1、第一章 电算化会计概论教学目的与要求通过本章的学习，使学生认识企事业组织与会计信息系统之间的关系，掌握会计电算化的内涵、特征和意义，熟悉会计电算化的内容，熟悉会计电算化的任务与原则，了解我国会计电算化的发展历程。教学重点与难点本章的教学重点是会计电算化的内容，难点是会计电算化和传统手工会计的联系和区别。教学时数4个课时第一章 电算化会计概论第一节 企事业组织与会计信息系统会计信息系统存在于企事业组织，并服务于各个组织的经营管理需要，通过对特定组织各种交易和事项资料的搜集、处理、报告和分析，为组织和外部会计信息使用者提供相关信息，以使其作出正确的经营管理决策，完成其生存、发展和获利的管理目标。正
2、是从这个意义上出发，本节将着重从企事业组织与会计信息系统的关系上进行阐述，试图说明会计信息系统在企事业组织中的作用。一、企事业组织（一）企事业组织及其分类企事业组织是指由一定的人员和资源组成的群体，以实现特定的目标。例如，制造企业是工人、管理人员和生产资料的集合体，通过供应、制造与销售活动，满足客户对其产成品的需求，实现企业价值最大化的目标；学校是教师、学生和教学设备的组合，以提供各种教育与培训服务等等。在现实世界中，企事业组织的经营活动内容不同，规模大小不一，因而其种类也繁多。根据经营目的不同，企事业组织可划分为不同的类型。1企业企业是以获取经营利润为主要目的的组织，从经营活动的内容来看，企
3、业又包括制造企业、商业企业、服务企业等。其中，制造企业生产满足不同消费需要的有形产品，如食品加工厂。商业企业不生产产品，而是从事商品的采购与销售，如超市。服务企业为顾客提供无形和运输服务、中间服务，如航空公司、酒店等。2事业事业组织的种类与数目繁多，如医院、学校、社会团体等，但与企业不同的是其基本目的是提供公共性服务，而不是为追求利润的最大化。（二）企事业组织的管理功能会计信息系统存在于任何类型的企事业组织，也适用于任何类型的企事业组织，这一事实不因为会计操作手段的变化而改变。由于企业是数量最多和经营活动最复杂的组织，本书将着重讨论企业组织的会计信息系统。企业的营运活动是劳动者借助于劳动手段作
4、用于劳动对象的过程，它的营运活动离不开管理，因为构成企业系统的人财物和供产销必须加以合理配置、协调和控制，才能有机地结合起来，以实现企业的整体经营目标。管理活动是一个复杂的系统工程。一般来讲，各种企事业组织的管理活动包含以下几项基本功能：1计划计划是指预先规划为实现企业既定经营目标所需的长、短期行动方案或措施。广义的计划包括预测、决策和预算。计划是企事业组织生产经营的事前行为，在市场经济环境下，计划职能及其实现尤为重要。2执行执行是指合理地配置各种生产要素和人力资源，指挥各个经济环节与作业过程，协调各项资金最佳流动，借以完成各项预定计划或预算。3控制企事业组织的管理者不仅需要执行生产经营计划，
5、而且必须对生产经营计划的执行过程施以控制。控制是通过复查来进行的，复查是为了验证某项业务活动或整个经营活动的执行结果是否与管理人员的期望结果相一致。复查的结果不是改变预期就是改变业务活动或经营过程的执行，以便使实际的执行结果与预期保持一致。4评价通常管理人员要定期评价经营成果来考察业务活动及经营过程是否正在或已经实现组织的目标。评价是以计划为依据，分析考核业务活动或整个经营过程计划的实际执行情况，找出差距，查明原因，采取措施，纠正偏差，完成计划，实现计划的过程。（三）信息与管理1数据与信息数据是人们用符号化的方法对现实世界的记录，是用可鉴别的符号记录下来的现实世界中客观实体的属性值。数据表示的
6、是客观事实，是一种真实存在。例如，“20”是一项数据，但这一数据除了数字上的意义外，并不表示任何内容。信息是经过加工，具有一定涵义的、对决策有价值的数据。例如，“30”是一项数据，但这一数据除了数字上的意义外，并不表示任何内容，而“甲公司对乙公司的股权为30”对接收者是有意义的，接收者知道“30”是表示甲公司对乙公司的投资具有控股权或重大的影响能力这一属性值。由此可见，数据和信息是密不可分的，信息的表达以数据为基础，信息是数据的进一步加工和解释。从数据到信息的转化需要经过三个基本步骤：即数据输入、处理转化、信息输出。在输入步骤，经营活动的有关数据可能来自企事业组织的外部，也可能来自于企事业组织
