1、秘书学第一章第一章 秘书学概述秘书学概述第一节 秘书学产生的逻辑根源与历史演进 中国秘书学的产生是20世纪80年代的事情。了解秘书学的产生必须清楚秘书活动、秘书工作、秘书人员、秘书机构、秘书机制等的演进历史。一、秘书产生的逻辑根源一、秘书产生的逻辑根源 古代秘书的起源起源，秘书学界有殷商说、夏朝说、殷商说、夏朝说、尧舜说、黄帝说、神农说尧舜说、黄帝说、神农说等。“秘书”是个历史性历史性的概念，每个历史时期都有着不同的内涵。古代前期“秘书”一词指物：“宫禁中的秘藏之书”、“谶纬图录”，后来指“官职名称”、“官署名称”，再到指“人”。汉代汉代是道“分水岭”，东汉后期的“秘书”由原来的指物演变为指机
2、构、机构、指人人，即朝廷中掌管图书秘籍的一类人的官职及其人员。直到1912年年南京临时政府的成立，设立办公部门，其中包括秘书机构秘书机构，并配备秘书官员秘书官员和秘书职员秘书职员。至此，中国才有了名副其实的、具有现代意义上的秘书人员和秘书机构。二、封建社会秘书活动的历史演进二、封建社会秘书活动的历史演进（一）夏朝（二）商朝（三）西周（四）春秋战国（五）秦朝（六）汉朝（七）魏晋南北朝（八）隋朝（九）唐朝（十）宋朝（十一）元朝（十二）明朝（十三）清朝（十四）中华民国三、新中国成立后的秘书的历史演进三、新中国成立后的秘书的历史演进（一）新中国秘书工作的制度化发展（二）秘书工作的现状三服务三服务:为领
3、导工作服务;为各部门和所辖地区或下级单位服务;为人民群众服务。四个强化四个强化：一是辅助决策的强化 二是信息工作的强化 三是督查工作的强化 四是协调工作的强化四个转变四个转变：从偏重办文办事转变为既办文办事，又为领导出谋献策和辅助管理；从单纯的收发传递信息，转变为收集处理整合信息；从被动服务转变为主动服务；从手工办公转变为自动化办公，提高工作质量和效率。成就达到新水平 一、从20世纪下半叶以来，涌现出一大批秘书学研究者和秘书学教育家。现在已经形成了以秘书学界资深奠基人领航、中生代和新生代为骨干的秘书理论研究和实践者的队伍，秘书研究学者流派异彩纷呈。举例举例二、秘书学理论著作的数量无以计数。仅秘
4、书理论著作种类就有，秘书修养、秘书实务、秘书写作、秘书史、办公室事务管理、会议管理、办公自动化、办公设备操作与管理、秘书心理学、秘书美学、秘书礼仪、档案管理、涉外秘书工作、秘书语言学、秘书工作、秘书学、秘书文化、秘书工作案例等。成就达到新水平三、秘书学专业刊物50多种上海大学文学院主办的秘书。中共中央办公厅秘书局主办的秘书工作。兰州大学主办的秘书之友。广东省人民政府办公厅主办的广东秘书工作（原为秘书工作）。广东省秘书工作质量研究会主办的秘书工作质量研究。天津市企业秘书协会主办的企业秘书与写作。沈阳大学主办的文秘。成都市秘书学会主办的秘书界。鄂尔多斯秘书学会主办的鄂尔多斯文秘。北京市秘书学会主办
5、的北京秘书工作通讯。青岛市办公室工作研究会主办的办公室工作研究。中国矿业大学主办的文秘风。四川乐山市工交秘书学会、乐山师范高等专科学校主办的厂长与秘书。武钢（集团）公司秘书工作研究会和湖北大学行管系等主办的企业秘书。中共云南省委办公厅和云南省秘书学会主办的秘书之声。中共广西壮族自治区党委办公厅和广西秘书工作者协会主办的文秘工作。中共重庆市委办公厅、重庆市人民政府办公厅主办的办公室工作。中共内蒙古自治区党委办公厅主办的秘书园地。中共湖南省委办公厅和湖南省秘书学会主办的当代秘书论坛(原为当代秘书)。中国档案出版社主办的办公室业务。中共贵州省委办公厅主办的秘书世界。中共广西壮族自治区党委办公厅和广西
6、秘书工作者协会主办的秘书工作研究。中共石家庄市委办公厅和石家庄市秘书协会主办的秘书战线。河南省秘书协会主办的河南秘书。贵州省毕节市政府办公室主办的文秘园地。河南省秘书学研究会主办的秘书学刊。江汉大学主办的秘书学研究。山东省人民政府办公厅和山东大学合办的现代文秘。河南省现代秘书科学研究院主办的秘书理论与实践。中国仪器仪表协会主办、北京办公自动化杂志社编辑的办公自动化。多少年来，秘书专家、学者、教育精英在这些刊物上各抒己见，发表自己的研究成果，刊登论文无计其数。（说明：秘书学的深入研究自20世纪80 年代开始蹒跚起步，至今已走过了一段艰辛、曲折的发展历程，由于办刊主体的各方面原因，以上有的刊物起起
