1、文书档案的归档整理工作一、收集工作收集工作的重要性一、是文书档案归档整理的前提和基础二、决定文书档案的归档管理的质量三、直接影响档案的利用工作收集工作的原则n以本单位为主。n具有查考价值。n公文办理完毕。n材料齐全完整。参见教材P31（第三条）。文件材料收集齐全种类：抽查12类。份数：2份。页数：正稿、发文处理笺、底稿，无缺页。字迹：圆珠笔、红墨水笔、纯蓝 钢笔、铅笔字迹的易褪色 件要复制。纸张：复写纸、传真件要复制。手续：盖章签字等。收集工作的方法1、通过公文处理程序运转的文件，不论收发文均由文书人员负责收集。2、本单位形成的综合性文件（不走发文程序的），如规章制度、计划、总结、各类报表等由
2、文书人员负责收集。3、会议文件、办公会、党委会会议记录由办公室主任负责收集。4、工作会、业务会由承办部门负责人、外出开会人负责收集。5、各科室行使职能过程中形成的文件由科室兼职档案员负责收集。6、注意收集工作变动人员手中散存的文件材料。收集工作的误区n政工科成立小文书档案室 国家档案局8号令规定：（参见教材P35）（1）职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料 永久永久（2）人事考核、职称评审工作文件材料 永久永久（3）职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 永久永久 结论：凡不属于专业人事档案（十大类）结论：凡不属于专业人事档案（十大类）的
3、文件材料全部应归档文书档案。政工科为工的文件材料全部应归档文书档案。政工科为工作方便只能留存复印件。作方便只能留存复印件。n电子公文不需要归档 电子公文归档管理暂行办法第七条（教材P97）要求，“电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。”电子文件归档与管理规范7.5.2.2归档（教材P102）中要求，“把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式一式3 3套套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。”结论：办公自动化系统中的具有永久和结论：办公自动化系统中的具有永久和3030年保管价值的文件，应用
4、彩色打印机输出年保管价值的文件，应用彩色打印机输出归档，有红头红章确保文件的有效性。归档，有红头红章确保文件的有效性。作业一：作业一：文书档案的收集范围以本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表为准。根据省档案局要求，企事业单位要编制文书档案归档范围和保管期限表，于2012年10月年检年审时，一并报市档案局业务科审批。参考：国家档案局8号令（教材P31），邵阳市档案局文书档案归档范围和保管期限表（邵阳档案信息网），本行业、系统的标准。二、划分保管期限作业二：作业二：l完成档案业务培训文书立卷操作模块。l星期四的课上公布正确答案。文书档案保管期限的划分文书档案保管期限的划分 1 1、本机关制定
5、的法规政策性文件材料；、本机关制定的法规政策性文件材料；2 2、本机关召开重要会议、举办重大活动等、本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；形成的主要文件材料；重大会议如全市档案工作会议材料、局务重大会议如全市档案工作会议材料、局务会、局党组会、党代会、职代会、学会年会会、局党组会、党代会、职代会、学会年会等。重大活动如邵阳市城区规模民营企业建等。重大活动如邵阳市城区规模民营企业建档经验交流现场会、相约兰台演讲比赛等。档经验交流现场会、相约兰台演讲比赛等。一、永久保管的文书档案（教材一、永久保管的文书档案（教材P31第七条）第七条）如邵阳市名人档案管理办法、邵阳市家如邵阳市名人档
6、案管理办法、邵阳市家庭档案管理办法。庭档案管理办法。3、本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；、本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；如业务科对有关单位省特级评估材料、档案工如业务科对有关单位省特级评估材料、档案工作十佳评选材料、法规科办理的档案执法案件材料、作十佳评选材料、法规科办理的档案执法案件材料、档案馆接收档案材料、企事业单位产权变动档案处档案馆接收档案材料、企事业单位产权变动档案处置材料等。置材料等。4、本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合性统计材料；批示，重要的报告、总结、综合性统计材料；重要问题一般指
