1、北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 公文规范与写作公文规范与写作北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 公文即公务文书。公文是历代国家机关、政党、社会团体和企事业单位专用于处理公共事务的文体。这一文体比其他任何种类的文体要复杂得多，它由不同历史阶段（或时期）的不尽相同的多个文种组成，形成一个体系。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 在公务处理中选择什么样的文种，是由公务活动的目的、行文主体的职权及其与行文客体之间的关系所决定的；而文种又决定了公文的格式、语言表达方式和语体特征。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 公文的形成及其价值的实现需要一个过程，而这个过程必须有
2、一定的运作程序和行文规则，这套程序和规则就构成了公文工作（或称公文处理）。公文工作要依靠文书机构去实施，靠文书制度去保证。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 作为处理公务、临民治世的工具，公文是伴随着文字的出现而产生的。从最原始的彩陶图画和甲骨文字，到大批秦简、汉简的出现，莫不验证了公文的出现及其逐渐成熟。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 “文书”最早见于西汉贾谊的新书过秦（下）“禁文书而酷刑法，先诈力而后仁义”。这里的“文书”泛指古代的文籍图册。“文书”作为公务文书的含义被确定下来大致始于东汉，班固在汉书刑法志中说“文书盈于几阁，典者不能遍睹”。北京大学党办校办北京大学党办
3、校办 余浚余浚 “公文”一词的出现晚于“文书”，约在三国时期以后。最早见于西晋陈寿的三国志魏赵俨传：“（荀）彧报曰：辄白曹公，公文下郡，绵绢悉以还民”。南朝刘宋时范晔所著的后汉书刘陶传记“州郡忌讳，不欲闻之，但更相告语，莫肯公文”。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 “文件”一词出现得更晚，约在清末民初开始使用。宣统三年（1911年）五月，清朝颁布了内阁属官官制，规定设立“承宣厅”，其职责之一是掌管“本阁公牍文件”。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚“公文”一词在各朝各代有着不同的名称：殷商-“典册”周代-“中”秦-“典籍”汉朝-“文书”、“文案”三国-“公文”唐宋-“文卷”、
4、“案卷”元代-“文卷”、“簿籍”明代-“文牍”、“案牍”清代-“牌子”、“本章”北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 在我国古代产生了数量庞大的公文作品，以往多是从文学的角度，而不是从公务文书的角度加以阐释。与诗词歌赋等文体相比较，公文作为政治斗争、权力斗争的工具，更能反映出重大历史的进程和社会矛盾的激烈程度，与社会生活息息相关。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 诗大雅荡序：“无纲纪文章”，似已强调文章的“纲纪作用”。史记儒林列传“诏书律令下者，明天人之分，通古今之变，文章尔雅，训辞深厚”。文心雕龙章表“章表奏议，经国之枢机”曹丕典论论文“盖文章，经国之大业，不朽之盛事。”北京
5、大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 甘誓 大战于甘，乃召六卿。王曰：“嗟！六事之人，予誓告汝：有扈氏威侮五行，怠弃三正，天用剿绝其命，今予惟恭行天之罚。左不攻于左，汝不恭命；右不攻于右，汝不恭命；御非其马之正，汝不恭命。用命，赏于祖；弗用命，戮于社，予则孥戮汝。”北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚齐威王令 （王）下令：群臣吏民，能面刺寡人之过者，受上赏；上书谏寡人者，受中赏；能谤讥于市朝，闻寡人之耳者，受下赏。令初下，群臣进谏，门庭若市；数月之后，时时而间进；期年之后，虽欲言，无可进者。燕、赵、韩、魏闻之，皆朝于齐。此所谓战胜于朝廷。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 历史
6、上的公文名篇，或议国家大事，或论朝政得失，或攻讦时弊，或放胆陈情从不同方面体现出极其可贵的思想价值。作为官吏的安身立命之作，很多公文技巧炉火纯青，在简短的篇章中，或刚柔并济，或声东击西，或投石问路，或运思巧慧，或引古证今，或妙笔连珠北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 在流传至今的我国古代文献中，公文占有相当大的比重，从现存的甲骨文、钟鼎铭文、尚书，到历朝历代的正史、典册、事类汇编、事略、会要、文献通考、大诏令集等；从全上古汉魏六朝文、全唐文等到文苑英华、元文类、古文辞类纂，莫不保存了大量公文。唐宋八大家的文集中，公文也占有较大比重。在欧阳修、曾巩等的作品中，公文甚至占到了80%多。南北