7、落落，或停刊或改刊。）四、全国、地方、行业性秘书“学会、协会、研究会、专业委员会”等社团学术组织纷纷成立，如：上海市秘书学会、重庆市秘书学会、浙江省秘书学会、广东高教学会秘书学专业委员会、北京市秘书学会、广西秘书工作研究会、中国高教学会秘书学会（现为中国高等教育学会秘书学专业委员会）、四川省秘书学会 。例如：教育部、人力资源和社会保障部、商务部都成立秘书专业委员会。中国高等教育学会秘书学专业委员会是中国高等教育学会所属的“学科学科”“”“学术学术”“”“专专业业”委员会，开展了“全国文秘技能大赛”、“文秘课题申报”、“文秘精品课程立项”、“文秘教科研立项”、“文秘高层论坛”、“文秘教材编写”、
8、“国家级十二五教材申报”、“文秘教育教学成果评奖”、“文秘专业优秀毕业论文（设计）评奖”等活动，推动了秘书事业健康、持续的大发展。秘书学术会议和秘书专业技能竞赛、评奖活动相继在全国各地纷纷举办，秘书科学研究十分活跃，秘书职业技能鉴定机构，规范了秘书人才上岗资格。五、人力资源和社会保障部（原劳动和社会保障部）是全国鉴定机构，在秘书国家职业标准秘书国家职业标准制订、秘书职业资格鉴定统一管理，秘书专业技能竞赛起到了开拓、引领和规范的作用。1998年在新职业、新技能领域向社会推出的试验性、示范性和开拓性的全国统一考试。秘书职业首首批批参加了全国统一鉴定。为规范管理，相继出台并调整了一系列政策，如秘书国
9、家职业资格全国统一鉴定综合评审办法、秘书国家职业资格全国统一鉴定考核方案、秘书国家职业资格全国统一鉴定时间安排、秘书国家职业资格全国统一鉴定工作要求、秘书国家职业标准等。保证了秘书职业资格认证的质量，大大提升了秘书职业准入的含金量。六、高等院校秘书专业开始兴起，秘书专业建设出现了崭新的体制、机制、格局和途径。秘书教育先是以中专、高职高专层次为主，开设了文秘书专业（或秘书方向），据不完全统计，截至目前，有近千所千所大中专院校开设了文秘专业。20112011年年“秘书学”正式被列入本科招生专业本科招生专业目录，从而，使我国文秘专业教育层次的设置形成了从中专、专科、本科到研究生中专、专科、本科到研究
10、生完整的教育层次系统层次系统，培养了数以万计的秘书人才。这些院校一直是秘书专业办学层次、培养目标、课程设置、教材编写、师资培训、教学改革等成为理论研究以及教学实践中着力探索的问题的教育基地。值得关注的是值得关注的是，目前，政府、高校、行业、职场秘书构成了四方联动四方联动的秘书人才培养机制秘书人才培养机制。凡此种种都标志着秘书学的诞生与发展。四、国际秘书工作的发展（一）国际职业秘书协会（二）欧洲专业秘书协会（三）亚洲秘书协会五、国际秘书节1952年，美国芝加哥资深秘书哈里克林福秘书哈里克林福(Harry Klemfuss)，有感于秘书在组织中的角色和重要地位应该得到重视和提升，就向美国商务部长提
11、报应该建立秘书周计划，这一提议很快被批准，从而促成了世界第一个国际秘书节的诞生，即每年四月的最后一周每年四月的最后一周为国际秘书周为国际秘书周，本周的本周的礼拜三礼拜三即为国际秘书节即为国际秘书节，国际秘书周与国际秘书节就此共同诞生。自2000年开始，每年的国际秘书周和国际秘书节又改名称为“行政专业周”(Administrative Professionals Week)和“行政专业日”(Administrative Professionals Day)。“国际秘书节”设立的宗旨是，为了肯定秘书工作在职场上的贡献，表达对秘书的敬意，借此节日向秘书们道声辛苦，并鼓励年轻人投入此专业。为此，每年的
12、秘书节期间，全世界各国都要举行相应的庆祝活动。如新加坡每两年评选一次“最专业的秘书”，表彰最具专业精神、工作效率高和有杰出表现的秘书。第二节 秘书学的研究对象与研究方法一、秘书学的研究对象（一）秘书工作的内容、性质、特点、原则、方法、制度规律以及中外秘书工作产生、发展和运动变化的历史、现状和发展前景等。（二）各国、各级、各类型的秘书机构、秘书机构设置的原则、组织形式、性质、职能以及国别间的区别等（三）秘书人员的类别、层次、职业素养、职业能力、社交礼仪以及秘书的资格选拔以及古今中外的区别等。二、秘书学的研究方法（一）理论联系实际（二）运用比较的方法（三）借助他山之石（四）多方建立联动机制第三节
13、秘书学的学科性质与本质一、秘书学的学科性质一、秘书学的学科性质(一)秘书学是一门新兴学科(二)秘书学是一门应用学科(三)秘书学是一门综合学科二、秘书学的学科本质二、秘书学的学科本质两分法两分法：即将秘书学划分为理论秘书学、应用秘书学。三分法三分法：即理论秘书学、工作秘书学和技术秘书学。笔者认为：笔者认为：秘书学既不是单纯的理论秘书学，也不是单纯的应用秘书学，秘书学的学科本质而是应用秘书学提练为理论秘书学，反之理论秘书学指导应用秘书学，二者相互兼而有之。本书本书将秘书学分为两个模块，即理论篇应用篇理论篇应用篇，理论篇涵盖秘书史和秘书理论；应用篇涵盖秘书实务和秘书技术。第四节 秘书学的结构与知识体
