1、專案採購計劃之準則建立專案採購計劃之準則建立99學年度第1學期郭燿禎郭燿禎 博士博士教學大綱教學大綱2/25p專案採購計劃是一個專案計劃中不可缺少專案採購計劃是一個專案計劃中不可缺少的組成要素。的組成要素。p專案團隊將使用採購規劃，以評估專案團隊將使用採購規劃，以評估/檢討整檢討整個採購過程，以便正確的判斷和決策將有個採購過程，以便正確的判斷和決策將有利於整個專案的成功。利於整個專案的成功。p州採購會評估州採購會評估 IT並提出徵求建議書（並提出徵求建議書（RFP）做為北卡羅萊納州的採購程序的依據；他做為北卡羅萊納州的採購程序的依據；他們將按照既定的標準通過立法並公佈於們將按照既定的標準通過立
2、法並公佈於“IT Procurement”的網站上。的網站上。3/25p專案採購計劃所敘述的目的是為了使採購專案採購計劃所敘述的目的是為了使採購資訊技術（資訊技術（IT）的產品或服務更為方便。）的產品或服務更為方便。p這項專案採購計畫總成本超過這項專案採購計畫總成本超過10萬美元萬美元（通過使用（通過使用RFP與與RFQ），專案經理和他），專案經理和他們的專案團隊應使用此建議書為參考，來們的專案團隊應使用此建議書為參考，來建立一個採購計劃，使任何規模的專案採建立一個採購計劃，使任何規模的專案採購計畫都能達到最佳獲利狀態。購計畫都能達到最佳獲利狀態。4/25p北卡羅來納州制定的資訊技術採購規北卡
3、羅來納州制定的資訊技術採購規則，可評選出最有價值的採購方法來則，可評選出最有價值的採購方法來採購資訊技術。採購資訊技術。p這種方法的目的是創造最有價值的購這種方法的目的是創造最有價值的購買依據，並且允許執行專案的研究小買依據，並且允許執行專案的研究小組所選擇組所選擇IT產品或服務上基礎的數量產品或服務上基礎的數量以及必須確定其標準，目的是為了顯以及必須確定其標準，目的是為了顯示出之間的差異與建議。示出之間的差異與建議。5/25p採購計劃應該包含採購計劃應該包含5個重要步驟，個重要步驟，分別為：分別為：n需求需求n提出書面申請提出書面申請n招商選擇招商選擇n合約管理合約管理n結案結案6/25p在
4、專案啟動階段，專案工作流程會先該機構的定在專案啟動階段，專案工作流程會先該機構的定義出，找出專案和業務發展情況（例如：專案啟義出，找出專案和業務發展情況（例如：專案啟動以及所有構成的要素都必須依賴動以及所有構成的要素都必須依賴UMT PPM的的工具）以支援執行。工具）以支援執行。p所提供的資料批准完成，同時該機構與組織必須所提供的資料批准完成，同時該機構與組織必須概述（附錄概述（附錄A）作為專案通過各種途徑以及其生）作為專案通過各種途徑以及其生命週期。命週期。p採購計劃是建立在初始階段的專案生命週期（專採購計劃是建立在初始階段的專案生命週期（專案計劃案計劃/章程文件列在底下的專案組合管理工作章
5、程文件列在底下的專案組合管理工作流程）。流程）。p在採購規劃步驟，需有一點戰略看法，然而，在在採購規劃步驟，需有一點戰略看法，然而，在大多數情況下做出的決定或購買產品早已經確立。大多數情況下做出的決定或購買產品早已經確立。7/258/25p採購計劃遵循了階段專案計劃的各種步驟和審查，採購計劃遵循了階段專案計劃的各種步驟和審查，作為採購計劃中概述的工作流程作為採購計劃中概述的工作流程(附錄附錄 B)。p大部分的採購工作發生在專案規劃和設計階段，大部分的採購工作發生在專案規劃和設計階段，而且在某些情況下決定採購服務可以通過規劃確而且在某些情況下決定採購服務可以通過規劃確定的過程。定的過程。p合約管
