1、第第4章章Excel 2010电子表格处理软件电子表格处理软件目录 4.1 Excel 2010概述 4.2 工作簿和工作表基本操作 4.3 数据输入 4.4 单元格编辑与格式设置 4.5 公式与函数 4.6 图表 4.7 数据管理与分析 4.8 打印 4.1.1 Excel 2010的启动和退出的启动和退出1启动的常用方法启动的常用方法(1)单击“开始”“所有程序”“Microsoft Office”“Microsoft Excel 2010”命令。(2)双击桌面上“Microsoft Excel 2010”的快捷方式图标。(3)在任意位置空白处，单击鼠标右键，然后在弹出的快捷菜单中单击“新
2、建”“Microsoft Excel工作表”命令，将产生一个相关文件，最后双击其图标。2退出的常用方法退出的常用方法(1)单击Excel窗口标题栏右上角的（“关闭”）按钮。(2)单击功能区的“文件”标签下的“退出”命令。(3)按键盘上的快捷键“Alt+F4”。当用户退出时，若当前文件还没有保存，将弹出一个对话框，提示是否保存对其的更改。4.1.2 Excel 2010的工作界面的工作界面 当启动Microsoft Excel 2010时，界面显示如图所示的窗口。该窗口一般由标题栏、功能区、编辑栏、工作表格区、工作表标签、工作簿窗口滚动条等组成。4.1.3 Excel 2010的基本概念的基本概
3、念1工作表工作表工作表是工作簿窗口中由暗灰色的横竖线组成的表格，是存储和处理数据最重要的部分。使用工作表可以对数据进行组织和分析，可以同时在多张工作表上输入并编辑数据，并且可以对来自不同工作表的数据进行汇总计算。2工作簿工作簿工作簿就是报表文件，它的文件扩展名为xlsx。工作簿中的每一张表格称为一个工作表。在默认情况下，1个工作簿包含3个工作表，用户可以根据需要增减。工作薄就如同活页夹，工作表如同其中的一张张活页纸。3单元格单元格单元格是表格中行与列的交叉部分，它是组成表格的最小单位，也是最基本的存储单元。单个数据的输入和修改都是在单元格中进行的。任意时刻工作表中有且只有一个单元格是激活的，用
4、户的所有操作都是针对它进行的，我们把它称之为“活动单元格”。4单元格区域单元格区域单元格区域是单个单元格或者多个单元格组成的区域或者整行或者整列等。例如：E4：H9表示以E4单元格和H9单元格为对角的一片连续矩形区域。4.2.1 Excel 2010中的选择中的选择1选择一个单元格选择一个单元格2选择连续的单元格区域选择连续的单元格区域3选择不连续的单元格或单元格区域选择不连续的单元格或单元格区域4选择行或列选择行或列5选择整个工作表选择整个工作表6取消单元格的选择。取消单元格的选择。4.2.2工作簿基本操作工作簿基本操作1新建工作簿的常用方法新建工作簿的常用方法2保存工作簿的常用方法保存工作
5、簿的常用方法3打开工作簿的常用方法打开工作簿的常用方法4关闭工作簿的常用方法关闭工作簿的常用方法4.2.3 工作表基本操作工作表基本操作1工作表插入和删除的常用方法工作表插入和删除的常用方法(1)插入：(2)删除：2工作表复制和移动的常用方法工作表复制和移动的常用方法(1)复制：同一个工作簿中：不同的工作簿中：(2)移动：同一个工作簿中：不同的工作簿中：3工作表的重命名的常用方法工作表的重命名的常用方法4工作表保护的常用方法工作表保护的常用方法【例例4-1】4.3.1 Excel数据类型数据类型在工作表的当前单元格中可输入两种数据：常量和公式。常量包括数值类型、文本类型、日期时间类型和逻辑类型
