1、第一节第二节采购管理系统第八章 采购管理系统概述采购管理系统初始化第三节采购管理系统日常处理采购管理系统概述第一节 采购管理系统功能概述采购管理系统与其他管理系统的关系一采购管理系统功能概述采购管理系统的功能主要包括三个方面：采购管理系统初始化设置包括采购管理业务处理所需要基础信息设置、选项参数设置和期初数据处理等。1采购管理系统初始化设置 采购业务处理主要包括请购、订购、到货、入库、采购发票和采购结算等业务的处理，用户可以根据实际情况灵活处理普通采购业务、直运业务、现付业务等业务类型。2采购业务处理 采购管理系统提供了各种单据表、统计表和账表的查询功能，同时还提供各种采购分析表，用户可以据此
2、对采购过程中发生的业务进行及时查询，并通过统计分析更合理地作出决策和规划。3综合查询二采购管理系统与其他管理系统的关系采购管理系统与其他管理系统的关系采购管理系统与其他管理系统的主要关系如下图所示：直运采购发票采购成本采购发票付款信息采购订单、到货单销售订单、发票采购入库单直运采购发票应付款管理系统采购管理系统存货核算系统库存管理系统销售管理系统采购管理系统初始化第二节 基础设置选项设置采购期初处理一基础设置1仓库档案设置其基本操作如下：设置仓库档案 （1）在企业门户“设置”页签中选择【基础档案】【业务】【仓库档案】菜单，打开“仓库档案”窗口。（2）单击【增加】按钮，打开“增加仓库档案”对话框
3、，输入仓库编码、仓库名称、所属部门和计件方式等信息，如右图所示。（3）单击【保存】按钮，保存设置，单击【退出】按钮返回。2收发类别设置其操作如下：收发类别设置是设置材料的出入库类别，以便用户对材料的出入库情况进行分类汇总统计。（1）选择【业务】【收发类别】菜单，打开“收发类别”窗口。（2）单击【增加】按钮，输入类别编码、类别名称和收发标志等，如左图所示，单击【保存】按钮保存设置。设置收发类别3采购类型设置其操作如下：采购类型是由用户根据企业需要自行设定的项目。（1）选择【基础档案】【业务】【采购】菜单，打开“采购类型”窗口。（2）单击【增加】按钮，输入采购类型编码、采购类型名称和入库类别等信息
4、，设置完成如右图所示。采购类型设置4销售类型设置销售类型设置的操作与采购类型设置相似：可选择企业门户“设置”页签中选择【业务】【销售类型】菜单，在“销售类型”窗口中进行设置，如右图所示。销售类型设置提示：“出库类别”栏所选择的出库类别必须是在“收发类别”中设置完成的收发类别，并且出库类别是收发标志为“发”的部分，收发标志为“收”的收发类别不能作为出库类别。属于定额内合理损耗的，应视同提高入库货物的单位成本，不另作账处理；运输部门或供货单位造成的短缺毁损，属于定额外非合理损耗的，应根据不同情况分别进行账务处理。5非合理损耗类型 单据设计与应收、应付管理系统中单据设计功能与操作相似，可在“单据设置
5、”功能中，选择采购单据类型，进行相应的格式及编码设置。6单据设计 用户在处理采购业务或销售业务中的运输方式时，应先行在本功能中设定这些运输方式，并可对运输方式进行管理。7发运方式 产品结构用来定义产品的组成成分及其数量，以便配比出库、组装拆卸、消耗定额、产品材料成本、采购计划及成本核算的引用。产品结构中引用的物料必须首先在存货档案中定义，然后才能在产品结构中引用。8产品结构 在销售业务中会有许多不同的费用发生，如代垫费用、销售支出等，处理这些费用时应首先设置费用项目，以方便统计和管理。9费用项目二选项设置 系统选项也称系统参数、业务处理控制参数，是指在采购业务处理过程中所使用的各种控制参数。选
6、项的设置将决定用户使用系统时的业务流程、业务模式和数据流向。选择【供应链】【采购管理】【设置】【采购选项】菜单，打开采购系统选项设置对话框，如左图所示，其中包括“业务及权限控制”、“公共及参照控制”和“采购预警和报警”三个选项，用户根据本单位实际情况进行设置。选项设置三采购期初处理1期初数据录入期初数据包括期初受托代销商品期初在途存货 初次使用采购管理系统，为保证其数据的连贯性应先输入采购系统的期初数据。期初暂估入库 期初暂估入库 在启用采购管理系统时，存货已经入库，但尚未收到供货单位的采购发票，可以对货物进行暂估入库，其操作如下：录入期初采购入库单 （1）选择【采购管理】【业务】【入库】【入
