1、秘书文档管理秘书文档管理项目一 认识文书项目目标项目目标任务导向任务导向技能训练技能训练项目目标1知识点 文书的概念和分类 文书的性质和作用 文书的构成要素 文书工作的内容、要求和组织机构2技能要求 深刻理解文书在一个企业的运行中能够发挥的作用 根据文书的构成要素做好开展文书工作的各项准备任务导向一、文书的概念二、文书的分类三、文书的性质四、文书的作用五、文书的构成要素六、常用行政公文七、文书工作技能训练P9页 一、文书的概念（一）广义概念（一）广义概念：文书就是指行为主体在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具有应用性和特定格式的文字材料。包括公务活动中形成的公务文书和私人活动中形成的私
2、人文书。（二）狭义概念（二）狭义概念：特指公务文书。在本课程的讲述中，我们主要使用文书的狭义概念。二、文书的分类(一)私人文书(二)公务文书1.从使用的范围来看（1）通用公文（2）专用公文 2.就规范性或者规范程度而言（1）法定公文（2）非法定公文 私人文书指的是个人、个人、家庭家庭（或家族）根据社会交往活动的需要，为处理私人事务而形成的文书。如来往书信、契约合同、收支账目、自传、遗嘱、家谱等。三、文书的性质现实执行性 文书有执行性，在有关职责权限范围内，文件一旦制发，就必须贯彻执行 在一定的时间内有执行性，也就是现实执行性。没有一份文书是永远有效的，随着事项的处理完毕，它的执行性也就完结了。
3、四、文书的作用1.领导指导作用（沟通作用）2.行为规范作用 3.公务联系和知照的作用 4.凭据记载作用 5.传递信息和宣传教育的作用 五、文书的构成要素（一）信息要素1.核心信息 2.附加信息（二）符号要素1.文字符号 2.图形符号（三）物质要素1.信息附着载体 2.信息显现材料 六、常用行政公文简介（一）决定（二）公告（三）通告（四）通知（五）通报（六）报告（七）请示（八）批复（九）意见（十）函（十一）会议纪要（一）决定决定是一种具有决策、指挥性质的公文，主要用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员等。如山东电建二公司关于表彰2006年投产机组突破500万千瓦功臣集体和功臣个人
4、的决定。（二）公告公告是一种具有广而告之性质的公文，主要用于向广大民众宣布重要事项或者法定事项。如上海美特斯邦威服饰股份有限公司关于使用募集资金购置店铺的公告。（三）通告通告是局部告知性公文，主要用于在职权范围内公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。如腾讯公司关于QQ密码修改方式变更的通告。（四）通知通知是一种专门告知性公文，主要用于传达要求下级组织办理、需要有关单位周知或执行的事项，以及任免人员。如中国房地产开发集团公司关于召开集团公司2008年年中工作会议的通知。（五）通报通报也是局部告知性公文，主要用于在职权范围内表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况，具有表彰、劝诫、指导、教育和沟通
5、重要信息的作用。如腾达运输公司关于王尔丹等违法驾驶车辆的通报。（六）报告报告是用于下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问的公文。如中铁四局五公司项目经理部关于项目进展情况的报告。（七）请示请示是用于向上级机关请求指示、批准的公文。向上级机关请求指示、批准的事项，一般地说是那些自己无权决定、无法实施的重要事项，或者自己不知道如何解决的重大事项。如中新药业塘沽分公司关于改制设立有限责任公司的请示。（八）批复批复是一种上级机关用于答复下级机关请示事项的专用公文。这是一种用途最单一的公文，而且是与请示对应存在的。如中新药业集团股份有限公司关于同意塘沽分公司改制设立有限责任公司的批复。（九）意见
6、意见是一种用于对重要问题提出见解和处理办法的公文。如国家电力公司关于建设国际一流电力公司审计的指导意见。（十）函函是一种用于不相隶属的机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项的公文，也是一个企业在对外交往中使用的最多的一种公文。根据内容和使用范围的不同，函可以分为四种类型：1.商洽函 2.询问函 3.请准函 4.答复函1.商洽函用于不相隶属机关之间商洽工作。如广东省劳动和社会保障厅关于注销广东安博信息服务有限公司等机构的函，用于和广东省工商行政管理局商洽未年审机构的注销事宜。2.询问函用于不相隶属机关之间或者上级机关对下级机关询问有关事项。如江苏省证监局关于原材料单一采购问题的