7、机构编制、人事、基建、审重要问题一般指机构编制、人事、基建、审计等。报告和总结主要是指全年工作报告、总结及计等。报告和总结主要是指全年工作报告、总结及重要的专题性报告，如档案馆建设报告。综合性统重要的专题性报告，如档案馆建设报告。综合性统计材料指业务年报、政工年报、财务年报。计材料指业务年报、政工年报、财务年报。5 5、本机关机构演变、人事任免等文件材料；、本机关机构演变、人事任免等文件材料；6 6、本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同、本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证文件材料；协议、资产登记等凭证文件材料；7 7、上级机关制发的属于本机关主管业务的重、上级机关制发的属
8、于本机关主管业务的重要文件材料；要文件材料；重要的合同协议主要指房产、地产、基建、重大重要的合同协议主要指房产、地产、基建、重大设备采购、重大经营合作，长期劳动合同等。资产登设备采购、重大经营合作，长期劳动合同等。资产登记也主要指房地产证。记也主要指房地产证。主要指业务主管上级制定的业务法规、方针性文主要指业务主管上级制定的业务法规、方针性文件材料。当然也有市委办、市政府办或市政府印发的件材料。当然也有市委办、市政府办或市政府印发的如现行文件报送办法、表彰通报、民生档案建设年通如现行文件报送办法、表彰通报、民生档案建设年通知、邵阳市档案管理办法等。知、邵阳市档案管理办法等。8 8、同级机关、下
9、级机关关于重要业务问题的、同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示，本机关的复函、批复等文件材来函、请示，本机关的复函、批复等文件材料；料；9 9、本单位出版物；、本单位出版物；1010、重大政治学习活动材料；、重大政治学习活动材料；志、政策法规汇编、年鉴、大事记、组志、政策法规汇编、年鉴、大事记、组织沿革等织沿革等保先教育材料，科发观材料保先教育材料，科发观材料另有：另有：1212、县处级（含县处级）以上单位表彰文件；、县处级（含县处级）以上单位表彰文件；警告以上人事处分、警告以上行政处罚；信警告以上人事处分、警告以上行政处罚；信访案件有领导批示处理的。访案件有领导批示处理的。1313
10、、行业年度目标管理、重要的规章制度或、行业年度目标管理、重要的规章制度或改革方案等材料。改革方案等材料。1111、劳动工资材料，职称认定材料、党团员、劳动工资材料，职称认定材料、党团员组织关系介绍信、行政关系介绍信、党员名组织关系介绍信、行政关系介绍信、党员名册、干部职工名册、月份工资表；册、干部职工名册、月份工资表；划分保管期限永久的原则划分保管期限永久的原则l以我为主l以人为本（第11、12条）l以法为重（第1、7、12条）l以产为久（第6条）二、定期二、定期(年和年年和年)保管的文书档案保管的文书档案（教材（教材P32第八条）第八条）、本机关职能活动中形成的一般性业务文件材、本机关职能活
11、动中形成的一般性业务文件材料；料；2 2、本机关人事管理工作形成的一般性文件、本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；材料；如干部考察材料为年。机关年度考评（评如干部考察材料为年。机关年度考评（评优秀、评称职）材料为年。优秀、评称职）材料为年。如业务科年检年审通知如业务科年检年审通知3年、一般性档案室上年、一般性档案室上等级评估材料年。等级评估材料年。3 3、本机关召开会议、举办活动等形成的一般、本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；性文件材料；一是看会议牵头组织单位，是科室为主一是看会议牵头组织单位，是科室为主的一般为年，如召开首批民生档案责任的一般为年，如召开首批民生档案责任单位
12、档案工作经验交流会材料。二是看重要单位档案工作经验交流会材料。二是看重要的会议次要文件材料，如全市性档案工作会的会议次要文件材料，如全市性档案工作会议简报、典型发言等。同样有关活动也看是议简报、典型发言等。同样有关活动也看是全局性重大活动的次要文件材料为年，全局性重大活动的次要文件材料为年，科室上门指导的方案为年。科室上门指导的方案为年。、本机关一般性事务管理文件；、本机关一般性事务管理文件；、本机关关于一般性问题的请示与上级机关、本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；计报表等；、同级机关和下级机关关于一般性业
13、务问题、同级机关和下级机关关于一般性业务问题与本机关来往的请示、批复文件材料；与本机关来往的请示、批复文件材料；1010年年 如保密、安全保卫、接待工作等文件可定为如保密、安全保卫、接待工作等文件可定为年或年。年或年。如科室年度计划、总结年，月季报表如科室年度计划、总结年，月季报表年。民营企业档案工作情况汇报材料年。年。民营企业档案工作情况汇报材料年。、上级机关制发的属于本机关主管业务的一、上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；般性文件材料；如省档案局关于年重点工程项目档案如省档案局关于年重点工程项目档案管理登记工作的通知，年。（业务上级机关文管理登记工作的通知，年。（业务上级机关
