容各不对象，不同的来访目的，接待的内容各不相同。根据不同标准，分类方式也就不同，相同。根据不同标准，分类方式也就不同，具体的有具体的有:一、接待工作的内容和种类一、接待工作的内容和种类 1.按照来宾的来访意图按照来宾的来访意图可以将接待分为公务接待、可以将接待分为公务接待、会议接待、视察与检查接待、参观接待、经营活动
5、会议接待、视察与检查接待、参观接待、经营活动接待、技术考察接待和其他接待。接待、技术考察接待和其他接待。2按照接待的对象不同按照接待的对象不同，可以把接待分为外宾接，可以把接待分为外宾接待和内宾接待。内宾接待又可分为对上级单位来人待和内宾接待。内宾接待又可分为对上级单位来人的接待、对平行单位来人的接待、对下属单位来人的接待、对平行单位来人的接待、对下属单位来人的接待、对新闻单位来人的接待和对本单位来人的的接待、对新闻单位来人的接待和对本单位来人的接待。接待。3按照来访者的有无预约按照来访者的有无预约又可以把接待分为预约又可以把接待分为预约来访者接待和未预约来访者接待。来访者接待和未预约来访者接
6、待。接待的内容不同，接待的程序也不尽接待的内容不同，接待的程序也不尽相同，但一般的程序主要包括以下几相同，但一般的程序主要包括以下几个方面：个方面：二、接待工作的一般程序二、接待工作的一般程序 邀请可分为口头邀请、电话邀请、书面邀请、登门邀请可分为口头邀请、电话邀请、书面邀请、登门邀请及邮件邀请等。邀请及邮件邀请等。邀请的方式很多，采用哪一种应根据亲疏关系和实邀请的方式很多，采用哪一种应根据亲疏关系和实际情况而定。际情况而定。（一）发出邀请（一）发出邀请 如如口头邀请是口头邀请是向被邀请者以谈话的方式发出邀请，向被邀请者以谈话的方式发出邀请，这多在一些较为简单的活动场所应用；又如这多在一些较为
7、简单的活动场所应用；又如登门邀登门邀请是请是邀请者亲自到被邀请者的寓所和单位发出的邀邀请者亲自到被邀请者的寓所和单位发出的邀请，表示重视，等等。有时是这几种方式的请，表示重视，等等。有时是这几种方式的综合运综合运用用，发了书面邀请后，又用电话催请，然后再登门，发了书面邀请后，又用电话催请，然后再登门邀请。邀请。不论哪一种邀请，语言要恳切，态度要真诚。若是不论哪一种邀请，语言要恳切，态度要真诚。若是对方主动提出或是来函来电通知来访的，则没有这对方主动提出或是来函来电通知来访的，则没有这个环节。个环节。接待前的准备工作很重要，它是整个接待工作接待前的准备工作很重要，它是整个接待工作的基础，决定着接
8、待工作的质量和效果。的基础，决定着接待工作的质量和效果。1 1平时的准备工作平时的准备工作（1 1）思想心理的准备）思想心理的准备（二）接待前的准备工作（二）接待前的准备工作1、诚恳热情的态度、诚恳热情的态度2、行为举止的姿势、行为举止的姿势站立姿势站立姿势走路姿势走路姿势坐下姿势坐下姿势3、服饰仪态的要求、服饰仪态的要求4、团结协作的精神、团结协作的精神心态准备仪容仪容仪态仪态仪表仪表心理准备心理准备秘书应具备良好的待客心理，其核心就是秘书应具备良好的待客心理，其核心就是要求秘书事事处处有强烈的要求秘书事事处处有强烈的“角色意识角色意识”、“服务意识服务意识”，体现出一个，体现出一个“诚诚”
9、字，即字，即秘书人员应站在对方的立场上，将心比心，秘书人员应站在对方的立场上，将心比心，以诚相待。具体表现在待人接物上应该热以诚相待。具体表现在待人接物上应该热情开朗、温存有礼、和蔼可亲、举止大方，情开朗、温存有礼、和蔼可亲、举止大方，这样有助于赢得对方的好感，缩短彼此的这样有助于赢得对方的好感，缩短彼此的心理距离。心理距离。（2）业务知识和能力的准备）业务知识和能力的准备作为领导的助手，代表单位门面的秘书人员，不仅作为领导的助手，代表单位门面的秘书人员，不仅要要熟悉自己的本职工作熟悉自己的本职工作，而且必须，而且必须全面了解本单位全面了解本单位的各方面情况的各方面情况，如组织的发展历史、产品
