1、第第4章章 Excel 2003 电子表格电子表格本章要点lExcel 2003的基本操作l工作表的基本操作l公式和函数的使用l创建图表l数据的统计与分析l工作表的打印 4.1 Excel 2003简介简介 Excel是专业的电子表格制作工具。使用Excel能够制作出集数据、图形、表格、图表等多种形式信息于一体的工作表，可以随心所欲地将工作表中的数据用公式和函数联系起来，并加以统计分析。较之以前的版本，Excel 2003添加了一些新的功能，例如智能标记支持、XML文件格式以及全新概念的信息管理权限等，使得Excel的功能越来越强，操作界面也越来越友好。Excel 2003还提供了多种模板，使
2、初学者可以更快地熟悉和使用电子表格。对于高级用户或专业用户，可以根据工作需要，定制自己的排版格式并将该模板格式保存起来，以便日后使用，从而极大地提高了工作效率。 下面对Excel 2003的有关概念以及基本操作作简要介绍。 4.1.1 Excel 2003的启动与退出的启动与退出 Excel 2003的启动方法有如下几种：(1)依次单击“开始”|“所有程序”|“Microsoft Office”|“Microsoft Office Excel 2003”。(2)双击桌面上或者其他位置的Excel 2003的快捷方式图标。(3)依次单击“开始”|“运行”命令，在弹出的“运行”对话框中输入Exce
3、lexe，然后单击“确定”即可启动Excel 2003。(4)打开任何一个Excel文件，也可以运行Excel 2003。 退出Excel 2003有如下方法： (1)单击Excel 2003窗口右上角的“关闭”按钮。 (2)单击“文件”|“退出”命令。 (3)双击中文版Excel 2003窗口标题栏的程序图标。 (4)按【Alt+F4】快捷组合键。 4.1.2 Excel 2003的工作界面的工作界面 启动Excel后，即可看到Excel 2003的工作界面，如下图所示。 下面分别介绍Excel 2003窗口界面的各个部分：1.标题栏标题栏标题栏位于屏幕的最顶端，用于显示当前程序是Excel
4、 2003，并显示当前工作簿文件的名字。例如正在编辑“年度障目总结”的工作簿，就可以看到“年度障目总结”显示在标题栏中。在图4-1中，由于是新的工作簿文件，所以看到的是“Book 1”，它是由Excel 2003自动建立的文件名。2.菜单栏菜单栏菜单栏位于标题栏下方。菜单栏由9组菜单组成，每组菜单又可向下拉出许多菜单命令。在每组下拉菜单中包括了一组相关操作或命令，可以根据需要选取菜单中的项，完成相关操作。当光标在菜单标题上移动时，菜单标题就会突出显示，单击鼠标左键，拉出该菜单标题下的菜单命令。将光标移动到所需的菜单命令上，单击鼠标左键，即可执行这个菜单命令。3.工具栏工具栏工具栏由一些图标组成
5、，每一个按钮都代表了一个命令。将鼠标指针移动到工具栏中的某一按钮上时，按钮就会突出显示，稍停片刻，按钮旁边就会出现一个浅黄色小文字框来说明该按钮的名称或其作用。单击图标按钮就可以执行相应的命令，从而完成某项工作。使用工具栏会使操作更加简便。一般情况下，只打开“常用”和“格式”工具栏，其他工具栏被暂时关闭了。可以依次单击“视图”|“工具栏”命令，在工具栏的子菜单中将任意一个工具栏显示或隐藏起来。4.标签标签工作簿窗口底端的标签，用于显示工作表的名称。单击工作表标签将激活相应工作表；如果要显示与工作表操作相关的快捷菜单，请于标签上右击鼠标；如果要滚动显示工作表标签，请使用标签栏左端的滚动按钮。如下
6、图所示。5.行号行号行号是用来标记工作表每一行的数字序列。Excel 2003中，有1-65536个行号，位于各行左侧。单击行号可选定工作表中的整行单元格；如果右击行号，将显示相应的快捷菜单。6.列标列标列标是用来标记工作表每一列的字母序列。Excel 2003中每张工作表有256列，1-26列分别使用单字母AZ来表示。26列以后的列用两个字母表示，比如27列用AA表示，而第256列的列标是IV。单击列标可选定该列全部单元格。如果右击列标，将显示相应的快捷菜单。7.编辑栏编辑栏 编辑栏，主要用于编辑单元格内容或公式，也可以显示出活动单元格中使用的常数或公式。8.名称框名称框 位于编辑栏左端的下
