1、装订线 课 时 计 划 任课班级：财务、会电、审税、会计(中职)041班 教案编号：10 周 1号 2005 2006 学年度第二学期题目第3章 总账系统应用技术 3.7 月末业务处理教学目标通过本节的教学，使学生了解自动转账、月末对账和结账的过程，掌握自动转账、月末对账和结账的操作方法。授课类型 讲授教学场所 多媒体教室1419教学整体设计教 学 内 容教学时间教 学方 法教学资源 布置自学内容第3章总账系统应用技术3.7 月末业务处理3.7.2 自动转账3.7.3 对账与结账课内技能训练小结、讨论5分70分10分5分讲解法演示法直观法讨论法多媒体教室及课件知识要点自动转账、对账与结账的过程
2、及作用技能要点自动转账、对账与结账的操作方法。教研室主任签字： 教学时间：2006年 05月 15日133.7 月末业务处理3.7.2 自动转账转账分为外部转账和内部转账。外部转账，是指将其他专项核算子系统生成的凭证转入账务处理系统中；内部转账，是指在总账系统内部把某个或某几个会计科目中的余额或本期发生额结转到一个或多个会计科目中。这里我们只介绍内部转账。系统内部自动转账主要包括费用分配的结转、费用分摊的结转、税金计算的结转、提取各项费用的结转、部门核算的结转、个人核算的结转、客户核算的结转和供应商核算的结转等。1转账定义转账定义分五部分，它包括：自定义转账设置、对应结转设置、销售成本结转设置
3、、售价(计划价)销售成本结转、汇兑损益结转设置、期间损益结转设置。第一次使用本系统的用户进入系统后，应先执行【转账定义】，用户在定义完转账凭证后，在以后的各月只需调用【转账凭证生成】即可。但当某转账凭证的转账公式有变化时，需先在【转账定义】中修改转账凭证内容，然后再转账。(1) 自定义转账凭证的设置自定义转账功能可以完成对各种费用的分配、分摊、计提及税金的计算等，可以自定义期间损益转账凭证，系统也单独提供了期间损益的结转功能，用户可视情况决定采取哪一种。如果用户使用了应收、应付系统，那么，在总账系统中，不能按客户、供应商辅助项进行结转，只能按科目总数进行结转。例3.36 按管理费用-工资费用(
4、550301)月发生额的14%计提福利费。借：管理费用福利费(550301) 贷：应付福利费(2153)操作步骤： 在总账系统中单击【期末】菜单下的【转账定义】，再选择其下级菜单中的【自定义转账设置】，屏幕显示如图3-116所示。 单击【增加】按钮，可定义一张转账凭证，屏幕弹出凭证主要信息录入窗口，如图3-117所示。图3-116 自定义转账设置界面 图3-117 增加自定义转账凭证界面 输入以上各项后，单击【确定】，开始定义转账凭证分录信息。摘要：录入每笔转账凭证分录的摘要，可单击参照输入。科目：录入每笔转账凭证分录的科目，可单击参照输入科目编码。部门：当输入的科目为部门核算科目时，如要按某
5、部门进行结转时，则需在此指定部门，若此处不输，即表示按所有部门进行结转，对于非部门核算科目，此处不必输入。项目：当输入的科目为项目核算科目时，如要按某项目结转时，则需在此指定项目，若此处不输，即表示按所有项目进行结转，对于非项目核算科目，此处不必输入。个人：当输入的科目为个人往来科目时，如要按某个人结转时，则需在此指定个人，若此处不输，即表示按所有个人结转，若只输入部门不输入个人，则表示按该部门下所有个人结转，对于非个人往来科目，此处不必输入。客户：当输入的科目为客户往来科目时，如要按某客户结转时，则需在此指定客户，若此处不输，即表示按所有客户进行结转。供应商：当输入的科目为供应商往来科目时，