14、系一、秘书学的结构体系一、秘书学的结构体系（一）秘书理论秘书理论阐释静态的问题，核心点在于秘书工作、秘书人员和秘书机构。（二）秘书实务秘书实务阐释动态的问题，秘书实务即阐述秘书的应用问题。四个模块：秘书工作的事务管理、会务管理、公文拟制与处理和办公自动化。二、秘书学的知识体系秘书学整合了多门学科的部分内容，以此构成了秘书学的知识体系，并没有构成了学科体系。秘书学吸收了多种社会科学和自然科学的某些知识与技术。其内容汲取了行政管理学、心理学、会议实务、行政学、领导科学、行为科学、社会学、文书学、档案、写作、速记（录）、调研、信访、督查、统计、传播、公共关系、信息科学、办公设备、计算机科学等学科的内
15、容而构成了自身的知识体系。本书按着秘书学的内容结构内容结构，即秘书史、秘书理论和秘书实务、秘书技术进行分布知识体系。第八章第八章 秘书工作的办公自动化秘书工作的办公自动化第一节第一节 秘书工作的办公自动化秘书工作的办公自动化一、办公自动化概述（一）办公自动化 1.办公自动化的概念 办公自动化是利用先进的科学技术，使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人、机、信息处理系统。办公自动化正在改变着过去复杂、低效的手工办公方式，提高了工作质量与效率。办公自动化关键要素关键要素：办公人员、办公活动、科学技术、办公设备、人机处理系统、质量与效率。2.2.办公
16、自动化的核心技术办公自动化的核心技术 办公自动化是一个发展着的动办公自动化是一个发展着的动态概念。核心技术态概念。核心技术:计算机技术计算机技术 数据库技术数据库技术 通信技术通信技术 网络技术网络技术（二）办公自动化的功能（二）办公自动化的功能1.办公自动化的功能 办公自动化的强大功能在于实现办公过程自动化、信息获取快速化、数据处理分析智能化、数据传输网络化、资源利用共享化、办公业务流程规范化、辅助决策科学化、信息发布迅速化。2.2.办公自动化的应用业务范围办公自动化的应用业务范围（1 1）文字处理。）文字处理。（2 2）数据处理。）数据处理。（3 3）资料处理。）资料处理。（4 4）行政事
17、务处理。）行政事务处理。（5 5）表格、图形、图像处理。）表格、图形、图像处理。（6 6）语音处理。）语音处理。（7 7）网络通信处理。）网络通信处理。（8 8）信息管理。）信息管理。（9 9）辅助决策管理。）辅助决策管理。（1010）建立中枢神经系统。）建立中枢神经系统。（三）办公自动化系统的构成要素1.办公自动化是多技术、多学科的综合应用。2.办公自动化意味着对包括语音、数据、图像、文 字在内的信息的一体化处理。3.办公自动化是一个“人、机与信息”处理系4.办公自动化是人们为了产生更高价值的行动目标而采取的一种辅助功能手段。（四）办公自动化的特点（四）办公自动化的特点1.集成化。2.智能化
18、。3.多媒体化。4.电子数据互换化。二、秘书人员的办公自动化能力要求二、秘书人员的办公自动化能力要求（一）秘书人员的办公自动化的概念 秘书人员的办公自动化指秘书人员在办公活动中，利用先进的科学技术，构成一个服务于办公业务的“人、机”处理系统，通过使用机器设备和先进的技术，利用信息资源进行办公事务的处理，从而提高办公效率和质量水平。（二）秘书人员的办公自动化能力要求（二）秘书人员的办公自动化能力要求1.计算机应用技术能力2.文字处理设备使用技术能力3.电子通信技术能力4.软件应用技术能力5.网络化办公的能力第二节第二节 办公设备与器具办公设备与器具一、常用办公设备、器具的种类（一）文字处理设备（
19、二）信息传输设备（三）信息存储设备（四）图形图像处理设备（五）会议支持设备（六）通信处理设备（七）办公安全设备（八）办公其它设备二、办公设备与器具的保养规范二、办公设备与器具的保养规范（一)使用过程中不能随意拆卸，如出现故障要找专业人员修理（二）保持机器的干净清洁（三）开窗通风，给机器通电，以防潮湿空气损坏电路和器件（四）办公设备要远离太阳直射，防止机器的长期受热损伤（五）预防雷击造成机器的损坏（六）机器上不能堆放杂物（七）操作要执行正确的开启和关闭程序（八）打印、复印、传送纸质文件时，仔细检查纸件的附着异物（九）机器设备放置要平稳（十）配备优质的耗材用品（十一）较小的办公器具要归类存储，有序
