1、2022年8月13日星期六档案分类编号办法解释档案分类编号办法解释一、范围一、范围青岛市所属高中、中专、初中、小学等学校,普通中等专业学校、职业学校和幼儿园可参照执行二、档案的类目设置二、档案的类目设置管理类 学籍类 教学类 校舍类 设备仪器类 会计类 教职工类照片类 声像类 实物类一级类目的设置一级类目的设置学校亦可根据具体需要增减一级类目，一般情况不再单设一级类目学校亦可根据具体需要增减一级类目，一般情况不再单设一级类目（一）管理类（一）管理类主要包括：学校党委（总支、支部）、行政、工会、共青团、少先队、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录；各党政部门的工作计划、总结；上级机关与本校关于
2、人事管理、行政管理、党务管理的文件材料。具体如下:序号归 档 范 围保管期限1上级党组织的决议、决定、条例、办法、规定及针对本校党、团、工会工作的文件材料（1）重要的永 久（2）一般的短 期2本校党、团组织的年度工作计划、总结、统计报表永 久3本校党、团组织的会议记录、纪要永 久4本校召开的教代会、团代会及有关会议的文件材料（1）重要的永 久（2）其他的短 期5本校党、团组织关系介绍信存根长 期6本校工会、妇女、老干部工作等方面的文件材料短 期7党组织关于理论学习的决定、通知、计划、总结长 期8学生、党员、新团员的名单及有关文件永 久9表彰和奖励先进党、团支部、优秀党、团员的文件材料长 期10
3、党、团员名册长 期11学校党团组织成员名单长 期12学生会文件材料长 期13本校关于廉政建设、表彰、违纪等文件材料长 期14本校关于处理来信来访的文件材料（1）重要的永 久（2）一般的长 期15团组织、学生会各种活动的情况总结短 期16国旗下的讲话短 期17少先队组织的有关文件材料短 期18本校校长会议记录、行政办公会会议记录、纪要和全体教职工大会会议记录永 久19本校及各部门年度工作计划、总结、大事记、校务日志及行政管理的规定、办法、通知永 久20本校机构设置、撤并、名称更改、人员编制、干部任免、启用印章的通知永 久21本校教职工录用、转正、定级、调资的报告、请示、通知永 久22本校教职工退
4、休、离休、伤亡、抚恤、劳保福利、困难补助的报告、请示、通知永 久23学校综合年报、老干部情况年报永 久24职称评定的有关文件材料永 久25专业技术人员年度考核文件材料永 久26教职工花名册永 久27学校关于表彰和奖励先进集体、先进教职工的文件材料永 久28学校的请示、报告和批复永 久29学校与有关单位及个人的合同、协议长 期30学校关于向学生收费的文件材料长 期31学校组织教职工政治学习的计划、总结、通知长 期32校史、校友、校庆工作文件材料永 久33学校发展规划永 久34学校周工作日程、值班表、作息时间表短 期35教职工考勤记录短 期36学校评估文件材料永 久37学校档案全宗介绍永 久38全
5、校性的规章制度永 久39对教职工的处分或复查、撤销处分的文件材料永 久40教师工作量的规定及执行情况长 期41房屋调整、调配使用、转移等的规定、总结长 期42防震、防汛工作的文件材料长 期43爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定长 期44本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册长 期45校园绿化、伙食工作的有关文件材料短 期46外事活动及学校与外国友人的信件永 久47社会治安综合整理文件材料短 期48宣传学校的有关材料长 期（二）学籍类（二）学籍类主要包括：主要包括：学籍卡片 毕业生登记表 去向跟踪调查表 转学休学退学开除报批表等（三）教学类（三）教学类主要包括：主要包括：反映教学管理
