1、办公室讲稿：公文写作与公文处理公文写作方法公文的写作，我认为可以大体上分为三个阶段，第一是公文的准备阶段，第二是公文的起草阶段，第三是公文的修改阶段。这个在不同的阶段，都有不同的一些工作。一、公文的准备阶段（一）信息收集首先是公文的准备阶段，现在来看一些我们写过的一些公文，有一个规律性，就是写的比较草率，草率的原因就是公文的准备阶段的准备不足。所以说，公文的质量就非常受影响，这个是很明显的。所以说，要写一个好的公文，一定要使公文的准备阶段要充分，特别是一些涉及到法律法规方面的公文，恐怕就是公文的准备阶段就更要充分，有的准备阶段可能历时还比较长。公文的准备充分了，公文的起草就比较容易，也能够保证
2、质量，这样就是使公文能够写的比较好。公文准备阶段有这么三件事情，第一件事情就是首先要对公文写作所需要的信息，进行收集，公文需要的信息，我想有这么几个方面，最重要的一个，最直接的信息，我们通常叫做由头，意思就是说，起草这个公文，是谁让你起草的，是怎么来的这个事。一般说由头这个信息，你比如说就是根据领导的一个批示，那么指示，或者是有一个来文，或者是报文，你来进行处理。也就是说这个也是我起草公文的一个根据，这个由头的话，包括领导的批示、指示，以及你在起草过程当中，领导，这个主管领导，各级领导的意见，修改的花脸稿，这个都要保留，最后都附在你上报给签发领导的时候，作为一些辅助说明，不是附件，就是上报的时
3、候，把这些别在后头就可以了。同时上报，我们曾经，发生过一个误会，这个误会是由于办公室不懂，就是公文的流程造成的。就是送给一把手签批，最后签发，这个文件当中，过程稿，花脸稿都要附在合同，不能够你都给清干净了，一张白纸，打两个字，全是你，这个办公室的译稿上去，你主管副职什么意见，专业部门什么意见，都没有了，这个不可以。这个就容易造成误会，就是使一把手认为，这个还没有经过主管部门去研究，提出意见，所以这些要附在后头，这样一看，来龙去脉，怎么来的，非常清楚，也便于决策，这是由头信息，这个是一个。第二类就是要有一些资料信息，我们这个就是原则上要求，如果我们这个文件，正文当中引用了某一个文件的一些表述，就
4、应该把所引用文件的原文，附在后头，或者是注明出处，如果说原文很长，那一本书那就算了，注明出处就可以了。如果说是原文的话，是某一个领导的一句话，一页纸的批示，像这些这个复印件都要附在后面，包括我们有一些引用一些规定，引用纪要里头的，这个原纪要件，或者是复印件，你也要附在后面，这个便于领导决策的时候参考，这是资料信息。再有就是讨论信息，特别是一些新的开拓型的工作事务，或者是涉及法规规定的修订、补充这一类的，可能需要更扩大一些信息，我们可以采取讨论的方法。比如，务虚会，我们通常讲的神仙会，就没有什么边界的，大体这么一个范围，大家就是侃一侃，头脑风暴，那么一些小型的研讨，这个可能都有利于开拓思路。再有
5、一些大型的一种写作，需要更多、更大范围的一些资料信息的时候，需要专门调查的时候，这个就是调研信息，专题调查，有的时候可以搞问卷调查，包括访谈调查，特定的对象，进行访谈，那么这个听取大家意见等等，这些都是信息收集，这个阶段，可长可短，根据工作任务，工作的需要来确定。（二）弄清依据这件工作做了以后的话，第二件工作叫做弄清依据，我觉得我们在办文过程当中，可以说是一个比较常见的问题，就是依据不清，这种例子可以说一再有发生，我们在草拟一个文件，开始动笔之前，要有一个问题，我们要想清楚，我们就是根据什么来进行这个文件的起草，我想恐怕有这么几个五个方面的考虑。第一个考虑就是说，是否是我的任务，也就是说任务依
6、据，任务依据又分这么几种情况，一个就是说，是否是我的部门法定职能明确的，而且这件事情已经纳入工作计划，这个工作计划是经过领导批准，可以执行的。你这个就可以按照这个来起草你的文件，就是说，没有经过领导批准，那么也不行，你就是纳入工作计划了，领导没同意，那你写了以后，怎么出去，所以这个上下沟通，先要搞明白。第二类的话，就是上面部署要求的，上级召开会议，要求你们这个机关来负责这件事情，方案上没有，但是分工让你负责，就是你的事情了，或者是上级机关领导个人，直接批示交办事项，这个也是一个依据，那你也是可以起草公文的，该怎么办怎么办了。还有就是，其他部门有要求的，包括你下级机关报文和平级机关来函，这是我根