7、拉列表框，用于指示当前选定的单元格、图表项或绘图对象。单击某一单元格，名称框中即可显示其地址。在名称框中键入名称，再按回车键可快速选定单元格或单元格区域。9.工作表工作表 工作表是指工作表整体及其中的全部元素，包括单元格、网格线、行号列标、滚动条和工作表标签。10.状态栏状态栏 在屏幕窗口的最底端，状态栏中显示有关执行过程中的选定命令或操作的信息。当选定命令时，状态栏左边便会出现该命令的简单描述。状态栏左边也可以指示过程中的操作，如打开或保存文件，复制单元格等。状态栏右边则是显示Caps Lock、Scroll Lock和Num Lock等键是否打开。 11.任务窗格任务窗格 任务窗格中包括了
8、Excel 2003常用的操作任务，每个待操作的任务都以超级链接的方式列出，用户直接单击超级链接就可以执行相应的操作，从而摆脱了以往单一从菜单栏中进行操作的模式，方便了用户的使用。 4.1.3 Excel 2003的基本概念的基本概念 Excel 2003有如下的一些基本概念，下面分别介绍一下：1.1.工作簿工作簿 启动Excel 2003后，就会出现一个工作簿窗口，如图4-1所示，工作簿是指在Excel环境中用来储存并处理工作数据的文件。在一个工作簿中，可以拥有多张具有不同类型的工作表。默认情况下，一个工作簿有三个预设的工作表而最多可以有255个工作表。工作簿内除了可以存放工作表外，还可以存
9、放图表等对象。工作簿文件以.xls为默认扩展名。 2.工作表及其名称工作表及其名称 工作簿中的每一张电子表格称为工作表，使用工作表可以对数据进行组织与分析。每张工作表有65536行、256列，共有16777216个单元格。为了方便工作表的管理，每一张工作表都有一个名称显示在标签中。在默认的情况下，会以Sheet加序号来表示每一张工作表。例如，默认状态下，新建工作簿中的三张工作表的名称分别是Sheet1、Sheet2、Sheet3。3 3 单元格和活动单元格单元格和活动单元格工作表中有许多被灰色网格线围成的小方格，这些方格被称为“单元格”。每一个单元格中可以输入文字、数值、公式及日期/时间四种不
10、同类型的数据。正在输入数据的单元格，称为“活动单元格”，其边框显示为加粗的黑色边框。工作表中的每一个单元格都有一个“地址”，这个地址由“行号”和“列标”组合而成的。例如，“活动单元格”在D列6行，它的地址就是D6。如果要表示工作表中的一块单元格区域，则可以用该区域的左上一个单元格名称和右下一个单元格名称中间加上冒号表示。例如，要表示从C3到F5的所有单元格，就可以表示为C3:F5。4.2 Excel 2003的基本操作的基本操作 l4.2.1 工作簿的创建 启动Excel时，系统自动打开一个新的工作簿并且自动命名为Book1.xls，用户也可以根据需要建立一个新的工作簿。创建新工作簿有以下两种
11、情况：1.创建新的空白工作簿创建空白工作簿可以有如下三种方法：（1） 依次单击“文件”|“新建”命令，在任务窗格中单击“空白工作簿”即可。（2） 按键盘组合键【CtrlN】即可新建一个空白工作簿。（3） 单击“常用”工具栏中的新建按钮 。2 使用模板创建新的工作簿Excel 2003提供了形式丰富的模板，使得用户能够更方便的创建不同用途的工作簿，操作步骤如下：（1） 依次单击“文件”|“新建”，打开“新建工作簿”任务窗格。（2） 在任务窗格中单击“本机上的模板”超级链接，打开模板对话框。如下图所示。（3） 选择“电子方案表格”选项卡，在窗口中选择一种工作簿的模板。（4） 单击“确定”按钮，即可
12、以选择的模板新建工作簿。 4.2.2 工作簿的保存工作簿的保存 工作簿编辑完成后，可以将其以文件的形式保存在计算机中，保存新建工作簿的操作步骤如下：（1）依次单击“文件”|“保存”（也可以按组合键【Ctrl+S】或单击保存按钮），打开“另存为”对话框。（2）在“保存位置”下拉列表中选择存放工作簿的位置。（3）在“文件名”文本框中输入工作簿的保存文件名。（4）单击“保存”按钮即可完成保存。 如果需要将以前保存过工作簿以新的形式保存，则可以依次单击“文件”|“另存为”或者按“F12”键，即可打开“另存为”对话框，再进行上述第（2）、（3）、（4）步。 4.2.3 区域的选取和命名区域的选取和命名
13、1.单元格区域的选择单元格区域的选择 2.单元格区域的命名单元格区域的命名（1）快速定义单元格区域的名称）快速定义单元格区域的名称 （2）使用对话框定义单元格区域名称）使用对话框定义单元格区域名称 4.2.4 数据的输入数据的输入 1.输入文本型数据输入文本型数据 在Excel 2003中，字符型数据包括汉字、英文字母、数字、空格以及其他在键盘上能直接输入的符号，字符型数据通常不参与计算。在默认情况下字符型数据在单元格中均呈左对齐。在一个单元格中最多能输入32000个字符。在输入全部由数字组成的字符串时，为了避免被系统认为是数字型数据，可以在输入时在数字前面添加英文的单引号，以表示输入的是数字
