1、如何有效开会如何有效开会 叶金平叶金平 2013-07-122 目目 录录一、关于开会的基本知识：目的、功能、分类和意义一、关于开会的基本知识：目的、功能、分类和意义二、开会的步骤和成本二、开会的步骤和成本三、如何有效开会？三、如何有效开会？1.开会的准备开会的准备 2.明确开会的目的明确开会的目的 3.参加者的选定参加者的选定 4.会议事先公告会议事先公告 5.事先分发会议资料事先分发会议资料 6.对主持人的要求对主持人的要求 7.对与会者的要求对与会者的要求 8.开会过程中的要求开会过程中的要求 9.开会需要总结开会需要总结 10.形成有效的会议纪要形成有效的会议纪要 11.对会议中产生的
2、任务进行监督和检查对会议中产生的任务进行监督和检查 12.下一次开会对上一次未完成事项的衔接下一次开会对上一次未完成事项的衔接四、世界名企怎样开会？四、世界名企怎样开会？我们现在是怎样开会的？我们现在是怎样开会的？1.会议准备工作做了多少会议准备工作做了多少?2.会议中讨论的议题和解决的问题事项离我们实际会议中讨论的议题和解决的问题事项离我们实际 急需和重要解决的有多远？急需和重要解决的有多远？3.会议讨论、发言是否积极踊跃，不断碰撞出智慧的会议讨论、发言是否积极踊跃，不断碰撞出智慧的火花和解决问题的良策？火花和解决问题的良策？4.会议结束后有无形成会议记录、产生任务并经主持会议结束后有无形成
3、会议记录、产生任务并经主持人签审；人签审；5.会后的任务完成情况有无监督检查、追踪落实？会后的任务完成情况有无监督检查、追踪落实？6.第二次开会时有无把上一次未完成的任务拿出检讨第二次开会时有无把上一次未完成的任务拿出检讨并再次确认完成期限？并再次确认完成期限？怎样认识会议？怎样认识会议？1.1.政府商榷、经济论坛、商业谈判、工作培训、讲座、报告、政府商榷、经济论坛、商业谈判、工作培训、讲座、报告、庆典、仪式等，在正式的场合，需得体的举止言谈；庆典、仪式等，在正式的场合，需得体的举止言谈；2.2.会议的关键在于会议的关键在于会前的准备与与会后的落实4.70%70%的会议是无效会议，会议中的会议
4、是无效会议，会议中70%70%的时间是无效时间的时间是无效时间5.会议运营管理能体现一家公司的管理水平会议运营管理能体现一家公司的管理水平6 6.会议文化是一家企业文化的缩影会议文化是一家企业文化的缩影7.7.经营改革的起点从会议开始，会议具有与经营不可分割的关系，进行高效经营，最为重要的是首先使会议效率化8.会议文化能够对成员的价值观和思想进行根本性的改革，将会议文化能够对成员的价值观和思想进行根本性的改革，将 组织引向一个方向，并在竞争中连续性地获得胜利组织引向一个方向，并在竞争中连续性地获得胜利9.9.会议评价是促成高效型会议的核心会议评价是促成高效型会议的核心 会议文化是企业文化的缩影
5、会议文化是企业文化的缩影 一、关于开会的基本知识：一、关于开会的基本知识：目的目的1开展有效的沟通开展有效的沟通2资讯传达资讯传达3监督员工的工作进展监督员工的工作进展4达成协议达成协议,解决问题解决问题5决策和资源共享决策和资源共享6开发创意开发创意7激励员工士气激励员工士气8巩固经理人的地位巩固经理人的地位 一、关于开会的基本知识：分类一、关于开会的基本知识：分类讨论讨论性会议性会议传达传达性会议性会议汇报汇报性会议性会议 一、关于开会的基本知识：分一、关于开会的基本知识：分 类类1.1.信息到达率、信息到达率、领会率领会率2.2.会前印发文字会前印发文字 材料，令与会材料，令与会 者阅读
6、理解者阅读理解,提高会议效率提高会议效率1.1.征求更多意见，征求更多意见，为决策提供价值为决策提供价值 参考参考2.2.激发与会人员积激发与会人员积 极性和创造性极性和创造性3.3.会前印发讨论主会前印发讨论主 题的文字材料题的文字材料4.4.会中围绕主题展会中围绕主题展 开讨论，不能偏开讨论，不能偏 题发言力求简短题发言力求简短5.5.会结束，适当总会结束，适当总 结，避免误解结，避免误解1.1.会前下级先将汇会前下级先将汇 报材料报给上级领报材料报给上级领 导阅览导阅览2.2.会上会上,下级简单地下级简单地 复述汇报内容复述汇报内容,提提 出需要上级领导出需要上级领导 协调解决的问题协调
