1、文件资料归档管理制度 为了更进一步规范本单位的文件资料管理, 完善文件资料的归档,实现我单位全方位规范化管理的需要,特制定本制度。 一、 文书类文件、资料的来源和范围 文件、资料的来源有两种：接收和发放。 1、 接收到文件时填写文件接收登记表和呈送领导批阅。2、 发放的文件填写文件发放登记表。 文件、资料的来源范围分为：本单位内部文件、集团公司文件和市、县等相关部门的外来文件。 二、 文件、资料归档的范围和归档分类 本单位文件、资料应归档分类和归档范围如下: 1、 党群类：本单位2、 行政管理类: 本单位对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要
2、等。 3、 经营管理类: 本单位年度规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。 4、 生产技术类: 劳动人事档案、劳动工资档案等。 4、政府类：政府下发至公司的各类文件。 5、 财务类: 各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。 6、 音像类: 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。 三、 文件、资料归档的编制及编号 公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合: 统一归类、“一案一号”、便利查阅和保管的原则。 1、 本单位所有应归档的文件、资料,一律为文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写合并来做编号之首。如：公司办公室的编号首为
3、FNB;总公司财务部发来的文件编号为SZC;燃气协会人事部发来文件为SWR。 2、本单位文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1行政 类; 2经营业务类; 3人事关类; 4政府类；5财务类; 6音像类。 3、本单位文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以年月日加十位进行归编。 4、归档的文件、资料应根据文档性质分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级,“B” 代表重要级,“C” 代表机密级。 “A”一般级文档包含: 公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。 “B”重要级文档包含:公司重要会议纪要
4、、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。 “C”机密级文档: 内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。 四、档案的保管、调阅与归还 1、巳归档的文件、资料,由办公室统一编号后交档案员保管。 2、 巳归档的文件、资料,由档案员负责填写文档管理登记表,并按分类进行存放和保管。注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。 3、 档案进行调阅时,须经主管领导批准后方可调阅。 4、 外单位调阅文件、资料档案, 须经主管领导批准后方可调阅,不经主管领导同意，不得复制或带走。 5、 档案归还时必须填写文档归还登记表。 五、归档保存期限 应根据本单位文件归档范围和保管期限表确定文件的保管期限。1、 永久保存：2、 长期保存：3、 短期保存： 六、 档案的销毁 1、 应定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。 2、 待销毁的文档由档案员填报文档销毁申请表,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。 3、 销毁文档须由两人以上共同完成,并填写文档销毁登记表。 七、 本单位涉及文档管理的工作人员必须严格遵照执行本制度。
