1、文件排版要求及技巧2022-6-9演讲人：安朋朋广州杰赛科技股份有限公司GCI Science & Technology Co.,Ltd.第 2 页二设计文件排版指引三Word实用技巧一自由交流四大纲第 3 页WordWord不过是用来打打字不过是用来打打字至多做一些简单的格式调整至多做一些简单的格式调整在绝大多数人眼中？在绝大多数人眼中？动作如此简单，早已无师自通了动作如此简单，早已无师自通了*绝对是打开电脑就要面对的绝对是打开电脑就要面对的最熟悉不过的界面最熟悉不过的界面而问题所在？而问题所在？低效的工作一直在进行着低效的工作一直在进行着让操作让操作实现实现自动化自动化让版面让版面充满充满
2、艺术感艺术感让思想让思想流淌流淌在字里行间在字里行间所有这些，所有这些，都将属于你都将属于你WORDWORD之道之道第 4 页WordWord界面通览与常规动作界面通览与常规动作标题栏标题栏菜单栏菜单栏常用工具栏常用工具栏绘图工具栏绘图工具栏状态栏状态栏水平标尺栏水平标尺栏工作区域工作区域任务窗格任务窗格滚动条滚动条视图方式按钮视图方式按钮常规动作常规动作启动启动/ /退出退出(Alt+F4)(Alt+F4)打开打开(Ctrl+O)(Ctrl+O)新建新建(Ctrl+N)(Ctrl+N)关闭关闭(Ctrl+F4)(Ctrl+F4)保存保存(Ctrl+S)(Ctrl+S)另存为另存为(F12)(
3、F12)第 5 页走出走出WordWord操作误区操作误区使用空格设置段落（首行）缩进使用空格设置段落（首行）缩进使用使用【段落段落】对话框中的缩进设置对话框中的缩进设置常见错误操作常见错误操作 正确操作正确操作 使用空格进行文本、数据使用空格进行文本、数据对齐对齐使用段落对齐方式及制表位使用段落对齐方式及制表位使用空白段落增加段间距或行高使用空白段落增加段间距或行高使用使用【段落段落】对话框中的间距行距对话框中的间距行距以段落格式设置代替页面设置以段落格式设置代替页面设置使用使用【页面设置页面设置】中中【文档网格文档网格】手动绘制表格手动绘制表格使用使用【插入表格插入表格】手动进行多级编号手
4、动进行多级编号使用使用【项目符号与编号项目符号与编号】对话框对话框忽视样式、忽视自动化（目录）忽视样式、忽视自动化（目录）使用使用【样式样式】、【索引与目录索引与目录】1234567第 6 页二设计文件排版指引三一Word概述自由交流四大纲第 7 页Word实用技巧(1)n快速定位n拖动“垂直滚动条”：页面少时n利用“文档结构图”：有大纲级别或标题样式时n利用 “选择浏览对象”：明确浏览对象时n目标定位：明确定位目标时第 8 页n快速选中文本n在文本中双击左键选中词，3击选中一段n在文本左侧，鼠标指针为“ ”时，单击选中行，双击选中段，3击选中全文；按住左键垂直拖动选中连续行n利用键的扩展功能
5、：选择大面积文本时n利用“样式和格式”任务窗格的“全选”n利用“样式和格式”任务窗格当前格式名称右侧下拉列表中的“选择所有N实例”Word实用技巧(2)第 9 页Word实用技巧(3)n灵活调整文件中表格宽度/高度n直接在表格上按住鼠标左键调节（可配合键微调）n在水平标尺上调节（影响表格宽度）n键配合鼠标调节（平均分配各列）第 10 页Word实用技巧(4)n活用“格式和样式”n加载公司标准模板n隐藏多余样式n删除多余样式【需要提前注意什么？】n快速选择相同样式进行排版第 11 页Word实用技巧(5)n其它常用小技巧n 设置上标快捷键；下标，重复命令可以还原，如m2 ，米2 n 输入特殊数学