7、朝是梁昭明太子萧统选编的文选，公文也占了1/3。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚公文规范北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 我们党和国家从成立之日起，就十分重视公文工作。中共一大召开前后，当时从事公文工作的都是我们党的一些组织者。1923年4月，毛泽东同志到中央工作，担任中央秘书，负责起草公文、处理文件、会议记录和保管档案等工作。1923年成立的海陆丰总农会和广东省农会，都设立“文牍部文牍部”，专管公文处理工作。1931年2月，周恩来邀请瞿秋白拟写了党的历史上第一个理论性很强的业务文件中央秘书处文件处置办法。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚晋察冀边区改革公文程式的理
8、论与实际（指示信第四号）（晋察冀边区行政委员会1938年4月发布）上级对下级：指示信、复及函、令 下级对上级：报告、请示 公文均需存底，以便稽查。要编号，按月分类存卷。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚陕甘宁边区新公文程式（陕甘宁边区政府秘书处1942年1月印发）主要的公文，规定为五种：命令、布告、批答、公函、呈文 辅助的公文，规定为五种：指示信、报告、快邮代电、签条、通知 公文里边的文字组织，在今天一般的不限定一定的文法，但是应该适当地注意文法 公文的字体，汉字不用草体北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚华北人民政府公文处理暂行办法（草案）（华北人民政府秘书厅1949年2月印发
9、）第一章 公文处理程序 第二章 公文种类及行文关系 第三者 关于公文格式之参考北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚中共中央关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示（1951年2月1日）（一）不得滥用省略：地名一律用全名。机关名称，概用全名。事物名称，除其省称确已为全国人民所普遍熟悉者，其余一律用全名：美帝国主义不得省称“美帝”。凡有特别生僻的词语，应作必要的注释。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 （二）必须遵守文法 单句、复句，必须分清。尽可能分用“的”、“地”加以区别。并望地方县委、县政府以上负责干部，至少有一人学会文法，以便负责修正文电字句。（三）纠正交待不明的现象
10、每件事都要交待六个“什么”必须严格执行一事一报制度 凡文电必须认真压缩北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚中央人民政府政务院公文处理暂行办法（中央人民政府政务院1951年9月29日发布）共计8章：总则、种类、体式、办理程序、行文关系、催办检查、档案、保密北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚国务院秘书厅关于公文名称和体式问题的几点意见（稿）（1956年10月22日）公文名称：7个文种 公文体式：标题问题、主送、抄送问题、附件问题、签署问题、编号问题、年月日和用印问题、公文纸问题北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚公文处理依据中共中央办公厅国务院办公厅党政机关公文处理工作条例 2
11、012年4月16日北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚中国共产党机关公文处理条例（中共中央办公厅1996年5月3日发布）国家行政机关公文处理办法（2000年8月24日国务院国发200023号发布）公文处理依据废 止北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚党政机关公文的含义条例第三条规定：党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 党政机关公文的形成和使用是为了满足各级党政机关记载事物、表达意
12、志、交流信息、联系工作和处理各种事务等活动的需要，是党政机关实现职能、履行职责、实施管理不可缺少的重要工具。公文处理工作应当坚持实事求是、准确实事求是、准确规范、精简高效、安全保密规范、精简高效、安全保密的原则。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚党政机关公文的特点 公文是一种记载公务活动的信息记录，记录、传递和处理各种公务活动中所需要的权威性、凭证性信息。1.直接的应用性 公文的内容与形式服务于社会组织的各项管理需要，直接表达本组织的管理意图，是为了解决组织管理中的各类现实问题。2.原始的记录性 “办文办文”与与“办事办事”密不可分，承载了当时、当事的原始密不可分，承载了当时、当事的原
13、始信息，成为反映某项活动发生、发展的初始信息，因此公文可信息，成为反映某项活动发生、发展的初始信息，因此公文可以转变为值得信赖的历史档案或者可资采信的法律证据。以转变为值得信赖的历史档案或者可资采信的法律证据。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 3.明确的法定作者 公文由法定作者制成和发布。法定作者是依法成立、行使职权、承担义务的各类社会组织及其法定代表人各类社会组织及其法定代表人。为证实其法定地位与身份，并表明公文的法定效用，在制发公文时必须表明发文机关署名，加盖发文机关公章或签署领导人职务、签名章。4.法定的权威性 公文在一定时间与空间范围内对受文者的行为产生指挥、协调、约束等强制
