1、石化盈科业务技术部知识分享-PPT文档的制作20142014年年1 1月月知识分享的准备思路受众分析与素材准备 受众的组成、接受习惯、希望从本次沟通中得到的内容 收集石化盈科的CI材料、业务技术部的现用模板 自己手中有的培训素材培训需求PPT设计心得 PPT的Style 咨询PPT中的YES&NO 如何设计整篇和单页PPTPPT制作技巧 工具的准备 PPT的操作 PPT的修改与完善借助PPT的沟通 书面沟通：邮件发送注意事项等 演讲技巧附录 参考书目 PPT模板PPT设计心得目录1选择适当的PPT风格2PPT的整体设计3页面设计的基本原则4PPT的配色受众分析是进行一切沟通活动的必要准备你的受
2、众是谁？听众有什么个性偏好？（色彩、语速、文字、结构）听众想收获什么？听众如何获取信息？（视觉型、听觉型、感觉型）一个PPT只对一类人服务，不要试图在一个PPT里面既讲管理又讲技术 演讲PPT的场合非常重要，是一对一？或是一对多？或是公开演讲你的PPT永远为受众服务，设计的时候千万不要以自我为中心!根据所要传递的信息内容选择适当的PPT风格工作报告企业宣传项目宣讲培训课件咨询方案休闲娱乐竞聘演说其他风格q“简明简明”的页面风格的页面风格q每一页都有故事线，故事线概括每一页都有故事线，故事线概括了本页的主要内容了本页的主要内容q结构完整，整套结构完整，整套PPTPPT有清晰的起承有清晰的起承转合
3、的结构转合的结构q内容完整，受众通过内容完整，受众通过PPTPPT的阅读就的阅读就能掌握咨询建议的全部内容能掌握咨询建议的全部内容qPPTPPT内容的各部分之间，有过渡页内容的各部分之间，有过渡页相区隔，并体现结构关系相区隔，并体现结构关系q所有的引用数据需要注明数据来所有的引用数据需要注明数据来源源q作为交付物，每一页都有公司的作为交付物，每一页都有公司的LOGOLOGOqPPTPPT中的画图主要是为了体现文字中的画图主要是为了体现文字内容的结构关系，力求简洁，尽内容的结构关系，力求简洁，尽量少用渐变色和阴影、量少用渐变色和阴影、戒颜色过戒颜色过亮、面积过大、或者位置过突出亮、面积过大、或者
4、位置过突出q不要使用消极、贬低的图片和文不要使用消极、贬低的图片和文字字q尽量少使用动画，包括页面切换尽量少使用动画，包括页面切换动画以及页面内的动画动画以及页面内的动画q不要将客户的不要将客户的LOGOLOGO与本公司的平与本公司的平放在一起，如果一定要同时使用放在一起，如果一定要同时使用两个两个LOGO,LOGO,可以分别在页眉和页脚可以分别在页眉和页脚使用使用通过PPT制作中的“YES”&“NO”了解什么是咨询的PPT咨询方案PPT应有的特点咨询方案PPT中应避免的 目录1选择适当的PPT格2PPT的整体设计3页面设计的基本原则4PPT的配色用讲故事的思路来进行PPT的设计整份PPT的故
5、事每页PPT的故事n PPT架构n PPT导航n 页面排版n 视线引导只有被一条线索、一种结构、一套逻辑贯穿起来的内容才构成为一个故事PPT的构思设计在制作PPT前应首先梳理出清晰的故事线整份PPT的故事设计（1）快速列出中心思想列出分析问题的经典框架n分析可以获得的素材n将素材放进对应的框架下完成金字塔构建你的“金字塔”自上而下金字塔原理整份PPT的故事设计（2）完成金字塔n零星的素材n想办法搜集更多n构建初步的框架结构n不断发现新的素材材料n框架结构逐步完善n调整素材材料分类n给框架补充新的内容n形成完整的框架结构和内容支撑n好的金字塔结构可以不断重复复用构建你的“金字塔”自下而上金字塔原