7、据什么，就是我工作任务，这是一个概念。第二个就是职能依据。职能的大小、组从，有一些职能，就是你一家独有，这个好说，但是有一些职能，就是有交叉，不明确，还有一些职能，就是你光办你的事还不行，可能会涉及到其他部门，有的时候需要联合行为，有的时候需要报上级机关，这个发文，所以说一个文件，我们在制定之前，就要对这个职能进行清楚的这种思考，我打个比方讲，你比如说，公务员处分条例这个修订，我说几个部门都有关系，首先就是监察部，中纪委监察部是合署办公了，政府这边我们就是监察部的，监察部它是管公务员处分处理这些事务的，这个修订是不是应该他来做，还有一个，国家公务员局，国家公务员局这个职能里头也很明确，就是贯彻
8、落实公务员法，及其修订、制定各项配套政策。你这个公务员处分条例是不是属于配套政策之一，从什么角度去考虑，我们但凡像这样的话，我们按照这么一个原则去进行安排，需要联合行文，涉及多家职能的，要分一下。比如，政策研究制定部门，或者我们简称叫政策部门，就是出政策的部门。第二个叫做执行执法部门，第三个叫保障部门，我们按这三个来讲，作用不一样，我们说公务员处分条例，谁是政策研究制定这个部门，这个部门就应该是主办机关，谁是执行执法部门，谁是保障部门，这些部门如果说是相关的，它应该是会办机关，应该按照这么一个原则去定，这样定下来的话，就能确定只能有一个主办机关，不能够多家共同为主办机关，你可以说是联合行文是可
9、以的，但是说主办机关只能是一家，这个一家所制定的原则，就是你是政策研究制定部门。比如，我们要给中小学教师涨工资，不是普遍的提薪，只给中小学教师这一部分人涨工资。这个事的政策制定部门是人社部，人社部它是负责机关事业单位，乃至整个社会分配问题，这是政策制定，研究制定部门。在执行的时候，你给中小学老师涨工资，谁是执行部门、谁管老师，也就是你要给这老师涨工资，谁来办，这个当然就是教育部门，给老师涨工资，钱从哪来呀，所以说这还得有一家，那么这个就是财政部门。所以，要办成这件事，最低的联合行文的范围，也是这么三家，就是人社部、教育部、财政部，财政部是保障部门，谁是主办机关呢，可能这个要求、建议，可能就是教
10、育部提出。但是，它是执行机关，它不是政策制定的机关，政策制定机关谁，就是人社部统筹管理。就是人社部牵头办文，使用人社部的文号，人社部就是主管主办机关，这个文就可以发下去了，这个职能关系也就是这么来确定下来的。第三个就是法律依据，法律依据又三种情况。一个是国家已有法律，你不知道，这个是非常可怕的，那么你不知道，你搞了一个，结果后面把关不严，出来了一个新的规定，和过去已经颁布执行的规定撞车，这是麻烦比较大的事情，像这种事情我们是发生过的。那么你比如说当年合同法出台以后，就是很多地方需要跟其他的法去磨合，你还得发一些新的司法解释、条文、补充，这个就是说它有一个协调适应的过程，就没有充分的考虑到，可能
11、和其他法律条文的关系。我们说是一个公文发出去以后，没有日后的问题，执行非常痛快，不需要再做补充说明，这个是比较罕见的，我想了一下，我这一生所经历的，所参与的，所遇到的，这个就是公文的，发出公文的，有没有一种就是公文发出去，什么意见都没有，执行的非常痛快，还真有一件。就是当年我们开始实行双休日那个文件，非常痛快，一直到现在，我也没听说是谁对这个事有意见，但是这种事是我们办理公文当中，是非常非常罕见的，做到一点意见都没有，这是非常难的，但是可以把这个作为我们的目标，如果你公文准备工作十分充分，至少是我发布了以后，所需要再去解释补充的事情，就比较少，那么就怕你准备不充分，那可能事就比较多，甚至执行不
12、了，被碰回来，我们这种例子也是有的呀。像我们前一段华能罚款的那个事情，就搞的很难堪，也不是说它没有道理，但是你缺乏一个听政和实验的这么一个环节，这个是在我们罚规规章制定程序条例里头都有要求的，所以说，这也不能够冤大家不理解，确实是他自己做的工作有缺陷，这是一个，法律依据。第二个，就是说法律依据第二种现象，就是国家没有相关的法律，就是是个空白，是个空缺，但是按照职能，不是你管的，那你不要乱搞，这个基层的政府，有一些比较实用主义了，随心所欲，有一些事情。这个不可以的，那么这个不能够打乱战，这是都有一定之规的，谁来制定，哪一级来制定，什么样的程序，国家都有一些非常细腻的规定，这个是不能乱来。第三个就
