1、会展项目管理（第二版）第一节 项目和会展项目 在“项目”多种定义中，最常用的是1964年Martino的定义：“项目为一个具有规定开始和结束时间的任务，它需要使用一种或多种资源，具有许多个为完成该任务所必须完成的互相独立、互相联系、互相依赖的活动”。项目是一个有计划的活动，是为了完成特定目标，按照规定时间，在预算范围内，有组织地完成的一组任务。项目具有的特征：目的性 临时性 独特性 约束性 会展是会议、展览、大型活动等集体性活动的简称。其概念内涵是指在一定地域空间，许多人聚集在一起形成的、定期或不定期、制度或非制度的传递和交流信息的群众性社会活动，其概念的外延包括各种类型的博览会、展览展销活动
2、、大型会议、体育竞技运动、文化活动、节庆活动等。狭义的会展仅指展览会和会议；广义的会展是会议、展览会、节事活动和奖励旅游的统称。会展项目首先是项目，符合项目本身的特征，同时又具有会展类行业的一些自有特征。会展项目具有项目本身的特征，包括临时性、阶段性、创造性、约束性等，同时还具有较为明显的会展类特征，最突出的就是“人”这个因素。无论是会议、展览还是演出、赛事，往往是需要人与人之间面对面的看和交流，所以判断一个项目是不是会展项目，要去寻找有没有人与人之间面对面的活动在里面，即使不去到现场的在线会议、在线展览、在线演出等互联网空间的会展活动，也需要人面对电脑、电视、手机等屏幕时才能发生。第二节 项
3、目管理和会展项目管理 项目管理是运用系统的管理理论和方法，利用现有的资源，将各种知识、技能、手段、技术应用到项目中，对项目进行计划、组织、实施、协调、控制等专业化的活动，最终达到项目的预定目标。项目管理和企业管理不同，企业管理的范围更大，项目管理的系统较小。在企业管理中可以按照项目管理模式进行，可以说是企业管理的一种模式。项目管理的总体特征：计划性 系统性 过程控制 资源调配 会展项目管理的主体仍然是项目管理者，管理客体是会展项目过程，即会展项目周期中的全部工作任务。进行会展项目管理，是运用系统的项目管理理论和方法，将管理学知识、技能、手段、技术与会展类专业知识、技能、手段、技术相结合，根据会
4、展项目本身现有的资源条件，对项目进行计划、组织、实施、协调、控制，满足项目需求，满足项目各方利益相关者的需要、关注、期望，并平衡范围、质量、进度、预算、资源、风险等制约因素间的关系，实现会展项目要创造和达成的目标。会展项目管理的特征：顾客导向性 客户广泛性 行业关联性 效益综合性 复习思考题：1什么是项目？有什么特征？2什么是会展项目？有什么特征？3会展项目管理的任务有哪些？第一节 会展项目管理过程组的基本定义和特征 无论项目任务怎样不同和多样，项目管理在各任务过程均有发生阶段的相对一致性，通常包括启动过程、规划过程、执行过程、监控过程、收尾过程。会展项目管理的全过程，可以划分为5种类别的项目
5、管理过程组，这些不同类别过程组渗透在会展项目管理的各项任务中，彼此关联发挥着阶段性的管理作用。会展项目管理会过程的主要组成：1启动过程组。会展项目本身获得立项，或者会展项目管理进入到一个新的阶段时，项目管理要正式开启，由此形成一组相关的管理行动，被定义为启动过程。2规划过程组。为会展项目本身，或者为会展项目的某一个新阶段来明确项目范围和目标，并为实现目标而制定行动方案的一组过程，被定义为规划过程。3执行过程组。为了完成会展项目总体管理计划或阶段性管理计划中所确定的项目目标，而去完成具体的工作任务，从而得以实现项目目标的一组过程，被定义为执行过程。4监控过程组。针对会展项目本身，或者针对会展项目
6、管理的某一个新阶段，为了跟踪、审查和调整会展项目的进展与绩效，要与原项目管理计划之间发生变更的部分，并启动相应的变更方案的一组过程，被定义为监控过程。5收尾过程组。当会展项目管理某一阶段要结束，或者会展项目本身要结束时，为了正式结束阶段或项目，要实施的所有管理活动所形成的一组过程，被定义为收尾过程。项目管理各过程看上去似乎总是头尾相接，一个过程的输出通常成为另一个过程的输入，或者成为项目的或交付成果。这些过程组极少是孤立的或一次性事件，而是会在整个项目管理期间相互重叠，尤其是监控过程组，会与各过程组发生作用。会展项目管理过程具有整合性特征，这意味着项目管理各过程组之间不是完全独立、界面清晰的，