7、解决的问题 3.3.汇报人发言不要汇报人发言不要 照本宣科照本宣科,应简明应简明 扼要扼要 传达性会议传达性会议讨论性会议讨论性会议汇报性会议汇报性会议会议的分类会议的分类1.2.3.4.5.说明会议说明会议 以信息传递为目的研究会议研究会议 以信息交换和相互启发为目的解决问题的会议解决问题的会议 以作出决定为目的学习会议学习会议 以传递信息和相互启发为目的 创意会议创意会议 以收集创意为目的 一、关于开会的基本知识：功效一、关于开会的基本知识：功效 提供信息提供信息 汇集信息汇集信息 解决问题解决问题 宣传政策宣传政策 培育训练培育训练 一、关于开会的基本知识：意义一、关于开会的基本知识：意
8、义 集思广益的渠道集思广益的渠道 群体沟通的方式群体沟通的方式 显示一个组织或部显示一个组织或部门的存在门的存在 二、开会的步骤和成本二、开会的步骤和成本首先明确会议要不要开，如果要首先明确会议要不要开，如果要开，能不能做到：开，能不能做到：1.能开小会不开大会能开小会不开大会 2.能单独沟通不开小会能单独沟通不开小会 3.能站着开会而不坐着开会能站着开会而不坐着开会 4.能简易开会而不复杂开会能简易开会而不复杂开会因为没有明白因为没有明白倾听的功效倾听的功效，所以，所以在开会时经常玩手机在开会时经常玩手机 1.获得新信息获得新信息 2.获得新想法获得新想法 3.能够了解组织运作情况能够了解组
9、织运作情况 4.认识他人的存在价值认识他人的存在价值 怎样判定要不要开会？怎样判定要不要开会？如果如果你是唯一做决策并且知你是唯一做决策并且知道该怎么做的人（开会道该怎么做的人（开会让他人参与只能把问题让他人参与只能把问题弄糟）弄糟）没什么特别的事情要讨论没什么特别的事情要讨论已经按惯例每周聚会已经按惯例每周聚会会议成本太大会议成本太大还有比开会更好的方法还有比开会更好的方法 怎样判定要不要开会？怎样判定要不要开会？必须把信息同必须把信息同 时传达给很多人时传达给很多人 有些事情需要当有些事情需要当众表扬或批评众表扬或批评 要让别人参与决要让别人参与决策以集思广益策以集思广益听取部门汇报工作听
10、取部门汇报工作给小组委派任务给小组委派任务如果如果 二、开会的步骤和成本二、开会的步骤和成本1.开始开始 欢迎 会议目的 议程 时间安排 规章制度2.议程 分享话题和目标 交换信息 产生主意/做决 定/确认行动 小结议程二议程三3.结束 总结 安排下次 会议4.跟进 会议纪要 跟进计划 二、开会的步骤和成本二、开会的步骤和成本开会成本分析的算法是:会议成本A*2*B*T A=每小时平均工资的3倍；B=开会人数；T=开会时间（小时）；怎样估算会议 成本？三、如何有效开会？三、如何有效开会？1.开会的准备 会议成功80%在于准备5W1H为什么必须开这个会议是否有除会议之外能够进行解决的方法和答案W
11、hyWhat对议题是否符合会议目的进行检查Where对是否有能够容纳所有人的场所进行确认When对会议时间如何、是否 很好地遵循时间进行确认Who让适合议题的人出席会议How对如何得出符合议题的结论进行讨论明确目的、制定计划、整理资料、通知开会、布置会场等明确目的、制定计划、整理资料、通知开会、布置会场等 三、如何有效开会？三、如何有效开会？2.明确会议的目的明确会议的目的抓准会议核心，不偏离主题抓准会议核心，不偏离主题问题解决型发现整理问题制订解决对策制订执行计划 订立计划型制订计划或日程并对合并的项目进行整理利益调整型调整个人或组织之间利害得失，情绪协调 三、如何有效开会？三、如何有效开会