14、文件材料保管期限种，一是永久，二是年）件材料保管期限种，一是永久，二是年）、上级机关和同级机关制发的非本机关主管、上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要执行的文件材料；业务但要执行的文件材料；年，如关于工资、职称、财务、纪检等方针年，如关于工资、职称、财务、纪检等方针政策文件。政策文件。、下级机关报送的年度或年度以上的计划、下级机关报送的年度或年度以上的计划、总结、统计、重要专题报告等。总结、统计、重要专题报告等。一般为年。特别重要的专题报告为年。一般为年。特别重要的专题报告为年。三、整理工作参见教材参见教材P36.一、有关定义一、有关定义（一）归档文件（一）归档文件 立档单位在其职能活
15、动中形成的、办立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。文件材料。（二）归档文件整理（二）归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序类、排列、编号、编目、装盒，使之有序 化的过程。化的过程。二、整理原则二、整理原则 遵循文件的形成规律，保持文遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。便于保管和利用。（一）（一）装订装订（二）（二）分类分类（三）（三）排列排列（四）（四）编号编号（五）（五）
16、编目编目（六）（六）装盒装盒三、整理方法三、整理方法归档文件应按件装订。归档文件应按件装订。注意注意“件件”的定义（教材的定义（教材P36）。）。（一）装订（一）装订 永久、永久、3030年保管的档案去金属年保管的档案去金属物，可采用胶水粘、三孔一线装订物，可采用胶水粘、三孔一线装订法。法。1010年保管的档案简易整理，可年保管的档案简易整理，可维持原状。维持原状。（二）分类（二）分类（1）问题分类法）问题分类法 问题分类法就是按照文件内容所说明问题分类法就是按照文件内容所说明的问题对全宗内档案文件划分类别。的问题对全宗内档案文件划分类别。根据省局要求，采用问题分类法整理根据省局要求，采用问题
17、分类法整理的，将问题固定为的，将问题固定为“党群类党群类”、“行政行政类类”、“业务类业务类”。如单位档案实在不多，可将问题固如单位档案实在不多，可将问题固定为定为“综合类综合类”、“行政类行政类”两类。两类。适用于：档案不多的市直单位；或适用于：档案不多的市直单位；或属于临时机构，不稳定变动较大；或者属于临时机构，不稳定变动较大；或者单位内部机构较复杂，不适合按组织机单位内部机构较复杂，不适合按组织机构分类；或者行业或上级部门有明确要构分类；或者行业或上级部门有明确要求。求。在今年的年检年审中将按照新分类在今年的年检年审中将按照新分类方法的要求进行检查。方法的要求进行检查。机构分类法，即根据
18、文书处理阶段形成机构分类法，即根据文书处理阶段形成和处理文件的承办科室（部门）对归档文件和处理文件的承办科室（部门）对归档文件进行分类。原则上一个科室（部门）设置一进行分类。原则上一个科室（部门）设置一个类，科室（部门）名称就是类名。个类，科室（部门）名称就是类名。采用机构分类法时，不能同时采用问题采用机构分类法时，不能同时采用问题分类法。分类法。适用于档案较多的大单位，或本系统有适用于档案较多的大单位，或本系统有明确要求的省管单位。明确要求的省管单位。（2）机构分类法）机构分类法 由业务部门起草，以本机构名义发文的，由业务部门起草，以本机构名义发文的，如果文件内容属该业务部门职责或业务范围，
19、如果文件内容属该业务部门职责或业务范围，则应归入负责起草文件的该业务部门类，否则则应归入负责起草文件的该业务部门类，否则归入发文机构的办公室类。归入发文机构的办公室类。由几个处室共同承办处理的文件一般归入由几个处室共同承办处理的文件一般归入主办机构。主办机构。采用何种分类方法，首先要遵循本采用何种分类方法，首先要遵循本系统、上级部门的要求，以保持统一性。系统、上级部门的要求，以保持统一性。如本系统、上级部门无明确的要求，则如本系统、上级部门无明确的要求，则根据本单位实际情况、查找需求来进行根据本单位实际情况、查找需求来进行选择分类方法。选择分类方法。注意！注意！（三）排列（三）排列 盒内文件排
20、列：各年度的各机构盒内文件排列：各年度的各机构（问题）类的文件，按照上级（问题）类的文件，按照上级本级本级下级的顺序进行排列。下级的顺序进行排列。像会议材料这种成套性的档案集中像会议材料这种成套性的档案集中排列。排列。（四）编号（四）编号 （1 1）对归档文件按照分类方案和）对归档文件按照分类方案和排列方法进行编号。排列方法进行编号。每年度的每个问题（机构）下的每年度的每个问题（机构）下的件号从件号从“1”1”开始流水编号。开始流水编号。例1：20112011年年“办公室办公室”排列在第一排列在第一份的上级文件，件号编制为份的上级文件，件号编制为“1”1”。20112011年年“财务科财务科”
