办公室讲稿:公文写作与公文处理-公文写作方法.docx

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资源描述

1、办公室讲稿:公文写作与公文处理公文写作方法公文的写作,我认为可以大体上分为三个阶段,第一是公文的准备阶段,第二是公文的起草阶段,第三是公文的修改阶段。这个在不同的阶段,都有不同的一些工作。一、公文的准备阶段(一)信息收集首先是公文的准备阶段,现在来看一些我们写过的一些公文,有一个规律性,就是写的比较草率,草率的原因就是公文的准备阶段的准备不足。所以说,公文的质量就非常受影响,这个是很明显的。所以说,要写一个好的公文,一定要使公文的准备阶段要充分,特别是一些涉及到法律法规方面的公文,恐怕就是公文的准备阶段就更要充分,有的准备阶段可能历时还比较长。公文的准备充分了,公文的起草就比较容易,也能够保证

2、质量,这样就是使公文能够写的比较好。公文准备阶段有这么三件事情,第一件事情就是首先要对公文写作所需要的信息,进行收集,公文需要的信息,我想有这么几个方面,最重要的一个,最直接的信息,我们通常叫做由头,意思就是说,起草这个公文,是谁让你起草的,是怎么来的这个事。一般说由头这个信息,你比如说就是根据领导的一个批示,那么指示,或者是有一个来文,或者是报文,你来进行处理。也就是说这个也是我起草公文的一个根据,这个由头的话,包括领导的批示、指示,以及你在起草过程当中,领导,这个主管领导,各级领导的意见,修改的花脸稿,这个都要保留,最后都附在你上报给签发领导的时候,作为一些辅助说明,不是附件,就是上报的时

3、候,把这些别在后头就可以了。同时上报,我们曾经,发生过一个误会,这个误会是由于办公室不懂,就是公文的流程造成的。就是送给一把手签批,最后签发,这个文件当中,过程稿,花脸稿都要附在合同,不能够你都给清干净了,一张白纸,打两个字,全是你,这个办公室的译稿上去,你主管副职什么意见,专业部门什么意见,都没有了,这个不可以。这个就容易造成误会,就是使一把手认为,这个还没有经过主管部门去研究,提出意见,所以这些要附在后头,这样一看,来龙去脉,怎么来的,非常清楚,也便于决策,这是由头信息,这个是一个。第二类就是要有一些资料信息,我们这个就是原则上要求,如果我们这个文件,正文当中引用了某一个文件的一些表述,就

4、应该把所引用文件的原文,附在后头,或者是注明出处,如果说原文很长,那一本书那就算了,注明出处就可以了。如果说是原文的话,是某一个领导的一句话,一页纸的批示,像这些这个复印件都要附在后面,包括我们有一些引用一些规定,引用纪要里头的,这个原纪要件,或者是复印件,你也要附在后面,这个便于领导决策的时候参考,这是资料信息。再有就是讨论信息,特别是一些新的开拓型的工作事务,或者是涉及法规规定的修订、补充这一类的,可能需要更扩大一些信息,我们可以采取讨论的方法。比如,务虚会,我们通常讲的神仙会,就没有什么边界的,大体这么一个范围,大家就是侃一侃,头脑风暴,那么一些小型的研讨,这个可能都有利于开拓思路。再有

5、一些大型的一种写作,需要更多、更大范围的一些资料信息的时候,需要专门调查的时候,这个就是调研信息,专题调查,有的时候可以搞问卷调查,包括访谈调查,特定的对象,进行访谈,那么这个听取大家意见等等,这些都是信息收集,这个阶段,可长可短,根据工作任务,工作的需要来确定。(二)弄清依据这件工作做了以后的话,第二件工作叫做弄清依据,我觉得我们在办文过程当中,可以说是一个比较常见的问题,就是依据不清,这种例子可以说一再有发生,我们在草拟一个文件,开始动笔之前,要有一个问题,我们要想清楚,我们就是根据什么来进行这个文件的起草,我想恐怕有这么几个五个方面的考虑。第一个考虑就是说,是否是我的任务,也就是说任务依

6、据,任务依据又分这么几种情况,一个就是说,是否是我的部门法定职能明确的,而且这件事情已经纳入工作计划,这个工作计划是经过领导批准,可以执行的。你这个就可以按照这个来起草你的文件,就是说,没有经过领导批准,那么也不行,你就是纳入工作计划了,领导没同意,那你写了以后,怎么出去,所以这个上下沟通,先要搞明白。第二类的话,就是上面部署要求的,上级召开会议,要求你们这个机关来负责这件事情,方案上没有,但是分工让你负责,就是你的事情了,或者是上级机关领导个人,直接批示交办事项,这个也是一个依据,那你也是可以起草公文的,该怎么办怎么办了。还有就是,其他部门有要求的,包括你下级机关报文和平级机关来函,这是我根