7、询问函，用于向宝胜科技创新股份有限公司询问原材料单一采购问题。3.请准函用于不相隶属机关向有关主管部门请求批准某一事项。如中国国际金融有限公司关于更换总裁的函，用于请求中国证监会的批准。4.答复函用于答复对方商洽、询问和请准事项。如中国证监会关于同意中国国际金融有限公司更换总裁的函，用于答复中国国际金融公司的请准事项。（十一）会议纪要会议纪要是一种用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。如华新水泥股份有限公司四季度综合办公会会议纪要。七、文书工作（一）文书工作的含义文书工作通常也叫文书处理工作，主要是指公务文书的形成、处理和管理的程序、手续等。一个机关的组织或办事机构，围绕公文的形成、处理与保
8、管工作，需要有一系列的工作环节，形成一个运转流程，在这一流程中所做的一切工作，都是文书工作。不同的机关、不同的时期，文书工作的具体内容是不一样的；不同类型的公文，也有不同的程序和手续，如专用公文，其处理过程直接关系某种业务的完成，方式较多，也较特殊。这里所说的文书工作主要是以国家行政机关通用文书的处理工作为主。（二）文书工作的任务和内容1文书工作的基本任务文书工作的基本任务，就是根据工作的需要和客观实际，高质量地形成机关的公文，科学地组织和准确地处理机关的公文，有秩序而安全地运转公文，完整妥善地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。2文书
9、工作的三大环节文书工作主要包括三个大的环节，即公文的形成、公文的处理和公文的管理。公文的形成是文书工作的前提环节，公文的处理是文书工作的中心环节，公文的管理是文书工作的归结环节。三个环节构成了公文产生、发展、终结的一个有规律性的完整过程。3文书工作的具体内容文书工作的具体内容主要包括：（1）公文的草拟、审核、签发、复核、登记和分送；（2）公文的缮印、用印、登记、分发（包括传递）等；（3）公文的签收、登记、审核、拟办；（4）批办、承办、催办、注办等；（5）会议、汇报的记录与整理；（6）公文的平时归档、提供借阅与保管；（7）公文的系统整理与归档；（8）为领导人准备有关资料；（9）文书的机要保密；（
10、10）领导人交办的其他文书工作事项。（三）文书工作的基本原则和要求1文书工作的基本原则坚持实事求是、反映客观实际；精简公文，反对官僚主义、形式主义和文牍主义；注重实用，高效率地做好文书工作。2文书工作的具体要求准确、及时、安全、保密。项目二 行文制度项目目标任务导向技能训练技能训练P16页 项目目标1知识点 行文关系的分类 行文方向的确定 行文方式的选择 行文规则的主要内容2技能要求 能够明确本组织与其他社会组织之间的行文关系 能够根据不同的行文关系确定行文方向，选择恰当的行文方式 能够按照行文规则的要求行文任务导向四、行文规则一、行文关系二、行文方向三、行文方式一、行文关系1.隶属关系2.非
11、隶属关系（1）行政隶属关系（1）平行关系（2）不相隶属关系（2）业务指导关系 二、行文方向（一）下行文（二）上行文（三）平行文（四）泛行文（一）下行文下行文，就是指具有隶属关系的上级领导机关向所属下级机关的行文，通常用于上级机关对下级机关的公务活动进行领导、指导或下达有关工作任务，告知某些事项。在行政公文中，下行文的文种居绝大多数。如命令、决定、通知、通告、批复等，都属于下行文。（二）上行文上行文，就是指具有隶属关系的下级机关对所属上级机关的行文，通常用于下级机关向上级机关请示问题，报告工作情况等。在行政公文中，上行文的文种数量较少，较常用的主要有请示和报告。（三）平行文平行文，就是指没有隶属
12、关系的社会组织之间的行文，通常用于没有隶属关系的社会组织之间相互联系事情、商洽工作。在行政公文中，平行文的文种数量也比较少，最常用的就是函。（四）泛行文泛行文，就是既向发文机关的上级单位、下级单位、平行单位行文，也向不相隶属的单位行文，行文面广泛，方向不定。在行政公文中，泛行文的文种数量也比较少，如公告等。三、行文方式1.逐级行文2.越级行文3.多级行文4.普发行文5.联合行文6.横向行文7.转发行文8.授权行文1.逐级行文逐级行文是指上级向直接下级主送文件，下级收文后根据要求再向其直接下级主送文件；或是下级向直接上级主送文件，上级收文后根据需要再向其直接上级主送文件的行文方式，即逐级下达或逐
13、级上传文件。逐级行文是最基本的行文方式，无论是向下发布“命令（令）”、传达“通知”，还是向上“请示”、“报告”，正常情况下都必须采用这一方式，它是维系正常的工作秩序，保持政令畅通、信息无阻的基本前提。2.越级行文越级行文只能在某些特定的情况下使用，通常指：（6）领导机关越级了解情况、调查研究，或直接与基层单位联系一般公务（1）突发性的天灾人祸（3）与直接上级有争议（4）对直接上级的举报、揭发（5）不涉及直接上级的职权范围而与间接上级的职能有关的事项（2）直接上级不作为（7）相关单位直接向领导机关汇报情况，答复垂询等 3.多级行文多级行文是指上级机关将文件同时主送直接下级和间接下级，或是下级机关
