1、 XXX有限公司 XXX Technology Co., Ltd.编码：XXX 适用范围：内部使用合同与采购管理制度版 本编 写审 核会 签审 定批 准生效日期A发布之日主办单位综合管理部审查发送单位此文件产权属XXX有限公司所有，未经书面许可，不得以任何方式复制和外传。This document is the property of Technology Co. Ltd; no part of this document may be reproduced by any means, nor transmitted without the written permission of the
2、XXXXX.修订记录版次作 者文 件 修 改 原 因日 期修 改 页A黄诗琪初版2012-6-5全部目 录第一章 总则4第二章 职责4第三章 采购临时组织管理6第四章 采购管理的基本原则7第五章 采购流程管理8第六章 合同履行与执行管理14第七章 供应商管理16第八章 合同文档管理18第九章 附则18第十章 参考文件19附件19第一章 总则1.1 目的为了明确公司各部门在合同与采购活动过程中的职责，加强对采购活动的管理和监督，保证采购质量、有效控制成本、降低采购风险，并为采购活动提供操作依据，特制定本程序。1.2 适用范围除国家法律、法规和公司政策有特殊规定，以及有关借贷、人事招聘、投融资项目
3、本身和收购、并购项目本身外，本程序适用于公司业务相关的所有采购及合同管理活动。第二章 职责2.1 总经理部按照公司XXX有限公司授权管理暂行规定，负责批准或授权总经理部授权范围内的采购事项及合同签订、变更等。对超过总经理部授权的采购项目及合同签订，审核后应出具是否同意报送董事会批准的意见。2.2 投资经营部2.2.1 负责合同商务谈判策略和商务文件的准备。2.2.2 负责合同的商务评标标准的制定及评价工作中商务部分的评审及商务评标报告的编写。2.2.3 组织合同商务谈判工作。2.2.4 提出合同推荐申请，并负责其审批手续。2.2.5 控制所推荐合同的商务风险。 2.2.6 安排合同签订。2.2
4、.7 对公司作为付款方的合同，负责审核合同支付申请并确定支付条件的满足性。2.2.8 负责建立与管理合格供应商库。2.3 归口/使用部门2.3.1 根据业务需求提出采购立项申请，跟踪立项审批。2.3.2 负责提供询价所需的技术规范书，编写招标文件的技术标书。2.3.3 参加供应商资格评审，负责对供应商技术能力的审查，并出具技术方面的资格审查评价。2.3.4 参与采购/销售合同谈判，负责合同的技术条款（包括工作范围、技术规范、质量要求、进度计划、验收标准、保修条款等技术内容）的起草和审核，对合同技术条款负责，控制合同技术方面的风险。2.3.5 负责采购合同的履行，包括合同履行过程中有关问题的处理
5、、项目进度管理及验收等，出具书面验收报告，确认支付条件的满足性，并及时对供应商履约能力做出反馈。2.4 综合管理部2.4.1 负责车辆、房屋、捐赠、办公设备、办公用品、行政后勤物资、车辆租赁、办公室装修维修与改造、通讯设备、办公礼品、宣传品、会议、计算机与网络设备及其安装、调试、信息化建设与维护、文印、书报信息、资料等事项的归口管理。2.4.2 负责上述采购项目履行过程中有关问题的处理、项目进度管理及验收。2.5 财务部2.5.1 负责所有采购立项、合同推荐、合同变更等的审核，审查成本费用预算、支付、税务等条款，负责控制合同文本中的成本、支付、税务、汇率和资金风险。2.5.2 参与供应商资格评