6、函数：“插入”“域”“等式和公式”“Eq”“公式编辑器”；或“插入”“对象”“新建”对话框中“Microsoft 公式3.0”n 查找/替换中巧用通配符：“*”代表任何内容、“？”代表一个字符，确定好查找/替换字符后只需要在“高级”中选中“使用通配符”n 英文字母大小写切换快捷键：n 局域网中多人同时操作一个文档第 12 页Word实用技巧n其它常用小技巧（续）n 配合快速选择文本提高格式刷效率n 重复上一次操作：键或，也可以使用宏n 选中全部文件后利用右键菜单中的“打印”批量打印文档n 利用临时取消自动编号功能【恢复？】n 利用“选择性粘贴”“粘贴链接”“无格式文本”保持2个区域内容同步变化
7、【可衍生到与Excel间】n 使用“修订”和“批注”审核文件【如何恢复页面正常版面？】第 13 页Word实用技巧n 常用快捷键重复命令CtrlY或F4全选CtrlA剪切CtrlX查找CtrlF复制CtrlC定位CtrlG粘贴CtrlV另存为CtrlS第 14 页二三Word实用技巧一Word概述自由交流四大纲第 15 页设计文件排版要求总体要求总体要求页面设置页眉、页脚目录正文部分图纸目录第 16 页排版指引-更新文件模版1.将模板文件拷贝至本地计算机（保存路径自主）2.打开或新建任意WORD文档3.单击菜单“工具”中的“模板和加载项”4.在弹出的“模板和加载项” 对话框中选择“管理器”第
8、17 页排版指引-更新内置模版5.在 “管理器”对话框中，单击左手边的 “关闭文件”6.“关闭文件”换成了 “打开文件”，单击“打开文件”第 18 页排版指引-更新内置模版7.在“打开”对话框中，选择步骤1保存的模板文件，双击它打开。8.选中“模板文件”中的所有项（鼠标左键单击第一项，按住键盘Shift，左键单击最后一项即可）, 单击中间的“复制”将模板中的样式复制到Word的内置模板中（Normal.dot）第 19 页排版指引-更新内置模版9.在弹出的确认窗口 中单击“全是。10. 再单击“管理器”对话 框中的“关闭”键， 更新完毕。第 20 页排版指引-套用模板1.打开需要排版的文件（例
9、：内蒙G网十一期配套可研文件），重复步骤一的第3和第4点，此时管理器对话框中左边显示的即为当前打开的文件。2.在“管理器”对话框中，选中内置模板（Normal.dot）中的所有项，单击中间的“复制”将当前文件的样式更新为内置模板（Normal.dot）的样式。3.如步骤一的第9点，在弹出的确认窗口中单击“全是”。4.再单击“管理器”对话框中的“关闭”键，套用完毕。第 21 页排版指引-设置页面1.单击菜单“文件”中的“页面设置”。2.弹出 “页面设置”对话框，选择“页边距”选项卡，按照表41设置对应参数值。页面方向页面方向页边距（厘米）页边距（厘米）装订装订线（厘米）线（厘米）装订线位置装订线
10、位置上下左右纵向纵向2.542.542.272.270左左横向横向2.272.272.542.540上上表4 41 1 页边距参数第 22 页排版指引-设置页面3.选择“版式”选项卡，设置参数如下： 页眉：1.5厘米；页脚：1.75厘米；垂直对 齐方式：顶端对齐。4.选择“文档网格”选项卡，设为：无网格。最后单击确定键，设置完毕说明： 目录和正文的页面设置统一。 此步骤一般在套用模板时已自动更新，所以此步骤我们只作检查即可。第 23 页排版指引-设置页眉页脚1.页眉设置：设置格式：双击页眉所在的位置，再单击“样式和格式”任务窗口中对应的页眉标准格式。检查，按照以下页眉格式要求进行检查。字体：宋