14、将文件同时主送直接上级和间接上级的行文方式。向下多级行文是很常见的，如国务院文件中有些文件是同时发到省、市、县各级人民政府的。需要注意的是主送机关的排列顺序，应将直接下级排在前，间接下级排在后；同级机关之间用“、”分开，不同级机关之间用“，”分开。向上多级行文不常用。使用时，往往是因为问题重大，需同时报请直接上级和更高领导机关并需得到两级上级的批示时才使用。当然，向上多级行文不同于越级行文，它要将两个上级机关并列主送，但要将直接上级排在前面，间接上级排在后面，中间用“并报”连接，如县政府向省政府行文并报国务院。4.普发行文又称为“直达基层组织和群众的行文”，即将文件直接发向各基层组织或群众的行
15、文方式。这类文件通常是较高级别的党政机关颁发法规制度和宣传教育类文件，发放面大量广，且不属于保密范围，并期望尽快和最大范围地让基层各级组织和群众知晓，所以一般借助媒体或采用宣讲、登报、张贴等形式广为传达，如公告、通告等。这种“经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等的效力”（办法第四十七条），因此，凡与文件内容有关的单位和群众均可依据执行。5.联合行文联合行文即两个或两个以上的机关或部门对涉及各自职权范围的事务以共同的名义联合向下或向上发文的行文方式。6.横向行文横向行文即同一系统内的同级机关之间或者跨系统的机关之间用平行文种直接收、发文件的行文方式。凡同级机关或不相隶属的机关之
16、间需要商洽工作、询问或答复问题、请求批准或答复审批事项，均不必考虑各自单位的级别和所属系统，都可跨组织、跨系统、跨地区直接向对方单位发“函”。7.转发行文转发行文是指一个机关（单位）转发其他机关（单位）的文件，可分为批转和直转两种情况。1批转批转，是指上级机关批示并转发下级机关的来文，重点在“批”上。通常情况下，上级机关是应下级机关的请求而批转文件。批转行文具有权威性，文件一经批转，就代表批转机关的权威和意见。2直转直转，是指一个机关直接转发上级机关、平级机关或不相隶属机关的来文，重点在“转”字上。直接转发，可以是应来文机关的要求而转发，也可以由转发机关根据需要而主动转发。8.授权行文授权行文
17、是指通过委托授权，由其他机关或个人代表本机关、本部门对外行文。具体有三种情况：1授权新闻机构行文如我国新华社经我国政府授权向国内外发布公告。2授权律师行文如一些企事业单位授权律师公开发表声明。3授权秘书部门行文如党政机关的办公部门根据授权向下级党政机关行文。四、行文规则（一）确有必要，注重效用（二）一般不能越级（三）联合行文应级别相同（四）分清主送和抄送（五）请示要“一文一事”（六）“报告”不得夹带请示事项（七）不能直送领导者个人（八）报刊发布视作正式公文（一）确有必要，注重效用这是公文处理基本原则在行文中的具体体现，也是国家行政机关行文的总原则。这一规则要求：制发文件应从实际需要出发，内容已
18、被综合文件包含了的不再制发文件；可以用电话或其他方式解决问题的不发文件；能发短文件解决问题的不发长文件；可发可不发的文件坚决不发；内容相同或相似的文件可适当合并。（二）一般不能越级一般情况下，各级机关应按隶属关系和职权范围逐级行文。属于特殊情况需要越级行文时，也应当尽可能地抄送给被越过的直接机关。（三）联合行文应级别相同在实际工作中，有许多工作牵涉两个或两个以上机关，需要共同解决，这就需要联合行文。联合行文时，需要特别注意的是，联合行文的机关必须级别相同。（四）分清主送和抄送机关行文都要有一定的行文对象，主要的行文对象就是主送机关，主送机关以外需要执行或知晓公文的其他机关就是抄送机关。1主送机
19、关的确定行文时，应当根据公文内容、行文关系及职权范围确定主送机关。上行文应当坚持一个主送机关的做法，不能多头主送。因为多头主送往往会造成受文机关之间相互推诿或产生矛盾、抵触，反而不利于尽快解决问题。2抄送机关的确定（1）除主送机关外，需要执行或知晓公文的其他机关，应列为抄送机关；（2）向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关；（五）请示要“一文一事”即一篇请示公文所提出的请示事项，必须在性质上是单一的。“请示”要求一文一事，主要是为了更好更快地解决实际工作中的问题。从文书管理的角度来看，一文多事也不便于机关文书部门按问题特征对公文进行整理归档，往往给日后的档案管理和查考利用带来困难。（六
