1、（第二版）（第二版）总主编孙汝建主编陈建国副主编雷鸣赵志强主审王瑞成“十二五”职业教育国家规划教材经全国职业教育教材审定委员会审定会议认知会议真面目目录目录学习任务一认知会议的含义与元素学习任务二认知会议的种类与功能学习任务三认知会议的成本与效率项目一学习任务一认知会议的涵义与要素项目一知识目标了解会议的概念。了解会议的要素。了解会议的工作流程。能力目标掌握会议的要素，区分会议与非会议。学习任务一认知会议的涵义与要素项目一一、会议的涵义会议是人类社会自古以来就有的一种社会现象。早在原始社会，人类为了生存和分配共同的收获，就已经出现了“氏族议事会”，在议事会开会时，人民男男女女都站立在周围，按照
2、规定的程序参加讨论。会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有计划的商议活动。会议有广义和狭义之分：广义的会议还包括两人或双方之间的会见与会谈以及各种仪式；狭义的会议是指至少有三人参加的集体性商议活动，即传统的会议。形成会议的主要条件是：有明确的指导思想、预期目标、具体议题；有明确的时间、地点；有主持人和参加人员。学习任务一认知会议的涵义与要素项目一二、会议的要素1形 式 要 素2内 容 要 素3程 序 要 素4财 物 要 素学习任务一认知会议的涵义与要素项目一二、会议的要素1会议主体2会议客体3其他与会议有关的人员会议人员(一)学习任务一认知会议的涵义与要素项目
3、一二、会议的要素会议名称(二)会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等等。当然，具体的某一次会议不可能也没有必要将上述项目全部展示，应视会议的具体要求而定。会议名称必须用确切、规范的文字表达。它既用于会议的“会议通知”，使与会者心中有数，做好准备，又用于会议的宣传，扩大会议的效果。大中型会议的会议名称应做成横幅大标语，置于会议主场中的前方或后方，作为会议的标志，简称“会标”。学习任务一认知会议的涵义与要素项目一二、会议的要素会议主题与议题(三)会议主题是围绕会议要研究的问题、达到的目的而组织开展的会务工作所体现或反映的总体精神。
4、确定主题原则上“宁简勿繁”，主要方法有：一是要有切实的依据，二是必须要结合本单位的实际，三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。会议的议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题，是会议活动的必备要素。举行会议首先要明确为什么而“议”和“议”什么。议题的产生通常有两种情况：一种是领导根据需要制定的；另一种是秘书经调查研究、综合信息之后反馈给领导，再由领导审批决定的。学习任务一认知会议的涵义与要素项目一二、会议的要素会议时间(四)会议时间是指会议的召开时间和会期两方面。会议的召开时间，指的是会议什么时候开始和结束的时间。会期通常是指会议期闾聚会、活动一次以上的会议，从开始到结束之间
5、所需的时间段。会议可短可长，少则几分钟、几十分钟，多则数小时、几天，甚至十几天。会议组织者应尽可能准确地预计会议需要的时间，在会议通知中写明，及时通知与会者，便于与会者有计划地安排。学习任务一认知会议的涵义与要素项目一二、会议的要素会议地点(五)会议地点是指会议召开的举办地，也可具体指举行会议活动的场所。为了使会议取得预期效果，应根据会议的性质和规模，来综合考虑会场的大小、交通情况、环境与设备是否适合等因素。而有些重要会议在选择会议地点时，还要考虑其政治影响或经济效果。学习任务一认知会议的涵义与要素项目一二、会议的要素会议方式(六)即为了提高会议效率，实现会议目标而采取的各种形式或手段。如现场
6、办公会、座谈会、观摩会、报告会、调查会、电话会等。现在随着电讯媒体的广泛运用，有些企业已采用“虚拟实境会议”，也就是“视频会议”，还有有线电视、卫星传讯等手段，使得企业在开会方式上面临空前的发展。这些手段的运用除了注重人性的考虑，最重要的是使远距离沟通变得容易，不仅免除了舟车劳顿之苦及车费的开销，而且还使各分公司能与总公司紧密结合。招商银行就运用了视频会议系统，该系统帮助了招商银行节省会议时间和费用，促进了全国各地分支机构之间达成高效、及时的跨区域会议交流。学习任务一认知会议的涵义与要素项目一二、会议的要素会议结果(七)会议结果，即会议结束时实现目标的情况。会议结果可能会与预想的目标一致，也可