6、等。1.数值类型数值类型在Excel中，数值类型数据包括09中的数字以及含有正号、负号、货币符号、百分号等任一种符号的数据。2.文文本类型本类型在Excel中，文本类型数据包括汉字、英文字母、空格等，它们就是说明性，解释性的数据。3.日期时间类型日期时间类型在Excel中，日期时间类型数据包括09中的数字以及“/”、“-”和“：”连接符号。它们表示日期和时间。日期的默认格式是“mm/dd/yyyy”，其中mm表示月份，dd表示日期，yyyy表示年度；时间的默认格式是“hh：mm：ss+空格+am/pm”，其中表示hh小时，mm表示分钟，ss表示秒数，若采用12小时制am表示上午，pm表示下午。
7、4.逻辑类型逻辑类型在Excel中，逻辑值是判断条件或表达式的结果，常用的判别符号有“=”、“”、“=”、“”、“大于A2C3 False大于等于号=大于等于A2=C3 False小于号 小于A2C3 True小于等于号=小于等于A2=C3 True不等号 不等于A2C3 True3文本连接运算符文本连接运算符&，用它可以将不同的文本连接成新的文本。例如：在C5单元格输入“大”，在D8单元格输入“学”，在A3单元格输入“C5&D8”，回车后A3单元格中的内容为“大学”。引用运算符优先级相同，按至左向右结合。4引用运算符引用运算符引用运算符优先级相同，按至左向右结合，如表4-6所示。优先级符号功
8、能示例1冒号：生成对两个引用之间的所有单元格的引用A2：C7表示以A2单元格和C7单元格为对角的一片连续矩形区域。逗号，将多个引用合并为一个引用A4：B8，C2：E3相当于A4：B8和C2：E3两片单元格区域。空格 生成对两个引用共同的单元格的引用D2：F5 B4：D5相当于D4：D5。优先级运算符优先级运算符1：5-，6&空格7=2%3=4/=5+表表4-7 优先级优先级优先级相同的，按至左向右结合。4.5.3 引用单元格引用单元格在公式中很少输入常量，最常用到的就是引用单元格，单元格的引用方式分为以下几类：1相对引用相对引用相对引用的地址是单元格的相对位置。当公式所在单元格的地址发生变化时
9、，公式中引用的单元格的地址也随之发生变化。2绝对引用绝对引用绝对引用的地址是单元格的绝对位置。它不随单元格地址的变化而变化。绝对引用的地址是在单元格的行号和列标前面加上“$”。3混合引用混合引用混合引用是指行和列采用不同的引用方式。例如$C9:E$4。当要引用其他工作表的单元格时应使用“!”，例如在Sheet2中引用Sheet1中的C9单元格，则应写成“Sheet1!C9”。如果是引用其他工作簿中的工作表，则需在最前面加上工作簿的名称。4单元格区域命名单元格区域命名 快速定义名称：选择单元格区域，再单击编辑栏左端的名称框，输入名称，以后在公式中可直接使用。将现有行或列标题转换为名称：首先选择要
10、命名的区域，必须包括行或列标题，然后单击功能区的“公式”的标签，在“定义的名称”选项组中选择“根据所选内容创建”命令，将弹出如图4-35所示的对话框进行设置。使用新名称对话框定义名称：单击功能区的“公式”的标签，在“定义的名称”选项组中选择“定义名称”命令，将弹出如图4-36所示的对话框进行设置。【例例4-7】4.5.4 插入函数插入函数1常用函数常用函数函数是一类特殊的、系统预编辑好的公式。主要用于处理简单的四则运算不能处理的算法，是为解决那些复杂计算需求而提供的一种预置算法。函数名功能SUM计算机单元格区域中所有数值的和。SUMIF对指定单元格区域中符合指定条件的值求和SUMIFS对指定单
11、元格区域中满足多个条件的单元格求和VLOOKUP搜索表区域首列满足条件的元素，确定待检索单元格在区域中的行序号，再进一步返回选定单元格的值。AVERAGE返回其参数的算术平均值。AVERAGEIF对指定区域中满足给定条件的所有单元格中的数值求算术平均值。AVERAGEIFS对指定区域中满足多个条件的所有单元格中的数值求算术平均值。MID从文本字符串中的指定位置开始返回特定个数的字符。ROUND将指定数值按指定的位数进行四舍五入。INT将数值向下舍入到最接近的整数。MAX返回一组数值中的最大值，忽略逻辑值及文本。MIN返回一组数值中的最小值，忽略逻辑值及文本。COUNT计算包含数字的单元格以及参
