1、会计信息化学习目标掌握用友ERP-U872软件中总账管理系统初始化设置及日常业务处理的相关内容；理解总账管理系统初始化设置的意义；掌握总账管理系统初始化设置的具体内容和操作方法；掌握总账管理系统日常业务处理的各种操作。目录一、总账与总账管理系统二、总账管理系统业务流程及特征三、总账管理系统的功能应用模块（1）系统初始化设置一、总账与总账管理系统（2）出纳管理（3）会计的日常业务管理（4）账簿管理（5）期末业务处理二、总账管理系统业务流程及特征（一）总账管理系统业务流程1.手工环境下总账管理系统的数据处理流程2.计算机环境下总账管理系统的数据处理流程3.计算机环境下和手工环境下总账管理系统的数据
2、处理流程的区别二、总账管理系统业务流程及特征 （一）总账管理系统业务流程图4-1总账管理系统业务流程图二、总账管理系统业务流程及特征（一）总账管理系统业务流程图4-2手工环境下总账管理系统的数据处理流程图1.手工环境下总账管理系统的数据处理流程二、总账管理系统业务流程及特征 （一）总账管理系统业务流程图4-3计算机环境下总账管理系统的数据处理流程图2.计算机环境下总账管理系统的数据处理流程二、总账管理系统业务流程及特征（一）总账管理系统业务流程3.计算机环境下和手工环境下总账管理系统的数据处理流程的区别（1）数据处理的起点与终点不同。（2）数据处理方式不同。（3）数据存储方式不同。（4）对账方
3、式不同。（5）会计资料的查询、统计方式不同。二、总账管理系统业务流程及特征（二）总账管理系统的特征（1）规范性强，一致性好（3）控制要求严格，正确性要求高（2）综合性强，在整个会计信息系统中起核心作用三、总账管理系统的功能应用模块图4-4总账管理系统的功能应用模块分布图一、总账管理系统的初始化设置（一）参数设置 控制参数一般包括是否对凭证日期进行序时控制，是否对支票进行控制，是否进行赤字控制，是否允许修改或作废他人填制的凭证，是否对制单权限进行细化，是否允许在总账管理系统中使用其他子系统的受控科目进行制单，出纳凭证是否必须由出纳签字，凭证是否必须由主管签字，凭证审核是否控制到操作员，记账汇率方
4、式等。一、总账管理系统的初始化设置（二）基础数据设置1.定义外币及汇率5.录入期初数据2.建立会计科目4.设置常用凭证的摘要3.设置凭证类别一、总账管理系统的初始化设置1.定义外币及汇率 汇率管理是专为外币核算服务的。企业有外币业务，因而要进行外币及汇率的设置。其作用是既可减少录入汇率的次数和差错，又可以避免在汇率发生变化时出错。（二）基础数据设置一、总账管理系统的初始化设置2.建立会计科目 （1）会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求，凡是报表所用数据均需从系统中获取，系统中必须设立相应的会计科目。（2）会计科目必须保持科目间的协调性和体系的完整性，不能只有下级而无上级；既要设置总账科目，
5、又要设置明细科目，以提供详细的会计核算资料。（二）基础数据设置一、总账管理系统的初始化设置2.建立会计科目（二）基础数据设置图4-5“会计科目”窗口一、总账管理系统的初始化设置（二）基础数据设置3.设置凭证类别 （1）会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求，凡是报表所用数据均需从系统中获取，系统中必须设立相应的会计科目。（2）会计科目必须保持科目间的协调性和体系的完整性，不能只有下级而无上级；既要设置总账科目，又要设置明细科目，以提供详细的会计核算资料。一、总账管理系统的初始化设置（二）基础数据设置4.设置常用凭证的摘要 在企业应用平台“基础设置”选项卡中，单击“基础设置”选项，然后再单击“
6、其他常用凭证摘要”命令，打开“常用摘要”对话框，将经常出现的凭证摘要进行预先设置，以便日后填制凭证时随时调用，简化凭证的填制过程，如图4-6所示。一、总账管理系统的初始化设置（二）基础数据设置4.设置常用凭证的摘要图4-6“常用摘要”对话框一、总账管理系统的初始化设置（二）基础数据设置4.设置常用凭证的摘要图4-7录入凭证摘要和编码一、总账管理系统的初始化设置（二）基础数据设置5.录入期初数据 （1）资产类合计是否等于负债类加所有者权益类合计。（2）上级科目值与所属下级科目对应值的合计是否相等，以及辅助账的合计是否与其上级科目对应值相等。（3）所有科目的借方发生额合计是否等于所有科目的贷方发生
7、额合计。二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理（二）出纳管理（三）账簿查询二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理图4-8凭证管理流程二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理 1.凭证录入 2.填制凭证 3.复核凭证 4.记账凭证二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理5.作废/恢复凭证6.整理凭证7.冲销凭证8.查询凭证二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理1.凭证录入 凭证录入是总账管理系统的数据入口，是会计信息化系统中重要的日常工作。凭证录入后，其他许多工作如记账、报表编制及银行对账等几乎由计算机自动完成。因此，凭证录入对整个会计信息化系统起着至关重要的作用。二、