7、能与预想目标有一定的差距。会议最好能达到会前预设的目标，如果不能，会议也要求至少要有会议结果，即使只是一个初步的决议或达成初步协议。通常可以以会议决议、合同、条约、协定、声明等文件的形式记载下来，可以归档保存，也可以直接传达。学习任务一认知会议的涵义与要素项目一三、会议的工作流程会 前 筹 备 阶 段(一)会 中 服 务 阶 段(二)会 后 落 实 阶 段(三)学习任务一认知会议的涵义与要素项目一知识拓展会议，是人类古已有之的社会行为。据史料记载，早在原始社会，部落首领召集氏族议事、选举酋长等就已经采用了会议的方式。我国上古史籍中曾记载有尧召集部落首长用会议形式决定继承人和治水人选的传说。中外
8、社会历史发展的长河中，有不少关于重要会议的记载。齐桓公于公元前651年在葵丘召集诸侯会盟，提出“尊王攘夷”的政治主张，从而确立了自己的春秋霸主地位。1775年第二届大陆会议后，与会各州代表宣布美国独立，同时发表了独立宣言，拉开了美国独立战争的序幕。学习任务一认知会议的涵义与要素项目一实训练习1.实训目标。要求学生掌握确定会议的基本要素。2.实训内容。请同学们讨论，你参加过哪些会议，说说这些会议对你的启发。阐述我所参加过的会议学习任务二认知会议的种类与功能项目一知识目标了解会议的种类。了解会议的作用。能力目标能够根据不同会议内容确定会议类别。学习任务二认知会议的种类与功能项目一一、会议的种类按照
9、会议的规模划分(一)1特大型会议2大型会议3中型会议4小型会议5微型会议学习任务二认知会议的种类与功能项目一一、会议的种类按照会议的目的划分(二)1说明会议2研究会议3解决问题会议4沟通协调会议5创意会议学习任务二认知会议的种类与功能项目一一、会议的种类按照会议的内容划分(三)1综合性会议2专题性会议学习任务二认知会议的种类与功能项目一一、会议的种类按照会议的性质划分(四)1决策性会议2非决策性会议学习任务二认知会议的种类与功能项目一一、会议的种类按照会议举办单位的性质划分(五)1公司类会议2协会类会议3政府机构会议学习任务二认知会议的种类与功能项目一一、会议的种类按照会议的地域划分(六)1国
10、 际 性 会 议2全 国 性 会 议3地 区 性 会 议4个 体 性 会 议学习任务二认知会议的种类与功能项目一一、会议的种类按照会议的与会人员范围划分(七)1股东会议2董事会议3高级管理人员会议4中层管理人员会议5职工大会6部门会议学习任务二认知会议的种类与功能项目一一、会议的种类按照会议的特征划分(八)1商务型会议2度假型会议3展销会议4文化交流会议5专业学术会议6政治性会议学习任务二认知会议的种类与功能项目一一、会议的种类按照会议的形式划分(九)1圆桌会议2公 开 讨 论 会 议3代表人会议6演讲型讨论7小组讨论8议会型讨论4座谈会9头 脑 风 暴 会 议5现场会议10现代远程技术会议学
11、习任务二认知会议的种类与功能项目一二、会议的作用会议的积极作用(一)1交流信息，互通情报2发扬民主，集思广益3增强友谊，促进团结4统一认识，协调行动5做出决策，部署贯彻学习任务二认知会议的种类与功能项目一二、会议的作用会议的负面影响(二)1时间和精力的浪费2金钱的浪费3信息的重复和浪费4滋长不正之风学习任务二认知会议的种类与功能项目一知识拓展：一、会议按照会议性质和内容的划分1年会2专业会议3代表会议4论坛5座谈会、专题讨论会6讲座7研讨会、专家讨论会、讨论会8专题讨论会9专门小组就某一问题公开进行的讨论会10培训性会议11奖励会议学习任务二认知会议的种类与功能项目一知识拓展：二、关于远程会议
12、1电话会议2网络会议3视频会议学习任务二认知会议的种类与功能项目一实训练习1.实训目标。通过实训，要求学生掌握会议的功能。2.实训背景。某市开发区对干部意见甚多的“会海”现象实行“三提倡”、“三不开”。他们提倡开短会和能解决问题的会，提倡多用面对面指导的方式推动工作，提倡多用现代信息工具盒手段掌握及沟通情况。而可开可不开的会坚决不开，能合并开的会不分别开，可开短会的就不开长会。采取上述措施后，开发区的会议明显减少了。3.实训内容。试讨论某市开发区的经验对我们开展会务工作的意义和作用。学习任务三认知会议的成本与效率项目一知识目标了解会议的成本构成。了解影响会议效果的因素。能力目标能够预算会议成本
13、。学习任务三认知会议的成本与效率项目一一、会议的成本会议成本包括两部分：一部分是“显性成本”，即会议明显的耗费，如会场租借费、文件材料费、与会者的交通费、食宿费、活动费以及服务人员的工资等。这些费用是可以明显计算出来的，又是直接消费的。另一部分称作“隐性成本”，即与会者因参加会议而损失的劳动价值，一般不大为人们所注意的成本。会议成本=X+2J N T其中，X 表示显性成本的总和；J 代表与会人员每小时平均工资的3倍；N 表示人数；T 代表时间（小时）。学习任务三认知会议的成本与效率项目一二、会议的效率会前影响会议效果的因素(一)1没有既定的会议目标或目标不明确2没有具体议程3会议日程安排不当或
