1、怎样让我们的工作怎样让我们的工作更高效更高效-EXCEL-EXCEL、PPTPPT经验分享经验分享梁衍瑜梁衍瑜2009.6.262009.6.26我们通常遇到的问题我们通常遇到的问题郁闷一：身份证号有长有短，一个单位几百号人，我咋知道哪个对了哪个错了？好不容易敲完了，后三位全是零，几个小时白干了？抓狂！2烦恼二：用表格算出来的工资用计算器算一遍居然对不上，到底是哪个错了，电脑不会有错，难道是加错了？！唉计算器再算一遍困惑三：一运行excel就慢，打开某个表就死机，电脑好似到了更年期头疼四：眼看年中降至，又要做半年总结了，让我头大的PPT呀3EXCELEXCEL篇篇让你的工作更高效让你的工作更高
2、效 之之1 读懂身份证号2 计数和求和3 筛选的使用4 排序的使用5 查找和比对6 提高表格运行速度7 让你打印的表格更美观8 几点建议4让你的工作更高效让你的工作更高效 之之 EXCELEXCEL篇篇5你可能知你可能知道的身份证号：道的身份证号：旧号旧号1515位，新号位，新号1818位位，前，前6 6位代表出生地；位代表出生地；旧号第旧号第7 7至至1010位，新号第位，新号第7 7至至1212位代表出生年月日；位代表出生年月日；旧号末位，新号倒数第旧号末位，新号倒数第2 2位为奇数代表男性，偶数位为奇数代表男性，偶数代表女性代表女性8-1 8-1 读懂身份证号读懂身份证号身份证号校验码身
3、份证号校验码性别识别码性别识别码6高效窍门高效窍门：用函数批处理身份证号信息，检索出性别、出生日用函数批处理身份证号信息，检索出性别、出生日期、年龄等信息。期、年龄等信息。8-1 8-1 读懂身份证号读懂身份证号7相关函数相关函数：性别：性别：=IF(LEN(A1)=15,IF(MOD(VALUE(RIGHT(A1,3),2)=0,女女,男男),IF(LEN(A1)=18,IF(MOD(VALUE(MID(A1,15,3),2)=0,女女,男男),身份证身份证号码错误号码错误)出生年月日：出生年月日：=IF(LEN(A1)=15,CONCATENATE(1,9,RIGHT(LEFT(A1,12
4、),6),IF(LEN(A1)=18,RIGHT(LEFT(A1,14),8),身份证号码错误身份证号码错误)年龄：年龄：=2009-IF(LEN(A1)=15,CONCATENATE(1,9,RIGHT(LEFT(A1,8),2),RIGHT(LEFT(A1,10),4)备注：在使用的时候把红色标记的单元格变更为身份证号备注：在使用的时候把红色标记的单元格变更为身份证号所在单位元格。所在单位元格。8-1 8-1 读懂身份证号读懂身份证号8小贴士：小贴士：1 1、在输入身份证号之前把要输入的那列先设定为文本、在输入身份证号之前把要输入的那列先设定为文本格式，可以防止格式，可以防止1818位号码
5、后位号码后3 3位变零。位变零。8-1 8-1 读懂身份证号读懂身份证号9小贴士：小贴士：2 2、用身份证号检、用身份证号检查器检查输入的号码查器检查输入的号码有没有错。有没有错。8-1 8-1 读懂身份证号读懂身份证号108-2 8-2 计数和求和计数和求和高效窍门：高效窍门：要快速的查看计数、求和、最大值、最小值、平均值要快速的查看计数、求和、最大值、最小值、平均值等，就用你的状态栏工具。（视图等，就用你的状态栏工具。（视图-状态栏勾选）状态栏勾选）118-2 8-2 计数和求和计数和求和擦亮眼睛，别让电脑欺骗你擦亮眼睛，别让电脑欺骗你 1 1、你可能会发现，单、你可能会发现，单元格中明明
6、显示这个数字，元格中明明显示这个数字，可状态栏中加总求和的时候可状态栏中加总求和的时候就是不加这个数字，问题出就是不加这个数字，问题出在哪？在哪？求和应该是求和应该是6 6，很，很明显把单元格明显把单元格A2A2没算上没算上因为：因为：单元格左上角的绿色单元格左上角的绿色小三角表示该单元格小三角表示该单元格为文本格式，求和时为文本格式，求和时不计算该单元格数值不计算该单元格数值12小贴士：小贴士：尽量对公式计算后的数值求和，防止文本格式的数值尽量对公式计算后的数值求和，防止文本格式的数值影响计算结果。影响计算结果。8-2 8-2 计数和求和计数和求和138-2 8-2 计数和求和计数和求和擦亮
7、眼睛，别让电脑欺骗你擦亮眼睛，别让电脑欺骗你 2 2、单元格中显示的是两位小数，可加总的数字、单元格中显示的是两位小数，可加总的数字就是和计算器加的对不上？就是和计算器加的对不上？用计算器用计算器与与excelexcel求求和公式计和公式计算结果差算结果差0.010.01元元取两位小数后取两位小数后计算结果一样计算结果一样14小贴士：小贴士：计算工资等要求保留两位小数的求和时使用计算工资等要求保留两位小数的求和时使用roundround公式，公式，保证数值精度。保证数值精度。相关函数：相关函数：=Round=Round（A1,A1,2 2）保留保留两两位小数位小数8-2 8-2 计数和求和计数
