1、“泵站精细化管理泵站精细化管理”之之 档案管理档案管理 刘老涧闸站管理所 2015年10月22日1技术档案管理技术档案管理234567目录技术档案管理制度技术档案管理制度技术档案保管期限技术档案保管期限 文件材料归档范围和文书档案保管期限规定文件材料归档范围和文书档案保管期限规定电子文件归档与管理范围电子文件归档与管理范围电子档案目录表电子档案目录表照片档案管理照片档案管理 一、技术档案管理一、技术档案管理第一节第一节 一般规定一般规定 水利工程技术档案是指经过鉴定、整理、归档后的工程技术文水利工程技术档案是指经过鉴定、整理、归档后的工程技术文件，产生于整个水利工程建设及建成后的管理运行的全过
2、程。包括件，产生于整个水利工程建设及建成后的管理运行的全过程。包括工程建设、管理运用全过程所形成的应归档的文字、图纸、图表、工程建设、管理运用全过程所形成的应归档的文字、图纸、图表、声像材料等以纸质、胶片、磁介、光介等不同形式与载体的各种历声像材料等以纸质、胶片、磁介、光介等不同形式与载体的各种历史记录。是工程管理的重要依据之一。史记录。是工程管理的重要依据之一。水利工程技术档案的收集、整理、归档应与工程建设、管理同水利工程技术档案的收集、整理、归档应与工程建设、管理同步进行。各工程单位应明确专人负责档案的收集、整理、归档工作步进行。各工程单位应明确专人负责档案的收集、整理、归档工作，以确保档
3、案的完整、准确、系统、真实、安全。，以确保档案的完整、准确、系统、真实、安全。工程技术档案的管理应符合国家档案管理的规范，并按要求进工程技术档案的管理应符合国家档案管理的规范，并按要求进行档案的整理、排序、装订、编目、编号、归档，确定保管期限。行档案的整理、排序、装订、编目、编号、归档，确定保管期限。按规定进行档案借阅管理和档案的鉴定销毁工作。按规定进行档案借阅管理和档案的鉴定销毁工作。工程技术档案应设立专门的档案室，由专人负责管理档案，档工程技术档案应设立专门的档案室，由专人负责管理档案，档案室应按档案管理要求设置档案管理库房、阅览室，应按档案保存案室应按档案管理要求设置档案管理库房、阅览室
4、，应按档案保存要求采取防霉、防虫、防小动物、防火、避光措施。并按规定每年要求采取防霉、防虫、防小动物、防火、避光措施。并按规定每年组织档案验收和移交。组织档案验收和移交。第二节第二节 档案收集档案收集 工程技术文件分为工程建设（包括工程兴建、扩建、加固、改工程技术文件分为工程建设（包括工程兴建、扩建、加固、改造造)技术文件和工程管理技术文件（包括运行管理、观测检查、维修技术文件和工程管理技术文件（包括运行管理、观测检查、维修养护等养护等)。1 技术档案收集要求技术档案收集要求 1.1 工程建设技术文件，是指工程建设项目在立项审批、招投标工程建设技术文件，是指工程建设项目在立项审批、招投标、勘察
5、、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等以纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文件。、声像等以纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文件。按江苏省水利厅基本建设项目（工程按江苏省水利厅基本建设项目（工程)档案资料管理规定的要求档案资料管理规定的要求，从立项开始随工程进程同步进行收集整理。建设单位应在工程竣，从立项开始随工程进程同步进行收集整理。建设单位应在工程竣工验收后工验收后3个月内，向工程管理单位移交整个工程建设过程中形成的个月内，向工程管理单位移交整个工程建设过程中形成的工程建设技术文件。工程建设技术
6、文件。1.2 工程管理技术文件，是指工程建成后的工程运行、工程维修工程管理技术文件，是指工程建成后的工程运行、工程维修、工程管理全过程中形成的全部文件，应包括：工程管理必须的规、工程管理全过程中形成的全部文件，应包括：工程管理必须的规程、规范；工程基本数据、工程运行统计、工程大事记等基本情况程、规范；工程基本数据、工程运行统计、工程大事记等基本情况资料；设备随机资料、设备登记卡、设备普查卡、设备评级卡等设资料；设备随机资料、设备登记卡、设备普查卡、设备评级卡等设备基本资料；设备大修卡、设备维修养护卡、设备修试卡、设备试备基本资料；设备大修卡、设备维修养护卡、设备修试卡、设备试验卡等设备维护资料