14、不详4与会者人选不当或者人数不当学习任务三认知会议的成本与效率项目一二、会议的效率会前影响会议效果的因素(一)1没有既定的会议目标或目标不明确2没有具体议程3会议日程安排不当或不详4与会者人选不当或者人数不当5会议时间和地点选择不当6会议设备准备不足7发送会议通知时间不当8会议通知内容欠周详9会议召开不准时学习任务三认知会议的成本与效率项目一二、会议的效率会议中影响会议效果的因素(二)1会场干扰因素多2会议主持人不力，与会者发言离题3会场纪律不明，秩序缺乏保障4与会者之间分歧较大5会议器材发生故障6会间接待及服务差学习任务三认知会议的成本与效率项目一二、会议的效率会后影响会议效果的因素(三)1
15、整理会议记录2宣传会议精神3落实会议决议4回收会议文件5总结会议工作学习任务三认知会议的成本与效率项目一知识拓展：一、是否要开会学习任务三认知会议的成本与效率项目一知识拓展：一、是否要开会学习任务三认知会议的成本与效率项目一知识拓展：二、高效会议的八大特征1在必要时才召开的会议2事先已经好好筹划过的会议3拟定、分发了议程表的会议4守时的会议5一切按部就班的会议6最有相关经验或才干的人参加的会议7有决策或有结果的会议8记录所有决定、建议及有负责人的会议学习任务三认知会议的成本与效率项目一知识拓展：三、会议的频率序号序号会议类别会议类别建议频率建议频率注意事项注意事项1固定的部门会议至少每月一次不
16、能多于每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动。2全体会议至少两月一次利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则会给公司造成沉重负担。3处理突发事件的会议随时切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入做事无条理的可怕境地。4一对一会议按需要可以按需要天天发生，但是最好不要超过1小时。会议的频率安排及注意事项学习任务三认知会议的成本与效率项目一知识拓展：四、低效率会议的诊断及治疗处方序号序号原因原因具体表现具体表现 预防性管理措施预防性管理措施1时间会议安排在接近午餐或临近下班的时间，与会者饥肠辘辘、无心恋会会议最好安排在周二至周四上午
17、，避免安排在周一、周五及节假日。因为这些时间里人们通常工作的状态都不佳2地点会议安排在人声鼎沸的闹市，会议内容无法听清；会议安排在经理办公室，办公电话接二连三，会议频繁被打断会议地点尽量设在安静的、封闭的环境中进行，且以室内为宜3参会人员的选择出席会议的人对研讨的问题缺乏认识和了解，而了解这些问题的人又没有接到会议通知事先了解人员情况，将出席会议的人分出必须邀请参加者、可以旁听者和可供选择参加者几类4主持人主持人缺乏影响力、说服力，被与会者牵着鼻子走，无法实现会议目标选择具有亲和力、影响力的人担任会议主持人一职5与会者的素质与会者发言逻辑混乱，观点模糊、辞不达意，不善聆听挑选善于沟通、善于表达
18、、善于聆听的人员参会议事6会议准备工作迟发通知，与会者无暇准备就仓促到会；没有印发相关的会议文件及参考材料，会议难于开展按照会议组织的相关程序、按要求提前做好各项会务准备工作7会议目的及议程与会者不清楚为什么要开会、开什么会、会后结果及决策如何在会议通知中明确告知与会者开会的目的、会议议题低效率会议的具体表现与预防性管理措施学习任务三认知会议的成本与效率项目一知识拓展：五、会议规范会议规范是指大家达成共识的会议守则。主要包括以下条款。1.所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。2.超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。3.所有与会者都要准备在会
19、上发言。4.准时开始，准时结束。5.各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。6.所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。7.意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。8.会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。9.所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。10.必要时请第三方监控，以保证会议质量。学习任务三认知会议的成本与效率项目一实训练习1.实训目标。通过实训，要求学生掌握会议的功能。2.实训背景。金地公司每年用于参加各种会议的经费开销较大，公司王总经理为此要求助理牛玲编制报送公司2014年会议的成本开销表，并就如何控制会议成本提出