7、而是彼此关联、相互作用的。会展项目管理在实践中，各过程组在完成项目任务时，会以某些方式相互重叠和互相作用。第二节 会展项目管理过程组的主要流程 启动过程组，通常包括的主要流程是：1制定会展项目章程。2识别会展项目干系人。规划过程组，通常包括的主要流程有：1定义会展项目范围。2制定会展项目管理计划。3为会展项目规划人力资源配置。4为会展项目创建工作分解结构（WBS）。5为会展项目的管理活动排列顺序。执行过程组，通常包括的主要流程是：1指导与管理会展项目的任务执行。2对会展项目执行过程实施质量保证。监控过程组，通常所包括的主要流程是：1监控会展项目的工作进展。2管理和控制会展项目的任务变更。3总结
8、会展项目的进展绩效。收尾过程组，通常所包括的主要流程是：1结束会展项目或结束项目的某一个阶段。2进行会展项目验收和评价。第三节 会展项目管理过程的整合管理 一、制定会展项目章程 二、制定会展项目管理计划 三、会展项目的执行管理 四、监控会展项目进展 五、实施会展项目变更控制 制定会展项目章程，是基于整合管理思想，制定一份正式批准会展项目或项目阶段的文件。在会展项目章程中，需要记录下来能初步反映会展项目干系人的需要和期望。项目经理通常需要参与到会展项目章程的制定中，因为会展项目章程要授权项目经理在会展项目活动中组织资源。制定会展项目管理计划，是对定义、整合和协调所有子计划所必需的行动进行记录的过
9、程。会展项目管理计划确定项目的执行、监控和收尾方式，其内容会因会展项目的复杂性和所在的行业领域而不同。编制会展项目管理计划，需要整合一系列相关过程、会持续到项目收尾、会不断地更新计划内容来获得渐进明细。会展项目的执行，通常需要执行已计划好的方法和标准，需要开展活动来实现会展项目要求，需要培训和管理会展项目团队成员，需要获取、管理和使用材料、工具、设备、设施等资源，需要创造会展项目的可交付成果，需要建立并管理会展项目团队内外的沟通渠道，需要管理风险并实施风险应对活动等。监控会展项目的工作进展，是贯穿于整个项目周期的。这项管理工作是跟踪、审查和调整会展项目进展，以实现会展项目管理计划中所确定的绩效
10、目标。会展项目监控工作，主要包括收集、测量和发布绩效信息，分析测量结果和预测趋势，以便推动会展项目管理过程的改进。会展项目的变更控制需要遵循整体性原则，并且是贯穿会展项目始终的。实施会展项目变更控制，通常是通过否决或批准变更，来确保只有经批准的变更才能纳入修改后的会展项目基准中。复习思考题：1会展项目管理过程组的基本构成包括什么？2会展项目管理过程组的基本特征是什么？3会展项目管理过程组的整合管理内容包括哪些？第一节 会展项目管理的运行环境 会展项目管理的运行环境，可以从两个方面来认识：一是来源于会展项目外部（往往是项目组织机构外部）的环境，二是来源于会展项目内部（往往是项目组织机构内部）的环
11、境。会展项目外部的环境因素包括：1市场环境方面的影响因素。2社会、文化方面的影响因素与问题。3法律环境方面的限制因素。4政府或行业标准方面的限制因素。5财务方面的影响因素。6物理环境方面的影响因素。会展项目内部的环境影响因素通常包括：1会展项目管理的内部组织文化、结构和治理。2会展项目管理的设施和资源的地理分布。3会展项目管理的信息技术软件。4会展项目管理的合作伙伴关系。5会展项目管理团队的员工能力。第二节 会展项目管理的组织影响 会展项目团队通常要与多个运营部门加强合作，共同研究怎样为项目的顺利实施进行工作安排。容纳着运营部门的组织对会展项目管理具有重要的影响。会展项目组织的一般形式 1职能
12、型项目组织形式。2线性项目组织形式。3矩阵型项目组织形式。会展项目组织规划 根据项目工作进行结构分解，确定组织结构形式，选择合适的人员，并进行责任和任务的分派。项目组织规划应该明确谁该去做什么，谁要对何种结果负责，并且在各部门及个人之间有非常明确的任务分工和管理职能分工。在组织规划时考虑的原则包括：在会展项目涉及的所有部门之间建立一个契约。在工作分解结构上的所有层次上赋予角色和责任。采用一个简明的报告结构。复习思考题：1.会展项目管理的运行环境有哪些重要的影响因素？2.会展项目组织的形式有哪些？3.会展项目组织设计的内容是什么？会展项目范围是指为了成功达到会展项目目标所要求完成的全部工作，这是
