1、会议高手会议高手 深度会谈之艺术深度会谈之艺术目 录C.前言C.成功的会议C.会议管理C.与会规则C.主席的职责与注意事项C.如何开场、结论、使别人 愿意发言及发问的技巧 C.倾听与记录的技巧C.主席的工作促动C.会议中的问题C.如何发言C.报告的种类目 录C.论证的误导C.感觉与事实C.抱怨的种类及如何抱怨C.主持会议的原则C.庆祝与检讨目 录会议是学习型组织的修炼场 深度会谈的艺术会议的能力是现代人必备的团队工作能力.一夫当关的英雄时代已经过去,我们必须与他人愉快的合作才能顺利成事.会议正是团队合作最常用的沟通协调方式.前 言会 议 内 容会议主题会议目的议程决议成功的会议 有效有效藉蓍团
2、队的藉蓍团队的,解决个人无法完解决个人无法完 成或突破的问题成或突破的问题,有效达到会议目标。有效达到会议目标。和谐和谐营造和谐的气氛营造和谐的气氛,使成员对团队有安全使成员对团队有安全 感、信任感、认同感感、信任感、认同感,展露个人才能。展露个人才能。参与参与参与的人参与的人,才能让会议得到健才能让会议得到健 全发展。全发展。效率效率当一个会议成功的要素具备后当一个会议成功的要素具备后,能在能在完成开会完成开会,这就是效率。这就是效率。学习学习在参与开会的同时有更多在参与开会的同时有更多的机会。的机会。会议的管理会议的成本会议召开的时机重要的、紧急的议题需要集思广益的无法私下协商的与会的资格
3、 了解实况的人 有权做决定的人 重大关系的人(执行者或关心此会议的人)会议通知需知会议名称会议名称:明确点出主题明确点出主题,使人一目了然使人一目了然(如如E_MAILE_MAIL主旨主旨)目的目的:应详尽说明应详尽说明,方便成员们做相关的资料搜集方便成员们做相关的资料搜集时间时间地点地点议程议程:应包含开会预定结束时间应包含开会预定结束时间准备资料准备资料与会人员与会人员主办单位主办单位会议通知范例会议名称会议名称:业务会议业务会议目目 的的:公司本季营业额严重衰退公司本季营业额严重衰退,本次会议将本次会议将 讨论营业额下降原因讨论营业额下降原因,并提出改善对策。并提出改善对策。时时 间间:
4、2002.03.18 AM10:002002.03.18 AM10:00地地 点点:大会议室大会议室议议 程程:1.1.现况说明现况说明 2.2.各部门报告各部门报告 3.3.未来趋势分析未来趋势分析 4.4.振兴方案振兴方案准备资料准备资料:与会各单位相关报表、数据与会各单位相关报表、数据与会人员与会人员:客服课长、客服课长、MTQCMTQC、MTMT制程、制程、MTMT技转、设计人员技转、设计人员主办单位主办单位:营业部营业部决议追踪 什么事?什么时候完成?什么人负责?什么时候报告?如何报告?议 程 设 计由重要到不重要会议开始时即讨论重要议题,以免延误时影响到后面重要议题。由不尖锐到尖锐
5、将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尴尬。由容易到困难让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。与 会 规 则要守要守时时,坚持到底要做事前准要做事前准备备针对主题主动发发言,简短扼要对事不对人,不做人身功击予以真诚的肯定及赞美倾听他人发言用积极的话代替消极发言以探询、谦虚代替主观论断主席注意事项独占独占发发言言避免冗长的发言,占用大家交流 意见的时间。火爆浪子要能容纳他人的发言,不可情绪 化与他人发生冲突。优柔寡断要思路清晰要思路清晰,对对决决议议事事项项要果断、明确。要果断、明确。加入冲突应应站在中立的立站在中立的立场场来化解冲突。
