汽车备件仓库管理制度.docx

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资源描述

1、汽车备件仓库管理制度汽车备件仓库管理制度1一、总则:库存是解决车辆维修保养时因配件时空矛盾所必须的。它维持服务与销售的稳定,应对市场的变化和用户的需求。配件库存管理的好坏体现出4S店的服务能力、服务质量和资金的运作水平,也关系着顾客满意度的高低。二、计划管控:1、配件计划员应对厂家每季度下发的“常用配件清单“进行仔细研究,保证常用配件计划符合率。2、计划符合率=计划内订购品种数量/(计划外订购品种数量+计划品种数量)*100%。3、收集前6个月配件出库数据、导出最近的库存数据、客户预约配件明细(含二级站需求明细),上一周期库存量数据;对数据进行分析,制定合理的配件计划。4、配件订购量=期间出库

2、量+基准库存量-在途库存量-库存可用量。5、配件计划员已确定需订购配件种类和数量,统计此次对应车型采购品种、采购金额、合计采购金额等相关数据,分析此次采购金额是否合理,并将制作好的采购计划提交备件经理审核(无配件经理交予站长审核),审核无误后,在配件计划表上签字确认,上传系统。6、在规定时间内向供货商提报下月配件需求计划,并按照计划进行订购。三、入库管理:1、备件到货验收A核对备件的到货种类和数量与到货清单上的种类和数量是否一致,如果不一致必须认真登记,及时与供货商沟通,查明原因解决问题。B核对计划单、订单与到货清单、发票等计量单位、数量、金额是否准确无误,发现问题必须及时与供货商沟通,查明原

3、因并解决。C检验是否有损坏的零件,如果有损坏的零件,及时与供货商进行沟通,待沟通同意后,对该批零件进行索赔处理。2.记录工作A.在备件外包装上标注入库日期(方法不限),以便在出库时做到“先进先出”。B.对于安全件,认真填写“安全数据表”和“安全件清单”。3.办理入库手续A入库操作时一定要认真核对供货商名称、配件编码、配件名称、计量单位、入库数量和金额,确保与到货清单、采购发票等完全一致。B办理备件入库时,必须认真核对备件对应的货位码,对于没有货位码的备件应及时处理,按照备件摆放要求编制货位码。C将零件按货位码正确摆放在货架上,在对应的“进销存卡”上进行登记,同时录入售后系统,对新编货位码配件,

4、必须及时将新编货位码录入系统,及时完成系统到货确认。D打印“备件采购入库单”后,再次核对实物、发票(或到货清单)、存放货位等是否一致。E对每批到货备件完成入库操作后,必须妥善保存所有单据,在规定时间内统一交予财务签收。F所有备件到货必须立即办理验收入库,未办理入库前一律不允许出库。G属配件部管理的所有配件、材料、辅料等,均必须在售后系统中办理入库;仓库不得出现任何系统之外的账外物资。H零件办理入库后,配件部应及时更新订货看板,将到货信息有效通知到订货部门、订货人员,确保及时通知服务顾问或待料班组。四、库存管理:1、配件库房采用科学分区管理,对危险品如空调制冷剂要相对独立存放,避免太阳直射,注意

5、防止泄露。2、货架的每个货位必须全部带有货位码,并且与系统货位码为一一准确对应,货位要正,货位的编制可参考以下要求:A.按周转率的快慢来排列:将周转快的靠近出入口,周转慢的远离出入口。B.按相关性和同一性原则来分配,经常被同时取走的物品放置在一起以缩短拣选时间。C.按重量来划分储位,将重的物品保管在地面上或货架的下层,重量轻的物品保在货架上层。D.按物品特性来划分储位,将危险物品放在一起,易污染物品放在一起,小件放在一起等。3、货架上的每种配件实物与系统货位码显示配件信息必须相符,且数量一致。4、实施6S管理,清理与仓储无关的物资,为分配库段、货位的物资留出有效的空间,房间内不得堆放非配件物资