7、；工程运用资料；工程维修资料；工程检查资验卡等设备维护资料；工程运用资料；工程维修资料；工程检查资料；工程观测资料。以及工程管理相关资料：防洪、抗旱方面的文料；工程观测资料。以及工程管理相关资料：防洪、抗旱方面的文件、消防资料、水政资料、科技教育资料等。件、消防资料、水政资料、科技教育资料等。2 工程管理技术档案收集内容工程管理技术档案收集内容 工程管理技术文件按要求与工程检查、运行、维修养护等同步收工程管理技术文件按要求与工程检查、运行、维修养护等同步收集。收集内容主要有：集。收集内容主要有：2.1 工程基本情况登记资料：根据规划设计文件、工程实际情况工程基本情况登记资料：根据规划设计文件、
8、工程实际情况、运行管理情况及大修加固情况编制。包括泵站工程平面、立面、运行管理情况及大修加固情况编制。包括泵站工程平面、立面、剖面示意图，泵站基本情况登记表，水位流量关系曲线、垂直位移剖面示意图，泵站基本情况登记表，水位流量关系曲线、垂直位移标点布置图、测压管布置图、伸缩缝测点位置结构图、上下游引河标点布置图、测压管布置图、伸缩缝测点位置结构图、上下游引河断面位置图及标准断面图等。断面位置图及标准断面图等。2.2 设备基本资料：其中设备登记卡、设备评级资料、消防资料设备基本资料：其中设备登记卡、设备评级资料、消防资料按要求填写。按要求填写。2.3 设备维修资料：设备维修资料：2.3.1 设备修
9、试卡内容应包括检修原因、检修部位、检修内容、设备修试卡内容应包括检修原因、检修部位、检修内容、更换零部件情况、检修结论、试验项目、试验数据、试运行情况、更换零部件情况、检修结论、试验项目、试验数据、试运行情况、存在问题等。存在问题等。2.3.2大修资料应包括实施计划、开工报告、解体记录及原始数大修资料应包括实施计划、开工报告、解体记录及原始数据检测记录、大修记录、安装记录及安装数据、大修使用的人工、据检测记录、大修记录、安装记录及安装数据、大修使用的人工、材料、机械记录、大修验收卡、大修总结。材料、机械记录、大修验收卡、大修总结。2.3.3 大修总结主要记载大修中发现和消除的重大缺陷及采取的大
10、修总结主要记载大修中发现和消除的重大缺陷及采取的主要措施、检修中采用的新技术、新材料情况，对设备的重要改进主要措施、检修中采用的新技术、新材料情况，对设备的重要改进措施与效果、检修后尚存在的主要问题及准备采取的措施，检修后措施与效果、检修后尚存在的主要问题及准备采取的措施，检修后对设备的评估，对试验结果的分析以及结论。对设备的评估，对试验结果的分析以及结论。2.4 工程运用资料：包括运行记录、操作记录、工作票、巡工程运用资料：包括运行记录、操作记录、工作票、巡视检查记录、工程运行时间统计等。填写用黑色水笔，内容要求视检查记录、工程运行时间统计等。填写用黑色水笔，内容要求真实、清晰，不得涂改原始
11、数据，不得漏填，签名栏内应有相应真实、清晰，不得涂改原始数据，不得漏填，签名栏内应有相应人员的本人签字。人员的本人签字。2.5 工程维修资料：包括工程维修养护、防汛急办等项目的工程维修资料：包括工程维修养护、防汛急办等项目的资料，具体内容应执行江苏省骆运水利工程管理处工程维修养资料，具体内容应执行江苏省骆运水利工程管理处工程维修养护项目管理办法。护项目管理办法。2.6 检查观测分检查、观测两部分，检查包括工程定期检查检查观测分检查、观测两部分，检查包括工程定期检查（汛前、汛后检查（汛前、汛后检查)、水下检查、特别检查、安全检测，观测包括、水下检查、特别检查、安全检测，观测包括垂直位移观测、测压
12、管水位观测、伸缩缝观测、裂缝观测等。检垂直位移观测、测压管水位观测、伸缩缝观测、裂缝观测等。检查应有原始记录（内容包括检查项目、检测数据等查应有原始记录（内容包括检查项目、检测数据等)，检查报告要，检查报告要求完整、详细、能明确反映工程状况；观测原始记录要求真实、求完整、详细、能明确反映工程状况；观测原始记录要求真实、完整、无不符合要求的涂改，观测报表及整编资料应正确，并对完整、无不符合要求的涂改，观测报表及整编资料应正确，并对观测结果进行分析。观测结果进行分析。其他资料按相关要求进行编制。其他资料按相关要求进行编制。第三节第三节 档案整理归档档案整理归档 工程技术文件整理应按项目整理，要求材
13、料完整、准确、系统工程技术文件整理应按项目整理，要求材料完整、准确、系统，字迹清楚、图面整洁、签字手续完备，图片、照片等应附相关情，字迹清楚、图面整洁、签字手续完备，图片、照片等应附相关情况说明。况说明。1 工程技术文件组卷要求工程技术文件组卷要求 1.1 组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。档案管理要求。1.2 工程建设项目按江苏省水利厅基本建设项目（工程工程建设项目按江苏省水利厅基本建设项目（工