10、特点、规，如组织的发展历史、产品特点、规格、种类、各部门设置及领导职工的情况；格、种类、各部门设置及领导职工的情况；手边必手边必须占有较完备的资料，须占有较完备的资料，具体包括单位内部职员的电具体包括单位内部职员的电话号码、本市其他公司和企业单位的电话号码、国话号码、本市其他公司和企业单位的电话号码、国外自动拨号的密码，当地宾馆名胜古迹、游览路线、外自动拨号的密码，当地宾馆名胜古迹、游览路线、娱乐场所的名称、地点、联系方式，本市的政治、娱乐场所的名称、地点、联系方式，本市的政治、经济、文化等情况。经济、文化等情况。（3）物质和环境的准备接待）物质和环境的准备接待接待环境一般可划分为硬环境和软环
11、境。接待环境一般可划分为硬环境和软环境。硬环境包括室内空气、光线、颜色、办公设备及会客硬环境包括室内空气、光线、颜色、办公设备及会客室的布置等外在客观条件。室的布置等外在客观条件。软环境包括会客室的工作气氛、接待人员的个人素养软环境包括会客室的工作气氛、接待人员的个人素养等社会环境。等社会环境。接待环境物件的摆放应该整齐、美观、清洁，光线接待环境物件的摆放应该整齐、美观、清洁，光线充足，空气清新。前台、办公室、会客室设置要协充足，空气清新。前台、办公室、会客室设置要协调，物品齐备。如调，物品齐备。如前厅前厅里应该为客人准备座椅，里应该为客人准备座椅，会会客室客室里要准备茶具（包括茶叶、饮料等，
12、普通客人里要准备茶具（包括茶叶、饮料等，普通客人可以用一次性茶杯，重要客人用正规茶具为佳）、可以用一次性茶杯，重要客人用正规茶具为佳）、烟灰缸、空调设备，还应由电话、复印机、传真机烟灰缸、空调设备，还应由电话、复印机、传真机等（即是没有，也不要离会客室太远）。等（即是没有，也不要离会客室太远）。做到办公室里的文件、文具、电脑、电话等物做到办公室里的文件、文具、电脑、电话等物品各归其位，摆设美观、整洁。常用的、不常品各归其位，摆设美观、整洁。常用的、不常用的及私人用品应该放到合适、固定的地方，用的及私人用品应该放到合适、固定的地方，需要时能马上找到。需要时能马上找到。会客室要及时清理，勤换空气。
13、会客室要及时清理，勤换空气。客人走后，清客人走后，清洗烟灰缸、茶具，为下一批客人的到来做好准洗烟灰缸、茶具，为下一批客人的到来做好准备。每天下班前整理好所有的办公用品，上班备。每天下班前整理好所有的办公用品，上班提前到达，清洁、整理、检查接待环境，做到提前到达，清洁、整理、检查接待环境，做到有备不乱。有备不乱。案例接待的准备工作接待的准备工作会客室让总经理皱起了眉头会客室让总经理皱起了眉头张红是北京致远电子公司总经理王华生的秘书，今天的客人较多，刚送走两个客人。她就赶快准备明天总经理的发言稿，这时前台秘书打电话，请她下楼带总经理约的客人-海南顺成贸易公司副总经理李强。经向王总经理请示后，她急忙
14、下楼，将客人带到楼上。一进会客室就闻到一股很刺鼻的香烟味道，烟灰缸里也很多烟灰与烟头。王总经理进来后，不仅皱起了眉头。一般情况下，来宾来前会事先通知，接到通知后，一般情况下，来宾来前会事先通知，接到通知后，秘书接待准备工作一般程序如下。秘书接待准备工作一般程序如下。（）了解来宾的情况（）了解来宾的情况秘书在接到通知时要了解来宾的基本情况，包括秘书在接到通知时要了解来宾的基本情况，包括来宾的来访意图、目的和要求，包括来宾的单位、来宾的来访意图、目的和要求，包括来宾的单位、人数、身份、性别、民族、年龄和健康状况，还人数、身份、性别、民族、年龄和健康状况，还包括抵离的时间、乘坐的交通工具和车次航班等
15、，包括抵离的时间、乘坐的交通工具和车次航班等，并将上述情况向主管部门领导报告，同时通知有并将上述情况向主管部门领导报告，同时通知有关部门和人员。关部门和人员。、接受任务后的接待准备工作、接受任务后的接待准备工作（）确定接待规格（）确定接待规格由于来宾的身份和来访的目的不同，接待的规格由于来宾的身份和来访的目的不同，接待的规格也不尽相同。接待规格是从主陪人的角度而言的，也不尽相同。接待规格是从主陪人的角度而言的，即来什么客人由什么人陪同的规格问题。接待的即来什么客人由什么人陪同的规格问题。接待的规格分为高格接待、对等接待和低格接待规格分为高格接待、对等接待和低格接待3种。种。高格接待高格接待高格