14、字符串而不是数字数据。在输入前需要选中单元格，然后选择合适的输入法直接输入即可。输入完成后，按回车键或者单击输入按钮 即可完成输入，单击编辑栏中的取消按钮 ，即可取消所输入的数据。 2.输入数字输入数字 Excel 2003中的数字可以是O、1、，以及正号、负号、小数点、分数线“”、百分号“”、指数符号E、e、货币符号“￥”等。当建立新工作表时，所有单元格都采用系统默认的数字格式，在默认状态下，系统把单元格中的所有数字设置为右对齐。 如要要在单元格中输入正数可以直接在单元格中输入，而不需要输入号。当数字的宽度超过单元格的宽度时，Excel 2003会自动使用科学计数法来表示输入的数字。如果要在
15、单元格中输入负数，在数字前加一个负号，或者将数字括在括号内。例如要输入-100，则可以在单元格中输入“-100”或“(100)” 输入分数比较麻烦一些，因为系统可能会认为输入的是日期型数据，可以在输入分数时在前面加上0，再输入空格，然后再输入分数。例如要在单元格中输入13，首先选取单元格，然后输入一个数字0，再输入一个空格，最后输入“13”，这样就表明输入的是分数1/3。如果不先输入0而直接输入13，系统将默认这是日期型数据。 3.输入时间和日期输入时间和日期 Excel 2003能够识别大部分常用表示法所输入的日期和时间格式。Excel 2003将输入的日期和时间转换成一个序列数，其中时间是
16、用24小时制的十进制的分数记录下来的。在输入时间时，要用冒号将小时、分、秒隔开，例如“17：40：40”。如果在输入时间后不输入AM或PM,Excel会认为使用的是24小时制,即在输入下午的5：40分时应输入“5：40：PM”或“17：40：00”。 注意：注意：在时间和在时间和AMAM或或PMPM标注之间要输入一个空格。标注之间要输入一个空格。 输入日期，应使用MMDDYY格式，即先输入月份，再输入日期，最后输入年份，例如2182004。如果在输入时省略年份，则以当前年份作为默认值。 如果需要在单元格中插入当前日期，可以按【Ctrl+；】组合键。如果在单元格中插入当前时间，可以按【Ctrl+
17、Shift+；】组合键。 4.2.5 自动填充数据自动填充数据 1.1.填充相同数据填充相同数据 需要快速在同行或同列输入相同的数据时，可以使用自动填充功能将已有的数据复制到其他单元格中。方法如下：（1）选中已经输入数据的单元格。（2）将鼠标指针放到单元格右下角的填充柄（单元格边框右下角的小方块）上，这时鼠标指针变为 形状。（3）按住鼠标左键并拖动鼠标，直到拖动的矩形框覆盖住需要填充的所有单元格，放开鼠标，即可完成自动填充。如右图所示。2 2 填充数据序列填充数据序列 在工作表中输入时可能经常遇到一些输入一个序列数据的情况。例如，表格中的项目序号，或者一个学生登记表中的学号序列，再如一个日期序
18、列等等。对于这些特殊的数据系列，通过使用Excel 2003中的“填充”功能，可以非常轻松地输入这些数据。填充数据序列的操作步骤如下 ：（1）在第一个单元格中输入一个起始值，选定一个要填充的单元格区域。（2）依次单击“编辑”|“填充”|“序列”，打开如右图所示的“序列”对话框。（3）在对话框的“序列产生在”中选择“行”或者“列”。之后在“类型”框中选择需要的序列类型，选定“等差序列”，在“步长值”输入框中设定“1”。（4） 单击“确定”，即可完成序列的快速填充。 还可以使用鼠标拖动填充柄，在快速填充柄的快捷菜单中选择“以序列方式填充”即可快速完成。4.2.6 4.2.6 修改或清除单元格数据修
19、改或清除单元格数据 表格单元格中的数据输入过后，用户可以根据需要对其修改或者删除。下面分别介绍修改和删除单元格数据的方法：1.1.修改单元格数据修改单元格数据 单元格中的数据可以对其作部分修改，也可以完全以新的内容覆盖原有的内容。完全覆盖原有内容比较简单，只需选中单元格，再直接输入新内容即可；而部分修改单元格内容可以有如下两种方法：（1）在单元格中修改双击需要修改内容的单元格。将光标定位到需要修改的位置，可以按【Delete】键删除光标右边的内容。按【Backspace】键删除光标左边的内容。输入新的内容后，单击输入按钮 或者按【Enter】键，即可完成修改。 （2）在编辑栏中修改单击需要修改