20、）“报告”不得夹带请示事项这是提高工作效率的需要。报告是“阅件“，不需要批复，而请示是“办件”，需要批复，两者混杂，很容易误事。（七）不能直送领导者个人一般情况下，下级机关向上级机关的行文，不能直接送给上级机关的领导者本人。这是因为，代表上级机关行使职权的，往往是一个决策群体，即领导班子，而不是某个领导者个人，把公文直接送给某个领导者本人，往往会因为公文处理程序的错乱而耽误事情。（八）报刊发布视作正式公文经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，不必再等“红头文件”。项目三 公文的体式和稿本项目目标任务导向技能训练项目目标1知识点 公文的文体特征及表达要素 公文用纸及印
21、装格式 公文符号要素的排列格式 公文稿本的种类和特征2技能要求 了解和熟悉文书的问题特征和稿本种类，能够根据公文格式的要求制作出规范的文件格式、信函格式和会议纪要格式任务导向一、公文的文体二、公文的格式三、公文的稿本一、公文的文体文体也叫语体，是为适应不同的交际需要而形成的语文体式。一般来说，根据所表达的内容以及表达时所采取的方法的不同，文体可以分为政论文体、科学文体、文艺文体、公文文体等。公文文体兼有议论、说明、记述三种表达方法的特点，与重抒情的文艺文体相区别。如，邓小平同志视察南方的讲话，公文在表述时用“南方讲话”，而文艺作品在表述时则用“有一位老人在中国的南海边画了一个圈”。公文文体在表
22、达领导意图、传达政务信息、反映有关情况时，要求语言简明、平易。规范，又不失庄重、严肃，注重说服力和实用性。二、公文的格式公文的格式，指的是公文的书面形式，或称公文的外观形式、表现形式。它既包括组成公文的各部分文字符号和图形符号在载体（纸张等）上的排列和标识规则，也包括公文的用纸要求和印制规范。换言之，公文的格式就是公文的书面结构与公文的用纸和印制规范的总和。（一）公文的用纸及印装格式（二）公文符号要素的排列格式（一）公文的用纸及印装格式1公文用纸的主要技术指标2公文用纸的幅面尺寸3公文用纸的版面尺寸4排版规格5印装格式1公文用纸的主要技术指标按国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999）
23、的规定：公文用纸一般使用比重为 6080g的胶版印刷纸或复印纸，纸张白度（纸张受光照射后全面反射的能力）为8590%，横向耐折度15次，不透明度85%，PH值为7.59.5。2公文用纸的幅面尺寸GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm297mm。3公文用纸的版面尺寸（1）文件格式和会议纪要格式的公文，其版心尺寸为156mm225mm（不含页码）；天头（上白边）37mmlmm；地脚（下白边）35 mmlmm；订口（左白边）28mmlmm；切口（右白边）26 mmlmm。（2）信函格式的公文，其版心尺寸为156mm247mm（不含页码）；天头（上白边）30mmlmm；地脚（下白
24、边）20mmlmm；订口（左白边）28mmlmm；切口（右白边）26 mmlmm。4排版规格公文的文字符号，除民族自治地区汉字可并用汉字和通用的少数民族文字外，一律使用汉字从左到右横写横排。公文的正文用3号仿宋体字，文件格式和会议纪要格式的公文，一般每面排 22 行，每行排 28个字；信函格式的公文，一般每面排24行，每行排28个字。公文用字必须按国家语言文字工作委员会公布的简化汉字总表执行。公文中的数字，必须使用汉字的有：（1）成文日期、（2）部分结构层次序数，以及（3）词、（4）词组、（5）惯用语、（6）缩略语、（7）具有修辞色彩语句中作为词素的数字，其他数字都应当使用阿拉伯数字。公文中的
25、页码，用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。5印装格式按照国家行政机关公文格式的要求，公文要双面印刷，页码套正，两面页码的误差不得超过2mm。公文的装订位置应位于页面的左侧，装订方法可以采用订装（包括正面平订和脊背骑马订），也可以采用胶装，但不管采用哪种方法，均应做到整齐、不掉页。如果采用订装的方式，骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距页面上下边各1/4处，允许误差4 mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm。（二）公文符号要素的排列格式1.文件格式2.信函格式3.会议纪要格式1.文件格
26、式（1）眉首部分（2）主体部分（3）版记部分（1）眉首部分在文件格式的公文中，眉首部分一般有37个要素构成。公文份数序号（非必备要素）秘密等级和保密期限（非必备要素）紧急程度（非必备要素）发文机关标识（必备要素）发文字号（必备要素）签发人（非必备要素）红色反线（必备要素）公文份数序号公文份数序号是指同一文稿印制若干份时每一份公文的顺序编号，简称“份号”。其作用是便于加强对公文的管理，以明确责任。按照办法的规定，“绝密”和“机密”级的公文应当编制份号，其他公文不做要求。但如果发文机关认为有必要编制份号，也可以对这两种以外的其他公文编制份号。如国务院文件一般都编有份数序号。如果公文需要标注份号，其