11、体小五格式：图标在左（使用新的图标），文件名称在右文件名称格式组成： 单项文件：工程简称、设计阶段、业务区、专业名称、分册名称。 单册文件：工程简称、设计阶段 破折号： （中文标点符号状态下输入）第 24 页排版指引-设置页眉页脚2.页脚设置设置格式：切换到页脚，单击“样式和格式”任务窗口中对应的页脚标准格式。检查。设置完毕，按照页脚格式要求进行检查：字体：使用宋体小五格式：第X页 共X页位置：居中页码编排：目录部分与正文部分一起编排第 25 页排版指引-设置标题3.把光标放在需要设置的标题的位置，在“样式和格式”任务窗口中，单击对应的标题格式。例：标题一的设置4.其他标题方法同上。注意：对于
12、编写文件时候已经套了模板的文档，此步骤可省略，但必须注意标题编号方式是否正确，不正确的按上面方法设置。第 26 页排版指引-设置段落1.选中需要设置的段落，在“样式和格式”任务窗口中，单击正文格式：正文，正文（V1试）。说明：对于编写文件时候已经套了模板的文档，此步骤可省略。但必须注意：文件中的乘号统一为“”（不使用“*”和“x”）。段落：左对齐，首行缩进2字符。第 27 页排版指引-设置正文项目列1.格式设置：选中要设为项目列的段落，在“样式和格式”任务窗口中，单击对应的项目列格式即可。第 28 页排版指引-设置正文项目列2.编号设置：当一篇文档中有多个同级项目列，在采用了上面的设置方法后出
13、现编号续上节的情况时，用左键单击需重新编号的第一列，然后单击右键，在出现的下拉菜单中选择“重新开始编号”即可。第 29 页排版指引-设置正文项目列3.删除手输的编号：如果编文件时手输有项目编号，必须删除。第 30 页排版指引-设置正文项目列4.检查 设置完毕后，必须注意检查段落设置，首行是否缩进2字符，行距是否1.5倍。制表位位置是否3.5字符。对于多级的正文项目列，还应注意编号模式是否按(1)、(A)、(a)依次设置。第 31 页排版指引-设置正文项目列第 32 页排版指引-设置图片1.裁剪：单击图片，如果图片四边有太多空白，裁剪掉空白部分。2.调出“图片”工具栏（单击：视图工具栏图片）第
14、33 页排版指引-设置图片3.选中图片（在图片任何一处单击），单击“图片”工具栏中的“裁剪”按钮。4.将裁剪指针移到裁剪边上，按住鼠标左键拖动到满意位置，松开鼠标裁剪完成。第 34 页排版指引-设置图片5.单击一次裁剪按钮关闭裁剪命令。6.居中：选中图片，单击“格式”工具栏中的“居中”按钮。7.取消缩进符：选中图片，拉动水平标尺的首行缩和悬挂缩进到0。第 35 页排版指引-设置图片8.设置示图名称格式：在图片下一行输入图名（注意没有缩进符）。单击“样式和格式”任务窗口中的示图名称格式。 注：编号会自动生成。编号规则：W.X.Y-Z，其中W：第W章；X：第X节；Y：第Y小节；Z：第Z张图（W、X
15、、Y、Z为09阿拉伯数字）。如果过长，可以使图的编号为一行，图的名称为下一行。第 36 页排版指引-设置图片9.删除制表位。把光标放在图名位置，单击鼠标右键，单击段落。第 37 页排版指引-设置图片单击“段落”对话框中的“制表位”按钮。选中制表位位置，选择“清除”第 38 页排版指引-设置图片10. 缩放图形图中的字体大小应与正文大体一致，若相差太大，应改变图形的尺寸。选择图形，图形周围出现黑色小方块（选择句柄）把光标指向其中一个角选择句柄，此时指针变成了一个对角线方向的双方向的箭头。按住鼠标左键，拖动鼠标扩大或缩小图形，到满意大小时，松开鼠标。说明：图与示图名称应在同一页显示。若不在同一页，