13、会展项目实施者必须首先弄清楚的一个关键性问题。会展项目范围清楚了，会展项目的具体工作内容才能明确，从而为会展项目实施所需费用、时间、资源的计划与控制提供依据。第一节 会展项目范围管理的规划 会展项目范围就是为项目界定一个界限，划定哪些方面是属于会展项目应该做的，哪些是不应该包括在会展项目之内的，定义会展项目管理的工作边界，确定会展项目主要的可交付成果。会展项目范围管理是对会展项目所要完成的工作范围进行管理和控制的过程和活动，包括确保会展项目能够按要求的范围完成所涉及的所有过程，包括编制会展项目范围计划、界定会展项目范围、由会展项目关系人确认项目范围、对会展项目范围变更进行控制。会展项目范围管理
14、主要是通过以下步骤实现的：把客户的需求转变为对会展项目产品或服务的定义；根据会展项目目标与产品分解结构，把会展项目产品或服务的定义转化为对会展项目工作范围的说明；通过工作分解结构，定义会展项目工作范围；会展项目关系人认可并接受会展项目范围；授权与执行会展项目工作，并对会展项目进展进行控制。进行会展项目范围规划，就是确定会展项目范围计划并编写会展项目范围说明书。制定会展项目范围计划的主要方法：成果分析法。成本效益分析方法。第二节 会展项目范围管理的范围定义 定义会展项目范围：制定会展项目做什么、不做什么的过程。定义范围的工具和技术包括：专家判断。引导式研讨会。会展项目范围说明书的主要内容。会展项
15、目的合理性说明。会展项目目标及项目验收标准。会展项目可交付成果清单。会展项目产品。会展项目的除外责任、会展项目制约因素、会展项目假设条件等。第三节 会展项目工作结构分解 会展项目是由许多互相联系、互相影响、互相依赖的工作或活动组成的系统，它具有系统的层次性、集合性、相关性、整体性特点。按系统工作程序，在具体的会展项目工作，如设计、计划和实施之前必须对这个系统作分析，确定它的构成及其在系统单元之间的内在联系。1会展项目结构分解的作用。明确、准确地说明项目的范围。为每项细目分配人员并明确其责任。确定工作内容和工作顺序。为计划、预算、进度安排和费用控制奠定共同基础，确定项目进度测量和控制的标准。对各
16、细目，进行时间、费用和资源需要量的估算，对项目整体和全过程的费用进行估算。2会展项目结构分解的步骤。识别会展项目的主要组成部分，包括会展项目的主要可交付成果，即将总项目分解成单个定义的且范围明确的子部分（子项目）。判断每个可支付成果层次划分的详细程度。在上述分层的基础上进行更细致的划分，将各组成部分分解为更小的组成部分，并说明所需取得的切实的、可验证的结果及完成它们的先后顺序。核实分解的正确性。第四节 会展项目范围确认和变更控制 会展项目范围确认，通常采用：会展项目范围核检表 会展项目工作分解结构核检表 会展项目范围核检表的主要内容：会展项目目标是否完整和准确。会展项目目标的衡量标准是否科学、
17、合理和有效。会展项目的约束条件、限制条件是否真实并符合实际。会展项目的假设前提是否合理，不确定性的程度是否较小。会展项目的风险是否可以接受。会展项目成功的把握是否很大。会展项目的范围界定是否能够保证上述目标的实现。会展项目范围所能产生的收益是否大于成本。会展项目范围界定是否需要进一步开展辅助性研究。会展项目工作分解结构核检表的主要内容：会展项目目标描述是否清楚明确。会展项目产出物的各项成果描述得是否清楚明确。会展项目产出物的所有成果是否都是为实现项目目标服务的。会展项目的各项成果是否以工作分解结构为基础。会展项目结构分解(WBS)中的工作包是否都是为形成项目某项成果服务的。会展项目目标层次的描
18、述是否清楚。会展项目结构分解(WBS)的层次划分是否与项目目标层次的划分和描述相统一。会展项目工作、项目成果与项目目标之间的关系是否一致。会展项目工作、项目成果、项目分目标和项目总目标之间的逻辑关系是否正确，合理。会展项目目标的衡量标准是否有可度量的数量、质量或时间指标。会展项目结构分解(WBS)中的工作是否有合理的数量、质量和时间度量指标。会展项目目标的指标值与项目工作绩效的度量标准是否匹配。会展项目结构分解(WBS)的层次分解得是否合理。会展项目结构分解(WBS)中各个工作包的工作内容是否合理。会展项目结构分解(WBS)中各个工作包之间的相互关系是否合理。会展项目结构分解(WBS)中各项工