14、性作用，这来自于公文作者的法定地位及其职权范围。5.突出的现行效用（时效）公文有“现时执行效用”或“时效”，都有一定的时间限定，有的时效期较长，有的比较短暂。但是，不存在永久有效的公文。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 6.规范的外观样式 作为重要而常用的公务信息沟通工具，公文从形式到内容都体现了制发机关的职权和地位，只制发机关的职能象征；同时，由于公文在各级组织中传递、运转恶化处理，必须具有既能全面表现公文权威性、严肃性、规范性又便于人们识别、接收和处理的外观形式。7.特定的处理程序 公文从形成到处理要经过一个特有的处理过程。为了保证公文在制作、传递、处理等过程中准确、及时，有关部
15、门制定了统一的公文处理工作规范。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚公文在党政机关中发挥的重要作用 1.领导与指导作用 一般而言，公文的领导作用主要体现在对下级机关工作的规范性方面，指导作用则主要体现为对下级机关工作的原则性要求方面。各级党政机关都在特定范围内担负着组织、指挥和管理的职责，实施这些职责的基本工具就是公文。2.规范与约束作用 党的各种决定、决议和政策和各种法律、法令和行政法规，都以公文的形式制定和发布，一经发布即生效，就具有维护社会生活的正常秩序，规范各项工作、各种活动的作用，国家以强制力保证它的权威，任何单位和个人都不得违反。还有一些公文，虽然不具备法规的地位，但在一定范
16、围内，同样具有规范和约束作用。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 3.宣传与教育作用 公文具有向下进行宣传的功能。通过下行文，使下级机关及时了解国家新的法律、法规，新的方针政策和新的行政措施；通过下行文，使下级机关及时了解上级机关新的奋斗目标和新的工作举措。此外，在日常行政管理工作中，上级机关如果发现了新典型、新经验，也时常通过公文进行介绍和宣传。特别是当工作中出现问题和教训需要严肃对待和吸取时，也常通过公文来发挥其教育作用。4.联系与协调作用 党政机关公文在指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的过程中，起到了十分重要的不可替代的联系与协调的作用。北京大学党办校办
17、北京大学党办校办 余浚余浚 5.依据与凭证作用 党政机关对某个问题作出决定或处理，公文是依据，是凭证，是上下级机关或个人都应当共同遵守的。上级发布的下行文，是下级机关开展工作的依据；下级上报的公文，是上级决策的依据；一个机关自己制作的公文，是自己履行职能、开展工作的真实记录和凭证。在日常工作中常会遇到这样的情况：对一个具体的事务该如何处理没有把握，就查找相关的公文，看上级或有关部门在这方面有哪些规定，然后按照规定行事。对某次会议的有关情况不够了解，就查找那次会议的纪要。这都是公文依据和凭证作用的具体表现。因此，许多重要的公文，都需要归档保存，以便需要时查找。有了公文这种书面材料，各项工作的进行
18、才能做到有据可查，有案可考。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚一、重新定义了公文处理相关概念办法规定，“公文处理是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。”也就是说公文处理由公文办理、管理、整理（立卷）、归档等工作组成。条例规定，“公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。”其中，公文拟制包括起草、审核、签发3个环节（在办法中，这3个环节均隶属发文办理）。条例同时将整理(立卷)、归档划归公文办理范畴。经此调整，公文处理工作由公文拟制、公文办理、公文管理组成。第一章 总则北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚二、增加了公文种
19、类 办法规定公文种类有13种，条例规定文种为15种，增加了“决议”和“公报”，同时将“会议纪要”改为“纪要”。原有13个文种的适用范围与办法的规定基本相同。第二章 公文种类北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（六）通告。适用于在一定范围内公布
20、应当遵守或者周知的事项。（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。（十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答
21、复审批事项。（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚三、调整了公文格式要素 从格式要素看，增加了“份号”、“发文机关署名”、“页码”，减少了“主题词”。考虑到办法虽未对“份号”、“页码”作出规定，但实际工作中一直在使用，属于增加的要素只有“发文机关署名”。格式要素的应用有以下变化：一是规定涉密公文应当标注份号（办法只要求对绝密、机密公文标注份号）；二是规定紧急公文应当分别标注“持急”“加急”（办法要求标注“特急”“急件”）；三是规定联合行文时发文机关标志可以单独用主办机关名称；四是明确规定公文标题应标发文机关（办法未作强制性要求）；五是规定有特