13、是说，没有这个法律，也该你这个部门负责，但是，你没有按照法定的程序条例有关规定来办理，也属违规违法，这个我们说程序条例的规定，非常细了，你有一些要向法制部门去立项，经过批准，有一些要通过人大，有一些还要通过社会听政，有一些专家论证，那么这个都有详细的规定。第四个就是引证依据，引证依据就是三件事，一是来源是否准确，如果来源不准确，麻烦很大，你结果引了一个假事，想想多么难堪，这个来源的话，一定要准。再有一个来源的话，它所表示的引导方向要正确，你包括它的代表性，有些个案，它不有普遍规律代表性，那么也有一些个案，虽然是发生不多，但是它可能是预示了你一个机制，制度的缺陷，那你也要引起高度的重视，这个就是
14、引证依据的选择非常重要。再有一个就是，你要引证它来说明什么，与你的意图要相符，你不能说了个事，和你最后要解释的，沾不上边，不搭界，有的时候，出在这种情况出在这，比如说你引证了三件事，最后你是出了对应的三个措施，讨论的时候，可能领导同志提出来说，你这个第二条意见能做得到吗，你自己也觉得做不到，那就算了，第二条就没了，但是你说了前面是三件事，你后面你就两个，你前头可能是第二件事，就是没有对应措施，这就变成了和你后面的，就是不对等了。如果，后面这个措施不说的话，那前面的引证你也要去掉，你不能说，引证的事情后面没下文了，像这个在一个公文修改过程当中的，是很容易发生的，你修改的时候，就说我后面的这个领导
15、没说前面引证的事，只说后头的事了，后头按照领导意见，我不写上了，不要了。不要了，那你前头对应的引证的例子，你留在哪，后头没有措施，这个就是变成一个引证不符了，这种现象也是会有，这是第四种。再有一个就是公文的效应依据，说一千道一万，公文要有用，公文没有用，是一概不可以发的。曾经我是做秘书处长的时候，碰到过这么一个事情，我们那个时候，我是做秘书长的时候，好象每年都有几件公文会被打回去，就是不同意发。这些公文也是经过司、处，各级都是签字报过来的，但是到了办厅的秘书处就被卡住了，你比如说曾经有这么一件发回来的。我们一般一个公文，不管是哪一类公文，大体上总有一个基本的逻辑关系，就是是什么、为什么、怎么办
16、，这三个基本问题，是什么、为什么、怎么办，这个文拿来一看，通篇都是什么，既没有为什么，也没有怎么办，那么这个公文就没有效应了，没有用，结果我就和报文单位的同志就询问他，这个文我们为什么要办。我说一个就是说，你们管的这项工作呢，是否是目前有一些违反规定的现象，有一些不良倾向，有一些不符合国家发展要求的表现，或者是倾向，这个有没有。他说没有，我说那既然这个没有，第二个，我再问你一个，就是但凡一个工作设置，随着社会发展它可能都会有一些不断的深入、提高，随着改革的深化，会有一些新的要求，以便把这个工作搞的更好，那么这方面的要求，你们有没有。他想了想说，也没有。那我就不明白了，你既没有这个老问题，又没有
17、新要求，你发文干什么，最后答不出来了，墨迹半天，跟我说，你高抬贵手吧，说咱们马上就要年底，要总结了，我们这个处今年一个文都没发过，我说你要是这个理由的话，那你还是别发了，你没有内容的文，你发出去，让人家看你的废话，这个东西就是影响太不好了，我说我看你们司长也签字了，要不然的话，我们去跟你司长解释一下，结果他说，那算了吧，本来他就不同意发，他把司长磨完了以后，又上我这里磨。这个司长也是不太厉害，他磨的狠了，也就签了，那么到我这，还是过不去，没有用的公文，一概不能发出去，什么叫做没有用，就是既没有老问题，又没有新要求，这就是没有用，有什么用啊。就是我们发出去一个公文，它总是要解决一个问题，你什么问
18、题都不解决，你这个公文你发它干什么，所以说，我们这五条依据的话，我们都要做一个深入的思考，那么想明白了，好，我这个弄清楚依据了，我就可以开始再下一步了，下一步就是说，我要搞清楚文种。（三）选准文种文种是什么，用哪个文种，你是不同的文种，在起草的时候，写这个公文的时候，你的用法，你的语气，你的角度，那都是不一样的，所以说你不能说我先写一篇东西，管它是什么呢，写完了以后，再确定是使用哪种文种，这个一般来说，预先不搞明文种的这种起草，写出来可能就是什么都不是，你不能说，对一块字在这就完了，你要想这是一个通知，从一开始落笔，你就是按照通知的要求去写。你要是个决定，一开始的结构设计，就是按照决定的这个去
19、写，如果是个请示，那就是从请示的要求去，如果是报告，那就是报告的要求，各自不同。所以说，你在起草之前，一定要明确，是什么文种，如果你中途要变换文种，必须要新思考你这个整个公文的架构和它的逻辑关系，我们就是往往一看，写这个东西，写这个东西，挂的文种是通知，实际上内容是通告，这个也是非常常见的，我说了嘛，报上来了17篇，12篇都是通告，只有5篇是通知，就是说一开始就没有照准，我应该采取哪一种文种，所以上来就写，写完了以后，根本就没有通知的内容。我们容易搞混的，大概是有这么几种，一个就是请示和报告内容，这个是两个事，这个不能够混，第二个是通知和通告混用，三个就是通知和通报混用，通报，你比如说是一个违