12、？3.参加者选定让必要的人参加会议让必要的人参加会议1）仅让对实现会议目的不可或缺的人参加会议 2）对会议参加者进行选择的条件3）让具有决定权的人参加即便是其他部门的人，如果与会议有关系，也让其参加 5）让对会议主题存在强烈疑问的人参加6）让与会议主题有关的专家参加7）让能够正确表达自己意见的人参加 应在应在1周前或至少周前或至少1天之前天之前通知，做好会议的准备工作通知，做好会议的准备工作会议名称和目的会议名称和目的会议主题、讨论项目和会议类型会议主题、讨论项目和会议类型召开日期、开始时间和结束时间召开日期、开始时间和结束时间召开场所（地址、电话号码、示意图）召开场所（地址、电话号码、示意图
13、）主持者姓名主持者姓名参加者名单参加者名单附加会议资料附加会议资料其他（参加者事前必须准备的资料）其他（参加者事前必须准备的资料）三、如何有效开会？三、如何有效开会？4.会议事先公告会议事先公告 1.数据报表数据报表类资料类资料 2.文字报告文字报告类资料类资料 3.纸质类资料纸质类资料 4.电子类资料电子类资料 5.保密类资料保密类资料 6.公开类资料公开类资料 三、如何有效开会？三、如何有效开会？5.事先分发会议资料事先分发会议资料确定好会议确定好会议目的和类型目的和类型确定好会议议题、日期、时间确定好会议议题、日期、时间确定好会议参加者确定好会议参加者具备会场和各种备置用品具备会场和各种
14、备置用品准备好要分发的资料准备好要分发的资料充分修饰会议前半部分充分修饰会议前半部分确保会议顺利地进行确保会议顺利地进行充分充分概况会议的结论概况会议的结论得出了令人满意的会议结论得出了令人满意的会议结论分发会议录并在会议录中公布下次会议的主题分发会议录并在会议录中公布下次会议的主题 三、如何有效开会？三、如何有效开会？6.对主持人的要求对主持人的要求 三、如何有效开会？三、如何有效开会？不受欢迎的会议主持不受欢迎的会议主持1.准备不充分2.不能发挥自己的作用3.不具备领导能力4.不能进行时间控制时间控制5.趋炎附势6.会议进行方式生硬7.不能充分整理参加者的发言8.强调自己的意见或感情9.不
15、能保持气氛10.不能得出结论 充分确认会议目的和议题充分确认会议目的和议题 以自身的经验、知识或信息等为基础，就议题进行协商以自身的经验、知识或信息等为基础，就议题进行协商 对议题进行分析，讨论其中的问题是什么对议题进行分析，讨论其中的问题是什么 试着寻求问题的解决对策试着寻求问题的解决对策 试着在自己的立场上思考与主持者和其他发言者的互动试着在自己的立场上思考与主持者和其他发言者的互动 自己完成资料的准备和草稿，如有必要，也复印一下其他人的资料自己完成资料的准备和草稿，如有必要，也复印一下其他人的资料 如果会议主持者和参加者都如上进行充分的准备，会议就会获得良好如果会议主持者和参加者都如上进
16、行充分的准备，会议就会获得良好 的效果的效果 三、如何有效开会？三、如何有效开会？7.对与会者的要求对与会者的要求 (1)(1)准准時時开会开会，准准時時散会散会(2)(2)遵守制度遵守制度，避免，避免离离席席(3)(3)会议会议目的目的，人人清楚人人清楚(4)(4)充分充分参与参与，全员发全员发言言(5)(5)发发表意見，表意見，条理清楚条理清楚(6)(6)不不推責任，推責任，不诽不诽他人他人(7)(7)发生争辩发生争辩，设设法法缓缓和和 (8)(8)掌握掌握议议程，程，按部就班按部就班 (9 9)集中主題，集中主題，不谈废话不谈废话(10)10)时间时间太长太长，中途中途休息休息(1(11
17、 1)集中精集中精力力，减减少走少走动动(1(12 2)相关相关事事项项，作好作好記記录录(1(13 3)议题结论议题结论，复述一遍复述一遍(1(14 4)达达成共成共议议，分配工作分配工作三、如何有效开会？三、如何有效开会？8.开会过程中的要求开会过程中的要求 会议进行中的注意事项：1）发言内容是否偏离了议题？发言内容是否偏离了议题？2）发言内容是否出于个人的利益？3）全体人员是否都专心聆听发言？4）发言者是否过于集中于某些人？5）是否有人始终没有发言？是否有人始终没有发言？6）某个人的发言是否过于冗长？7）发言的内容是否在朝着结论推进在朝着结论推进？IBM日本公司会议禁用语日本公司会议禁用