6、审，负责对供应商财务能力及相关财务事项进行评价。2.5.3 参与合同支付的审核，负责交叉审核支付条件的满足性及支付支持文件的完整性和有效性，规划和安排资金，及时办理合同支付。 2.6 法律2.6.1 负责与公司常年法律顾问的接口沟通工作。根据采购项目的需要，参与合同谈判，提供法律方面的专业支持。 2.6.2 审查合同结构和法律条款，负责控制合同活动中的法律风险。参与合同推荐、合同变更的审核。2.6.3 参与供应商资格评审，负责对供应商主体资质合法性及相关法律事项进行评价。2.6.4 当合同活动涉及重大法律问题，发生索赔或争议事项时，负责组织法律应对措施工作。2.7 审计2.7.1 负责对合同与
7、采购活动的过程和内容进行监督和审计，视需要监督供应商资审、招评标和商务谈判。视需要对采购项目的招评标及合同管理的重要流程进行不定期的审查和评价。2.7.2 根据公司管理需要，有权对存在重大风险的采购活动加强实施监督措施。 2.7.3 有权对合同活动中严重违法违规、严重损失浪费行为，做出制止决定。2.8 安全质保2.8.1 负责牵头组织供应商资格评审，负责对供应商的质保能力进行审查。2.8.2 对采购活动和供应商合同履行情况进行质保监查和监督。2.8.3 参与涉及核安全和质保要求的采购立项的审核、项目评审，负责安全和质保相关内容的评价。2.8.4 对于涉及核安全和质保要求的采购，根据项目需要参与
8、合同谈判，提供核安全及质保方面的专业支持，参与合同推荐的审核，负责对合同中质保条款的审查。 第三章 采购临时组织管理3.1 采购小组3.1.1 对于立项金额为50,000元人民币以上的采购项目，实行“技商分立”的采购管理模式。归口/使用部门负责办理立项并提供技术规范书的内容，投资经营部行使商务采购职能牵头成立采购小组，归口/使用部门、法律事务、财务部、安全质保、审计，分别从法律、财务、质保、审计角度，参与合同谈判或审核工作。3.1.2 对于立项金额为50,000元人民币以下的采购项目，实行“用户自办”的采购管理模式，由归口/使用部门负责自行采购。保证至少两名或以上人员参与并见证采购过程，形成有
9、效的询价报价文件、商务谈判书面记录（必要时）、谈判结果请示报告以及审批结果。投资经营部、法律事务、财务部、安全质保、审计，分别从商务、法律、财务、质保、审计角度，对采购过程进行监督。3.2 供应商资格评审小组供应商资格评审，应由安全质保牵头，归口/使用部门、投资经营部、财务部、法律事务（必要时）参加，组成供应商资格评审小组，负责对潜在供应商的安全质保能力、技术、资质状况、财务、法律关系进行评审，形成记录文件。3.3 索赔小组由投资经营部牵头，联合归口/使用部门、财务部、法律事务组成索赔小组，必要时邀请常年法务顾问参加，负责实施索赔行动。第四章 采购管理的基本原则4.1 基本原则4.1.1 合法
10、合规、公平、公正、诚实信用原则：合同与采购活动应严格遵守国家的相关法律、法规、安全环保要求，以及集团公司及公司有关政策、制度和程序，并遵循公平、公正、诚实信用的原则。4.1.2 竞争性优先原则：合同与采购活动遵循竞争性程度高的采购方式优先的原则，并应尽可能做到从源头采购，充分引入竞争，以降低成本。4.1.3 分级授权原则：合同与采购活动的相应环节应按照公司各级人员财务管理权限的规定取得相应授权人的批准。4.1.4 相互制约原则：采购立项、合同推荐与支付的批准不得为同一授权人，除非上述授权批准人均为公司总经理。任何采购项目不得由一个人单独完成采购全过程；商务或技术谈判时，公司应至少二人以上（原则
11、上应是不同部门）参加。4.1.5 “预算立项承诺支付”顺序不可逆原则：没有预算不得立项，没有立项不得承诺，没有承诺不得支付。4.1.6 内部控制原则：采购和合同管理工作应做到有章可循、有人负责、有人监督、有据可查。视需要制定合同与采购过程各个环节所涉及的程序和制度供遵循；每项采购和合同管理过程均需有完整的文件记录，并有经办人或/和负责人签字；审计人员对合同与采购活动实行监督，提出纠正意见或改进要求。4.1.7 资源优化配置原则：频繁发生的采购项目及办公后勤、劳保物资采购，尽可能采取长期定点合同或协议的方式，简化采购过程，建立优质、稳定的采购渠道，达到合理优化公司管理资源的目的。4.2 一般性规