19、作所需的资源是否明确，合理。会展项目结构分解(WBS)中各项工作的考核指标是否合理。会展项目工作分解结构的总体协调是否合理。复习思考题 1.什么是会展项目范围管理，它包括哪些内容？2确定会展项目范围对会展项目管理有哪些具体作用?3简述会展项目结构分解的基本思路与步骤。4什么是会展项目范围确认？怎样进行会展项目范围确认？第一节 会展项目进度管理的规划 会展项目进度管理，是对会展项目进行的时间管理，保证会展项目按时完成的各过程。是对会展项目进行时间管理，确保会展项目在规定时间内实现项目目标，对会展项目活动进度及日程安排所进行的管理活动。制定会展项目进度计划的主要过程：确定会展项目的各项活动；确定活
20、动顺序；估算各项活动所需要的时间；确定活动顺序、活动时间和资源要求之间的紧密联系。会展项目进度计划的主要形式 1甘特图 2网络图第二节 会展项目进度管理的技术方法 网络图的绘制步骤：1.项目分解 2.工作关系分析 3.估计工作的基本参数 网络图的绘制规则:1网络图中不允许出现无头箭线和双头箭线 2网络图中不允许出现循环回路 3网络图中不允许出现无节点的箭线 4网络图中只允许有一个起点节点和一个终点节点 5网络图中应尽量避免出现交叉箭线 6网络图的节点编号第三节 双代号和单代号网络计划 根据绘图符号的不同，网络计划技术有双代号和单代号之分。双代号网络计划技术可以明确地表示工作之间的逻辑关系，各工
21、作的时间参数易于计算，便于进行动态管理和网络优化，且可以编制成时间坐标网络。一、双代号网络图一、双代号网络图 双代号网络图是由若干表示工作的箭线和节点组成的，其中每一项工作都用一条箭线和两个节点来表示，每个节点都编以号码，箭线的箭尾节点和箭头节点就是每一工作的起点和终点。二、双代号工作关系的表达二、双代号工作关系的表达 工作关系的确定就是要确定各项工作之间的前后顺序关系，即该项工作开始前，有哪些工作必须完成；该项工作在执行过程中，有哪些工作可以与它平行交叉地进行；该项工作完成后，有哪些工作应接着开始。三、单代号网络三、单代号网络 单代号网络计划技术具有易画、易懂、便于检查等优点。第四节 会展项
22、目进度管理的控制 会展项目控制进度常用的工具和技术包括：绩效审查。偏差分析。借助项目管理软件。资源平衡。假设情景分析。调整时间提前量与滞后量。进度压缩。进行会展项目进度控制，要进行的具体管理内容包括：要控制工作绩效测量。要控制组织过程资产。要控制变更请求。要更新项目管理计划。要更新项目文件。复习思考题：1会展项目计划的内容和作用是什么？2会展项目计划编制的基本步骤有哪些？3会展项目计划的主要表达形式有哪些？4双代号网络计划的主要特点是什么？5单代号网络计划的主要特点是什么？会展项目人力资源管理包括组织、管理与领导会展项目团队的各个过程。会展项目人力资源管理的各过程主要包括：制定人力资源计划、组
23、建会展项目团队、建设会展项目团队和管理会展项目团队。第一节 会展项目人力资源管理计划 制定会展项目人力资源计划的主要依据：1会展项目活动资源需求。2会展项目所处的内外部环境因素。3会展项目的组织过程资产。制定会展项目人力资源计划的主要内容：1角色。2职权。3职责。制定会展项目人力资源计划的基本方法：1.层级型 2.矩阵型 3.文本型第二节 会展项目团队的组建与建设 一、会展项目团队的组建 1预分派方式。2谈判方式。3招募方式。4虚拟团队方式。二、会展项目团队的建设 1团队人际关系技能的建设。2培训建设方式。3团队建设活动的方式。第三节 会展项目团队的管理 会展项目经理的主要职责有：利用可用资源
24、，在预定时间、成本和技术条件内完成一定的任务；完成预定收益目标；制定所有决策；传递和沟通外部（如顾客、客户）与公司内部之间的信息；处理和协调所有可能出现的冲突和矛盾。会展项目经理潜在的职责：界面管理。资源管理。计划和控制管理。二、会展项目经理的能力要求二、会展项目经理的能力要求 1要具有班子组建能力。2要具有领导能力。3要具有冲突处理能力。4要具有技术能力。5要具有计划能力。6要具有组织能力。7要具有商业能力。8要具有管理能力。9要具有资源分配能力。10要具有跨文化管理能力。优秀项目团队的主要特征：1共同的目标。2合理分工与协作。3高度的凝聚力。4团队成员相互信任。5有效的沟通。会展项目团队的
