1、装订线 课 时 计 划 任课班级：财务、会电、审税、会计(中职)041班 教案编号：12 周 1号 2005 2006 学年度第二学期题目第4章 会计报表系统应用技术 4.3 报表数据处理 4.4 报表输出教学目标通过本节的教学，使学生了解报表数据处理的内容和输出形式，掌握生成报表、审核报表、报表舍位操作、报表查询、报表网络传送的操作方法。授课类型 讲授教学场所 多媒体教室1419教学整体设计教 学 内 容教学时间教 学方 法教学资源 复习旧课引入新课第4章会计报表系统应用技术4.3 报表数据处理4.3.1 生成报表4.3.2 审核报表4.3.3 报表舍位操作4.3.4 报表模块应用4.4 报
2、表输出4.4.1 报表查询4.4.2 报表打印4.4.3 报表网络传送课内技能训练小结、讨论5分70分10分5分讲解法演示法直观法讨论法多媒体教室及财务软件知识要点报表数据处理的内容和输出形式。技能要点掌握生成报表、审核报表、报表舍位操作、报表查询、报表网络传送的操作方法。教研室主任签字： 教学时间：2006年 05月 29日11第4章会计报表系统应用技术4.3 报表数据处理报表数据包括报表单元的数值和字符，以及游离于单元之外的关键字。数值单元能接收数字，而字符单元既能接收数字又能接收字符。数值单元和字符单元可以由公式生成也可以由键盘输入，关键字的值则必须由键盘录入。报表数据处理主要包括生成报
3、表数据、审核报表数据和舍位平衡操作等工作，数据处理工作必须在数据状态下进行。处理时计算机根据已定义的单元公式、审核公式和舍位平衡公式自动进行数据采集、审核及舍位等操作。报表数据处理一般是针对某一特定表页进行的，因此在数据处理时还涉及到表页的操作，例如，表页的增加、删除等。4.3.1 生成报表生成报表又称为编制报表，是UFO报表系统一个关键步骤。生成报表的过程是在人工控制下由计算机自动完成的。利用已经设置好的报表结构文件，运用其中的运算公式从相应的数据源中采集数据，填入相应的单元中从而得到报表数据。会计报表是一种时效性很强的文件，因此报表数据与编制日期有着密切的关系，在定义报表结构时可以不用指定
4、日期，但是在生成报表时必须确定其日期。例如，“资产负债表”和“利润表”等会计报表，一般必须在月末结账后才能生成。若在月中进行报表生成，即使所有报表公式都正确也会生成一张数据错误的报表。同一格式的会计报表在不同会计期间可以生成具有不同数据的报表表页，如一月份的“资产负债表”和二月份的“资产负债表”都是用同一格式的“资产负债表”生成的。UFO报表系统能将多达99，999张相同格式的报表放置在一个报表格式文件中管理，并且在每张表页之间建立的联系，使数据查找方便而迅速。以编制“资产负债表”为例，说明生成报表的具体操作步骤。. 账套初始化因为会计报表的数据大部分来自于账套数据，所以首先要建立报表和账套之
5、间的关系，即在编制报表前要指定报表数据来源的账套和会计年度。(1)打开前面以编好格式的“资产负债表”并将报表状态由“格式”转为“数据”，即单击报表左下角的“格式”使之变为“数据”。(2)单击【菜单】【账套初始】项，打开“账套及时间初始”对话框，如图4-16所示。(3)在“账套号”文本框中输入“001”（要编那套账的报表，就输入那套账的编号）。(4)在“会计年度”文本框中输入“2003”（要编那个年度的报表就输入那个年度）。(5)单击【确认】按钮。2. 增加表页增加表页可以通过插入表页或通过追加表页方式来实现。插入表页是在当前表页后面插入一张空表页，追加表页是在已有表页的最后一张表页后再填加一个