27、标注方法是顶格标注在公文版心左上角的第一行。标注公文份数序号时，一般用7位阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第一行。数码位数不足时，前面用“0”补齐。比如，公文份数序号为第482份，应写成“0000482”。秘密等级和保密期限秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。根据办法的规定，涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级范围的规定分别标明“绝密”、“机密”和“秘密”。保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。国家秘密的保管期限，除有特殊规定外，绝密级事项不超过三十年，机密级事项不超过二十年，秘密级事项不超过十年。保密期限在一年及一年以上的，以年计；保密期限在一年以内的，以月计。如果公文只需标识秘密
28、等级，用3号黑体字，顶格标注在版心右上角第一行，两字之间空1字；如果公文需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标注在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开，秘密等级的两个字之间不留空格。注意：当公文仅标注保密等级而没有标明保密期限时，按照该保密等级的最长保密期限对待。紧急程度紧急程度是对公文送达和办理的时限要求。根据办法规定，紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”。具体“特急”和“急件”的时间要求是多少，由各地行政机关主管自行确定。公文如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标注在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第
29、1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。发文机关标识发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。规范化简称应由该机关向上级机关申报，也可由本机关自定的，但一定要明示其他机关。在下行文中，发文机关标识上边缘至版心上边缘距离一般为25mm；在上行文中，发文机关标识的上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,但一般应小于22mm15mm。当有两个及两个以上的机关联合发文时，可以只标识主办机关一家的名称，也可以同时标识几家的名称。如果同时标识多家发文机关的名称，应把主办
30、机关名称放在最上面，然后每行一个机关名称，按照事先约定的顺序往下排列。“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排放。如果联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。发文字号发文字号又可以简称发文号或文号，是发文机关编排的发文流水号，一般由发文机关代字、发文年份和发文序号组成。在公文上标明公文的发文号，一是便于统计发文的数量，二是便于公文的检索和引用。发文字号一般用3号仿宋体字标注，年份、序号用阿拉伯数字；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不用虚位（即1不编为001），不用“第”字。标注发文字号的时候，如果是下行文，发文字号位于发文机关标识下空2行的位置，居中排列，下距红色反线4mm；如果
31、是上行文，发文字号位于发文机关标识下至少空2行的位置，居左空一字排布，与签发人构成左右对称的格式。【小贴士】怎样拟定机关代字 怎样拟定机关代字 机关代字可取机关名称前一个或两个字，也可在其后面加“发”或“文”、“函”字组成。一般代字后加“发”字的多用于下行文，加“文”字的多用于上行文，加“函”字的多用于平行文。机关代字应是该机关名称中最具特征、最精练、最集中的概括。如“中”，代表中共中央；“国”，代表国务院。有的机关代字由两个层次组成。第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。如铁道部文件的机关代字有“铁办”、“铁财”等，“办”、“财”代表主办这份文件的铁道部的办公部