22、定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。公文的版式以及格式要素的具体应用，党政机关公文格式国家标准作详细规定。第三章 公文格式北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚公文格式是公文法定效力的外在体现，是公文写作的重要规范。公文一般包括：版头（1-6）：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人；主体（7-15）：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件；版记（16-18）：抄送机关、印发机关和印发日期、页码。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚四、行文规则方面增加了一些具体规定 条例减少了“行文规则”一章的条目，但增加了一些具体规定
23、，主要有：上行文“原则上主送一个上级机关原则上主送一个上级机关”（办法只对请示作此规定)；“党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权”；“下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关上报，不得原文转报上级机关”；“不得以本机关负责人名义向上级不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文机关报送公文”；“属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文合行文”。按照隶属关系和职权范围行文，一般应逐级行文，不得越级请示和报告。“请示”应一文一事，
24、“报告”不得夹带请示事项。第四章 行文规则北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚五、公文拟制更加强调程序规范在“起草”环节强调，“一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行”；“深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见”；“机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作”。在“审核”环节强调，“需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅(室)进行初审。”在“签发”环节强调，“重要公文和上行文由机关主要负责人签发”（办法只对上行文作此规定)；“党委、政府的办公厅(室)根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。”第五章 公文拟制北京大学
25、党办校办北京大学党办校办 余浚余浚公文起草应当做到：（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。可行。（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。炼。（四）文种正确，格式规范。（四）文种正确，格式规范。（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。（六）公文涉及其他地区或者部门职权范围内
26、的事项，起草单位必须征（六）公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。求相关地区或者部门意见，力求达成一致。（七）机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚六、简化了公文办理的环节 收文办理：签收登记初审承办传阅催办答复。在“收文办理”中，将“审核”改为“初审”，将“分办”、“批办”并入“承办”，并增加了“传阅”、“答复”2个环节。发文办理：复核登记印制核发。“发文办理”的环节由8个减少为4个，其中，“起草”、“审核”、“签发”3个环节列入“公文拟制”，“用印”并入“印制”。条例将发文办理的“分发”改
27、为“核发”，规定：“公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。”归档整理第六章 公文办理北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚七、公文管理更加注重安全保密 条例在第七章“公文管理”中着重强调了有关保密规定，提出了设立保密室保密室和阅文室阅文室的要求，对公文定密和解密、密级文件的复制和汇编、公文的销毁和移交、新设立单位的发文立户等作出具体规定。第七章 公文管理北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚党政机关公文格式 公文格式各要素一般用3号仿宋体字。如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。双面印刷；页码套正。公文应当左侧装订，不掉页。骑马订或平订的公文应当：1.订位为两
28、钉外订眼距上下边缘各70mm处，允许误差4mm。2.骑马订订锯均订在折缝线上，平订订锯与书脊间的距离为3mm-5mm。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚版头要素1.份号 如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。标有秘密、机密、绝密的涉密公文必须标注份号，其他不带密级的公文根据情况可标可不标。如发文