14、程)档案档案资料管理规定的要求组卷，施工文件按单项工程或装置、阶段、资料管理规定的要求组卷，施工文件按单项工程或装置、阶段、结构、专业组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问结构、专业组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、项目竣工验收文件组卷；设计变更文题、时间或依据性、基础性、项目竣工验收文件组卷；设计变更文件、工程联系单、监理文件按文种组卷，原材料试验按单项工程组件、工程联系单、监理文件按文种组卷，原材料试验按单项工程组卷。卷。1.3 工程管理按类别、年份、项目分别组卷，卷内文件按时间、工程管理按类别、年份、项目分别组卷，卷内文件按时间、重要性、
15、工程部位、设施、设备排列。一般文字在前，图样在后；重要性、工程部位、设施、设备排列。一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。1.4 案卷及卷内文件不重份，同一卷内有不同保管期限的文件，案卷及卷内文件不重份，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限按最长的确定。该卷保管期限按最长的确定。1.5 工程技术文件的分类及档号工程技术文件的分类及档号 工程技术文件分类以工程为基本单位，工程技术文件分类以工程为基本单位，1级类目工程代号，级类目工程代号，2级级类目分为：类目分为：01基本建设，基本建设，
16、02工程管理，工程管理，03防洪、抗旱，防洪、抗旱，04消防，消防，05水政，水政，06科技教育，科技教育，07水利普查，水利普查，08其他等；其他等；3级类目按各级类目按各2级类目级类目下包含的项目内容编制，下包含的项目内容编制，“01基本建设基本建设”下分下分01原建、原建、02（一次（一次)加加固、改造、固、改造、03（二次（二次)加固改造（包括江堤达标等附属工程）加固改造（包括江堤达标等附属工程）；“02工程管理工程管理”下分下分01管理性文件、规程、规范，管理性文件、规程、规范，02工程基本资料，工程基本资料，03设备基本资料，设备基本资料，04设备维修，设备维修，05设备修试卡，设
17、备修试卡，06设备试验，设备试验，07工工程运用，程运用，08工程维修，工程维修，09工程检查，工程检查，10工程观测等。工程观测等。各工程单位可根据工程档案情况增设各工程单位可根据工程档案情况增设4级类目，但档号层次不宜级类目，但档号层次不宜过多。工程单位可根据工程档案情况进行增加过多。工程单位可根据工程档案情况进行增加2级类目、级类目、3级类目的级类目的内容。内容。2 案卷编目案卷编目 2.1 案卷页号案卷页号 有书写内容的页面均应编写页号；单面书写的文有书写内容的页面均应编写页号；单面书写的文件页号编写在右上角；双面书写的文件，正面编写在右上角，背面件页号编写在右上角；双面书写的文件，正
18、面编写在右上角，背面编写在左上角；图纸的页号编写在右上角或标题栏外左上方；成套编写在左上角；图纸的页号编写在右上角或标题栏外左上方；成套图纸或印刷成册的文件，不必重新编写页号；各卷之间不连续编页图纸或印刷成册的文件，不必重新编写页号；各卷之间不连续编页号。卷内目录、卷内备考表不编写目录。号。卷内目录、卷内备考表不编写目录。2.2 卷内目录卷内目录 主要由序号、文件编号、责任者、文件材料题名、主要由序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号和备注等组成。日期、页号和备注等组成。2.3 卷内备考表卷内备考表 主要是对案卷的备注说明，用于注明卷内文件主要是对案卷的备注说明，用于注明卷内文件和立
19、卷状况，其中包括卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量。和立卷状况，其中包括卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量。组卷情况，如立卷人，检查人，立卷时间等；反映同一内容而形式不组卷情况，如立卷人，检查人，立卷时间等；反映同一内容而形式不同且另行保管的文件档号的互见号。卷内备考表排列在卷内文件之后。同且另行保管的文件档号的互见号。卷内备考表排列在卷内文件之后。2.4 案卷封面案卷封面 主要内容有：案卷题名、立卷单位、起止日期，主要内容有：案卷题名、立卷单位、起止日期，保管期限、密级、档案号等；案卷脊背，填写保管期限、档案号和案保管期限、密级、档案号等；案卷脊背，填写保管期限、档案号和案卷题名