8、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理2.填制凭证 在总账单个模块运行的会计信息化系统中，编制和输入记账凭证主要有两种方式:后台处理方式，即先由手工编制好记账凭证，经过审核确认无误以后，再集中输入计算机的方式；前台处理方式，即根据已经批准报销的原始单据直接在计算机上填制凭证的方式。二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理2.填制凭证图4-9打开“填制凭证”窗口二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理2.填制凭证图4-10增加凭证二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理2.填制凭证图4-11“辅助项”对话框二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理2.填制凭证图4-12辅助项目凭
9、证的填制完成二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理3.复核凭证（3）审核凭证（2）主管签字（1）出纳签字二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理3.复核凭证图4-13执行“审核凭证”命令二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理3.复核凭证图4-14“凭证审核”对话框二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理3.复核凭证图4-15成批审核凭证二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理4.记账凭证 编制生成的记账凭证经过复核后，便可以记账了。如果期初余额试算不平衡，那么将不能记账；如果上月未结账，那么本月不能记账。二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理5.作废/恢复凭证 （
10、1）如果发现凭证填制有误，那么应在已经填制完整的凭证窗口中先查找到需要删除的凭证，将其打开，然后执行“制单”“作废/恢复”命令，如图4-16所示。该凭证将被系统标上“作废”字样，数据内容不变，不能修改，不能审核。作废盖章凭证如图4-17所示。二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理5.作废/恢复凭证图4-16作废/恢复凭证二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理5.作废/恢复凭证图4-17作废盖章凭证二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理5.作废/恢复凭证 （2）如果再次执行“作废/恢复”命令，用鼠标直接单击制单界面中的“恢复”项，则系统将会恢复对该张凭证的作废界面。（3）在执行
11、作废凭证之前，先要将作废的凭证进行整理，如图4-18所示。（4）选择自己需要作废凭证的时间，如图4-19所示。二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理5.作废/恢复凭证图4-18整理凭证图4-19“凭证期间选择”对话框二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理5.作废/恢复凭证 （5）直接单击“确定”按钮，系统就会弹出如图4-20所示的“作废凭证表”对话框。在图4-20所示的对话框中用户直接单击“Y”，然后单击“确定”按钮，系统将会直接删除该凭证。二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理5.作废/恢复凭证图4-20“作废凭证表”对话框二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理5.作
12、废/恢复凭证 如果要彻底删除标有“作废”字样的凭证，就执行“制单”“整理凭证”命令，选择要整理的月份，单击“确定”按钮后，系统显示作废凭证整理列表。当选择好要删除的作废凭证之后，单击“确定”按钮，系统将这些凭证从数据中删除掉，并对剩下的凭证重新进行排号，如图4-21所示。二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理5.作废/恢复凭证图4-21删除作废凭证后的排号二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理6.整理凭证 凭证整理就是删除所有作废凭证，并对未记账的凭证重新编号。如果本月已有凭证记账，那么本月的最后一张记账凭证之前的凭证将不能作废整理，只能对其后面未记账的凭证进行整理。若想进行凭证整