6、如要按某供应商结转时，则需在此指定供应商，若此处不输，即表示按所有供应商进行结转。方向：输入转账凭证数据发生的借贷方向。公式：在录入公式处按【F2】键单击 可参照录入计算公式，如图3-118所示。初级使用可通过参照录入公式，对于高级用户，若已熟练掌握公式，也可直接输入公式。图3-118 公式向导窗口(一)公式说明：函数名公式名称说 明QM( )/WQM( )/SQM( )期末余额取某科目的期末余额QC( )/WQC( )/SQM( )期初余额取某科目的期初余额JE( )/WJE( )/SJE( )年净发生额取某科目的年净发生额JE( )/WJE( )/SJE( )月净发生额取某科目的月净发生额
7、FS( )/WFS( )/SFS( )借方发生额取某科目结转月份的借方发生额FS( )/WFS( )/SFS( )贷方发生额取某科目结转月份的贷方发生额LFS( )/WLFS( )/SLFS( )累计借方发生额取某科目截止到结转月份的累计借方发生额LFS( )/WLFS( )/SLFS( )累计贷方发生额取某科目截止到结转月份的累计贷方发生额JG( )/WJG( )/SJG( )取对方科目计算结果取对方某个科目或所有对方科目的数据之和CE( )/WCE( )/SCE( )借贷平衡差额取凭证的借贷方差额数TY( )通用转账公式取Access数据库中的数据UFO( )UFO报表取数取UFO报表中某
8、单元的数据选择所需的公式后，按【下一步】按钮，屏幕显示公式向导二，由于选择的公式不同，屏幕显示也不尽相同，这里我们选择借方发生额函数，如图3-119所示。 输入公式有关内容后，如果想继续输入公式，可单击“继续输入公式”选择框，选择加、减、乘、除运算符号，并单击【下一步】按钮；如果不想继续输入公式，可单击【完成】按钮，系统将定义的结果以公式的形式表示出来。图3-119 公式向导窗口(二) 公式录入完毕后，按【Enter】键，可继续编辑下一条转账分录。(2)对应转账设置如果要对两个科目进行一一对应结转，称为对应结转。对应结转的科目可为上级科目，但其下级科目的科目结构必须一致（相同明细科目），如有辅
9、助核算，则两个科目的辅助账类也必须一一对应。本功能只结转期末余额。例3.37 将销项税转入到多交的增值税中。操作步骤： 在总账系统中，单击【期末】菜单中的【转账定义】子菜单中的【对应结转】命令，显示“对应结转设置”窗口，如图2-120所示。 单击【增加】按钮，增加一笔对应结转业务。 在“编号”处输入该转账凭证的代号，转账编号不是凭证号，转账凭证的序号在每月转账时自动产生。一张转账凭证对应一个转账编号，转账编号可任意定义，但只能输入数字19，az，AZ，不能重号。图3-120 对应结转设置窗口 在“凭证类别”下拉列表框中选择“转 转账凭证”。 输入或参照选择转出科目的编码和名称21710102。
10、 单击【增行】按钮，在增加的行中输入转入科目的编码和名称21710103；在“结转系数”栏输入结转系数1，转入科目可定义多条，但结转系数之和应为1。 单击【保存】按钮保存此笔结转业务。 定义完成后，单击【退出】按钮，返回“总账系统”。在定义对应结转时，如果同一凭证转入科目有多个，并且同一凭证的结转系数之和为1，那么最后一笔结转金额为转出科目余额减当前凭证已输出的余额。(3)销售成本结转销售成本结转是将月末商品(或产成品)销售数量乘以库存商品(或产成品)的平均单价计算各类商品销售成本并进行结转。定义企业的销售成本结转分录的操作步骤为： 在“总账系统”窗口，单击系统主菜单【期末】下的【转账定义】，
11、再选择其下的【销售成本结转】项，屏幕显示“销售成本结转设置”对话框。 在“凭证类别”下拉列表框中选取凭证类别，如转账凭证。 在“库存商品科目”输入框中，输入库存商品。 在“商品销售收入科目”输入框中，输入主营业务收入。 在“商品销售成本科目”输入框中，输入主营业务成本。 根据核算需要，选择“按商品销售(贷方)数量结转”或“按库存商品数量(金额)结转”方式，如图3-121所示。 单击【确定】按钮，完成销售成本结转的设置，返回“总账系统”窗口。图3-121 销售成本结转设置窗口注意：用户可输入总账科目或明细科目，但输入要求这三个科目具有相同结构的明细科目，即要求库存商品科目和商品销售收入科目下的所