16、接待是指主要陪同人员比主要来宾的职位或职称高的高格接待是指主要陪同人员比主要来宾的职位或职称高的接待。它表明对被接待一方的重视和友好。主要有几种情接待。它表明对被接待一方的重视和友好。主要有几种情况：况：A、上级领导或上级领导机关派一般工作人员向下级领导、上级领导或上级领导机关派一般工作人员向下级领导口授意见，下级领导要出面作陪；口授意见，下级领导要出面作陪；B、兄弟单位领导或派人商谈重要事宜，本单位领导要出、兄弟单位领导或派人商谈重要事宜，本单位领导要出面接见，必要时还应陪同座谈；面接见，必要时还应陪同座谈；C、下级领导来访，领导应该出面做陪；、下级领导来访，领导应该出面做陪；D、接待单位的
17、重要客户。、接待单位的重要客户。确定接待规格一定要考虑到多方面因素，确定接待规格一定要考虑到多方面因素，并不是规格越高越好。经常用高规格接待，并不是规格越高越好。经常用高规格接待，会产生以下三个负作用会产生以下三个负作用：（：（1 1）会让客人轻）会让客人轻视主方单位；（视主方单位；（2 2）会影响领导的工作；）会影响领导的工作；（3 3）会让不同单位相互攀比，产生厚此薄）会让不同单位相互攀比，产生厚此薄彼的误会。彼的误会。高规格接待需要注意的事项高规格接待需要注意的事项案例难以难以“侍候侍候”的客户的客户甲、乙二企业都是宏达公司的合作单位。甲、乙二企业都是宏达公司的合作单位。一次甲企业的副总
18、经理到宏达公司商谈业一次甲企业的副总经理到宏达公司商谈业务，宏达公司的陈总经理为了表示友好和务，宏达公司的陈总经理为了表示友好和重视，出面接待，全程陪同。不久乙企业重视，出面接待，全程陪同。不久乙企业也派了一位副总经理来宏达公司，陈总经也派了一位副总经理来宏达公司，陈总经理工作太忙，就让赵副总经理出面接待，理工作太忙，就让赵副总经理出面接待，乙企业已知道上次是陈总经理接待的甲企乙企业已知道上次是陈总经理接待的甲企业，非常不高兴。业，非常不高兴。对等接待对等接待对等接待，就是指主要陪同人员与主要来对等接待，就是指主要陪同人员与主要来宾的职位或职称大体相当的接待。在接待宾的职位或职称大体相当的接待
19、。在接待工作中，这种接待最为常用。工作中，这种接待最为常用。低格接待低格接待低格接待，是指主要陪同人员比主要来宾的职位低格接待，是指主要陪同人员比主要来宾的职位和职称低的接待。这种接待多用于基层单位或业和职称低的接待。这种接待多用于基层单位或业务性联系的接待。务性联系的接待。案例：一官员不满接待规格受处案例：一官员不满接待规格受处 采用那一种规格接待，除了采用那一种规格接待，除了客人的身份客人的身份影响因素外，还有其他因素的影响影响因素外，还有其他因素的影响。如：。如：对方的关系，当对方的来访事关重大和我对方的关系，当对方的来访事关重大和我方希望发展与对方的关系的，往往采用高方希望发展与对方的
20、关系的，往往采用高格接待；突变情况，如领导临时有事，只格接待；突变情况，如领导临时有事，只能让他人代替；老客人的接待，客人曾经能让他人代替；老客人的接待，客人曾经来过，那么接待最好按上次规格。来过，那么接待最好按上次规格。采用那一种规格接待，除了客人的身份采用那一种规格接待，除了客人的身份影响因素外，还有其他因素的影响。如：影响因素外，还有其他因素的影响。如：对方的关系，当对方的来访事关重大和我对方的关系，当对方的来访事关重大和我方希望发展与对方的关系的，往往采用高方希望发展与对方的关系的，往往采用高格接待；突变情况，如领导临时有事，只格接待；突变情况，如领导临时有事，只能让他人代替；老客人的
21、接待，客人曾经能让他人代替；老客人的接待，客人曾经来过，那么接待最好按上次规格。来过，那么接待最好按上次规格。“凡事预则立凡事预则立”，接待来访者，制定接待计，接待来访者，制定接待计划很有必要，划很有必要，第一第一是可以合理地安排各项是可以合理地安排各项接待工作，使之有条不紊地开展；接待工作，使之有条不紊地开展；第二第二是是可以使有关人员提前安排好自己的时间，可以使有关人员提前安排好自己的时间，保证接待工作顺利开展。保证接待工作顺利开展。接待工作的计划一般包括三个方面的内容：接待工作的计划一般包括三个方面的内容：确定接待规格、拟定日程安排和开列接待确定接待规格、拟定日程安排和开列接待经费经费。