18、语基本上基本上例）基本上结束了。基本上行。例）基本上结束了。基本上行。大 致例）大致结束了。大致有希望。例）大致结束了。大致有希望。几 乎例）几乎没有问题。几乎是按计划完成的例）几乎没有问题。几乎是按计划完成的或 许例）或许能行。或许会成功。例）或许能行。或许会成功。觉 得例）觉得能行。绝对不合理。例）觉得能行。绝对不合理。其 他例）在一定程度上完成了。相当耗费时间。将尽快例）在一定程度上完成了。相当耗费时间。将尽快 完成。似乎合适。完成。似乎合适。将努力工作。将尽快予以实施。在某种程度将努力工作。将尽快予以实施。在某种程度 上上会议禁忌事项会议禁忌事项 三、如何有效开会？三、如何有效开会？1
19、发言不长篇大论，滔滔不绝，应言简意赅 （原则上以3分钟为限）2不可从头到尾沉默到底；3不可取用不正确的资料；4不要尽谈些期待性的预测不要尽谈些期待性的预测；5不可做人身攻击；6不可打断他人的发言不可打断他人的发言；7不可不懂装懂，胡言乱语；8不要谈到抽象论或观念论；9不可对发言者吹毛求疵；10不要中途离席；在会议中想参与意见的人和想远离的人在会议中想参与意见的人和想远离的人在开会议时肯定有这样的人：在开会议时肯定有这样的人：1.“大忙人大忙人”型（无视他人，始终专心于其他事情的人）型（无视他人，始终专心于其他事情的人）2.“114接线员接线员”型型(12580接线员，会议期间不停接电话，或者没
20、有接线员，会议期间不停接电话，或者没有设定好手机为震动模式设定好手机为震动模式)3.“口含糍粑，难开腔口含糍粑，难开腔”型（肥水不流别人田）型（肥水不流别人田）4.“反对者反对者”型（只反对不建议）型（只反对不建议）5.“蝙蝠蝙蝠”型（没有主见，摇摆不定）型（没有主见，摇摆不定）6.“时间杀手时间杀手”型（说些无关紧要议题，浪费时间，谋财害命）型（说些无关紧要议题，浪费时间，谋财害命）7.“喧闹喧闹”型（不听别人发言，吵吵闹闹的人）型（不听别人发言，吵吵闹闹的人）8.“教授教授”型（老爱放高调的人）型（老爱放高调的人）9.“一无所知一无所知”型（不了解议题，不懂思考，自己型（不了解议题，不懂思
21、考，自己“呆呆”的人）的人）10.“语言学习机语言学习机”型（重复别人的调子或者说些型（重复别人的调子或者说些“地球人都知道地球人都知道”的的 事情）事情）在会议中想参与意见的人和想远离的人在会议中想参与意见的人和想远离的人在会议中想参与意见的人：在会议中想参与意见的人：1.“再回顾一下再回顾一下”在会议中间不断进行回顾的人在会议中间不断进行回顾的人2.“真是不错的想法！真是不错的想法！”专心倾听别人谈话的人专心倾听别人谈话的人3.“序论是序论是本论是本论是结论是结论是”说话死板，苛求章说话死板，苛求章 法的人法的人4.“更进一步讲，就是更进一步讲，就是”延伸想法延伸想法的人的人5.“就我所准
22、备的就我所准备的”事先进行准备、思考再参加会议的事先进行准备、思考再参加会议的人人6.采用采用“就政治方面而言就政治方面而言，就经济方面而言，就经济方面而言，就，就文化方面而言文化方面而言”的方式，思路清晰的人的方式，思路清晰的人7.时而板起脸、时而面色和善地引导会议气氛的人时而板起脸、时而面色和善地引导会议气氛的人 在会议中想参与意见的人和想远离的人在会议中想参与意见的人和想远离的人在会议中想远离的人：在会议中想远离的人：1.“给支烟吧。给支烟吧。”在没有换气窗的会议室里抽烟的人在没有换气窗的会议室里抽烟的人2.“就是死也无法让步。就是死也无法让步。”一味坚持自己意见的人一味坚持自己意见的人