20、或关键词；保管期限可采用统一要求的色标，红色代表永久，卷题名或关键词；保管期限可采用统一要求的色标，红色代表永久，黄色代表长期，绿色代表短期。黄色代表长期，绿色代表短期。需移送上级单位的档案，案卷封面及脊背的档案号暂用铅笔填写；移需移送上级单位的档案，案卷封面及脊背的档案号暂用铅笔填写；移交后由接收单位统一正式填写。交后由接收单位统一正式填写。3 案卷装订要求案卷装订要求 3.1 文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式，图纸可文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式，图纸可不装订。但同一项目所采用的装订形式应一致。文字材料卷幅面应采不装订。但同一项目所采用的装订形式应一致。文字材料卷
21、幅面应采用用A4型（型（297mm210mm)纸，图纸应折叠成纸，图纸应折叠成A4大小，折叠时标题大小，折叠时标题栏露在右下角。原件不符合文件存档质量要求的可进行复印，装订时栏露在右下角。原件不符合文件存档质量要求的可进行复印，装订时复印件在前，原件在后。复印件在前，原件在后。3.2 案卷内不应有金属物。应采用棉线装订，不得使用铁质订书案卷内不应有金属物。应采用棉线装订，不得使用铁质订书钉装订。装订前应去除原文件中的铁质订书钉。钉装订。装订前应去除原文件中的铁质订书钉。3.3 单份文件装订、图纸不装订时，应在卷内文件首页、每张图单份文件装订、图纸不装订时，应在卷内文件首页、每张图纸上方加盖、填
22、写档号章。档号章内容有：档号、序号。纸上方加盖、填写档号章。档号章内容有：档号、序号。3.4 卷皮、卷内表格规格及制成材料应符合规范规定。卷皮、卷内表格规格及制成材料应符合规范规定。4 档案目录及检索档案目录及检索档案整理装订后，应按要求编制案卷目录、全引目录。案卷目录内容档案整理装订后，应按要求编制案卷目录、全引目录。案卷目录内容有案卷号、案卷题名、起止日期、卷内文件张数、保管期限等。全引有案卷号、案卷题名、起止日期、卷内文件张数、保管期限等。全引目录内容有案卷号、目录号、保管期限、案卷题名及卷内目录的内容。目录内容有案卷号、目录号、保管期限、案卷题名及卷内目录的内容。4.1 案卷号：分档案
23、室编和档案馆编，工程单位编写的案卷号填写案卷号：分档案室编和档案馆编，工程单位编写的案卷号填写在在“档案室编档案室编”栏内。栏内。4.2 案卷题名：填写案卷封面编写的题名案卷题名：填写案卷封面编写的题名 4.3 起止日期：填写案卷内文件的起止日期，以起始日期最早的卷起止日期：填写案卷内文件的起止日期，以起始日期最早的卷内文件为案卷起始日期，以终止日期最晚的卷内文件为案卷终止日期。内文件为案卷起始日期，以终止日期最晚的卷内文件为案卷终止日期。起止日期应用起止日期应用8位编码方式填写。位编码方式填写。4.4 卷内文件张数：卷内文件有书写内容的页面即编写页号的均应卷内文件张数：卷内文件有书写内容的页
24、面即编写页号的均应统计张数；卷内文件张数不含卷内目录和卷内备考表。统计张数；卷内文件张数不含卷内目录和卷内备考表。4.5 保管期限：以卷内文件保管期限最长的保管期限作为案卷保管保管期限：以卷内文件保管期限最长的保管期限作为案卷保管期限。期限。5 归档要求归档要求 5.1 管理所每年年底至第二年管理所每年年底至第二年1月需将当年的工程技术资料档案进月需将当年的工程技术资料档案进行整理、装订、归档。行整理、装订、归档。5.2 工程运行资料每年年底，由各工程管理单位对一年的运行情况工程运行资料每年年底，由各工程管理单位对一年的运行情况进行统计填表，由本单位、处科技档案室分别存档。进行统计填表，由本单
25、位、处科技档案室分别存档。5.3 工程大事记按要求每年年底进行汇总整编。工程大事记按要求每年年底进行汇总整编。5.4 工程观测资料按要求每年年底在管理处进行整编，整编后工程观测资料按要求每年年底在管理处进行整编，整编后各工程管理单位应及时将观测报表归档；次年年初参加过省厅组织各工程管理单位应及时将观测报表归档；次年年初参加过省厅组织的全省水闸泵站观测资料整编后，及时将观测资料、成果归档。的全省水闸泵站观测资料整编后，及时将观测资料、成果归档。5.5 工程检查资料按要求在汛前汛后检查之后及时整理装订。工程检查资料按要求在汛前汛后检查之后及时整理装订。5.6 工程维修养护资料在每项目工程竣工验收后