7、据什么,就是我工作任务,这是一个概念。第二个就是职能依据。职能的大小、组从,有一些职能,就是你一家独有,这个好说,但是有一些职能,就是有交叉,不明确,还有一些职能,就是你光办你的事还不行,可能会涉及到其他部门,有的时候需要联合行为,有的时候需要报上级机关,这个发文,所以说一个文件,我们在制定之前,就要对这个职能进行清楚的这种思考,我打个比方讲,你比如说,公务员处分条例这个修订,我说几个部门都有关系,首先就是监察部,中纪委监察部是合署办公了,政府这边我们就是监察部的,监察部它是管公务员处分处理这些事务的,这个修订是不是应该他来做,还有一个,国家公务员局,国家公务员局这个职能里头也很明确,就是贯彻

8、落实公务员法,及其修订、制定各项配套政策。你这个公务员处分条例是不是属于配套政策之一,从什么角度去考虑,我们但凡像这样的话,我们按照这么一个原则去进行安排,需要联合行文,涉及多家职能的,要分一下。比如,政策研究制定部门,或者我们简称叫政策部门,就是出政策的部门。第二个叫做执行执法部门,第三个叫保障部门,我们按这三个来讲,作用不一样,我们说公务员处分条例,谁是政策研究制定这个部门,这个部门就应该是主办机关,谁是执行执法部门,谁是保障部门,这些部门如果说是相关的,它应该是会办机关,应该按照这么一个原则去定,这样定下来的话,就能确定只能有一个主办机关,不能够多家共同为主办机关,你可以说是联合行文是可

9、以的,但是说主办机关只能是一家,这个一家所制定的原则,就是你是政策研究制定部门。比如,我们要给中小学教师涨工资,不是普遍的提薪,只给中小学教师这一部分人涨工资。这个事的政策制定部门是人社部,人社部它是负责机关事业单位,乃至整个社会分配问题,这是政策制定,研究制定部门。在执行的时候,你给中小学老师涨工资,谁是执行部门、谁管老师,也就是你要给这老师涨工资,谁来办,这个当然就是教育部门,给老师涨工资,钱从哪来呀,所以说这还得有一家,那么这个就是财政部门。所以,要办成这件事,最低的联合行文的范围,也是这么三家,就是人社部、教育部、财政部,财政部是保障部门,谁是主办机关呢,可能这个要求、建议,可能就是教

10、育部提出。但是,它是执行机关,它不是政策制定的机关,政策制定机关谁,就是人社部统筹管理。就是人社部牵头办文,使用人社部的文号,人社部就是主管主办机关,这个文就可以发下去了,这个职能关系也就是这么来确定下来的。第三个就是法律依据,法律依据又三种情况。一个是国家已有法律,你不知道,这个是非常可怕的,那么你不知道,你搞了一个,结果后面把关不严,出来了一个新的规定,和过去已经颁布执行的规定撞车,这是麻烦比较大的事情,像这种事情我们是发生过的。那么你比如说当年合同法出台以后,就是很多地方需要跟其他的法去磨合,你还得发一些新的司法解释、条文、补充,这个就是说它有一个协调适应的过程,就没有充分的考虑到,可能

11、和其他法律条文的关系。我们说是一个公文发出去以后,没有日后的问题,执行非常痛快,不需要再做补充说明,这个是比较罕见的,我想了一下,我这一生所经历的,所参与的,所遇到的,这个就是公文的,发出公文的,有没有一种就是公文发出去,什么意见都没有,执行的非常痛快,还真有一件。就是当年我们开始实行双休日那个文件,非常痛快,一直到现在,我也没听说是谁对这个事有意见,但是这种事是我们办理公文当中,是非常非常罕见的,做到一点意见都没有,这是非常难的,但是可以把这个作为我们的目标,如果你公文准备工作十分充分,至少是我发布了以后,所需要再去解释补充的事情,就比较少,那么就怕你准备不充分,那可能事就比较多,甚至执行不

12、了,被碰回来,我们这种例子也是有的呀。像我们前一段华能罚款的那个事情,就搞的很难堪,也不是说它没有道理,但是你缺乏一个听政和实验的这么一个环节,这个是在我们罚规规章制定程序条例里头都有要求的,所以说,这也不能够冤大家不理解,确实是他自己做的工作有缺陷,这是一个,法律依据。第二个,就是说法律依据第二种现象,就是国家没有相关的法律,就是是个空白,是个空缺,但是按照职能,不是你管的,那你不要乱搞,这个基层的政府,有一些比较实用主义了,随心所欲,有一些事情。这个不可以的,那么这个不能够打乱战,这是都有一定之规的,谁来制定,哪一级来制定,什么样的程序,国家都有一些非常细腻的规定,这个是不能乱来。第三个就