6、理最终成稿的整份PPT的情节有很多种类说明式片头封面目录过度过度过度正文过度结尾片头封面封面内页封面结尾罗列式片头场景一场景二场景三场景四场景五结局故事式PPT演义剖析式过度过度片头封面抒情式你的情节片头引子结尾过度问题方案剖析结尾背景事件观点PPT演义 PPT有标题页、正文、结束页三类幻灯片，体现你的逻辑性 完成PPT之后，切换到“浏览视图”，整体看看有没有不协调的地方单页PPT的故事设计（1）：逻辑关系的设计逻辑关系 PPT的结构逻辑要清晰、简明 常见的逻辑关系有并列、综合、递进、层级、冲突、包含、对比、关联、交叉、组织、扩散、强调、联动、循环等 各种PPT模板里都有现成的逻辑关系模板，在
7、制作PPT时可以选择使用，但往往简单的模板更好用单页PPT的故事设计（2）：页面排版的设计页面排版视线引导 单个幻灯片布局要有空余空间，要有均衡感 12字真言：“能用图，不用表；能用表，不用字”Magic Seven法则（7士259）：每张幻灯片传达5个概念效果最好，7个概念人脑恰恰好可以处理，超过9个概念负担太重了根据人们阅读时的视线习惯将PPT的页面划分为不同区域主要视觉区高潜力区中轴区低潜力区终端区基本原则：从左到右、从上到下PPT页面中视线引导的应用趋向相同形状向下一号码移动沿箭头移动趋向相同颜色目录1选择适当的PPT格2PPT的整体设计3页面设计的基本原则4PPT的配色PPT页面设计
8、的基本原则要懂点设计原则n 图文排版是否对齐n 表格正文是否对齐n 页面标题是否对齐对齐n 段落间距是否对齐对齐是制作整洁PPT的首要原则小CASE 创新的重要性，大多数的企业都能认识到，问题在于如何把认识转换成做到，如何真正的把创新做为一种文化，融 入到企业的生存和发展当中。那么，鼓励创新文化，需要什么前提条件呢？其一，要放权、要自由；员工有一 定权力，有足够的自由，才敢于做一些突破现有限制的事 情，尝试新的东西，只有去突破、去尝试，才有创新的可 能。其二，要容许失败；容许失败，免除了创新尝试的后顾之忧，毕竟创新的过程往往是经历很多失败之后，才能 找到一条正确的路；没有失败，意味着没有尝试，
9、也意 味着没有创新。创新的重要性，大多数的企业都能认识到，问题在于如何把认识转换成做到，如何真正的把创新做为一种文化，融入到企业的生存和发展当中。那么，鼓励创新文化，需要什么前提条件呢？其一，要放权、要自由；员工有一定权力，有足够的自由，才敢于做一些突破现有限制的事情，尝试新的东西，只有去突破、去尝试，才有创新的可能。其二，要容许失败；容许失败，免除了创新尝试的后顾之忧，毕竟创新的过程往往是经历很多失败之后，才能找到一条正确的路；没有失败，意味着没有尝试，也意味着没有创新。n 无关内容是否分离n 段落层次是否区隔n 图片文字是否协调聚拢n 相关内容是否汇聚通过聚拢形成有意义的内容小CASE创新
10、的重要性，大多数的企业都能认识到，问题在于如何把认识转换成做到，如何真正的把创新做为一种文化，融 入到企业的生存和发展当中。那么，鼓励创新文化，需要什么前提条件呢？其一，要放权、要自由；员工有一 定权力，有足够的自由，才敢于做一些突破现有限制的事情，尝试新的东西，只有去突破、去尝试，才有创新的可能。其二，要容许失败；容许失败，免除了创新尝试的后顾之忧，毕竟创新的过程往往是经历很多失败之后，才能找到一条正确的路；没有失败，意味着没有尝试，也意味着没有创新。创新的重要性，大多数的企业都能认识到，问题在于如何把认识转换成做到，如何真正的把创新做为一种文化，融入到企业的生存和发展当中。那么，鼓励创新文
11、化，需要什么前提条件呢？其一，要放权、要自由；员工有一定权力，有足够的自由，才敢于做一些突破现有限制的事情，尝试新的东西，只有去突破、去尝试，才有创新的可能。其二，要容许失败；容许失败，免除了创新尝试的后顾之忧，毕竟创新的过程往往是经历很多失败之后，才能找到一条正确的路；没有失败，意味着没有尝试，也意味着没有创新。小CASEn 更改字号n 变换颜色对比n 突出重点通过对比捕捉注意力小CASE创新的重要性，大多数的企业都能认识到，问题在于如何把认识转换成做到，如何真正的把创新做为一种文化，融 入到企业的生存和发展当中。那么，鼓励创新文化，需要什么前提条件呢？其一，要放权、要自由；员工有一 定权力