6、空表页。(1)单击【编辑】|【追加】|【表页】项，打开“追加表页”对话框，如图4-17所示。(2)在“追加表页数量”文本框中输入“11”（即一共12张）。(3)单击【确认】按钮。图4-16 初始化报表 图4-17 追加表页3. 录入关键字(1)单击【数据】|【关键字】|【录入】项，打开“录入关键字”对话框，如图4-18。(2)在“单位名称”文本框中输入“环球电子技术有限公司”。(3)在“年”文本框中输入“2003”。(4)在“月”文本框中输入“1”（表示要填制2003年1月份的“资产负债表”）。(5)单击【确认】按钮。4. 报表计算在完成上面第（5）步后系统出现“是否重算表第1页？”提示框，单
7、击【是(Y)】按钮，系统会自动根据公式计算1月份的数据。如果在报表数据采集完成后，认为账套数据有误，可以退出UFO系统，进入总账系统进行调整。总账调整完成后，再打开UFO报表系统。(1)单击【数据】|【表页重算】项，打开“是否重算第1页？”对话框，如图4-19所示。(2)单击【是(Y)】按钮，系统会自动在初始的账套和会计年度范围内根据单元公式计算生成数据，如图4-20所示。如果编制报表中出现单元公式不正确时，可以在“格式”状态下重新进行修改设计，然后再执行上面第（1）和（2）步进行报表重算（在编制报表时可以选择整表计算或表页重算）。整表计算时是将该表的所有表页全部进行计算，而表页重算仅是将本表
8、页的数据进行计算。图 4-18 录入关键字 图4-19表页重算图4-20 生成的资产负债表4.3.2 审核报表在一张会计报表的某些单元之间存在着内在联系，报表的审核就是根据报表中已经设置的报表勾稽关系即审核公式，对已经生成的报表进行审核，以验证报表的正确性。在实际应用中，只要报表中数据发生变化，就必须进行审核。通过审核不仅可以找出一张报表内部的问题，还可以找出不同报表文件中的问题。审核时，执行审核功能后，系统将按照审核公式逐条审核表内关系。当报表数据不符合勾稽关系时，会提示错误信息。导致审核时出现错误的原因可能有：单元公式出现语法错误，审核公式本身错误，账套数据源错误等。如果出现错误提示，需要
9、对错误进行修改，然后再重新计算，并再次进行审核，直到不出现任何错误信息为止。具体步骤如下：(1)单击【数据】|【审核】项，如图4-21所示。(2)系统自动对报表进行审核。 (3)如果报表项目不平，则显示有关提示信息，如图4-22所示。图4-21报表审核 图4-22 审核不等提示4.3.3 报表舍位操作报表的舍位操作并不是必须的，一般只有在报表汇总或合并时由于不同报表的数据单位不同而无法完成汇总或合并，需要将不同报表的数据计量单位进行统一，在这种情况下才需要进行报表的舍位操作。进行舍位操作时，可在系统提供的功能中执行舍位平衡操作，系统按定义的舍位关系对指定区域的数据进行舍位，并按平衡公式对舍位后
10、的数据进行调整使其平衡，然后将经舍位平衡处理后的数据存入指定的新表中，并将舍位后的报表置于当前活动报表中，形成舍位后的会计报表。具体步骤如下：1单击【数据】|【舍位平衡】项，如图4-23所示。2系统会自动根据前面定义的舍位公式进行舍位操作。以某公司1-3月份的销售情况为例，说明舍位的操作，其操作步骤如下：(1)此表是以元为单位的，要转换成以千元为单位的报表，小数点要前移三位，并保留两小数，就要用到舍位平衡公式。(2)该表的舍位平衡公式编辑如图4-24所示。(3)编辑完成后，单击【完成】按钮。(4)将报表转换为“数据”格式，再单击【数据】|【舍位平衡】项，其结果如图4-26所示。图4-23 舍位
11、公式使用 图4-24舍位平衡公式编辑窗口图4-25 销售收入统计表图4-26 舍位后的销售统计表4.3.4 报表模块应用在系统预置的报表模板中，一般已预设了报表所需的格式和公式，在编制报表时可以套用系统内置的报表模板，生成一张固定格式的标准报表。为了减少用户的工作量，提高工作效率，UFO系统还为用户提供了常用的，已设定好格式和公式的会计报表，称为报表模板。使用者可以根据本单位的实际情况调用相应的模板来完成报表的填制工作。如果该报表模板与实际需要的报表格式或公式不完全一致，也可以在此基础上进行修改，就可以达到快速得到所需报表的目的。具体步骤如下：1. 单击【文件】菜单下的【新建】项，系统自动生成