26、，进行整理、工程维修养护资料在每项目工程竣工验收后，进行整理、装订存档。装订存档。5.7 工程基本建设档案由工程建设管理单位相应的负责人进行工程基本建设档案由工程建设管理单位相应的负责人进行审查。审查内容主要包括：档案应完整、无缺项、漏项；内容正确；审查。审查内容主要包括：档案应完整、无缺项、漏项；内容正确；签字、盖章手续完备；档案编目应齐全等。签字、盖章手续完备；档案编目应齐全等。5.8 每年年底考评时应检查各工程单位工程资料归档情况，管每年年底考评时应检查各工程单位工程资料归档情况，管理处汛前检查时，同时进行工程资料档案管理的检查。理处汛前检查时，同时进行工程资料档案管理的检查。第四节第四
27、节 档案验收档案验收 1 档案验收档案验收水利基建项目档案的验收在工程竣工验收之前按江苏省水利厅基本建水利基建项目档案的验收在工程竣工验收之前按江苏省水利厅基本建设项目（工程设项目（工程)档案资料管理规定的要求执行。档案资料管理规定的要求执行。1.1 工程基本资料、设备基本资料在工程兴建、加固、改造等通过工程基本资料、设备基本资料在工程兴建、加固、改造等通过工程竣工验收，由管理单位接收管理后进行整理，并填写相应的表格。工程竣工验收，由管理单位接收管理后进行整理，并填写相应的表格。整理完成后由工程管理单位负责人进行审查，待达到资料验收要求后，整理完成后由工程管理单位负责人进行审查，待达到资料验收
28、要求后，由处相关科室参加验收。只要工程、设备或填写的表格没有新的变化，由处相关科室参加验收。只要工程、设备或填写的表格没有新的变化，就不需再进行年验收。就不需再进行年验收。1.2 设备维修资料、试验资料、工程检查资料验收，由工程管理单设备维修资料、试验资料、工程检查资料验收，由工程管理单位负责人（或技术负责人位负责人（或技术负责人)进行审查，保证资料达到验收要求，每年年底进行审查，保证资料达到验收要求，每年年底由有关科室参加验收。由有关科室参加验收。1.3 工程维修养护资料在每个项目工程竣工时，由管理所进行整理工程维修养护资料在每个项目工程竣工时，由管理所进行整理装订。在竣工验收前将资料交管理
29、处相关科室检查验收，对工程资料达装订。在竣工验收前将资料交管理处相关科室检查验收，对工程资料达不到验收要求的需限期整改，直至整改合格，方可进行工程竣工验收。不到验收要求的需限期整改，直至整改合格，方可进行工程竣工验收。凡工程资料不合格者，工程一律不得验收。凡工程资料不合格者，工程一律不得验收。工程竣工验收后，各管理所应及时将工程资料归档。每年年底由相关科工程竣工验收后，各管理所应及时将工程资料归档。每年年底由相关科室参加对当年所有工程维修养护资料及存档情况进行全面验收。室参加对当年所有工程维修养护资料及存档情况进行全面验收。1.4 工程运用资料每月由工程管理单位负责人（或技术负责人工程运用资料
30、每月由工程管理单位负责人（或技术负责人)进行进行审查，年底由有关科室进行验收。审查，年底由有关科室进行验收。1.5 工程观测资料每年年底进行资料整编，整编后及时存档，由工程观测资料每年年底进行资料整编，整编后及时存档，由相关科室进行验收。相关科室进行验收。1.6 防洪、抗旱，消防，水政，科技教育及其他资料应及时存档，防洪、抗旱，消防，水政，科技教育及其他资料应及时存档，每年年底由相关科室进行验收。每年年底由相关科室进行验收。第五节第五节 档案保管档案保管 1 档案室要求档案室要求 1.1 档案室要求档案库房、阅览室、办公室三室分开。应配备专用电档案室要求档案库房、阅览室、办公室三室分开。应配备
31、专用电脑，实行电子化、信息化管理。档案室应建立建全档案管理制度，档案脑，实行电子化、信息化管理。档案室应建立建全档案管理制度，档案管理制度、档案分类方案应上墙。管理制度、档案分类方案应上墙。1.2 档案库房，应配备温湿度计，安装空调设备，以控制室内的温度档案库房，应配备温湿度计，安装空调设备，以控制室内的温度（1424为宜，日温度变化不超过为宜，日温度变化不超过2)、湿度（相对湿度控制在、湿度（相对湿度控制在4560%)。室内温湿度宜定时测记，一般每天两次，并根据温湿度变化。室内温湿度宜定时测记，一般每天两次，并根据温湿度变化进行控制调节。进行控制调节。1.3 档案柜架应与墙壁保持一定距离（一
32、般柜背与墙不小于档案柜架应与墙壁保持一定距离（一般柜背与墙不小于10厘米，厘米，柜侧间距不小于柜侧间距不小于60厘米厘米)，成行地垂直于有窗的墙面摆设，便于通风降湿。，成行地垂直于有窗的墙面摆设，便于通风降湿。1.4 新建房屋竣工后，应经新建房屋竣工后，应经612个月干燥方可作为档案室，将档案个月干燥方可作为档案室，将档案入库。入库。1.5 档案库房不宜采用自然光源，有外窗时应有窗帘等遮阳措施。档档案库房不宜采用自然光源，有外窗时应有窗帘等遮阳措施。档案库房人工照明光源应选用白炽灯或白炽灯型节能灯，并罩以乳白色灯案库房人工照明光源应选用白炽灯或白炽灯型节能灯，并罩以乳白色灯罩。罩。1.6 档案