13、理，应先用恢复记账前状态功能，使其恢复到本月初的记账前状态，再做凭证处理。二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理7.冲销凭证 对于已经记账的凭证，如果发现错误，那么可执行“制单”“冲销凭证”命令，制作红字冲销凭证。通过红字冲销法增加的凭证，应视同正常凭证进行保存与管理。二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理8.查询凭证 总账管理系统的填制凭证功能不仅是各个账簿数据的输入口，还提供了强大的信息查询功能。通过填制凭证功能，既可以查询符合条件的凭证信息，还可以查看当前科目的最新余额、外部系统制单信息与明细账等。二、总账管理系统的日常业务处理（二）出纳管理 （1）在企业应用平台中执行左上角
14、的“重注册”命令，打开“登录”对话框，以“003张出纳”的身份注册进入企业应用平台，再进入总账管理系统，执行“业务工作”“总账”“凭证”“出纳签字”命令，打开“出纳签字”对话框，如图4-22与图4-23所示。二、总账管理系统的日常业务处理（二）出纳管理图4-22执行“出纳签字”命令图4-23“出纳签字”对话框二、总账管理系统的日常业务处理（二）出纳管理图4-24显示出纳凭证一览表（2）在“出纳签字”对话框里设定需要签字凭证的选择条件，单击“确定”按钮，就会显示凭证一览表，如图4-24所示。二、总账管理系统的日常业务处理（二）出纳管理图4-25成批出纳签字（3）单击“确定”按钮，执行“出纳”“成
15、批出纳签字”命令，即可对凭证进行成批出纳签字，如图4-25所示。二、总账管理系统的日常业务处理（二）出纳管理图4-26出纳签字凭证列表（4）单击“成批出纳签字”选项之后，系统会弹出凭证列表，若凭证已签字完毕，则单击“确定”按钮，完成出纳签字。出纳签字凭证列表如图4-26所示。二、总账管理系统的日常业务处理（三）账簿查询1.日记账输出模块2.明细账输出模块一、自动转账二、对账及试算平衡三、期末结账一、自动转账2.自动生成转账凭证1.定义自动转账分录3.自动转账处理（一）自动转账的处理步骤一、自动转账（1）在业务工作栏中执行“总账”“期末”“转账定义”“自定义转账”命令，如图4-27所示。图4-2
16、7执行自定义转账命令（一）自动转账的处理步骤一、自动转账（2）进行自定义转账设置。在“自定义转账设置”窗口中单击“增加”按钮，录入转账目录，填写转账序号，选择转账说明和凭证类别，如图4-28与图4-29所示。图4-28“自定义转账设置”窗口（一）自动转账的处理步骤一、自动转账图4-29录入自定义转账信息（一）自动转账的处理步骤一、自动转账图4-30选择公式名称和函数名（3）自定义转账录入完成后，打开公式向导，选择所需要的公式名称和函数名，如图4-30与图4-31所示。（一）自动转账的处理步骤一、自动转账（一）自动转账的处理步骤图4-31完成公式与函数的选择（3）自定义转账录入完成后，打开公式向
17、导，选择所需要的公式名称和函数名，如图4-30与图4-31所示。一、自动转账2.自定义结转1.汇兑损益结转3.期间损益结转（二）自动转账的类型一、自动转账（二）自动转账的类型1.汇兑损益结转图4-32执行“汇兑损益”命令一、自动转账（二）自动转账的类型1.汇兑损益结转图4-33“汇兑损益结转设置”对话框一、自动转账（二）自动转账的类型2.自定义结转图4-34“转账生成”对话框一、自动转账（二）自动转账的类型3.期间损益结转图4-35“期间损益结转设置”对话框二、对账及试算平衡图4-36“对账”对话框二、对账及试算平衡图4-37试算平衡表三、期末结账2.期末结账的控制措施1.期末结账的主要过程3
18、.具体实验操作三、期末结账1.期末结账的主要过程（1）备份结账前的数据，以防突然或偶然事故造成结账失败时，便于恢复到结账前的状态。（2）检查该月的所有凭证是否均已记账，结账日期是否正确，其他相关子系统的数据是否传递完毕等。若结账条件不满足，则不能结账。（3）如果是年终结账，那么系统会产生下年度的空白账户文件，并结转年度余额。（4）结账成功后，系统将做结账标志。三、期末结账2.期末结账的控制措施（1）上月未结账，则本月不能结账。（2）上月未结账，则本月不能记账，但一般允许填制、审核凭证。（3）本月还有未记账凭证时，则本月不能结账。（4）已结账月份不能再填制凭证。（5）结账只能由有结账权的人进行。
19、（6）每月可记账多次，但只能结账一次。（7）若总账管理系统与其他业务核算系统同时使用，则应检查其他业务是否核算完毕。三、期末结账3.具体实验操作（1）在“业务工作”栏中执行“总账”“期末”“结账”命令，出现“结账”对话框，单击“月份”，选择“开始结账”，然后单击“下一步”按钮，如图4-38所示。图4-38开始结账三、期末结账3.具体实验操作（2）系统弹出“结账”对话框，如图4-39所示。账簿对账完毕后，单击“下一步”按钮。图4-39结账三、期末结账3.具体实验操作（3）对账完毕以后，主管对凭证进行签字，如图4-40所示。图4-40对账完成三、期末结账3.具体实验操作（4）主管签字完成以后，该凭证需要审核，如图4-41所示。该凭证经审核完成以后方可记账。图4-41“凭证审核”对话框三、期末结账3.具体实验操作（5）弹出提示记账完毕的对话框，表明记账成功，单击“确定”按钮，如图4-42所示。图4-42提示记账完毕