6、操控议程应依照流程引导会议的进行,不可一人 操控整个会议的议程。如 何 开 场 背景:除了会议召开的背景,也可让与会人 员自我介绍,并说明对会议的期待,以 促进与会人员及会议气氛的融洽 会议目的 议程:会议中欲讨论之事项及其先后顺序 和预估时间。会议期待开场举例说明 近来公司的营运状况因为受到经济不景气的影响近来公司的营运状况因为受到经济不景气的影响,使得本季的营收目标达标率只有使得本季的营收目标达标率只有70%70%。因此今天召开会议主要讨论两大问题因此今天召开会议主要讨论两大问题,第一就是如第一就是如何刺激原市场的买气何刺激原市场的买气,第二讨论新市场的扩展计划。第二讨论新市场的扩展计划。
7、首先将由业务部周厚坤课长为我们说明目前市场状首先将由业务部周厚坤课长为我们说明目前市场状况况,再由各位一起讨论再由各位一起讨论,然后各区市场督导会一一提出配然后各区市场督导会一一提出配合方案合方案,最后由营销部门整合后提出执行方案。最后由营销部门整合后提出执行方案。本次会议的进行时间预估为本次会议的进行时间预估为1.51.5小时。希望今天经小时。希望今天经由在场各位的相互讨论及创意激荡由在场各位的相互讨论及创意激荡,能够产生一套完整能够产生一套完整有效的业绩提升计划有效的业绩提升计划,大家加油大家加油!如 何 总 结 宣达决议 激励动机 评估目标达成 过程回顾 悬念事项如何让大家愿意发言塑造会
8、议欢乐、和谐的气氛。建立包容、安全的讨论环境。保持客观,对事不对人。不以言立人,不以言废人。设置暗桩,带动与会人员的热烈参与,有抛砖引玉的效果。主动出击,适时发问,塑造发言机会,且予以正向的肯定与鼓励。有效倾听与良好沟通。发 问 的 技 巧 开放与封闭 空投与指定倾听的技巧 注视对方 不中途打断 询问不明之处 适当归纳 不任意表露情绪记录的技巧活用5W2H:即what、where、when、who、why、how、how much.掌握主词、动词、形容词明确数字运用key word列点说明:可了解发言重点,归纳出主题方向一言以蔽之主席的工作发发言的促言的促动动:让大家想发言,并说出想表达的意见
9、。工作分配的促动:鼓励大家主动认领工作,掌握成 功的机会。创意的促动:提出一些其他产品的优点,激发大家的 创意,将别人的优点用于我们的产品上。问题的促动:主席应提出一些问题让与会人员了解 问题的状况。感情的促动:主席除了要让与会者体会到你的关 怀、感恩、自责、包容、肯定外,还 要让与会者自动自发创造和谐的气氛会议中的问题 人身攻人身攻击击 对策:F 对双方进行安抚F 重申议事规则F 重提主题进行讨论离题对策:兜一圈切回主题兜一圈切回主题给予肯定再切断话题给予肯定再切断话题将离题的议题留置最后再做讨论。将离题的议题留置最后再做讨论。请他做归纳或替他做归纳。请他做归纳或替他做归纳。事先请将规则讲清
10、楚事先请将规则讲清楚发言限定时间发言限定时间会议中的问题争议不下争议不下对策对策:暂停会议休会暂停会议休会2020分钟以上。分钟以上。参与第三者的意见参与第三者的意见 将双方意见列表比较。将双方意见列表比较。进行不记名投票。进行不记名投票。重整双方意见提出新的方案。重整双方意见提出新的方案。重申共同利益。重申共同利益。会议中的问题抱怨抱怨对策对策:同情其不满的情绪。同情其不满的情绪。归纳其不满的原因。归纳其不满的原因。寻求解决的方法。寻求解决的方法。上级指导员发言过于投入上级指导员发言过于投入对策对策:装傻发问装傻发问重新提出问题重新提出问题幽默有技巧的提醒长官。幽默有技巧的提醒长官。会议中的