13、是说,没有这个法律,也该你这个部门负责,但是,你没有按照法定的程序条例有关规定来办理,也属违规违法,这个我们说程序条例的规定,非常细了,你有一些要向法制部门去立项,经过批准,有一些要通过人大,有一些还要通过社会听政,有一些专家论证,那么这个都有详细的规定。第四个就是引证依据,引证依据就是三件事,一是来源是否准确,如果来源不准确,麻烦很大,你结果引了一个假事,想想多么难堪,这个来源的话,一定要准。再有一个来源的话,它所表示的引导方向要正确,你包括它的代表性,有些个案,它不有普遍规律代表性,那么也有一些个案,虽然是发生不多,但是它可能是预示了你一个机制,制度的缺陷,那你也要引起高度的重视,这个就是

14、引证依据的选择非常重要。再有一个就是,你要引证它来说明什么,与你的意图要相符,你不能说了个事,和你最后要解释的,沾不上边,不搭界,有的时候,出在这种情况出在这,比如说你引证了三件事,最后你是出了对应的三个措施,讨论的时候,可能领导同志提出来说,你这个第二条意见能做得到吗,你自己也觉得做不到,那就算了,第二条就没了,但是你说了前面是三件事,你后面你就两个,你前头可能是第二件事,就是没有对应措施,这就变成了和你后面的,就是不对等了。如果,后面这个措施不说的话,那前面的引证你也要去掉,你不能说,引证的事情后面没下文了,像这个在一个公文修改过程当中的,是很容易发生的,你修改的时候,就说我后面的这个领导

15、没说前面引证的事,只说后头的事了,后头按照领导意见,我不写上了,不要了。不要了,那你前头对应的引证的例子,你留在哪,后头没有措施,这个就是变成一个引证不符了,这种现象也是会有,这是第四种。再有一个就是公文的效应依据,说一千道一万,公文要有用,公文没有用,是一概不可以发的。曾经我是做秘书处长的时候,碰到过这么一个事情,我们那个时候,我是做秘书长的时候,好象每年都有几件公文会被打回去,就是不同意发。这些公文也是经过司、处,各级都是签字报过来的,但是到了办厅的秘书处就被卡住了,你比如说曾经有这么一件发回来的。我们一般一个公文,不管是哪一类公文,大体上总有一个基本的逻辑关系,就是是什么、为什么、怎么办

16、,这三个基本问题,是什么、为什么、怎么办,这个文拿来一看,通篇都是什么,既没有为什么,也没有怎么办,那么这个公文就没有效应了,没有用,结果我就和报文单位的同志就询问他,这个文我们为什么要办。我说一个就是说,你们管的这项工作呢,是否是目前有一些违反规定的现象,有一些不良倾向,有一些不符合国家发展要求的表现,或者是倾向,这个有没有。他说没有,我说那既然这个没有,第二个,我再问你一个,就是但凡一个工作设置,随着社会发展它可能都会有一些不断的深入、提高,随着改革的深化,会有一些新的要求,以便把这个工作搞的更好,那么这方面的要求,你们有没有。他想了想说,也没有。那我就不明白了,你既没有这个老问题,又没有

17、新要求,你发文干什么,最后答不出来了,墨迹半天,跟我说,你高抬贵手吧,说咱们马上就要年底,要总结了,我们这个处今年一个文都没发过,我说你要是这个理由的话,那你还是别发了,你没有内容的文,你发出去,让人家看你的废话,这个东西就是影响太不好了,我说我看你们司长也签字了,要不然的话,我们去跟你司长解释一下,结果他说,那算了吧,本来他就不同意发,他把司长磨完了以后,又上我这里磨。这个司长也是不太厉害,他磨的狠了,也就签了,那么到我这,还是过不去,没有用的公文,一概不能发出去,什么叫做没有用,就是既没有老问题,又没有新要求,这就是没有用,有什么用啊。就是我们发出去一个公文,它总是要解决一个问题,你什么问

18、题都不解决,你这个公文你发它干什么,所以说,我们这五条依据的话,我们都要做一个深入的思考,那么想明白了,好,我这个弄清楚依据了,我就可以开始再下一步了,下一步就是说,我要搞清楚文种。(三)选准文种文种是什么,用哪个文种,你是不同的文种,在起草的时候,写这个公文的时候,你的用法,你的语气,你的角度,那都是不一样的,所以说你不能说我先写一篇东西,管它是什么呢,写完了以后,再确定是使用哪种文种,这个一般来说,预先不搞明文种的这种起草,写出来可能就是什么都不是,你不能说,对一块字在这就完了,你要想这是一个通知,从一开始落笔,你就是按照通知的要求去写。你要是个决定,一开始的结构设计,就是按照决定的这个去

19、写,如果是个请示,那就是从请示的要求去,如果是报告,那就是报告的要求,各自不同。所以说,你在起草之前,一定要明确,是什么文种,如果你中途要变换文种,必须要新思考你这个整个公文的架构和它的逻辑关系,我们就是往往一看,写这个东西,写这个东西,挂的文种是通知,实际上内容是通告,这个也是非常常见的,我说了嘛,报上来了17篇,12篇都是通告,只有5篇是通知,就是说一开始就没有照准,我应该采取哪一种文种,所以上来就写,写完了以后,根本就没有通知的内容。我们容易搞混的,大概是有这么几种,一个就是请示和报告内容,这个是两个事,这个不能够混,第二个是通知和通告混用,三个就是通知和通报混用,通报,你比如说是一个违