6、、教学实践、教学研究、德育教育、课堂教学、教师队伍建设、教材和外事交流等活动中形成的文件材料 教师成长档案包括：教师成长档案包括：自我简介，个人成长三年规划，主要荣誉，获奖或发表论文，公开或研究课，精品教案，教科研，教育教学案例，所教得意学生成就或成果，教学成绩，政治业务笔记等序号归 档 范 围保管期限1上级关于教育教学改革和管理及专业设置、课程设置的规定、办法等永 久2本校年度教学计划、方案、大纲、总结、课程总表永 久3本校教改方案、观摩教学教案、教师备课方案短 期4本校制定的教学规章制度、办法、规定长 期5本校各科试卷（空白）及答案、评分标准、试本分析、学科成绩统计及成绩分析、市区统考成绩
7、统计长 期6本校教学实习实验大纲、计划、指导书、讲义、总结及有典型意义的报告短 期7本校学生开展社会调查、义务劳动、军训、野营、夏令营等活动的通知、安排、总结短 期8教研组工作计划、总结、活动记录短 期9学校评选教学能手的有关材料短 期10教学进度表短 期11班主任和任课教师安排情况短 期12活动课（选修课）计划、安排、考核、总结短 期13本校教师进修、培训的计划、安排短 期14本校招生计划、总结、新生名册长 期15本校新生报到注册名册、学生花名册、学生人数统计表、成绩册、学籍卡长 期16本校新生入学成绩统计表、中考、会考、高考成绩统计表、分析表长 期17学生座谈会情况短 期18本校毕业生质量
8、跟踪调查、信息反馈的材料、学生意外伤害登记长 期19班级量化管理成绩统计短 期20学生思想品德登记评定、成绩统计短 期21教师家访、家长来访情况短 期22学生奖惩的有关材料短 期23学生国家体育锻炼标准达标率、优秀率、体育合格标准合格率短 期24指导学生课外活动（文艺、美术、科技）的计划、措施、获奖情况及总结（1）重要的长 期（2）一般的短 期25本校各类活动的材料（学校运动会、冬季越野赛、艺术节等）短 期26学校体育代表情况（队员名单、队员个人档案、训练计划总结、比赛成绩）短 期27初中毕业升学体育考试成绩统计短 期28疾病预防和治疗措施，健康教育情况、心理咨询短 期29学生参加各学科竞赛的
9、情况长 期注注:中小学的科研项目不多中小学的科研项目不多,不再单独设立科研类不再单独设立科研类,如果有就把科研课题如果有就把科研课题形成的材料归在形成的材料归在教学类教学类中中.具体收集范围如下具体收集范围如下:序 号归 档 范 围保管期限1本校科研计划、实施方案、鉴定的文件材料长 期2本校科室、教研组科研计划、总结短 期3教职工科研项目的申请、立项和批复永 久4本校教职工的论文、论著及其出版情况永 久5本校教师在各种刊物上发表和在学术会议上交流的论文、论著及专家评价材料长 期6本校教师自编讲义、教材、典型教案长 期7教职工科研计划、总结短 期8本校教师、学生参加科研活动的成果材料永 久9本校
10、开展外事、校际学术交流活动的文字材料、领导讲话等（1）重要的永 久（2）一般的短 期 A A、确权档案内容、确权档案内容 1、土地使用证书 2、房屋所有权证书 3、建设的请示、审批文件 4、征用土地的请示、审批文件及协议等 5、权属来源证明书 6、权属变更的文件资料 7、产权估值资料 8、其它文件归 档 范 围保管期限本校校舍拆迁、新建、维修、征地等的申请、报告、批准文件，校舍规划图、平面图，本校基建工程概、预、决算、经费划拨、收支文件、表格，基建工程承建合同、协议书、勘测、设计、施工、竣工、验收的图纸、资料，校园地下管网等永 久（四）校舍类（四）校舍类B B、基建档案内容、基建档案内容1、可