11、问题短话长说短话长说对策对策:适时的制止发言。适时的制止发言。清其具体的想法。清其具体的想法。时间不足时间不足对策对策:选择重要的议题进行讨论。选择重要的议题进行讨论。限制发言人数限制发言人数(可事先登记可事先登记)限制发言时间。限制发言时间。会议中的问题争功诿过争功诿过对策对策:主席应制止不当的发言主席应制止不当的发言,并给予其适当的并给予其适当的肯定。肯定。引导组织成员彼此说出对方的优点引导组织成员彼此说出对方的优点,让大让大家都能受到适当的肯定。家都能受到适当的肯定。为反对而反对为反对而反对对策对策:请他提出更好的对策。请他提出更好的对策。引导他思考是否有考虑周延。引导他思考是否有考虑周
12、延。会议中的问题独占发言独占发言对策对策:主席制止其行为。主席制止其行为。说明规则并强制执行。说明规则并强制执行。消极的话消极的话对策对策:发言者的情绪表示理解发言者的情绪表示理解提振士气提振士气,拟定共同目标。拟定共同目标。呼喊精神口号。呼喊精神口号。会议中的问题如 何 发 言 积极的发言 明确的发言 尊重的发言 坦承的发言 客观的发言 针对主题报 告 的 种 类类 工作完成的报告:你完成了什么工作你完成了什么工作,何时完成何时完成?完成的重点完成的重点?工作异常的报告:工作的预定进度、现在进度、差异进度、差异工作的预定进度、现在进度、差异进度、差异原因、处置对策及何时会赶上进度原因、处置对
13、策及何时会赶上进度?请示报告:背景状况、建议内容、事情的经过。背景状况、建议内容、事情的经过。需要支持的报告:什么事什么事?原因原因?对策对策?现况如何现况如何?需要哪些支持需要哪些支持?论证的误导 权威的误导权威的误导 经验的误导经验的误导 约化的误导约化的误导 参考点的误导参考点的误导 倒果为因的误导倒果为因的误导 引信的误导引信的误导 采因的误导采因的误导感觉与事实感觉感觉即对事物主观的意念即对事物主观的意念,其中包含其中包含个人的价值判断个人的价值判断,因此感觉的产生往往因因此感觉的产生往往因人而异。人而异。事实事实即有具体、明确的讯息陈述即有具体、明确的讯息陈述,与与实际所发生的事件
14、相符。实际所发生的事件相符。感觉与事实演练 昨日九点过后昨日九点过后,G,G珠宝珠宝店里有一位商人正在收拾店店里有一位商人正在收拾店面面,一位客人出现并要求鉴一位客人出现并要求鉴赏货品赏货品,店主打开玻璃橱窗店主打开玻璃橱窗,橱窗内的东西被人抓起橱窗内的东西被人抓起,忽忽然有个男人迅速跑出店外然有个男人迅速跑出店外,突然间警铃大响保安人员迅突然间警铃大响保安人员迅速赶至现场。速赶至现场。判 断 问 题 以下问题你认为是事实者请打以下问题你认为是事实者请打 为感觉者请打为感觉者请打1.1.店主正在收拾店面时店主正在收拾店面时,有一个男人出现。有一个男人出现。2.2.那个男人是强盗。那个男人是强盗