6、理動作在專案執行和規劃階段就已經開始；合約管理動作在專案執行和規劃階段就已經開始；在需求採購計劃的步驟，必須先做採購需求分析，在需求採購計劃的步驟，必須先做採購需求分析，決定該產品（設備、服務、專案資源等）、建立決定該產品（設備、服務、專案資源等）、建立工作說明書、開發產品規格（設計、性能、功能工作說明書、開發產品規格（設計、性能、功能性），並確定主要的專案里程碑，並建立招標書。性），並確定主要的專案里程碑，並建立招標書。9/2510/25p徵集活動的步驟，包括採購計劃招標書的徵集活動的步驟，包括採購計劃招標書的簽發、接收的建議、供應商協商、評估的簽發、接收的建議、供應商協商、評估的建議與獎勵
7、合約。建議與獎勵合約。p採購合約管理這個階段，須由代理機構取採購合約管理這個階段，須由代理機構取得合約並且與供應商緊密合作，以確保合得合約並且與供應商緊密合作，以確保合約上的需求得到滿足。約上的需求得到滿足。p最後採購計劃的結案，須由代理機構檢驗最後採購計劃的結案，須由代理機構檢驗已收到的產品或服務，有沒有任何未結的已收到的產品或服務，有沒有任何未結的發票和未結清的款項發票和未結清的款項(附錄附錄 E)。11/2512/25p進行市場分析，獲得概念性產品或服進行市場分析，獲得概念性產品或服務。務。p執行分析購買的模式。執行分析購買的模式。p估計投資成本與採購計劃。估計投資成本與採購計劃。13/
8、25p依據採購計劃，從適合的代理機構部門獲依據採購計劃，從適合的代理機構部門獲得授權得授權(如：採購、財務、資訊科技部門的如：採購、財務、資訊科技部門的負責人負責人)。p核準適當的專案計劃應具有，足夠的資金核準適當的專案計劃應具有，足夠的資金可運用、核準的專案與相關機構正式的支可運用、核準的專案與相關機構正式的支持持/批準的專案批準的專案)。p建立一個專案的採購團隊建立一個專案的採購團隊(計劃經理、專案計劃經理、專案經理、專案相關議題專家、機構採購專員、經理、專案相關議題專家、機構採購專員、IT專家、業務合作夥伴、法律專家、金融專家、業務合作夥伴、法律專家、金融專家、資訊長、財務長等專家、資訊
9、長、財務長等)。14/25p確認提供必要的規範。確認提供必要的規範。p由適當的專案採購團隊成員提出招標程序由適當的專案採購團隊成員提出招標程序書書(徵求建議書徵求建議書)。n利用標準招標文件利用標準招標文件(附件附件A、B、C)。n建立評估準則建立評估準則(使用最好的價值權衡成法使用最好的價值權衡成法)。n制定詳細且完善的數學得分計算方式。制定詳細且完善的數學得分計算方式。n決定是否招開招商說明會。決定是否招開招商說明會。n開發變更請求管理的計劃。開發變更請求管理的計劃。n開發供應商付款的計劃。開發供應商付款的計劃。15/2516/2517/2518/2519/2520/25p最後審查採購團隊
10、，並將最終批準的最後審查採購團隊，並將最終批準的建議書，按照建議書，按照IT採購審查和批準的方採購審查和批準的方式由採購官員發送至全州。式由採購官員發送至全州。p全州的全州的IT採購將由採購將由ETS(企業技術策企業技術策略略)審查產品說明書是否符合全州技審查產品說明書是否符合全州技術體系結構。術體系結構。21/25p發出招標文件發出招標文件(建議書建議書)。p在一個公開論壇回答供應商問題在一個公開論壇回答供應商問題(問答問答的結構將會根據建議書出版說明的結構將會根據建議書出版說明)。p如有必要，供應商需準備產品展示或如有必要，供應商需準備產品展示或口頭陳述。口頭陳述。p接收和評估建議接收和評