11、行性研究文件2、规划、环保、消防、卫生等方面的文件3、地质勘察文件4、设计任务书、设计合同、初步设计、技术设计、施工图设计、设计计算书等设计文件5、施工任务书、工程承发包合同和协议书、招标投标文件、开工通知书、开工报告、质监委托书、质监通知书等6、工程技术要求、技术交底、图缴获会审记录等7、设计变更、工程更改、材料代用的洽商审核文件8、永久性水准点的坐标位置、建筑物施工定位测量及其沉陷、位移、变形观测记录9、原材料、构件及设备的出厂证明、质量鉴定材料、建筑材料试验报告10、隐蔽工程验收记录11、工程事故处理报告12、设备和管线调试、调压、试运转记录13、工程质量检查评定文件14、竣工验收文件1
12、5、竣工图16、工程预、决算书17、查勘鉴定文件18、维修文件19、其它文件C C、管理类档案目录、管理类档案目录1.学校管理人员一览表 2.学校建设历史简况3.房屋、土地情况总表 4.房屋基本情况明细表5.房屋基本情况分幢登记表 6.房屋查勘鉴定分幢记录表7.房屋修缮分幢记录表 8.房屋、土地变更情况记录表9.房屋使用分类统计表 10.运动场地及其他建筑物总表11.校园总平面图 12.总体规划图13.地下管线图 14.照片15.其他情况 另还有另还有:学校管理人员一览表学校建设历史简况房屋土地情况总表房屋基本情况明细表房屋基本情况分幢登记表房屋查勘鉴定分幢记录表房屋修缮分幢记录表房屋土地变更
13、情况记录表房屋使用分类登记表运动场地及其他建筑物总表（五）设备仪器类（五）设备仪器类 主要包括教学设备，办公设备教学设备，办公设备。各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件及在接受、使用、维修和改进工作中产生的文件材料序 号归 档 范 围保管期限1本校大型非教学设备、供暖锅炉、配电系统等的材料永 久2本校校办工厂设备的说明书、图纸、维修记录及产品设计、生产图纸、工艺、配方、检验合格证、质量标准、经济效益等材料长 期3本校各种教学仪器、模型的说明书、图纸、合格证书、操作规程、安装调试报告、修改记录、概预决算短 期可参考企事业单位设备仪器文件材料归档案范围设备仪器文件材料归档
14、范围设备仪器文件材料归档范围 A1 自制设备仪器自制设备仪器A11 技术任务书、申请报告、批复。A12 技术调查报告。A13 设计研制计划、方案。A14 计算书、公式。A15 全套设计图样。A16 设备仪器组装、调试、试运行记录和检测报告。A17 技术攻关记录、成果。A18 安装使用说明书。A19 设备仪器安装竣工图样调试、试运行记录、安装总结、验收材料。A110 操作规定、维护保养规定。A111 重大事故分析及处理报告。A112 大修计划、记录等。A113 报废鉴定书、申请报废鉴定报告、批复和处理结果材料参考：参考：A2 外购设备仪器外购设备仪器A21 申请外购报告、批复。A22 调研、考察
15、材料。A23 外购合同、协议与外商谈判、洽谈记录、纪要、备忘录、合同协议和来往函件。A24 设备仪器开箱验收记录。A25 设备合格证、装箱单、说明书等随机图样及文字材料（原文和译文）。A26 设备安装调试、试车记录、总结、竣工图样、检测验收报告等。A27 运行记录及重大事故分析处理报告。A28 大修计划、记录及变更文件。A29 报废鉴定书、申请报废报告、批复和处理结果。A210 技术、质量上的异议和处理结果材料。(六六)会计类会计类序号归 档 范 围保管期限1上级有关财务会计工作的文件材料永 久2本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等长 期3财务档案移交清册永 久4财务档案销毁清册永 久5