12、有明细科目必须都有数量核算，且这三个科目的下级必须一一对应，输入完成后，系统自动计算出所有商品的销售成本，并生成销售成本结转凭证。(4) 售价(计划价)销售成本结转售价(计划价)销售成本结转功能提供按售价（计划价）结转销售成本或调整月末成本。操作步骤为： 在“总账系统”窗口，单击系统主菜单【期末】下的【转账定义】，再选择其下的【销价(计划价)销售成本结转】项，屏幕显示“销价(计划价)销售成本结转”对话框。 在“差异额计算方法”框中，选择“售价法”或“计划价”法。售价法：差异额=收入余额*差异率（商业企业多用此法）；计划价法：差异额=成本余额*差异率（工业企业多用此法）。 在“凭证类别”下拉列表
13、框中选取凭证类别，如转账凭证。 在“库存商品科目”输入框中，输入库存商品；在“商品销售收入科目”输入框中，输入主营业务收入；在“商品销售成本科目”输入框中，输入主营业务成本；在“差异科目”输入框中，输入“销售成本差异”科目。 在“月末结转方法”框中，选择“月末结转成本”或“月末调整成本”项。有些商业企业月中发生销售业务时不计算成本，在月末按当月销售情况结转成本；有些工业企业平时在发生销售业务时即结转成本，到月末对成本及差异科目进行调整。 在“差异率计算方法”框中，选择“综合差异率”或“个别差异率”项。（注：综合差异率即按当前结转科目的上一级科目取数进行计算出当前科目的差异率，若当前结转科目为一
14、级科目，则按该科目本身取数计算差异率。若当前结转的是项目，则按其隶属的科目进行计算。个别差异率即按当前结转科目或项目本身取数计算差异率。） 在“差异率计算公式”框中，点击四个科目后面的下拉箭头可选择“期初余额、期末余额、本期借方、本期贷方、本期净额”项，输入科目之间的“+、-”运算符号，如图3-122所示。 图3-122 销价(计划价)销售成本结转设置窗口 单击【确定】按钮，完成销售成本结转的设置，返回“总账系统”窗口。(5) 汇兑损益结转设置汇兑损益结转设置用于期末自动计算外币账户的汇总损益，并在转账生成中自动生成汇总损益转账凭证，汇兑损益只处理以下外币账户：外汇存款户；外币现金；外币结算的
15、各项债权、债务，不包括所有者权益类账户、成本类账户和损益类账户。定义汇兑损益结转的操作步骤为： 在“总账系统”窗口，单击系统主菜单【期末】下的【转账定义】，再选择其下的【汇兑损益】项，屏幕显示“汇兑损益结转设置”对话框，如图3-123所示。图3-123 汇兑损益结转设置窗口 在“凭证类别”下拉列表框中选取凭证类别，如转账凭证。 在“汇兑损益入账科目”中输入汇兑损益科目。 将光标移到要计算汇兑损益的外币科目上按空格键选择需要计算汇兑损益的科目，或双击要计算汇兑损益的科目，选择完毕后，单击【确定】按钮即可。为了保证汇兑损益计算正确，填制某月的汇兑损益凭证时必须先将本月的所有未记账凭证先记账。汇兑损
16、益入账科目不能是辅助账科目或有数量外币。若“账簿选项”中的“往来控制方式”为“客户往来业务由应收系统核算”或“供应商往来业务由应付系统核算”，则计算汇兑损益的外币科目不能是客户或供应商的科目。若要对客户、供应商科目计算汇兑损益，可到应收、应付系统中进行。(6) 期间损益结转设置用于在一个会计期间终了将损益类科目的余额结转到本年利润科目中，从而及时反映企业利润的盈亏情况。主要是对于管理费用、销售费用、财务费用、销售收入、营业外收支等科目的结转。定义期间损益结转的操作步骤为： 在“总账系统”窗口，单击系统主菜单【期末】下的【转账定义】，再选择其下的【期间损益】项，屏幕显示“期间损益结转设置”对话框
