1、应用文写作实务第四章 事务文书目录页第一节简 报1第二节计 划2第三节总 结3第四节调查报告4第五节会议记录5第六节发言稿6过渡页第一节简 报1一 简报的作用、特点和类型？简报是机关、团体、企事业单位内部，或是某项中心工作、某次重要会议中，用以沟通信息、交流经验、反映情况、指导工作的一种期刊式常用文书。它能迅速及时地反映实际工作中出现的各种问题和情况，故具有汇报性、交流性和指导性作用。（二）简报的特点1简用少量的文字概括出事实的精髓及意义，简短却不疏漏。2快编发快是简报的突出特征，它要求发现问题快、写作速度快、印制发送快，以便让有关方面及时迅速地了解情况、总结经验，以制定出相应的对策。3新简报
2、的写作目的是为了让有关部门及时了解最新的动态、信息、经验、情况，以便把握全局、制定对策、指导工作。（三）简报的类型 综合简报：综合简报是反映本部门、本系统各方面工作情况和问题的简报，也称情况简报或动态简报。专题简报：专题简报是将某项专门工作的动态、进展、经验、问题等向上级部门汇报，或向有关部门通报情况，或下发所属基层单位借以推动工作。会议简报：会议简报是专门送报、交流有关重要会议内容，反映与会者意见和建议的简报。会议简报又分为综合简报和进程简报两种：前者是将整个会议编一期简报，在会议后期发送。二 简报的格式报头报核报尾（一）报头1简报名称在报头中间用醒目的大字标出简报名称，居中用套红或不套红的
3、大号字印刷。此外，简报名称还可以加上单位名称、专项工作等内容，如“公安局反扒工作简报”。2期号在简报名称下方正中用括号标注第期（也可不加括号）。综合工作简报一般按年度统编顺排期号；专题简报按本专题统编顺排；增刊直接标明“增刊”。3编印单位在间隔线上方左侧标明制发简报的单位名称。4印发日期在间隔线上方右侧标明印发时间。5保密提示及编号有保密要求的简报标明密级，必要时添加份数编号。报头在简报首页上方，占三分之一篇幅。（二）报核1按语：有的简报在正文之前会加按语，按语的主要内容是工作任务来源、本期重点稿件的意义和价值、征稿通知、征求意见等。按语格式上通常写为“按”、“按语”、“编者按”、“编者的话”
4、等，也有的是在正文前加一小段文字。按语不另起行，一段成文，一般在字体、字号上与正文有明显区别。2标题：简报的标题应揭示主题、简短醒目。一期简报可刊登一份或数份材料，每份材料都必须有自己的标题。集束式简报可编排目录，目录中不需添加序码和页码，为避免混淆，可在每项前添加一个五角星标志。3报文 导语：以简明扼要的话语概括全文的主旨和主要内容，使读者对文章有一个总的了解。主体：利用充足、典型、有说服力的材料，将导语中的内容具体化。结语：结语部分或指明事情发展趋势，或提出希望以及今后打算，也有些简报不设结语。4供稿者：部分报文会将稿件的供稿者或转载的出处，在正文之后右下方用括号注明。（三）报尾 在简报末
5、页下三分之一处用分割线与文稿部分分开，分割线下与之平行的另一横线间标明本期简报的“报”、“送”、“发”单位名称，右侧注明本期印数。简报报文的写作三（一）标题1单标题将报道的核心事实或其主要意义概括为一句话作为标题，如“高校产业规划建设培训工作全面展开”。2双标题 主副标题：主标题揭示报文意义，副标题概括报文内容，如“适应市场求发展、与时俱进写新篇物业管理学校办学情况调查”。引题加正题：引题指出作用和意义，正题概括主要报道内容，如“以质量求生存集团公司开展生产规范评先进的活动”。（二）正文1导语2主体3结语导语即简报的开头，可以说写好导语就等于写好了简报的一半。简报的导语要求用简短的文字，准确地