20、法乱纪的事件我通报，你不能是关于这个事项的通知，这个的话，这种错用我们也是不少见的，但是这个是错的比较厉害的。再有就是说，通知和函混用，函刚才我们说了，根本就没有通知的功能，通知是下行，函是平行，那么特殊情况下，可以用作和业务主管之间的请示批复，但是不代表它可以用作通知，这个是通知就应该按照我们机关间的关系，就是通知这一种，你不能套在函里头去用。二、公文的起草阶段（一）找准角度我们这个搞清楚了，就可以进入公文的起草了，准备工作充分了，就进入起草阶段，就是两件事，叫做找准角度，我从哪下笔，我从什么地方切入，叫找准角度。找准角度，这是我们在公文起草当中，非常重要的一关。我们写公文和写小说，这个写文
21、学作品，写诗歌散文，很多地方一样，但是最不一样的地方是什么，就是你写这些其他的文学作品，你都有个作者，你这个作者是有专利的，那是你写的，你还有版权的，你还有收入的，公文就是没有作者，没有专利，公文没有这个你个人得版权。公文只有叫做执笔人，起草人，这个人是代组织执笔而已，或者说是一个组织的工具之一而已。不能够把这个工作落到他个人的头上，哪个公文是我写的，我的作品，不可以的，那么我们写公文的时候，要从这么一个角度去考虑，你是一个组织的代言人，说我们说平常我们讲，我是张三，我是李四，写公文的时候你是谁，你不在是张三李四了，你是谁，你是这个组织的代言人，或者说我们通常讲的不准备的一种表述吧，就是说你为
22、谁起草文件，你就是这个单位的最高负责人，你为你们局起草一个文件，那你就是局长，一把手。你为这个部起草文件，那你就是部长，你代国务院起草，你这个角度，那你就是国务院总理，那么这个话听上去，就好象是比较狂妄，那么这个家伙一下成了总理了，我想这个就是一个你们角度，你要从这个组织的最高领导人的角度去想问题，实际上准确的说，不是他个人的角度，是组织的角度，是组织的主张，组织的职能角度，你不从这个角度讲，你怎么写都写的不对，都写成了一种个人的东西。比如说给上级机关写报告，写了一大堆，说领导，如何如何伟大，那就是变成了吹捧你们领导了，那不是领导向上级机关汇报，这个就是全都变了。所以角色模拟，是非常重要，一般
23、说是要组织一个起草组，就是起草公文，或者是说我们这个坐下来，思考一些公文的起草的架构。第一关，叫做角色模拟，进入这个角色模拟，所以说第一关叫做进来关，就是进入情况，什么情况，是领导的情况，不是我们个人的领导，是组织的情况，不要从我们自己的角度想问题。第二关叫做跳出关，写完了，你还是你，你还是一个普通干部，你还是一个草民，你不要觉得，你就是部长了，你就是总理了，那麻烦了，你跳不出去了。我们就有跳不出去的，是不是，那跳不出去就麻烦了，会影响你一生的进步。你跳出去了，你就是会顺利发展，你跳不出去了，那就成了一个麻烦人物。我们有的时候，就会有这种现象，参加了一个大型文告的起草讨论，回去就说，什么什么提
24、法是我说的，领导在上面，大会里发言，下面有同志讲说，这个领导讲话有水平，讲的好。说他讲的好，他动一个字了，那稿子都是我给他写的，这个就是跳不出去。一直到最后，退了休以后，还跳不出去，写个人危机，个人危机把公文都收进去，那都是你个人作品了，不可以的，像这些，就是角色扭曲，就是说，你要进入角色模拟，然后做完这工作，你要还原成你自己。再有就是说，我们在这个理论过程当中，我们遇到这类问题以后，我们要有一个清楚的一个描述，就是我起草哪一类的文件，我要和谁说话，我要说什么，和我要怎么说，那么我想，我们这也作为一个分析。我们说，按照上行文、平行文、下行文，我想要抓这么几个要点，是它的区别。上行文抓什么，我给
25、上级机关写的报告，请示，我抓什么。第一个就是要从我本机关的职能角度去表述问题。第二个，就是一定要扣住重点，与你报告、请示所要描述的问题，没有直接关联的，多一句话都不要。曾经，是我做秘书的时候，遇到这么一件事情，就是我们和其他的机关之间，就是有一些需要协调的事情，需要协调的事情，搞的非常不愉快，如果说非常顺利，这没问题了，但是搞的非常不愉快怎么办。最后，我们协调的最后一个，没有办法了，你比如说协调不下来，会办文件，一个是他拖，我们有规定，你不能超过一定时限，最后就是说，干脆不同意，不同意的话，就得商量。量商量不下来，最后就升格，原来是业务人员联系，后来是主管领导面谈，最后是上升到一把手出面。最后