20、法乱纪的事件我通报,你不能是关于这个事项的通知,这个的话,这种错用我们也是不少见的,但是这个是错的比较厉害的。再有就是说,通知和函混用,函刚才我们说了,根本就没有通知的功能,通知是下行,函是平行,那么特殊情况下,可以用作和业务主管之间的请示批复,但是不代表它可以用作通知,这个是通知就应该按照我们机关间的关系,就是通知这一种,你不能套在函里头去用。二、公文的起草阶段(一)找准角度我们这个搞清楚了,就可以进入公文的起草了,准备工作充分了,就进入起草阶段,就是两件事,叫做找准角度,我从哪下笔,我从什么地方切入,叫找准角度。找准角度,这是我们在公文起草当中,非常重要的一关。我们写公文和写小说,这个写文

21、学作品,写诗歌散文,很多地方一样,但是最不一样的地方是什么,就是你写这些其他的文学作品,你都有个作者,你这个作者是有专利的,那是你写的,你还有版权的,你还有收入的,公文就是没有作者,没有专利,公文没有这个你个人得版权。公文只有叫做执笔人,起草人,这个人是代组织执笔而已,或者说是一个组织的工具之一而已。不能够把这个工作落到他个人的头上,哪个公文是我写的,我的作品,不可以的,那么我们写公文的时候,要从这么一个角度去考虑,你是一个组织的代言人,说我们说平常我们讲,我是张三,我是李四,写公文的时候你是谁,你不在是张三李四了,你是谁,你是这个组织的代言人,或者说我们通常讲的不准备的一种表述吧,就是说你为

22、谁起草文件,你就是这个单位的最高负责人,你为你们局起草一个文件,那你就是局长,一把手。你为这个部起草文件,那你就是部长,你代国务院起草,你这个角度,那你就是国务院总理,那么这个话听上去,就好象是比较狂妄,那么这个家伙一下成了总理了,我想这个就是一个你们角度,你要从这个组织的最高领导人的角度去想问题,实际上准确的说,不是他个人的角度,是组织的角度,是组织的主张,组织的职能角度,你不从这个角度讲,你怎么写都写的不对,都写成了一种个人的东西。比如说给上级机关写报告,写了一大堆,说领导,如何如何伟大,那就是变成了吹捧你们领导了,那不是领导向上级机关汇报,这个就是全都变了。所以角色模拟,是非常重要,一般

23、说是要组织一个起草组,就是起草公文,或者是说我们这个坐下来,思考一些公文的起草的架构。第一关,叫做角色模拟,进入这个角色模拟,所以说第一关叫做进来关,就是进入情况,什么情况,是领导的情况,不是我们个人的领导,是组织的情况,不要从我们自己的角度想问题。第二关叫做跳出关,写完了,你还是你,你还是一个普通干部,你还是一个草民,你不要觉得,你就是部长了,你就是总理了,那麻烦了,你跳不出去了。我们就有跳不出去的,是不是,那跳不出去就麻烦了,会影响你一生的进步。你跳出去了,你就是会顺利发展,你跳不出去了,那就成了一个麻烦人物。我们有的时候,就会有这种现象,参加了一个大型文告的起草讨论,回去就说,什么什么提

24、法是我说的,领导在上面,大会里发言,下面有同志讲说,这个领导讲话有水平,讲的好。说他讲的好,他动一个字了,那稿子都是我给他写的,这个就是跳不出去。一直到最后,退了休以后,还跳不出去,写个人危机,个人危机把公文都收进去,那都是你个人作品了,不可以的,像这些,就是角色扭曲,就是说,你要进入角色模拟,然后做完这工作,你要还原成你自己。再有就是说,我们在这个理论过程当中,我们遇到这类问题以后,我们要有一个清楚的一个描述,就是我起草哪一类的文件,我要和谁说话,我要说什么,和我要怎么说,那么我想,我们这也作为一个分析。我们说,按照上行文、平行文、下行文,我想要抓这么几个要点,是它的区别。上行文抓什么,我给

25、上级机关写的报告,请示,我抓什么。第一个就是要从我本机关的职能角度去表述问题。第二个,就是一定要扣住重点,与你报告、请示所要描述的问题,没有直接关联的,多一句话都不要。曾经,是我做秘书的时候,遇到这么一件事情,就是我们和其他的机关之间,就是有一些需要协调的事情,需要协调的事情,搞的非常不愉快,如果说非常顺利,这没问题了,但是搞的非常不愉快怎么办。最后,我们协调的最后一个,没有办法了,你比如说协调不下来,会办文件,一个是他拖,我们有规定,你不能超过一定时限,最后就是说,干脆不同意,不同意的话,就得商量。量商量不下来,最后就升格,原来是业务人员联系,后来是主管领导面谈,最后是上升到一把手出面。最后