12、定4.2.1 任何项目的合同谈判应有二名以上人员参加。4.2.2 所有参加合同活动的人员要遵守商业和职业道德，保守商业秘密，避免利益冲突，并遵守中国广东核电集团商务人员廉洁从业行为指南。4.2.3 已明确为重复的采购项目，优先向已签订框架合同的供应商进行采购。通常情况下，采购框架合同签订期限不得超过四年。框架合同到期后，应重新进行合同采购的商务流程。4.2.4 合同采购的付款方式原则上采用项目完成后付款或按进度分期付款，除单一采购渠道或稀缺资源产品的项目外，一般不接受先付款后实施或托收承付方式，原则上预付款比例不应超过采购金额的30%。4.2.5 归口/使用部门应按规定进行市场调研和技术调研，
13、但不得对供应商做出任何承诺，亦不得以任何方式提示供应商，以导致不公平竞争。4.2.6 合同采购实施过程中，应形成有效的询价报价文件、市场比价分析、商务谈判书面记录或谈判过程报告。商务谈判书面记录或谈判过程汇报书面文件是合同推荐表的必要附件。4.2.7 合同承诺金额不得超过立项金额，否则须提交补充立项申请，报原授权人或上一级授权人批准。4.2.8 采购立项、合同推荐、合同变更和索赔、违约处理等审批过程中，各审核环节应在3个工作日内完成审核工作，特殊原因不能完成应进行备注；有问题应主动沟通和澄清，不得擅自拖延时间，影响工作进度。第五章 采购流程管理5.1 预算5.1.1 归口/使用部门应根据实际采
14、购需求制定采购预算。5.1.2 财务部进行预算审核。5.2 立项5.2.1 立项申请5.2.1.1 归口/使用部门为立项申请的发起部门，负责完整、准确地填写采购立项申请单信息，并根据要求提供相应附件；负责答复各审批环节提出的疑问，并视需要修改、补充采购立项信息。5.2.1.2 立项申请项目须在预算范围内，价格合理。5.2.1.3 一个采购立项只能对单一项目的采购事项进行申请。5.2.1.4 凡超出原采购立项批准金额，需要对超出部分做补充立项。补充立项的项目类型、立项规则及附件明细要与主采购立项保持一致，并添加已批准的主采购立项作为附件。5.2.1.5 采购立项自批准之内起至当年12月31日内有
15、效，原则上不跨年使用，当年未使用应做作废处理。5.2.2 立项审批审批环节审批部门审批内容归口环节归口/使用部门1. 申请采购项目费用的归属管理是否在本部门2. 申请采购项目是否确属工作或工程需要3. 应对项目市场情况进行必要的分析，建议合理的采购方式、采购策略及实施计划。4. 若开展采购方式为以非竞争性方式的，需在“采购立项申请表”中附上详细的说明报告充分说明理由，并对如何有效确定和控制项目成本提出明确措施或方案，经公司总经理部分管领导授权人批准批准环节财务部采购立项金额是否超预算、项目是否超概算采购立项与财务相关内容是否正确审计人员采购立项是否符合程序全过程中是否存在异常情况授权人批准立项
16、及其采购方式财务部确定项目费用承担单位、预算编码和申请表编号，并分发归档5.2.3 续签合同按照新项目重新办理采购立项，归口/使用部门提出立项申请的同时应附上履约情况报告和评价意见，供相关部门审核。立项申请表模板见表2-1。5.3 采购方式及其实施 采购方式由归口/使用部门在采购立项中提出，经批准后按已批准的采购方式执行。采购方式包括竞争性采购和非竞争性采购。竞争性采购包括公开招标、邀请招标、询价、竞争性谈判；非竞争性采购包括议标、无合同采购。采购方式定义适用范围实施过程公开招标以招标公告的方式邀请3家或以上不特定的法人或者其他组织投标。1. 适用于所有采购。2. 立项金额大于50万元的服务类