16、应按上面缩放图形的方法适当缩小图片，或把图片用分页符放到下一页（单击：插入分隔符分页符）。上下两张图之间如果没有隔着一行文字（不包括图示名称），应空一行（按回车键空一行）。第 39 页排版指引-设置表格1.设置表名：在表格上一行输入表格名称（注意没有缩进符），单击“样式和格式”任务窗口中的表格名称格式。注：编号会自动生成。编号应符合W.X.Y-Z，其中W：第W章；X：第X节；Y：第Y小节；Z：第Z张图（W、X、Y、Z为09阿拉伯数字）。如果过长，可以使表格的编号为一行，表格的名称为下一行。第 40 页排版指引-设置表格2.删除制表位：跟步骤九图片方法一样（段落/制表位/清除）3.设置格式：选中
17、整个表格（单击表格左上角的十字箭头小方块）第 41 页排版指引-设置表格单击“样式和格式”任务窗口中的“表格内容五号”或“表格内容小五”（看表格的大小决定）。4.设置表格宽度和表框线宽：选中整个表格，单击右键，在出现的下拉菜单中选择“表格属性”第 42 页排版指引-设置表格在“表格属性”对话框中选择“表格”选项卡，在“制定宽度”输入：16cm。再单击“边框和底纹”按钮。选择“边框”选项卡，在宽度一栏选择“1磅”，然后单击确定键。回到“表格属性”对话框，继续单击“确定”键退出对话框，设置完毕。第 43 页排版指引-设置表格注意：1.表格内容段前段后间距为0，并且不能将词组拆开成两行显示（纵横对齐
18、居中在特殊情况下可以不采用）。若表格项目列比较多难于调整时,可以选择“表格属性”窗口中的“选项”，把表格边距调为“0”。第 44 页排版指引-设置表格2.如果表格分页显示，需使用标题行重复。设置方法一：选中表格标题，单击菜单：表格标题行重复。第 45 页排版指引-设置表格设置方法二：选中表格标题，单击鼠标右键，选“表格属性”，选中“表格属性”对话框中的“行”，选择“在各页顶端以标题行形式出现”（单击前面的小方框打上勾），然后单击确定按钮退出窗口。第 46 页排版指引-设置表格3.有合并单元格的表格，如果跨页需分拆表格。 例如下表：地区话务负荷等级GSM900GSM1800小区总计小区比例载频总
19、数福州每信道0.6Erl1231613913.05%3280.5Erl0.6Er125713212.39%3030.4Erl05Er1671117816.71%3830.2Erl0.4Er318832630.61%5920.1Erl0.2Er10710710.05%159每信道0.1Erl18318317.18%231合计1023421065100.00%1996平均每信道话务量0.40 第 47 页排版指引-设置表格分拆情况如下：选择需要分拆的表格行（或把光标放在分拆行），按Ctrl+Shift+Enter回车键，分拆表格。地区话务负荷等级GSM900GSM1800小区总计小区比例载频总数福
20、州每信道0.6Erl1231613913.05%3280.5Erl0.6Er125713212.39%3030.4Erl05Er1671117816.71%383 0.2Erl0.4Er318832630.61%5920.1Erl0.2Er10710710.05%159每信道0.1Erl18318317.18%231合计1023421065100.00%1996平均每信道话务量0.40 第 48 页排版指引-设置表格复制标题行，作第二个表头。复制合并单元格里的内容。地区话务负荷等级GSM900GSM1800小区总计小区比例载频总数福州每信道0.6Erl1231613913.05%3280.5E
