1、第六章 会议文书工作第一节 会议文书工作的特点和内容一、会议文书工作的特点二、会议文书工作的内容一、会议文书工作的特点会议文书不同于一般的文书,它是专门用于会议的公文,包括会议前、会议中和会议后需撰写的材料。主要特点:1、时效性时效性是指会议文书工作要提前运筹,及时发文,即必须按照会议主办单位的意图,提前谋划,及时撰写、发送有关文书,不能延误时间。2、准确性准确性是指会议文书的写作要具体明确,一目了然。3、规范性规范性是是有会议文书的性质决定,是指会议文书工作要规范引导,全面客观。二、会议文书工作的内容会议文书工作是指对有关会议文书的制作、发送和管理工作。从时段上可分为会议前、会议中和会议后三
2、个阶段。1、会议前这一阶段的工作主要是 起草会议通知、会议规则、会议开幕词、闭幕词等文件,并根据会议时间安排,将这些材料送有关领导审核,经修改后打印成文,然后发送至相关单位和人员。2、会议中这一阶段的工作主要是作会议记录,同时要着手起草会议纪要,根据需要编印和发放会议简报,并根据会议发展情况充实或修改闭幕词。 会议纪要的三个特点:一是具有较强的提要性;二是具有决议的性质;三是具有存查备考的作用。会议简报是指会议期间采取概括的手法,及时报道、反映会议进程和会议内容的文字。 会议简报的作用:一是汇报作用;二是交流作用;三是辐射作用。3、会议后这一阶段的工作主要是编印会议简报,印制大会通过的会议纪要
3、,并将这些材料发送至各有关单位和个人。在此基础上,要将所有会议材料整理归档。第二节 常用文书的撰写要求一、会议通知二、会议规则三、会议开幕词和闭幕词四、会议记录五、会议纪要六、会议简报一、会议通知一)写作格式1、标题会议通知的标题多采用“发文机关名称+事由+文种名称”或“事由+文种名称”两种形式。2、上款写明通知对象。一般在标题下一行顶格写,后面加冒号。通知对象时单位的,写单位名称。如通知对象有几个或几种类型,则在每个对象或每个类型之间有顿号或逗号隔开。3、正文正文一般分为三个部分:开头、主体、结尾。开头写发通知的原因、依据和目的;主体写通知事项,通常采用条款式;结尾写要求、希望等,也可因文而
4、异,不写结尾。主体部分包括下列事项:1)会议的时间。包括开始时间、报到时间、结束时间。2)会议的地点。3)参加对象4)其他事项4、落款在正文末的右下方写明主办单位的名称、通知日期。重要会议的通知应当加盖公章。发出通知的日期应当写具体的年、月、日,不能用“即日”代替。二)写作要求通知要写得简明、具体,交代清楚会名、起止时间、地点、参加人员范围、主办和承办会议单位及联系人、入场凭证等。二、会议规则一)写作格式会议规则不同于其他的会议文书,它没有固定的格式,通常包括标题、正文、落款等。1、标题居中写明“xx大会会议规则”2、正文1)会议的议题及其内容2)会议代表产生的程序3)会议机构的职能和产生办法
5、3、落款二)写作要求1、内容要周全2、规定要合乎情理3、语言要明确平实除了具体明确外,还要做到行文简练,言简意赅。三、会议开幕词和闭幕词一)写作格式开幕词的结构一般由标题、称呼、正文、结束语四部分构成。标题要注明xx会议开幕词。称呼在标题下一行顶格写“各位代表”、“各位来宾”等。正文包括宣布开幕、说明会议名称、性质、参与者情况,对会议的指导思想、主要任务和过程、意义和作用、希望和要求的阐述。结束语常以概括性词句对会议作出预示性评价,如“本次会议将如何如何”,最后以“预祝会议圆满成功”作结。闭幕词和开幕词的结构基本一致,除标题和称呼外,正文部分可简明扼要地总结评价会议情况,强调会议的意义对会后如
6、何贯彻会议主旨或宣扬会议精神提出要求,结束语可表示对有关各方的感谢,最后郑重宣布“xx会议胜利闭幕”。二)写作要求开幕词、闭幕式要注意呼应和连贯,前后一致,不能开幕词是一个意思,闭幕词是另一个意思。四、会议记录一)写作格式会议记录的格式包括三部分1、会议概况包括会议的名称、时间、地点、主持人(职务)、出席人、列席人、旁听人、缺席人、记录人、记录审核人。2、会议内容包括会议的议题、议程、临时动议,发言人的姓名及发言内容,会议的表决、选举结果。3、会议期间的有关情况如与会者的掌声、笑声,与会 者迟到、早退、中途退场以示不满的情况等等。二)写作要求会议记录的写作方式主要有两种:一种是摘要记录;另一种是详细记录。1、真实、客观2、准确、快速3、清楚、规范五、会议纪要一)写作格式会议纪要一般分为标题、正式、结尾。1)标题2)正文分为三个部分:第一部分:写会议概况第二部分:写出会议研究的问题第三部分:结尾。二)写作要求1)条理清楚,逻辑严密,结构严谨2)重点突出,择要而已3)文字简洁六、会议简报一)写作格式1)报头2)报体 3)报尾