20、内容的单元格，单元格内容即可出现在编辑栏中。在编辑栏中定义光标，删除或者修改其中的内容。修改完毕，单击输入按钮 或者按【Enter】键即可。2.2.清除单元格数据清除单元格数据 在Excel 2003中，清除单元格中的数据只会清除其中的内容，不会删除该位置的单元格，因而不会影响整个表格的布局。清除单元格数据的操作步骤如下：（1）选择需要清除内容的单元格（2）依次单击“编辑”|“清除”命令，在“清除”子菜单中选择需要清除的单元格内容形式如下图所示。 如果要将单元格中的内容清空，用户可以在选中单元格后，直接按【Delete】键即可。 4.2.7 插入或删除单元格、行或者列插入或删除单元格、行或者列
21、 用户可以在原有表格中插入或删除行、列或者单元格，方法如下。l1.插入和删除单元格 在工作表中插入单元格的具体步骤如下：（1）在需要插入单元格的位置选定单元格。（2）选择“插入”|“单元格”命令，打开如下图所示的“插入”对话框。（3）根据对话框提示，在其中选择插入单元格的情况。（4）单击“确定”按钮，完成插入。 可以删除表格中的无用单元格或单元格区域，方法如下：（1）选择需要删除的单元格或单元格区域。（2）选择“编辑”|“删除”命令，弹出“删除”对话框，如下图所示。（3）选择需要删除的项，单击“确定”按钮，即可删除单元格。 l2.插入和删除行或列 插入（删除）行或列的操作步骤如下：（1）选择需
22、要插入（删除）行或列的位置。（2）选择“插入”（或“删除”）|“行”（或“列”）命令。 新插入的行在选择行的上一行，新插入的列是在选择列的左边一列；用户也可以右击行号或者列号，在弹出的快捷菜单中选择插入或者删除行或列。 4.2.8 复制或移动单元格数据复制或移动单元格数据 单元格中的数据可以根据需要将其复制或移动到工作表中的其他位置或者其他工作表中的某一位置，甚至其他应用程序中，下面分别介绍其操作方法。l1.使用鼠标拖动 在同一工作表中的相近区域进行单元格数据的复制或移动，可以使用鼠标拖动的方法，操作步骤如下：（1）选中源数据单元格或者单元格区域。（2）将鼠标指针移动到单元格区域的边缘，当指针
23、变成形状时按住鼠标。（3）需要复制单元格内容时，可以按住Ctrl键，拖动单元格区域到目标位置。（4）需要移动单元格内容时，可以直接拖动单元格区域到目标位置。 2.使用菜单中的命令如果需要操作的单元格的源位置和目标位置较远或者不在一张工作表中时，可以使用菜单中的命令来进行操作，步骤如下：（1）选中源数据单元格或者单元格区域。（2）选择“编辑”|“复制”（或“剪切”）命令。（3）选定需要粘贴的单元格或者单元格区域的左上角的单元格。（4）选择“编辑”|“粘贴”命令，即可将源位置的单元格内容粘贴到目标位置。 3.使用常用工具栏中的按钮 使用常用工具栏中的按钮可以快速地完成单元格的复制或者移动。其操作步
24、骤如下：选中源单元格，单击“复制”按钮这里是一个图片或者“剪切”按钮这里是一个图片，再在目标位置单击“粘贴”按钮这里是一个图片，即可完成单元格数据的复制或者移动。 l4.选择性粘贴 这里是一个图片复制单元格时，有时在目标位置只需要粘贴其中的特定内容而不是全部内容，此时可以使用Excel 2003的“选择性粘贴”命令，具体操作步骤如下：（1）选中源单元格位置。（2）选择“编辑”|“复制”命令。（3）选定需要粘贴的单元格或者单元格区域的左上角的单元格。（4）选择“编辑”|“选择性粘贴”命令，弹出如图414所示的“选择性粘贴”对话框。 （5）在“选择性粘贴”对话框中选择需要粘贴的内容以及运算。（6）
25、单击“确定”按钮，完成操作。使用选择性粘贴可以只复制所需要的源位置部分内容，甚至还可以对单元格数据进行加减乘除运算等。 4.3 使用公式和函数使用公式和函数 Excel作为一个电子表格系统，除了用于进行一般的表格处理外，最主要的还是数据计算。在Excel 2003中，用户可以在单元格中输入公式或者使用Excel提供的函数来完成工作表中相应数据的计算，还可以通过多维引用，来完成各种复杂的运算。因此，如果没有公式和函数，电子表格软件在很大程度上失去了存在的意义。 公式和函数是Excel 2003的核心。在单元格中输入正确的公式或者函数以后，会立即在指定的单元格中显示出计算结果。对于已经计算过的一组
