1、第5章 Excel 2003表格处理软件5.1 Excel基础知识基础知识5.2 Excel 2003的基本操作的基本操作5.3 使用工作表使用工作表5.4 打印工作表打印工作表5.5 公式函数和单元格的使用公式函数和单元格的使用5.6 Excel 2003的数据管理和统计的数据管理和统计5.7 Excel 2003的图表制作的图表制作5.8 数据透视表数据透视表Microsoft Excel 2003是Office办公软件包中的一个组件，它集文字、数据、图形、图表及其他多媒体对象于一体，是目前世界上公认的功能强大、技术先进、使用方便的电子表格处理软件。Microsoft Excel既可以帮助
2、用户制作普通的表格，又可以在实现简单的加、减、乘、除、逻辑运算的同时，帮助用户排序、筛选和分类汇总数据信息，并可以将相关数据用各种统计图的形式直观地展现在用户面前。由于Excel的这些特点，目前该软件已经广泛应用于财务、统计、计划和经济分析等领域。本章将重点介绍Excel的基础知识和应用方法。电子表格是指一种数据处理系统和报表制作软件，只要将数据输入到单元格中，便可利用公式、函数进行数据处理与分析，绘制图表和图形。Excel 2003不仅具有一般电子表格所包含的功能，还具有智能化计算和数据库管理能力。在使用Excel 2003之前，首先需要了解Excel的一些基本元素：工作簿、工作表、单元格和
3、单元格地址等基础知识，其次需要知道如何启动Excel以及其工作界面。本节将介绍这些内容。5.1 Excel基础知识基础知识5.1.1 基本概念基本概念1.工作簿工作簿 工作簿是计算和存储数据的文件，一个工作簿就是一个Excel文件，其扩展名为“xls”。启动Excel后系统自动创建一个名为“Book1”的空白工作簿，这也是Excel默认的文件名称。一个工作簿可由若干张工作表和图表构成，最多可包含255张工作表(最少1张)。2.工作表工作表工作表是用于输入、编辑、显示和分析数据的表格，它由行和列组成，存储在工作簿中。每一个工作表都用一个工作表名称(标签)来标识。新建工作簿时，Excel默认一个工
4、作簿中有三张工作表，名称分别是Sheet1、Sheet2和Sheet3，用户亦可重新命名，也可以根据实际需要增加工作表的数量。3.单元格单元格工作表中行列交叉处的长方形格称为单元格。单元格是Excel文件中的最小单位，用于存储用户输入的数据，这些数据可以是字符串、数字、日期时间、公式等内容。把鼠标放到行列分割处拖动，可改变单元格大小。4.单元格地址单元格地址单元格地址用来表示一个单元格的位置，地址编号由列号和行号组成，列号在前、行号在后。行号用1，2，3，4，65 536编号，列号用A，B，C，Y，Z，AA，AB，IV表示。例如：第5列第8行的单元格的地址为E8。5.单元格区域单元格区域单元格
5、区域是工作表中相关的多个单元格组成的区域，并可对其命名。系统默认的单元格区域名由该区域左上角单元格名和右下角单元格名以及中间的冒号组成。例如：“A1:C8”表示从左上角为A1的单元格到右下角为C8的单元格所组成的单元格区域。5.1.2 Excel 2003新增功能新增功能Microsoft Excel 2003在原有版本的基础上又增加了许多功能，同时对原有的功能进行了较大的改进和加强，其界面更加美观、操作更加简便、智能性更加完善，进一步为用户提高工作效率提供了保障。下面介绍几个主要的新增功能。1.XML支持功能支持功能XML是一种通用的文档交换格式，是统一不同文档标准的结果。在Excel 20
6、03中，不仅提供了对XML数据及文档的支持，还在“数据”菜单中增设了XML的一个子菜单，用户可以使用其菜单中的“导入”功能将一个XML文件在Excel 2003中打开。2.列表功能列表功能Excel 2003新增的列表功能，有点近似“筛选”功能，用户可以很容易地用它进行排序、筛选、汇总、求平均值等简单计算。Excel 2003还专为列表功能增加了一个子菜单和工具栏。3.搜索库功能搜索库功能搜索库是一种内置的搜索工具，允许用户在Excel中搜索各种信息源。其中有些在Excel中，有些则是外部服务，需要连接到Internet上才能使用。搜索库以任务窗格的形式出现，在“信息检索”任务窗格中，用户可以