26、还是谈不下来怎么办,最后一招就是说,我在一个文字上表述,各家的意见都说清楚,然后提出主办方的意见和建议,各方的一把手签字,上报上级机关裁决,那就是最后一条路了,这个是上行文。我们碰到这个事,这需要走最后这一道路,就是要协议和报告,说一个情况。写的时候,就是我们业务部门搞了个东西,当时还是比较早期的,没有打字机,都是手写的,写了那么一大本,最后领导把我叫去了,他说他们给上级机关领导写东西,不太有经验,说你得过去帮帮他们,结果,给我这一大本,说你先看看,然后过去跟他们一块讨论讨论,看看这个东西怎么写,结果一看,这篇三万多字,写的跟张辉小说一样,包括他们历次开会协调,打架的过程,谁说了什么,冒号,引

27、号,谁说了什么,冒号引号,谁先拍的桌子,这先摔的茶杯,吵起来了,写的这个详细,好象两个小孩打架,一看是爹来了,妈来了,他先打我的,他先骂我的。这个恐怕不行,你不能够把这个东西,都是个人怨气在这里头,这都不是职能问题,这不是职能,更不是重点,所以说,我们最后修改的时候,我就讲了这个意见,讲了这个意见的话,我们就重推了一遍,就是完全从职能角度,那么这些话就统统都没有了,最后形成第一稿,修改,3000字,经过班子讨论,第二搞修改,剩下2000字,最后一稿定稿,1800字。1800字再看的时候,那就是重点非常的明确,完全从职能角度描述问题,有理有力有结,这个就是非常清楚,逻辑关系也非常的通顺,那么觉得

28、,这个领导也非常满意,说是这差不多,这个东西就报了,报了以后,很快就批回来了,然后就按这个执行了,后头都很顺利的。我就讲这个上面,给上面报东西,说有没有一个规定说,最长不能超过多少个字,这个没有,这个东西,如果说出这个界限的话,那就真文牍主义了。你比如说我们规定,上报上级机关的,不能超过1500字,这个其实也不科学,没道理,你看什么事了,是不是,所以说我们不应该有一个界限。但是一个原则,就是说,要能少不能多,因为多了以后,就没重点,你像我前面举的这个例子说,说我们一个领导办公厅领导上任,部长找他谈话,如果那部长很罗嗦的话,说了一个多钟头,那你说的话,我觉得就没有太大价值了,就那么两三句话,那就

29、很不一样,那觉得份量也非常重,所以说,一定要抓住重点,而且一定是要从职能角度,不要写成领导的个人表文告,这也是非常忌讳的。这个就是上行文的,要抓这么两个点。平行文,我想也是两个点,一个就是说,一定要从大局出发,你平行文,往往就是涉及到多家业务范围,观察问题的角度不能够从一家的角度,你要上升到覆盖多家的角度,甚至是上级机关来看这个问题的角度,这就是大局着眼。比如我们协商的时候,各个部门都从各个部门的利益角度出发,那可能就是什么事都办不成,扯来扯去,没完没了。这个时候要考虑问题要解决,就是上级机关怎么来看这个问题,从整个社会发展,它是一种什么样的渠道这个可能就不一样,这样提出的建议,可能大家都能够

30、接受,所以说平行文的一个要点,就是一定要从扣住大局,从大局着眼。第二个,就是协商办事,大家都是,古时候说法就是平行的级别,就是办事也要协商办事,特别是我们现代社会发展,这种依靠强制性的行政命令去解决问题的,这个范围,作用,都在缩小。更多的社会问题、工作问题,要靠内部的或者是坐下来我们协商的,合作的方式去解决,这个可能是个大趋势,越来越是这样的。就是说,你说我办这个事,你不同意,不同意我就找上级机关、评理,这个上级机关,领导跟你关系好,完了以后,把人家说一通。我想恐怕我们将来政府不会是这么发展的,我们要讲法理了。所以,要有这种概念,一定要坐下来,大家平等的协商,你包括公文语言,公文语言里可以多用

31、一些建议,少用一些,要怎么样怎么样,必须怎么样怎么样,这种口气。你这个是双方平等协商,这是平行文的角度。第三个就是下行文,其实下行文,现在一个普遍的问题,我特别希望能够结合这次的教育实践活动,特别是下行文做一个比较大的纠正,我们下行文太难懂了,总是充满了一些高纯度的官话,什么问题都不解决,这个也是很不良的一种文风。当时我们参与一些起草的文件,参与研究的,据说很多到了领导手里头,批回来,都是很直白的一些批示,有一些文件就是直接批示,就是说要使用老百姓读得懂的语言。我们有一次在行政学院,我们搞了一个公共服务均等和的座谈,也合一个省部级领导干部班,提取了几个省的关于新农保这个政策的推行情况,领导同志