25、成长阶段：1形成阶段。2磨合阶段。3正规阶段。4表现阶段。5解散阶段。项目经理管理团队的常用方式：1观察和交谈。2项目绩效评估。3冲突管理。4问题日志。5人际关系技能。复习思考题：1会展项目人力资源管理的主要内容有哪些？2会展项目经理角色有什么特点？3会展项目经理的职责和能力要求是什么？4会展项目团队组建的要求有哪些？5会展项目团队管理的方式有哪些？会展项目沟通管理的主要过程：规划沟通、实施沟通、管理沟通。第一节 会展项目沟通管理的规划 会展项目的沟通规划，旨在对项目干系人的信息和沟通需求做出应对安排，要识别和定义干系人需要何种信息、何时需要、如何向他们传递以及由谁传递。准确地识别项目干系人的
26、信息需求，并确定安排好满足这些需求的适当方法，是规划沟通的首要工作重点。识别会展项目干系人的主要方法：1进行项目干系人分析。2进行专家判断。规划有效沟通的主要方法：对项目干系人的沟通需求进行分析。根据沟通需求确定沟通方法和沟通时机。规划沟通的主要成果包括：1会展项目沟通管理计划。2会展项目沟通管理的配套文件。第二节 会展项目沟通的实施一、实施会展项目沟通的关键人物一、实施会展项目沟通的关键人物 会展项目实施沟通阶段，关键角色就是会展项目的项目经理。项目经理需要与上上下下、左左右右方向上的干系人进行总沟通，是信息沟通枢纽中的枢纽。二、实施会展项目沟通的首要重点二、实施会展项目沟通的首要重点 实施
27、项目沟通的首要重点是“发布信息”。实施沟通的通常方式包括：要有及时的项目信息传递记录，这类项目记录可包括往来函件、备忘录、会议纪要以及描述项目情况的其他文件。要及时记录下项目干系人的反馈意见。要及时形成项目沟通进展报告。三、实施会展项目沟通的主要路径 1上行沟通、下行沟通和平行沟通。2书面沟通和口头沟通。3单向沟通和双向沟通。第三节 会展项目沟通的管理一、会展项目沟通的干系人管理 1依据项目沟通管理计划的沟通规定。2建立良好的人际关系。3使用一定的管理技能。二、会展项目沟通的冲突管理 1解决冲突需要对事不对人，解决冲突需要着眼于现在而非过去。2解决冲突，给出解决方案。3解决冲突，综合考虑不同的
28、观点和意见，引导各方达成一致意见并加以遵守。三、会展项目沟通的绩效管理 1形成沟通绩效报告。2形成项目沟通的经验文档。3形成更新的项目管理计划。复习思考题：1会展项目沟通规划的首要重点工作任务是什么？2会展项目沟通规划的主要方法是什么？3会展项目沟通实施的关键角色是什么？4会展项目沟通实施的主要路径是什么？5会展项目沟通实施的首要重点是什么？会展项目质量管理是会展项目管理团队确定质量政策、目标与职责的各过程和活动。会展项目质量管理的各过程主要包括3个环节：一是规划会展项目质量管理计划。二是实施会展项目质量保证。三是实施会展项目质量控制。第一节 会展项目质量管理的基本概述 IS09000标准体系
29、质量管理的重要原则：原则1：以客户为中心。原则2：领导导向作用。原则3：全员共同参与。原则4：实行过程方法。原则5：运用系统理论。原则6：基于事实为基础。原则7：持续改进质量。会展项目质量管理的积极作用：1有利于节约会展项目开发的成本。2有利于增强员工的凝聚力。3有利于提高会展项目工作组的声誉。4有利于更好地满足客户的需求。第二节 会展项目质量计划编制一、会展项目质量计划编制的基本内容一、会展项目质量计划编制的基本内容 1确定会展项目应达到的一般质量目标，以及一些特殊要求。2确定会展项目质量管理中的一般质量控制程序和应急程序，并配备相应的资源。3确定会展项目质量管理所采用的一般控制手段，以及合
30、适的验证手段和方法。4确定并准备会展项目质量管理记录程序和责任人等。会展项目质量计划编制的主要步骤：1确定目标。2确定要求。3拟定前提。4确定方法。5输出计划。二、会展项目质量计划编制的前提 1会展项目质量方针 2会展项目范围说明 3会展项目产品或服务描述 4会展项目标准和规范 5影响会展项目质量计划编制的其他方面 三、会展项目质量计划编制的方法 1成本/收益分析法 2基准比较法 3系统流程图 4因果图 5试验设计法第三节 会展项目质量保证 一、会展项目质量保证的基本内容 一是向项目工作组提供的内部项目质量保证；二是向客户或有关检查人员提供的外部质量保证。二、会展项目质量保证的前提 1会展项目