29、机关认为有必要标注，可以对不涉密的公文标注份号。实际工作中推荐采用推荐采用3-63-6位，编虚号补齐，顶格编排在位，编虚号补齐，顶格编排在版心左上角第一行版心左上角第一行。即第一份公文份号可以编为“001”或“0001”或“00001”或“000001”等，不应编为“1”或“01”。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚版头要素2.密级和保密期限 如需要标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。一般密级和保密期限之间可用“”符号分隔，如“秘密1年”或“绝密10年”。这种标记下，“绝密”、“机密”、“秘密”两字之间不能
30、存在空格，保密期限中阿拉伯数字和“年”字之间也不能留有空格。如公文只标记密级不标注保密期限，“绝密”、“机密”、“秘密”两字之间要空1字。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚版头要素3.紧急程度 如需标注紧急程度，一般用3号黑体，顶格编排在版心左版心左上角上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。根据公文的紧急程度，紧急公文应分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚版头要素4.发文机关标志 由发文机关全称或者规范化简称加上“文件”二字组成
31、，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚版头要素5.发文字号 编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号年份应标全称，用六角括号“”括入；发文顺序号不加括入；发文顺序号不加“第第”字，不编虚位（即字，不编虚位（即1 1不编为不编为010
32、1），在阿拉伯数字后加），在阿拉伯数字后加“号号”字字。发文字号是公文的“身份标志”。发文字号采用3号体仿宋字，如果是平行文、下行文，居中排布；如果是上行文，则居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。多机关联合行文时，只标注主办机关发文字号即可。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚版头要素6.签发人 由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。上行文
33、应当标注签发人姓名；联合行文，必须标注所有联署机关签发人姓名，主办机关的签发人应放在第一位。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚7.版头中的分隔线 发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。红色分隔线的高度推荐使用0.350.5mm。与之前的公文格式相比，去掉了线中间的“”符号。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚公文主体要素1.标题 一般用2号小标宋体，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。公文标题是对公文主要内容的概况和揭示，其作用在于向阅读者传达公文的基本内容，具有“画
34、龙点睛”的作用。公文标题由发文机关名称、事由和文种组成。通常，公文标题由一个偏正词组构成。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 发文机关名称可用发文机关全称或规范化简称。三个和三个以下机关联合发文时，应列出所有发文机关的名称，四个及四个以上机关联合行文时，可以采用在前的发文机关名称加“等”的方式。公文标题文字要力求简明扼要，准确概况地表公文标题文字要力求简明扼要，准确概况地表明公文制发的内容，让人们一目了然。明公文制发的内容，让人们一目了然。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。在实际工作中，标题中确有除书名号之外的其他标点符
35、号存在，如顿号、括号、引号、破折号等。使用这些标点符号时，应注意以下两点：1.法律、法规、规章名称全称应加书名号。2.如在事由部分出现多个机关、人名等并列时，每个机关名称、人名之间应用顿号分开应用顿号分开，不使用空格。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 2.主送机关 编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标注方法见下文“抄送机关”相关标准。主送机关指公文的主要受理机关，它负有对公文内容进行了解、答复或贯彻执行的责任。应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。对于上行文，原
36、则上只能有一个主送机关，以便公文的办理。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 不是所有的公文都有主送机关，有些公文可能没有主送机关。主送机关的顺序一般按照重要程度排列。各有关单位之间用顿号或逗号分清层次，同类型机关内同级机关之间用顿号分隔。不同类型机关之间使用逗号分隔，最后一个主送机关之后标全角冒号。主送机关用3 3号仿宋体字号仿宋体字，在标题下空一行之后居左顶格编排，回行仍顶格。当主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中，置于抄送机关的上一行，与抄送机关之间不加分隔线。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 3.正文 公文首页必须显示正文公文首页必须显