7、库单】菜单，打开“期初采购入库单”窗口。（2）输入入库日期，选择仓库、供货单位、部门、入库类别及采购类型等信息。（3）输入存货编码、数量及单价，如右图所示，单击【保存】按钮。在启用采购管理系统时，已取得供货单位的采购发票，但货物还没有收到，可先调用“期初采购发票”录入发票数据，待货物入库后填制“采购入库单”，进行采购核算。通过【业务】【发票】菜单，调用期初采购发票录入期初在途存货数据。期初在途存货 在启用采购管理系统时，将没有与供货单位结算完的受托代销入库记录录入系统，以便在受托代销商品销售后，能够进行受托代销结算。选择【业务】【入库】【受托代销入库单】菜单，打开“采购入库单”录入期初数据。期
8、初受托代销商品提示：只有在建立企业账套时，选择“商业”企业类型，才能在此处理受托代销业务。2期初记账其操作步骤如下：期初记账是将采购期初数据记入有关采购账；期初记账后，期初数据不能增加、修改，除非取消期初记账。（1）选择【设置】【采购期初记账】菜单，打开“期初记账”对话框，如下图所示。采购期初记账 （2）单击【记账】按钮，系统提示“期初记账完毕”，单击【确定】按钮，完成期初记账。提示：采购管理系统如果不执行期初记账，无法开始日常业务处理，因此，如果没有期初数据，也需执行期初记账。采购管理系统如果不执行期初记账，库存管理系统和存货管核算系统不能记账。若要取消记账，可选择【设置】【采购期初记账】菜
9、单，单击【取消记账】按钮即可。采购管理系统日常处理第三节 普通采购业务其他采购业务综合查询期末处理一普通采购业务普通采购业务适用于大多数企业的日常采购业务，采购业务处理的全过程如下：采购订货采购到货采购入库采购请购采购发票采购结算1采购请购其操作如下：采购请购是指企业内部向采购部门提出采购申请，或采购部门汇总企业内部采购需求提出采购清单。请购是采购业务处理的起点，审核后的采购请购单可参照生成采购订单。（1）选择【业务】【请购】【请购单】菜单，打开“采购请购单”窗口。（2）单击【增加】按钮，输入日期、部门、采购类型及业务员。（3）选择存货编号，输入数量、无税单价、需求日期和供应商等信息，如右图所
10、示。（4）单击【保存】按钮，单击【退出】按钮返回。采购请购单2采购订货 订货是指企业与供应商确定要货需求，签订采购合同或采购协议等，在采购业务流程中，订货环节也是可以根据企业的具体情况选择的。采购订单可以手工录入，也可以参照请购单、销售订单生成。手工输入 （1）选择【业务】【订货】【采购订单】菜单，打开“采购订单”窗口。（2）单击【增加】按钮，输入采购订单的各项信息，如左图所示。（3）单击【保存】按钮，单击【审核】按钮，完成审核，单击【退出】按钮返回。采购订单 参照请购单输入 （1）在“采购订单”窗口中单击【增加】按钮，将鼠标放于某一可输入文本的区域，单击鼠标右键，在下列菜单中选择“拷贝采购请
11、购单”，如右图所示，打开“过滤”条件窗口。参照输入采购订单 （2）可选择相应的过滤条件，也可直接单击【过滤】按钮，打开“生单选单列表”，双击需要参照的采购请购单对应的“选择”栏，显示“Y”标记，如下图所示。（3）单击【确定】按钮，系统自动将采购请购单相关信息带入采购订单，单击【保存】按钮。生单选单列表3到货处理 采购到货是采购订货和采购入库的中间环节。采购到货单是可选单据，用户可以根据业务需要选用。由采购业务员根据供方通知或送货单填写。确认对方所送货物、数量、价格等信息。并以入库通知单的形式传递到仓库作为收货的依据。到货单的填制与订货单相似，可选择【到货】【到货单】菜单，打开“采购到货单”窗口
12、进行填制，如右图所示。采购到货单4采购入库 采购入库是对供应商提供的货物进行质量检验合格后，放入指定仓库的处理。进行采购入库处理要填写采购入库单，可以直接填制，也可以拷贝生成，选择【业务】【入库】【入库单】菜单，打开“采购入库单”窗口，填制入库单信息，如左图所示。采购入库单5采购发票 采购发票是供应商开出的销售货物的凭证，系统将根据采购发票确认采购成本，并据以登记应付账款。采购发票按业务性质蓝字发票红字发票按发票类型增值税专用发票普通发票运费发票 在【业务】【发票】菜单中，选择需要填写的发票，如“普通采购发票”，打开相应的发票窗口，填制发票信息，如右图所示。填制采购发票 填制发票 （1）如果企
13、业有现付业务，在填制完发票并保存后，单击【现付】按钮，打开“采购现付”对话框，如左图所示。采购现付 现付业务 （2）输入结算方式、结算金额、票据号和银行账号，单击【确定】按钮，即对当前票据进行现付处理，发票左上角显示“已现付”标记，如右图所示。完成现付业务处理6采购结算 采购结算也称采购报账，是指采购核算人员根据采购入库单、采购发票核算采购入库成本；采购结算的结果是采购结算单，它是记载采购入库单记录与采购发票记录对应关系的结算对照表。采购结算分为自动结算、手工结算两种方式；运费发票可以单独进行费用折扣结算。（1）选择【业务】【采购结算】【自动结算】菜单，打开“自动结算”条件过滤对话框，如左图所