31、质量计划 2实际项目质量控制度量的数据 3会展项目质量的工作说明书 三、会展项目质量保证的方法 1预先计划。2检验手段。3分层法。4 会展项目质量审核。5其他方法。第四节 会展项目质量控制 一、会展项目质量控制的基本内容 1预防和检查。2偶然因素和关键因素。3偏差和控制线。二、会展项目质量控制的基本依据 1法律、规章制度及标准。2项目质量计划。3质量管理的工作结果。4检查表。5其他方面。三、会展项目质量控制的工具和技术 1控制图。2排列图。3趋势分析与预测。4抽样调查。5设置会展项目质量控制点。复习思考题 1.什么是会展项目质量管理？2.会展项目质量管理的原则是什么？3会展项目质量管理的过程是
32、什么？4会展项目质量计划的编制步骤和方法是什么？5会展项目质量保证的前提和方法有哪些？6会展项目质量控制的工具和技术有哪些？会展项目成本管理是为了确保项目在批准的预算内完工，对项目成本进行估算、预算和控制的管理过程。包括：估算项目成本、制定项目预算、控制项目成本。第一节 会展项目成本管理的规划 一、编制会展项目成本管理计划的步骤 1编制资源计划。2进行成本估算。3编制成本预算。二、会展项目的主要成本要素 1人工成本。2材料成本。3设备成本。4分包成本。5其他成本。三、会展项目主要成本要素的基本类型 1按照成本控制的不同标准划分：目标成本。计划成本。标准成本。定额成本。2按照计入会展项目成本的方
33、法划分：直接成本。间接成本。3按照成本和产量的管理划分：变动成本。固定成本。四、编制会展项目成本计划的基本内容 1设定成本要素的精确金额。2设定成本要素计量单位。3做好与相关系统之间的组织程序链接。4控制临界值。5制定绩效测量规划。6确定报告格式。7提供过程描述。五、编制会展项目成本计划的基本原则 1会展项目成本管理是一种事先能动的管理。2会展项目成本管理是一个动态控制过程。3会展项目成本管理影响项目质量与项目进度。第二节 会展项目成本的估算 一、会展项目成本估算的依据 1会展项目范围说明书。2工作分解结构。3资源需求计划。4资源单价。5活动历时估算。6历史资料。7会计表格。二、会展项目成本估
34、算的方法 1参数模型估算法。2自上而下估算法。3自下而上估算法。4自上而下与自下而上相结合估算法。三、会展项目成本估算的结果 1会展项目成本估算 2相关支持细节文件 3会展项目成本管理计划第三节 会展项目成本管理的控制 一、会展项目成本预算 会展项目成本预算实际上就是使用会展项目成本估算、会展项目工作分解结构、会展项目活动清单和会展项目进度等输入信息，经过加工处理之后而给出的一种输出结果。二、会展项目成本预算的基本流程 1相关信息的输入。2会展项目成本预算总额的确定。3会展项目成本预算的分解。4会展项目成本预算的时间安排。5会展项目成本预算的输出结果。第四节 会展项目成本控制 会展项目成本管理
35、是为了确保项目在批准的预算内完工，对项目成本进行估算、预算和控制的管理过程。包括：估算项目成本、制定项目预算、控制项目成本。一、会展项目成本控制的依据 1成本基线 2执行情况报告 3变更请求 4项目成本管理计划 二、会展项目成本控制的方法 1会展项目成本分析表法 2成本累计曲线法 3挣值管理 三、会展项目成本控制的结果 1.项目成本估算更新 2.预算更新 3.纠正措施 4项目成本的预测文件 5经验和教训第五节 挣值管理挣值管理中的三个关键指标 1计划价值 2挣值 3实际成本 偏差和绩效指标 挣值法的其他指标 1完工估算 2完工预算 3完工绩效指标 4完工尚需估算 用挣值法预测完工估算 1“假定
36、不再超支”的完工估算 2用累积成本绩效指数进行完工估算 3用累积的成本绩效指数与进度绩效指数的积进行完工估算 复习思考题 1简述会展项目成本的构成。2会展项目成本估算的方法有哪些？各方法的适用范围和局限性有哪些？3项目成本估算与预算有哪些联系和区别？4成本预算的程序分哪几个步骤？5项目成本控制的输出结果包括哪几个部分？会展项目采购管理的各个过程主要包括：规划采购、实施采购、管理控制采购。第一节 会展项目采购管理的规划 一、会展项目采购规划的基本步骤 1规划采购。2规划采购。3规划采购。4规划采购。5规划采购。二、会展项目采购规划的主要依据 1会展项目管理的范围基准。2会展项目采购管理的需求文件