23、3.“我虽然没有方案，但是这个方案好像不对。我虽然没有方案，但是这个方案好像不对。”一味一味表示否定的人表示否定的人4.“这个与这个与XX广告相似广告相似”，“那个是我过去做过的那个是我过去做过的”总总爱挑毛病的爱挑毛病的 人人5.“”自始至终将自始至终将“沉默是金沉默是金”作为会议格言的人作为会议格言的人6.“那么，如果说三千浦在那儿那么，如果说三千浦在那儿”只是谈论与会议无只是谈论与会议无关的话题的人关的话题的人7.“再改换一下想法！再改换一下想法！”善于全盘否定的人善于全盘否定的人8.“这个有这种问题，那个有那种问题这个有这种问题，那个有那种问题”持否定性想持否定性想法、态度和行动的人法
24、、态度和行动的人studing SAMSUNG in zhe meettingstuding SAMSUNG in zhe meettingstuding SAMSUNG in zhe meetting会议中表达自己意见的要领会议中表达自己意见的要领 从重要部分说起从肯定性方面说起有逻辑地、简单地表达一句话表达一种想法思考发言提纲使听者能够理解使用切合业务的表达表达要领三、如何有效开会？三、如何有效开会？可以起到画龙点睛的作用；可以起到画龙点睛的作用；可以可以提纲挈领、理清次序提纲挈领、理清次序；可以清晰今天会议的重点；可以清晰今天会议的重点；9.开会需要总结开会需要总结三、如何有效开会？三、
25、如何有效开会？1、重要的会议应录音下来，使整理会议时有据可循；、重要的会议应录音下来，使整理会议时有据可循；2、除非有必要，定期召开的会议通常不用录音。因花费、除非有必要，定期召开的会议通常不用录音。因花费 时间录下的详细内容，可能毫无用武之地；时间录下的详细内容，可能毫无用武之地；3、大多数会议都应指定一位会议记录者。主席最好不要、大多数会议都应指定一位会议记录者。主席最好不要 兼职此工作，而最好由与会者轮流担任；兼职此工作，而最好由与会者轮流担任；4、会议记录者最好有一定的语言组织能力，使笔记流畅、会议记录者最好有一定的语言组织能力，使笔记流畅 易于了解，同时不失真；易于了解，同时不失真；
26、5、会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一、会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一 页纸的长度；页纸的长度；6、会议记录者应与主席共同修正会议记录错误的部分；、会议记录者应与主席共同修正会议记录错误的部分；7、将整理好的会议记录分发给各与会者。、将整理好的会议记录分发给各与会者。10.形成有效的会议纪要形成有效的会议纪要三、如何有效开会？三、如何有效开会？形成具体的任务检查、评价表，并对执行情况进行评分形成具体的任务检查、评价表，并对执行情况进行评分11.对会议中产生的任务进行监督和检查对会议中产生的任务进行监督和检查三、如何有效开会？三、如何有效开会？每次会议开始时至少花每次
27、会议开始时至少花10分钟的时间针对上次未完成的事分钟的时间针对上次未完成的事项进行分析检讨项进行分析检讨12.下一次开会对上一次未完成事项的衔接下一次开会对上一次未完成事项的衔接序号 重要事项及内容日常工作问题解决及协调事项：本部门工作改进及建议事项：系统规范、制度建设、团队打造等工作未来提升事项：需要上级支持、服务或其他部门配合及资源要求的事项：其他需要协助或改进的事项经理例会重要事项申报及相关资料提报表经理例会重要事项申报及相关资料提报表序号 重要解决或讨论事项 一日常工作中长时间未能有效解决或重复性的问题、或讨论事项、或协调事项：二管委会成员所管辖的、提出工作需要改进或建议的重要事项：三
28、公司系统规范、制度建设、团队打造等对公司未来发展有积极和建设性的提升、改善事项：四组织气氛营造、企业文化建设、员工士气激励、队伍凝聚力形成等提议或讨论事项：五基础管理建设（信息管理、数据管理、流程管理、6S管理等）的夯实与规范事项：管委会成员重要事项申报及相关资料提报表管委会成员重要事项申报及相关资料提报表维护日常事务工作计划基础管理补强事务计划制度与规范化管事务计划工作改善和提升工作计划 （三提升工作计划）有关人员与部门团队建设的工作计划其他工作计划（上司要求或部门协调要求、输出部门要求等）每月工作计划每月工作计划1.工作成效与未完成工作事项：2.未完成原因和下一步须采取的措施：3.证明工作