6、概括报文内容，说明报道的宗旨，引导读者阅读全文，使读者看完导语即可了解全文梗概。主体要利用充足、典型、有说服力的材料，将导语提出的核心内容加以充实，使其具体化。主体的内容或反映具体情况，或介绍具体做法，或叙述取得的成绩和经验，或指出存在的问题，或是以上这些兼而有之，要视具体情况而定。简报要求篇幅短小精悍，结语更要精炼，凡导语和主体中已经说清的，可不必再写结语。真实是简报的生命，简报所写之事必须是客观存在的，所用材料必须是真实可靠的。简报的制发要求迅速及时，特别是会议简报、重大决策反馈的简报、社会动态和突发性事件的简报尤其如此，否则便发挥不了其职能作用。四 简报的注意事项（一）真实（二）简明（三
7、）及时简明是简报的基本特征，简报要求用最简练的语言对报道的内容做简明扼要的表述，使读者用最少的时间掌握问题的关键。过渡页第二节计 划2作用计划是单位、部门或个人，对在一定时期内所要做的工作或所要完成的目标及任务，预先加以书面化、条理化和具体化的一种常用的事务文书。计划是一个统称，常见的“规划”、“部署”、“安排”、“打算”、“方案”、“工作纲要”、“工作意见”等，都属于计划范畴。但规划、部署、安排、方案等较为具体，约束力更大，规定性也更强。制订计划是一种科学的工作方法。古人云：“凡事预则立，不预则废。”任何国家、政党，任何单位和个人，无论做任何事，只有制定详细和可行的计划，才能避免盲目性，减少
8、不必要的损失，从而提高工作效率，预期或提前完成任务，达到目标。计划的作用、特点和类型 一 计划的作用、特点和类型 一特点1预见性：计划是着眼于未来的，是对实现目标的预定，是对工作进程的预见。计划的预见是一种科学的预测，是建立在事实和有关情报、信息的基础上的。2可行性：计划的内容应保证切实可行，必须有明确的可行措施和步骤作为保障，使其能够指导具体的工作实践。3时效性：计划的有效时限是明确的、具体的，超出其有效时限，计划的约束力就会消失。在实际工作中难免会有在时限内无法完成既定计划，工作却又不能因此终止的情况发生。此时，往往会制定跨时段的补充或后续计划。4指导性：计划的指导性主要体现在为未来工作提
9、出科学的、合理的、具体的、可行的工作目标、步骤、措施、方法。因此指导性是计划的根本特性，包含着规定和约束的功能，这一特性主要是由计划的写作目的决定，旨在使有关人员在执行计划、开展工作时有所参照，有所依据，以避免工作的随意性和盲目性。类型1按目的分类工作计划：工作计划是单位、部门或个人为完成预定工作目标和任务而制定的计划。学习计划：学习计划是单位、部门或个人为完成预定学习目标和任务而制定的计划。经济计划：经济计划是有关单位、部门为安排生产任务、销售任务或实现经济效益而制定的计划。计划的作用、特点和类型 一2按内容分综合计划：综合计划是单位、部门对各项工作作出的全面部署和安排。单项计划：单项计划是
10、机关单位对某项具体工作作出的专题性部署安排。3按时效分长期计划：长期计划也叫长远规划或长期规划，时效一般在五年以上，属于宏观性、纲领性的计划。中期计划：中期计划的时效一般在三年以上五年以下，比长期计划更加具体。短期计划：短期计划又可分为年度计划、季度计划、月度计划等，是最常用的计划，具有很强的规定性和操作性。（一）计划的表达形式 文章式（文件式、段落式）：如同一般的文章，由层次和段落构成，以叙述的方式陈述计划，适用于原则要求多而具体指标少的计划，如要点、意见、安排等。条文式：将计划内容列成条文，分条逐项逐一写清，适用于比较具体的近期计划。图表式：将计划项目设计为表格或图形，然后填写具体的计划内
11、容。综合式：有些内容比较复杂的计划，既有文字的说明，又分条列项表述，还需填写表格、图示。计划的表达形式与写作模式二1标题标题即计划的名称。可分为全称标题、简称标题和文章标题三种类型。全称式标题：包括制订计划的机关或单位名称、计划的适用时限、计划的内容及计划的种类四项，如大学年度语文教研组工作计划。简称式标题：包括计划的适用时限、计划的内容和计划的种类三项，如年局党组理论学习计划。文章式标题：一般按计划的主题或要达到的目标拟定，多用于政府及主管部门做工作报告使用，如厚积薄发，为提高省地区生产总值而努力。（二）计划的写作模式计划的写作模式因表达形式的不同而有所区别，其中文章式、条文式和综合式计划由