20、放置（十二）设备不要围绕在秘书人员四周，最好使用防辐射装置第二章秘书机构第一节 秘书机构设置的原则一、秘书机构的概念秘书机构即秘书工作部门，指各级党政机关、企事业单位和社会团体等设立的为领导机构、领导者及全面处理综合行政事务的辅助机构。社会行政组织分为领导机构、职能机构、辅助机构、咨询机构和派出机构，其中的辅助机构又分为全面辅助机构和局部辅助机构，我国的秘书机构一般属于全面辅助机构。秘书机构的概念：广义的秘书机构，是指负责综合行政工作的办公厅（室），包括其下属的文书、接待、档案、机要、外联、宣传、信访、调研、警卫等部门的统称；狭义秘书机构，仅指各级办公厅（室）中的秘书部门。本书介绍的是广义的秘
21、书机构。二、秘书机构设置的原则(一)必要性原则 1.组织工作的必要 2.领导工作的必要 3.综合事务的必要 (二)一致性原则 1.机构名称一致 2.设置标准一致 3.秘书职能一致 (三)高效性原则 1.高效率 2.高质量 3.高效益第二节 秘书机构的组织形式我国各级党政机关，大中型企事业单位、社会团体等，普遍设有秘书机构。秘书机构的设置不仅表现为常设的组织中，有时为了完成某项特定任务，还会成立临时性秘书机构，如大型会议、庆典活动、中国共产党代表大会、人民代表大会、政治协商会议、多个组织联合参与的项目等。一、各级各类秘书机构根据我国党政组织系统的级别层次，秘书机构自上而下为办公厅、秘书处、秘书科
22、、秘书股等。(一一)国家机关的秘书机构国家机关的秘书机构中共中央、国务院办公厅在设置下属机构方面，由于党和国家最高领导机关的职责、工作任务的需要，采用分理制和综理制分理制和综理制两种形式设置所属秘书机构。分理制分理制，采用分部门办公的形式。中共中央和国务院实行的都是这种形式，内部下设局级机构，局级以下设处、室或科等。综理制综理制，采用不分部门办公的形式，由秘书工作机构综合管理领导机关的综合日常工作。全国人大常委会、中央军委、全国政协常委会实行的便是综理制这种机构设置形式，由秘书长领导办公厅负责综合管理，承办日常工作，办公厅下设若干局、处、室等。（二）省、市（地）县级的秘书机构（二）省、市（地）
23、县级的秘书机构省委和省人民政府均设正副秘书长和办公厅，办公厅设正副主任。办公厅工作由秘书长直接领导。设置下属机构采用分理制的形式，办公厅与省属部、委、局平行，厅下设处、室、设、科、组。县委和县人民政府均设办公室，办公室设正副主任，下设科、股、组等。省、市、县级的人民代表大会、政治协商常委会，按相应级别分别设办公厅或办公室。设置下属机构均采用综理制的形式。(三)基层单位的秘书机构基层单位的秘书机构通常只设办公室，不再设置下属机构，由办公室的人员各分管某项秘书工作。城市的社区办事处和农村乡镇一般设办公室或秘书股，根据较少的业务量和简单的工作程序，或设专职秘书或兼职秘书。二、秘书机构的组织模式秘书机
24、构的组织模式是指本组织进行生产、经营、管理活动所采用的组织结构形态或模型。(一)因人分设制(二)因事分设制(三)混合分设制第三节第三节 秘书机构的性质秘书机构的性质一、辅助功能的综合性二、机构地位的中枢性三、组织关系的封闭性第四节第四节 秘书机构的职能秘书机构的职能一、参谋助手职能二、枢纽桥梁职能三、管理协调职能四、公关形象职能第一节第一节 秘书人员秘书人员一、一、“秘书秘书”一词的演化一词的演化“秘书”一词是个历史性的概念，在我国不同的历史时期有着不同的内涵。（一）指物。（二）东汉时期，“秘书”意为“谶纬（chn wi）图篆”。（三）指藏书机构，专门管理图书档案的机构。（四）指职位。（五）指
25、人。二、现代秘书人员的定义二、现代秘书人员的定义 现代秘书人员即“秘书”，指“人”。(一)秘书定义的各种说法秘书学界对“秘书”的定义多种，有“人员”说、“职务”说，“职位”说，“职业”说、“职称”说、“参谋”说、“助手”说等多个说法。例如12种说法。(二)国外对秘书定义的各种说法1.国际职业秘书协会：“具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围作正确决定的经理助手。”2.国际秘书联合会：秘书是上司的一位特殊助手，他们掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和判断能力，并且在所给予的权利范围内做出决定。3.