20、几条建议。牛玲根据调查得知：公司高管人数为8人，部门经理为20人，基层业务骨干为50人；高管每周会议时数为13小时，部门经理为10小时，基层业务骨干为9.5小时；公司为会议每小时的负担比率为高管层71元，部门经理22元，基层业务骨干12元。一年以48工作周计算。3.实训内容。请替牛玲设计公司2014年会议成本开销表，并就如何控制会议成本提出几条建议。会前筹备凡事预则立目录目录项目二学习任务一确定会议名称与拟订会议议题学习任务二拟定会议筹备方案学习任务三安排会议筹备小组学习任务四拟定会议议程与会议日程学习任务八准备会议资料与会议物品学习任务五制发会议通知学习任务六选择会议地点与布置会场学习任务七
21、编制会议经费预算学习任务一确定会议名称与拟订会议议题知识目标了解会议名称、会议议题的基本概念。掌握确定会议名称的方法和拟订会议议题的原则。能力目标能够正确针对不同工作背景拟订会议名称和会议议题。项目二学习任务一确定会议名称与拟订会议议题一、确定会议名称什么是会议名称(一)会议名称是向外部提供关于会议基本信息的引领性标题，会议名称要能够概括表现会议的内容、性质、参加对象、单位以及时间、界次、规模等信息。项目二学习任务一确定会议名称与拟订会议议题一、确定会议名称会议名称的构成(二)1.由单位和会议内容两个要素构成。如“XX公司第二次职工代表大会”，其中“华荣公司”即组织名称，也可称单位；“第二次职
22、工代表大会”即会议内容。2.由单位、时间和会议内容构成。如“XX公司2010年度总结表彰大会”。在这个会议名称中，体现了单位（XX公司），时间（2010年度）以及会议内容（总结表彰大会）三个方面的信息。3.由时间、会议内容和会议类型构成。如“XX公司2011年产品销售定价听证会”。项目二学习任务一确定会议名称与拟订会议议题一、确定会议名称确定会议名称的注意事项(三)1.会议名称要用确切、规范的文字表达。2.会议名称应与会议的内容相符，使人一目了然地了解会议所涉及的学科领域。有些会议为了能够吸引更多交叉学科和相关学科的人员参加，会议名称涵盖的学科范围可以适当放宽一些。3.不允许冠以“中国”或“中
23、华”等称谓的会议名称。项目二学习任务一确定会议名称与拟订会议议题二、拟订会议议题什么是会议议题(一)会议议题是开会的前提，是会议所要讨论，报告的主要内容。会议开始之前要明确会议的议题，并且要将议题及时地通知到参加会议的人员，使与会者获得知情权；便于参加会议和筹备会议的人员做好相应的准备工作。项目二学习任务一确定会议名称与拟订会议议题二、拟订会议议题会议议题的来源(二)会议的议题主要有三个来源：一是来自上级机关和领导者根据需要进行制定；二是来自下级部门提交的，需要以会议的形成研究和决定的问题；三是来自秘书向有关部门搜集的本公司的管理活动中需要研究和决定的事项。项目二学习任务一确定会议名称与拟订会
24、议议题二、拟订会议议题会议议题确定的基本原则(三)项目二1必需原则2清晰原则3有限原则4相近原则学习任务一确定会议名称与拟订会议议题知识拓展：一、关于会议名称项目二会议名称一般由“单位+内容”两个要素构成，如“中国共产党第十七次全国代表大会”，其中“中国共产党”即组织名称，也可称单位；“第十七次全国代表大会”即会议内容。有的会议名称由单位、年度、内容构成，如广东省人民政府办公厅(单位)2011年(年度)总结表彰(内容)大会”。有的会议名称有时间、会议内容和会议类型构成。如“2011 年浙江省公路春运票价听证会”。会议名称要用确切、规范的文字表达。学习任务一确定会议名称与拟订会议议题知识拓展：二
25、、关于会议议题项目二会议议题的形式一般有书面形式和口头形式，书面的会议议题包括议案、最后文件草案或讨论稿，口头的会议议题常用于单位内部的小型事务性会议。确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。学习任务一确定会议名称与拟订会议议题实训练习1.实训目标。通过实训，要求学生掌握确定会议名称、拟订会议议题的方法。2.实训背景。某职业学院在某次校长办公会会前，秘书接到以下一些议题：讨论学校基建项目问题，讨论自创基金的分配问题，讨论科研经费的使用，讨论思想政治问题，讨论教师队伍建设问题。3.实训内容。如果你是该校办公室秘书，请根据实训背景，设计并制作一份已经