12、标题、正文和文尾三部分构成。2正文正文是计划的主干和核心，一般由前言、主体和结语三部分组成。3文尾文尾包括单位署名和成文时间。如果单位名称已经在标题或题注中注明，则文尾部分可省略落款，只注明成文时间即可。此外，与计划相关的一些材料，可在正文后附表、附图说明，并写明附件份数、页数。（二）计划的写作模式（一）前言条文式的计划一般都会设置前言，前言主要交代计划的目的和依据，是计划的总纲。前言一般不设小标题，篇幅不宜太长，通常用简明扼要的语言说明制订计划的指导思想及目的、上级的有关指示及要求。前言写完后，常用“为此，特拟定计划如下”、“对工作作如下安排”等惯用语过渡到主体。三 计划正文的写作（二）主体
13、主体是计划正文的核心，一般由目标、措施和步骤三部分组成。目标：目标是计划的中心内容，就是“做什么”。其包括所要完成的任务、应当实现的指标与希望达到的要求。措施：措施是实施计划的具体方法，就是“怎么做”。其包括组织方式，机构设置，对人力、物力、财力的安排，工作方式，所采取的手段等。步骤：步骤是工作的进程和时序，就是“什么时候做”。步骤就是每个阶段的工作安排。步骤的写作要求清楚、具体、明确，以保证计划的实施具有可操作性。（三）结语结语应根据实际情况来写。有的结语用来补充正文，指出在执行计划时应注意的事项、需要说明的问题；有的结语提出希望和号召，以收束全文；有的结语展望计划实现时的前景，给人鼓舞；有
14、些将正文中不适宜写的内容放入结语。若无必要，也可不设结语。四 计划的注意事项（一）量力而行在确立目标任务时，必须要从单位、部门或个人的实际情况出发，切勿好大喜功、急于求成。必须坚持一切从实际出发、实事求是的原则，否则便失去了计划的实际作用。（二）具体明确计划中的目标、任务、措施、步骤等不能模糊笼统，应具体、明确，便于执行和检查回顾。过渡页第三节总 结3作用总结是党政机关、社会团体、企事业单位或个人，对一定时间内完成的某项工作或某一阶段工作进行回顾和检查，并进行全面系统的分析、研究，从而明确已取得的成绩和经验，找出存在的问题和弊端，以指导今后工作的一种事务文体。总结的作用、特点和类型 一特点1自
15、指性：总结是以本地区、本单位、本部门或本人为总结对象的，表现的是对自身实践活动本质的概括和认识。2客观性：总结是对过去一定时期内的工作或活动进行的分析和研究，是在实践的基础上展开的，它的内容必须真实可靠、客观地反映实际情况，不允许无中生有、主观臆造和任意虚构。3实践性：总结必须按照实践是检验真理唯一标准的原则，正确地反映客观事物的本来面目，找出正反两方面的经验，得出规律性认识，这样才能达到总结的目的。4指导性：总结是对过去的回顾与思考，其目的在于更好地指导今后的工作。通过对以往工作进行全面系统的检查和分析，从而更好地提高认识，把握规律，进而在今后的工作中做到扬长避短，纠正缺点和错误，将工作做得
16、更好。总结的作用、特点和类型 一1按范围分类总结按其范围可分为班组总结、单位总结、行业总结、地区总结等。此外还有个人总结，但个人总结不属于公文的范畴。2按内容分类总结按其内容可分为工作总结、教学总结、科研总结、思想总结、项目总结等。3按时间分类总结按其时间可分为月份总结、季度总结、年度总结和一年以上时期的总结等。4按性质分类总结按其性质可分为全面总结和专题总结等。总结的作用、特点和类型 一类型二 总结的写作模式一、标题总结一般由标题、正文和文尾三部分组成。二、正文三、文尾（一）标题总结有多种标题形式，最常见的是由单位名称、时间、主要内容和文种组成的全称式标题，如市卫生局年上半年工作总结。有些总