7、的内部。无论是外部交易数据，还是内部事项数据，都将根据不同的使用目的加以处理转化为有用的管理信息。数据的输入、处理转化和输出过程，构成一个信息系统。所谓信息系统包括对有关交易和事项数据的搜集、存储、依据特定规则执行加工处理，以及输出满足特定目的相关信息。例如，企事业组织的会计数据处理过程就是一个重要的信息系统。信息系统又可分为人工处理系统和电算化处理系统。传统的信息系统基本上依赖人工执行数据输入、加工处理和信息输出。随着信息技术的发展，电算化信息系统日趋普及，并成为信息系统的主流。2信息与管理信息对企事业组织及其管理者有着十分重要的价值，因为在管理循环的每个步骤都需要应用相关与可靠的信息，如果
8、没有信息或者信息的质量欠佳，各级管理者就无法做出正确、有效的决策。信息在管理循环的各个步骤的作用表述如下：（1）从管理循环的计划功能而言，无论是中长期计划，还是短期计划，都是对未来的策划和预期，而对未来的任何策划与预期，都需要用有关产品的生产成本、销售价格、销售收入等方面的信息，这些信息又需要利用企业以往财务状况、经营成果和现金流量方面的信息。（2）从管理循环的执行功能而言，同样离不开信息。首先，计划执行过程是在计划信息的指导下进行的，为完成各项经营计划，管理人员需要应用各项预算信息、标准成本等；其次，管理循环的执行过程又是一个产生信息的过程，如计划执行状况的报告与分析，即是计划执行功能所需的
9、有用信息。（3）从管理循环的控制功能而言，既需要计划或预算信息，又需要生产经营的实际信息，更需要将计划或预算信息与实际经营信息相比较而揭示的差异信息。前馈控制、反馈控制和防护性控制均需要信息的支持。（4）从管理循环的评价功能而言，更是建立在相关信息的基础上的。只有如此，评价才有效，才权威。二、会计信息系统（一）会计信息系统的涵义会计信息系统是一个经济信息系统，这个系统对会计主体已经发生和预期发生的经济活动所产生的数据，通过科学的程序和方法，加工生成以财务信息为主的经济信息和相关的非财务信息，供主体内外两方面信息使用者用于经济决策和社会发展决策，并据以实行必要的控制，类似于其他任何信息系统，会计
10、信息系统同样包含输入、处理和输出三个基本构成要素。在输入环节，会计信息系统侧重确认企事业组织经营管理过程中所发生的内外部交易或事项数据，以判定其能否进入会计信息系统处理，以什么类项目反映，并且根据既定的会计准则、制度予以定量化记录和反映。在处理环节，已输入会计信息系统的数据必须经过诸如记录、分类、汇总等一系列的会计处理，方可把输入会计信息系统的数据转化为满足特定管理或其他需要的有用信息。在输出环节，把已经处理的会计信息按照既定的报告格式和时间传递给特定会计信息使用者，以满足他人在决策过程中对会计主体的各种信息需求。（二）会计信息的使用者会计信息系统的目标旨在提供会计信息。在现实生活中，与会计信
11、息提供者相对应，自然存在着会计信息使用者，会计信息的提供者和会计信息使用者构成会计信息的供需双方。会计信息使用者有内部使用者和外部使用者。1，内部使用者内部使用者主要是指企业内部的各阶层管理人员，上至总经理，下至各个生产班组长。内部使用者利用会计信息（包括财务会计信息和管理会计信息，尤其是管理会计信息），借以作为生产经营管理各种决策的重要依据。他们所处的地位不同，管理的范围不同，需要凭借会计信息作出的决策各异。比如，总经理需要有关供应、生产、销售、利润等方面的预算执行情况的全部信息；班组长却需要关于所属职工生产耗费与定额成本差异方面的信息，以利于对生产作业的控制。2外部使用者外部使用者是指企业
12、外部与企业有关利害关系的各方，包括股东、债权人、政府机构、供应商、客户、社会公众等各个方面。他们需要的是企业关于财务状况、经营成果及现金流量方面的会计信息，其获取会计信息的方式主要是通过资产负债表、利润表、现金流量表及其有关附表来实现的。当然，外部使用者由于和会计主体的利害关系不同，通过财务会计报告使用会计信息的侧重点也不同，如股东关心会计主体经营成果方面的信息，而债权人则更关注会计主体能否按期支付利息以及到期偿还借款本金的能力。（三）会计信息系统的目标与会计信息质量特征目标是信息系统的基本特征，会计信息系统也不例外。会计信息系统的目标是由会计信息使用者的需求决定的。会计信息系统的基本目标是向