26、全美秘书协会：高级官员的助手，掌握机关职责并具有在不同上司直接监督下，承担任务的才干，发挥积极主动性，运用判断力在其职权范围内对机关工作做出决定。4.美国：秘书是办公室内特定主管的助手。其任务是在认可的职权范围内，不必经过直接的督管，就能运用办公室内的工具设备，从事该主管指定之行政性任务。5.英国：秘书一为办事处、营业所、公司或企业的雇员，有一种雇佣关系，其任务是处理通信，整理记录，安排约会。往往有地位有财富的人士，将秘书作为一种特殊成员，几乎都有私人秘书；二为高级官员，其职责为负责通讯、记录等事宜。不以盈利为目的、团体会社的秘书，是义务的不受报酬。三为国家的秘书，负责政府机关的政务工作，名为
27、秘书，实为部长。如英国的国务大臣、外交大臣、陆军大臣，其名称为（部长或大臣），但也称（秘书）。6.前苏联：“秘书是一项普通的职业，其职能主要为机关提供称作秘书的辅助性、事务性和信息性的服务。”7.日本：秘书是“帮助与处理各种事务的工作人员”；“秘书是全能运动员”；“帮助上司处理杂务的工作人员”。综上各种说法，可以归纳出国外对秘书定义的共性：一是秘书是一种社会职业，而不仅是一种官职名称；二是秘书主要是为领导服务的人员。三、现代秘书的职业特点三、现代秘书的职业特点“秘书”包含了从组织的基础文员、专职秘书到高级行政助理等一个完整的行政辅助人员系列。关键点为：一是秘书在领导近身，所谓领导，既含领导“人
28、”，又含“领导机构”；二是以“助手”和“参谋”的角度对领导进行辅助管理，既辅助领导，也辅助其他职能部门；三是处理综合事务，分解为“办文、办会、办事”。第二节秘书的类别第二节秘书的类别一、中国秘书的类别一、中国秘书的类别（一）依据服务对象和报酬来源的标准，可分为：公务秘书和私人秘书。（二）依据所属行业的标准，可分为：党务秘书、行政秘书、司法秘书、医务秘书、教学秘书、体育秘书、军务秘书、商务秘书、学术秘书、涉外秘书等。（三）依据横向具体的秘书岗位工作内容的标准，可分为：机要秘书、会议秘书、文字秘书、信访秘书、公关秘书、档案秘书、人事秘书等。（四）依据具体的秘书职位级别的标准，可分为：1.五级秘书即
29、初级秘书。2.四级秘书即中级秘书。3.三级秘书即高级秘书。4.二级秘书，即行政总监或总经理秘书。5.一级秘书空缺。二、外国秘书的类别二、外国秘书的类别（一）美国1.行政秘书，指在各类机关、公司、企业中担任行政性职务的秘书，是美国行政管理协会划定的秘书种类之一，也称行政助理、管理秘书，占美国秘书职位的大多数。行政秘书按照其职权可以分为两类：类是属于领导职位的秘书，如秘书长；另一类是般行政秘书。2.专业秘书(1)法律秘书(2)医学秘书(3)教育秘书(4)通信秘书(5)技术秘书(6)财经秘书(二)英国1.政府秘书，指在英国政府机关中供职的秘书。他们属于文宫中的事务官，是公务员，供职任期为终身制，不受
30、内阁更替的影响。2.执行秘书，指在英国工商企业中受高级经理雇用的一种私人秘书。他们是雇主的得力助手和私人代表，必须对雇主的活动和工作范围有详细的了解，为雇主分担许多具体事务。3.公司秘书，指在英国公司中的高级行政职员。英国公司法规定，每个公司必须配备一名专职秘书，同时可配备助理秘书或者代理秘书，以备公司秘书缺席时代行其职责等。4.私人秘书，指被雇主雇用、为雇主个人服务的秘书。（三）日本1.公务秘书，也称政治秘书，指在国会、政党、内阁中供职、具有公务员性质的秘书。其中在国会、官厅、地方公共机构工作的秘书，除了要求了解国会、政党、内阁的结构外，还要求精通法律制订程序和有关机关详细工作程序，国会议员
31、秘书还得将与自己所居之地联系的工作作为重要任务。2.事务秘书，指在医师、律师等专业人员身边工作的秘书。他们除具有秘书工作知识和技能外，还必须具有相当程度的专业知识，如医师的秘书要配合医生接收病人，从事社会保险等与医疗事务有关的工作；律师的秘书要协助接待委托人，调查案件，与法院联系，代替律师与委托人预谈，整理材料等；会计师、税理师的秘书要掌握簿记、会计知识；大学教授、研究人员的秘书要善于搜集、剪贴资料开整理立卷等。3.外事秘书，指擅长外语、在外资企业和各国驻日使馆供职的秘书。这类秘书必须精通外语，能将上司的话语当场速记下来并打印出来，还要求能以优美、准确的日本语进行翻译，能用日文准确无误地拟写文