17、结的标题省略单位名称，如年思想教育工作总结。有些经验性、专题性的总结，在标题中不出现“总结”两字，如技术改造是振兴企业之路。还有的总结采用双标题。正标题点明文章的主旨或重心，副标题说明文章的内容和文种，如抓改革促管理增效益食品厂年工作总结。（二）正文3结语1引言2主体正文引言主要用来概述基本情况，包括单位名称、工作性质、时代背景、指导思想，以及总结的目的、主要内容提示等。主体是总结的核心部分，其内容包括成绩和做法、经验和教训、今后打算等方面。这部分一般篇幅较大、内容较多，应注意做到层次分明、条理清楚。结语是正文的收束，应在总结经验教训的基础上提出今后的方向、任务和措施，表明决心、展望前景，篇幅
18、不宜过长。正文的主体部分常见的结构形态有以下三种：纵式结构：按照事物或实践活动的过程安排内容。写作时常把总结所包括的时间划分为几个阶段，按时间顺序分别叙述每个阶段的成绩、做法、经验、体会。这种写法的好处是能清楚说明事物发展或社会活动的全过程。横式结构：按事实性质和规律的不同，分门别类地展开内容，使各部分内容之间相互并列。这种写法的优点是条理清晰，层次分明。纵横式结构：安排内容时，即考虑到时间的先后顺序，体现事物的发展过程，又注意内容的逻辑关系，从几个方面进行总结。（二）正文（三）文尾文尾包括单位署名和成文时间，其格式要求与计划相同。若单位名称已经在标题中注明，则文尾部分可省去落款，只标明成文时
19、间即可。写总结要从客观实际出发，如实反映情况，恰当评价工作。实事求是要根据具体的写作目的和工作状况的特点取舍内容、确定重点，避免面面俱到、泛泛而谈。抓住重点能够回答和解决本单位、本部门工作或业务工作中的关键问题。能够推动和指导全局工作，对同类工作或业务工作具有普遍意义。总结规律总结的注意事项三过渡页第四节调查报告4调查报告是针对某项工作、某些问题或某一事件进行调查研究和综合分析后，提出调研结果的书面报告。调查报告主要在单位内部使用，有时也可在报刊上公开发表。（一）调查报告的作用一 调查报告的作用、特点和类型调查报告的写作是由客观事实引起的，调查的过程以及报告所涉及的内容都是以客观事实为依据的。
20、调查报告是某一情况、某一社会问题、某一成功经验，引起了有关部门的注意，为了进一步把握详情，才需要有人专门对其进行调查、研究，并向有关部门提供报告。（二）调查报告的特点1客观性2针对性3规律性调查报告的价值不仅仅在于调查和报告，更在于研究。研究的结果就是得出规律性的认识，并把这些规律性认识提供给读者。规律性认识是在大量事实的基础上得出的，又是大量事实的理论归宿。（三）调查报告的类型专题型：是针对某个事情或问题撰写的调查报告。综合型：是以综合调查众多的对象及其基本情况为内容的报告，具有全面、系统、深入和篇幅较长的特点。理论研究型：是以学术研究为目的而撰写的报告。实际建议型：是由于实际工作需要而写的
21、调查报告。历史情况型：是根据需要以历史情况为调查对象形成的调查报告。现实情况型：是以正在发生、发展的一些现实情况为调查对象而形成的调查报告。（一）文首1标题标题是调查报告的题目，由报告内容决定，写法灵活多样，其形式一般可分为两种：公文式标题：常用的公文式标题是由调查机构名称、调查事由和文种组成的全称式标题，如乡政府关于农村经济发展突出问题的调查报告。有些公文式标题不标明调查机构名称，如城镇贫困居民家庭基本情况调查报告。文章式标题：文章式标题有单标题和双标题之分，单标题一般采用概述式标题，即在标题中明确具体地反映出调查单位、调查意向、调查项目、调查地点等，如当代大学生消费现状调查；双标题也是调查