37、示正文。一般用3 3号仿宋体字号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用第一层用黑体黑体字、第二层用字、第二层用楷体楷体字、第字、第三层和第四层用三层和第四层用仿宋体仿宋体字标注字标注。正文是公文的主体和核心部分，用来表述公文制发的主要内容。一般公文的首个盖章页应当同时显示正文、发文机关署名和印章。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 公文的正文一般采用3号仿宋体字，从主送机关名称的下一行开始，正文每一个自然段之间不空行，每个自然段左空二字，回行顶格。公文正文结构层次，一般不超过四层，
38、需要强调的是，第一层次“一”后面跟的是顿号，第二层次“（一）”后面不能跟标点符号，第三层次“1”后面跟一个小圆点“.”，第四层次“（1）”后面不能跟标点符号。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 层次序数可以越级使用，如果公文结构层次只有两层，第一层用“一”，第二层既可用“（一）”，也可以选用“1.”。在正文中需要引用其他公文时，要先引标题，后引发文字号。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 正文中阿拉伯数字、汉字数字、字母词、计量单位的使用原则 1.阿拉伯数字、汉字数字 应按照国家标准GB/T15835-2011出版物上数字用法中的有关要求执行。在使用数字进行计量和编号的场合，为
39、达到醒目、易于辨识的效果，应采用阿拉伯数字；当数值伴随有计量单位时，如：长度、容积、面积、体积、质量、温度、经纬度、音量、频率等等，特别是当计量单位以字母表达时，应采用阿拉伯数字（如523km）；北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 已定型的含阿拉伯数字的词语，现代社会生活中出现的事物、现象、事件，其名称的书写形式中包含阿拉伯数字，已经广泛使用而稳定下来，应采用阿拉伯数字（如G8峰会、95号汽油等）。非公历纪年，干支纪年、农历月日、历史朝代纪年及其他传统上采用汉字形式的非公历纪年等，应采用汉字数字（如丙寅年十月十五日）。数字连用表示的概数、含“几”的概数，应采用汉字数字（五六十年前）。北
40、京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 已定型的含汉字数字的词语，汉语中长期使用已经稳定下来的包含汉字数字形式的词语，应采用汉字数字（如一方面、一律、五四运动等）。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚选用阿拉伯数字与汉字数字均可的情况：如果表达计量或编号所需要用到的数字个数不多，选择汉字还是阿拉伯数字在书写的简洁性和辨识的清晰性两方面没有明显差异时，两种形式均可使用，如17号楼（十七号楼）、3倍（三倍）、第5个工作日（第五个工作日）等。如果要突出简洁醒目的表达效果，应使用阿拉伯数字；如果要突出庄重典雅的表达效果，应使用汉字数字，如北京时间2008年5月12日14时28分、十一届全国人大
41、一次会议（不写为“11届全国人大1次会议”）等。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 在同一场合出现的数字，应遵循“同类别同形式”原则来选择数字的书写形式。如果两数字的表达功能类别相同（如都是表达年月日时间的数字），或者两数字在上下文中所处的层级相同，应选用相同的形式。反之，如果两数字的表达功能不同，或所处层级不同，可选用不同的形式。应避免相邻的两个阿拉伯数字造成歧义的情况，如高三3个班（不写为“高33个班”）。有法律效力的文件、公告文件或财务文件中可同时采用汉字数字和阿拉伯数字，如结算日利率为万分之一点五七五零（0.015750%）。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 2.字母
42、词 公文应依法使用规范汉字，中华人民共和国国家通用语言文字法明确规定：“国家机关以普通话和规范汉字为公务用语用字。”“汉语文出版物中需要使用外国语言文字的，应当用国家通用语言文字做必要的注释。”各级党政机关制发公文时，一般不应使用字母词，如确实需要使用时，应当在文中首次出现时用括注的形式进行汉语解释，如GDP（国民生产总值）。对于现代汉语词典中收录的以西文字母开头的字母词，已经有了对应汉语译名的，要直接使用其汉语译名。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 3.计量单位 公文中的计量单位应使用法定计量单位，如长度单位米、千米等计量单位。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 四、附件说
43、明 附件说明是公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 公文的附件是正文内容的重要组成部分，与其正文一样具有同等效力。因此，在正文中涉及附件内容处加括号注明“见附件”；在公文的正文之下、公文生效标志（即发文机关署名、成文日期和印章）之上须准确标注附件说明，以显示公文的附件与正文不可分割的关系。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 五、发