29、成效和存在不足的量化表格资料（需附件）4.后续工作改进的方向、措施和方法及需要支持的资源：5.其他 每月工作总结每月工作总结部门姓名 具体任务明细 第 周任务数完成数完成率完成质量备注：1、完成质量分四个等级：优秀5分；良好4分；及格2分；不合格0分；2、工作任务主要指：1）、若一项任务涉及到两个或两个以上的人员时，则此项考核列为主要人 员的任务，协助人员则不列入；2）、临时指派的任务。3、红颜色字体表示此任务未在规定的时间内完成。部门经理任务执行与完成情况评分表部门经理任务执行与完成情况评分表部门被评价人开会违纪次数周例会资料提报延误次数月度经营会提报资料及计划总结延误次数每周、每月提报资料
30、质量个人与部门提案改善有效个数每周执行力得分得分合计 每月管理人员考核评分每月管理人员考核评分填分说明：优秀填分说明：优秀-5分，较好分，较好4 4分，良好分，良好-3分，一般分，一般-2分，不足分，不足1 1分；分；部门周会部门周会1.会议内容 A.本周工作的完成情况、进度说明和相关总结 B.下周工作部署和安排 C.传达本周公司主要会议精神和公司的政策、要求、相关安排，对公司新的方案、制度等相 关文件进行学习与传达，做到部门全员知晓；D.对本部门存在的重点、难点问题展开探讨,本周工作中存在的问题、分析及改善措施；E.对本部门如何改进工作绩效的建议与方法；F.每周一次对部门表现优秀的人员进行表
31、扬、鼓励、赞美，引导大家向正面和积极的方向努力 G.每周一次对部门人员认识的转变和积极心态的提升等进行案例分享；H.其他临时性工作的完成情况说明 I.协调各部门工作进度，使公司的经营活动按照预期目标有序进行2.会议记录 A.由会议主持人制定人员做会议记录，一般情况下是文员或统计员 B.会议记录分别分发一份给直接上司和总经办（电子档）；C.各部门或车间将每周会议记录的电子档发给总经办黄辉存档，作为对部门工作内容与工作质 量检查、考核、评比的依据，也是超产奖分配和调薪、晋级的依据；D.会议记录由部门负责人进行核阅，要求全员了解会议内容后签字确认；E.各部门与会人员均应记录会议要点，与本身工作相关内
32、容应详记；品质周会品质周会1 会议准备：会议准备：A.营销部在每周四上午营销部在每周四上午11:00前将客户投诉与出货、安装调试发现的问题点统计表发送至品管部前将客户投诉与出货、安装调试发现的问题点统计表发送至品管部 B.品管部在每周下午品管部在每周下午13:30前对营销部的问题点前前对营销部的问题点前3项的不良原因分析、改善对策、责任部门、项的不良原因分析、改善对策、责任部门、责责 任人、完成时间填写完整且实施有效，每周四任人、完成时间填写完整且实施有效，每周四18:00前将上述报表传送至品管部；前将上述报表传送至品管部；C.品管部在每周三品管部在每周三14:00前将来料、制程、成品出货、安
33、装调试、客户投诉与退货等的品质周报前将来料、制程、成品出货、安装调试、客户投诉与退货等的品质周报 发送给参发送给参 加会议的部门负责人，利于在会议过程中快速、有效地解决问题；加会议的部门负责人，利于在会议过程中快速、有效地解决问题；D.参加会议的各相关部门负责人如有需要协商解决的品质问题或有效提升产品品质的建议也可直参加会议的各相关部门负责人如有需要协商解决的品质问题或有效提升产品品质的建议也可直 接发电子档的档的相关资料给品管部经理；接发电子档的档的相关资料给品管部经理；2 会议进行会议进行 A.会议过程以反馈品质问题、分析品质和解决品质问题为主，如果要做到预防品质问题，需会议过程以反馈品质