13、会计主体内、外部众多的会计信息的使用者提供有用的会计信息。会计信息系统为实现其目标，就必须做到其所提供的信息在内容上和质量上是足以支持会计信息使用者决策行为的。具体阐述如下：在内容上，会计信息系统能够提供会计主体有关日常交易和事项的记录信息、管理决策信息和资产受托责任的信息。在质量上，因会计信息系统被区分为财务会计与管理会计两个子系统，二者的服务对象又不尽相同，所以，财务会计与管理会计在信息质量要求上亦是有别的。具体表现为，财务会计强调会计信息的真实性和完整性，而管理会计则更看重会计信息的及时性和决策相关性。（四）会计信息系统的构成如前所述，会计信息系统在会计学中被区分为财务会计与管理会计两个
14、子系统（或分支）。其中：财务会计统一以货币形式反映企业的经营活动，必须严格遵循会计准则，从凭证、账簿到报表，对有关资料逐步进行综合，要严格按照既定的会计程序进行，具有比较严密而稳定的结构。管理会计不同于财务会计，它主要是为企业内部改善经营管理提供有用信息，它在许多方面可以不受会计准则的约束，结构比较松散，领域更加广阔，方式方法也更加灵活多样。财务会计与管理会计是会计信息系统整体中的两个分支，二者的基本关系是同源、分流的。所谓“同源”是财务会计和管理会计的数据来源均依赖于“凭证系统”，无论是财务会计，还是管理会计，二者在信息收集方面均不独立于对方另搞一套。所谓“分流”是从“算账”这个环节开始，二
15、者在算账的内涵、外延及其方法上有所不同，但最终殊途同归，都在“报表系统”上汇合。三、会计信息系统在企事业组织中的作用（一）会计信息系统在企事业组织中的作用会计信息系统是企事业组织管理信息系统中惟一正式的子系统，也是一个重要的子系统。会计信息是企事业生产、管理决策中使用最多的信息，在现代组织决策中处于中心和主导地位。我们之所以倡导建立以会计为中心的企事业组织管理模式，是因为：企事业组织中的资源有物流、价值流和信息流之分，而在这些资源中会计是以货币的价值形式反映和监督企事业整个生产经营活过程的，因此，会计信息系统反映的内容涉及供产销每个环节，组织的每个部门及员工。会计从价值流的角度，既反映物流的静
16、态和动态变化，同时，也指导和协调物流过程和结果，其表现形式又是以信息的方式进行的。会计信息系统在企事业管理信息系统中的重要地位，是由它本身的特点决定的。（二）会计人员在会计信息系统中的作用会计人员是会计工作的主体，无论是在传统的会计信息系统中，还是在现代会计信息系统中，会计人员与会计信息系统之间有着密切的联系：1会计人员是会计信息系统的组成要素，是会计工作的主体。会计信息系统是由会计人员、会计法规与会计制度、会计操作手段、会计方法与程序、会计要素及其内容组成的有机整体。尽管随着社会经济环境与科学技术的进步，会计信息系统在不断的发展变化，但会计人员作为会计活动中的主体地位是始终没有改变的。2会计
17、人员是会计信息的管理者，在企事业组织中，采用什么的会计模式，如何运行，内部控制制度怎样建立，经济业务与会计事项如何确认，计量、记录、报告，都离不开会计人员的参与和工作。不仅如此，企事业各项经济活动及资源利用的绩效评价，经营管理，战略决策，成本控制，也与会计工作密不可分。由于会计人员在会计信息系统中的地位所决定，在未来知识经济和信息化社会中，会计核算、管理、决策面临着更加纷繁复杂、变化无常的环境，这就需要会计人员，在学习中实践，在实践中学习，不断提高自身的业务技能和专业素质，才能适应未来的学习化社会，发挥会计人员在会计信息系统中的主体作用。第二节 会计电算化的意义电算化会计是随着现代化信息技术的
18、发展而诞生的一门新兴的综合性、边缘性的学科。由于它和现代信息技术水平紧密相联，导致其在发展过程中的变化日新月异。从早些时候的“电子计算机在会计中的应用”，发展到后来的“会计电算化”，再到今天的“电算化会计信息系统”，乃至将来的“会计信息化”。那么，什么是会计电算化，会计电算化的特点是什么，为什么要开展会计电算化，这是在学习电算化会计时首先要解决的问题。一、会计电算化的涵义会计电算化是以电子计算机为主的，把电子信息技术应用到会计中的简称，是电子计算机代替人工记账、算账与报账，以及部分替代人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程。会计电算化是现代社会化大生产和新技术革命的必然产物，也是会计工作不