12、，有足够的自由，才敢于做一些突破现有限制的事情，尝试新的东西，只有去突破、去尝试，才有创新的可能。其二，要容许失败；容许失败，免除了创新尝试的后顾之忧，毕竟创新的过程往往是经历很多失败之后，才能找到一条正确的路；没有失败，意味着没有尝试，也意味着没有创新。创新的重要性，大多数的企业都能认识到，问题在于如何把认识转换成做到，如何真正的把创新做为一种文化，融入到企业的生存和发展当中。那么，鼓励创新文化，需要什么前提条件呢？其一，要放权、要自由；员工有一定权力，有足够的自由，才敢于做一些突破现有限制的事情，尝试新的东西，只有去突破、去尝试，才有创新的可能。其二，要容许失败；容许失败，免除了创新尝试的
13、后顾之忧，毕竟创新的过程往往是经历很多失败之后，才能找到一条正确的路；没有失败，意味着没有尝试，也意味着没有创新。小CASEn 一致的排版n 一致的字体n 一致的配色重复n 一致的模板通过重复可以突出内容的关联性小CASE创新的重要性，大多数的企业都能认识到，问题在于如何把认识转换成做到，如何真正的把创新做为一种文化，融 入到企业的生存和发展当中。那么，鼓励创新文化，需要什么前提条件呢？其一，要放权、要自由；员工有一 定权力，有足够的自由，才敢于做一些突破现有限制的事情，尝试新的东西，只有去突破、去尝试，才有创新的可能。其二，要容许失败；容许失败，免除了创新尝试的后顾之忧，毕竟创新的过程往往是
14、经历很多失败之后，才能找到一条正确的路；没有失败，意味着没有尝试，也意味着没有创新。创新的重要性，大多数的企业都能认识到，问题在于如何把认识转换成做到，如何真正的把创新做为一种文化，融入到企业的生存和发展当中。那么，鼓励创新文化，需要什么前提条件呢？其一，要放权、要自由；员工有一定权力，有足够的自由，才敢于做一些突破现有限制的事情，尝试新的东西，只有去突破、去尝试，才有创新的可能。其二，要容许失败；容许失败，免除了创新尝试的后顾之忧，毕竟创新的过程往往是经历很多失败之后，才能找到一条正确的路；没有失败，意味着没有尝试，也意味着没有创新。小CASEn 删除多余的文字n 删除多余的颜色n 删除多余
15、的特效降噪n 删除多余的背景降噪是为了突出重点小CASE创新的重要性，大多数的企业都能认识到，问题在于如何把认识转换成做到，如何真正的把创新做为一种文化，融 入到企业的生存和发展当中。那么，鼓励创新文化，需要什么前提条件呢？其一，要放权、要自由；员工有一 定权力，有足够的自由，才敢于做一些突破现有限制的事情，尝试新的东西，只有去突破、去尝试，才有创新的可能。其二，要容许失败；容许失败，免除了创新尝试的后顾之忧，毕竟创新的过程往往是经历很多失败之后，才能找到一条正确的路；没有失败，意味着没有尝试，也意味着没有创新。创新的重要性，大多数的企业都能认识到，问题在于如何把认识转换成做到，如何真正的把创
16、新做为一种文化，融入到企业的生存和发展当中。那么，鼓励创新文化，需要什么前提条件呢？其一，要放权、要自由；员工有一定权力，有足够的自由，才敢于做一些突破现有限制的事情，尝试新的东西，只有去突破、去尝试，才有创新的可能。其二，要容许失败；容许失败，免除了创新尝试的后顾之忧，毕竟创新的过程往往是经历很多失败之后，才能找到一条正确的路；没有失败，意味着没有尝试，也意味着没有创新。小CASEn 让大脑可以思考n 让眼睛可以休息留白n 让视野可以聚焦留白是用于演示和讲解的PPT经常采用的技巧小CASE创新的重要性，大多数的企业都能认识到，问题在于如何把认识转换成做到，如何真正的把创新做为一种文化，融 入