16、决算报表永 久6预算会计报表短 期7年度以上各种统计报表（含工资报表）长 期8会计月、季报表短 期9总账长 期10预算内账簿（含明细账、分户或登记帐）短 期11预算外账簿（含明细账、分户或登记帐）短 期12日记账 往来帐长 期13长 期14预算内各种原始凭证、记账凭证短 期15预算外各种原始凭证、记账凭证短 期16学校基金各种原始凭证、记账凭证短 期17银行存款余额调节表短 期18银行对外账单短 期教职工工资单(七七)照片类照片类 1、本校历届领导人及全体教职工的照片2、上级领导、社会著名人物来本校检查、视察、指导工作的照片3、本校召开的各种会议（包括工作会议、业务会议、表彰会议、代表会议）的
17、照片4、本校各种工作成果的照片5、本校宣传报道工作的照片6、本校外事活动的照片7、本校发生的各种重大事件、事故的照片8、本校在职能活动中主办或承办的重大活动的照片9、本校获得的各种荣誉（如奖状、锦旗、奖杯等）、礼品、纪念品、宣传品的照片10、本校单位建设发展史的照片。反映本校特点的新旧建筑物、构筑物和校园面貌的照片11、本校组织或参加的其它重要活动的照片12、毕业班集体照片13、学校、教师、学生获各类先进称号和各种竞赛获奖照片(八八)声像声像主要指学校在社会活动中直接形成的具有保存价值的录音带录音带和录像带和录像带序 号归 档 范 围保管期限1 反映本校教育、教学重要活动的录音带、录像带长 期
18、2本校重大活动（校庆、校友会、运动会、教代会、上级领导来校视察、外事接待等）照片、录像带永 久3本校参加校外各级体育比赛的照片、录像带长 期(九九)实物类实物类主要指本校及其教职员工获得、接收的各种奖杯、奖状、锦旗、证书、牌匾、书画等实物序 号归 档 范 围保管期限1 本校及其教职工获得、接收的各种奖杯、锦旗、奖状、证书、牌匾及其它有纪念意义和凭证作用的物品等（1）省级以上的永 久（2）市级以下的长 期2本校接收的国外友人、友好团体、校友等馈赠的纪念品、书画、文字资料永 久(十十)教职工类教职工类 执行国家有关规定 提提 示示 一一凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，本单凡是反映本单位主
19、要职能活动和基本历史面貌，本单位需要长久利用的文件材料，应列为永久保存。位需要长久利用的文件材料，应列为永久保存。凡是在相当长的时间内本单位需要查考利用的文件材凡是在相当长的时间内本单位需要查考利用的文件材料，应列为长期保存。料，应列为长期保存。凡是在较短的时间内本单位需要查考利用的文件材料，凡是在较短的时间内本单位需要查考利用的文件材料，应列为短期保存。应列为短期保存。提提 示示 二二确定归档文件材料保管期限参考依据：确定归档文件材料保管期限参考依据：A、档案工作指南：、档案工作指南：归档文件整理规程附录归档文件整理规程附录AB、档案工作文件选编：、档案工作文件选编：财会字财会字199832
20、号会计档案管理办法号会计档案管理办法 国档发国档发 19884号基本建设项目档案资料号基本建设项目档案资料 管理暂管理暂行规定行规定C、山东省中小学校档案管理暂行办法、山东省中小学校档案管理暂行办法(鲁教办字鲁教办字200023号号)D、青岛市档案局企业档案工作制度建设规范青岛市档案局企业档案工作制度建设规范二级及二级以下类目的设置二级及二级以下类目的设置1、管理、学籍、教学、照片类档案按设置二级类目，需要设置三级类目的按其保管期限保管期限设置。2、校舍类档案设置确权、基建、管理确权、基建、管理三个二级类目，按项项目目设置三级类目。3、设备仪器类档案一般按设备仪器使用性质或部门性质或部门设置二
21、级类目，按单台（套）设备仪器单台（套）设备仪器设置三级类目。4、会计类档案按其种类设置二级类目，会计帐簿、凭证分别按年度设置三级类目，会计报告不设置三级类目会计报告不设置三级类目。5、声像类档案一般按载体形式载体形式设置二级类目，可视需要按年度设置三级类目。录音带、录像带6、实物类档案按其种类种类或年度设置二级类目，一般不设置三级类目。印章 奖状 奖杯 奖牌 锦旗 证书等注：其它企事业单位还应有以下类别的档案产品，科研，基建三、档号的编制三、档号的编制主要包括：主要包括：全宗号、类目号、件号及间隔号组成。全宗号、类目号、件号及间隔号组成。（一）全宗号全宗号由青岛市档案馆统一确定，在档案未进馆之