26、数据，如果用户对其中的部分数据做修改的话，其计算结果也会自动更新。本节主要介绍在Excel 2003中使用公式和函数的方法。 4.3.1 运算符运算符 公式中总会使用到各种数学运算符号，如、等，通过这些运算符号的组合，可以完成各种复杂的运算。 Excel 2003运算符号分为三类：算术运算符号、文本运算符号和比较运算符号。l1.算术运算符号 算术运算符号用于对两个或者两个以上的数值、变量进行算术运算，但对于百分数来说只有一个数值也可以运算，例如=5。算术运算符号包括6种：加、减、乘、除、百分数和乘方。 l2.文本运算符号 文本运算符号可以将文字连接起来。例如，公式=“计算机”&“应用”的结果是
27、“计算机应用”。字符运算符还可以连接数字，例如，公式=123&456的结果是123456。用“&”来连接数字时，数字两边的双引号可有可无。此外，字符运算符还可以通过连接两个单元格的地址将两个单元格中的内容以文本的形式连接起来。l3.比较运算符号 比较运算符号根据公式的判断条件，返回逻辑运算结果True（真）和False（假）。 4.3.2 运算次序运算次序 公式中可以同时存在多个运算符，这就需要考虑运算符的优先级问题。Excel 2003中不同的运算符号具有不同的优先级，优先级高的运算符先参加运算，其运算结果再与运算优先级低的运算符进行运算。如果要改变这些运算符号的优先级可以使用括号，以此来改
28、变表达式中的运算次序。对于同一级别的运算符号，则遵从“由左到右”的次序来运算。例如：=A1+B2/100和=(A1+B2)/100的结果是不同的。运算符号的优先级见下表。高优先级运 算 符 号说 明低负号百分号指数*和/乘法、除法+和加法、减法&连接文字=、=、比较符号4.3.3 4.3.3 单元格地址引用单元格地址引用 l1.相对引用 l2.绝对引用 l3.混合引用 4.3.4 输入公式输入公式 输入公式的操作类似于输入文本型数据。不同的是在输入一个公式的时候总是以一个等号“=”作为开头，然后才是公式的表达式。在一个公式中可以包含各种算术运算符、常量、变量、函数、单元格地址等。下面是几个输入
29、公式的实例。=1+2+3常数运算=5*B4 常数与单元格地址=A1+B3 使用单元格地址（变量） 输入公式的单元格就是显示计算结果的单元格。用户可以在单元格中输入公式，也可以在编辑栏中输入。 l1.在单元格中输入公式在单元格中输入公式的操作步骤如下：（1）选中需要输入公式的单元格。（2）输入等号“”，再在等号后面输入公式内容。（3）按回车键即可完成输入。 l2.在编辑栏中输入公式在编辑栏中输入公式的步骤如下：（1）选中需要输入公式的单元格。（2）在编辑栏中输入等号“”，再在等号后面输入公式内容。（3）单击输入按钮这里是一个图片，或按回车键即可完成输入。 4.3.5 输入函数输入函数 l1 1
30、函数的类别函数的类别 Excel 2003中提供了大量的函数，根据函数的功能，可以将这些函数分为一下几种类型：数据库函数：主要用于对存储在列表或数据库中的数据进行分析。l数学和三角函数：可以处理简单和复杂的数学计算。l日期和时间函数：在公式中分析和处理日期值和时间值。l文本函数：用于在公式中处理字符串。l逻辑函数：使用逻辑函数可以进行真假值判断，或者进行符号检验。l统计函数：可以对选定区域的数据进行统计分析。l查找和引用函数：可以在数据清单或表格中查找特定数据，或者查找某一单元格的引用。l工程函数：用于对数值进行工程分析。l信息函数：用于确定存储在单元格中的输入类型。 财务函数：对数值进行各种
31、财务的运算。 l2.手工输入函数 与输入公式一样，在编辑栏中也可以输入任何函数。如果能记住函数的参数，直接从键盘输入函数是最快的方法。所有函数都是由函数名和位于其后的一系列参数（用括号括起来）组成的，例如“=SUM（B3,B4,B5,B6）”或者“=SUM(A2：B5)”。按回车键后，该单元格中即出现计算结果，编辑栏中显示对应的函数，如下图所示。 l3.插入函数 使用手工输入函数的方法一般适用于一些变量较少的函数或一些简单的函数；对于参数较多或者比较复杂的函数，建议使用插入函数的方法来输入。当用户不能确定函数的结构时，可以使用插入函数的方法，简洁、快速地输入函数。 以学生成绩表为例，使用插入函
32、数的方法求出学生的平均分，操作步骤如下：（1）选定放置计算结果的单元格B11。（2）选择“插入”|“函数”命令或者单击编辑栏中的“插入函数”按钮这里是一个图片，打开如下图所示的“插入函数”对话框。 （3）在“或选择类别”下拉列表框中选择“常用函数”选项，在“选择函数”列表框中选择需要的函数类型AVERAGE。（4）单击“确定”按钮，打开如下图所示的“函数参数”对话框。（5）在“Number1”文本框中直接输入函数的参数。当有单元格参与计算时，可以输入单元格的区域或者直接使用鼠标在工作表中选择相应的区域。l（6）单击“确定”按钮，完成计算，如下图所示。4.3.6 常用函数介绍常用函数介绍 下面介