26、还是谈不下来怎么办，最后一招就是说，我在一个文字上表述，各家的意见都说清楚，然后提出主办方的意见和建议，各方的一把手签字，上报上级机关裁决，那就是最后一条路了，这个是上行文。我们碰到这个事，这需要走最后这一道路，就是要协议和报告，说一个情况。写的时候，就是我们业务部门搞了个东西，当时还是比较早期的，没有打字机，都是手写的，写了那么一大本，最后领导把我叫去了，他说他们给上级机关领导写东西，不太有经验，说你得过去帮帮他们，结果，给我这一大本，说你先看看，然后过去跟他们一块讨论讨论，看看这个东西怎么写，结果一看，这篇三万多字，写的跟张辉小说一样，包括他们历次开会协调，打架的过程，谁说了什么，冒号，引
27、号，谁说了什么，冒号引号，谁先拍的桌子，这先摔的茶杯，吵起来了，写的这个详细，好象两个小孩打架，一看是爹来了，妈来了，他先打我的，他先骂我的。这个恐怕不行，你不能够把这个东西，都是个人怨气在这里头，这都不是职能问题，这不是职能，更不是重点，所以说，我们最后修改的时候，我就讲了这个意见，讲了这个意见的话，我们就重推了一遍，就是完全从职能角度，那么这些话就统统都没有了，最后形成第一稿，修改，3000字，经过班子讨论，第二搞修改，剩下2000字，最后一稿定稿，1800字。1800字再看的时候，那就是重点非常的明确，完全从职能角度描述问题，有理有力有结，这个就是非常清楚，逻辑关系也非常的通顺，那么觉得
28、，这个领导也非常满意，说是这差不多，这个东西就报了，报了以后，很快就批回来了，然后就按这个执行了，后头都很顺利的。我就讲这个上面，给上面报东西，说有没有一个规定说，最长不能超过多少个字，这个没有，这个东西，如果说出这个界限的话，那就真文牍主义了。你比如说我们规定，上报上级机关的，不能超过1500字，这个其实也不科学，没道理，你看什么事了，是不是，所以说我们不应该有一个界限。但是一个原则，就是说，要能少不能多，因为多了以后，就没重点，你像我前面举的这个例子说，说我们一个领导办公厅领导上任，部长找他谈话，如果那部长很罗嗦的话，说了一个多钟头，那你说的话，我觉得就没有太大价值了，就那么两三句话，那就
29、很不一样，那觉得份量也非常重，所以说，一定要抓住重点，而且一定是要从职能角度，不要写成领导的个人表文告，这也是非常忌讳的。这个就是上行文的，要抓这么两个点。平行文，我想也是两个点，一个就是说，一定要从大局出发，你平行文，往往就是涉及到多家业务范围，观察问题的角度不能够从一家的角度，你要上升到覆盖多家的角度，甚至是上级机关来看这个问题的角度，这就是大局着眼。比如我们协商的时候，各个部门都从各个部门的利益角度出发，那可能就是什么事都办不成，扯来扯去，没完没了。这个时候要考虑问题要解决，就是上级机关怎么来看这个问题，从整个社会发展，它是一种什么样的渠道这个可能就不一样，这样提出的建议，可能大家都能够
30、接受，所以说平行文的一个要点，就是一定要从扣住大局，从大局着眼。第二个，就是协商办事，大家都是，古时候说法就是平行的级别，就是办事也要协商办事，特别是我们现代社会发展，这种依靠强制性的行政命令去解决问题的，这个范围，作用，都在缩小。更多的社会问题、工作问题，要靠内部的或者是坐下来我们协商的，合作的方式去解决，这个可能是个大趋势，越来越是这样的。就是说，你说我办这个事，你不同意，不同意我就找上级机关、评理，这个上级机关，领导跟你关系好，完了以后，把人家说一通。我想恐怕我们将来政府不会是这么发展的，我们要讲法理了。所以，要有这种概念，一定要坐下来，大家平等的协商，你包括公文语言，公文语言里可以多用
31、一些建议，少用一些，要怎么样怎么样，必须怎么样怎么样，这种口气。你这个是双方平等协商，这是平行文的角度。第三个就是下行文，其实下行文，现在一个普遍的问题，我特别希望能够结合这次的教育实践活动，特别是下行文做一个比较大的纠正，我们下行文太难懂了，总是充满了一些高纯度的官话，什么问题都不解决，这个也是很不良的一种文风。当时我们参与一些起草的文件，参与研究的，据说很多到了领导手里头，批回来，都是很直白的一些批示，有一些文件就是直接批示，就是说要使用老百姓读得懂的语言。我们有一次在行政学院，我们搞了一个公共服务均等和的座谈，也合一个省部级领导干部班，提取了几个省的关于新农保这个政策的推行情况，领导同志