22、、制定接待工作计划、制定接待工作计划制订接待计划基本流程图制订接待计划基本流程图 为了让所有有关人员都准确地知道自己在此次接待活为了让所有有关人员都准确地知道自己在此次接待活动中的任务，提前安排好自时间，保证接待工作顺利动中的任务，提前安排好自时间，保证接待工作顺利进行，可制定并填写如下表格，印发各有关人员：进行，可制定并填写如下表格，印发各有关人员：1人员安排表人员安排表 包括时间、地点、事项、主要人员、陪同人员。包括时间、地点、事项、主要人员、陪同人员。2日程安排日程安排 日程安排要具体。包括日期、时间、活动内容、地点、日程安排要具体。包括日期、时间、活动内容、地点、陪同人员等内容，一般以
23、表格的列出，可参照陪同人员等内容，一般以表格的列出，可参照“会会务组织务组织”中的日程安排。中的日程安排。3接待经费列支接待经费列支 接待经费列支包括：接待经费列支包括：(1)工作经费：租借会议工作经费：租借会议室、打印资料等费用；室、打印资料等费用；(2)住宿费；住宿费；(3)餐饮餐饮费；费；(4)劳务费：讲课、演讲、加班等费劳务费：讲课、演讲、加班等费用；用；(5)交通费；交通费；(6)参观、游览、娱乐费用；参观、游览、娱乐费用；(7)纪念品费；纪念品费；(8)宣传、公关费用；宣传、公关费用；(9)其他其他费用。费用。某计算机工程有限公司定于某计算机工程有限公司定于9月月28日在某日在某职
24、业技术学院举办图书馆计算机管理系统职业技术学院举办图书馆计算机管理系统软件产品展销会，通知很快地寄发到各有软件产品展销会，通知很快地寄发到各有关学校图书馆。日程安排表上写着关学校图书馆。日程安排表上写着9点介绍点介绍产品，产品，10点参观该职业技术学院图书馆计点参观该职业技术学院图书馆计算机管理系统，算机管理系统，11点洽谈业务。展销会当点洽谈业务。展销会当天，天，9点大会本该开始介绍产品，可应该到点大会本该开始介绍产品，可应该到的各校图书馆代表却只到了的各校图书馆代表却只到了13。案 例 原来，由于通知中没有写明展销会具体原来，由于通知中没有写明展销会具体地点，加上公司接待人员不耐烦，对代表
25、地点，加上公司接待人员不耐烦，对代表不够热情，所以引起了代表们的抱怨。会不够热情，所以引起了代表们的抱怨。会议开始时已是议开始时已是9点点30分了。公司副总经理、分了。公司副总经理、高级工程师李朝南作产品介绍及演示，内高级工程师李朝南作产品介绍及演示，内容十分丰富，容十分丰富，10点点30分还没讲完。由于前分还没讲完。由于前面几项活动时间不够紧凑，结果业务洽谈面几项活动时间不够紧凑，结果业务洽谈匆匆开始，草草收场。匆匆开始，草草收场。案 例 分析：分析：实例中接待活动失败的原因主要有以下几点：实例中接待活动失败的原因主要有以下几点：1)接待方案不够详细，尤其是展销会具体地点没接待方案不够详细，
26、尤其是展销会具体地点没有写明，是较大的失误。有写明，是较大的失误。2)公司接待人员素质较差，缺乏礼仪培训，影响公司接待人员素质较差，缺乏礼仪培训，影响接待工作质量和水平。接待工作质量和水平。3)接待日程安排不够紧凑，影响接待效果。接待日程安排不够紧凑，影响接待效果。阅读资料：接待方案审批表阅读资料：接待方案审批表（四）接待工作的实施（四）接待工作的实施 为了保证接待工作的顺利完成，客人来为了保证接待工作的顺利完成，客人来前检查接待工作所需的文件、资料、场所、前检查接待工作所需的文件、资料、场所、交通工具是否落实到位，同时要及时提醒或交通工具是否落实到位，同时要及时提醒或联系有关接待人员，做好充
27、分准备。客人一联系有关接待人员，做好充分准备。客人一到就要实施具体的接待工作内容。到就要实施具体的接待工作内容。1迎接来宾 核实班机、车、船抵达的具体时间，若要到机场、车站、核实班机、车、船抵达的具体时间，若要到机场、车站、码头接的，则根据来宾人数准备车辆提前到达。若双方是第码头接的，则根据来宾人数准备车辆提前到达。若双方是第一次见面的，要准备接站牌。一次见面的，要准备接站牌。若必要时，准备仪仗队或迎宾若必要时，准备仪仗队或迎宾鲜花。鲜花。当客人下飞机或车、船后，应立刻上前迎接，双方互当客人下飞机或车、船后，应立刻上前迎接，双方互相介绍。若是外宾，则我方人员（或翻译）将相介绍。若是外宾，则我方