22、前该号暂空。以以字符形式字符形式赋予档案实体的用以固定赋予档案实体的用以固定 和反映档案排列顺序的一组代码。和反映档案排列顺序的一组代码。（二）类目号1、一级类目号采用其类目中有代表性的两个汉字的大写汉语拼音字母编写 GL：管理 XJ：学籍 JX：教学 XS：校舍 SB：设备仪器 KJ：会计 JG：教职工 ZP（SP）：）：照片类 SX：声像类 SW：实物类2、二级及二级以下类目号采用阿拉伯数字阿拉伯数字“1-9”或或“01-99”表示表示；3、设备仪器类档案，按使用性质设置二级类目按使用性质设置二级类目，有型号的，一般应优先采用代号（型号）代号（型号）进行三级类目；无代号的，采用阿拉伯数字编
23、写。（设备简单，可直接以设备型号设置二级类目设备简单，可直接以设备型号设置二级类目）4、年度号采用相应的四位阿拉伯数字表示，如：如：二二00五年用五年用“2005”表示表示。5、保管期限 （三）件号的编制1、在同一年度内按三在同一年度内按三个不同保管期限分别个不同保管期限分别编写件号编写件号2、按其载体类型或在各年度内编写起止件按其载体类型或在各年度内编写起止件号。号。3、按其种类分别编写起止件号。按其种类分别编写起止件号。4、分别以最低一级类目依次编分别以最低一级类目依次编写件（案卷）号。写件（案卷）号。:一册为一件一册为一件 分别按二级类目编写件号分别按二级类目编写件号 采用大流水形式编写
24、件号。采用大流水形式编写件号。即按财务报告形成的年度顺序自即按财务报告形成的年度顺序自“1”始编写件号。始编写件号。一个年度占有一个件号一个年度占有一个件号分别在年度内编写件号，分别在年度内编写件号，即一年一个起止件号即一年一个起止件号。分别按其最低一级类目编写件号。分别按其最低一级类目编写件号。（四）间隔号1、阿拉伯数字编写的类目层次中间用间隔号“”隔离。2、分类号与件号中间用间隔号“-”隔离。四、档号示意四、档号示意（一）GL 20061001件号保管期限代号教学教学年度代号管理类代号（二）XJ2006001件号教学教学年度代号学籍类代号也可设三级类目也可设三级类目 XJ2006.1-00
25、1（三）JX 20061001件号保管期限代号教学教学年度代号教学类代号（四）XS21001件或卷号教学楼代号基建类代号校舍类代号（五）KJ32006001件号年度代号凭证类代号会计类代号（六）ZP20061 00001保管期限代号件号教学教学年度代号纸质照片类代号注：注：照片档案的整理及档号编写应与青岛市照片档案整理规范一致 （六）SW12006001件号年度代号荣誉证书类代号实物类代号实物类档案一般不设三级类目，如的确需要则可按以上格式设置实物类档案一般不设三级类目，如的确需要则可按以上格式设置（七）SX1001件号声像类代号录音带代号根据具体情况可以设年度为三级类目根据具体情况可以设年度为三级类目SX1.2006-001五、档案实体排列五、档案实体排列（一）大类排列顺序（一）大类排列顺序管理类管理类-学籍类学籍类-教学类教学类-校舍类校舍类-设备仪器类设备仪器类-会计类会计类-教职工类教职工类-照片类照片类-声像类声像类-实物类实物类（大类之间不得交叉）（大类之间不得交叉）（二）各大类内按下列顺序排列（二）各大类内按下列顺序排列1、管理、学籍、教学类档案分别在大类内按年度、保管期年度、保管期限、问题限、问题顺序排列。即把同一大类的档案首先按年度分别排列，在各年度内，按永久、长期、短期的顺序排列，再将同一保管期限的档案按问题顺序排列。