12、数列表中的数字的个数。IF判断一个条件是否满足，如果满足返回一个值，如果不满足则返回另一个值。SIN返回给定角度的正弦值RANK返回某数字在一列数字中相对于其它数值的大小排位表表4-8 常用函数常用函数2函数的输入函数的输入(1)键盘直接输入：选择存放结果的单元格，在其中先输入“”，然后输入函数名及相关参数。(2)使用“插入函数”对话框：选择存放结果的单元格，然后单击功能区的“公式”的标签，在“函数库”选项组中选择“插入函数”命令，将弹出如图4-38所示的对话框进行设置。【例例4-8】4.6.1 Excel图表结构图表结构图表是将单元格中的数据以各种统计图表的形式显示出来。在创建图表前，我们先
13、来认识一下图表的结构。图表由许多部分组成，每一部分就是一个图表项，如图表区、绘图区、标题、坐标轴、数据系列、图例等，如图4-41所示。4.6.2 Excel图表类型图表类型1常用图表常用图表利用 Excel 2010 可以创建各种类型的图表，帮助我们以多种方式表示工作表中的数据，如图4-42所示。常用各图表类型的作用如下，其他图表中包括股价图、曲面图、圆环图、气泡图和雷达图。迷你图迷你图由于分析数据时，常常用图表的形式来直观展示，有时图线过多，容易出现重叠，现在可以在单元格中插入迷你图来更清楚的展示。迷你图是Excel 2010中的一个新功能，如图4-43所示。它是插入到工作表单元格中的微型图
14、表，因此，可以在单元格中输入文本并使用迷你图作为其背景。4.6.3创建图表创建图表Excel中的图表主要有两种：嵌入图表和独立图表。前者是把创建图表的数据源放置在同一张工作表上，打印时同时打印。后者是一张独立的图表工作表，打印时与数据表分开打印。默认情况下，图表作为嵌入的形式放在包含数据的工作表上。如果要创建独立图表，可以更改其位置，单独放在一个空工作表中。【例例4-9】4.6.4编辑图表编辑图表图表创建后，我们还可以根据需要进一步对其进行修改，使其更加美观和丰富。通过图表工具中的设计、布局和格式标签进行设置，编辑图表主要包括如下功能：更改图表类型 修改图表数据 设置图表布局和样式 添加标签
15、设置坐标轴 修改背景【例例4-10】4.7.1 排序排序排序就是根据工作表内容中的一列或几列数据的大小，对各个记录进行重新排列顺序。排序分为升序和降序。可进行排序的数据类型有：数值类型、文本类型、逻辑类型和日期和时间类型。1简单排序简单排序它只按一个关键字段排序。方法是选择要排序的列中的任意单元格，然后单击功能区的“开始”的标签，在“编辑”选项组中选择“排序和筛选”命令下的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“升序”或“降序”命令进行记录的快速排序。也可单击功能区的“数据”的标签，在“排序和筛选”选项组中单击（“升序”）按钮或（“降序”）按钮进行记录的排序。2复杂排序复杂排序它按若干个关键字段排序
16、，可以利用对话框操作方法来解决，单击功能区的“数据”的标签，在“排序和筛选”选项组中单击排序按钮，在弹出的对话框中进行记录的排序。还可通过下面这个例题中介绍的方法进行复杂排序。【例例4-11】4.7.2 筛选筛选使用筛选命令可以只显示满足指定条件的那些记录，不满足条件的记录暂时隐藏起来。它具有查找的功能。这对于一个大型的数据库而言，此功能是很有用的。系统提供了“自动筛选”和“高级筛选”两种。下面这个例题是进行“自动筛选”，“高级筛选”将在实验指导书中进行详细介绍。单击功能区的“数据”的标签，在“排序和筛选”选项组中单击筛选按钮，此时在每个标题列右侧多了一个下拉按钮。还可通过下面这个例题中介绍的