32、出席我们的座谈,最后领导同志讲话讲,说有一些省建议,说农民工作不好做、不愿意、不积极参加入保,说希望能够有一个新政法规,能够要求的话,必须是在45岁之前,能够参保,保证15年的缴费期。有这个建议,最后领导讲话的时候,就讲这问题,他农民会算帐吗?农民回到家,大被子一蒙,什么账他算不明白,但凡一个政策推行不下去,我认为,无非就是两件事。一个事就是政策有问题,所以农民没有积极性,人家算不明白了,没积极性。第二个,既然你们认为是好政策,那就是这个政策没说明白,农民没听懂,这个就是没听懂这个事就是我们的宣传力度不够。我们的公文的语言,太费解。有一次,我看那个节目,就是李敖有话说他讲了这么一段,挺形象的,

33、他说当时,国共两党军事力量对比,明显是共产党的军队力量要弱的多,最后怎么把强的打跑了?因为,国民党不会宣传,说讲三民主义,说我研究了大半辈子,还没明白。共产党的宣传就直白容易,懂得多,就六个字,叫打土豪,分田地。这谁听不懂,我想,可能这种宣传的直白,它肯定公文效率,那肯定会高。所以这个也是一个很明显的作用。我们也是从年轻过来的,我年轻的时候,给领导写东西,我想现在很多年轻人肯定也是这样的心理,就是希望通过写东西,受到领导的亲睐,赏识,让领导感觉到,说这个同志是个才子,喜欢听这种话。所以说的,有的时候写一篇东西,写完了以后,还有意的要翻翻辞海,辞典,甚至找找康熙辞典,找点生僻字词,找一点奇奇怪怪

34、的成语,那么这个文章上,给它摘点花,采个草,打扮一番,打扮一番就觉得,这个文搞的是很漂亮,花花绿绿的。结果这个临时拿过去,当时我们那一代领导都是,第一代人了,拿过去以后,很快然后就批回来,批回来以后,上头写了两句话,一句话是,写的很好,句号,挺高兴,得到领导的表扬了,第二句话是写的,做了一点修改,句号。两句话,那我看看哪修改了,我一看,大失所望,所有我那个专门插的花,插的草,是一根没剩,全给拔了。那么时间长,我们也就悟出来,公文就是白开水,千万不要去插花插草,公文就是要非常直白,易懂,朴素,庄重,大方,你不要里头有油盐酱醋,葱花、姜片你加了一大堆,那是文艺作品,那不是公文了,公文就是白话,公文

35、的目的就是让人家一读就懂,一看就明白,而且没有任何歧义,这就是公文。所以说,时间久了我们就知道,公文的修养,它是一个什么东西。我现在看很多年轻人写东西也是这样子的,写完了以后,一大堆的成语,什么四六句,读起来像快板书一样的,不要,这些东西不要。这个这是我想例文角度,三种文件,我们怎么去写,它的要点,核心是什么,这是抓这个。抓准角度了,我们写起来就容易了。那么基本上,这个就可以成文了。(二)理顺逻辑成文以后,还有一个很重要的问题,就是说,要使它的逻辑关系要通畅,这是我们在起草的时候,又一个非常重要的环节。有一次报国务院的一个文,是哪个单位的我不清楚,据说是报到总理那,被打回去了,批了一句话,此件

36、看不清楚,请懂写作的同志重新写过后再送来。你想想这什么问题,我想这个就是逻辑问题,你逻辑编排的不顺的话,这就让人看不懂,我们有时候聊天也问过,就是说是我们给上级机关打的文,一般就是报的文,被打回去的这是什么情况,基本上都是逻辑不顺,看不明白,说有个错字,我们帮你改了,告诉你一声就完了,但是你说逻辑混乱,这就麻烦了,那么什么是逻辑。简单的讲逻辑就是思维规律,所谓思维规律就是思维习惯,是多数人的思维习惯。那么多数人的思维习呢,那就是正序,不是倒序。我们讲,一件事情,它的来龙去脉,前因后果,这个就是逻辑,一个人从出生到长大,到上学、上班、退休、变老、生病、死亡,这个是他的一生,你这么说,大家都能听明

37、白。你倒过来说,一个死人,又活了,活了又病了,病了以后退休了,退休了以后,又上班了,那你说认谁不听的都糊涂,你说的什么诡话呀。除了说,我们是一些在文学作品里头,有一些倒叙说法,也不能全倒过来说。这个在公文当中,这个就是说我们要按照顺序,来龙去脉,前因后果这种表述,这个就是逻辑,基本问题就是我前头也提到了,就是三个问题,是什么,为什么,怎么办,就这么三个问题。但凡一个结构它也是这样子的,我们一个公文拿下来,有一个标题,标题要求就是,谁办的文,说的什么事,是什么文种,这是标题。然后引言,引言就是说,是什么,这个要说明,根据什么,为什么,目的是什么,这个采取什么方式,正文的话,就是说,基本上就是怎么