17、到企业的生存和发展当中。那么，鼓励创新文化，需要什么前提条件呢？其一，要放权、要自由；员工有一 定权力，有足够的自由，才敢于做一些突破现有限制的事情，尝试新的东西，只有去突破、去尝试，才有创新的可能。其二，要容许失败；容许失败，免除了创新尝试的后顾之忧，毕竟创新的过程往往是经历很多失败之后，才能找到一条正确的路；没有失败，意味着没有尝试，也意味着没有创新。那么，鼓励创新文化，需要什么前提条件呢？其一，要放权、要自由；其二，要容许失败；小CASE目录1选择适当的PPT格2PPT的整体设计3页面设计的基本原则4PPT的配色将色彩应用于PPT，帮助吸引眼球、渲染情境、表达观点 如果在暗室(如大厅)中
18、进行演示，使用深色背景(深蓝、灰等)再配上白或浅色文字可取得不错的效果 暖色最适于用在显著位置的主题上(如文本)，因为它可造成扑面而来的效果 灯光明亮的房间内，白色背景配上深色文字处理会更好地维持视觉效果n冷色最适合做背景色，因为它们不会引起我们的注意暖色冷色冷色：紫、靛青、蓝、碧绿、绿等暖色：红、朱红、橙、琥珀、黄等黑灰白灰色是由黑白按不同比例组成的一个色系，这个比例称为灰度中性色大量冷(暖)色构成主色调，少量暖(冷)色和中性色起缓冲作用暖色用于表现积极、正面的信息，冷色用于表达中性、负面 的信息PPT配色原则 整个PPT，包括图表，最好不要超过4种颜色 整个PPT的几种颜色，一定要协调，因
19、此建议多用同一个色调的 不要自造颜色，而应用屏幕取色器，去扒已经成功应用的颜色 完成PPT之后，切换到“浏览视图”，整体看看颜色有无突兀的地方http:/ 一些颜色有其惯用的含义，例如红色表示警告，而绿色表示认可 可使用这些相关颜色表达您的观点，但由于这些颜色可能对不同国家的用户具有不同的含义，请谨慎使用 根据不同的调查显示，5%至 8%的人有不同程度的色盲，其中红绿色盲为大多数 因此，请尽量避免使用红色绿色的对比来突出显示内容 具有不同颜色的相同信息可能表达不同的含义 例如，使用红色和橙色的文字显著增强单词“Hot”的含义，而使用蓝色文字，则该单词的含义就会被弱化 避免仅依靠颜色来表示信息内
20、容 应做到让所有用户，包括盲人和视觉稍有障碍的人都能获取演示文稿中的所有信息参考色谱217.217.217146.208.80225.192.0247.229.18979.129.189169.171.175146.208.80225.192.0230.187.1320.112.19281.82.86146.208.80225.192.085.70.57淡色标准色重色0.112.192PPT制作技巧定义你自己的工具箱定义取消操作次数，以便于多次返回OFFICEOFFICE家族通用家族通用qCtrl-C:Ctrl-C:复制复制qCtrl-X:Ctrl-X:剪切剪切qCtrl-V:Ctrl-V:粘
21、贴粘贴qCtrl-S:Ctrl-S:保存保存qCtrl-A:Ctrl-A:全选全选qCtrl-Z:Ctrl-Z:撤销上一动作撤销上一动作qCtrl-Y:Ctrl-Y:恢复上一动作恢复上一动作qCtrl-Alt-C:Ctrl-Alt-C:复制格式复制格式PPTPPT专有专有qF5:F5:放映放映qSHIFT+F5:SHIFT+F5:从当前页开始从当前页开始放映放映qESC:ESC:取消放映取消放映qSHIFT+F9:SHIFT+F9:显示或隐藏网显示或隐藏网格格 qALT+F9:ALT+F9:显示或隐藏参考显示或隐藏参考线线 qALT+SHIFT+:ALT+SHIFT+:升级升级qALT+SHI
22、FT+:ALT+SHIFT+:降级降级qctrl+:ctrl+:放大文字放大文字qctrl+:ctrl+:缩小文字缩小文字 常用快捷键文本操作这几个选项经常要用到，基本保持在“不自动调整”以及“自动换行”文本输入不要加阴影！在Bullet后面的文字，句末不要加标点符号！图表操作图片操作动画操作最多和最少的操作插入视频与音频插入Flash动画对齐！文本格式的调整当您编辑文本框的时候，水平的标尺可能象下面一样12上面的三角控制着段落第一行的缩进下面的三角控制着段落第二行和第二行以后行的缩进这些三角控制二级文本表格标示表格标示控制1212n未调整的粗体点未调整的粗体点（bullet)使得文本就象这样