26、确定了会议名称的会议议题，要求通知格式正确、规范，要素齐全。项目二学习任务二拟订会议筹备方案项目二知识目标了解会议方案的基本内容。了解拟定会议方案的注意事项。能力目标能够拟定简单的会议方案。学习任务二拟订会议筹备方案一、怎样确定会议主题与议题会议主题指会议主要确立的思想。会议议题会议要讨论的问题、要达到的目的，不管什么类型的会议都应有明确的目标和任务。议题是对会议主题的细化。确定会议的议题不仅要结合本单位的实际情况，还要明确会议的最终目的。会议的议题是对会议主题进行细致的划分。会前确定会议的议题时应遵循高效、准确、适量、主次分明的原则，应先讨论会议的中心议题和主要议题，其它相关的议题可合并或集
27、中讨论，从而做到重点突出、详略分明。项目二学习任务二拟订会议筹备方案二、怎样确定会议名称正规的会议必须有准确、恰当的名称。一般而言，会议的名称要根据会议的主题来确定，并能较准确地反映会议的主题、性质、参会人员、主办方、时间、届次、开会地点等信息要素。会议名称要拟写妥当，名实相符，不宜太长，但也不能随意简化。大中型会议的名称常被制作成横幅悬挂在会议主席台的上方或后方，作为会议的标志，常被称作会标。项目二学习任务二拟订会议筹备方案三、确定会议规模与规格确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题，同时本着精简效能的原则。会议的规模有大型、中型、小型。会议的规格有高档次、中档次和低档次。项目二学习任务
28、二拟订会议筹备方案四、怎样确定会议时间“会议时间”通常情况下具有三种含义：一是会议全程所需要的天数，即会期；二是会议召开的日期；三是每次会议所需要的时间长短。项目二学习任务二拟订会议筹备方案五、怎样确定会址确定会址包括选择会址和会议场所。首先选择会议地点。其次，确定会议场所。传统的会议把所有的参会人员召集起来进行面对面的信息交流和沟通，会议地点较集中，而现代会议中的电话会议、电视会议、网络会议的地点可分为多个会场，会议地点较分散，用电话机、电视机和计算机等设备连接各分会场，从而在一定程度上提高了会议效率、降低了会议成本。项目二学习任务二拟订会议筹备方案五、怎样确定会址为了使会议取得预期效果，选
29、择会议的最佳会址也得考虑多种因素。第一，应根据不同的会议类型来选地点。第二，应考虑交通便利。第三，会场的大小应与会议规模相符。第四，场地要有良好的设备配置。第五，场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区。第六，应考虑有无停车场所和安全设施问题。第七，场地租借的费用必须合理。项目二学习任务二拟订会议筹备方案六、怎样确定与会人员范围与人数确定与会人员，既要防止人数太少，不能集中反映群体思想，又要避免因为人数过多，从而造成一部分人的消极参与。与会人员主要包括参会人员、会议主持人和会议辅助人员等3种不同的人员类型。与会人员，一般由会议主办方根据会议的内容、主题和所达到的目的来确定，并在会前向其发出会议通知
30、。会议主持人，负责使会议按照法定程序或原定的会议程序顺利召开，包括宣布开会、掌握会议进程和时间、安排发言顺序、主持会议选举和表决、宣布表决结果、宣布散会等。会议辅助人员指为了保障会议顺利召开而设置的工作人员，包括秘书和其他服务人员，其主要职责是负责会议的文字工作和其它事务性工作。项目二学习任务二拟订会议筹备方案七、怎样确定会议议程与会议日程会议议程是对会议所要通过的文件、所要讨论的问题的大致安排，并冠以序号将其清楚地表达出来。会议日程是根据会议议程逐日逐段时间节点做出的具体安排，一般以天为单位，包括会议全程的各项活动，是与会者安排个人时间的参考。项目二学习任务二拟订会议筹备方案八、怎样预算会议
31、经费会议经费主要包括以下项目：文件资料费、邮电通讯费用、会议设备和用品费、会议场所租用费、会议办公费、会议宣传交际费、会议住宿补贴费、会议伙食补贴、会议交通费、其他开支（包括各种不可预见的临时性开支）等。会议方案制定人员应尽可能将全部费用的明细表一起呈上。根据会议需要合理安排费用，既不能造成浪费，也不可为节约成本而影响会议质量。项目二学习任务二拟订会议筹备方案九、怎样布置会场会场布置主要包括会场形式的布置、会场环境的布置、主席台的布置、主席台的座次安排以及与会代表的座次安排等。会场布置的原则是朴素大方，能体现出会议的主题和气氛。项目二学习任务二拟订会议筹备方案十、怎样安排住宿餐饮重要会议的住宿