7、查找同义词，实现各种语言互译等。5.1.3 Excel 2003简介简介1.Excel 2003的启动与退出的启动与退出1)启动Windows操作系统启动后，系统会自动地创建一个新的默认文件名为Book1.xls的空白工作簿，以后再创建时会依次自动命名为Book2.xls、Book3.xls等，其工作界面如图5-1所示。图5-1 Excel 2003的工作界面进入Excel 2003有多种方法，常用的有以下3种：方法1：单击【开始】【程序】【Microsoft Excel 2003】。方法2：双击任意Excel文档，启动Excel应用程序并打开该文档。方法3：双击桌面上的Microsoft E
8、xcel 快捷图标(已建立快捷方式的情况下)。一个工作簿可由多个工作表组成，系统默认的工作表有三个，其工作表名称分别为“Sheet1”、“Sheet2”和“Sheet3”，位于工作簿的底部并以标签形式出现。2)退出退出就是关闭当前Excel应用程序窗口，退出该操作环境。常见的操作方法有：(1)选择Excel窗口中的【文件】【退出】菜单命令。(2)单击Excel窗口右上角的关闭按钮 。(3)双击Excel窗口左上角的Excel窗口控制菜单图标 。(4)单击Excel窗口左上角的Excel图标 ，在弹出的控制菜单中单击“关闭”命令。(5)使用快捷键“Alt+F4”。2.Excel 2003的工作界
9、面的工作界面Excel 2003的工作界面有着与Word相近的标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏、滚动条，由于其操作与Word基本相同，故不再赘述。Excel也有与Word不同的名称框、编辑栏、行号与列以及工作表标签等，下面重点对其进行介绍。(1)编辑栏：位于工具栏的下方，是用来输入、显示及编辑公式的区域。它的左侧是名称框，用来显示当前单元格的名称。输入数据时，先选定目标单元格，再输内容，数据将在该单元格和编辑栏中显示。按回车键或单击“编辑栏”的输入按钮 ，输入的数据便插入到当前单元格中；若要取消输入，可按Esc键或单击“编辑栏”的取消按钮 。(2)行号与列号：用来表示单元格的位置，行号用1，2，
10、3，4，65 536表示，列号用A，B，C，Y，Z，AA，AB，IV表示。例如：单元格地址B7表示该单元格位于第2列第7行。(3)“全选”按钮：位于工作表最左上角的单元格，单击此处可选定整张工作表。(4)拆分条：用来分割窗口。拆分条分为水平拆分条和垂直拆分条两种。拆分时，用鼠标左键拖动水平拆分条或垂直拆分条，即可将窗口一分为二，用户可以在这两个窗口中分别编辑和查看工作表内容。(5)工作表标签：工作簿由多张工作表组成，每个工作表用工作表标签来标识，标签位于工作簿窗口的底部。用户可以重新对工作表命名，也可以根据需要增减工作表的数量。(6)状态栏：位于窗口的底部，在状态栏中显示当前工作区的状态。一般
11、情况显示为“就绪”，表示工作表正准备接收新信息；若正在输入数据，则显示“输入”。要使用好Excel软件，首先要熟悉Excel的基本操作。通过本节的学习可熟练地掌握Excel的基本操作，为后面的学习打好基础。5.2 Excel 2003的基本操作的基本操作5.2.1 工作簿操作工作簿操作在Excel中，一个工作簿就是一个文件，所建立的数据表都存放在工作簿中。1.新建工作簿新建工作簿当打开Excel时，系统自动建立了一个名为“Book1”的新工作簿，这时我们只需要选择一种中文输入法，即可输入内容。在Excel打开的状态下，新建一个空白的工作簿可采用如下三种方法：(1)选择【文件】【新建】菜单命令。
12、(2)单击“常用”工具栏中的“新建”按钮。(3)使用快捷键“Ctrl+N”。2.打开工作簿打开工作簿如果需要对旧工作簿进行编辑，可采用以下三种方法打开工作簿：(1)单击【文件】【打开】菜单命令。(2)单击“常用”工具栏中的“打开”按钮。(3)使用快捷键“Ctrl+O”。系统会弹出“打开”对话框，如图5-2所示。若用户要同时打开多个工作簿，则可在“打开”对话框中选择多个文件。图5-2 “打开”对话框3.保存工作簿保存工作簿要保存一个正在编辑的Excel工作簿，可以使用以下三种方法：(1)单击【文件】【保存】菜单命令。(2)单击“常用”工具栏上的“保存”按钮。(3)使用快捷键“Ctrl+S”。Ex
13、cel文件默认的扩展名为.xls，也可以将Excel文件保存为其他格式。4.关闭工作簿关闭工作簿当前打开的工作簿不用时，可以采用以下三种方法关闭：(1)单击【文件】【关闭】菜单命令。(2)使用快捷键Ctrl+F4。(3)使用快捷键Ctrl+W。若要一次性关闭所有已打开的工作簿，可以先按住Shift键，再单击【文件】【关闭所有文件】菜单命令。关闭工作簿窗口后，仍然会保留Excel应用程序窗口，注意区分关闭工作簿窗口操作与退出Excel 2003的区别。5.2.2 工作表数据的输入工作表数据的输入在Excel工作表中可以输入两种数据：常量和公式。常量可以直接输入，公式输入必须在公式前面加等号“=”