33、绍几个常用的函数的格式、功能以及参数。l1.求和函数格式：SUM(number1,number2,)功能：计算number1,number2,一组数值的总和。参数：此函数中的参数可以是以下几种类型。（1）一个数值，如16。（2）单个单元格地址，如E4。（3）单元格区域，如B3:B7。（4）简单计算式，如B44。 l2.求平均AVERAGE格式：AVERAGE(number1,number2, )功能：计算number1,number2, 一组数值的平均值。 参数：与求和函数相同。 l3.求积函数PRODUCT格式：PRODUCT(number1,number2, )功能：计算number1,n
34、umber2, 一组数值的乘积。参数：与求和函数相同。 l4.计数函数COUNT格式：COUNT(value1,value2, )功能：计算参数组中数值的个数。参数：数值、文字、逻辑值和单元格地址。 l5.舍入函数ROUND格式：ROUND(number1,num_digits)功能：按所指定的位数，将数字四舍五入。参数：number1表示要进行四舍五入的数字；num_digits表示指定舍入的位数。 l6.逻辑函数IF格式： IF(logical_test,value_if_ture,value_if_false)功能：进行逻辑判断，根据真假值，返回不同结果。 参数： logical_tes
35、t表示计算为Ture或False的值或表达式； value_if_ture表示logical_test成立时，要返回的值；value_if_false表示logical_test不成立时，要返回的值。 4.3.7 公式和函数可能出现的错误公式和函数可能出现的错误 在输入公式或者插入函数的时候，有时由于用户的误操作可能会使公式或函数无法正常使用，下面介绍几种常见的公式错误形式及其出错原因。l1.错误信息1 l2.错误信息2DIV/0! l3.错误信息3VALUE! l4.错误信息4NAME? l5.错误信息5NUM! 4.4 工作表的操作工作表的操作 Excel 2003中的每一个工作簿可以容纳
36、255张工作表，因此就要根据需要对工作表进行一些操作。对工作表的操作包括工作表的选定、工作表的重命名、插入和删除工作表、移动和复制工作表、工作表的隐藏和取消隐藏以及工作表窗口的拆分和冻结等。 4.4.1 工作表的选定工作表的选定 在对工作表进行操作以前，需要选定相应的工作表，可以通过单击标签来选定。选定工作表的几种情况和具体方法见下表。 选择对象操作方法单张工作表单击工作表标签多张相邻位置的工作表先单击第一张工作表的标签，再按住【Shift】键，单击最后一张多张不相邻位置的工作表先单击第一张工作表的标签，再按住【Ctrl】键，单击其他需要选中的工作表标签工作簿中所有的工作表右击某一工作表标签，
37、在快捷菜单中选择“选定全部工作表” 还可以使用键盘快速切换工作簿中的工作表，方法如下：（1）按【Ctrl+Page Down】组合键：切换到工作簿的前一张工作表。（2）按【Ctrl+Page Up】组合键：切换到工作簿的后一张工作表。 4.4.2 工作表的重命名工作表的重命名 重命名工作表的方法有如下三种。l1.使用菜单命令（1）选中需要重命名的工作表。（2）选择“格式”|“工作表”|“重命名”命令。（3）输入工作表的名称，按回车键。 l2.直接重命名（1）双击需要重命名的工作表标签。（2）输入工作表的名称，按回车键。l3.使用快捷菜单重命名（1）右击需要改名的工作表标签。（2）在弹出的快捷菜
38、单中选择“重命名”命令。（3）输入工作表的名称，按回车键。 4.4.3 插入和删除工作表插入和删除工作表 l新创建的空白工作簿中默认的只有三张工作表，在操作中可以根据需要插入工作表，也可以将不需要的工作表删除。l1.插入工作表 插入工作表有两种方法。 方法一：（1）单击某一个工作表的标签。（2）选择“插入”|“工作表”命令，Excel 2003将在当前工作表前添加一张新的工作表。方法二：（1）右击某一个工作表的标签。（2）在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令，即可在当前工作表前添加一个新的工作表。 l2.删除工作表 用户可以将工作薄中不需要的工作表删除。删除工作表的方法有两种：一种是利用菜单命令