17、采购，立项金额大于100万元的设备、材料的采购，立项金额大于200万元的工程施工项目，原则上按国家招投标相关法律法规和集团公司招投标管理规定，委托有资质的招标代理机构进行公开招标。1.确定招标方案、编制招标文件。2.召开标前会对潜在投标人资质和名单、技术要求、报价要求和评标标准（或评标因素）、关键合同条款等所有实质性要求和条件以及招标进度计划进行审核。会议纪要模版见表2-2。3发起招标请示投资经营部发起请示，附上标前会会议纪要作为附件，报总经理部审批。招标请示模版见表2-3。4发招标公告投资经营部负责协调招标代理机构在国家指定媒体上发布。5开标开标时间应当为提交投标文件截止时间的同一时间。由投
18、资经营部负责协调招标代理机构组织，审计人员现场监督。6评标归口/使用部门选派符合相关资质的人员作为招标人代表，担任依法组建的评标委员会成员，参与评标。任何单位和个人不得非法干预和影响评标的过程和结果。7定标(1) 投资经营部根据评标委员会的书面报告和推荐的中标候选人名单通过推荐预中标人请示方式报归口/使用、财务等部门及审计人员会签，并报总经理部审批。(2)投资经营部须推荐排名第一的中标候选人为预中标人，如出现按法律规定第一中标候选人不能签订合同的，应根据评标报告推荐顺序递补。(3) 投资经营部可视需要在发起推荐预中标人请示前组织招标小组召开标后会，先对评标报告进行审查。询价邀请3家或以上特定对
19、象一次性报价采购标的的规格、标准统一，货源充足，价格变化幅度小，且不在招投标法规定必须招标的范围内1. 编制询价文件由投资经营部牵头，归口/使用部门、财务部按分工参与编制和审核。询价函模版见附件4。2. 发询价文件投资经营部向询价启动会上确定的潜在供应商发询价文件。询价模板见表2-4。1. 受理报价文件报价截至时间前收到的密封报价文件的拆封纪录工作由采购小组中两个以上部门共同协作完成。审计人员视情况监督过程。2. 询价比选询价小组根据询价启动会上确定的比选标准进行比选。在满足技术要求的前提下，原则上采取最低价者中标法。审计人员视情况监督过程、结果。询价比选表模版见表2-5。3. 定标投资经营部
20、根据比选结果通过推荐预中标人请示方式报归口/使用、财务部门及审计人员会签，并报总经理部审批。竞争性谈判邀请3家或以上特定对象谈判，并允许谈判对象二次报价1.招标后没有供应商投标、没有合格标的或者重新招标未能成立的。2.技术复杂或性质特殊，不能规定详细规格或者具体要求的。3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。4.不能事先计算出价格总额的。1. 编制谈判文件投资经营部牵头，采购小组负责。2. 召开竞争性谈判启动会竞争性谈判小组对潜在供应商名单、谈判程序、谈判内容、合同草案的条款、评定成交的标准以及询价进度计划等进行审核。1. 发谈判文件投资经营部联系竞争性启动会上确定的潜在供应商，向有意向的
21、潜在供应商发谈判文件。4. 受理谈判申请文件申请截至时间前收到的密封谈判申请文件的拆封纪录工作由竞争性谈判小组中两个以上部门共同协作完成。审计人员视情况监督过程。5谈判由谈判小组和相关专家逐一与供应商谈判。在谈判过程中，不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。6受理最终报价规定截至时间前收到的密封最终报价文件的拆封纪录工作由竞争性谈判小组中两个以上部门共同协作完成。审计人员视情况监督过程。7编写评估报告投资经营部牵头，竞争性谈判小组负责。8定标投资经营部根据评估报告通过推荐预中标人请示方式报归口/使用、财务部门及审计人员会签，并报总经理部审批。议标直接与1至2家特定对象进行谈