22、报告常用的形式，由正标题和副标题构成，正标题揭示文章主旨、思想意义，副标题标明调查事项或调查对象、事由和文种，如中国移动通信业市场状况浅析来自消费者的调查报告。调查报告的写作模式二（一）文首2署名调查报告要求必须署名，可在标题下注明调查机构的名称或调查者姓名，也可将署名放置在文尾落款处。3目录若调查报告的内容较复杂、篇幅较长，可使用目录或索引形式列出报告中的主要章节和附录，并注明标题、有关章节号码及页码，以方便读者阅读。4提要对于篇幅较长的调查报告，可将文中的主要内容摘编在提要中，以方便读者阅读。调查报告的写作模式二（二）正文1前言简述式：简要交代写作调查报告的起因、目的、时间、地点、对象、范
23、围、方法、步骤等。结论式：把调查研究的结论首先告诉读者，并强调其社会意义，以引起读者的阅读兴趣。提问式：提出问题，引起读者思考，从而吸引其到正文中去寻求答案。2主体主体是调查报告的核心部分，应将调查到的情况、对情况的分析研究以及得出的观点、结论等在主体中以不同结构方式表达出来。主体常见的结构方式有以下三种：（二）正文纵式结构：按时间顺序或事物的发展顺序来组织材料。横式结构：按照事物的性质或内在联系来组织材料，使观点鲜明、中心突出，令人一目了然。综合式结构：将纵式结构和横式结构结合运用，一般叙述时采用纵式结构，议论时采用横式结构。3结语总结全文，深化主题，提高人们的认识。针对问题提出建议，供领导
24、参考。指出问题或不足之处，引人思考。对事物发展作出展望，提出努力的方向，启发人们去进一步探索。4附件附件是对正文报告的补充或更详尽的说明，可能是一些数据汇报、原始资料、背景材料等。文尾一般包括落款（即调查组织的名称或调查者姓名）、成文日期、印章等格式要素。调查报告刊登发表时，应将署名提到标题之下。（三）文尾 调查报告的注意事项（一）材料取舍调查报告的写作必然会用到大量的材料，但并不是材料越多越好，在对文章谋篇布局时，必须对材料进行分析取舍，多中取精，将最有说服力和最生动的材料写入报告。（二）使用第三人称在写作调查报告时，一般使用第三人称进行叙述，即以中立、客观的角度说话，不要表现出强烈的主观意
25、图，同时也不要使用模糊的词语，否则容易降低读者对调查结论的可信度。（三）叙议结合在写作调查报告时，应以叙述调查获得的事实为主，同时夹以对事实情况的分析议论，叙议结合，有详有略。三第五节会议记录5过渡页会议记录的作用会议记录即会议笔录，是由会议组织者指定专人，如实、准确地记录会议的组织情况和会议内容的一种应用性事务文体，经常用于比较重要的会议或正式会议。会议记录的作用和特点 一会议记录的特点1真实性2原始性所谓原始性，是指未经整理，未经综合。3完整性会议记录内容，都要一一记录下来，一般没有什么选择性。会议记录的作用和特点 一二 会议记录的写作模式 （一）标题标题由会议名称和文种组成，如厂党委第三
26、次会议记录。若使用的是专用的会议记录本，“记录”二字可省略，只写会议名称即可。1会议组织概况会议时间会议地点出席人列席人缺席人主持人记录人（二）正文会议记录的正文由会议组织概况和会议内容两部分组成。2会议内容 会议的议题、宗旨、目的 会议议程 会议报告和讲话 会议讨论及发言 会议的表决情况 会议的决定和决议 会议的遗留问题（三）文尾在文尾处可将主持人宣布的散会一项记入，也可不记入。最后在主持人和记录人对记录进行认真校核后，应分别签上名字，以示对此负责。会议记录的注意事项（一）忠实记录发言和有关动态会议发言的内容是记录的重点。其他会议动态，如发言中插话、笑声、掌声，临时中断以及别的重要的会场情况