33、库房应配备适合档案用的消防器材，定期检查电器线路，严档案库房应配备适合档案用的消防器材，定期检查电器线路，严禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆物品。禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆物品。2 档案保管要求档案保管要求 2.1 档案保管要求防霉、防蛀，定期进行虫霉检查，发现虫霉及时处档案保管要求防霉、防蛀，定期进行虫霉检查，发现虫霉及时处理。档案柜中应放置档案用除虫驱虫药剂（樟脑理。档案柜中应放置档案用除虫驱虫药剂（樟脑)，并定期检查药剂（樟，并定期检查药剂（樟脑脑)消耗情况，发现药剂消耗殆尽应及时更换药剂，以保持驱虫效果。消耗情况，发现药剂消耗殆尽应及时更换药剂，以保持驱虫效果。2.2 档案室
34、应建立健全档案借阅制度，设置专门的借阅登记薄。一档案室应建立健全档案借阅制度，设置专门的借阅登记薄。一般工程单位的档案不对外借阅，本单位工作人员借阅时应履行借阅手般工程单位的档案不对外借阅，本单位工作人员借阅时应履行借阅手续。借阅时间一般不应超过十天，若需逾期借阅的，应办理续借手续。续。借阅时间一般不应超过十天，若需逾期借阅的，应办理续借手续。档案管理者有责任督促借阅者及时归还借阅的档案资料。档案管理者有责任督促借阅者及时归还借阅的档案资料。2.3 档案室及库房不应放置其他与档案无关的杂物。档案室及库房档案室及库房不应放置其他与档案无关的杂物。档案室及库房钥匙应由档案管理员保管。其他人员未经许
35、可不得进入档案库房。需钥匙应由档案管理员保管。其他人员未经许可不得进入档案库房。需借阅档案资料时，应由档案管理者（或在档案管理员陪同下借阅档案资料时，应由档案管理者（或在档案管理员陪同下)查找档案查找档案资料，借阅者不得自行查找档案资料。资料，借阅者不得自行查找档案资料。2.4 过了保管期的档案应当鉴定是否需要继续保存。若需保存应当过了保管期的档案应当鉴定是否需要继续保存。若需保存应当重新确定保管期限；若不需保存可列为待销毁档案。重新确定保管期限；若不需保存可列为待销毁档案。2.5 保管期限低于五年的工程档案资料，工程管理单位可自行销毁，保管期限低于五年的工程档案资料，工程管理单位可自行销毁，
36、销毁前应填写档案销毁清单，上报处工管科待批准后方可销毁。其他销毁前应填写档案销毁清单，上报处工管科待批准后方可销毁。其他过期待销毁的工程技术档案应移交处工程技术档案室进行档案鉴定，过期待销毁的工程技术档案应移交处工程技术档案室进行档案鉴定，确认需销毁的档案应填写档案销毁清册，交由领导和档案内容相关专确认需销毁的档案应填写档案销毁清册，交由领导和档案内容相关专业的专家组成的档案销毁专家鉴定组进行鉴定后集中销毁。业的专家组成的档案销毁专家鉴定组进行鉴定后集中销毁。2.6 对已更换不用的旧设备的资料和工程更新改造后，工程单位已对已更换不用的旧设备的资料和工程更新改造后，工程单位已不使用的工程技术资料
37、应移交处工程科技档案室保存，对于旧设备资不使用的工程技术资料应移交处工程科技档案室保存，对于旧设备资料的重复件，处工程科技档案室可将其列入待销毁档案，经鉴定后集料的重复件，处工程科技档案室可将其列入待销毁档案，经鉴定后集中销毁。中销毁。二、技术档案管理制度二、技术档案管理制度 第一节第一节 技术资料存档制度技术资料存档制度 1 凡加固改造、重大岁修项目、维修工程的资料，工程结束后一个凡加固改造、重大岁修项目、维修工程的资料，工程结束后一个月内整理成册，交处资料室二份存档，自存一份。有必要保存的原始数月内整理成册，交处资料室二份存档，自存一份。有必要保存的原始数据记录整理后装订成册，原件交处资料
38、室存档，复印件存于本单位。据记录整理后装订成册，原件交处资料室存档，复印件存于本单位。2 凡大修项目在工程完工后将施工时间、批准经费、完成经费、大凡大修项目在工程完工后将施工时间、批准经费、完成经费、大宗材料、完成工程量等填写在宗材料、完成工程量等填写在“大修报告书大修报告书”中，交处资料室一份，自中，交处资料室一份，自存一份。存一份。3 每年工程观测整编资料（含机组运行情况）交处资料室一份，自每年工程观测整编资料（含机组运行情况）交处资料室一份，自存一份。各观测项目原始记录交处资料室保存。存一份。各观测项目原始记录交处资料室保存。4 设备技术资料为设备的随机资料，检修资料、试验资料、设备检设