6、。5、体积大的配件如不能上架,可在仓库内临时编制货位落地存放,但必须使用托盘或货架等设备,保证配件不与地面直接接触。五、出库管理:1、备件领料分为客户付费维修领料、厂家索赔维修领料、保险理赔维修领料三种情况。备件出库前必须确认领料单据的有效性。2、在备件对外销售时,备件出库员打印“配件销售单”顾客凭“配件销售单”到前台结算付款,备件出库应按经结算员确认收到款项的“配件销售单”打印领料单进行发料。3、打印领料单前,必须认真核对,确认货位码、配件编码、名称、数量、适用车型等信息是否与需求完全一致,杜绝出库备件名实不符。4、对于应该交旧领新的备件,库管员在确认旧件已回收后,根据领料单上的内容进行发货

7、。5、发货时必须先通过系统打印领料单,再由发货人和领料单共同验货、清点,确认名实相符、数量正确、质量合格后在领料单上签字确认。不允许先发出配件,事后补办领料手续。6、库管员发货时,应根据入库日期按照先进先出的原则进行操作。7、备件出库后因误领、误发等原因需要退回仓库的,经验收确认没有损坏的,可办理领用退库,并应及时录入系统,打印退库单,由领料退库人、收货员签字确认后,单证交结算员做结算相关处理。8、库管员每收发一项备件都必须及时准确的更改售后系统信息,及时在进销存卡上准确记录收发时间和数量。9、因外出救援或判断疑难故障而借用零件时,借件人应填写“零件借用申请表”,经配件经理签字确认后,方可借用

8、,并确保及时、整洁、完好地归还。10、库管员应主动跟进、及时收回借出的配件,配件经理必须在每天下班前,检查所借出的配件是否收回,未按时归还的配件应查明原因。11、借件当天丢失的,由接件人全额赔偿;借件次日或以后发现丢失的.由配件经理和库管员共同全额赔偿。12、借出配件必须严格履行报批手续,规范装订、妥善保管凭证,设置备查账,及时有效跟进并督促归还;因未按要求执行造成的损失,由配件经理、库管员共同全额赔偿。六、盘点管控:1、盘点内容A、查明实际库存的数量与账、卡是否相符;B、查明实际库存的种类与账是否相符;C、检查配件收、发有无错误;D、查明备件保管情况,有无损坏、变质等情况;E、查明有无超储积

9、压备件。2、盘点形式A、永续盘点库管员每天对有收发动态的配件盘点一次,以便及时发现收发错误。B、循环盘点库管员对自己所管物品分别轻重缓急,做出每月重点盘点计划,并按照计划日进行盘点。C、定期盘点在月、季、年度组织清仓盘点小组,全面进行盘存清查,并制作库存清册。D、重点盘点根据季节变化或工作需要,或因为某种特定目的而对仓库物资进行的盘点和检查。3、盘点要求A、盘点完成必须有配件经理、财务、服务经理签字确认,杜绝有自盘自审的现象。B、对盘点中出现盈亏、损坏、串混、丢失等情况,应组织复查,分析产生原因,并及时解决。七、呆滞件控制及处理:1、呆滞件是指自入库开始一年及以上没有发生流量的配件。2、通常呆

10、滞件库存占总库存的5%以下属良性值,超过则表示异常库存。3、呆滞件的预防A、从计划抓起,对每次所采购的备件要进行甄别,结合上季度或年度流量设定相应的安全库存。B、对订单配件应向客户适当收取定金。C、单一配件的增加、单一配件库存的增加、单一配件安全周期的增加需报备配件经理。D、非常用备件,需由配件经理以报价单形式,通知车间主任或技术主管签名确认,并要求服务经理或服务顾问签字。4、呆滞件处理A、查清呆滞件的型号、名称、规格、数量、市场价格、适用车型等信息,整理成呆滞件明细。B、在既定的时间内将呆滞件明细以书面形式交给车间主任和技术主管,在事故车报料时,尽可能添加进去;在普通小修时,也可适时关注客户

11、车辆。C、将呆滞件交给服务总监,建议对积压件适当削价处理,针对可以打包或促销的配件,予以打包或降价促销。D、与自己同品牌商沟通,建立积压件互助消化机制。E、与供货商协商,协助自己消化,或以货换货。八、安全管控:1、防火安全,人人有责,认真执行“预防为主,防治结合,综合治理”的消防工作方针。2、按规定配备灭火器、应急照明灯和疏散和指示标志等消防设施,确定专人负责,加强维护保养,确保正常使用。3、严格用火用电管理,严禁超负荷使用电器、私拉乱接电线、电气设备,严禁在库房内使用明火。4、严禁违规使用电器设备等引发安全隐患。5、严禁存放过量易燃易爆化学物品和其他危险物品,易燃易爆物品需存放通风位置。6、