14、示。（2）输入过滤条件，选择结算模式，单击【确认】按钮，系统提示结算成功，单击【确定】按钮。自动结算 自动结算 自动结算是由系统自动将符合结算条件的采购入库单记录和采购发票记录进行结算。系统按照入库单和发票、红蓝入库单和红蓝发票三种结算模式进行自动结算。提示：结算完成后可以在“结算单列表”中查询结算结果。结算完成后，在“手工结算”窗口将不显示已经结算的入库单和发票。若因某种原因需要修改或删除入库单、采购发票。需先取消采购结算，可选择【采购结算】【结算单列表】菜单，打开“采购结算列表”，选择要取消的采购结算表，单击【删除】按钮。（1）选择【采购结算】【手工结算】菜单，打开“手工结算”窗口。（2）
15、单击【选单】按钮，打开“结算选单”对话框，单击【过滤】按钮，打开“条件输入”对话框，如右图所示。选择结算单据 手工结算 手工结算时可拆单、拆记录，可以对一行入库记录进行分次结算，也可以同时对多张入库单和多张发票进行手工结算。（3）输入过滤条件，单击【确定】按钮，返回“结算选单”对话框，单击【刷票】按钮，则将符合过滤条件的未结算发票记录带入发票列表（屏幕上方）。单击【刷入】按钮，则将符合过滤条件的未结算的入库单记录带入入库单列表（屏幕下方），双击需结算的发票和入库单对应的“选择Y”栏，显示“Y”标记，如左图所示。结算选单 （4）单击【确定】按钮，返回“手工结算”窗口，即显示需要结算单据汇总列表，
16、如右图所示。（5）单击【结算】按钮，系统提示“完成结算”，单击【确定】按钮，即完成手工结算。手工结算二其他采购业务1直运业务 直运业务是指产品无须入库直接完成购销业务，由供销商直接将商品发给企业客户，不经过实务的入库处理，财务结算由供销双方通过直运销售发票和直运采购发票分别与企业结算。直运业务的类型有两种：普通直运业务和必有订单直运业务。直运业务订货订货客 户企 业供应商销售发票采购发票发 货2受托代销业务 受托代销是一种先销售后结算的采购模式。受托代销的业务流程1 双方签订供销合同，用户为受托方，供货商为委托方，用户录入采购订单。2 委托方发货、受托方收货，采购部门填制受托代销到货单。4 受
17、托方售出代销商品后，手工开具代销商品清单交委托方，委托方开具手工发票。5 受托方通过受托代销结算，系统自动生成受托代销发票和受托代销结算单。3 用户仓库办理入库手续，填制受托代销入库单。三综合查询1单据查询 在采购管理系统中可以通过“请购单列表”、“采购订单列表”、“到货单列表”、“入库单列表”、“采购发票列表”和“结算单列表”及时对请购、订货、到货、入库、发票及结算情况进行查询。2账表查询账表查询中包括了统计表、采购账簿和采购分析三大类账表。包括采购管理中的各种明细表和统计表，如到货明细表、采购明细表、采购综合统计表等。统计表 用以查询采购管理系统中的各种余额表和账簿，如在途货物余额表、代销
18、商品台账等。采购账簿 用以查看各种分析表，如采购成本分析、采购费用分析等，通过对比分析，可以及时掌握采购环节业务情况，为事中控制、事后分析提供依据。采购分析可以通过【采购管理】【账表】菜单进行各类账表的查询。四期末处理1月末结账 月末结账是将当月的单据数据封存，并将当月的采购数据记入相关账表。其操作如下：（1）选择【采购管理】【月末结转】菜单，打开“月末结转”对话框。（2）单击要结账月份对应的“选择标记”栏，显示“选中”字样，如右图所示。（3）单击【结账】按钮，系统提示“月末结账完毕！”，单击【确定】按钮，完成本月结账。月末结账提示：没有期初记账，将不允许月末结账。系统不允许跳月结账，只能从未结账的第一个月逐月结账。上月未结账，本月单据可以正常操作，不影响日常业务的处理，但本月不能结账。如果需要对业务单据进行更改，需先取消本月结账，其操作如下：（1）在“月末结账”对话框中选中要取消结账的月份，单击【取消结账】按钮。（2）系统提示“取消月末结账完毕！”单击【确定】按钮，即取消本月结账。2取消结账提示：若采购管理系统与应付款管理系统、库存管理系统和存货核算系统集成使用，在应付款管理系统、库存管理系统或存货核算系统结账后，采购管理系统不能取消结账。取消月末结账也不允许跳月，只能从最后一个结账月份逐月取消。