19、断进步与发展的需要。目前，电算化会计已成为融会计学、管理学、电子计算机技术、信息技术为一体的一门边缘学科。人们把会计学的这一新兴分工称为电算化会计，其主要任务是研究在会计实务中如何应用电子计算机及其对会计理论的影响，以便更好地发挥会计在经营管理中的职能作用。会计电算化是广大会计人员用电子计算机处理会计数据并生成会计信息的通俗、笼统的称呼，是会计工作现代化的重要标志。对会计电算化的理解是正确认识电算化会计的前提，为此，有必要搞清下述问题。（一）会计数据与会计信息数据是指从不同的来源和渠道取得的原始资料。一般来说，数据还不能作为人们判断、得出结论的可靠依据，数据包括数字数据与非数字数据。在会计工作
20、中，从不同的来源、渠道取得的各种原始会计资料称为会计数据，比如某日仓库的进货量、金额，某日某零件的生产量等等。会计信息与会计数据是两个紧密联系而又有着本质区别的概念。会计信息是通过对会计数据的处理而产生的，会计数据也只有按照一定的要求或需要进行加工处理，变成会计信息后才能满足管理的需要，为管理者所用。但会计数据与会计信息并没有截然的界限。有的会计资料对一些管理人员来说是会计信息，对另一些管理人员来说则需在此基础上进一步加工处理，才会成为会计信息。比如，某车间某月某部件的成本资料，对车间的管理员即是会计信息。但对企业领导来说，需要的是企业的成本资料，因此该部件的车间成本资料仅是会计数据，还需进一
21、步的处理。（二）会计数据处理会计数据处理是指对会计数据进行加工处理、生成管理所需会计信息的过程。其一般要经过采集、录入、传输、加工、存储、输出等环节。会计数据处理不仅包括为提供对外报表所进行的一系列记账、算账、报账等工作，而且还包括在此基础上为提供控制、预测、决策所需会计资料所进行的处理工作。会计数据处理是会计工作的重要内容之一，是进行其他会计工作和管理工作的基础。会计数据处理有手工处理、半手工处理、机械化处理、电子计算机处理四种处理方式。电子计算机处理是指应用电子计算机技术处理会计数据，这种处理方式是本书的主要讨论对象。（三）会计电算化“会计电算化”一词是1981年中国会计学会在长春市召开的
22、“财务、会计、成本应用电子计算机专题讨论会”上正式提出来的。是指将电子计算机技术应用到会计业务处理工作中，更具体地说，是指应用各种软件（主要指会计软件）指挥各种计算机设备替代中工完成，或完成在手工下很难完成，甚至无法完成的会计工作的过程，其是“电子计算机技术在会计工作中应用”的代名词。这是会计电算化的基本含义。（四）电算化会计随着计算机技术特别是计算机网络技术的飞速发展，人们已经不满足于使用计算机替代手工进行会计数据处理。面对瞬息万变的市场和顾客需求的五彩纷呈，企事业组织，尤其是企业必须具有迅速适应市场新机遇和客户新需求的能力。这种能力的形成需要建立一个在计算机基础上的，以会计系统为核心，集业
23、务处理、计划管理、资源管理、财务会计和人力资源管理于一体的集成化系统。这个系统是基于计算机网络的，服务于会计业务一体化的全新的会计信息系统，即电算化会计。从“会计电算化”到“电算化会计”绝不仅仅是一个概念的变化，而是一种理念的变化。它反映了人们对计算机系统与会计相结合的本质认识，从而为计算机技术、信息技术、网络技术在会计工作中发挥更大的作用奠定了坚实的思想和理论基础。二、会计电算化的特点会计电算化不仅是核算工具的变化，而且使传统的手工会计处理方式也产生了一系列的变化。下面通过手工会计与电算化会计的比较，明确电算化会计系统的特点。（一）手工会计和电算化会计的相同之处1目标一致无论是手工会计还是电
24、算化会计系统，最终目标仍然是全面、准确、及时地提供会计信息，加强经营管理，提高经济效益。2遵循会计基本理论和会计基本方法，遵守会计法规和会计准则会计理论是会计工作的指导思想，会计方法是会计工作的实践总结，会计电算化仍要遵循会计基本理论和会计基本方法。会计法规是会计工作的法律依据，会计准则是指导会计工作的规范，会计电算化理应在会计法规和会计准则的规范下实现。3会计工作要求相同（1）采集会计数据，编制记账凭证并记账；（2）对会计数据进行加工处理，如分类、计算、汇总、分配、转账，结账、检索和传递；（3）存储记录和相关数据；（4）定期编制出会计报表，满足各类管理部门与人员的信息需求；（5）保存会计档案