32、出席我们的座谈，最后领导同志讲话讲，说有一些省建议，说农民工作不好做、不愿意、不积极参加入保，说希望能够有一个新政法规，能够要求的话，必须是在45岁之前，能够参保，保证15年的缴费期。有这个建议，最后领导讲话的时候，就讲这问题，他农民会算帐吗？农民回到家，大被子一蒙，什么账他算不明白，但凡一个政策推行不下去，我认为，无非就是两件事。一个事就是政策有问题，所以农民没有积极性，人家算不明白了，没积极性。第二个，既然你们认为是好政策，那就是这个政策没说明白，农民没听懂，这个就是没听懂这个事就是我们的宣传力度不够。我们的公文的语言，太费解。有一次，我看那个节目，就是李敖有话说他讲了这么一段，挺形象的，
33、他说当时，国共两党军事力量对比，明显是共产党的军队力量要弱的多，最后怎么把强的打跑了？因为，国民党不会宣传，说讲三民主义，说我研究了大半辈子，还没明白。共产党的宣传就直白容易，懂得多，就六个字，叫打土豪，分田地。这谁听不懂，我想，可能这种宣传的直白，它肯定公文效率，那肯定会高。所以这个也是一个很明显的作用。我们也是从年轻过来的，我年轻的时候，给领导写东西，我想现在很多年轻人肯定也是这样的心理，就是希望通过写东西，受到领导的亲睐，赏识，让领导感觉到，说这个同志是个才子，喜欢听这种话。所以说的，有的时候写一篇东西，写完了以后，还有意的要翻翻辞海，辞典，甚至找找康熙辞典，找点生僻字词，找一点奇奇怪怪
34、的成语，那么这个文章上，给它摘点花，采个草，打扮一番，打扮一番就觉得，这个文搞的是很漂亮，花花绿绿的。结果这个临时拿过去，当时我们那一代领导都是，第一代人了，拿过去以后，很快然后就批回来，批回来以后，上头写了两句话，一句话是，写的很好，句号，挺高兴，得到领导的表扬了，第二句话是写的，做了一点修改，句号。两句话，那我看看哪修改了，我一看，大失所望，所有我那个专门插的花，插的草，是一根没剩，全给拔了。那么时间长，我们也就悟出来，公文就是白开水，千万不要去插花插草，公文就是要非常直白，易懂，朴素，庄重，大方，你不要里头有油盐酱醋，葱花、姜片你加了一大堆，那是文艺作品，那不是公文了，公文就是白话，公文
35、的目的就是让人家一读就懂，一看就明白，而且没有任何歧义，这就是公文。所以说，时间久了我们就知道，公文的修养，它是一个什么东西。我现在看很多年轻人写东西也是这样子的，写完了以后，一大堆的成语，什么四六句，读起来像快板书一样的，不要，这些东西不要。这个这是我想例文角度，三种文件，我们怎么去写，它的要点，核心是什么，这是抓这个。抓准角度了，我们写起来就容易了。那么基本上，这个就可以成文了。（二）理顺逻辑成文以后，还有一个很重要的问题，就是说，要使它的逻辑关系要通畅，这是我们在起草的时候，又一个非常重要的环节。有一次报国务院的一个文，是哪个单位的我不清楚，据说是报到总理那，被打回去了，批了一句话，此件
36、看不清楚，请懂写作的同志重新写过后再送来。你想想这什么问题，我想这个就是逻辑问题，你逻辑编排的不顺的话，这就让人看不懂，我们有时候聊天也问过，就是说是我们给上级机关打的文，一般就是报的文，被打回去的这是什么情况，基本上都是逻辑不顺，看不明白，说有个错字，我们帮你改了，告诉你一声就完了，但是你说逻辑混乱，这就麻烦了，那么什么是逻辑。简单的讲逻辑就是思维规律，所谓思维规律就是思维习惯，是多数人的思维习惯。那么多数人的思维习呢，那就是正序，不是倒序。我们讲，一件事情，它的来龙去脉，前因后果，这个就是逻辑，一个人从出生到长大，到上学、上班、退休、变老、生病、死亡，这个是他的一生，你这么说，大家都能听明
37、白。你倒过来说，一个死人，又活了，活了又病了，病了以后退休了，退休了以后，又上班了，那你说认谁不听的都糊涂，你说的什么诡话呀。除了说，我们是一些在文学作品里头，有一些倒叙说法，也不能全倒过来说。这个在公文当中，这个就是说我们要按照顺序，来龙去脉，前因后果这种表述，这个就是逻辑，基本问题就是我前头也提到了，就是三个问题，是什么，为什么，怎么办，就这么三个问题。但凡一个结构它也是这样子的，我们一个公文拿下来，有一个标题，标题要求就是，谁办的文，说的什么事，是什么文种，这是标题。然后引言，引言就是说，是什么，这个要说明，根据什么，为什么，目的是什么，这个采取什么方式，正文的话，就是说，基本上就是怎么