32、件书信，能为外国来客当向导，陪同观看歌舞等文娱表演，懂得茶道、花道以及日本其他文化历史知识。4.私人秘书，指在日本党政要员、议员、大企业家、有名望的学者、教授和明星等社会名流中都雇用私人秘书。这些私人秘书负责对外联络、接待，公关，安排雇主一天、一周或者一旬的工作门程等。第三节 秘书的层次一、我国秘书的层级（一）层次划分1.按着我国党政系统的从高到低级别划分：国家到地方基层，从大的纵向划分：中共中央、国务院级秘书部门的秘书人员省（直辖市、自治区）级秘书部门的秘书人员市级秘书部门的秘书人员县级秘书部门的秘书人员乡（镇）级秘书部门的秘书人员村级秘书部门的秘书人员。2.按着我国人力资源和社会保障部的秘
33、书国家职业标准从低到高级别的标准，同一单位组织秘书部门中的秘书人员职位，从低到高的纵向划分：五级：即初级秘书(有上级无下级）四级：即中级秘书(既有上级又有下级）三级：即高级秘书(既有上级又有下级）二级：即行政总监或助理级秘书（既有上级又有下级）3.按着社会约定俗成职位的高低划分：从高到低：秘书长、办公厅主任秘书处长、科长、办公室主任科员级秘书、文员。（二）层级差异秘书层次内涵差异：1.级别不同的秘书人员具有高低不同的辅助层次的差别。2.级别不同的秘书人员工作难度配备相应的秘书结构和不同比例的差别。3.级别不同的秘书人员在专业知识、经验和技术能力上的级差。4.级别不同的秘书人员在级别与工资待遇上
34、的差别。5.级别不同的秘书人员在政治前途、责任与风险大小的差别。二、外国秘书的层级（一）美国1B级秘书，B级秘书的服务对象是公司和社会团体，做公司和社会团体的基层管理人员，工作职责是“执行范围有限的秘书职务”。工作任务大致包括口授、安排约会和公务旅行、答复日常信函和保管文件档案等，内容以事务性事项为主，范围比较确定。2A级秘书，A级秘书的服务对象是各类公司和社会团体组织，做公司和社会团体的中级管理人员，工作职责是“执行范围不定的秘书职务”。工作任务要负责较为复杂的工作，因此要求具有关于本公司的经营实践和组织结构等方面的知识，负责较复杂的秘书工作和具有行政工作技能。3经理秘书，经理秘书也称行政助
35、理，其服务对象一般是各类组织的高层领导人，即做高级行政首脑或者企事业单位中的高层决策人员，工作职责是“执行全部秘书和行政职务”的职务。工作任务要负责计划、方案的制定和调整，并负责使之按时完成，还要为经理办理各种行政方面的具体事务等，要求具有关于本公司的经营实践和组织结构等方面的知识，并掌握秘书与行政管理工作的高级技能。综上看出，B级秘书、A级秘书和经理秘书，实际上是分别为各类企业组织和社会团体的基层、中层和高层领导人配备的三种秘书职位，其职级分别属于低级、中级和高级。至于另没的法律秘书、医学秘书、教育秘书等，完全是从专业角度划分的。(二)英国1.行政级秘书，指担任政府各部部长主要助手的高级秘书
36、官，相当于秘书长或者办公厅主任。其职责为代部长草拟提交国会或者内阁会议讨论的政策方案，沟通与协调内部各部门关系，改进机关结构和工作方法，对机关内行政人员进行管理和考核、监督。他们必须具有丰富的学识，很强的组织、判断、创造能力，并规定不得参加任何政党活动以保持中立的非政府性地位。2.执行级秘书，指中级秘书官，相当于秘书科长、办公室主任。其职责为对法规范围外次要的、特定的案件作检讨性分析，对较重要的案件或者问题作主动观察与考察，对较小范围或者较少份量的事务进行直接领导。有的还负责机关内部的管理、考核，解决公务中的纠纷，支持较重要工作的进行等。3.文书级秘书，也称办事员级秘书，他们为一般秘书人员。其
37、职责是按一定的法规、指示处理特定事务，按规定格式准确记录、回答问题及统计资料，做简单的文书草拟，收集、提供、保存资料，为上司决策提供依据。4.助理文书级秘书，为初级秘书。其职责为打字、速记、缮印、接打电话、接待来客等。（三）日本1.初级秘书，般能完成上司指定的工作，基本了解秘书职责和工作方法，已有二年至三年的工作经历，除能熟练地处理见习秘书的各项业务外，还能承担文书收发、信函起草、预订票据等业务。其工作能力基本上得到上司和同事的认可，已具备作为上司个人秘书的候选资格。2.中级秘书，能主动分担上司杂务，减轻上司行政工作的负担，并能够独立进行工作，一般已有四年至五年的工作经验，以指导新秘书的业务。
38、其主要工作是为上司安排日常活动日程，必要时也代表上司对外谈判。3.高级秘书，必须能够给上司以有力的协助，能够提供解决问题的有效方案，工作中能够发挥作用并取得相应成绩。他们是上司名副其实的助手，基本上不处理具体日常事务，主要负责秘书课(室)的领导工作。在公司召开董事会时，则是上司的高级参谋。第四节 秘书人员的职业素养一、职业素养的概念素养，即素质与修养。是指一个人在道德品质、气质秉性、思想作风、工作态度、行为习惯等方面，经过长期修练所达到的综合水平。素养是后天形成的，体现在人的行为规范中，它又是稳定的，对人的各种行为起到决定性的作用。一个人工作能力的强弱，工作质量优劣，工作效率的高低，取决于一个