39、，另一种是利用工作表标签快捷菜单。 使用菜单命令删除工作表的具体步骤如下：（1）选中需要删除的工作表。（2）选择“编辑”|“删除工作表”命令。如果工作表中有内容，则会打开提示框，询问用户是否需要删除工作表。（3）单击“确定”按钮，即可删除工作表。4.4.4 复制和移动工作表复制和移动工作表 天然天然 在实际应用中，有时需要在工作簿中或者工作簿间复制和移动工作表，在Excel 2003中可以使用两种方法移动和复制工作表，一是使用鼠标拖动操作，二是使用菜单命令。l1.利用鼠标操作 如果需要移动或复制的工作表在一个工作簿中，则可以使用鼠标操作，方法如下：（1）选定需要操作的工作表的标签。（2）在该工
40、作表标签上按住鼠标左键不放，此时鼠标指针变成形状，同时该工作表标签的左上方出现一个黑色倒三角形标志。 （3）拖动该工作表标签，这里是一个图片此时黑色倒三角形会随着移动，当黑色倒三角形移动到需要的位置时，释放鼠标，即可完成工作表的移动。如下图所示，可以将工作表“二年级”移动到“一年级”和“三年级”中间。（4）如果需要复制工作表，则可以在拖动标签时按住Ctrl键，此时鼠标指针会变成形状，当到达目标位置时，先释放鼠标，再释放Ctrl键，如下图所示。可以在工作表“二年级”和“三年级”中间添加一张“四年级”的副本。 l2.使用菜单命令当需要在不同的工作簿之间移动或复制工作表时，则可以使用菜单命令进行操作
41、，方法如下：（1）同时打开目标工作簿和源工作簿。（2）选中需要移动或者复制的工作表的标签。（3）选择“编辑”|“移动或复制工作表”命令，或在工作表标签上右击。（4）在弹出的快捷菜单中选择“移动或复制工作表”命令，打开如下图所示的“移动或复制工作表”对话框。 （5）在“将选定工作表移至工作簿”下拉列表框中选定要移动的工作簿，在“下列选定工作表之前”列表框中选择插入的位置。如果选中“建立副本”复选框，则可以进行工作表复制的操作。（6）单击“确定”按钮即可将工作表移动到目的位置。 4.4.5 工作表的隐藏或取消隐藏工作表的隐藏或取消隐藏 隐藏工作表的方法如下：(1)打开工作簿，选择要隐藏的工作表。(
42、2)选择“格式”|“工作表”|“隐藏”命令，即可隐藏该工作表。工作表中的某一行或几行、一列或者几列，也可以在编辑时被隐藏起来，方法如下：(1)打开工作表，选择要隐藏的行或列。(2)选择“格式”|“行”或“列”|“隐藏”命令，即可隐藏行或列。 取消隐藏的方法如下：(1)打开工作簿，选择“格式”|“工作表”|“取消隐藏”命令，将弹出如下图所示的“取消隐藏”对话框。(2)在“取消隐藏工作表”列表框中选择要显示的工作表。(3)单击“确定”按钮，即可重新显示隐藏的工作表。 4.4.6 拆分或冻结工作表窗口拆分或冻结工作表窗口 l1.拆分工作表窗口 在实际操作时，由于屏幕的显示内容有限，如果表格太大，即行
43、数和列数较多，在查看对照数据时无法做到资料的上下对照，用户可以使用拆分窗口的功能，对表格进行“横向”或“纵向”的分割，这样就可以查看表格的不同部分。具体操作步骤如下：（1）在工作表中选择一个单元格。（2）选择“窗口”|“拆分”命令，Excel 2003会将所选单元格的左上角作为交点，将工作表拆分成4个窗口。如下图所示的即是以E5单元格的左上角作为交点将工作表拆分成了4个窗口。 （3）将鼠标指针移动到分割条中，当鼠标指针变成或者形状时，按住鼠标左键拖动即可调整4个窗口的大小。 取消工作表的拆分可以选择“窗口”|“拆分窗口”命令或者在分隔条上双击即可。 l2.冻结工作表窗口 在浏览比较大的工作表时
44、，有时需要保持工作表的行列标志或其他数据始终可见，而不会因为工作表区域的滚动而被遮盖，这就可以将工作表窗格冻结起来。例如，要使上图中的第二行始终显示在工作表的顶部，就可以使用冻结窗格命令，具体操作步骤如下：（1）选中工作表中需要冻结的行下一行或要冻结的列的右边一列，例如要冻结第二行，就需要选中第三行。（2）选择“窗口”|“冻结窗格”命令。（3）第二行下面出现一条黑色冻结线，当向下滚动窗口时，第二列的数据始终显示在表格的顶部，如下图所示。 4.5 工作表的格式化工作表的格式化 用户建立好一张工作表后，需要对工作表进行格式化操作。对于工作表，提供了丰富的格式化命令。利用这些命令，用户可以完成：数字