32、门、财务部门。读懂机关代字非常重要，可以比较准确地知道文件的主办部门是谁，可以比较准确地对文件进行分办、查询和保存归档。签发人签发人是制发文件的责任者，对公文的内容及法定效用负责。标注签发人，可以防止弄虚作假，便于查明责任。上行文（包括请示、报告和上行的意见）均应标注签发人、会签人姓名。下行文和平行文可标，也可不标。签发人姓名与发文字号位于同一行，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。“签发人”三个字用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。联合行文的时候，会出现多个签发人。这种情况下，应把主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发
33、人姓名之下按发文机关顺序依次排列，下移红色反线。最后，应使发文字号与最后一个会签人姓名处在同一行，并使红色反线与之的距离为4mm。红色反线红色反线又称间隔线，指线条较粗、用来绘制表格边框的线条。公文上的红色反线一般宽1mm。（相对而言，线条较细、用来绘制表格内线的线条叫做正线。）其作用是区分公文眉首与公文主体，或使公文的眉首部分更加醒目。红色反线的长度与版心的宽度相等，为156mm。（2）主体部分在文件格式的公文中，主体部分一般有57个要素构成。标题（必备要素）主送机关（必备要素）正文（必备要素）附件与附件说明（非必备要素）成文日期（必备要素）印章（必备要素）附注（非必备要素）标题公文标题一般
34、由发文机关、事由、文种三部分组成。如国务院关于进一步加强证券市场宏观管理的通知这一公文标题中，“国务院”是发文机关，“进一步加强证券市场宏观管理”是事由，“通知”是文种。但是，在实际工作中，通常只写后两个要素。如山东电建二公司关于表彰2006年投产机组突破500万千瓦功臣集体和功臣个人的决定公文标题一般标识在红色反线下空2行处，居中排布，用2号小标宋体字。如果字数偏多，则分行排列。在公文标题中，除了法律、法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。主送机关主送机关是指发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关和单位。主送机关应标识在正文之上，公文标题下空一行，靠左顶格书写，用三号仿宋体字。标
35、识主送机关应当使用全称或规范化简称。同时标识多个主送机关时，应按其性质、级别或惯例依次排列，同性质或级别的机关之间用顿号，不同性质或级别的机关之间用逗号，最后一个主送机关名称后标全角冒号，如“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：”。在下行公文中，往往有很多的主送机关。如果收文机关属于同一类型，就可以使用统称，如“各省、自治区、直辖市人民政府”、“各院校”、“各企业”等，不必将主送机关一一列出。在上行公文中，因为涉及对问题的答复和责任，为避免责任不清，应坚持只标一个主送机关的原则，避免多头请示报告或越级请示报告。正文正文是公文表现主题的核心部分，位于主送机关名称下一行，每个自
36、然段开头左空2字，回行顶格。除了简短公文外，正文一般由开头、主体、结语三部分构成，具体写法应根据每份公文的实际情况和惯用体式来确定。在正文的标注格式中，有两点需要注意：第一，公文中的数字、年份（用阿拉伯数码表示的）不能转行。第二，正文中用数字表示多层次结构时，表示方法为：第一层用“一、二、三”，第二层用“（一）、（二）、（三）”，第三层用“1、2、3”，第四层用“（1）、（2）、（3）”。附件与附件说明附件是附属于正文，用以对正文加以补充说明的材料。公文如有附件，在正文结束之后应另起一行标明附件的名称。标注方法为：附件：1.2.3.【小贴士】关于附件的几个特殊说明关于附件的几个特殊说明第一，公
37、文的附件与正文具有同等的效力。第二，在正文后标出的附件序号和名称应与附件上标识的序号和名称一致。如果二者不一致，“从法律意义上讲，可以不承认该附件是正文的附件，附件便失去了其本应有的与正文同等的效力”（见国家行政机关公文格式GB/T9704-1999）。第三，附件应与正文一起装订。个别不能装订在一起的，应在附件上标明其所属公文的发文号及“附件”二字，以示效力。第四，以通知的形式颁发、批转或转发文件的时候，被颁发、批转或转发的文件在形式上也是一种附件，但由于这样的附件通常已经在通知的标题中被引用，所以就不必再在文尾加以注明。成文日期成文日期是指文件的形成时间。成文日期一般采用文尾标注的方法，但具