38、办，正文一般就是描述，都是怎么办。引言过后，有的是专门有一段，就是讲问题的，那么怎么办，这个就是意思说后移，有的，就是抬头讲一点问题，后头就是全文都是怎么办，这个也都是可以的。怎么办包括一些解决的途径，问题、范围，包括标准，强调避免的倾向，最后是组织实施，这么一个顺序。再最后就是有效时间，解释权，废止这些，大体上有这么一个结构。我们如何去编排逻辑关系，我们讲，有这么四件事情，一个叫做对程序内容进行分类。打个比方讲，我们可能听的容易，比如说我要写一个，写一篇公文，说关于食物，吃的东西，食物，是下面的标题，那么小标题，就是我们说，主标题不算的话，就是一级标题，一级标题，第一个是动物类食物，第二个，
39、植物类食物，第三类，菌类的食物，动物类的食物下头呢，再说二级标题，是肉类、蛋类、奶类。肉类下头再分，什么肉什么肉，这个植物类下头又分、蔬菜、水果、蔬菜下头又分，白菜、萝卜，这个就是一个分类，这个分类呢，我们要把它给分清楚，要不然就乱了套了。这个分完了以后，我们再进行一个排列，就是先说什么，后说什么，我们举一个例子来讲，你比如说我们在每年可能两节两会期间，可能都会发一个文，关于在两会两节期间，如何搞好社会稳定，社会稳定工作有关事项的通知，你比如说吧，打比方说，我们有这么一个文件，那我们说，我们先说什么，后说什么。就是你这个关系排列，你先把它找出来，首先呢是你找出来的事，一定都是在一个层面上的。你
40、想我们讲，说是社会治安问题和稳定有关，老百姓生活障碍问题，和稳定有没有关系，有关。平移物价这个事有关系吗，也有关，我们把这事都摘出来。搞好环境卫生这事和稳定有关没有，这个好象没有直接关系，你说那PM2.5这事跟搞好社会稳定有关系没有，觉得还真有点关系，是不是，因为大家对这个事情议论纷纷。我们排列的时候，我们就首先，说PM2.5问题，它是不是再一个平面上的问题，你首先你说到前面这些事了，都是一个问题，你说到了第五个问题，第六个问题，再来一个PM2.5问题。 PM2.5呢，整个就是环境污染治理问题，如果要提的话，应该是放在什么下头，放在管理下头，作为一个管理目标，管理要求。也可以放在什么呢，放在思
41、想政治工作下面，做好解释工作，不要信谣传谣，说一有PM2.5，人的寿命减少一半，就把它夸大了。看看是放在哪下头，总而言之，它不应该是单列的，我们就叫这个东西，就是叫做萝卜，你萝卜你可以要，但是你要放在他的合适的位置上去说，你不能够单例一个题，还有一些，就是企业技术改造，这可能就更远了，这个就是属于非食物了，这个就是属于说是玩具可不动的东西，你就不能够把它放在食物这一章里头去描述了，那就不相干了，那就不要。这个就是做一些取舍。这些取舍完了以后，我就做一个排列，排列怎么排，按照这么一个原则，不完全是这样，就是一般情况下，叫做先大后小、先虚后实、先宏观后微观、先理论后操作，我们按照这么一个顺序去排列
42、它。特别是不要一上来就说，组织领导什么什么事，先选虚的、大的、宏观的这些去描述，然后越说越具体、越实，这么一个顺序。按照这个顺序，我们可能选择，相对来说，这个和社会稳定相关的可能就是说，虚一点的，意识形态的，思想政治工作的，那你放在前头说，涉及范围最广，那放在前头说，按照涉及的范围，逐步的减小，但是重要性都是一样的，不是说哪个就比哪个不重要，不是这样的，他在稳定当中所扮演的这种角色地位，是相等的，要不然它就说放在下头，这个萝卜的位置去了，就不放在什么类别的位置上了。但是说按照这么一个逻辑关系去描述，那么这样使人看起来，叫做思维习惯，人的通常的思维习惯就是这样，说这个道理，要说有道理，就是这么个
43、道理，就是思维习惯先虚后实，那么也许是过多少年以后，思维习惯变了，就是先由组织领导开始说，那时候再说吧，但是说，我们现在把思维习惯就是这样，这样领导，看了这个文，大家看了这个文都能看明白，这是第二个。排列完了以后，就是再往下描述了，就是每一部分的篇幅有多大，这个可能有的同志讲，说是篇幅应该是大体相当，我看没有必要，你要按照篇幅大体相当把握，容易牵强附会，所以说我不建议这样，你就是把事说清楚就可以了。你比如说，事都说清楚了，你第一个问题说了三页纸，第二个问题，说了两页，没问题，第三个问题，可能就说了一页半，这也没关系。你不会出现说，第一个问题说了三页，第二个问题说了一行，不会出现。为什么呢，你是