21、排列在第一排列在第一份的上级文件，件号编制为份的上级文件，件号编制为“1”1”。其余科室同上。其余科室同上。例2：20112011年年“党群类党群类”排列在第一排列在第一份的上级文件，件号编制为份的上级文件，件号编制为“1”1”。20112011年年“行政类行政类”排列在第一排列在第一份的上级文件，件号编制为份的上级文件，件号编制为“1”1”。20112011年年“业务类业务类”排列在第一排列在第一份的上级文件，件号编制为份的上级文件，件号编制为“1”1”。（2）盖归档章 参见教材参见教材P38。归档章一般应盖。归档章一般应盖在归档文件首页上端居中的空白位置。在归档文件首页上端居中的空白位置。
22、归档章不应压盖文件字迹。归档章不应压盖文件字迹。例：为归档文件材料例：为归档文件材料局务会议记局务会议记录：传达全省档案工作会议精神录：传达全省档案工作会议精神填写归档章内容。填写归档章内容。设定此归档文件分类法：问题分类法，件设定此归档文件分类法：问题分类法，件号：号：9 9。市档案局全宗号：。市档案局全宗号：2222，责任者：邵阳，责任者：邵阳市档案局，日期：市档案局，日期：20082008年年3 3月月1010日日 。2220089行政类永久 会议记录中，一次会议作为会议记录中，一次会议作为一件对待，每次会议都要盖一个一件对待，每次会议都要盖一个归档章。归档章。注意！注意！（五）编目（五
23、）编目（1）归档文件目录）归档文件目录 参见教材参见教材P153。永久、永久、30年要求年要求要打印一式五份，一要打印一式五份，一份装在档案盒内，两份装在档案盒内，两页以上进行粘贴。其页以上进行粘贴。其余四份用归档文件目余四份用归档文件目录夹装订。录夹装订。10年目录要求打年目录要求打印两份，一份随盒，印两份，一份随盒，一份装订。一份装订。责任者指制发文件的处室或个人，即文责任者指制发文件的处室或个人，即文件的发文机关或署名者。件的发文机关或署名者。责任者一般应按文件照录，可写通用的责任者一般应按文件照录，可写通用的简称。不能使用简称。不能使用“本局本局”、“本公司本公司”等含义不明、难于判断
24、的简称。等含义不明、难于判断的简称。联合发文有三个以下责任者的，一般应联合发文有三个以下责任者的，一般应同时标出，责任者过多时可适当省略，同时标出，责任者过多时可适当省略，但立档单位是责任者的必须抄录。但立档单位是责任者的必须抄录。责任者责任者页数页数:注意会议记录的页号编制。注意会议记录的页号编制。备备 注注 备注，用于填写归档文件需要补充和说备注，用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。充、移出、销毁等等。备注栏，缺少请示或批复要标清。如需备注栏，缺少请示或批复要标清。如需要说明的内容较多，备注栏难以填写时，要说明
25、的内容较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加可在备注栏中加“*”号，将具体内容填号，将具体内容填入备考表。入备考表。（2 2）归档文件目录夹）归档文件目录夹永久、永久、30年、年、10年的归档年的归档文件目录要文件目录要分开装订。分开装订。参见教材参见教材P38.每个年度的目录前要每个年度的目录前要加一张归档文件目录封面，以示区分。加一张归档文件目录封面，以示区分。（六）装盒（1 1）材料装盒：）材料装盒：归档文件目录归档文件目录归档文件归档文件备备考表考表。归档文件按件号顺序装盒。不归档文件按件号顺序装盒。不同年度、不同保管期限的归档文件同年度、不同保管期限的归档文件不可混于一盒。不可混于一
26、盒。（2）填写档案盒项目）填写档案盒项目A、封面、封面 盖全宗章，盖全宗章，不要写案卷不要写案卷标题。标题。盖全宗章使用的工具：盖全宗章使用的工具：长方形盒长方形盒+海绵，一得阁墨汁，全宗章。海绵，一得阁墨汁，全宗章。目前无全宗章的单位，可与目前无全宗章的单位，可与兰台服务部联系刻章。兰台服务部联系刻章。盖全宗章诀窍：左中右均匀用力按三下盖全宗章诀窍：左中右均匀用力按三下B、脊背 现机构（问题）现机构（问题）栏目不能随意填写，栏目不能随意填写，要么是要么是“党群类党群类”、“行政类行政类”、“业业务类务类”，要么是单，要么是单位内设机构的全称位内设机构的全称或规范性简称。或规范性简称。参见教材
27、参见教材P39.项目内容的填写项目内容的填写盒号盒号 盒号最好盒号最好使用铅笔填写，使用铅笔填写，一是方便自己一是方便自己改动，二是方改动，二是方便移交进馆可便移交进馆可能要做的调整。能要做的调整。注意盒号如何与上一年度的盒号衔接。注意！采用问题或机采用问题或机构分类法后，构分类法后，档案仍按保管档案仍按保管期限分三个流期限分三个流水盒号。但要水盒号。但要注意固定摆放注意固定摆放的前后顺序。的前后顺序。备考表盒内文件情况说明：填写盒内文件盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。整理人：负责整理归档文件的人员整理人：负责整理归档文件的人员姓名。姓名。检查人：负责检查归档文件整理质检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。量的人员姓名。日期：归档文件整理完毕的日期。日期：归档文件整理完毕的日期。签名不可打印。签名不可打印。注意！