15、。3.3.此事件发生于昨晚九点过后。此事件发生于昨晚九点过后。4.4.打开橱窗的男人是店主。打开橱窗的男人是店主。5.5.强盗抓取橱窗内物品后迅速跑出店外。强盗抓取橱窗内物品后迅速跑出店外。6.6.有人打开橱窗。有人打开橱窗。7.7.要求鉴赏货品的人在抓取橱窗内的物品后迅速逃走。要求鉴赏货品的人在抓取橱窗内的物品后迅速逃走。8.8.橱窗内有金饰橱窗内有金饰,且有许多贵重的宝石。且有许多贵重的宝石。9.9.强盗威协店主并进行抢劫。强盗威协店主并进行抢劫。10.10.这个故事仅牵涉店主、客人、保安人员等三个角色。这个故事仅牵涉店主、客人、保安人员等三个角色。问问 题题 答答 案案 1.1.客人未指
16、明是男女客人未指明是男女 2.2.没有明确的线索显示是强盗。没有明确的线索显示是强盗。3.3.未指明是白天九点还是晚上九点未指明是白天九点还是晚上九点 4.4.没有明确提出店主的性别没有明确提出店主的性别 5.5.没有指明是强盗抓取橱窗内的物品没有指明是强盗抓取橱窗内的物品 6.6.7.7.没有指明是要求鉴赏货品的人抓取橱窗内的没有指明是要求鉴赏货品的人抓取橱窗内的物品迅速逃走物品迅速逃走 8.8.只说有宝石只说有宝石,没有指明是金饰没有指明是金饰 9.9.均没有在文中提到过均没有在文中提到过 10.10.没有明确的数字或说明显示参与的人数没有明确的数字或说明显示参与的人数 抱怨的种类 复杂性
17、的抱怨复杂性的抱怨 人身攻击人身攻击,在他人身上贴标签在他人身上贴标签 算旧帐算旧帐 消极性的抱怨消极性的抱怨如 何 抱 怨抱怨的内容应包括抱怨的内容应包括:到底发生了什么事、这造成何种困扰到底发生了什么事、这造成何种困扰?希望别人希望别人怎么做或协助怎么做或协助?或可以套用一个公式来作为抱怨的模式或可以套用一个公式来作为抱怨的模式:我了解我了解只是只是它会它会是不是可是不是可以以另外可以采用更和缓、柔软的抱怨方式另外可以采用更和缓、柔软的抱怨方式,是从感是从感谢或自责开始谢或自责开始主持会议的原则以人为本以人为本主席应尊重、肯定与会人员主席应尊重、肯定与会人员,让每让每 位与会人员受尊重且能
18、够自我发展。位与会人员受尊重且能够自我发展。停止操控停止操控应在会议中集思广益、促成组织应在会议中集思广益、促成组织 学习、培养与会能力。不可用职权学习、培养与会能力。不可用职权 来控制议程、只求个人决议。来控制议程、只求个人决议。目标与过程兼得目标与过程兼得在过程在达到目标在过程在达到目标,让每让每 个人享受到学习的过程。个人享受到学习的过程。对事不对人对事不对人感觉与理性兼顾感觉与理性兼顾解决问题也处理情绪解决问题也处理情绪庆祝(Celebration)的时机 实时实时 真诚真诚 明确明确 学习与成果结合学习与成果结合 情感之交流情感之交流 变化的变化的 正式、非正式场合正式、非正式场合
19、鼓励与自我庆祝鼓励与自我庆祝 共同庆祝共同庆祝 回归生命之真相回归生命之真相 查核(Check)的时机上对下上对下单向沟通单向沟通被动被动否定否定强调错误强调错误对事不对人对事不对人严苛严苛 、自我防卫、自我防卫标竿学习的特点自动自动:有技巧的引导学员有技巧的引导学员,让学员自动提升己的能力。让学员自动提升己的能力。与自己比较与自己比较:引导学员作自我比较引导学员作自我比较,与目与目 标作比较标作比较,以随时检讨与提高。以随时检讨与提高。过程过程:共同讨论如何达到所设定的目标共同讨论如何达到所设定的目标,引导学员引导学员 思考用何方法达到目标。思考用何方法达到目标。找参考点找参考点:寻找标竿做为自己追求的目标。寻找标竿做为自己追求的目标。肯定肯定:引导中予以适当鼓励与肯定引导中予以适当鼓励与肯定,促进学员不断促进学员不断 学习成长。学习成长。THE END!Thank you!
