1、行政管理职能（三）会务管理2015/1/16编号：行政-001 编制日期：2015/1/16第1版 修订日期：一、管理流程相关部门 人事行政部 相关领导二、管理规定1、 目的：为规范集团总部及各公司各类会议，统一会议管理模式，提高会议质量，确保会议精神的贯彻、执行，增强集团公司整体管理水平，特制定本制度。2、 适用范围：XXXX国际建设集团集团总部及所属各公司。3、职责： 3.1行政部门负责会议管理工作，所有重要会议要在集团领导批准后到行政部登记备案。3.2公司以上级别会务工作主要由行政部承办，其他部门主办或召集的会议，由各自主办单位负责，行政部给予适当协助。 3.3其他部门主办的会议资料除各
2、自存档外，须上报行政中心，便于对相关会议资料进行统一整理、立卷、存档。4、会议分类：4.1公司级以上会议（含）：主要包括总经理办公会、周工作例会、月工作例会、公司年终总结表彰大会、全体职工大会等，应分别报请集团总经理或公司总经理批准后，由行政部门负责组织召开。4.2专题会议：即涉及集团或各专业板块到全公司的政策、业务专项会议。比如：业务部门的重大商务投资会、资金计划会、资金平衡会、专项技术方案研讨会、重大人事任免研讨会等，由相关部门提出专项会议计划报副总裁或各公司总经理，批准后送行政部门备案，由会议召集部门负责会议通知、组织和实施并对会议纪要进行整理和存档。4.3部门工作会议：各部门召开的工作
3、例会，由各部门负责人决定召开并负责组织。4.4各类培训课程：由（集团）公司或相关部门组织的各类培训和学习课程。5、会议安排：5.1例会安排：为避免会议过多或重复，全公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例会规定的时间、地点、内容和汇报程序来组织召开。例行会议安排如下：5.1.1集团（公司）总经理办公会议此会议的举行时间为每周五上午9：00点，由集团高层管理人员参加，包括：副总裁、集团副总、各版块公司总经理、各中心总监及其他关键负责人，主要针对集团的重大事件进行研讨及决策，由此来宏观掌控公司的发展方向及管理目标。5.1.2集团（公司）周工作例会此会议的举行时间为每周六下午17：00，如有其它
4、变动行政中心将提前通知各部门。会议议程是：董事长工作指示或上一级会议精神传达；集团新的管理制度宣贯；上周工作总结；下周工作计划；需要其它部门配合或集团公司领导协调解决的事宜；对分管领导布署下周集团公司的整体工作计划及工作要求。每周五下午下班后（不得迟于晚上6点，安哥拉本地时间），各分公司及部门应将本周工作总结与下周工作计划报送至行政中心，由行政中心汇总后报总经理审阅。5.1.3集团（公司）月度工作例会此会议的举行时间为每月最后一个周六的下午17：00（平时的周例会时间），如有其它变动行政部将提前通知各部门。会议议程是：董事长工作指示或上一级会议精神传达；集团新的管理制度宣贯；各分公司及中心汇报
5、上月工作总结、下月工作重点及出现的需要其它部门配合或集团领导协调解决的事宜；总经理布署下月集团的整体及重点工作及会议总结。要求会议前一天下班前，各部门应将本月工作总结与下月工作计划汇至行政中心，由行政中心汇总后报总经理审阅。5.1.4集团（公司）年终总结表彰大会总结全年工作情况，布署下一年度工作任务，表彰奖励先进集体及个人。此项会议由行政中心具体组织实施。5.1.5 各部门周例会除集团（公司）周例会外，各分公司及部门每周至少要组织一次例会，会议自行组织与安排，会议时间不得与集团（公司）周例会时间冲突。5.1.6各专题会议相关分公司及部门根据实际工作需要不定期地召开，会议的内容主要是针对各专项工
6、作进行讨论、布署执行和总结。5.2其它会议安排凡涉及到多个分公司及部门负责人参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集部门应在召开前1-2天向总经理报批，批准后由行政部门进行统一安排，方可召开。5.3凡集团（公司）已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其它会议，组织部门应提前2天报总经理审批并报请行政中心调整会议计划，未经行政中心调整的，任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。5.4各部门工作例会必须服从公司的统一安排，各部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。5.5会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或
7、迟到，遇特殊情况须提前向直属总经理请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。6、会议的准备：6.1会议通知 行政中心（或相关行政部门）开会前需要做好会议地点预定，确定会议主题、议题、议程、内容、会议目标、参会人员，明确参会人员需准备的资料，并提前下发会议通知，确保参会人员知悉。6.2行政中心要提前做好会场布置，提前准备好电脑、投影仪、录音笔、激光笔等会议用品，并根据会议级别或性质准备好会议饮用水(茶水或矿泉水)或其他招待用品，制作和设置会标、桌签等。6.3指定会议记录员，会议过程中做好会议记录并留下音频记录。6.