39、人的主观因素，这个主观因素就是内在的素养。职业素养指人在思想、道德品质和职业行为等方面，经过长期锻炼和培养所达到的综合水平。包括基本素质和职业修养。（一）基本素质1.身体素质2.心理素质3.思想素质（二）职业修养1.职业道德2.职业纪律 3.工作作风4.行为习惯5.职业技术第五节 秘书人员的职业能力一、逻辑思维能力二、表达能力三、社交能力四、应变能力五、记忆能力六、速记（录）能力七、执行能力八、办公设备的操作能力第六节 秘书人员的社交礼仪一、礼仪基本知识（一）秘书人员礼仪1.礼仪的概念礼仪是人类社会生活中，人们为表示尊重、亲善、友好，在语言及行为方面共同遵守的准则和规范。礼仪包括仪容和仪表两个
40、方面。仪容仪容，是人的“硬件”，通常指人的外观外貌。在人际交往中，每个人的仪容都会引起交往对象的特别关注。可以说，一个生得“美”否，无法选择，但是可以通过后天的“仪表”给自己的形象加分；仪表仪表，是人的“软件”，通常指人的修饰、风度、举止、态度、风韵、气质等。仪容仪表之礼仪，是综合了人的外表，诸如人的形体、容貌、健康、姿态、举止、服饰、态度、风度等。我国古代文献礼记.玉藻中说：“君子之容舒迟，见所尊者齐速。其中的“容”指：足容重，手容恭，目容端，口容止，声容静，头容直，气容肃，立容德，色容庄，坐如尸。可见，讲究礼仪是中华民族的光荣传统。2.秘书礼仪的概念秘书礼仪即秘书人员在工作及其他社会交往活
41、动中应该遵守的一切言行规范和准则。（二）礼仪的重要性1.礼仪是个人教养、学养、涵养、修养的外在表现。2.礼仪在社会交往过程中是构成第一印象的主要因素，会影响领导和同事对其业务能力和任职资格的判断。3.礼仪在社会交往过程中中，是一张没有文字却形象生动的名片，体现个人形象和组织形象。二、秘书人员的礼仪（一）举止礼仪（以下配图）1.正确的站姿（1）基本的站姿：头正，两眼平视前方，嘴微闭，脖颈挺直，表情自然，稍带微笑。肩要平，微微放松，稍向后下沉。臂要垂，两肩平整，两臂自然下垂，中指对准裤缝。躯要挺，挺胸收腹，臀部向内向上收紧。腿要并，两腿立直，贴紧，脚跟靠拢，两脚夹角成60度。（2）叉手站姿：两手在
42、腹前交叉，右手搭在左手上，直立、“八”字。男子可以两脚分开，距离不超过20厘米，脚后跟间距离宽度要窄于前脚掌的距离。女子可以用小丁字步，即一脚稍微向前，脚跟靠在另一个脚内侧。（3）背手站姿：双手在背后交叉，右手贴在左手外面，放置于两臀是间。两脚可分可并，分开时，不超过肩脚尖展开，两脚夹角成60度。挺胸立腰，收颌收腹，双目平视。（4）背垂手站姿：一只手背在后面，贴在臀部，另只一手自然下垂，中指对准裤缝，两脚既可以并拢也可以分开，也可以成小丁字步。2.行姿（1）正确的走姿头正，双目平视，收颌，表情自然平和。肩平，两肩平稳，防止上下前后摇摆。双臂前后自然摆动，前后摆幅在30-40度，两手自然弯曲，在
43、摆动中离开双腿不超过一拳的距离。躯挺，上身挺直，收腹立腰。步位直，两脚尖略开，脚跟先着地，两脚内侧落地。走出的轨迹要在一条直钱上，步幅适度。（2）其他行姿 后退步；引导步；前行转身步。（3）穿不同鞋子的行姿 穿平底鞋；穿高跟鞋。3.坐姿（1）女士坐姿 标准式；前伸式；前交叉式；屈直式；后点式；侧点式；侧挂式；重叠式。（2）男士坐姿 标准式；前伸式；前交叉式；屈直式；斜身交叉式；重叠式。4.手势（1）规范的手势（2）常用手势 横摆式；前摆式；双臂横摆式；斜摆式；直臂式。6.表情（1）微笑（2）眼神谈话的场合不同，眼神注视的部位也不同：亲密眼神部位。注视亲朋好友或夫妻恋人的眼神可以是对方的上半身。
44、社交眼神部位。注视对方双眼以下，下颚以上的部分。公务眼神部位。注视对方双眼以上的额头部分。（二）着装礼仪1.着装的基本原则（1）目的要明确（2）要适应不同场合（3）要符合自己身份（4）要适合自身条件2.着装的基本要求（1）女性秘书的着装 女性秘书的着装除了要干净、整洁、合身外，还要显得高雅、大方和美丽，要体现出自身的职业特点、性格特征和女性的魅力，要与具体场景和季节相协调。女性秘书的标准职业装 样式。颜色。面料。衬衫。鞋袜。皮包。首饰。化妆。女性秘书的职业便装 社交场合中，女性秘书可以不穿西装套裙，其他各式上衣配长裙或长裤、连衣裙、旗袍或民族服装均可。参加晚宴、晚会时，还应穿礼服，但不应装饰过