34、问题、分析品质和解决品质问题为主，如果要做到预防品质问题，需 要走书面的程序或文件加以落实并追踪实施效果；要走书面的程序或文件加以落实并追踪实施效果；B.会议中如遇复杂、疑难的技术或研发问题，可形成书面资料直接寻求技术专项解决；会议中如遇复杂、疑难的技术或研发问题，可形成书面资料直接寻求技术专项解决；C.会议资料必须以数据化和图表化的资料为主，以便有效确定出现品质的规律性问题；会议资料必须以数据化和图表化的资料为主，以便有效确定出现品质的规律性问题；D.对于涉及具体产品的品质问题，组织会议的人员必须带上对应的不良样品和对应的工艺图对于涉及具体产品的品质问题，组织会议的人员必须带上对应的不良样品
35、和对应的工艺图 纸、技术文件等；纸、技术文件等；6.3 会议记录会议记录 A.会议记录由品管部负责完成，并将会议记录的电子档分发给参会人员，抄送一份给总经办黄辉会议记录由品管部负责完成，并将会议记录的电子档分发给参会人员，抄送一份给总经办黄辉 B.对于品质会议中产生的任务要求按品质会议任务执行及完成情况评分表实施，对于连续两对于品质会议中产生的任务要求按品质会议任务执行及完成情况评分表实施，对于连续两 周未及时完成且无充分的理由者，将予以处罚；周未及时完成且无充分的理由者，将予以处罚；D.会议记录的发出不应超出会议结束后会议记录的发出不应超出会议结束后24小时；小时；446S项目推进组项目推进
36、组 1.微软公司的走廊会议 2.谷歌公司的站立会议 3.联想公司的罚站会议四、世界名企怎样开会？四、世界名企怎样开会？三星是如何开会的？三星是如何开会的？召开计划好会议召开计划好会议而不是即兴会议而不是即兴会议其一：为了提高会议效率，尽可能不召 开即兴会议 其二：如果一定要召开会议，则最大限度地 减少会议 其三：一旦决定召开会议，是否有能够与其 他会议合并或委托的方法三星是如何开会的？三星是如何开会的？必须召开的会议必须召开的会议 要高效率地召开要高效率地召开 第一个原则:确定不召开会议的工作日 第二个原则:将会议时间定为l小时，最多 不超过1个半小时第三个原则:将会议录整理成一张纸三星是如何
37、开会的？三星是如何开会的？第一：严格遵守时间 第二：会议材料中写明会议经费，去除不必要的浪费 第三：精选参加会议人员，缩小规模第四：明确会议目的 第五：事先分发会议资料 第六：不做“个人演讲”，积极发言，相互尊重所发表的意见第七：精简会议记录，做好保存和分发 通过评价会议来提升会议的质量通过评价会议来提升会议的质量会议评价方法会议评价方法在相应的数字上打上标记在相应的数字上打上标记 是是1 基本上是基本上是2 不是不是3会议准时开始会议准时开始会议提出了议案会议提出了议案参加者遵守基本规章参加者遵守基本规章所有人都参加了所有人都参加了会议很严肃、具有建设性会议很严肃、具有建设性会议获得了解决问
38、题的方法会议获得了解决问题的方法会议达到了目的会议达到了目的领导工作有成效领导工作有成效 会议评价是促成高效型会议的核心。对会议进行评价的最普遍方法就是由参与者进行评价。评价的最简单方法就是，在会议结束之后返回的同时进行反馈。会议评价方法示例49 各业务单元战略质询会XX业务单元战略规划业务单元战略规划他提出的这些战略设想是否真有新意？是否可行？这个业务单元/业务部的领导层的目标是不是够高？雄心够不够大？他对其业务单元或业务部短期内可采用的举措是否都已了解并做过分析？他对其自身的竞争优势以及该优势的来源是否了解透彻？他对其所处的行业可能出现的各种变化、发展是否都已经考虑周到？这个业务单元或业务部领导层是否真有能力来实施这个方案？他对提出的战略举措的实施时间表及资源需求是不是过于乐观？他似乎对规划的内容不了解，很明显这个规划不是他主持做的，而是由规划部门“代笔”的！怎样有效开会？（小结）怎样有效开会？（小结）一、凡会议，必准备二、凡会议，必有主题三、凡会议，必有纪律四、凡会议，会前必有议程五、凡会议，必有结果六、凡开会，必训练七、凡开会，必守时八、凡开会，必记录九、凡会后，必追踪