44、文机关署名、成文日期和印章 成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。距正文（或附件说明）一行之内。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章
45、之间排列整齐、互不相交或相切，排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 公文一般以发文机关名义署名，发文机关署名应当用发文机关全称或规范化简称，如议案、命令（令）等文种需要签发人署名的，应该写明签发人职务并加盖签发人签名章。需要注意，发文机关署名应该与公文首页的发文机关标志、标题中的发文机关名称保持一致。联合行文时，若发文机关标志并用联合发文机关名称，则发文机关署名的顺序应与发文机关标志的排列顺序一致。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 成文日期是党政机关公文生效的重要标志，是公文的生
46、效时间。成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 公文加盖印章是体现公文效力的表现形式，是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据之一。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。上行文，一定要加盖印章。有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。纪要亦不加盖印章。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚1.1.发文字号用3号仿宋体，年份应标全称，用六角括号括入，序号不编虚位，不加“第”字2.2.“签发人”用3号仿宋体，签发人姓名用3号楷体3.3.公文标题用2号小标宋体字4.
47、4.主送机关用3号仿宋体字5.5.公文正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。6.6.用3号仿宋体字标识“附件”两字。7.7.用汉字将年、月、日标全，“零”写成“”。8.8.如有抄送，“抄送”用3号仿宋体字。党政机关公文格式北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚9.9.印发机关用3号仿宋体字，印发机关左空1字，印发时间右空1字。10.10.印发时间用阿拉伯数字标识。11.11.对于只盖一个印章的单一机关发文，落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。附件：1.1.位置：在正文下空一行，左空两字，标识在正文下空一行，左空两字，标识“附件附件”两字，附件如有两字，附件如
48、有序号要使用阿拉伯数字。序号要使用阿拉伯数字。2.2.附件主体的排版方式应与正文一致附件上的附件上的“附件附件”标识在左上角标识在左上角顶格第顶格第1 1行。行。3.3.如有多个附件时，每个附件应另起一页 4.4.附件如单独装订，应在附件上标明公文文号北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚公文写作北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 文稿写作痛苦是正常的。官样文章依然可以写得很生动，好像指挥千军万马。文稿写作是机关干部的必修课。文字关过了，一辈子轻松；过不了，一辈子不轻松。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚想清楚想清楚写清楚写清楚领导意图领导意图材料材料撰写人撰写人北京大学党
49、办校办北京大学党办校办 余浚余浚 认认 识识 公公 文文北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚好文稿的标准：言之有物：观点，情况，对策重点突出，针对性强文风清新，力戒空话、套话写作过程分析1.领会写作意图，明确写作任务2.找素材，看材料，确定写作提纲3.正式行文：放得开，收得拢4.通读全文对文稿评估：主题扣得紧不紧？框架是否合理？内容是否有遗漏？重点是否突出？内容是否失衡？修改是打磨的过程！出我的手，进你的门。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 情况确实，观点明确，表述准确 结构严谨，条理清楚，直述不曲 字词规范，标点正确，篇幅简短公文基本要求北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚
50、余浚公文写作的基本要求一、公文思想内容方面1.符合法律法规和党的路线、方针、政策要使公文真正具备“法定”的执行效用，使其受到“法”的有力保障，公文自身首先“合法”，符合国家法律法规和党内法规。2.体现发文机关的意图撰写公文是一种典型的公务行为，旨在“受领导之命，代单位立言”，而非起草人的个人行为。起草人在起草公文时要完整准确地体现发文机关的意图。北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚 领会时不能一知半解，要准确领会 理解时不能生搬硬套，要融会贯通 落笔时不能惟命是从，要深化完善领导意图北京大学党办校办北京大学党办校办 余浚余浚3.同现行有关公文相衔接一是在同一个问题上，各有关公文可以从不同