38、办,正文一般就是描述,都是怎么办。引言过后,有的是专门有一段,就是讲问题的,那么怎么办,这个就是意思说后移,有的,就是抬头讲一点问题,后头就是全文都是怎么办,这个也都是可以的。怎么办包括一些解决的途径,问题、范围,包括标准,强调避免的倾向,最后是组织实施,这么一个顺序。再最后就是有效时间,解释权,废止这些,大体上有这么一个结构。我们如何去编排逻辑关系,我们讲,有这么四件事情,一个叫做对程序内容进行分类。打个比方讲,我们可能听的容易,比如说我要写一个,写一篇公文,说关于食物,吃的东西,食物,是下面的标题,那么小标题,就是我们说,主标题不算的话,就是一级标题,一级标题,第一个是动物类食物,第二个,

39、植物类食物,第三类,菌类的食物,动物类的食物下头呢,再说二级标题,是肉类、蛋类、奶类。肉类下头再分,什么肉什么肉,这个植物类下头又分、蔬菜、水果、蔬菜下头又分,白菜、萝卜,这个就是一个分类,这个分类呢,我们要把它给分清楚,要不然就乱了套了。这个分完了以后,我们再进行一个排列,就是先说什么,后说什么,我们举一个例子来讲,你比如说我们在每年可能两节两会期间,可能都会发一个文,关于在两会两节期间,如何搞好社会稳定,社会稳定工作有关事项的通知,你比如说吧,打比方说,我们有这么一个文件,那我们说,我们先说什么,后说什么。就是你这个关系排列,你先把它找出来,首先呢是你找出来的事,一定都是在一个层面上的。你

40、想我们讲,说是社会治安问题和稳定有关,老百姓生活障碍问题,和稳定有没有关系,有关。平移物价这个事有关系吗,也有关,我们把这事都摘出来。搞好环境卫生这事和稳定有关没有,这个好象没有直接关系,你说那PM2.5这事跟搞好社会稳定有关系没有,觉得还真有点关系,是不是,因为大家对这个事情议论纷纷。我们排列的时候,我们就首先,说PM2.5问题,它是不是再一个平面上的问题,你首先你说到前面这些事了,都是一个问题,你说到了第五个问题,第六个问题,再来一个PM2.5问题。 PM2.5呢,整个就是环境污染治理问题,如果要提的话,应该是放在什么下头,放在管理下头,作为一个管理目标,管理要求。也可以放在什么呢,放在思

41、想政治工作下面,做好解释工作,不要信谣传谣,说一有PM2.5,人的寿命减少一半,就把它夸大了。看看是放在哪下头,总而言之,它不应该是单列的,我们就叫这个东西,就是叫做萝卜,你萝卜你可以要,但是你要放在他的合适的位置上去说,你不能够单例一个题,还有一些,就是企业技术改造,这可能就更远了,这个就是属于非食物了,这个就是属于说是玩具可不动的东西,你就不能够把它放在食物这一章里头去描述了,那就不相干了,那就不要。这个就是做一些取舍。这些取舍完了以后,我就做一个排列,排列怎么排,按照这么一个原则,不完全是这样,就是一般情况下,叫做先大后小、先虚后实、先宏观后微观、先理论后操作,我们按照这么一个顺序去排列

42、它。特别是不要一上来就说,组织领导什么什么事,先选虚的、大的、宏观的这些去描述,然后越说越具体、越实,这么一个顺序。按照这个顺序,我们可能选择,相对来说,这个和社会稳定相关的可能就是说,虚一点的,意识形态的,思想政治工作的,那你放在前头说,涉及范围最广,那放在前头说,按照涉及的范围,逐步的减小,但是重要性都是一样的,不是说哪个就比哪个不重要,不是这样的,他在稳定当中所扮演的这种角色地位,是相等的,要不然它就说放在下头,这个萝卜的位置去了,就不放在什么类别的位置上了。但是说按照这么一个逻辑关系去描述,那么这样使人看起来,叫做思维习惯,人的通常的思维习惯就是这样,说这个道理,要说有道理,就是这么个

43、道理,就是思维习惯先虚后实,那么也许是过多少年以后,思维习惯变了,就是先由组织领导开始说,那时候再说吧,但是说,我们现在把思维习惯就是这样,这样领导,看了这个文,大家看了这个文都能看明白,这是第二个。排列完了以后,就是再往下描述了,就是每一部分的篇幅有多大,这个可能有的同志讲,说是篇幅应该是大体相当,我看没有必要,你要按照篇幅大体相当把握,容易牵强附会,所以说我不建议这样,你就是把事说清楚就可以了。你比如说,事都说清楚了,你第一个问题说了三页纸,第二个问题,说了两页,没问题,第三个问题,可能就说了一页半,这也没关系。你不会出现说,第一个问题说了三页,第二个问题说了一行,不会出现。为什么呢,你是