22、判1. 无法形成竞争的项目。已经采用竞争性采购方式，但邀请投标后无投标商应标或者提供有效报价的供应商不足三家，且再重新进行竞争性采购也不能构成竞争的项目。2. 向优先级供应商采购。指已经从该供应商处采购了物资、工程或服务，出于统一性考虑需要与现有的物资、工程或服务配套，并且前次从该供应商处的采购能够有效满足要求，目前可以证明该供应商报价合理。3. 垄断行业或特殊服务项目。指只有独家供应商，或技术复杂，性质特殊，不能完全确定技术要求而无法进行竞争性采购的项目。4. 10个工作日内必须完成的紧急采购项目。紧急采购项目指按正常采购程序，时间上不能满足进度要求的采购。5. 续签合同项目（需附上履约情况
23、报告和评价意见）6. 因政府机构或主管部门建议所形成的采购行为。7. 集团公司或集团成员企业可提供相关服务的。1受理报价文件投资经营部接受并纪录议标对象的书面报价文件。如2家议标单位，且要求议标单位密封报价，则报价文件的拆封纪录工作由议标小组中两个以上部门共同协作完成。审计人员视情况监督过程。2定标投资经营部根据采购小组评估结果通过推荐预中标人请示方式报归口/使用、财务部门及审计人员会签，并报总经理部审批。2. 招标/询价转议标若属于招标/询价转议标的项目，需经审计确认后，采购小组以书面形式报主管副总经理（包括总会计师、总经理助理、总工程师）审批后，才可按议标方式进行采购。3. 紧急采购若属于
24、紧急采购项目，应事前办理书面申请报告或口头报告（在特别紧急情况时），说明紧急情况，按财务管理权限报授权人批准后实施，在采购完成应补办相应的手续。无合同采购不签订书面合同进行采购1. 单次采购交易风险较低且金额较低、费用分散，不需签订合同的。2. 其他无法签订合同的、临时性（无库存、又急需）的采购，如名片印制、紧急、零星办公设施的维护、维修；员工福利物品购买、临时性的会务服务、个别聘请专家、涉及行政或事业性收费项目。由归口/使用部门参照议标采购程序自行采购。5.4 合同谈判、推荐与签订5.4.1 合同在签订之前，采购小组与预中标人进行合同谈判。合同谈判至少有采购临时组织中两个以上部门参与。5.4
25、.2 公司推行标准化合同文本，特别是通用条款。对于有标准化合同文本的业务，采购小组应使用公司标准化合同文本与对方商谈。特殊情况下，经与商务采购沟通后，可以使用对方提供的版本或其他版本。5.4.3 除本程序3.1.2条所规定的“用户自办”类采购外，由投资经营部发起合同推荐，经归口/使用部门、财务部、审计人员会签后，由授权人根据XXX有限公司授权管理暂行规定进行合同签署授权。5.4.4 合同推荐应附上必要的附件，包括相应的采购报告、合同谈判会议纪要以及其他能够记录采购过程重要事项和说明的报告等。签订合同/订单推荐表见表2-6。5.4.5 合同、协议或者订单需由相应授权人签署，加盖公司印章或合同专用
26、章，并由投资经营部办理登记归档。第六章 合同履行与执行管理6.1 验收6.1.1 归口/使用部门负责按合同规定对采购项目的质量和技术要求进行验收，填写完整的验收记录。6.1.2 如归口/使用部门验收中发现存在质量缺陷或不符合合同技术要求的情况，应及时通知安全质保。对于有保证期的采购项目，由归口/使用部门牵头，安全质保、商务采购配合，按合同索赔的处理程序，向供应商提出索赔。6.1.3 若合同规定保证期满后须签发最终验收证书，应确保全部技术/商务问题均已按合同解决，并获得授权人员批准，才能最终验收。6.2 支付6.2.1 合同支付由归口/使用部门填写合同支付申请单（见表2-9）报投资经营部、财务部
27、会签，经授权人批准后方可进行支付。6.2.2 财务部经审核支付申请单、供应商提交的有效发票正本以及验收支持性文件，并与合同核对无误后，根据授权人批准的支付申请中要求的支付时间完成支付。6.3 合同变更6.3.1 变更的提出6.3.1.1 合同签订前，应充分预计到各种可能的变更，并纳入合同条款，以免合同执行中产生纠纷，减少合同变更情况的发生。除非涉及重大质量安全问题或可以为公司争取到明显的效益，一般不应进行设计和技术要求的变更。6.3.1.2 若变更建议由供应商提出，供应商应提交书面申请及相关材料，详细说明变更的理由、变更的范围、变更的条件及变更的价格（若变更涉及价格的话）。6.3.1.3 若变