28、人员（或翻译）将按照身份高低按照身份高低向来宾介绍，按来宾习惯致见面问候礼，行礼后献花向来宾介绍，按来宾习惯致见面问候礼，行礼后献花。接下。接下来把来宾送到宾馆，送上日程安排表，约好下一项活动的时来把来宾送到宾馆，送上日程安排表，约好下一项活动的时间，就可离开，间，就可离开，切不可在来宾的房间停留时间过长切不可在来宾的房间停留时间过长。介绍介绍、握手、握手、献花献花、陪车陪车2014年年 奥巴马访中奥巴马访中2 2会见、会谈的接待会见、会谈的接待会见，会见，是一种礼貌性应酬，礼节性的会晤，是一种礼貌性应酬，礼节性的会晤，时间较短，通常是半个小时左右。时间较短，通常是半个小时左右。会谈，会谈，也
29、称谈判，内容比较正式，而且专题也称谈判，内容比较正式，而且专题性较强，是指双方或多方就某些实质性问题性较强，是指双方或多方就某些实质性问题交流情况、交换意见及达成协议等。交流情况、交换意见及达成协议等。（1）在会见、会谈前，秘书要做好信息资料工作。）在会见、会谈前，秘书要做好信息资料工作。要做到要做到“知己知彼知己知彼”，了解对方的背景，了解对方的背景，包括对方国家的包括对方国家的政治、经济、地理、历史情况、对外政策、领导人情况等，政治、经济、地理、历史情况、对外政策、领导人情况等，对方可能提出的问题，若是外宾，则要掌握外宾的礼仪特征对方可能提出的问题，若是外宾，则要掌握外宾的礼仪特征和习俗禁
30、忌，并把它变成书面文字呈送有关人员，还要提供和习俗禁忌，并把它变成书面文字呈送有关人员，还要提供外交资料作为参阅。凡能收集到的资料，应尽量收集齐全，外交资料作为参阅。凡能收集到的资料，应尽量收集齐全，提供给领导或其他人员作参考，就内部而言要给领导提供本提供给领导或其他人员作参考，就内部而言要给领导提供本单位情况的资料，有时包括我国的法律和政策。如果单位情况的资料，有时包括我国的法律和政策。如果不是第不是第一次交往一次交往，则把以前会见、会谈情况写成摘要给领导或与会，则把以前会见、会谈情况写成摘要给领导或与会人员。人员。（2）来宾抵达时，接待人员在大楼门口或大）来宾抵达时，接待人员在大楼门口或大
31、厅迎候，并引导来宾到会客室。厅迎候，并引导来宾到会客室。若是重要来若是重要来宾，则来宾进门口由主见人在门口迎接。宾，则来宾进门口由主见人在门口迎接。（3）会见会谈时安排好座次。）会见会谈时安排好座次。会见时，宾客在右，主人在左。座位安排通常为会见时，宾客在右，主人在左。座位安排通常为半圆形。会谈时，宾主则在长方形桌子边相对而半圆形。会谈时，宾主则在长方形桌子边相对而坐。坐。会会 见见 座座 位位 图图 会会 见见 座座 位位 图图 2010年年5月月25日，中国国家主席胡锦涛在北京人民大会堂，日，中国国家主席胡锦涛在北京人民大会堂，会见了来华出席第二轮中美战略与经济对话的美国总统奥巴会见了来华
32、出席第二轮中美战略与经济对话的美国总统奥巴马的特别代表、国务卿希拉里马的特别代表、国务卿希拉里克林顿和财政部长盖特纳。克林顿和财政部长盖特纳。会会 见见 座座 位位 图图 会谈分为双边会谈与多边会谈。双边会谈会谈分为双边会谈与多边会谈。双边会谈通常使用长方形或椭圆形桌子，多边会谈采通常使用长方形或椭圆形桌子，多边会谈采用圆形或摆成方形。不论什么形式，均以面用圆形或摆成方形。不论什么形式，均以面对正门为上座。双边会谈时，宾主相对而坐，对正门为上座。双边会谈时，宾主相对而坐，以正门为准，主人占背门一侧，客人面向正以正门为准，主人占背门一侧，客人面向正门。门。主谈人主谈人各自居中。各自居中。会会 谈
33、谈 座座 位位 安安 排排双双 边边 会会 谈谈 座座 位位 安安 排排多多 边边 会会 谈谈 座座 位位 安安 排排 涉外会谈中，我国习惯把译员安排在主涉外会谈中，我国习惯把译员安排在主谈人右侧，但有的国家亦让译员坐在后面，谈人右侧，但有的国家亦让译员坐在后面，一般应尊重主人的安排。其他人按礼宾顺一般应尊重主人的安排。其他人按礼宾顺序左右排列。记录员可安排在后面，如参序左右排列。记录员可安排在后面，如参加会谈人数少，也可安排在会谈桌就座。加会谈人数少，也可安排在会谈桌就座。会会 谈谈 座座 位位 安安 排排 小范围的会谈也可以不用桌子，只设沙发，小范围的会谈也可以不用桌子，只设沙发，双方座位