14、。常量有4种基本类型：文本型、数值型、日期时间型及逻辑型，Excel会自动判断输入的数据属于何种类型。输入数据的方法有如下三种：(1)单击要输入数据的单元格，输入数据，按Enter键确认。(2)单击选定单元格，再单击“编辑栏”的内容框，输入数据，通过单击“编辑栏”的“输入”按钮 或“取消”按钮 完成操作。(3)双击要输入数据的单元格，此单元格内会出现插入点，输入数据，按Enter键确认。此方法主要用于单元格中数据的修改。1输入文本输入文本在Excel 2003中的文本是指字符或数字和字符的组合，默认情况下文本向左对齐。例如：汉字、英文、标点、特殊符号都是Excel 2003的文本。若要输入中文
15、文本，应先转换输入法，用Ctrl+Shift组合键可以改变中文输入法，用Ctrl+Space组合键可进行中英文转换。使用技巧1：在单元格行或列的分界线处双击，可自动调整行高或列宽。使用技巧2：在一个单元格内输入多行文本，可用Alt+Enter组合键分行。使用技巧3：输入全部由数字组成的字符串，例如身份证号、电话号码和邮政编码等，要在所输内容前加单引号“”，避免被系统误认为是数值型数据。2输入数字输入数字数值型数据是最常见且最重要的数据类型，默认情况下数字向右对齐。当输入分数时，前面必须加“0”和空格，例如：要输入“3/5”，应输入“0 3/5”，如果直接输入“3/5”，Excel会误认为是日期
16、“3月5日”。输入负数时，可加“-”或()，例如：要输入“负5”，可输入“-5”或“(5)”。注意：数字作为文字或数字，其差别主要表现在是否可以进行运算上。作为数字处理时，默认右对齐；作为文字处理时，默认左对齐，且单元格左上角有一个三角形标志(错误指示符)，选择此单元格，右侧将显示错误按钮 ，单击此按钮，在弹出的快捷菜单中可将文本格式转换成数字格式。3输入日期和时间输入日期和时间当在单元格中输入系统可识别的时间和日期数据时，单元格的格式会自动转换为相应的“时间”和“日期”格式，无需再次设定，默认情况下向右对齐。输入日期时，用“/”或“-”分隔，如2012年2月16日的输入形式是“12/2/16
17、”或“12-2-16”(也可以输入4位年份，如“2012/2/16”)。如果要输入当前日期，可按“Ctrl+；”。输入时间时，用“:”分隔时分秒，可采用12小时或24小时制。若采用12小时制，其后需加空格和A(上午)或P(下午)，不加A或P时默认为上午，如要输入下午2:23:45，则输入14:23:45或2:23:45 P。如果要输入当前时间，可按“Ctrl+Shift+:”。注意：若单元格首次输入的是日期，则该单元格被格式化为日期格式，当再输入数值时，仍然会换成日期。例如：在某单元格首次输入“2012-2-26”，按回车键，然后再次对该单元格输入“56”，按回车键后，单元格中显示的不是“56
18、”，而是“1900/2/25”。4导入外部数据导入外部数据Excel 2003的兼容性很强，可以从很多外部来源导入数据，避免重复输入。操作时，先在工作表中选定要导入数据的单元格；再选择【数据】【导入外部数据】【导入数据】菜单命令，打开“选取数据源”对话框，从中做进一步设置，如图5-3所示。图5-3 “选取数据源”对话框5填充和自动填充数据填充和自动填充数据填充是指将数据复制到相邻的单元格中。在Excel中对具有规律性的数据可采用填充和自动填充的功能，避免逐个手动输入，提高输入效率，减少输入错误。另外，在填充时要注意鼠标的形状。鼠标有三种形状：空心十字形 ：鼠标呈空心十字形，拖曳鼠标的结果是选定
19、区域；实心十字形 ：鼠标呈实心十字形，拖曳鼠标的结果是自动填充；空心箭头形 ：鼠标呈空心箭头形，拖曳鼠标的结果是移动对象。1)填充选中单元格，选择【编辑】【填充】菜单命令，可按向上填充、向下填充、向左填充、向右填充、序列等方式填充。【例5-1】假设在单元格区域B2:B6输入“西安外事学院”，其操作方法是：首先在B2单元格中输入“西安外事学院”；然后选定单元格区域B2:B6，如图5-4(a)所示；最后选择【编辑】【填充】【向下填充】菜单命令，填充结果如图5-4(b)所示。(a)填充前 (b)填充后图5-4 填充举例2)自动填充使用填充柄可自动填充数据。Excel中活动单元格右下角的小黑块是填充柄