21、rl0.6Er125713212.39%3030.4Erl05Er1671117816.71%383地区话务负荷等级GSM900GSM1800小区总计小区比例载频总数福州0.2Erl0.4Er318832630.61%5920.1Erl0.2Er10710710.05%159每信道0.1Erl18318317.18%231合计1023421065100.00%1996平均每信道话务量0.40 4.表格后应空一行。表格后跟有注释的除外。第 49 页排版指引-设置图纸目录1.右键单击“样式和格式”任务窗口中的 “(1)图纸目录” 格式。2.选择“修改”3.在“修改样式”窗口中单击左下角的“格式”按
22、钮。4.选择“段落”，在“段落”窗口中设置：首行缩进2字符，其余设置为0。5.选中整个预先输入的图纸目录（注意图名与图号之间用“Tab”键隔开），单击“样式和格式”任务窗口中的 “(1)图纸目录” 格式。第 50 页排版指引-设置目录1.插入目录若原文档没有目录，我们必须先插入目录，步骤如下（5步）：在首页首行输入“目录”两字，单击“样式和格式”任务窗口中的 “目录标题” 格式。选择菜单：插入/引用/索引和目录在“索引和目录”窗口选择“目录”选项卡，设置如下：选中页码和页码右对齐格式来自模板，显示级别2级单击“确定”按钮。若系统询问“是否替换所选目录”？选择：”是”第 51 页排版指引-设置目
23、录2.更新目录若原文档原已有目录，我们只需要更新目录，步骤如下（3步）：设置目录标题：把光标放在目录标题位置，单击“样式和格式”任务窗口中的 “目录标题” 格式。修改目录标题的字符间距：a)把目录两字之间的空格删除，然后右键单击“样式和格式”任务窗口中的 “目录标题” 格式，选择“修改”。第 52 页排版指引-设置目录b)在“修改样式”对话框单击“格式”按钮，选择“字体”c)在“字体”对话框把字符间距设为：加宽10榜第 53 页排版指引-设置目录d)单击“确定”键退出字体对话框，再单击“修改样式”对话框的“确定”键退出修改对话框，设置完毕。更新目录：a)单击目录任一位置，选中整个目录后单击鼠标
24、右键，在出现的下拉菜单中选择“更新域”，出现“更新目录”窗口。第 54 页排版指引-设置目录b)在“更新目录”窗口，选择“更新整个目录”后单击“确定”键。设置完毕后，在目录外任一位置单击鼠标左键，取消目录的选择（目录由黑亮显示变为正常）。第 55 页排版指引-设置附表附表设置有2项：标题正文设置、页面设置1.标题和正文的设置（3点）：附表标题：黑体14号；合并居中，名称必须包含工程名称。第 56 页排版指引-设置附表正文：宋体10号，垂直居中；西文使用10号Times New Roman。表格说明字体使用宋体12号。单元格内容允许多行：把光标放在需分行的分界处，按住键盘的“Alt”键，同时按“
25、Enter”键即可（必须注意分行时不可分离词组）。第 57 页排版指引-设置附表1.页面设置页脚：宋体9号； “第页，共页” 居中。打开“页面设置”窗口选择“页眉/页脚”选项卡,选取页码格式第 58 页排版指引-设置附表设置页码字体格式第 59 页排版指引-设置附表页边距：上2.5，下2.5，左1.9，右1.9，页眉1.3，页脚1.3。居中方式：页水平居中，垂直不居中。续表重复标题栏：在页面设置“工作表”中设置：第 60 页排版指引-设置附表说明：1.Excel表的标题不应放置在页眉，而应在Excel表中。2.打印缩放比例应在90至100之间。第 61 页二设计文件排版指引三Word实用技巧一Word概述四大纲第 62 页自由交流1.平时排版时都遇到了哪些困难2.排版中自己总结的经验分享3.通过本次讲解大家学到了哪些排版方面的知识4.进行文件排版时需要注意的内容5.感谢观赏广州杰赛科技股份有限公司2009 GCI Science & Technology Co.,Ltd.