32、要求以双人标准间为主，无噪音，会务组一般安排在楼层首间或便于查找的位置，最好与酒店楼层或总台服务人员事先沟通好每日几点定时拔打叫醒电话、用餐电话。与会人员的就餐要求环境清洁卫生，能满足与会人员同时用餐的需求，每张餐桌有餐桌号，便于分组后确认。项目二学习任务二拟订会议筹备方案十一、怎样进行会前检查会前检查的主要内容有：检查音响设备，确保话筒、幻灯片等正常工作；照明设备检查，确保照明效果良好；检查材料分发是否到位，以便及时查漏补缺；检查桌、椅台布鲜花、标语会场内布置是否合理；检查气模是否漏气，升空气球是否有破损；餐饮住宿检查，提前登记不同民族风俗的忌讳；检查通风、温度、湿度是否适中，做好会场环境准
33、备。会前检查可以采用两种形式进行：一是领导人听取大会筹备处各组汇报；二是现场检查。项目二学习任务二拟订会议筹备方案知识拓展：一、会议策划的主要内容项目二1“Why”2“Who”3“What”4“When”5“Where”6“How”7“Budget”8“Others”学习任务二拟订会议筹备方案知识拓展：二、制定会议筹备进程时间表项目二1 预订客房与会议室。2 确定会务组。3 召开会务组动员会。4 会议参加人员情况的了解，在会前4l5天左右进行。5 确定就餐的酒店，酒店初选（会前48天）；酒店确定（会前25天）。6 录像摄影师的预定（会前27天）。7 会前礼品、资料、记录本、矿泉水与物品准备（会
34、前1l0天）。8 会前会议日程表和会议须知的准备（会前12天）。9 会议条幅、参会证、指引牌、人名牌、会议接待处、会议通知等准备（会前25天）。学习任务二拟订会议筹备方案知识拓展：二、制定会议筹备进程时间表项目二10.会场设计与摆设。11.会务组现场设办公室（会前1天会前2天）。12.接站（会前1天）。13.早到客人的安排（提前1天或更多）。14.摄影录像（会议开始时起）。15.票务（会议结束前l天）。16.会议通讯录和合影照的准备（会议开始至结束）。17.送站（随时）。18.总结报告（会议结束后3日内）。学习任务二拟订会议筹备方案知识拓展：三、提出参加会议的范围或人员名单项目二确定会议与会人
35、员，可以从以下几个方面考虑：1.与会者与会议所要实现的目标是否有直接或主要关系；2.与会者同会后的行动是否有直接相关；3.与会者在中心议题方面是否具有专门的知识与经验，是否能有助于议题的深化；4.与会者是否有能力或者有权利形成一项决议；5.与会者是否多余或者可有可无；6.与会者是否能全身心的投入会议；7.与会者能否妨碍会议总体成效；8.与会者是否造成对他人的心理压力，影响其他人发言的质量。学习任务二拟订会议筹备方案知识拓展：四、拟定会议的后勤保障方案项目二会期比较长的会议，要制定后勤保障方案。所谓后勤保障，就是指与会人员吃、住、行及娱乐活动等有关的各项工作，主要包括饮食与住宿安排。饮食安排方案
36、主要包括伙食费用标准、卫生标准和准备卫生用品、就餐人员的统计（包括少数民族及不同饮食习惯的情况）、预订餐厅或食堂等。住宿安排方案主要包括统计好住宿人数、性别、年龄，预订客房、档次和房间数量，拟定房间分配的标准或方法等。学习任务二拟订会议筹备方案知识拓展：五、会前检查项目二会前检查是落实各项会议准备工作。保证开好会议的重要一步。重要会议在会前要反复检查。会前检查分为领导人听取大会筹备处各组汇报和现场检查两种方式，以后者为主。会前检查包括每个细节都不能放过。就会议设备而言，要保证在任何意外发生的关头，机器可以及时更换；主办会议者应熟悉所有电源插座和灯光开关位置，秘书可以把这些情况告诉有关人员，如果
37、有一点没安排好，赶紧打电话通知有关人员解决。学习任务二拟订会议筹备方案实训练习项目二根据以下情景，撰写一份简单的会议预案1.实训目的。掌握会议方案的要素和基本方法。2.实训背景。明月公司将召开公司成立20周年庆典大会，与会人员500人，会期3天，会议时间为2013年11月2日-4日。3.实训内容。自行补充相关的必要信息；分组讨论分析每个人制定的预案的优点和不足。学习任务三安排会议筹备小组项目二知识目标了解一般会议筹备小组的组成情况。掌握会议筹备小组各分组的工作职责。能力目标能够根据不同会议类型以及会议规模有效地进行会议筹备的分工。学习任务三安排会议筹备小组一、秘书会务工作的基本任务组织的工作(