20、，如图5-5(a)所示。使用时，选中已有数据的单元格，当鼠标呈实心十字形时，拖动填充柄可以将已有数据填充至拖动位置，其结果如图5-5(b)所示；若要按序列填充，可以在拖动完成后单击拖动区域右下角的“自动填充选项”按钮，选中“以序列方式填充”，结果如图5-5(c)所示。注意：进行数字填充时，如果要使数字按升序排列，则从上向下拖动填充；如果要按降序排列，则从下向上拖动填充。图5-6 “序列”对话框【例5-2】在A1单元格中输入“2012年2月16日”，在B1单元格中输入“星期四”，如图5-5(d)所示。如图5-5(d)所示,用鼠标拖动选定A1、B1单元格，在填充柄处拖动鼠标到B7，释放鼠标，我们可
21、以看到日期随着填充的进行在改变，星期也在改变，结果如图5-5(e)所示。此功能在Excel中用得很多，也很方便，可以减少很多输入工作。进行数字序列填充时，其步长默认值为1。如果要改变步长值，可以选择【编辑】【填充】【序列】菜单命令，打开“序列”对话框，如图5-6所示。在“步长值”文本框中输入具体步长值，单击“确定”按钮完成设置。图5-7 自定义序列3)自定义序列选择【工具】【选项】菜单命令，打开“选项”对话框，单击“自定义序列”选项卡，在“自定义序列”列表框中列出了系统内置的序列，如图5-7所示。用户只需输入系统存有序列的某一项后，用鼠标拖动填充柄就可以完成按序列形式填充内容的操作。例如系统内
22、置的序列中含有“星期一至星期日”，用户只要在某单元格(如B1)输入“星期四”，如图5-5(e)所示，用鼠标拖动填充柄就可以完成按序列形式填充内容的操作。用户也可以根据需要定义一个新序列，例如用户经常需要输入序列“学士，硕士，博士，博士后”，那么可以在系统中添加新序列。在“输入序列”文本框中依次输入序列“学士、硕士、博士、博士后”，并以Enter键分隔各项内容，编辑完新序列后，单击“添加”按钮即可。用户也可使用“导入”按钮添加已选定的数据序列。一旦自定义序列“学士，硕士，博士，博士后”完成后，在A2单元格中输入“学士”，用鼠标拖动填充柄就可以完成按新序列形式填充内容的操作，其结果如图5-5(f)
23、所示。5.2.3 工作簿的保护工作簿的保护Excel可以有效地对工作簿中的数据进行保护，如设置密码，防止他人非法访问等。1.设置或取消工作簿的访问权限设置或取消工作簿的访问权限1)设置工作簿打开或修改权限密码为了防止他人非法访问工作簿，可以为工作簿设置打开或修改权限密码。访问时必须键入正确的密码，系统才允许打开(访问)或修改工作簿，否则不允许。具体操作步骤如下：(1)打开要设置权限密码的工作簿。(2)单击【文件】【另存为】菜单命令，打开“另存为”对话框，如图5-8(a)所示。(3)在对话框中单击“工具”按钮下拉列表中的“常规选项”，打开“保存选项”对话框，如图5-8(b)所示。(4)设置打开/
24、修改权限密码，单击“确定”按钮，打开“确认密码”对话框，如图5-8(c)所示。再次输入密码，以便确认密码输入正确。(5)单击“确定”按钮完成操作。图5-8 设置访问权限2)取消工作簿打开或修改权限密码取消工作簿的密码与设置密码的步骤(1)(3)相同，所不同的是在“保存选项”对话框中，删除“打开权限密码”或“修改权限密码”中的密码，单击“确定”按钮，完成操作。2.工作簿的保护与撤销工作簿的保护与撤销1)保护工作簿如果不允许对工作簿中的工作表进行移动、插入、删除、重命名等操作，或禁止对工作簿窗口进行移动、缩放、隐藏，其操作方法如下：(1)打开要保护的工作簿。(2)单击【工具】【保护】【保护工作簿】
25、菜单命令，打开“保护工作簿”对话框，如图5-9所示。图5-9 “保护工作簿”对话框(3)若选择“结构”复选框，表示保护工作簿的结构，工作簿中的工作表将不能进行移动、删除、插入、重命名等操作；若选择“窗口”复选框，表示每次打开工作簿时保持窗口的固定位置和大小，工作簿窗口不能被移动、缩放、隐藏。(4)设置密码，防止他人取消对工作簿的保护。(5)单击“确定”按钮。2)撤销对工作簿的保护撤销对工作簿保护的操作方法如下：(1)单击【工具】【保护】【撤销工作簿保护】菜单命令。(2)如果设置了工作簿保护密码，则打开“撤销工作簿保护”对话框，在“密码”文本框中输入保护密码，单击“确定”按钮完成操作。在Exce