34、按会见座位安排。双方座位按会见座位安排。会会 谈谈 座座 位位 安安 排排会谈座位图（1）如会谈长桌一端向正面，则以入门的方向为准，右为客方，如会谈长桌一端向正面，则以入门的方向为准，右为客方，左为主方。左为主方。会谈座位图（会谈座位图（2 2）多边会谈，座位可摆成圆形、方形等。多边会谈，座位可摆成圆形、方形等。会谈座位图（会谈座位图（3 3）20112011年年5 5月月9-10 9-10 华盛顿华盛顿 中美第三轮对谈中美第三轮对谈案例:中国木匠精心打造六方会谈桌 座次安排费苦心案例:中国木匠精心打造六方会谈桌 座次安排费苦心（4）会见会谈时，要做好记录。）会见会谈时，要做好记录。认真细致地
35、将双方的谈话原原本本，一字不漏地认真细致地将双方的谈话原原本本，一字不漏地记录下来，以备查考。会上有争议的问题，未落记录下来，以备查考。会上有争议的问题，未落实的问题等都要一一记下。不论是客人提出的问实的问题等都要一一记下。不论是客人提出的问题，还是领导许诺的问题，会后应负责做好后续题，还是领导许诺的问题，会后应负责做好后续落实工作。落实工作。（5 5）会见会谈结束时，有是要安排合影留念，应）会见会谈结束时，有是要安排合影留念，应事先安排好合影图。事先安排好合影图。正式合影的人数，一般宜少不宜多。在合影时，正式合影的人数，一般宜少不宜多。在合影时，宾主一般均应站立。必要时，可安排前排人员就宾主
36、一般均应站立。必要时，可安排前排人员就座，后排人员是梯级站立。但是，通常不宜要求座，后排人员是梯级站立。但是，通常不宜要求合影的参加者蹲着参加拍照。合影的参加者蹲着参加拍照。思考：合影如何安排座位？思考：合影如何安排座位？合影时，若安排其参加者就座，应先期在座位合影时，若安排其参加者就座，应先期在座位上贴上便于辨认的名签。上贴上便于辨认的名签。具体涉及合影的排位问题，关键是要知道内具体涉及合影的排位问题，关键是要知道内外有别。外有别。国内合影时的排位，一般讲究居前为上、居国内合影时的排位，一般讲究居前为上、居中为上和居左为上。具体来看，又有单数与双数中为上和居左为上。具体来看，又有单数与双数分
37、别。通常，合影时主方人员居右，客方人员居分别。通常，合影时主方人员居右，客方人员居左。左。合影排位之一合影排位之二 涉外合影的排位惯例涉外合影的排位惯例在涉外场合合影时，应遵守国际惯例，讲究在涉外场合合影时，应遵守国际惯例，讲究“以右为尊以右为尊”，即宜令主人居中，主宾居右，其他，即宜令主人居中，主宾居右，其他双方人员分主左宾右依次排开。简而言之，就是讲双方人员分主左宾右依次排开。简而言之，就是讲究究“以右为上以右为上”。2011年11月3日，二十国集团领导人第六次峰会在法国戛纳举行。因此在一些国际会议上，如果涉及到有关用餐、合因此在一些国际会议上，如果涉及到有关用餐、合影等位次的排列时，有一
38、个不成文但行之有效的影等位次的排列时，有一个不成文但行之有效的“约约定定”，即按照领导人职务的高低和资历的长短来进行安，即按照领导人职务的高低和资历的长短来进行安排。也就是说，按照从中间向两边、从前向后的排列次排。也就是说，按照从中间向两边、从前向后的排列次序，国家元首先于序，国家元首先于go-vern-mentgo-vern-ment首脑，即主席、总统、首脑，即主席、总统、国王的地位高于总理、首相，而国王的地位高于总理、首相，而go-vern-mentgo-vern-ment领导人又领导人又高于国际组织负责人。在同一级别上则按照领导人任职高于国际组织负责人。在同一级别上则按照领导人任职资历的