39、备技术资料为设备的随机资料，检修资料、试验资料、设备检修记录，蓄电池充放电记录等应在工作结束后由技术人员认真整理，编修记录，蓄电池充放电记录等应在工作结束后由技术人员认真整理，编写总结，及时归档。运行值班记录、交接班记录等必须在下月月初整理，写总结，及时归档。运行值班记录、交接班记录等必须在下月月初整理，装订成册。年底将本年度所有的试验记录、运行记录、检修记录等装订装订成册。年底将本年度所有的试验记录、运行记录、检修记录等装订成册，保证资料的完整性、正确性、规范性。成册，保证资料的完整性、正确性、规范性。第二节第二节 技术档案管理制度技术档案管理制度 1 技术资料应分类、装订成册，按规定编号，
40、存放在专用的资料技术资料应分类、装订成册，按规定编号，存放在专用的资料柜内；资料柜应置于通风干燥处，并做好防潮、防腐蚀、防霉、防虫柜内；资料柜应置于通风干燥处，并做好防潮、防腐蚀、防霉、防虫和防污染，同时应有防火、防盗等设施。和防污染，同时应有防火、防盗等设施。2 工程基本资料永久保存；规程规范可保存现行的、其他资料应工程基本资料永久保存；规程规范可保存现行的、其他资料应长期保存。长期保存。3 已过保管期的资料档案，必须经过主管部门领导、有关技术人已过保管期的资料档案，必须经过主管部门领导、有关技术人员和本单位领导、档案管理员共同审查鉴定，确认可销毁的，造册签员和本单位领导、档案管理员共同审查
41、鉴定，确认可销毁的，造册签字，指定专人销毁。字，指定专人销毁。4 技术档案应专人管理，人员变动时应按目录移交资料，并在清技术档案应专人管理，人员变动时应按目录移交资料，并在清单上签字，同时得到单位领导认可，不得随意带走或散失。单上签字，同时得到单位领导认可，不得随意带走或散失。第三节第三节 技术档案查阅制度技术档案查阅制度 1 单位技术档案资料一般不对外，外单位一律到处资料室查阅。单位技术档案资料一般不对外，外单位一律到处资料室查阅。2 本单位、本处有关人员需查阅时，须在本单位办公室内查阅。本单位、本处有关人员需查阅时，须在本单位办公室内查阅。3 查、借阅档案者，必须爱护档案，保证档案完好无损
42、，严禁撕查、借阅档案者，必须爱护档案，保证档案完好无损，严禁撕毁、拆卷、划线、画圈、涂改、剪页、水湿、烟烧等。毁、拆卷、划线、画圈、涂改、剪页、水湿、烟烧等。4 遵守保密规则，所查、借阅的档案材料，未经有关领导同意，遵守保密规则，所查、借阅的档案材料，未经有关领导同意，不准复制和对外公布。不准复制和对外公布。5 档案一般不外借，确需借出利用，应经主管领导同意，办理借档案一般不外借，确需借出利用，应经主管领导同意，办理借阅手续后，方可借出，但必须按期如数归还。阅手续后，方可借出，但必须按期如数归还。6 凡查、借阅档案资料，均应登记清楚，并记录存档。凡查、借阅档案资料，均应登记清楚，并记录存档。第
43、四节第四节 技术档案复制制度技术档案复制制度 1本单位职工因工作需要复制一般文件材料时要经档案室审批；本本单位职工因工作需要复制一般文件材料时要经档案室审批；本单位职工复制本职工作范围以外的档案，需经有关业务部门负责人同单位职工复制本职工作范围以外的档案，需经有关业务部门负责人同意；复制机密档案材料须经所档案员和分管档案工作的所领导审批后意；复制机密档案材料须经所档案员和分管档案工作的所领导审批后方可复制。方可复制。2外单位一般不予复制，确因工作需要应持单位介绍信，经档案员外单位一般不予复制，确因工作需要应持单位介绍信，经档案员同意方可复制。同意方可复制。3 复制后要及时进行登记。复制后要及时
44、进行登记。第五节第五节 技术档案统计制度技术档案统计制度 1档案统计工作是以档案工作中大量的现象为对象，以表格、数档案统计工作是以档案工作中大量的现象为对象，以表格、数字的形式揭示档案和档案工作中诸现象的现状、发展过程及其一般规字的形式揭示档案和档案工作中诸现象的现状、发展过程及其一般规律性的工作。律性的工作。2统计作用。档案统计工作，为制定档案工作的方针、政策，编统计作用。档案统计工作，为制定档案工作的方针、政策，编制档案事业发展规划，开展档案科学研究，进行定性分析与定量分析，制档案事业发展规划，开展档案科学研究，进行定性分析与定量分析，提供科学的依据。提供科学的依据。3统计内容。对档案的收