38、体位置因发文机关的多少而有所差别：单一机关发文时，成文日期标注在公文正文末尾的右下角，右空4字；两个单位联合行文并且均需加盖印章时，成文日期标注在公文正文末尾的正下方，利用扩大字间距的方式把成文日期拉开，左右各空7字，居中排布；三个或者三个以上单位联合行文并且均需加盖印章时，成文日期标注在最后一排印章的右下角，右空2字。标注成文日期时，必须写明年、月、日全称，并用小写的汉字数字书写，但要注意，“零”写成“”。如“二八”不能写成“2008”，也不能写成“二零零八”。注意注意：一般情况下，成文日期以领导人签发日期为准；两个以上机关的联合发文，以最后签发机关的领导人签发的日期为准。印章印章是发文机关
39、对公文表示负责并标志公文生效的凭证。由于参与行文的机关数量和行文方向的不同，印章的加盖位置也不相同。单一机关行文印章联合行文印章特殊情况说明单一机关行文印章单一机关行文时，印章加盖在公文末尾的右下角，上距正文2-4mm，下压成文日期的中部位置，印文端正，使用红色印泥或印油。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以印章的下弧线压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即以印章中心线压在成文日期上。联合行文印章联合向上行文时，仅加盖主办机关印章，加盖方法和位置同单一机关行文。联合向下行文时，各机关均应加盖印章，加盖方法和位置有以下两种情况：当加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字。
40、主办机关印章在前，参办机关印章在后，两个印章均上距正文2-4mm，下压成文时间。两个印章要采用同种加盖方式，以保证排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应在正文末尾的下面标注各发文机关的名称（可用简称），主办机关在前，参办机关在后，在每个机关的名称上加盖本机关的印章。第一排印章应上距正文2-4mm。每行最多排3个印章，两端不得超出版心。最后一排如遇一个或两个印章，均居中排布。印章之间互不相交或相切。特殊情况说明特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采用标识“此页
41、无正文”的方法解决。附注附注一般仅仅出现在“请示”这一文种当中，用来注明联系人的姓名和电话。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。（3）版记部分版记部分位于公文末页的最下方，一般由3-4个要素组成。黑色反线（必备要素）印发机关和印发时间（必备要素）抄送机关（非必备要素）主题词（必备要素）黑色反线版记中各文字要素之下均加一条黑色反线，宽度同版心。以明显区分各要素，同时也增加文面的美观。印发机关和印发时间印发机关是指文件的印制主管部门，通常是机关的办公室和文秘部门；印发时间以公文付印的时间为准，与公文的生效日期不同。印发机关和印发时间标注于公文末页的最后一行，左侧行
42、首空一个字标注印发单位名称，右侧注明印发时间，行尾空一个字。抄送机关抄送机关是指除主送机关之外需要执行或知晓公文内容的其他机关。抄送机关标注在印发机关和印发时间之上，二者之间不空行，用黑色反线隔开。标注时，左右各空一字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关名称之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关名称对齐；在最后一个抄送机关后面标句号。抄送机关名称要用全称或规范化简称。抄送机关的确定原则抄送机关的确定原则第一，抄送机关必须与文件内容有关。第二，主送上级机关的请示、报告，不得同时抄送下级机关。第三，向下级机关的重要行文，可以抄送直接的上级机关。第四，一般情况下，不得越级抄送文件。
43、因特殊情况必须越级抄送时，应当抄送被越过的上级机关。第五，受双重领导单位的请示、报告，应根据文件的内容确定主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的单位行文，应视文件的内容来确定是否抄送受文单位的另一个上级机关。主题词主题词是揭示文件主要内容的规范化名词和名词性词组。它的主要作用是可以准确简要地概括文件的主要内容，能够提高文件的检索、查询速度，有利于文书档案管理的规范化、系统化和科学化。主题词的标注位置在抄送机关的上方，没有抄送机关的在印发机关和印发时间上方，二者之间不空行，用黑色反先隔开。“主题词”三个字用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。词目用3号小标宋体字，词目之间空1个字的间距。