25、。会计档案是会计的重要历史资料，必须按照规定期限和要求妥善保管，并方便查阅与审查；（6）利用会计资料，进行会计预测、决策、预算、控制、评价的程序和方法。（二）手工会计和电算化会计的区别1计算工具不同手工处理使用的计算工具是算盘、计算器，电算化后主要是电子计算机。2处理速度、正确性与深度不同计算机处理数据的能力、速度是手工处理无法比拟的，而且只要硬件、软件工作正常，输入的数据正确，产生的结果必然正确。由于数据量多、计算工作量大等已不是电算化会计系统的主要矛盾；相反地可以充分利用计算机速度快的特点，为采用更科学的核算方法，更有效的数学模型与管理模型，从而及时获得更新、更丰富、更准确的会计信息提供了
26、便捷、有效的途径。3会计信息的存储介质不同手工会计的所有会计信息都以纸张为介质，电算化后会计数据的存储方式转变为以磁介质为主，纸介质为辅的形式。其优点是存取、传递速度快，占用空间小，成本低，检索、传递及再处理方便，容易复制与长期保存，数据内容不可见，必须使用专用设备及软件阅读，可以保留更丰富完整的会计信息。缺点是磁介质存储的数据文件容易复制、篡改与删除，并且不留痕迹，这就要求从硬件、软件上进行控制，制定有效的内部控制制度，以杜绝不应有的差错、舞弊与破坏。4账务处理程序不同手工处理是各单位根据本单位规模、数据量、业务特点、管理要求及核算的繁简程度等因素，确定一种账务处理程序。但无论是记账凭证账务
27、处理程序、科目汇总表账务处理程序或汇总记账凭证账务处理程序，都避免不了重复转抄会计数据，随之而来的是会计人员和处理环节的增多，若不加强内部牵制和相互核对，难免发生差错和弊端。电算化可以采用科学的账务处理程序，使整个会计数据处理过程分为输入、处理和输出三个环节，全部处理过程在软件自动控制下在机内迅速完成，需要的处理结果或任何中间资料，都可以通过打印或查询获得。这样就避免丁重复处：理，实现了“多式记账”，有利于会计工作标准化和规范化。5会计信息的变换方式不同在电算化会计环境下，企业的生产、销售、财务、人事等业务部门在网络环境下协同工作，所产生的各类信息存储于集成的数据库中，信息用户可以通过对数据库
28、的实时访问，获取自己所需要的数据；同样，会计系统也可主动通过In”anet把会计信息向企事业组织的内部网页上发布，通过Internet把信息向企事业组、织的外部网页上发布。电子联机实时报告将更具个性化、更便捷，的会计信息传递给会计信息使用者，以满足他们进行各种决策对会计信息的需要。6内部控制制度不同手工会计在长期的实践中，形成了一套行之有效的内部控制制度，从而保证了账证相符、账账相符和账实相符。电算化后，会计数据进入系统被自动、连续地处理，中间过程不需要人为干预，许多传统的控制程序失去了作用，由单纯的人工控制转变为人机控制。其主要控制点有：把好数据输入关，将非法数据排除在系统之外；处理中和处理
29、后应随时进行数据一致性检查，并通过操作员授权、提供运行标志，软件上采用容错、检错的纠错技术，重要处理前自动保留副本，数据定期备份、设置并控制运行状态等手段来加强内部控制，从而保证了系统的安全与可靠。7会计信息系统的设计方法不同从手工处理到会计电算化，会计数据处理的物质基础和应用环境发生了根本变化。因此，在电算化会计信息系统的设计中，记账方法的选用，会计科目的设置，凭证账簿格式的确定，核算过程的设计，会计报表的定义等，都应该从手工和计算机两方面综合考虑，并充分体现计算机数据处理的特点，科学地安排处理系统，而不能把电算化会计信息系统设计成手工会计系统的复制品。8会计工作的组织机构不同手工会计以核算
30、内容来设置会计岗位，一般来说，划分为出纳、财产物资核算、工资核算、成本费用核算、财务成果核算、资金核算、往来核算、总账报表等，它们之间通过信息资料的传递、交换建立联系，相互稽核牵制，使会计工作正常进行。电算化后，会计组织机构的划分以数据处理的不同形态为主要依据。一般设置数据收集、凭证编码、数据处理、信息分析、系统维护等部门或岗位。以数据形态来设置会计机构，使会计信息的提取和使用更适合现代化管理的要求。9会计人员的素质要求不同手工会计处理方式下的会计人员均为会计专业人员，只要具备会计专业知识，就能处理会计业务。电算化后会计人员的知识结构发生了根本变化，要求不但能精通会计专业知识，而且要熟悉计算机