26、l工作表中输入数据后，需要进一步对其进行操作，以方便用户使用。5.3.1 单元格区域的选择与命名单元格区域的选择与命名1选择单元格区域选择单元格区域单元格是Excel中最基本的工作单元。在对单元格中数据进行编辑之前，首先应选定所需单元格，使其变为活动单元格，再进行操作。下面分别介绍单个单元格、多个连续单元格和多个不连续单元格的选取方法。5.3 使使用用工工作作表表(1)单个单元格的选取。单个单元格的选取就是单元格的激活。除了用鼠标、键盘上的方向键外，也可以使用【编辑】【定位】菜单命令，通过在对话框中输入单元格地址(如输入B2)的方法选取单个单元格。(2)选取多个连续单元格。直接拖曳鼠标可选取多
27、个连续的单元格。多个连续单元格的选取：用鼠标拖动选择区域，或用鼠标单击要选区域的左上角单元格，按住Shift键再单击右下角单元格。选择整行或整列：用鼠标单击某行或某列号，即可选中该行或列。选择相邻行或列：用鼠标拖曳行号或列号。选择整个工作表：单击行、列交叉处的“全选”按钮，或选择【编辑】【全选】菜单命令。(3)选择多个不连续单元格。选择第一个单元格区域后，按住Ctrl键不放，再选择第二个区域，还可以按此方法继续选择第三个区域、第四个区域。(4)清除单元格区域的选取。在工作表中单击任意一个单元格即可清除该单元格区域的选取。2单元格区域命名单元格区域命名用户可以为单元格或单元格区域设置一个名称。命
28、名的好处在于：可以实现在工作表内的快速定位；对特殊单元格或单元格区域也便于记忆；在公式中使用名字更易于对公式的理解。【例5-3】将单元格区域B2:D8命名为“成绩”。具体操作步骤如下：(1)选择区域B2:D8。(2)单击名称框，输入名称“成绩”，或选择【插入】【名称】【定义】命令，打开“定义名称”对话框，如图5-10(a)所示。输入名称“成绩”，单击“添加”按钮。(3)单击“确定”按钮，效果如图5-10(b)所示。(a)“定义名称”对话框 (b)示例图5-10 单元格区域命名 3工作表内快速定位工作表内快速定位单击“名称框”右边的“”按钮，从下拉列表框中选择已命名的单元格或区域的名称，则可以快
29、速定位到该单元格或区域。Excel 工作表最多可达65 536行、256列，用键盘也可以实现快速定位，具体使用如表5-1所示。表5-1 快速定位键注意：做以上操作前，如果光标定位在表格数据区域内，则光标只会在表格区域内移动，而不是在整个工作表内移动。5.3.2 编辑单元格内容编辑单元格内容工作表的编辑不可能一次完成，在使用的过程中要不断地做出改动，因此需要掌握单元格内容的删除、更改、移动和复制等操作。1.删除单元格内容删除单元格内容要删除单元格中的内容，首先应选中该单元格，再按Delete键，或选择【编辑】【清除】【内容】菜单命令，如图5-11所示。如果要删除多个单元格的内容，需要同时选中多个
30、单元格，再按Delete键。注意：当使用Delete键删除单元格内容时，只有键入的数据被删除，而其他属性(如字体、底纹颜色等)仍然保留。如果想彻底删除单元格中的所有操作，应选择【编辑】【清除】【全部】菜单命令，如图5-11所示。2.更改单元格内容更改单元格内容在使用中，如果要更改单元格中的全部内容，应单击该单元格使其处于选中状态，再输入新内容，原有内容将被替换。如果只想更改单元格中的部分内容，可以通过下列方法进行：(1)双击单元格，当出现插入点后再重新编辑单元格内容。(2)先单击单元格，按F2键出现插入点后再重新编辑单元格内容。(3)先单击单元格，再单击编辑栏，在该栏中进行编辑。3.插入行、列
31、和单元格插入行、列和单元格要想对现有表格的内容进行特定位置的增补，就要在此表格中插入一些行、列或单元格。方法为：选中单元格，选择【插入】【行】/【列】/【单元格】菜单命令，如图5-12(a)所示。插入的新行在当前行上方，插入的新列在当前列的左侧，插入单元格时取决于对“插入”对话框的设置，如图5-12(b)所示。4.删除行、列和单元格删除行、列和单元格对于工作表中不再需要的行、列或单元格都可以进行删除。选中要删除的行、列或单元格区域，选择【编辑】【删除】菜单命令，可将选中的区域删除；若选中的是单元格，则会弹出“删除”对话框，再做进一步选择，如图5-13所示。注意：Delete键清除的仅仅是单元格
32、的内容。5.移动和复制单元格内容移动和复制单元格内容移动单元格内容是将某些单元格中的内容转移到其他单元格中；复制单元格内容是将某些单元格中的内容放置到其他位置，而原位置的内容依旧存在。操作方法有以下两种：(1)使用菜单进行移动和复制操作。先选定需要进行移动和复制的单元格区域，再选择【编辑】【剪切】/【复制】菜单命令，所选区域会显示闪动边框，激活目标单元格，最后选择【编辑】【粘贴】菜单命令完成移动或复制操作。(2)鼠标拖动。鼠标拖动适用于小范围内的操作，具体方法：先选定要操作的单元格区域，再将鼠标移动至此区域的黑色边框上，当鼠标指针变为四向箭头时，拖动鼠标指针到目的位置，此为移动操作；如要复制，