12、一张空白表。2. 单击【格式】菜单下的【报表格式】项，打开“报表模板”对话框，如图4-27所示。图4-27报表模板3. 单击“您所在的行业”下拉列表框的下拉按钮，在下拉列表中选择所在单位的行业，如“股份制”选项。4. 单击“财务报表”下拉列表框的下拉按钮，在下拉列表中选择所要填制的报表名称，如“资产负债表”选项。5. 单击【确认】按钮，出现“模板格式将覆盖本表格式！是否继续？”提示对话框。6单击【确定】按钮，当前格式被自动覆盖，系统即提供了一张具有格式和单元公式的“资产负债表”。4.4 会计报表输出报表输出形式一般有屏幕查询、网络传送、打印输出和磁盘输出等形式。输出报表数据时往往会涉及到表页的
13、相关操作，如表页排序、查找、透视等。4.4.1 报表查询报表查询是报表系统应用的一项重要工作。在报表系统中，可以对当前正在编制的报表予以查询，也可以对历史的报表进行迅速的查询。在进行报表查询时一般可以整张表页的形式输出，也可以将多张表页的局部内容同时输出，后者这种输出方式叫表页的透视。查找表页可以以某关键字或某单元为查询依据。如查询2003年01月份的“资产负债表”具体步骤如下：1.单击【编辑】菜单下的【查找】项，打开“查找”对话框，如图4-28所示。图4-28报表查寻窗口2.单击【表页】单选按钮。3.在“查找条件”上面选项区里选“年”=“2003”；下面选项区里选“月”=“01”。4.单击【
14、查找】按钮，符合条件的报表便成为当前表。4.4.2 报表打印打印报表是指将编制出来的报表以纸介质的形式表现出来，打印输出是将报表进行保存，报送有关部门而不可缺少的一种报表输出方式。但在付诸打印之前必须在报表系统中做好打印的有关设置，以及报表打印的格式设置，并确认打印机已经与主机正常连接。打印报表之前可以在预览窗口进行预览。1. UFO打印的特点(1)所见即所得：屏幕显示内容和位置与打印效果一致。(2)打印预览功能：随时观看实际打印效果。(3)全表打印功能：可连续打印一个报表的全部表页。(4)页首页尾功能：自动重复打印报表的表头和表尾。(5)自动分页功能：根据纸张大小和页面设置，对普通报表和超宽
15、表自动分页。(6)强制分页功能：根据用户需要可在任一行或列实现分页，最大分页数为50。(7)缩放打印功能：可在0.3倍和3倍之间缩放打印。2. 打印设置(1)强制分页系统提供的自动分页功能是按照表页的自然页进行分页，但是有时自动分页会影响报表的美观或是不能满足用户的需要，因此提供了“强制分页”功能。由于强制分页功能用于打印输出，并不是从本质上改变表格式，所以在格式状态和数据状态均可进行此项操作。具体步骤如下：若只对行或只对列进行分页，则将光标移到相应行的第一列单元或相应列的第一行单元中。单击【工具】【强制分页】选项，系统将以该单元的上边线框为分界画出一条横向虚线，或以该单元的左边线框为分界画出
16、一条纵向虚线，即该页将照此虚线按行或列划分为两页。若欲同时对行和列进行分页，则将光标移到相应单元，单击【工具】【强制分页】选项，系统将以该单元的左上角为分页点画出十字状虚线，即该页将按此虚线划分区域分为四页。若想恢复分页前的状态，单击【工具】【取消全部分页】选项，则可恢复分页。(2)页面设置利用“页面设置”对话框可以设置报表的页首和页尾、页边距和缩放比例。. 页首和页尾一个完整的报表由表头、表体、表尾三部分组成。表头包括报表的标题、编制单位、会计期等。表体是报表的数据。表尾包括报表的附注、说明等。报表打印时，在每张纸上都应打印表头和表尾。如果一张表页的长度大于设定的纸的长度，这张表页将分为几张