27、等，也应予以记录。（二）突出重点（1）会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；（2）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；（3）权威人士或代表人物的言论；（4）会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；（5）会议已议决的或议而未决的事项；（6）对会议产生较大影响的其他言论或活动。三第六节发言稿6过渡页作用特点发言稿也称讲话稿，是指在各种会议或集会上，讲话者为了表达自己的主张、见解，交流思想、进行宣传或开展工作时经常运用的一种事务文体。发言稿一般由文秘人员代为起草，然后经讲话者审阅定稿。发言稿作为讲话者使用的文字底稿，可以帮助讲话者清楚、准确、完整地表达自己的思想意识，避免讲话的随意性。
28、1针对性拟制发言稿一定要先搞清讲话的场合、对象，内容要有针对性。2通俗性发言稿的语言讲求简明准确、生动活泼，不宜多用书面语。3鼓动性发言稿要能够调动听众的情绪，要鼓动听众能够以饱满的热情投入到工作、学习等各项活动中去。发言稿的作用、特点和类型 一类型导向性讲话：会议开始时，就召开会议的背景、缘由、目的、顺利召开会议的要求发表的讲话，多是以会议主持人或执行主席的身份讲话；会议进行中，就讨论过程中提出的问题，结合有关文件精神进行有针对性的讲话，引导与会者来统一认识。指导性讲话：此类讲话是对会议的中心议题作重点阐述，结合实际，向与会者提出应当怎样分析和认识一些具体问题，对某些问题提出具体处理办法，具
29、有明显的指示、指导性质。总结性讲话：可分为会议阶段性总结讲话和会议结束总结讲话。阶段性总结讲话是在会议转入下一议程之前，对会议已经展开的问题做客观评价，肯定成绩，指出不足；会议即将结束时，对会议全程做出总结，提出贯彻会议精神的意见和要求。发言稿的作用、特点和类型 一 发言稿的写作模式（一）标题公文式标题：由机关名称、事由和文种构成。会议式标题：由会议名称、事由和文种构成。这种标题形式有时会在前面添加发言者的姓名、职务。文章式标题：文章式标题可分为单行标题和双行标题，单行标题如“如何当好一名称职的乡镇人武部长”。双标题的正标题概括发言稿的主要内容或主旨，副标题指明发言者的姓名、职务、会议名称、文
30、种等。二（二）称谓应根据与会人员的情况来选择适当的称呼。国内的会议一般用“同志们”、“各位代表”来称呼；国际会议一般按惯例用“各位嘉宾、女士们、先生们”来称呼；如有重要来宾与会，可加上专指性称呼，以示礼貌、尊重。（三）正文1前言前言是发言稿的导入部分，其开头方式多种多样：有的开篇入题；有的介绍内容，即论说讲话题目；有的阐明意义、借题发挥、说明主旨；还有的开篇抒发情感，吸引听众。发言稿的开头应平直、概括、简短、点明重点，以引起听众的兴趣。2主体主体部分要紧接前言的话题从各方面加以阐述和论证，做到突出重点，分清层次。结构要有张有弛、有起有伏，不能平铺直叙，否则会使听众反感。3结语结语的写法有多种，
31、有的提出希望或要求，有的发出号召，有的表示祝福或祝贺成功，还有的展望前景，坚定信念。也可以用“谢谢大家”等平实的话语结尾，表示对听众的尊重。（四）结尾讲话人的署名和讲话时间，都应落在正文右下方，若署名和时间已经落在标题之下，此处可省略。明确对象，把握分寸中心突出、观点明确讲话稿的撰写应针对不同的会议场合、不同的听众要求来决定内容的轻重详略，把握讲话的分寸。只有突出中心、观点明确，用观点统帅内容，内容中又渗透着观点，才能使听众对讲话稿表达的内容和观点留下深刻的印象。发言稿的注意事项三语言恰当、得体恰当选用词语：尽量选用双音节词，并力求口语化，避免过多使用文言文和书面语言，以增强其适用性。恰当选用句式：尽量使用短句，避免使用长句和倒装句，以免使人难得要领。恰当使用数字：尽量少用序数划分段落或层次，以免听众感觉枯燥。发言稿的注意事项三THANKS