39、长短来排列。资历的长短来排列。一般的国际会议上都是这种排列规则，不存在什么一般的国际会议上都是这种排列规则，不存在什么“重重视不重视视不重视”、也不管你国家的大小、强弱。主要是根据、也不管你国家的大小、强弱。主要是根据领导人职务的一些不同来进行排列。领导人职务的一些不同来进行排列。2010年年5月中美第二轮战略与经济对话月中美第二轮战略与经济对话20112011年年 中美第三轮对谈中美第三轮对谈（6 6）会见会谈结束后，）会见会谈结束后，在会客室门口与来在会客室门口与来宾握手告别，对重要来宾则送至大厅或大宾握手告别，对重要来宾则送至大厅或大门口再握手告别。门口再握手告别。有领导一起送的时候，有
40、领导一起送的时候，秘书应走在领导的后面。秘书应走在领导的后面。陪同人员送客视陪同人员送客视情况而定。情况而定。实践训练实践训练1 1：某生物工程公司开发了一种新药，科技含量高、疗效好、前途广，某生物工程公司开发了一种新药，科技含量高、疗效好、前途广，但缺乏资金投产，继续寻找合资伙伴。这时，国内某大型医药公司但缺乏资金投产，继续寻找合资伙伴。这时，国内某大型医药公司获此信息，很感兴趣，有意投资合作。于是发函告知：准备近期组获此信息，很感兴趣，有意投资合作。于是发函告知：准备近期组织有关专家和负责人前来考察，商谈合作事宜。织有关专家和负责人前来考察，商谈合作事宜。请回答：（请回答：（1 1）你作为
41、该生物工程公司的秘书，需要协助领导做好哪）你作为该生物工程公司的秘书，需要协助领导做好哪些方面的接待工作？些方面的接待工作？（2 2）根据秘书会见会谈工作内容，阐述你如何做好此次会谈事务工）根据秘书会见会谈工作内容，阐述你如何做好此次会谈事务工作。作。答题要点答题要点（1 1）作为秘书，这个接待工作主要是配合领导做好考察团的迎来送）作为秘书，这个接待工作主要是配合领导做好考察团的迎来送往、考察调研、会见会谈工作。往、考察调研、会见会谈工作。（2 2）会谈工作主要做好以下方面的事务工作：）会谈工作主要做好以下方面的事务工作：提出会谈参加人员，报请领导核准；提出会谈参加人员，报请领导核准；安排时间
42、地点，地点一般选在宾馆，以示尊重；安排时间地点，地点一般选在宾馆，以示尊重；提前安排会见会谈座位，并报领导审核；提前安排会见会谈座位，并报领导审核；委领导准备好会谈相关资料；委领导准备好会谈相关资料；领导人个别深谈时，根据需要，留下记录着，或完全退场，以利领导人个别深谈时，根据需要，留下记录着，或完全退场，以利于双方领导深入商谈沟通；于双方领导深入商谈沟通；整理、准备好会议纪要，或签约文件，供双方即时核定、签名、整理、准备好会议纪要，或签约文件，供双方即时核定、签名、盖章。盖章。实践训练实践训练2 2：你在市人民政府办公室工作。本市的友好城市韩国首尔市将派代表你在市人民政府办公室工作。本市的友
43、好城市韩国首尔市将派代表团来本市作友好访问。市长办公会议决定由市府办公室组成一个接团来本市作友好访问。市长办公会议决定由市府办公室组成一个接待小组负责本次接待工作。如让你担任这个接待小组的组长，你将待小组负责本次接待工作。如让你担任这个接待小组的组长，你将如何筹办本次接待工作如何筹办本次接待工作?具体写出你的接待准备和工作安排。具体写出你的接待准备和工作安排。答题要点：答题要点：外事接待是秘书工作中一项十分重要的工作。我应该从以下几外事接待是秘书工作中一项十分重要的工作。我应该从以下几个方面着手工作。首先，要制定好接待工作计划，组织整个接待小个方面着手工作。首先，要制定好接待工作计划，组织整个
44、接待小组的同志温习有关外事接待工作的规定，也要了解当前中韩关系的组的同志温习有关外事接待工作的规定，也要了解当前中韩关系的基本现状以及韩国在国际国内的一些基本情况。其次，要详细了解基本现状以及韩国在国际国内的一些基本情况。其次，要详细了解外宾情况，包括外宾的人数、性别、年龄、身份和来访目的，要适外宾情况，包括外宾的人数、性别、年龄、身份和来访目的，要适当了解韩国的政治经济和文化习俗，拟好接待计划，做好各个方面当了解韩国的政治经济和文化习俗，拟好接待计划，做好各个方面的联系和准备工作，包括食宿、接送车辆及迎接的领导人，以及外的联系和准备工作，包括食宿、接送车辆及迎接的领导人，以及外宾的参观、访问