8、4制作准备会议签到表，做好参会人员签到事项，核实参会人员迟到、缺席原因，登记于签到表处并反馈至会议组织者。6.5有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议，应由行政部提前做好投影设备连接调试工作，根据会议规模需使用音响设备的，由行政部提前做好音响调试安排；6.6上级重要领导检查指导、座谈性质会议及团体会等会议，公司应视情况准备果品和鲜花；6.7特别重大会议，应由行政部专人负责各项准备工作，具体包括以下内容：6.7.1会议议题、议程安排（应提前报交公司领导或主要参会者）；6.7.2会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发）；6.7.3会议场所布置；6.7.4会议服务人员的安排；6.7.5会议签
9、到；6.7.6会后事项安排。6.8会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作。6.9会议结束后需要清理会议室，关闭好门窗、电源，退还会议室钥匙。7、会议纪律7.1参会人员必须提前到场，不得无故迟到、早退（提前请假获批者除外）。迟到者，根据迟到时间在会场前进行等时的自我罚站。不得无故缺席会议，如确实有紧急情况，须提前请假，否则视为缺席，违者将视情节严重性予以10-25美元的处罚。7.2召开会议期间，与会人员须将手机关机或调成静音状态，不准接听电话，如有重要电话应向会议组织者请假后离场接听，以免影响会议效果。违者将予以25美元处罚。7.3会议期间要求集中精力、认真听取发言，不得交头接耳
10、开小会、大声喧哗或随意进出，不得做与工作无关的事情，应按次序发言，如有急需说明事项，应向会议组织者示意获准后发言，违者将予以10美元的处罚。7.4参会人员离场后须将自己随身物品及垃圾带走。8、其他规定：8.1应明确公司会议的目的，集团（公司）会议的终极目的是解决问题、提高效率，因此会议应明确主题，不开无边际的会议。同时加强会议精神、会议决策的落实、执行、监督检查。8.2与会者的发言要言简意骇，一般发言不可过长，会议组织者或主持人在开会时应予以明示。8.3参会人员要及时将会议精神转达给部门人员。8.4公司会议的会议纪要由行政中心派专人负责整理, 会议结束后48小时内提交会议纪要，并由相应分管领导
11、审阅签发，会议纪要要通过邮箱发给与会人员，必要时，报送上级领导、抄送相关部门、下发相关人员。其它会议由召集部门责成专人负责记录整理，由主管领导审阅签发并编号存档。8.5会议结束后行政部或其它会议组织部门负责将问题进行汇总、分类，并将会议中对各部门工作的要求进行整理、分类、上报、报送、下发。公司会议决定事项的督办、检查和追踪由行政部专人负责，根据规定的时间节点逐项跟进，并在下一次例会前将各部门完成情况报公司领导。9、附则：本制度由行政中心负责解释，如有未尽事宜，将按集团（公司）相关规定执行。 XXXX国际建设集团 二O一五年一月十六日附表：1、 会议议程模板2、 会议纪要模板3、 会议问题点反馈
12、及跟踪表4、 会议签到表模板 行政中心周例会会议议程模板一、 时间：二、 地点：三、 主持人：四、 会议议程：1、 经验分享环节（工作经验、生活经验、安全预防等）；2、 上周工作情况总结；3、 督导员对未按计划及要求完成工作的相关情况进行通报；4、 下周工作计划汇报；5、 领导工作点评；6、 重点工作分配，重大事项宣读； 会议纪要 编号：*会议议题：主办（单位）部门：会议时间：*年*月*日 08：00-12：00会议地点：会议主持： 记录人：参会人员： 纪要内容： 正文内容（宋体，小四，1.5倍行间距）附件（共 个附件）附件1：问题点反馈及跟踪表附件2：XXXXXXXX签发：*年*月*日报送：抄送：下发：共 * 页 第1页_会问题点反馈及跟踪表 序号日期问题会议记录原因分析及对策效果验证及问题关闭描述图片提出人员处理意见责任单位责任人回复或完成时间原因分析临时对策有效措施责任人关闭否关闭时间1234567891011_会议签到表序号姓 名职 务部 门签 名备注