28、更建议由我司提出，申请人应事前与投资经营部一起研究该变更对合同价格、进度及对其它合同执行的直接或间接影响，设法使这些影响降低到最低限度。6.3.1.4 由投资经营部牵头，相关部门参与谈判，共同起草合同变更文件。6.3.2 变更的审批6.3.2.1 合同变更由归口/技术填写合同变更申请表（见表2-7），附上相关支持性文件，有关部门会签，最后报授权人审批。6.3.2.2 不涉及合同价的变更审批：如合同主体发生变更，视为合同金额100%变更，由原合同推荐批准授权人审批；如果合同进度或质量要求及技术要求发生变更，由投资经营部和归口/使用部门授权人审批；如支付方式发生变更，由投资经营部及财务部授权人联合
29、审批；其他变更由投资经营部授权人审批。6.3.2.3 凡涉及合同价的变更依照授权管理制度，由批准授权人审批。6.3.2.4 如合同出现主体、金额、支付方式、合同进度、质量要求及技术要求等多项变更，则由上述相应变更授权批准部门联合审批并签署合同变更申请表。6.3.2.5 针对竣工结算的变更情况，工程竣工结算审批即可视为合同变更审批。6.3.2.6 当变更后合同累积金额超出预算时，立项申请部门应补充立项，财务部视需要相应办理预算调整手续。6.3.3 变更的发出、记录及跟踪6.3.3.1 所有合同变更通知（见表2-8）均应在变更实施前通过投资经营部发出，并保存一份完整的变更记录，定期更新汇总。6.3
30、.3.2 归口/使用部门负责对变更项目的执行情况进行监督，应做好有关记录，即时送交投资经营部。6.4 合同暂停与终止 6.4.1 合同对方一旦提出暂停或终止合同，投资经营部应负责召集公司相关部门会商，共同研究处理因合同暂停或终止而可能发生的金额补偿或损失等问题，并按公司授权管理规定，报授权人批准。6.4.2 在紧急情况下(如国家法令的规定、公司政策的变化等)，可由投资经营部负责，立即要求及通知供应商暂停或终止合同。6.5 合同索赔 6.5.1 合同索赔由索赔小组负责实施。6.5.2 供应商提出索赔或违约罚金要求以及公司根据合同向供应商收取违约金时，必须由索赔小组进行评审，按公司授权规定报授权人
31、批准。6.6 仲裁与诉讼 出现仲裁或争议事件时，应及时处理和解决。投资经营部或归口/使用部门在收到合同对方提出仲裁或诉讼的书面通知后，或认为应对合同对方采取仲裁或诉讼行为时，应立即通知法律事务，由其牵头组织处理。第七章 供应商管理7.1供应商的选择7.1.1 提供的产品与服务应与公司的采购目的相一致.7.1.2 具有良好的技术能力和质保体系，商业信誉和财务状况良好，有能力以最佳成本来满足采购需求。7.1.3 采购小组应尽力选择足够数量、能力相当的供应商参与竞争。7.1.4 采购小组应主动了解项目需求、供应商的技术能力等情况，推荐合适的供应商。7.1.5 被XXX范围内任一成员公司列入黑名单的供
32、应商，自行列入公司供应商不良表现记录。7.2供应商的管理7.2.1 引入新的供应商，必须进行供应商评审。7.2.2 对技术服务类供应商，鼓励与有实力、有信誉、有能力并有良好合作经历的供应商建立战略合作伙伴关系。7.2.3 应全面收集与公司有合作记录的供应商的履约情况。7.3 供应商资格评审7.3.1 合格供应商评价准则7.3.1.1 经营资质从事放射性同位素产品销售的国内供应商必须具备辐射安全许可证,从事放射性药品生产和经营的企业有放射性药品生产许可证或放射性药品经营许可证，从事医疗器械生产和经营的企业有医疗器械生产许可证或医疗器械经营许可证。从事报关和和放射性物品运输的企业应有国家批准的相应