31、软硬件，今后的会计人员必须是熟悉会计与计算机的两栖人才。三、会计电算化的意义我国会计电算化的迅速发展和普及，对会计改革的顺利实施起到了重要作用，使会计工作发生了巨大的变化。具体讲，会计电算化的意义如下：（一）减轻了会计人员的工作强度，提高了会计工作的效率实现会计电算化后，只要将原始凭证或记账凭证输入电子计算机，大量的数据计算、分类、存储等工作，都可由计算机自动完成。不仅可把广大会计人员从繁重的记账、算账、报账工作中解放出来，而且由于电子计算机的计算速度是手工的几十倍、几百倍，因而大大提高了会计工作的效率，使会计信息的提供更加及时。（二）促进了会计I作的规范化，提高了会计工作的质量由于在电子计算
32、机应用中，对会计数据来源提出了一系列规范化的要求，在很大程度上解决了手工操作中不规范、易出错、易疏漏等问题。因此，促使会计基础工作规范化程度不断提高，使会计工作的质量得到进一步保证。（三）促进了会计工作职能的转变，提高了会计人员的素质采用计算机后，提高了会计工作效率，会计人员可以有更多的时间和精力参与经营管理，从而促进了会计工作职能的转变。同时，无论从主观愿望，还是客观要求，都要求会计人员努力学习，不断提高自身业务素质。（四）为整个管理工作现代化奠定了基础据统计，会计信息约占企业管理信息的6070，而且多是综合性的指标。实现会计电算化后，就为企业管理手段现代化奠定了重要的基础，就可以带动或加速
33、企业管理现代化的实现。（五）促进会计自身的不断发展会计电算化不仅仅是会计核算手段的变革，还必将对会计核算的方式、内容、方法、会计核算资料的保存，以及会计理论等产生重大的影响。在手工方式下，复杂的计算方法往往很难或很少应用，而这些方法往往更能客观地反映实际财务状况，实现会计电算化后，复杂的计算方法已不再是什么难题了；同时那些繁琐、人们不易记忆的运算条件也都由计算机来自动判断，设计会计制度不再需要考虑会计核算方法的简化了。第三节 会计电算化的内容随着会计电算化事业的发展，会计电算化的内涵日益丰富，内容更加广泛，可以从不同的角度进行归纳。会计电算化的内容有广义和狭义之分。一、广义会计电算化的内容（一
34、）会计电算化的组织组织工作是一切工作的重要内容，对会计电算化也不例外。会计电算化的组织工作主要包括单位会计电算化机构的设置、会计电算化宏观管理体制的建立、电算化会计信息系统队伍的组织。单位组织机构的设置主要是指根据单位的总体情况和计算机的应用情况，按效率、效益的原则，调整和设置单位的机构与岗位及职责的划分；会计电算化宏观管理体制的建立主要指负责会计电算化宏观管理的机构设置及职责的划分；电算化会计信息系统队伍的组织主要指为建立电算化会计信息系统而组建的实施小组的组织。（二）会计电算化的规划会计电算化是一项庞大的系统工程，做好规划是搞好会计电算化工作的重要手段和保证。会计电算化规划可分为单位会计电
35、算化规划、会计电算化的宏观发展规划及电算化会计信息系统实施计划。单位会计电算化规划是指一个单位确定近几年单位会计电算化应达到的目标及为分步实现这个目标所做的安排，会计电算化的宏观发展规划由财政部门及各行业主管部门制定；其主要是为促进会计电算化事业的发展，而制定的国家、地区、行业的会计电算化工作目标、发展方向及实施办法。电算化会计信息系统的实施计划主要是指为建立电算化会计信息系统所作的安排（三）电算化会计信息系统的建立电算化会讨信息系统的建立是指建立电算化会计信息系统的全过程，包括实施队伍的组织、硬件的购置、系统软件的配置、会计软件的取得（开发、购买）、新旧系统的转换等内容。实施队伍的组织一般是
36、指组建一个负责系统建立工作的实施小组。硬件及系统软件的配置主要是指根据规划及实施计划的要求，配置将建立的电算化会计信息系统所需的计算机硬件及相应的系统软件。会计软件的取得主要是指取得开展会计电算化工作所需的会计软件，主要有开发、购买等取得方式。新旧系统的转换主要是指旧系统向新系统过渡过程。包括新旧系统的并行运行，进一步检查建立的新系统的正确性、安全性、可靠性；旧系统向新系统的转换等内容。（四）电算化会计信息系统的管理电算化会计信息系统的管理主要是指怎样运行、怎样更好地运行已建立的计算机系统和怎样保证计算机系统的安全、正常运行。一般来说，主要包括以下内容：电算化会计信息系统的人员管理、使用管理、
37、维护管理、档案管理、财务管理。（五）会计电算化人才培训会计电算化是一项高技术的工作，其不仅需要会计、计算机的专门人才，也需要既懂会计，也懂计算机技术的两栖人才。当前，我国严重缺乏这些人才，搞好会计电算化人才的培训是当务之急。会计电算化人才的培训主要是多渠道、多方式、多快好省地培训各种急需人才。（六）会计制度的建设现行的财务、会计制度主要是以手工核算为基础的，电算化后，不仅使核算手段发生了重大变化，而且还改变了大量的手工处理习惯和方法，对单位会计管理的方法、程序、核算体系产生巨大的影响。制定的会计制度需要考虑会计电算化的要求，作出相应的变动。加强会计制度的建设是会计电算化宏观管理的重要内容。二、