45、和业务洽谈、送别的日程安排等。宾的参观、访问和业务洽谈、送别的日程安排等。3 3宴请接待宴请接待 要事先通知来宾宴请的时间、地点和与宴人员。要事先通知来宾宴请的时间、地点和与宴人员。如果要接送的则安排好交通工具。如果要接送的则安排好交通工具。宴请时要根据来宾的情况确定宴请环境、菜单宴请时要根据来宾的情况确定宴请环境、菜单和席次。若是外宾，则要考虑外宾饮食特点及宗和席次。若是外宾，则要考虑外宾饮食特点及宗教信仰方面的禁忌。教信仰方面的禁忌。热情迎送热情迎送宴会开始宴会开始前，主人一般前，主人一般会会在宴在宴会厅门会厅门口迎接客人。口迎接客人。重要宴重要宴请请活活动动，还还可由主人可由主人带领带领
46、主方人主方人员员排成排成迎迎宾线宾线，列，列队队迎候。迎候。普通客人普通客人到达后到达后，由主人陪同入休息，由主人陪同入休息厅厅或宴或宴会厅会厅与与其他客人其他客人见见面。面。主主宾宾到到达后达后，由主人陪同入休息，由主人陪同入休息厅厅或宴或宴会厅与会厅与其其他客人他客人见见面。面。如其他客人尚未到如其他客人尚未到齐齐，由迎，由迎宾线宾线上其他人上其他人员员代表代表主人在主人在门门口迎接。口迎接。宴宴请请：中式宴：中式宴会桌会桌次安排次安排12门12门门213说明：代号1表主桌主桌23145门23145门45说说明：代明：代号号1表主桌，表主桌，其余号码类其余号码类推！推！重要概念：中重要概念
47、：中为为尊、右尊、右为为尊（面尊（面对门对门）宴宴请请：中式宴：中式宴会会桌次安排桌次安排1342567主位1342567主位第二主位8门门宴宴请请：中式宴：中式宴会席会席次安排次安排门宴宴请请：中式宴：中式宴会席会席次安排次安排面门为上。即主人面对餐厅正门。有多位主人面门为上。即主人面对餐厅正门。有多位主人时，双方可交叉排列，离主位越近地位越尊。时，双方可交叉排列，离主位越近地位越尊。通常主宾居右。即主宾在主位（第一主位）右通常主宾居右。即主宾在主位（第一主位）右侧。侧。好事成双。即每张餐桌人数为双数，吉庆宴会好事成双。即每张餐桌人数为双数，吉庆宴会尤其如此。尤其如此。各桌同向。即每张餐桌的
48、排位均大体相似。各桌同向。即每张餐桌的排位均大体相似。通常主人应坐主座，但如果来宾身份高于主人，通常主人应坐主座，但如果来宾身份高于主人，为表示尊重，可以请主宾坐在主人的位置上，而为表示尊重，可以请主宾坐在主人的位置上，而请主人坐在主宾的位置上。请主人坐在主宾的位置上。金色大厅设国宴款待奥巴马金色大厅设国宴款待奥巴马四菜一汤四菜一汤 吃川菜喝长城干红吃川菜喝长城干红翠汁鸡豆花汤翠汁鸡豆花汤中式牛排清炒茭白芦笋烤红星石斑鱼 翠汁鸡豆花汤、一道冷盘、中式牛排、清炒茭白芦笋、翠汁鸡豆花汤、一道冷盘、中式牛排、清炒茭白芦笋、烤红星石斑鱼，国家主席胡锦涛宴请美国总统奥巴马的这烤红星石斑鱼，国家主席胡锦涛
49、宴请美国总统奥巴马的这四菜一汤，虽然被冠以四菜一汤，虽然被冠以“中西合璧中西合璧”的称谓，但相对于一的称谓，但相对于一些基层领导干部的设宴招待，实在称不上盛宴，甚至还显些基层领导干部的设宴招待，实在称不上盛宴，甚至还显得得“寒碜寒碜”。饭菜简朴，不代表饭菜简朴，不代表“礼轻情不重礼轻情不重”。在西方国家，招。在西方国家，招待贵宾注重的是礼仪，功夫往往在饭菜之外。比如在瑞士，待贵宾注重的是礼仪，功夫往往在饭菜之外。比如在瑞士，联邦政府主席为招待各国外交使节而举行的国宴，都是三联邦政府主席为招待各国外交使节而举行的国宴，都是三菜一汤，加上一份甜食；在美国，国宴上菜不超过四道。菜一汤，加上一份甜食；
50、在美国，国宴上菜不超过四道。在西方国家，主人用一杯葡萄酒，一块面包，外加几块牛在西方国家，主人用一杯葡萄酒，一块面包，外加几块牛排、水果招待客人，是司空见惯的事。倘若按照西方人的排、水果招待客人，是司空见惯的事。倘若按照西方人的思维看，胡锦涛宴请美国总统奥巴马的这四菜一汤，当属思维看，胡锦涛宴请美国总统奥巴马的这四菜一汤，当属盛宴。盛宴。2011年奥巴马宴请胡锦涛白宮國宴吃西餐 人均80美元白宫国宴菜单包括黑松露野生菌汤，搭配绍兴黄酒；黄油水煮缅因龙虾配菠菜、鲜蘑、韭菜米面卷，搭配Penner-Ash酒庄2014年“俄勒冈”白葡萄酒；烤科罗拉多羊排配蒜香炸鲜奶和小西兰花，搭配加州傲山酒庄201