17、，如图3-124所示。图3-124 期间损益结转设置窗口 在“凭证类别”下拉列表框中选取“转账凭证”。 在“本年利润科目”框中选择3131科目。 单击【确定】按钮即可。在期间损益结转凭证设置时应注意以下几点：l 损益科目结转表中将列出所有的损益科目。如果您希望某损益科目参与期间损益的结转，则应在该科目所在行的本年利润科目栏填写相应的本年利润科目，若不填本年利润科目，则将不转此损益科目的余额。l 损益科目结转表的每一行中的损益科目的期末余额将转到该行的本年利润科目中去。l 若损益科目结转表的每一行中的损益科目与本年利润科目都有辅助核算，则辅助账类必须相同。l 损益科目结转表中的本年利润科目必须为
18、末级科目，且为本年利润入账科目的下级科目。2转账生成转账定义完成后，每月月末只需执行转账生成功能，生成转账凭证，并将生成的转账凭证自动追加到未记账凭证中。独立自动转账分录可以在任何时候用于填制机制凭证，通常一个独立自动转账分录每月只使用一次。相关自动转账分录只能在某些相关的经济业务入账后使用，否则计算金额时就会发生差错。因此，在生成转账凭证之前，必须将以前的经济业务全部登记入账，方可采用已定义的转账分录格式生成机制凭证。按照合理的先后顺序逐一填制机制凭证，自动转账凭证可以单独编号。在产生机制凭证时，自动转账分录中的摘要、借贷标志、会计科目直接作为凭证的内容存入凭证临时文件；同时，计算机根据金额
19、计算公式自动计算结果存入机制凭证的金额栏。转账凭证生成后，并未记账。同一张转账凭证，年度内可根据需要多次生成，但每月一般只能生成一次。例3.38 根据已设置的转账定义生成自动转账凭证。(1)生成自定义转账凭证自定义转账凭证是企业根据自身业务需要所采取的转账方式，因此，在生成凭证时必须注意业务发生的先后次序，否则计算金额时就会发生差错，特别是相关自动转账分录。生成自动转账凭证的操作步骤为： 在“总账系统”窗口，单击【期末】菜单中的【转账生成】项，屏幕显示“转账生成”窗口，如图3-125所示。图3-125 转账生成窗口 单击“自定义转账”，选择需要结转的自定义转账凭证，在“是否结转”处双击鼠标打上
20、“”，表示该转账凭证将执行结转。也可按【全选】、【全消】按钮，全部选择、全部取消选择要结转的凭证。 单击结转月份下拉列表框，选择要结转的月份。若转账科目有辅助核算，但未定义具体的转账辅助项，则应选择“按所有辅助项结转”或“按有发生的辅助项结转”。l 按所有辅助项结转：转账科目的每一个辅助项生成一笔分录，如有10个部门，则生成10笔分录，每个部门生成一笔转账分录。l 按有发生的辅助项结转：按转账科目下每一个有发生的辅助项生成一笔分录，如有10个部门，其中转账科目下有5个部门有余额，则生成5笔分录，每个有余额的部门生成一笔转账分录。 选择完毕后，单击【确定】按钮，系统开始进行结转计算，计算完毕进入
21、凭证生成界面，如图3-126所示。图3-126 凭证生成界面 单击【首张】、【上张】、【下张】、【末张】按钮，可翻页查看生成的凭证。 若凭证类别、制单日期等与实际情况有出入，可直接在当前凭证上进行修改。 当确定所生成的凭证没有错误后，可单击【保存】按钮或单击【编辑】菜单下【成批保存凭证】，此时，在凭证上显示“已生成”标志，当前凭证或本次所生成的全部凭证将被追加到未记账凭证中。(2)生成对应结转凭证生成对应结转凭证的操作与生成自定义转账凭证的操作基本相同。(3)按全月平均法生成销售成本结转凭证 在“总账系统”窗口，单击【期末】菜单中的【转账生成】项，屏幕显示“转账生成”窗口，单击“销售成本结转”