33、的资质。 其他产品及服务类供应商应提供有效期内的企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证以及行业从业许可证等资质文件。7.3.1.2 质量管理能力(1) 供应商通过ISO9001：2000 质量管理体系认证；(2)放射性药品企业通过GMP认证且产品有相应的注册文号；(3)医疗器械产品有相应的注册文号；(4)提供的产品通过产品认证或其他规定的认证；(5)产品质量良好稳定、经营业绩良好且供货及时且资信度可靠；(6)对放射性药品和医疗器械产品的销售,若该产品的品名为该公司首次经营,应按公司相关规定经审核并得到批准。7.3.2 评价及确定供应商资格评审小组根据供应商提供的资料,按7.3.1条评价准
34、则对供应商进行评价，并形成评审文件。7.3.3 批准7.3.3.1 评审文件经公司主管经理批准后，该供应商纳入合格供应商名单。7.3.3.2 XXX成员公司、国际著名厂商、国家机关、国家事业单位、中央企业，根据其以往产品质量情况可直接列入合格供应商名单。7.3.4 再评价7.3.4.1 每两年依据“与供应商合作期间，其供应的产品/服务质量、产品性能、供货周期（及时性）、价格评价”的准则，对合格供应商进行评价确定其是否合格，形成评审文件。7.3.4.2 同一供应商同一产品连续二次出现不合格时，对其再评价确认，并记录。合格供应商有重大变化时，再评价确认，并记录。第八章 合同文档管理8.1 合同文档
35、管理综合管理部为公司文档管理的归口部门，负责立项单、合同、协议的编号管理，对采购过程文件的收集、整理，各部门采购的合同、协议文本的分发，以及采购过程文件的台帐管理。8.2 归档投资经营部或归口/使用部门在合同履行完毕后，将所有过程文件的原件及时移交综合管理部，包括启动会议纪要、招标请示、询价函、报价函、询价比选表、评估报告、合同推荐、合同文本、支付申请函、验收文件、变更审批表等。第九章 附则9.1 所有立项过程、合同实施过程、合同执行过程中形成的文件及信息均属于公司秘密，相关工作人员须遵守公司有关的保密政策，严格保密，不得透露给公司内部其他无关人员及公司外部人员或单位。9.2 公司纪律守则等其
36、它规定，廉洁自律，维护公司的利益，并接受审计、监察部门的监督和检查。9.3 参与公司合同活动的工作人员因玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊、索贿受贿、泄露合同机密、越权审批、提供虚假工作或考勤记录以及其它违反本政策的规定，给公司利益造成损失的行为，应依照公司纪律守则办理。9.4 本制度自发布之日起执行，原版本制度同时作废。第十章 参考文件本制度参考文件包括：中华人民共和国招标投标法中华人民共和国合同法集团合同与采购管理制度XXX有限公司授权管理暂行规定 附件附件1 流程图图1-1：采购立项申请流程图图1-2：合同谈判、推荐、签订及履行流程图（立项金额50,000元人民币以上）图1-3：合同谈判、推荐
37、、签订及履行流程图（立项金额50,000元人民币以下）图1-4采购总图流程附件2 表格表2-1 采购立项申请表模板表2-2 招标小组标前会会议纪要模版表2-3 招标请示模版表2-4 询价函模版表2-5 询价比选表模版表2-6 签订合同/订单推荐表模版表2-7 合同变更表模版表2-8 合同变更通知模版表2-9 合同支付申请表模版附件1：流程图图1-1：采购立项申请流程图授权人批准归口/使用部门归口/使用部门确定采购需求财务部归口/使用部门提出合同立项申请合同立项审核投资经营部审核预算50,000元以上50,000元以下图1-2：合同谈判、推荐、签订及履行流程图（立项金额50,000元人民币以上）