37、。3会展项目采购合作协议。4会展项目采购的风险登记册。5与会展项目采购风险相关的合同决策。6会展项目采购的活动资源需求。7会展项目进度计划。8会展项目采购活动成本估算。9会展项目采购成本绩效基准。10会展项目运行环境因素。三、会展项目采购规划的主要方法 1自制或外购分析。2专家判断。3合同类型。四、会展项目采购规划的主要成果 1形成会展项目采购管理计划。2采购工作说明书。3自制或外购决策。4采购文件。5供方选择标准。6变更请求。第二节 会展项目采购的行业特征 一、会展项目采购的主要特点 1会展项目采购可分为产品采购、服务采购。2利益相关者众多。3不可预计的状况多。4与其他职能密切相关。5涉及三
38、个阶段性的过程：运进、现场移动、运出。6具有强烈的时间约束。7一些特定资源具有长的预订周期。8会形成复杂的采购和服务关系。9会展项目组织者、观众、供应商的服务渠道或界面可能有很多形式。二、会展项目采购的主要范围 三、会展项目采购管理的类型。1按会展项目的采购形态划分：有形采购和无形采购。2按会展项目的采购竞争程度来划分：招标式采购和非招标式采购。第三节 会展项目采购管理的实施 一、实施会展项目采购的主要依据 1会展项目管理计划。2会展项目采购规划文件。3供方选择标准。4合格卖方清单。5卖方建议书。6会展项目文件。7合作协议。8潜在卖方的以往经验。二、实施会展项目采购的主要路径 1投标人会议。2
39、建议书评价技术。3独立估算。4专家判断。5广告。6采购谈判。三、实施会展项目采购的最终成果 1选定卖方。2授予采购合同。3采购资源日历。4变更请求。第四节 会展项目采购管理的控制 一、会展项目采购管理控制的首要重点 合同管理是首要重点。在管理采购过程中，需要把适当的会展项目管理过程应用于合同关系，并要把对这些过程的管理控制整合进会展项目的整体管理中。如果会展项目有多个卖方，这种整合就经常需要在多个层次上进行。二、会展项目采购管理控制的基本依据 1会展项目采购的工作说明书。2会展项目采购管理计划。3会展项目采购合同。4会展项目采购绩效报告。5会展项目采购的变更请求。三、会展项目采购管理控制的基本
40、路径 1控制会展项目采购合同的变更。2审查会展项目的采购绩效。3审查会展项目采购的支付系统。4控制变更管理。5对管理控制建立完整的文件记录。四、会展项目采购管理控制的最终成果 1采购文件的完整档案。2验收采购。3采购绩效评价。第五节 会展项目政府采购和招投标管理 政府采购的特点：1采购主体的特定性。2资金来源的公共性。3采购目标的非商业性。4采购活动的政策性。二、会展项目采购招投标的基本流程 1准备招标文件编写标书。2发布招标公告。3领取标书购买或领取标书。4现场勘查、答疑、交流。5投递标书按时提交投标书。6组织评标小组。7开标。8评标、决标。9发出中标通知。10签订采购合同。复习思考题：1会
41、展项目采购的基本概念和特点是什么？2会展项目采购的基本内容是什么？3会展项目采购管理的主要类型和程序是什么？4会展项目采购招投标的基本步骤有哪些？第一节 会展项目风险管理规划 一、会展项目风险概述 1技术管理风险。2项目管理风险。3组织风险。4项目外部风险。二、规划会展项目风险管理 会展项目风险管理的方法。会展项目风险管理的角色和职责。会展项目风险管理的预算。会展项目风险管理的时间安排。会展项目风险管理的风险类别。会展项目风险管理的报告格式。第二节 会展项目风险的识别 一、会展项目风险识别的主要内容 1识别并确定会展项目有哪些潜在的风险。2识别引起这些风险的主要影响因素。3识别会展项目风险可能
42、引起的后果。二、会展项目风险识别的主要方法 1会展项目规模风险检查表。2会展项目需求风险检查表。3商业影响风险检查表。4相关性风险检查表。5管理风险检查表。6技术风险检查表。7人员数目及经验风险检查表。三、会展项目风险识别的其他方法 1系统分解法。2故障树分析法。3流程图法。4头脑风暴法。5情景分析法。四、会展项目风险识别的结果 1已识别出的会展项目风险。2可能潜在的会展项目风险。3会展项目风险的征兆。第三节 会展项目风险估计 一、会展项目风险的度量 低风险（绿灯状况）：风险发生的可能性相当低，一般只需要按照正常的方式对其加以监控，而不需要采取其他的专门措施来处理该类风险。中等风险（黄灯状况）