22、项，选择开始结转月份和结束月份后，单击【确定】按钮，屏幕显示“销售成本结转表”，如图3-127所示。图3-127 销售成本结转一览表 当确定所生成的凭证没有错误后，可单击【保存】按钮或单击【编辑】菜单下【成批保存凭证】，此时，在凭证上显示“已生成”标志，当前凭证或本次所生成的全部凭证将被追加到未记账凭证中。(4) 按售价（计划价）法生成销售成本结转凭证按售价（计划价）法生成销售成本结转凭证的操作基本同上。(5)生成汇兑损益结转凭证基本操作同上。(6)生成期间损益结转凭证基本操作同上。3.7.3 对账与结账1对账对账是对账簿数据进行核对，以检查记账是否正确，以及账簿是否平衡。它主要是通过核对总账
23、与明细账、总账与辅助账数据来完成账账核对。一般说来，实行计算机记账后，只要记账凭证录入正确，计算机自动记账后各种账簿都应是正确、平衡的，但由于非法操作或计算机病毒或其他原因有时可能会造成某些数据被破坏，因而引起账账不符，为了保证账证相符、账账相符，用户应经常使用本功能进行对账，一般可在月末结账前进行。对账的操作步骤为：(1) 单击【期末】下的【对账】，屏幕显示待对账的会计期间，如图3-128所示。图3-128 对账界面(2) 选择要对账的月份并单击【选择】按钮，或双击要进行对账月份的是否对账栏，此时“是否对账”栏显示“”符号。(3) 选择核对内容，单击【对账】按钮，系统开始自动对账。在对账过程
24、中，单击【停止】按钮，可停止对账。(4) 若对账结果为账账相符，则对账月份的对账结果处显示“正确”，若对账结果为账账不符，则对账月份的对账结果处显示“错误”，按【错误】按钮可查看引起账账不符的原因。(5) 按【试算】按钮，可进行试算平衡，单击【打印】按钮，可打印试算平衡表，如图3-129所示。图3-129 试算平衡表这里需注意的是，若账簿“选项”中的“往来控制方式”为“客户往来业务由应收系统核算”或“供应商往来业务由应付系统核算”，则在总账系统中，不能对客户往来、供应商往来账进行核对，但可到应收、应付系统中进行核对。2结账在手工会计处理中，都有结账的过程，在计算机会计处理中也应有这一过程，以符
25、合会计制度的要求，因此本系统特别提供了【结账】功能。结账只能每月进行一次。结账的操作步骤如下：(1) 单击【期末】菜单下的【结账】项，屏幕显示“结账”界面，单击要结账的月份，如图3-130所示。 图3-130 结账界面(2) 单击【下一步】按钮，屏幕显示“核对账簿”，如图3-131所示。图3-131 核对账簿界面(3) 单击【对账】按钮，系统对要结账的月份进行账账核对，在对账过程中，可单击【停止】按钮中止对账，对账完成后，单击【下一步】按钮，屏幕显示月度工作报告，如图3-132所示。(4) 查看月度工作报告，若需打印，则单击【打印月度工作报告】按钮即可打印。否则单击【下一步】按钮，屏幕显示完成
26、结账，如图3-133所示。(5) 单击【结账】按钮，若符合结账要求，系统将进行结账，否则不予结账。如何取消某月的结账状态，可在在结账初始界面中，用鼠标选择要取消结账的月份上，按Ctrl+Shift+F6键即可。图3-132 月度工作报告 图3-133 完成结账界面这里需要注意以下几点： 由于断电或异常中断造成留在系统中的断点，可在总账桌面用快捷键ctrl+F6修复。 上月未结账，则本月不能结账。 上月未结账，则本月不能记账，但可以填制、复核凭证。 本月还有未记账凭证时，则本月不能结账。 已结账月份不能再填制凭证。 结账只能由有结账权的人进行。 若总账与明细账对账不符，则不能结账。 如果启用了应收、应付系统（即：“账簿选项”中的“往来控制方式”为“客户往来业务由应收系统核算”或“供应商往来业务由应付系统核算”），那么，总账系统中，不能对客户往来、供应商往来账进行核对。装订线思考题或作业题1如何设置自动转账凭证？2如何生成自动转账凭证？3如何进行月末对账？4如何进行月末结账？参考资料目录1上海财经大学出版社会计软件应用技术；2高等教育出版社会计软件操作、会计电算化实用教程；3希望电子出版社-会计软件应用职业技能培训教程;4机械工业出版社-会计电算化；5电子工业出版社-会计电算化等。课后分析