38、狭义会计电算化的内容（一）会计核算电算化会计核算电算化是会计电算化的第一个阶段，在这一阶段完成的任务主要包括：设置会计科目、填制会计凭证、登记会计账簿、进行成本计算、编制会计报表等。会计核算电算化主要是指这几个方面运用会计核算软件，实现会计数据处理电算化。1设置会计科目电算化设置会计科目电算化是通过会计核算软件的初始化功能实现的初始化功能是在软件开始正式投入使用时运用的，除了输入总分类及明细分类会计科目名称和编码外，还要输入会计核算所必需的期初数字及有关资料；计算有关指标需要的各种比例；选择会计核算方法，包括借贷记账法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等；定义自动转账凭证；输入操作
39、人员岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等。2填制会计凭证电算化会计凭证包括原始凭证和记账凭证，对这两类凭证的处理方法，在各个会计核算软件中是不同的。记账凭证是根据审核无误的原始凭证登记的，有的会计软件是要求会计人员手工填制好记账凭证，再由操作人员输入电子计算机；有的会计软件是要求会计人员根据原始凭证，直接在计算机屏幕上填制记账凭证；有的会计软件是要求会计人员直接将原始凭证输入电子计算机，由计算机根据输入的原始凭证数据自动编制记账凭证。前两种方法比较接近，区别只在一个是输入已经手工写好的记账凭证，一个是边输人边做记账凭证，但都是把记账凭证输入电子计算机。而最后一种方法与前两种有很
40、大的差别，它不是由人工来做记账凭证的。3登记会计账簿电算化会计电算化后，登记会计账簿一般分两个步骤进行，首先是由计算机根据会计凭证自动登记机内账簿，其次是把机内会计账簿打印输出。1996年财政部发布的会计基础工作规范考虑到了电算化的要求，对电算化条件下登记会计账簿做出了规范，改变了过去设计制度时主要考虑手工方式操作的作法。4成本计算电算化根据账簿记录，对经营过程中发生的采购费用、生产费用、销售费用和管理费用，进行成本核算，是会计核算的一项重要任务。在会计软件中，成本计算是由计算机根据机内上述费用，按照会计制度规定的方法自动进行的。许多商品化会计软件提供了多种成本计算方法供用户使用，定点开发会计
41、软件提供的成本计算方法，则相对少一些。5编制会计报表电算化编制会计报表工作，在通用会计软件中都是由计算机自动进行的，一般都有一个可由用户自行定义报表的报表生成功能模块，它可以定义报表的格式和数据来源等内容，这样无论报表如何变化也都可以适应。但是在各个会计软件中，这个功能模块的开发水平有很大的差别，有的灵活性比较强，有的则比较差。（二）会计管理电算化会计管理电算化是在会计核算电算化的基础上，利用会计核算提供的数据和其他有关数据，借助计算机会计管理软件提供的功能和信息，帮助会计人员合理地筹措和运用资金、节约生产成本和经费开支、提高经济效益。会计管理电算化主要有以下几项任务。1进行会计预测根据计算机
42、内存储的会计核算历史数据，并按照现有条件和要求，在会计管理软件的指挥下，补充输入计算机一部分数据，并选定预测方法后由计算机进行预测和输出预测结果。2编制财务计划财务计划是会计预测的系统化和具体化，可由计算机自动完成，编制计划的方法需要事先在会计管理软件中加以定义。3进行会计控制主要通过成本控制软件和责任会计软件来实现，这两个软件是会计管理软件的两个部分，都需要会计核算软件提供详细的数据。4开展会计分析采用会计管理软件分析和评价计划的完成情况，找出差距和努力的方向。（三）会计决策电算化会计决策电算化是会计电算化的最高阶段，在这个阶段由会计辅助决策支持软件来完成决策工作。会计决策软件根据会计预测的