38、一)项目二1协助领导确定会议议题2根据议题安排议程、日程3发会议通知，负责会议报到4对与会人员进行编组5布置会场，安排座次6印发会议证件7负责会议签到8中组织和协调9会场其他组织和管理10会外的联络和协调11会议的结束收尾工作学习任务三安排会议筹备小组一、秘书会务工作的基本任务文书工作(二)项目二1会议文书的起草2会议文书编写3会议文书印发及管理学习任务三安排会议筹备小组一、秘书会务工作的基本任务生活管理工作(三)项目二1与会人员的食宿管理2会议的财务管理3会议的交通保障4会议的文化活动5与会人员的医疗保健学习任务三安排会议筹备小组一、秘书会务工作的基本任务安全保卫工作(四)项目二1会议的保密
39、工作2会议的警卫工作3会场内外的安全保卫工作学习任务三安排会议筹备小组二、成立会议筹备小组的原则项目二一是“对口原则”，专业的人做专业的事，知人善任。二是“平均原则”，因事设组，每个组的工作量相对平衡；三是“明确原则”，分工应该明确，职责分明，以防止互相推委的现象，另外，隶属分工和横向协作都要明确；尽管是临时性组织，但一旦加入组织机构，人员就应受规章制度的约束；四是“精干原则”，一般人员不要太多，精干、高效为要。学习任务三安排会议筹备小组三、筹备小组的工作职责和工作内容项目二1领导小组2会务组3材料与宣传组4活动组5后勤与保卫组学习任务三安排会议筹备小组知识拓展：一、会务工作机构项目二1会务组
40、2秘书组3接待组4宣传组5财务组6保卫组学习任务三安排会议筹备小组知识拓展：二、会务工作要求项目二这就要求各参与会务工作的人员要有高等的责任感和事业心，在准备充分、组织严密、服务周到、确保安全的会务工作原则指导下，牢固树立以下四种意识：全局意识：不能只求会务操作方便，不顾其它；客户意识：要时时事事考虑参会者的感受；补台意识：为保证会议顺利进行，会务必须不分份内 份外，随时“拾遗补缺”；奉献意识：会务永远是默默无闻、早来晚走、“全天后”工作。学习任务三安排会议筹备小组实训练习项目二进行会议筹备小组分工1 实训目标。通过实训，要求学生掌握会议筹备小组分工方法。2 实训背景。某职业学院拟于7月10日
41、上午9:00，在杭州山水宾馆召开中国秘书学会学院分会的成立大会。该学院将邀请全国各地职业院校文秘专业负责人参加会议。3 实训内容。如果你是该学院办公室秘书，请根据实训背景，设计并制作一份会议筹备小组分工名单，要求符合成立会议筹备小组的原则，名单明确。学习任务四拟订会议议程与会议日程项目二知识目标了解会议议程和日程的概念、主要内容。掌握编制会议议程和日程的方法。能力目标能够正确地能够根据会议的实际情况拟订会议议程和日程。学习任务四拟订会议议程与会议日程项目二一、拟订会议议程会议议程是会议主要活动的安排顺序，它主要是对议题性活动的程序化，即将会议的议题按讨论、审议和表决的次序编排起来并固定下来，反
42、映议题的主次、轻重、先后。会议议程起着维持会议秩序的作用。拟订会议议程是秘书人员的任务，通常由秘书拟写议程草稿，交领导批准。如有必要，印发给所有与会者。学习任务四拟订会议议程与会议日程项目二一、拟订会议议程(1)缓急轻重的原则。即越紧要的事项越应排在会议议程的前端处理，越不紧要的事项则安排在议程的后端处理。(2)明确时间原则。即每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来。这样，可以节省与会者的时间，也能让与会者能够根据会议议程提前做准备或者安排。学习任务四拟订会议议程与会议日程项目二一、拟订会议议程(1)标题。标题由会议全称加上议程二字组成。(2)题注。法定性会议应当在标题的下方说明会议通
43、过的日期、会议名称。(3)正文。简要说明每次议题和活动的顺序，并冠以序首，将其清晰地表达出来，一般不用标点符号。(4)落款。由会议组织机构确定的议程应当标明制定机构的名称。(5)制定日期。无需大会通过的议程要标明制定的具体日期。学习任务四拟订会议议程与会议日程项目二一、拟订会议议程(1)提前向与会者简明介绍会议的目的，并要求他们做一些具体工作。(2)对将要讨论的问题要求及早思考。(3)把议程的话题限制在同一个主题范围内，这样有助于会议的从容进行。(4)提前分发每一项议程话题的附件，以节省开会时间。(5)在议程上要表明会议开多长时间。学习任务四拟订会议议程与会议日程项目二二、拟订会议日程会议日程
44、的含义会议日程是把一天中会议议程规定的各项活动按单位时间具体落实安排，它不仅细化围绕会议议题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活动，如聚餐、参观、考察、娱乐等等。会议日程的格式会议活动日程多以表格形式出现，会议日程的要素包括：时间、地点、内容、参加人、负责人等栏目。将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，使人一目了然，如有说明可附于表后。会议日程的编排原则编排会议日程要遵循两个原则：一是要精简、高效、科学、合理；二是要松弛有度，劳逸结合，符合人体的生理和心理规律。学习任务四拟订会议议程与会议日程项目二三、会议日期的选择原则第一避开关键日期第二避开节假日第三季节性因素第四其他因素