17、打印纸打印。报表的表头打印在第一页上，报表的表尾打印在最后一页上，中间的几页只有数据没有表头和表尾。为了使分开打印的几页都有相同的表头和表尾，应把表头设为页首，把表尾设为页尾，设定的页首和页尾在分开打印的每一张纸上都打印一遍，使所有纸上有相同的表头和表尾和不同的报表数据。可以把几行设为页首和页尾，打印时在纸的上端打印页首，在纸的底端打印页尾；也可以把几列设为页首和页尾，打印时在纸的左端打印页首，在纸的右端打印页尾。. 页边距页边距是指起始打印位置、末尾打印位置与打印纸边界的距离。页边距以象素点为单位，1象素点约为1/28厘米。页边距分为上边距（范围：10-300，缺省为30）、下边距（范围：1
18、0-300，缺省为30）、左边距（范围：10-250，缺省为25）、右边距（范围：10-250，缺省为25）。具体步骤如下：(1)激活要进行页面设置的报表文件的窗口。(2)单击【文件】菜单下的【页面设置】项，将弹出“页面设置”对话框，如图4-29所示。图4-29页面设置对话框(3)设置页边距。在四个编辑框中输入页边距数。设置页边距之后，屏幕显示并没有变化，通过“打印预览”可以看到打印效果。(4)设置缩放比例放大或缩小打印报表。缩放倍数在0.33倍之间。设置缩放比例之后，屏幕显示并没有变化，通过“打印预览”可以看到缩放效果。(5)设置页首和页尾在“类型”组内选择“行”，则以行为页首和页尾；选择“
19、列”，则以列为页首和页尾。在“行/列范围”中设置页首和页尾的范围。点中多选钮，相应的编辑框变亮，在其中输入页首范围和页尾范围。如果类型为行，则在编辑框中输入起始行和终止行的数字；如果类型为列，则在编辑框中输入起始列和终止列的字母。 5. 打印预览单击【文件】【打印预览】项，可以随时观看报表实际打印效果。6. 打印图表UFO每次打印当前表页的内容。在格式状态下执行打印，只打印报表的格式；在数据状态下执行打印，将打印当前表页的所有内容。在打印机执行打印之前可以设置打印机、打印纸、打印质量等。 具体步骤如下：(1)单击【文件】菜单下的【打印】项，将弹出“打印”对话框，如图4-30所示。(2)在“名称
20、”下拉列表中选择要使用的打印机。(3)属性设置，单击【属性】按钮后将弹出“属性”对话框，可设置打印纸的大小、打印方向、纸张来源、图像的分辨率、图像抖动、图像的浓度和打印品质等。(4)打印范围设置，选择“当前表页”后打印当前的页。“页数”指打印纸的页数，不是指表页数。选择“页数”单选钮则指定页数打印，在文本框中输入打印页数的范围。选择“全部表页”后可打印当前文件的全部表页。图4-30 打印设置窗口7. 数据套打单击【文件】菜单下的【数据套打】项，可以只打印数据状态下的数据页内容，对于格式页的内容不打印。8. 对象打印对象打印操作可以不打印报表的格式及数据状态的内容，而只打印插入报表的对象。具体步
21、骤如下：(1)选定插入的某一对象(被选定对象的边框出现八个黑点)。(2)然后点击鼠标右键在弹出的菜单中单击【对象打印】。4.4.3 报表网络传送网络传输方式是通过计算机网络将各种报表从一个工作站传递到另一个或几个工作站的报表传输方式。使用计算机网络进行报表传输，可在各自的计算机上方便、快捷地查看相关报表，这样大大地提高会计数据的时效性和准确性，又有很好的安全性，并且可以节省报表报送部门大量人力、物力和财力。随着计算机网络的日益普及、网络传输方式的优势越来越明显，正在逐步取代其他方式的传输。将报表生成网页HTML文件，可以把报表发布在企业内部网或互联网上，实现数据共享。装订线思考题或作业题1报表数据处理的内容有哪些？2报表输出形式有哪几种？3如何生成报表？4如何审核报表？5如何进行报表舍位操作？6如何进行报表查询、打印和网络传送？参考资料目录1上海财经大学出版社会计软件应用技术；2高等教育出版社会计软件操作、会计电算化实用教程；3希望电子出版社-会计软件应用职业技能培训教程;4机械工业出版社-会计电算化；5电子工业出版社-会计电算化；6高等教育出版社-会计电算化。课后分析