44、按照它的内容去把握,它也不会出现这种情况,篇幅上有一点差异也没有关系,但是,你从层面上,把问题说清楚了,我觉得就可以了。怎么把握层面呢,我想有这么两句话,叫做上不离题,下不漏底。上不离题就是说,你这个文件当中的每一句话,然后你都要对照一下,是不是和你的主题有关系,没有关系的删,这叫上不离题,这个就是个尺子,你说着说着,觉得跟那个主题没关系了,没关系就删,和主题没有关系的,多一句话都不要要,这是一个尺子。第二个叫下不漏底,我们但凡,一个文件它可能有很多类型,一种类型就是大的划分,我就是讲的,它是一个政策层面的问题,既然是政策层面的文件,就不要讲执行层面的问题,你讲到执行层面,就是漏底了。你比如说

45、我们搞社会稳定这个,你讲完了这个群众生活,那么群众生活你下头讲什么内容,说是各级政府领导同志都要高度重视,都要把这件事情当做列入重要的议事日程,高度重视,这是对组织的一种要求。第二个,也可以把这个列到最后,单有一张讲这个组织领导,就是要抓住重点,什么是重点呢,就是基本生计发生掌握的群众的生活,而这些人活不下去了就是,那么这些你是一个不能落,那么采取什么方式,第三,如何去保障去解决,这个财政要拿出,就是专项费用,专款专用,用于困难群众的生活补助问题,那么这个都是政策方面的,然后说这个政策补助这个钱怎么分,根据什么分,说那么是根据家庭人均负担,还是根据个人工资收入高低,还是根据你的贡献,就业情况,

46、那么这个就是叫做执行层面的问题了,在这个文件里头,就不展开说。哪个叫做另文,你可能和这个文件配套的还有思想工作怎么做,专门有一个文件,这个市场物价怎么做,社会管理怎么做,那各有各的,各个行业,飞机怎么不能掉下来,民航专门有一个要求,火车怎么不能出轨,交通专门有一个要求。这个就是说,可能下头就是分门别类的,这个执行层面的,不要混在政策层面上,混起来讲,讲讲这叫漏底了,这个就是搂不住了,再说到贡献,再说到收入分配制度改革,再说到社会公平和法制,再说收养了,说到爪哇国去了。我们这个就叫漏底了,我们叫做简而不繁,你这个就是说,文字表述很清楚,你不能够就是越说越罗嗦了,把不住边了,这个就是按照这个浮面去

47、把握就可以了,这个公文就可以了,不要去数字数,这个是最本的。写完了以后说,说第一个问题,说了十几页,是不是有嫌疑,就是说我把它延长扩大了,那么我给它缩减到两三页纸,但是不要数字去,数字可能是束缚我们对这个问题深层次的思考。最后就是一个深度把握,深度把握是除了我们说,不要把这个腿一直伸到底之外,这一层意思,还有一个呢,就是程序的设计,我们这个按照我们这个法规规章的这个制定程序条例里头的要求,法规类的文件,最多是六层,就是章节,条款,项目,最多六层,那么出现第七层怎么办,就是总的要求,是不可以再延伸,就是你不可以再用什么ABCD,什么甲乙丙丁,不可以,就是修改你的文件,让它在六层之内,不要把这个文

48、件搞的一层一层,层太多了,结构太复杂了,这个看起来是太费劲了,你一个文件下去六层,已经是很深了,那么你再多层次的话,真是钻了老鼠洞里出不来了,你钻迷宫了。所以说这个,要有一个限制。在一般性的事务类的文件当中,我们一般都不使用这种法规类文件的标识,这个就是用大一小一,这个就是中文大写汉字一,括弧这个汉字,然后是阿拉伯数字,是括弧阿拉伯数字,是这么四层。这个要求是最多不能超过四层,不可以出现第五层,也是这样,你如果说是你这个说不清的话,那你要修改,修改就是限制在四层之内,防止这个文件,程序分类过于繁杂,那么这个就是使得这文件,就是太复杂了,接着我们也有的话,就是说有一些准法规类的,你比如说决定,这

49、些意见,它也是采用这种事务类的标识方法,它不适用章节性条款项目。你像中央国务院有很多的决定,意见,都是这种方式,也是都是大一小一,它不是一个国家正式的法规规章,不是按章节条款项目这种,那么它大体上,它是有这种规定性,但是它也是用这种,我们就是一般的这种文件标识,不适用条款项目,更多是用在法律的一些文献当中。这个也是说最多,我们不超过四层,多了以后,就是使得文件很复杂了,这个写的时候,就是你如果说是能够不分层,这是最好的,这是最简单,必须要分,那就是尽量的少分层,能够一层解决的,不要两层,能够两层解决的,不要三层,就是这么一个原则,尽量的少分层,这是一个。再有一个的话,就是我们在写法上,曾经有一个同志,给我提了一个很有意思的问题,他说我写这个公文,有时候写了一,写了二以后,不知道三该写什么,后来我就是觉得,这个问题有意思,就是说,我说那你怎么写公文呢,扣着一就开始写,写写写,写完了再想二,他说是啊,我说恐怕你这个写法不行,写公文就是像画素描画一样,我们可能都是小学还是中学,我们学

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