45、如何显示、文字如何对齐、字型和字体、框线图案颜色等多种对工作表的修饰，制作出各种美观的表格。下面分别介绍设置的方法。 4.5.1 格式化数据格式化数据 Excel 2003中提供了多种数据格式，包括：常规、数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学计数、文本、特殊格式以及自定义格式等，用户可以根据需要选择工作表中数据的格式，还可以选择工作表中数据的显示格式，设置方法如下。l1.使用工具栏按钮设置数据显示的格式lExcel 2003的格式工具栏中提供了一组数据样式按钮，使用这些按钮可以设置数字在单元格中的显示格式。各个按钮的功能如下图所示。 设置步骤如下：（1）选定需要设置格式的单元格
46、或单元格区域。（2）单击需要设置的目标样式，例如，单元格中的数据为0.2345，单击百分比样式按钮这里是一个图片后，即可显示为23.45。 l2.使用“单元格格式”对话框设置单元格数据格式 对于需要进行复杂格式设置的单元格数据，可以使用“单元格格式”对话框来进行设置，步骤如下：（1）选定需要设置格式的单元格或单元格区域。（2）选择“格式”|“单元格格式”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”选项卡中的“分类”列表框中选择一种数据格式，如下图所示。l（3）根据不同数据格式的特点，可以选择不同数据的显示类型。（4）单击“确定”按钮，即可完成设置。 单元格中的文本或者数据的排版格式，如字体、字号
47、等，可以使用Word中的格式设置方法进行设置，此处不再赘述。4.5.2 设置单元格内容对齐方式设置单元格内容对齐方式l1.使用工具栏按钮 l2.使用“单元格格式”对话框 4.5.3 设置边框和底纹设置边框和底纹 l1.设置边框对于比较复杂的边框格式设置，可以使用如下的操作步骤：（1）选定需要设置边框的区域。（2）选择“格式”|“单元格”命令，打开 “单元格格式”对话框，再打开“边框”选项卡。（3）依次设置边框线的“线条样式”、“线条颜色”、“预置”、“边框”等属性，然后单击“确定”按钮即可。 l2.设置底纹 （1）使用工具栏设置底纹选中需要设置填充色的单元格区域。单击“填充颜色”按钮右边的下三
48、角按钮，打开颜色列表。选中一种颜色以后，即可将选定单元格设置为该颜色。 （2）使用对话框设置底纹选中需要设置填充色的单元格区域。选择“格式”|“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”对话框中打开“图案”选项卡。根据需要设置颜色或者图案后，单击“确定”按钮即可。 4.5.4 使用自动套用格式使用自动套用格式 自动套用格式的操作步骤如下：（1）选定需要套用格式的单元格区域。（2）选择“格式”|“自动套用格式”命令，打开“自动套用格式”对话框，其列表中列出了提供的格式清单。（3）单击选择一种需要的套用格式。如果表格中的某些部分不需要套用现成格式中的样式，则可以单击“选项”按钮，打开“自动套用格式”对话
49、框，在“要应用的格式”选项组中选中相应的复选框即可设定需要套用的部分，如下图所示。（4）完成设置后，单击“确定”按钮即可。 4.5.5 使用条件格式使用条件格式 Excel 2003中的条件格式是指如果选定的单元格中的内容满足了设定的条件，那么Excel会将底纹、字体或某种颜色应用到该单元格中。例如，用户可以设置单元格中的数值大于60，小于100时用特殊的格式显示，而单元格中的数值不满足条件时则以普通的格式进行显示。具体设置步骤如下：（1）选定需要设置格式的单元格。（2）选择“格式”|“条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。 （3）如果要把选定单元格的数值作为格式的条件，则在“条件1”下拉列
50、表框中选择“单元格数值”选项，再选择比较词，在后面的文本框中输入数值，如下图所示。（4）单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，选择需要设置的文字样式、文字颜色、边框、背景色或图案。完成后单击“确定”按钮，返回“条件格式”对话框。（5）如果要加入另一个条件，可以单击“添加”按钮，按照上面的步骤依次设置即可。（6）单击“确定”按钮，即可完成条件格式的设置。 4.6 图表功能图表功能 图表是根据选定的单元格区域的内容按照一定的数据系列生成的。使用图表可以将系列数据用图表的方式表达出来，使数据更加清晰易懂，数据表示的含义更加形象直观，用户可以通过图表直接了解到数据之间的关系和变化的趋势。 Exc