38、控制法律风险审核安全和质保条款编写技术规范书见证开标过程审计投资经营部负责确定采购方式、商务谈判、拟定合同文本经审批的合同立项审核支付条款、税务安排等法律事务安全质保审核技术条款财务部投资经营部负责办理合同推荐归口/使用部门归口/使用部门负责合同履行投资经营部负责合同签订授权人批准图1-3：合同谈判、推荐、签订及履行流程图（立项金额50,000元人民币以下）经审批的合同立项归口/使用部门负责确定采购方式、谈判、拟定合同文本审核商务条款投资经营部控制法律风险审核安全和质保条款安全质保见证开标过程审计审核支付条款、税务安排等法律事务财务部归口/使用部门负责办理合同推荐归口/使用部门负责合同履行归口
39、/使用部门负责合同签订授权人批准图1-4：采购总图流程附件2：表格表2-1 采购立项申请表模板XXXXX 采购立项申请表采购项目名称： 申请表编号： 申请部门: 申请人: 日期: 项目预计开始时间: 项目预计完成日期:采购方式：竞争性采购： 公开招标 询价采购 竞争性谈判 非竞争性采购： 议标采购 无合同采购申请理由:若为非竞争性采购，承包商名称和理由估计金额：核准金额（财务负责人填写）审核环节审核意见审核日期归口/使用部门经理审核投资经营部经理审核财务部预算人员审核财务部经理审核审计人员审核授权人审批表2-2 招标小组标前会会议纪要模版XXXXX 招标小组标前会会议纪要起草审核批准起草日期：
40、 年 月 日签发日期： 年 月 日地点： 时间： 年 月 日 时主题：参加部门：主持：与会者：正文页数： 页附件：分发：正文为了启动 项目的招标工作，由投资经营部牵头组织 部门召开了标前会议，经与会者充分讨论，达成如下共识：一、招标项目名称二、招标方式三、是否划分标段及划分方式四、潜在投标人须达到的资质、业绩要求（含资格审查标准和方法）五、供应商库内合格潜在投标人名单及其资质六、评标标准和方法1. 综合评标法/最低价中标法2. 评标标准中价格、技术与商务的权重比例 3. 定价方式及基准价（固定单价/总包价/其他）4. 是否设置标底七、采购进度计划（发标、开标、评标、定标、签约、开工时间）第 页
41、 备注表2-3 招标请示模版XXXXX 招标请示招标名称： 招标金额： 采购项目类型：服务 设备 施工立项编号: 立项名称: 立项金额: 招标公告计划发布日期: 计划开标日期:附件：1. 立项申请单2. 标前会会议纪要3. 电子版招标文件（OA密级文件传递单发送时间：）审核环节审核意见审核日期归口/使用部门经理审核投资经营部经理审核财务部预算人员审核财务部经理审核审计人员审核授权人审批 表2-4 询价函模版7层发送：ATTN.to 收自：XXX有限公司*部门From 我方发文编号Our ref对方传真号Fax To: 对方发文编号Your ref抄送：COPY to 日期 Date传真件页数P
42、ages 采 购 询 价 函 （供货商）：XXX有限公司现对（采购项目名称）进行询价采购，现将有关事项通知如下：一、询价编号： 二、项目内容： 三、报价人资质业绩要求： 四、各报价人须就采购报价表中的全部货物内容一次性作完整唯一报价，否则将视为无效报价。五、报价人须提供材料：1.采购询价函、采购报价表和货物附表（总报价，含税）（加盖公章）2.提供营业执照和税务登记证复印件，法定代表人资格证明书或授权委托书（加盖公章）六、报价文件必须于 时前密封递交(密封封口处必须加盖公章)至 ，逾期不受理。用圆珠笔、铅笔填单无效。七、联系方式： 联系人：地 址：电 话： 传 真：采 购 报 价 表序号名称数量（品牌、型号、性能指标或技术要求等）报价（含税）备 注 单价合计123编号 报价单位（加盖公章）： 法人代表或委托代理人（签字）： 组织机构代码证号： 开户名称： 开户银行：