44、【小贴士】怎样确定一份公文的主题词主题词的确定步骤如何来确定一份公文的主题词呢？一般来说，要经过以下三个步骤：第一步，主题分析：先从文件标题确定公文主题，再从小标题和内容中抽出文件标题中没有说明却是文件重要内容的概念；第二步，主题词确定：在主题分析的基础上，借助主题词表将自然语言转化成规范语言；第三步，主题词标注：把从主题词表中选择的主题词标注于文件的规定位置上。2.信函格式信函格式主要用于没有隶属关系的机关之间函、意见、通知等处理日常事务的平行文时使用。与文件格式相比，信函格式的特殊之处在于：（1）发文机关标识（2）首页间隔线（3）份号、文号、秘密等级和紧急程度（4）标题（1）发文机关标识发
45、文机关标识中只有发文机关的名称，没有“文件”二字；发文机关标识中的发文机关名称只能使用全称，不能使用简称；发文机关标识上边缘距上页边的距离为30mm；（2）首页间隔线信函格式的发文机关标识下4mm处为一条红色武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条红色文武线（上细下粗），两线长均为170mm。（3）份号、文号、秘密等级和紧急程度在信函格式的公文中，份数序号标注在武文线下4mm处，居左顶格排布；发文字号位于武文线下4mm处，居右顶格排列，与发文份数序号左右对称；秘密等级和紧急程度分别标注在发文份数序号的下方。（4）标题信函格式公文的标题在眉首最下方的一个要素（发文字号、秘密等级或紧急程度）下
46、空2行处。3.会议纪要格式会议纪要格式是专用于会议纪要这个文种的专用格式。与文件格式相比，会议纪要格式的特殊之处在于：（1）发文机关标识（2）发文字号（3）注意事项（1）发文机关标识会议纪要的发文机关标识由“发文机关名称+会议纪要”或者“发文机关名称+例行性会议名称+会议纪要”组成，标注位置和规格与文件格式相同。（2）发文字号对于例行性会议的会议纪要，其发文字号可采用“第*号”的形式编制，从本届领导班子组成以来的第一次例行性会议开始编起。对于非例行性会议的会议纪要，其发文字号可采用与文件格式相同的形式编制。发文字号的标注位置同文件格式。（3）注意事项由于会议纪要属于内部使用文件，所以一般不需要
47、就盖印章，也没有主送机关。三、公文的稿本（一）公文的文稿（二）公文的文本（一）公文的文稿文稿主要是指公文在撰写阶段形成的不同形式的文字稿的统称。撰写公文，从开始起草到最后定稿，要形成一系列的文字稿，这些文字稿标志着公文定稿的整个过程。一般来说，文稿分为两种，一是草稿，二是定稿。1.草稿 2.定稿 1.草稿草稿是指内容和文字表述都还未成熟的公文原始稿件。文件在定稿之前的历次文稿都称为草稿。根据所起作用和形成特点的不同，草稿一般表现为讨论稿（征求意见稿）、修改稿、送审稿等四种形式。讨论稿讨论稿，也叫征求意见稿，是指某些比较重要的文件，起草之后需要多方面征求意见，往往就把草稿打印成许多份，发给有关方
48、面或有关会议，以方便讨论。讨论稿尽管是印件，有时也对外发出，但本质上还是草稿，主要目的是征求意见，而不产生实际执行效用。修改稿修改稿，也叫修正稿，它是根据各方面讨论提出的意见，对讨论稿进行修改之后形成的文稿。有的重要文件可能要经过多次讨论修改，从而形成多次修改稿。送审稿送审稿，是下级机关向上级机关报送审批的文稿。2.定稿定稿是文件的标准稿，是经过修改审核后，由机关领导人签发或会议讨论正式通过的最后完成的定型稿，它是机关制发文件的唯一可靠的标准稿。定稿的标志，是领导人的签发字样，联合发文，最后一个单位的领导人签发以后才成为定稿。定稿标志着文件全部酝酿时期的结果，最大程度地体现了文件形成者的意图，
49、只有定稿，才能形成正式文件。（二）公文的文本公文的文本是指根据定稿印制成的文件。同一文件根据它们的不同用途，可分为正本、副本、存本、试行本、暂行本、修订本等。1.正本 2.副本 3.存本1.正本正本是根据定稿印制或缮写（即誊写、抄写）的，供向外发出用的正式文件文本。正本具有三个特点：第一，正本是根据定稿制作的，凡不根据定稿制作的都不是正本；第二，正本是发送给主送机关的，非此不算正本；第三，正本具有实际效力，具有行政和法律的作用。正本的这三个特征紧密联系、不可分割，只有同时具备这三个特征的稿本，才能称为正本。在实际工作中，根据内容的成熟程度和时间等因素，正本可以分为定型本、试行本、暂行本、修订本
50、等。定型本指一次定型、长期有效的文本。但一次定型，并非永远不变，随着情况的变化，还可能制定新的文件。试行本是指发文机关认为文件内容尚不成熟，有待于通过实践总结经验，才能最后修改定稿。为稳妥起见，先用试行本的方式发布试行。试行文本，在试行期内具有法定效力。试行文本的明显标志是在标题后用圆括号注明“试行”字样。暂行本是指发文机关一时来不及制订供长期执行的内容完善的规范类公文时，暂且制发的文本，在暂行期内具有法定效力。暂行本的明显标志是在标题中或标题后注明“暂行”字样。如专利资产评估管理暂行办法、上海市国家行政机关电子公文管理办法（暂行）。修订本指对已发布生效的规范类公文，经时间检验重新予以修改补充