33、则需要在拖动的同时按住Ctrl键。5.3.3 编辑工作表编辑工作表1.添加、删除、复制、移动和重命名工作表添加、删除、复制、移动和重命名工作表1)插入新工作表在Excel新建的工作簿中，默认有3张工作表。若要插入新工作表，应先选定当前活动工作表，再选择【插入】【工作表】菜单命令，或右击当前活动工作表标签，在弹出的快捷菜单中选“插入”命令，如图5-14(a)所示。打开“插入”对话框，如图5-14(b)所示，选中“工作表”图标，单击“确认”按钮，即可插入默认名为Sheet4的工作表。(a)工作表标签菜单 (b)“插入”对话框图5-14 插入工作表2)删除工作表先选定当前活动工作表，再选择【编辑】【
34、删除工作表】菜单命令，或右击当前活动工作表，在弹出的快捷菜单中选“删除”命令，删除当前活动工作表。3)复制、移动工作表对话框移动和复制工作表的方法有如下两种：(1)鼠标拖动法。如果要在当前工作簿中移动工作表的位置，只需沿工作表标签栏拖动选定的工作表标签到目的位置即可；如果在拖动工作表的同时按住Ctrl键，则会在当前工作簿中复制一个工作表。图5-15 “移动复制工作表”(2)菜单法。选定要移动或要复制的工作表，在选定的工作表标签上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“移动或复制工作表”命令，弹出“移动或复制工作表”对话框，如图5-15所示。在此对话框中先选择被移动或复制的工作表要放置的位置，再单击“
35、确定”按钮。如果选定对话框下方的“建立副本”复选项，则为复制操作，否则为移动操作。以上操作是在同一个工作簿中进行的，若要移动或复制工作表到另一个工作簿中，在“移动或复制工作表”对话框中，先在“工作簿”下拉列表框中选择目标工作簿，再选择工作表的位置。4)重命名工作表先选定当前活动工作表，再选择【格式】【工作表】【重命名】菜单命令；或右击当前活动工作表，在弹出的快捷菜单中选“重命名”命令，键入新名；或双击工作表标签，在标签上输入新的工作表名。例如：将图5-16(a)工作表标签“sheet1”重命名为“成绩表”，结果如图5-16(b)所示。2.隐藏和显示工作表隐藏和显示工作表在Excel中，可有选择
36、地显示或隐藏一个或多个工作表。方法为：先选定要隐藏的工作表，再选择【格式】【工作表】【隐藏】菜单命令。若要撤销隐藏，可选择【格式】【工作表】【取消隐藏】菜单命令。(a)重命名前 (b)重命名后图5-16 重命名工作表3调整行高和列宽调整行高和列宽当表格的行高和列宽不合适时，会发现单元格内有的内容显示了一半，有的显示一串“#”符号，这时就要对其进行调整，以显示完整的数据内容。方法有以下两种：(1)将鼠标指向行号或列标间的分隔线上，鼠标形状变为双向箭头，拖动鼠标至合适位置；或在此处双击，都可以调整大小。(2)选择【格式】【行】/【列】【行高】/【列宽】菜单命令，如图5-17(a)所示。在弹出的对话
37、框中做进一步设置，如图5-17(b)所示。(a)“格式”菜单“行”子菜单 (b)“行高”对话框图5-17 调整行高和列宽5.3.4 格式设置格式设置为了使已有工作表版面更加美观大方、重点突出，可以对其进行格式设置。1.设置单元格格式设置单元格格式在Excel 2003中，可以通过两种途径来完成单元格格式的设置。(1)工具栏：使用“格式”工具栏上的功能按钮来完成单元格设置，如图5-18所示。图5-18 “格式”工具栏(2)菜单栏：使用【格式】【单元格】菜单命令，打开如图5-19所示的“单元格格式”对话框来完成单元格设置。“单元格格式”对话框中有6个选项卡，其功能分别如下：“数字”选项卡：可在“分
38、类”列表框中选择数值类型，并对显示格式做进一步设置，如设置小数位数、日期的显示方式等。“对齐”选项卡：可对单元格中的数据对齐方式、文本方向等进行控制。“字体”选项卡：可对数据的字体、字型、字号、颜色等进行设置。“边框”选项卡：可对单元格区域的内、外边框进行设置。操作时，先选择线条的样式和颜色，再选择边框的类型。“图案”选项卡：可对单元格底纹的颜色和图案进行设置。“保护”选项卡：可对单元格的保护与隐藏进行设置。但单元格的保护与工作表的保护是联系在一起的，只有工作表处于保护状态时，单元格才能处于保护状态。2.使用条件格式使用条件格式条件格式功能根据指定的公式或数值来确定搜索条件，并将格式应用到符合