43、结果，对产品销售和订价、生产、成本、资金和企业经营等内容进行决策并输出决策结果。第四节 会计电算化的任务与原则一、会计电算化的任务概括地说，会计电算化的任务就是通过会计核算、分析、决策手段的现代化，提高会计工作的地位，实现会计工作的现代化，进而促进微观和宏观管理的现代化，为提高宏观和微观经济效益服务。具体说来，包括以下几方面：（一）通过核算手段的现代化，使广大财会人员从繁重的手工操作中解脱出来，参与经营决策会计电算化，首先就是使财会人员从繁重的核算工作中解脱出来，减轻工作量。这样，许多经验丰富的会计人员，从繁杂的核算工作中解脱出来，充分利用他们的经验与知识，为企事业单位的管理出谋划策。（二）利
44、用计算机的优势，及时、精确、灵活、有效地利用会计信息，为会计参与经营、参与决策提供竖实的基础首先，会计电算化可利用计算机运行速度快、处理精确度高、存贮量大、处理方便、灵活、能连续工作、多台计算机联网可实现实时处理等特点，改变手工状态下，受人的阅读速度、记录速度和运算速度的制约，反馈会计信息慢的状况，改变在会计人员有限的情况下，为了按时结账、上报报表，简化核算方法和核算内容，降低提供信息精度的作法，从而使从根本上改善会计工作提供会计信息的精确度，数量，及时性成为可能。其次，并非所有管理人员都精通会计业务，但他们需要会计工作提供大量的管理信息。会计电算化后，即可利用计算机提供的查询、排序、检索等功
45、能，灵活提供会计信息，并可利用计算机的优势，将同样的数据以不同的形式提供给管理者，为管理服务。由此可见，会计电算化后，我们可利用计算机提供精确、及时、大量的会计信息，为会计参与经营、参与决策服务。（三）通过核算手段和分析决策手段的电算化，使会计的两个分支财务会计与管理会计更有效、更高效率地相互结合、互相补充，充分地发挥令计参与经营、参与决策的作用，推动会计向管理型会计的转变首先，会计屯算化后，会计人员可利用计算机的优势，采用各种管理会计的方法，对原有的会计数据进行灵活的处理，生成各种管理所需的信息，例如，实行责任会计，往往需要会计人员登记两套账，在手工方式下，近乎不可能。电算化后，只要软件设计
46、得当，登记一套账，生成两套数据不成问题。其次，会计电算化能使广大会计人员从繁重的手工操作中和日常的事务性工作中解脱出来，可利用电算化会计系统提供的各种管理信息，积极参与决策、参与经营。、（四）实现会计电算化，促进微观管理和宏观管理的现代化管理现代化要求管理手段现代化、管理方法定量化、管理组织合理化和管理思想现代化。会计工作是经济管理工作的重要组成部分，会计电算化在管理现代化中有着特殊的作用。首先，会计电算化有助于推动企业管理现代化。在现代社会中，企业不仅需要提高生产技术水平，而且还需要实现管理的现代化，借以提高经济效益，使自己在市场竞争中立于不败之地。会计工作是企业管理工作的重要组成部分，会计
47、电算化在企业管理现代化中有着特殊的作用。这不仅有助于推动管理手段的现代化，而且也有利于各种现代管理方法的应用，还有利于管理组织机构的合理化。其次，会计电算化有助于推动宏观管理的现代化。由于企事业单位的会计部门是宏观管理信息的主要来源之一，且在国家各项方针、政策的制定、贯彻执行中起着监督与保证作用，所以会计工作是一切宏观经济管理的基础。因此会计电算化在宏观管理现代化中能起到巨大的推动作用。二、开展会计电算化的原则会计电算化的主要目的是，通过核算手段的现代化，提高会计信息搜集、整理、反馈的灵敏度和准确度；通过会计管理决策手段的现代化，提高会计的分析决策能力，从而更好地发挥会计参与管理、参与决策的职
48、能，为提高现代化管理水平和提高经济效益服务。因而开展一切会计电算化工作都要以提高经济管理水平和经济效益为中心。一般来说，在开展会计电算化工作中应遵循以下几项基本原则：（一）致用原则无论是会计核算电算化系统，还是会计管理电算化系统，最终都要输出信息，如果输出的信息不能为经济管理部门所用，则是无效信息，不能产生效益。单纯的装点门面，或为应付上级检查、评比，就不能真正搞好会计电算化。（二）需要与可能相结合的原则会计电算化工作要耗费一定的人、财、物，而经济管理的要求是无限的。因此，现有条件下不可能都满足这些要求。所以，开展会计电算化工作首先要考虑到承受能力、耗费和效益的对比情况。包括三个方面：一是经济上是否可行；二是技术上能否实现；三是现有管理水平是否跟得上，主要指组织工作和会计基础工作。（三）最佳效奉原则在我国目前的情况下，许多单位无论在技术上，还是管理水平上，还不存在开发一个完整的计算机会计信息系统的条件。我们认为，一般单位不宜过分的追求系统全面的电算化，要切实结合自己的需要，有选择、有重点的开发，要