23、对齐n调整过的粗体点(bullet)使得文本象这样完美地左对齐这里的三角都是用来调整粗体点(bullet)，就是为了让位于左边的粗体点能够对齐注意！千万不要试图用空格来对齐文本，这种方法不仅不可行并且是浪费时间，并且这种方法会给以后调整文本格式带来种种的麻烦开始制作PPT前，需要准备PPT的模板做好模板的好处选择模板的原则使用模板的要求 采用统一的底版和模板，保持整篇PPT的格式统一 采用事先绘制好的图表格式，根据需要的逻辑选择性使用，节省制作PPT的时间 所有风格中，最重要的是“简明”的风格，不会抢主题文字的风头商业场合，一般应趋于保守的风格如果做企业内部报告，应该用企业的模板；如果是做学术
24、报告，可以使用白底色模板除非是特殊的场合，比如婚庆，生日宴会，不要用花哨的模板 用标准的、已被成功应用的各类图表工具，不要自造 使用PPT前，首先检查母版，防止因母版的问题影响文档一致性 从其他材料复制内容过来，要选择是否使用源格式，防止母版的混乱 从其他材料复制图形和色彩过来，要选择是否使用目标主题，防止色彩的混乱结束一套PPT的制作后，应检查和注意的事项 PPT的大标题，页眉页脚日期是否正确 每张PPT的标题是否正确 PPT整体的协调性，包括每张PPT的字体，BULLET的大小、颜色和行距，多个图形是否对齐 整篇PPT的颜色是否协调，不要用过于鲜艳的色彩 文字、图片整体的摆放是否居中，最好
25、不要把整张PPT充满 运用的模板与PPT是否符合逻辑和结构 当遇到细致，多元素的PPT时，最好以150的显示比例进行制作和检查借助PPT的沟通使用PPT的书面沟通需要注意以下几点：1、页面调整发送给客户前，将页面调整到适合阅读的大小 22、文件压缩发送给客户前，将PPT压缩到合适的尺寸不能一味求小，客户方有打印和投影的需求3、OFFICE版本确认事先了解到客户使用的OFFICE版本，避免其不能打开文件借助PPT的现场沟通，除演讲技巧外，还需要注意注意事项3.确定设备音频和视频功能，注意室内光线，要明确如果发生什么事情可以给谁打电话2.提前到达现场，与设备人员共同进行演示准备工作5.准备备用图像
26、资料4.过渡时间较长或回答听众问题时，建议保持空屏保障听众把注意力集中到你身上而不是屏幕上 在演示前练习、练习、再练习，演示时再练习就太晚了 根据环保的原则，尽量不提供打印版的PPT 如果一定要打印，选择打印成讲义版：点击“工具选项”命令，单击“打印”选项卡“此文档的默认打印设置”标题下，单击“使用下列打印设置”在“颜色/灰度”框中选择“灰度”模式，是黑白打印机上打印彩色幻灯片的最佳模式在“颜色/灰度”框中选择“纯黑白”模式，将大部分灰色阴影更改为黑色或白色，可用于打印草稿或清晰可读的演讲者备注和讲义演讲的过程中需要注意演讲结构需要包含开展白、主体演讲、结束语1最大的忌讳是演讲的时候，对着PPT照本宣科地念上面的文字KISS(Keep It Simple and Stupid)原则，人才是主角，不能让PPT代替你的存在，深入浅出才代表你对知识的真正掌握主题-暂停-下一个主题，如此循环，注意使用暂停使演讲平滑过渡不要试图去用PPT阐述复杂的概念，永远记住PPT只说清晰、简明的事物善用比喻和象征；善于调动听者参与互动；但谨慎地使用幽默23456PPT编辑放映两不误 利用画笔来做标记 可以在播放的同时管理自已的桌面 也可以同步做记录附录一些参考信息 演说之禅 写给大家看的设计书 版式设计原理 PPT演绎 说服力 http:/ http:/