39、条件的单元格区域中，突出重点数据的显示。方法：先选定单元格区域，再选择【格式】【条件格式】菜单命令，打开“条件格式”对话框，如图5-20(a)所示，从中设置条件表达式(最多能设置3项条件)。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，如图5-21(a)所示，从中设置满足条件数据的显示格式。【例5-4】在学生成绩管理工作表中，将成绩大于85分的单元格设置成“鲜绿色”，不及格成绩(小于60分)的单元格设置成“点状”(6.25%灰色)。(1)选定要设置格式的区域。(2)选择【格式】【条件格式】菜单命令，打开“条件格式”对话框。(3)在第二个下拉列表框中选择“大于”，在第三个文本框中输入“85”，如图
40、5-20(a)所示。(4)单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，选择“图案”选项卡中的绿色，如图5-21(a)所示。(5)单击“确定”按钮，完成条件1格式的设置。(6)单击“添加”按钮，弹出条件2对话框，将第二个条件(不及格成绩的条件)和单元格格式设置成“点状”，如图5-20(b)所示。最后按“确定”按钮，得到如图5-21(b)所示的效果。(a)条件1 (b)条件2图5-20 “条件格式”对话框 (a)“图案”选项卡 (b)应用举例图5-21 条件格式应用举例3.自动套用格式自动套用格式为提高表格格式设置的效率，Excel提供了“自动套用格式”功能。选中单元格区域，选择【格式】【自动套用
41、格式】菜单命令，打开“自动套用格式”对话框，如图5-22(a)所示，选择需要套用的样式。也可以单击“选项”按钮，如图5-22(b)所示，对某一格式做进一步的设置，如字体、对齐、边框和图案等。(a)基本格式 (b)“选项”格式图5-22 “自动套用格式”对话框5.3.5 使用批注使用批注在Excel 2003中，用批注可对单元格进行注释。添加批注的单元格会在右上角显示一个小红三角，将鼠标移到该单元格中，就会显示出批注内容。1.添加批注添加批注选定要添加批注的单元格区域，选择【插入】【批注】菜单命令，或右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选【插入批注】命令，此时会弹出一个批注框，在框内输入批注内容。例如：
42、通过批注对“成绩表”的总分涵盖范围加以说明，如图5-23所示。批注框信息的显示有两种形式：一种是批注框内容始终显示在工作表中；另一种是批注框处于隐藏状态，只露出单元格右上角的红色小三角，当要查看批注内容时，将鼠标指向批注单元格，批注内容立即显示出来。显示/隐藏批注的方法：选定包含批注的单元格，选择【视图】【批注】菜单命令，或者鼠标右击含批注的单元格，在弹出的快捷菜单中选择【显示/隐藏批注】命令。2.编辑批注编辑批注选定包含批注的单元格，选择【插入】【编辑批注】菜单命令；或者鼠标右击含批注的单元格，在弹出的快捷菜中选择【编辑批注】命令，进入批注编辑状态，重新输入编辑批注内容。3.删除批注删除批注
43、选定包含批注的单元格，选择【编辑】【清除】【批注】菜单命令，或者鼠标右击含批注的单元格，在弹出的快捷菜单中选择【删除批注】命令，单元格右上角的小红三角消失，此时批注已被删除。5.3.6 拆分与冻结窗格拆分与冻结窗格当表格数据量很大时，会给操作和浏览数据带来不便，此时可以用拆分与冻结窗格功能来解决问题。窗口拆分是指把当前工作表的活动窗口拆分成窗格，并且在每个被拆分的窗格中都可以通过滚动条来显示工作表的各个部分，使用户可以在一个窗口中查看工作表不同部分的内容。窗口冻结是指把某些区域固定不动(如标题行或最左边的列)，这样在处理数据时标题行或最左边的列不会跟着滚动，以区分行或列数据对应的标题。工作表拆
44、分一般分为水平拆分、垂直拆分和水平垂直拆分三种。(1)拆分时，选定目标单元格，选择【窗口】【拆分】菜单命令，会在目标单元格的左上角十字处形成拆分位置，拆分后的多个窗口都可以独自控制显示内容。如图5-24所示。撤销拆分时，选择【窗口】【取消拆分】菜单命令。(2)冻结时，先选定目标单元格，选择【窗口】【冻结窗格】菜单命令，会在目标单元格的左上角十字处形成冻结位置，如图5-25所示。撤销冻结时，选择【窗口】【取消冻结窗格】菜单命令。图5-24 拆分窗格举例 图5-25 冻结窗口举例Excel提供了强大的打印功能，用户可以将电子表格、图表和工作表中的数据等打印出来，以便浏览和保存。在打印之前，通常要进