11、估建議(按照專案採購團隊按照專案採購團隊)。22/25p建立競標的範圍。建立競標的範圍。p發送在範圍內的建議，並審查是發送在範圍內的建議，並審查是否與否與STA具有一致性。具有一致性。p確保維護和運營合約規定的地址為確保維護和運營合約規定的地址為5年年生命週期的投資。生命週期的投資。p在最佳和最終報價前，與範圍內的供在最佳和最終報價前，與範圍內的供應商洽談。應商洽談。n無法與其他廠商共享訊息。無法與其他廠商共享訊息。23/25p要求要求BAFO。p重新評估採用評分的方法，並提側最佳的重新評估採用評分的方法，並提側最佳的選擇方式。選擇方式。p定義付款的時間表。定義付款的時間表。p選擇建義給代理機
12、構的採購主管。選擇建義給代理機構的採購主管。p代理機構採購主管審查的建議，會轉發至代理機構採購主管審查的建議，會轉發至全州的全州的IT採購辨公室進行審查和批準。採購辨公室進行審查和批準。p全州採購審查的建議，會批準且授予合約。全州採購審查的建議，會批準且授予合約。p代理機構會授予合約，發出採購訂單。代理機構會授予合約，發出採購訂單。24/25p合約管理的目的在於，確保承辨商合約管理的目的在於，確保承辨商(供供應商應商)，產品或服務的交付符合合約上，產品或服務的交付符合合約上的需求。每個專案都應該有一個合約的的需求。每個專案都應該有一個合約的管理員，並覆行下列職責：管理員，並覆行下列職責：n解讀
13、規格。解讀規格。n確保產品或服務的品質得以維持。確保產品或服務的品質得以維持。n產品保證書的管理。產品保證書的管理。n管理分包商管理分包商(如果合約上需要如果合約上需要)。25/25p變更管理計劃：變更管理計劃：n行政變化。行政變化。n預算變動。預算變動。n合約的修改合約的修改(如有必要如有必要)與相關的變更單與相關的變更單(得到適得到適當的批準當的批準)。n管理規模較小，合約與專案相關的工作。管理規模較小，合約與專案相關的工作。p解決合約糾紛：解決合約糾紛：n部分工作可被接受。部分工作可被接受。n所有工作可能被拒絕。所有工作可能被拒絕。n工作可以接受，規定在將來予以改正。工作可以接受，規定在
14、將來予以改正。26/25p完成的專案：完成的專案：n確保所有專案按合約要求完成。確保所有專案按合約要求完成。n產品在技術上已經過時產品在技術上已經過時(合約的語言應該合約的語言應該保證目前的技術保證目前的技術)。p終止合約：終止合約：n違約的合約違約的合約承包商未能覆行合約的任何條文，包括：承包商未能覆行合約的任何條文，包括：u未能如期交付。未能如期交付。u未能達成各階段進度未能達成各階段進度(危害合約的成果危害合約的成果)。n為了方便而終止為了方便而終止(專案終止專案終止)。27/25p確認產品和服務的驗收標準。確認產品和服務的驗收標準。p完成財務的活動：完成財務的活動：n批准最後的付款（通知應付帳款的明細給採購團批准最後的付款（通知應付帳款的明細給採購團隊）。隊）。n更新專案和活動記錄。更新專案和活動記錄。n關閉採購訂單（通知採購團隊）。關閉採購訂單（通知採購團隊）。n更新合約的文件。更新合約的文件。p通知全州的通知全州的IT採購供應商的性能問題（使用採購供應商的性能問題（使用IT採採購供應商投訴表）。購供應商投訴表）。p存檔合約文件（包含已完成採購計劃與專案計存檔合約文件（包含已完成採購計劃與專案計劃）劃）。