44、按照它的内容去把握，它也不会出现这种情况，篇幅上有一点差异也没有关系，但是，你从层面上，把问题说清楚了，我觉得就可以了。怎么把握层面呢，我想有这么两句话，叫做上不离题，下不漏底。上不离题就是说，你这个文件当中的每一句话，然后你都要对照一下，是不是和你的主题有关系，没有关系的删，这叫上不离题，这个就是个尺子，你说着说着，觉得跟那个主题没关系了，没关系就删，和主题没有关系的，多一句话都不要要，这是一个尺子。第二个叫下不漏底，我们但凡，一个文件它可能有很多类型，一种类型就是大的划分，我就是讲的，它是一个政策层面的问题，既然是政策层面的文件，就不要讲执行层面的问题，你讲到执行层面，就是漏底了。你比如说
45、我们搞社会稳定这个，你讲完了这个群众生活，那么群众生活你下头讲什么内容，说是各级政府领导同志都要高度重视，都要把这件事情当做列入重要的议事日程，高度重视，这是对组织的一种要求。第二个，也可以把这个列到最后，单有一张讲这个组织领导，就是要抓住重点，什么是重点呢，就是基本生计发生掌握的群众的生活，而这些人活不下去了就是，那么这些你是一个不能落，那么采取什么方式，第三，如何去保障去解决，这个财政要拿出，就是专项费用，专款专用，用于困难群众的生活补助问题，那么这个都是政策方面的，然后说这个政策补助这个钱怎么分，根据什么分，说那么是根据家庭人均负担，还是根据个人工资收入高低，还是根据你的贡献，就业情况，
46、那么这个就是叫做执行层面的问题了，在这个文件里头，就不展开说。哪个叫做另文，你可能和这个文件配套的还有思想工作怎么做，专门有一个文件，这个市场物价怎么做，社会管理怎么做，那各有各的，各个行业，飞机怎么不能掉下来，民航专门有一个要求，火车怎么不能出轨，交通专门有一个要求。这个就是说，可能下头就是分门别类的，这个执行层面的，不要混在政策层面上，混起来讲，讲讲这叫漏底了，这个就是搂不住了，再说到贡献，再说到收入分配制度改革，再说到社会公平和法制，再说收养了，说到爪哇国去了。我们这个就叫漏底了，我们叫做简而不繁，你这个就是说，文字表述很清楚，你不能够就是越说越罗嗦了，把不住边了，这个就是按照这个浮面去
47、把握就可以了，这个公文就可以了，不要去数字数，这个是最本的。写完了以后说，说第一个问题，说了十几页，是不是有嫌疑，就是说我把它延长扩大了，那么我给它缩减到两三页纸，但是不要数字去，数字可能是束缚我们对这个问题深层次的思考。最后就是一个深度把握，深度把握是除了我们说，不要把这个腿一直伸到底之外，这一层意思，还有一个呢，就是程序的设计，我们这个按照我们这个法规规章的这个制定程序条例里头的要求，法规类的文件，最多是六层，就是章节，条款，项目，最多六层，那么出现第七层怎么办，就是总的要求，是不可以再延伸，就是你不可以再用什么ABCD，什么甲乙丙丁，不可以，就是修改你的文件，让它在六层之内，不要把这个文
48、件搞的一层一层，层太多了，结构太复杂了，这个看起来是太费劲了，你一个文件下去六层，已经是很深了，那么你再多层次的话，真是钻了老鼠洞里出不来了，你钻迷宫了。所以说这个，要有一个限制。在一般性的事务类的文件当中，我们一般都不使用这种法规类文件的标识，这个就是用大一小一，这个就是中文大写汉字一，括弧这个汉字，然后是阿拉伯数字，是括弧阿拉伯数字，是这么四层。这个要求是最多不能超过四层，不可以出现第五层，也是这样，你如果说是你这个说不清的话，那你要修改，修改就是限制在四层之内，防止这个文件，程序分类过于繁杂，那么这个就是使得这文件，就是太复杂了，接着我们也有的话，就是说有一些准法规类的，你比如说决定，这
49、些意见，它也是采用这种事务类的标识方法，它不适用章节性条款项目。你像中央国务院有很多的决定，意见，都是这种方式，也是都是大一小一，它不是一个国家正式的法规规章，不是按章节条款项目这种，那么它大体上，它是有这种规定性，但是它也是用这种，我们就是一般的这种文件标识，不适用条款项目，更多是用在法律的一些文献当中。这个也是说最多，我们不超过四层，多了以后，就是使得文件很复杂了，这个写的时候，就是你如果说是能够不分层，这是最好的，这是最简单，必须要分，那就是尽量的少分层，能够一层解决的，不要两层，能够两层解决的，不要三层，就是这么一个原则，尽量的少分层，这是一个。再有一个的话，就是我们在写法上，曾经有一个同志，给我提了一个很有意思的问题，他说我写这个公文，有时候写了一，写了二以后，不知道三该写什么，后来我就是觉得，这个问题有意思，就是说，我说那你怎么写公文呢，扣着一就开始写，写写写，写完了再想二，他说是啊，我说恐怕你这个写法不行，写公文就是像画素描画一样，我们可能都是小学还是中学，我们学