45、行打印设置，如纸张的大小、方向和打印范围的设置等，并通过打印预览来检查各项设置是否合适，以防在打印结果中出错。5.4 打打印印工工作作表表5.4.1 打印预览打印预览打印之前需要对打印输出进行浏览。通过打印预览，用户可以在打印之前通过屏幕查看打印效果，并且能在页面设置、打印选项和打印预览之间切换。方法：单击“常用”工具栏中的“打印预览”按钮；或选择【文件】【打印预览】菜单命令。预览窗口以实际打印效果显示了工作表的首页，如图5-26所示。窗口的下方显示了当前的页号和总页数；窗口的上方有一排按钮，其功能分别为：按钮：工作表的内容超过一页时，利用该按钮显示下一页内容。若无下一页，按钮呈灰色。按钮：单
46、击该按钮显示上一页内容。若无上一页，按钮呈灰色。按钮：单击该按钮，可以将预览的工作表放大，查看工作表细节；再次单击又能恢复到原来的显示比例。按钮：单击该按钮弹出“打印”对话框。按钮：单击该按钮弹出“页面设置”对话框。按钮：单击该按钮显示/隐藏控制柄，通过拖曳控制柄来调整页边距、页眉、页脚及列宽的大小。按钮：单击该按钮切换到分页预览视图，此时该按钮变为“普通视图”。按钮：单击该按钮关闭打印预览窗口，返回工作表窗口。按钮：单击该按钮进入打印预览功能的帮助窗口。图5-26 打印预览5.4.2 页面设置页面设置在打印之前需要对打印方向、纸张大小、页边距和页眉、页脚等进行设置，选择【文件】【页面设置】菜
47、单命令，打开“页面设置”对话框完成设置，如图5-27(a)所示。1.设置页面设置页面单击“页面设置”对话框中的“页面”选项卡，如图5-27(a)所示，可以对打印方向、缩放比例、纸张大小、起始页码等进行设置。2.设置页边距设置页边距单击“页面设置”对话框中的“页边距”选项卡，如图5-27(b)所示，可以对页面上、下、左、右以及页眉、页脚距离和居中方式等进行设置。3.设置页眉设置页眉/页脚页脚单击“页面设置”对话框中的“页眉/页脚”选项卡，如图5-27(c)所示，可以对页眉/页脚进行设置。方法1：单击“页眉”或“页脚”的下拉列表按钮，在打开的下拉列表中选择内置的页眉/页脚格式。方法2：单击“自定义
48、页眉”或“自定义页脚”按钮，可以自主创建页眉页脚。例如，单击“自定义页眉”按钮,打开“页眉”对话框，如图5-27(d)所示。文本框“左”、“中”、“右”分别表示在此输入的信息将出现在每一页的左上角、正上方、右上角的位置。对话框中部的命令按钮分别用来设置字体、页码、总页数、日期、时间、路径和文件名、文件名、标签名和插入图片。(a)“页面”选项卡 (b)“页边距”选项卡 图5-27 “页面设置”对话框 (c)“页眉/页脚”选项卡 (d)“页眉”对话框 图5-27 “页面设置”对话框5.4.3 打印输出打印输出通过“打印预览”查看工作表，如果对打印输出的效果满意，就可以进行正式打印了。方法：单击【文
49、件】【打印】菜单命令，打开“打印内容”对话框，如图5-28所示。若配备多台打印机，则需要进行打印机的设置。单击“名称”栏的下拉列表,在下拉列表中选择要使用的打印机型号。在“打印范围”栏，选择是“全部”打印，还是通过“页”来确定打印其中的某几页。在“打印内容”栏，通过3个单选项来确定是打印当前工作表的“选定区域”、“选定工作表”还是打印“整个工作簿”。在“份数”栏，输入打印份数，也可以“逐份打印”。图5-28 “打印内容”对话框公式与函数的使用是Excel最重要的内容之一，灵活地运用公式和函数可以简化数据计算，实现数据处理的自动化。5.5 公式函数和单元格的使用公式函数和单元格的使用5.5.1
50、使用公式使用公式公式是单元格内以等号(=)开始的值、单元格引用或运算符的组合。其输入比较简单，可在放置结果的单元格中直接输入公式内容，公式输入完毕，计算也随之完成，计算结果显示在单元格中。1.公式中的运算符公式中的运算符Excel公式中的运算符及引用运算符的应用示例分别如表5-2和表5-3所示。表5-2 Excel公式中的运算符表5-3 Excel公式中的引用运算符2.输入公式输入公式公式可直接在单元格中输入，也可在编辑栏中输入，但都以等号“=”开始，其后才是表达式。操作步骤如下：(1)选定要输入公式的单元格。(2)先输入“=”，再输入包含计算数据和其所在的单元格名称的表达式，例如：“=3*(