45、学习任务四拟订会议议程与会议日程项目二知识拓展：一、制作会议议程会议议程是会议文件的一种。它是对讨论议题的步骤和次序所作的安排，经会议讨论通过后生效，成为议事程序的根据和制定会议日程的根据。撰写时要求做到用语简洁，条理清晰。简单的会议议程只需将会议的步骤逐一分条列出即可，详细的会议议程应包括各种程序（讲话、审议、选举、表决等），且应逐日（按时刻）精心编排。学习任务四拟订会议议程与会议日程项目二知识拓展：二、安排会议生活安排会议生活主要包括预定交通工具，安排食宿，联系与安排参观、访问活动，确定医疗、保卫人员。所有以上安排，秘书要严格按照会议议程和日程进行安排。秘书必须提前预订，会前确认，掌握各联
46、系人的联络方式，以便随时联系。如会议期间日程临时变动，秘书要及时作好会议生活的协调工作。学习任务四拟订会议议程与会议日程项目二知识拓展：三、会议程序会议程序是指在一次具体的会议中按照时间先后排列的详细的活动步骤。会议程序可以让与会者了解每次具体的会议活动的内容及时间顺序，同时也是会议主持人掌握会议的操作依据。以举行颁奖、选举、揭牌等一事为主的会议活动，一般只制定会议程序。学习任务四拟订会议议程与会议日程项目二知识拓展：四、会议议程、日程和程序的联系与区别安排会议生活主要包括预定交通工具，安排食宿，联系与安排参观、访问活动，确定医疗、保卫人员。所有以上安排，秘书要严格按照会议议程和日程进行安排。
47、秘书必须提前预订，会前确认，掌握各联系人的联络方式，以便随时联系。如会议期间日程临时变动，秘书要及时作好会议生活的协调工作。学习任务四拟订会议议程与会议日程项目二实训练习1.拟订会议议程(1)实训目标。通过实训，要求学生掌握拟订会议议程的写作方法。(2)实训背景。某职业学院拟在7月10日上午9：00，在杭州山水宾馆召开中国秘书学会学院分会的成大会。该学院将邀请全国各地职业院校文秘专业负责人参加会议。(3)实训内容。如果你是该院办公室秘书，请根据实训背景，拟订一份会议议程，要求格式正确、规范，要素齐全。2.拟订会议日程(1)实训目标。通过实训，要求学生掌握拟订会议日程的写作方法。(2)实训背景。
48、某职业学院拟于7月10日上午9:00，在杭州山水宾馆召开中国秘书学会学院分会的成立大会。该学院将邀请全国各地职业院校文秘专业负责人参加会议。(3)实训内容。如果你是该院办公室秘书，请根据实训背景，拟订一份会议日程，要求格式正确、规范，要素齐全。学习任务四拟订会议议程与会议日程项目二实训练习3.改错题下面是一份会议议程表，在格式安排等方面存在问题，请根据所学内容进行修改。金地公司将举行销售团队会议，研究销售工作下一季度的目标，以及人员招聘、选拔等问题。秘书小敏在编制议程前，先请总经理、销售总监等有关上司提出议题，再询问各位主管是否有在会上讨论的事情，并提请主管领导定夺，然后将要讨论的问题排上顺序
49、。在设计具体的议程表时，小敏把要在会上讨论的议题编排一下，便打印交给了领导。会议议程如下：公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9:00在公司总部的3号会议室举行。1.销售二部经理的人选。2.东部地区销售活动的总结。3.上次会议记录。4.销售一部关于内部沟通问题的发言。5.下季度销售目标。6.公司销售人员的招聘和重组。学习任务五制发会议通知项目二知识目标了解会议通知基本知识。掌握制发带回执会通知的方法。能力目标能够正确地制发带回执的会议通知。学习任务五制发会议通知项目二一、会议通知的内容通知的内容包括会议名称、会议目的和主要内容、会期、地点、与会人员、报到日期和地点、携带的材料和个人支付的费
50、用、主办单位、联系人姓名和电话等，重要的、大型的会议通知要编文号，一般的会议通知不编文号。会议通知都应按法律和章程的规定办理，法律章程没有规定时，应依照惯例和具体情况办理。会议内容、时间、地点和与会人员一经确定，就要制发会议通知，以便与会单位和人员提前做好准备。学习任务五制发会议通知项目二二、会议通知的方式1口头会议通知2电话（传真）会议通知3书面会议通知4电子邮件会议通知学习任务五制发会议通知项目二三、书面会议通知的类型1卡片式会议通知2信函式会议通知学习任务五制发会议通知项目二四、会议通知的结构与写作方法1标题2通知对象3正文4落款5回执学习任务五制发会议通知项目二五、会议通知的发送1确定