43、：对项目质量、费用或进度将产生较大影响的风险，需要对其进行严密监控。高风险（红灯状况）：发生的可能性很高，其后果将对项目有极大影响的风险。二、定性风险估计方法 用定性的分析方法也可以给出风险运算的计算方法。只是一个框架式的大致分析。在结合概率和后果范围的基础上，建立一个为风险或条件打分（如极高、高、中、低和极低）的矩阵。高概率和后果严重的风险可能需要进一步的量化分析和积极的风险管理。三、定量风险估计方法 风险定量分析，目的是对每项风险的发生概率及其对项目目标的影响，以及项目整体风险的程度进行数值分析。用于定量风险分析的方法包括敏感度分析方法、决策树分析方法、蒙特卡罗模拟、层次分析法和随机型风险
44、估计方法等。第四节 会展项目风险应对 一、会展项目风险应对的主要措施 1风险回避。2风险转移。3预防风险。4接受风险。5风险遏制。6风险化解。7风险消减。8风险容忍。9风险分担措施。二、会展项目风险应对的依据。1会展项目风险的特性。2会展项目组织抗风险的能力。3可供选择的风险应对措施。三、制订会展项目风险应对措施的成果 1会展项目风险管理计划。2会展项目风险应急计划。3会展项目预备金。4会展项目的技术后备措施。复习思考题 1会展项目风险产生的原因是什么？会展项目风险有哪些特点。2会展项目风险管理有哪些主要的工作内容？3会展项目风险识别包括的内容有哪些？4会展项目风险对应的主要措施有哪些？第一节
45、 会展项目验收 一、会展项目验收的意义 1会展项目验收，标志着会展项目的结束或阶段性结束。2会展项目通过验收，意味着会展项目团队可以总结经验，接受新的项目任务。3会展项目验收，可以全面考察项目质量，及时发现和解决问题。4通过整理项目验收的档案资料，为企业的经营管理等提供全面、系统的文件资料。二、会展项目验收的分类 1按会展项目的生命周期分类。合同期验收。中间验收。结项验收。按会展项目验收的范围分类。部分验收。全部验收。3按会展项目验收的内容分类。项目质量验收 文件资料验收。三、会展项目验收的标准和依据 一般选用国家标准、行业标准和相关的政策法规、国际惯例等。执行的验收标准应反映在项目合同书中。
46、四、会展项目验收的组织与管理 会展项目验收人员及其组织的主要职责是：查预验收情况报告；审查各种项目资料；对项目主要设备和设施进行复验和技术鉴定；处理交接验收过程中出现的有关问题；核定移交过程清单，签订验收证书；提交验收工作的总结报告。第二节 会展项目后评价 一、会展项目后评价的含义和目的 会展项目后评价是指对已完成项目的目的、执行过程、效益、作用和影响所进行的系统的、客观的分析。通过项目活动实践的检查总结，确定项目预期的目标是否达到；项目的主要效益指标是否实现；通过分析评价找出成败的原因，总结经验教训；通过及时有效的信息反馈，为提高未来新项目的决策水平和管理水平提供基础；为项目实施运营中出现的
47、问题提出改进建议，从而达到提高投资效益的目的。二、会展项目后评价的内容 项目评价的成功度可分为五个等级：完全成功的。成功的。部分成功的。不成功的。失败的。项目管理后评价，主要包括：投资者的表现。借款人的表现。项目执行机构的表现。外部因素的分析。三、会展项目后评价的组织与管理 选定后评价项目有以下几条标准：由于项目实施而引起运营中出现重大问题的项目；一些非常规的项目，如规模过大、内容复杂、或带有试验性的新项目；发生重大变化的项目；急迫需要了解项目作用和影响的项目；可为即将实施的国家预算、宏观战略和规划原则提供信息的项目；为投资规划计划确定未来发展方向的有代表性的项目；对开展行业部门或地区后评价研
48、究有重要意义的项目。国际上后评价委托合同通常有以下内容：项目后评价的目的和范围；提出评价过程中所采用的方法；提出所评项目的主要对比指标；确定完成评价的经费和进度。后评价咨询专家的聘用：要根据所评项目的特点、后评价要求和专家的专业特长及经验来选择。项目后评价专家组由“内部”和“外部”两部分人组成。项目后评价的执行：资料信息的收集。后评价现场调查。后评价报告的编写内容：概要。会展项目效果评价。结论与建议及对策。会展现场活动结束后：需要请专业人士对参展、参会的观众情况进行分析，将效益评估结果及时传达给各参展商或会议举办者，收集反馈意见和建议，以便今后进一步提高项目管理水平。复习思考题：1会展项目验收的意义和目的是什么？2会展项目验收的分类及标准是什么？3会展项目验收的组织与管理步骤是什么？4会展项目后评价的内容是什么？5会展项目后评价的组织与管理内容是什么？