17、方法进行筛选。【例例4-12】4.7.3 分类汇总分类汇总分类汇总就是把某一个关键字段的相同数据汇总在一起。使用分类汇总命令之前，应对关键字段进行排序，使关键字段相同的数据记录可以连续访问。当工作表套用表格格式时会创建列表，这时是不能对列表进行分类汇总的，可先把列表转化为普通的数据区域，然后就可以进行分类汇总了。【例例4-13】4.7.4 数据透视表数据透视表数据透视表的功能，就是将排序、筛选和分类汇总三个过程结合在一起，对表格中的数据或来自于外部数据库的数据进行重新组织生成新的表格，使人们从不同的角度观察到有用的信息。由于数据透视表是对数据进行分析的，因此数据透视表中的数据是只读的。【例例4
18、-14】4.7.5 合并计算合并计算合并计算是指可以通过合并计算的方法来汇总一个或多个源区中的数据。Excel提供了两种合并计算的方法。一是通过位置，相同位置的数据进行汇总。二是通过分类，当没有相同的布局时，则采用分类方式进行汇总。【例例4-15】4.8.1 设置打印区域设置打印区域1打印区域在默认情况下，执行“打印”命令，会打印当前工作表中所有非空单元格中的内容。有时，我们可能仅仅需要打印当前Excel工作表中的一部分内容，而非所有内容。此时，可以为当前Excel工作表设置打印区域，2分页如果用户要打印的工作表很大时，不但长度超过一页，而且宽度也超过纸张的宽度，系统自动在水平方向和垂直方向插
19、入分页符，显示为一条虚线，表示工作表从这条线的位置自动分页。但有时用户并不想用这种固定的分页方式，而是希望某些行（或某些列）放在新的一页，这就需要采用人工分页方法。4.8.2 页面设置页面设置打印报表之前，我们可以通过如图4-75所示的“页面布局”标签下的“页面设置”选项组中的相关按钮进行操作，设置纸张的大小、起始页码、打印方向、页边距、打印顺序、页眉和页脚等。【例例4-16】4.8.3 预览与打印预览与打印1打印预览打印预览打印预览是在打印之前浏览工作表的打印效果，以便于对打印格式和内容的进一步调整，避免造成纸张和时间的浪费。可通过以下方法打开“打印预览”功能。首先激活需进行打印预览的工作表
20、，单击功能区的“文件”的标签下的“打印”命令，将进入到打印预览窗口。当报表太宽或太长时，系统会自动在水平方向或垂直方向分页。这样的话，除了第一页，其它页上都没有行标题或列标题。通过进行一些相关的设置，可以使其它页也显示指定的信息，方便报表的查看。【例例4-17】2打印打印当页面设置好或使用系统默认的设置后，需要将工作表内的文字和图片等可见数据，通过打印机输出时，可通过以下方法进行。首先激活需进行打印的工作表，单击功能区的“文件”的标签下的“打印”命令，将进入到如图4-81所示的窗口，可对打印份数、打印范围、纸张大小、打印方向、缩放比例等进行设置，最后单击“打印”按钮。本章小结本章小结1工作簿是
21、一个以xlsx为扩展名的报表文件，其中可包含若干张工作表。应熟练掌握工作薄的创建、打开、保存和关闭的方法，以及工作薄中工作表的插入、删除、复制、移动、重命名和保护的方法。2学会数据输入的3种方式：手动、自动、输入有效数据。特别是要掌握如何灵活使用填充柄实现以一个序列或相同的内容填充单元格区域。掌握修改、清除、复制和移动工作表中的数据的常用方法，以及对单元格以及行列进行插入与删除操作。3对于单元格内容的各种格式应知道如何进行设置，还应掌握从对齐方式、字体、字形、边框等方面对工作表进行格式化的方法。4在单元格输入公式和函数前应先输入“=”。应熟练掌握工作表中公式的输入以及自动求和方法，运用常用的函数进行简单的运算。在公式中输入单元格地址时，应懂得采用何种引用方式。5Microsoft Excel2010中的图表有嵌入式和独立两种形式。掌握如何创建图表，并学会设置图表格式的基本操作。6熟练掌握排序、筛选、分类汇总和数据透视表等高级数据管理功能。7通过缩放比例、纸张大小、页边距、页眉页脚、打印顺序等方面，熟悉工作表的页面设置。为较长报表和较宽报表设置顶端标题行和左端标题列，增强报表的可读性。