45、进、移出、整理、鉴定、保管数量和状统计内容。对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况，以及档案的构成、利用、机构和人员等情况的基本统计和其他专况，以及档案的构成、利用、机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。门统计。4统计任务。对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计统计任务。对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析、提供资料，实行统计监督。分析、提供资料，实行统计监督。5统计对象。对档案实体及其管理状况的统计和档案事业的组织统计对象。对档案实体及其管理状况的统计和档案事业的组织与管理现状的统计。与管理现状的统计。6统计方法。档案统计工作，必须把零星的个别的原始资料，进统计
46、方法。档案统计工作，必须把零星的个别的原始资料，进行综合整理，使之成为能反映整体现象的资料，再进行分析和研究，行综合整理，使之成为能反映整体现象的资料，再进行分析和研究，总结出典型性的经验教训，以提高档案的科学管理水平。总结出典型性的经验教训，以提高档案的科学管理水平。7按期统计。平时必须积极收集资料，做好单项的统计；半年必按期统计。平时必须积极收集资料，做好单项的统计；半年必须做好各项工作的初步统计；年终必须进行全面的系统的统计。须做好各项工作的初步统计；年终必须进行全面的系统的统计。8资料室专人统计。统计人员，熟悉统计业务；掌握统计资料，资料室专人统计。统计人员，熟悉统计业务；掌握统计资料
47、，数字统计连贯；准确统计数字，按时统计上报。数字统计连贯；准确统计数字，按时统计上报。第六节第六节 技术档案销毁制度技术档案销毁制度 1档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。满无须继续保存的档案进行销毁处理。2档案销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴定。档案销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴定。3经过鉴定确需销毁的档案，必须写出销毁档案内容分析报告，经过鉴定确需销毁的档案，必须写出销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。列出档案销毁清册。4档案销毁，必须严格执行审批
48、制度，履行批准手续。档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。5批准销毁的档案，应及时焚毁，且要有两人鉴销；销毁完毕，批准销毁的档案，应及时焚毁，且要有两人鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章。鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章。6档案的销毁，必须在相应的案卷目录、档案总登记簿档案的销毁，必须在相应的案卷目录、档案总登记簿和案卷目录登记簿上注明和案卷目录登记簿上注明“已销毁已销毁”。第七节第七节 档案工作岗位责任制档案工作岗位责任制 1分管档案工作的所领导职责分管档案工作的所领导职责 1.1 组织全所性的宣传、贯彻、执行中华人民共和国档案法和组织全所性的宣
49、传、贯彻、执行中华人民共和国档案法和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。上级关于档案工作的各项方针政策的活动。1.2 加强对档案工作的领导，将档案工作纳入整体发展计划，列入加强对档案工作的领导，将档案工作纳入整体发展计划，列入议事日程，督促分管部门按上级和档案部门要求做好应做的工作。议事日程，督促分管部门按上级和档案部门要求做好应做的工作。1.3 关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与所内各项工作
50、协调发展。案工作与所内各项工作协调发展。2分管档案工作的部门领导职责分管档案工作的部门领导职责 2.1配备具有较好政治业务素质的专（兼）职档案人员，并保持相配备具有较好政治业务素质的专（兼）职档案人员，并保持相对稳定。对稳定。2.2将档案工作纳入本部门的议事日程（每半年研究一次档案工将档案工作纳入本部门的议事日程（每半年研究一次档案工作），帮助专（兼）职档案人员解决工作中的实际困难。作），帮助专（兼）职档案人员解决工作中的实际困难。2.3组织本部门人员学习档案法规，执行所内档案工作的规章制度。组织本部门人员学习档案法规，执行所内档案工作的规章制度。2.4疏通渠道，严格制度，督促有关人员注意平时