12、严禁在库房内及附近抽烟。7、每天严格执行安全巡检,如实填写安全检查记录。8、对检查、巡查中发现的火灾隐患,应及时落实整改措施,对一时不能整改的火灾隐患,要及时上报公司领导处理。9、遇有火险、必须及时报警119,听从指挥,奋力扑救,按照人员安全第一,财产安全第二进行抢救与躲避。10、定期开展安全教育培训工作,熟练使用消防器材,消防救护、逃生等技能。11、配件库房未经配件工作人员许可不得私自入内。12、下班前必须确保各种用电设施的电源开关处于关闭状态。13、下班前检查门窗关闭情况,尽可能的防止备件被盗。14、若有发生意外情况,及时上报领导处理,核查意外发生原因,并按公司有关规定处理;如遇地震、泥石

13、流、火山爆发、海啸等不可抗力因素,尽可能保证生命安全。汽车备件仓库管理制度2一、为加强公司配件采购管理和控制,结合备件采购入库管理规范的相关规定,经公司研究特制定本制度。二、本制度所指的采购包括备件厂家采购、合作供应商外采采购及非合作供应商外采采购。三、备件采购流程1、备件备货采购由配件经理根据库存需求,结合半年出库排名制定配件采购计划表 自审签字后,报请售后经理审批签字,再报给总经理审核同意后方可进行采购。2、前台订单,由前台人员开具收据带客户将定金交至财务,配件部收到前台的定金条(或复印件)并核实并符合常用配件销售价50%,非常用配件销售额80%,前台每次订货填写配件需求表发送至配件邮箱确

14、认订货,由配件部建立台账并留存定金条,售后经理抽查公司监督。3、索赔订单,在索赔需求订购单中。必须由维修技师签字,索赔员签字、配件经理签字方可订货,配件到货后索赔员第一时间通知客户回厂维修,客户7个工作日内没有回厂更换,索赔员再次致电确认更换时间。4、发生紧急订单/特急订单排除厂家无货配件,必须填报紧急/特急订单申请表说用原因,部门经理签字、总经理审核。四、 验货入库流程1、配件到站时配件人员负责清点货物数量与清单一致,必须有维修技师协助验货,必须做到100%验货。配件入库要有入库单,到货清单有签字和入库记录,对质量不过关的配件,要及时与供应商联系,及时做退货处理,对于厂家到的备件如果有损坏错

15、件等要报索赔处理。未验收而进库的发现货损及质量问题,由仓库人员负责。2、验货合格后在与送货方签字确定,到货清单中协助技师签字,配件人员签字确定。在入库前要整理库房,为新到备件的摆放提供空间3.配件入库要有入库单,到货清单有签字和入库记录,对质量不过关的配件,要及时与供应商联系,及时做退货处理,对于厂家到的备件如果有损坏错件等要报索赔处理。未验收而进库的发现货损及质量问题,由仓库人员负责。4、出现货物缺失或损坏第一时间做好索赔申报流程,索赔文件做好留档备查。5、及时将到货配件摆放指定配件货架,并录入系统与到货清单一致。5. 货架要摆放整齐,货物入库验收认真填写货物标签。严禁将配件落地,为避免配件锈蚀及磕碰,车门机盖玻璃必须保留原包装并且竖直存放。6.非库房管理人员不得随意进入配件库,库房内禁止吸烟,配备库房保持通风,照明设施及防火器材五、处罚措施1、配件备货未经审批私自订货,3万以下经济处罚500元,3万元以上扣除当月工资并辞退。2、常用配件与非常用配件未按照标准执行,单次处罚100元,造成呆滞个人承担损失。3、配件人员、索赔员、维修技师判断错误造成错定处罚200元,形成积压承担配件进价的30%。4、验货完毕后发现配件损坏或缺失不能申请索赔与调货的配件,由配件人员与技师各承担配件成本50%责任。5、未按照以上流程操作一次处罚100元。

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