45、多。（2）男性秘书着装要领男性秘书的标准职业装样式。衬衫。皮鞋。袜子。领带。皮包。皮带。配饰。西服穿着的程序梳理头发穿衬衫穿西裤穿皮鞋系领带穿上装男性秘书的职业便装 社交场合，男士的着装可以选择运动式夹克配长裤、T恤衫配长裤，毛衣配长裤，但是衣着颜色不应过多变化，大致以不超过三种色为原则。合体、整洁、平挺、庄重应是男士服饰追求的整体效果。（三）餐饮礼仪1.中国餐饮礼仪（1）赴宴前准备（2）准时赴宴（3）礼貌问候（4）入席后的优雅表现（5）使用餐具礼仪 正确使用餐巾 筷子礼仪 用汤匙礼仪（6）席间礼仪（7）座次安排2.涉外餐饮礼仪（1）西餐礼仪 赴宴前准备 座次安排 入席礼仪 退席礼仪 席间礼仪
46、（2）全套西餐上菜顺序（3）西餐上酒次序（4）喝咖啡的方法（5）进餐速度第一节第一节 秘书人员秘书人员一、一、“秘书秘书”一词的演化一词的演化“秘书”一词是个历史性的概念，在我国不同的历史时期有着不同的内涵。（一）指物。（二）东汉时期，“秘书”意为“谶纬（chn wi）图篆”。（三）指藏书机构，专门管理图书档案的机构。（四）指职位。（五）指人。二、现代秘书人员的定义二、现代秘书人员的定义 现代秘书人员即“秘书”，指“人”。(一)秘书定义的各种说法秘书学界对“秘书”的定义多种，有“人员”说、“职务”说，“职位”说，“职业”说、“职称”说、“参谋”说、“助手”说等多个说法。例如12种说法。(二)国
47、外对秘书定义的各种说法1.国际职业秘书协会：“具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围作正确决定的经理助手。”2.国际秘书联合会：秘书是上司的一位特殊助手，他们掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和判断能力，并且在所给予的权利范围内做出决定。3.全美秘书协会：高级官员的助手，掌握机关职责并具有在不同上司直接监督下，承担任务的才干，发挥积极主动性，运用判断力在其职权范围内对机关工作做出决定。4.美国：秘书是办公室内特定主管的助手。其任务是在认可的职权范围内，不必经过直接的督管，就能运用办公室内的工具设
48、备，从事该主管指定之行政性任务。5.英国：秘书一为办事处、营业所、公司或企业的雇员，有一种雇佣关系，其任务是处理通信，整理记录，安排约会。往往有地位有财富的人士，将秘书作为一种特殊成员，几乎都有私人秘书；二为高级官员，其职责为负责通讯、记录等事宜。不以盈利为目的、团体会社的秘书，是义务的不受报酬。三为国家的秘书，负责政府机关的政务工作，名为秘书，实为部长。如英国的国务大臣、外交大臣、陆军大臣，其名称为（部长或大臣），但也称（秘书）。6.前苏联：“秘书是一项普通的职业，其职能主要为机关提供称作秘书的辅助性、事务性和信息性的服务。”7.日本：秘书是“帮助与处理各种事务的工作人员”；“秘书是全能运动
49、员”；“帮助上司处理杂务的工作人员”。综上各种说法，可以归纳出国外对秘书定义的共性：一是秘书是一种社会职业，而不仅是一种官职名称；二是秘书主要是为领导服务的人员。三、现代秘书的职业特点三、现代秘书的职业特点“秘书”包含了从组织的基础文员、专职秘书到高级行政助理等一个完整的行政辅助人员系列。关键点为：一是秘书在领导近身，所谓领导，既含领导“人”，又含“领导机构”；二是以“助手”和“参谋”的角度对领导进行辅助管理，既辅助领导，也辅助其他职能部门；三是处理综合事务，分解为“办文、办会、办事”。第二节秘书的类别第二节秘书的类别一、中国秘书的类别一、中国秘书的类别（一）依据服务对象和报酬来源的标准，可分
50、为：公务秘书和私人秘书。（二）依据所属行业的标准，可分为：党务秘书、行政秘书、司法秘书、医务秘书、教学秘书、体育秘书、军务秘书、商务秘书、学术秘书、涉外秘书等。（三）依据横向具体的秘书岗位工作内容的标准，可分为：机要秘书、会议秘书、文字秘书、信访秘书、公关秘书、档案秘书、人事秘书等。（四）依据具体的秘书职位级别的标准，可分为：1.五级秘书即初级秘书。2.四级秘书即中级秘书。3.三级秘书即高级秘书。4.二级秘书，即行政总监或总经理秘书。5.一级秘书空缺。二、外国秘书的类别二、外国秘书的类别（一）美国1.行政秘书，指在各类机关、公司、企业中担任行政性职务的秘书，是美国行政管理协会划定的秘书种类之一