8、和求和15正确的使用筛选：正确的使用筛选：确保你要筛选的左边那列非空白，否则无法显示你想确保你要筛选的左边那列非空白，否则无法显示你想筛选的内容。筛选的内容。8-3 8-3 筛选的使用筛选的使用16小贴士：小贴士：1 1、在筛选的自定义条件用巧妙的运用、在筛选的自定义条件用巧妙的运用*号，能快速的号，能快速的选择你想要的内容。选择你想要的内容。8-3 8-3 筛选的使用筛选的使用17小贴士：小贴士：2 2、筛选还可以批量检查身份证位数对不对。、筛选还可以批量检查身份证位数对不对。8-3 8-3 筛选的使用筛选的使用18慎用排序慎用排序 在排序之前确定选择了所有要排序的内容，否则适得在排序之前确
9、定选择了所有要排序的内容，否则适得其反，越排序越乱。其反，越排序越乱。8-4 8-4 排序的使用排序的使用19高效窍门：高效窍门：1 1、两个表的比对：在需要查找的基准表中使用、两个表的比对：在需要查找的基准表中使用vlookupvlookup公式与对照表核对，批查找差异。公式与对照表核对，批查找差异。8-5 8-5 查找和比对查找和比对20基本公式基本公式=VLOOKUP(A1,Book3Sheet1!$A:$A,1,FALSE)8-5 8-5 查找和比对查找和比对基准表单元基准表单元格格比对表内容比对表内容返回列序号返回列序号固定值固定值“false”21高效窍门：高效窍门：2 2、同一个
10、表不同列的比对：用、同一个表不同列的比对：用exactexact选择要比较的两选择要比较的两列单元格内容。列单元格内容。ExactExact（A1,B1A1,B1）8-5 8-5 查找和比对查找和比对22高效窍门：高效窍门：1 1、尽量减少表格中链接公式的使用，比如链接到另一、尽量减少表格中链接公式的使用，比如链接到另一个表格的个表格的vloocupvloocup公式，可把结果选择粘贴成数值格式。公式，可把结果选择粘贴成数值格式。8-6 8-6 提高表格运行速度提高表格运行速度23高效窍门：高效窍门：2 2、删除文本中不用的对象，编辑、删除文本中不用的对象，编辑-定位定位-定位条件定位条件-对
11、对象象-delete-delete键键 8-6 8-6 提高表格运行速度提高表格运行速度24高效窍门：高效窍门：1 1、顶端插入顶端标题栏，让每页表格内容更清晰；、顶端插入顶端标题栏，让每页表格内容更清晰；2 2、底端插入页数和页码，防止表格内容遗漏或顺序错、底端插入页数和页码，防止表格内容遗漏或顺序错乱。乱。8-7 8-7 让你打印的表格更美观让你打印的表格更美观251 1、姓名尽量不使用空格，包括名字前、中、后；、姓名尽量不使用空格，包括名字前、中、后；2 2、身份证号尽量不加逗号。、身份证号尽量不加逗号。3 3、先设定文本格式，再输入身份证号；、先设定文本格式，再输入身份证号；4 4、用
12、、用2009.012009.01而不是而不是2009.12009.1表示月份，因为保留两位的时表示月份，因为保留两位的时候你会分不清是候你会分不清是1010月还是月还是1 1月；月；5 5、尽量对计算后的数值求和，而不是对数值本身求和；、尽量对计算后的数值求和，而不是对数值本身求和；6 6、如果表格不作为打印用，尽量不要用合并单元格、如果表格不作为打印用，尽量不要用合并单元格.8-8 8-8 几点建议几点建议26PPTPPT篇篇让你的工作更高效让你的工作更高效 之之27一、想让你的一、想让你的PPTPPT更美观更个性，就去下载模版更美观更个性，就去下载模版吧。吧。下载的模版可以直接套用，省时省
13、力省心。下载的模版可以直接套用，省时省力省心。介绍一个网址：介绍一个网址：http:/ 之之 PPTPPT篇篇28二、想让你的二、想让你的PPTPPT更直观更形象，就用图案代替更直观更形象，就用图案代替文字吧。文字吧。把你冗长的数据汇总变成直观的图文，会把你冗长的数据汇总变成直观的图文，会比干巴巴的文字更有说服力。比干巴巴的文字更有说服力。让你的工作更高效让你的工作更高效 之之 PPTPPT篇篇29三、如何做出满意的三、如何做出满意的pptppt1 1、选定内容，根据内容决定用哪种类型的模版；、选定内容，根据内容决定用哪种类型的模版；2 2、适当的插入图表，辅助说明文字内容；、适当的插入图表，
14、辅助说明文字内容；3 3、设置动画，让、设置动画，让pptppt更生动；更生动；（幻灯片放映（幻灯片放映-自定义动画自定义动画-添加效果）添加效果）让你的工作更高效让你的工作更高效 之之 PPTPPT篇篇304 4、加入链接，方便做演示。、加入链接，方便做演示。（1 1）超链接：）超链接：插入插入-超链接，选择要链接的地超链接，选择要链接的地址；址；（2 2）链接并显示图标：）链接并显示图标：插入插入-对象对象-勾选勾选“由由文件创建文件创建”浏览浏览,找到你的找到你的word文件文件,并勾选并勾选显显示为图标示为图标 点确定点确定.在你的在你的PPT里面就会有一个里面就会有一个word图标图标.选择这个图标选择这个图标,点右键选点右键选“动作设置动作设置”在在“单击鼠标时的动作单击鼠标时的动作”中勾选中勾选“对象动作对象动作”,并设并设置为置为“打开打开”。让你的工作更高效让你的工作更高效 之之 PPTPPT篇篇31 这次经验分享旨在抛砖引玉，这次经验分享旨在抛砖引玉，在座的也不乏在座的也不乏officeoffice高手，欢迎大高手，欢迎大家互相交流分享，共同进步，共同家互相交流分享，共同进步，共同提高提高O(_)OO(_)O！谢谢_!
