1、1宝洁（宝洁（P&G）一页纸备忘录启示与应用一页纸备忘录启示与应用讲议大纲什么是备忘录1为什么要推行备忘录2如何正确书写备忘录34宝洁，把会议当作备忘录序我们所有的高级管理人员都从内部提拔，但如果你想要升迁，最好先学会写备忘录。-宝洁CEO 雷富礼 通常是指：在公司以文字形式出现的文件、报告 宝洁备忘录：从意见中择出事实的一页报告；是信息交换及决策的媒介，是一种逻辑和顺序思维的再现；已从一种管理工具演变为宝洁的文化。问答 各位平时有书写备忘录的习惯吗？你所书写的备记录结构？现场演练示范。“宝洁备忘录宝洁备忘录”结构结构 将复杂事情简单化 实行高效能管理，最终提高工作效率 作为一种训练工具，鼓励
2、员工学会认真细致的分析方法、提升管理者的逻辑及系统思维能力公文公文现状现状 结果结果报告冗长、分散风格不一缺乏清晰的结构和鲜明的观点废话过多、缺少支持性论点及数据化分析同一内容，不同读者有不同理解沟通障碍不便阅读和理解耽误领导审批时间降低工作效率追求追求的目的目标标 一张纸（一目了然、简练清楚）一张纸（一目了然、简练清楚）统一模板、统一格式统一模板、统一格式合乎逻辑、观点明确、切中要害合乎逻辑、观点明确、切中要害侧重于支持性数据及事实依据的分侧重于支持性数据及事实依据的分析析不同的人都能获得相同信息不同的人都能获得相同信息 有效沟通有效沟通 报告含金量高、说服性强报告含金量高、说服性强 节省阅
3、读者时间、加快审批速节省阅读者时间、加快审批速度度 提高工作效率提高工作效率发展自己和组发展自己和组织，提升公司效率织，提升公司效率 1 1、写备忘录最容易犯的错误、写备忘录最容易犯的错误-只顾自只顾自己感受，没有从读者角度来考虑己感受，没有从读者角度来考虑 重点内容不突出 容易走极端（表述太过简单或太过复杂）逻辑条理不清楚、张冠李戴 短斤少两，遗漏要点 缺少数据及理性分析，说服力不够强 2 2、书写要领、书写要领 做好计划 判断信息类型（是建议型，还是分析型）明确目标读者和写作主题 确定要点顺序、信息组织的、信息组织的6 6步曲步曲建议型建议型分析型分析型致：致：抄送：抄送：发件人：部门：日
4、期：发件人：部门：日期：致：致：抄送：抄送：发件人：部门：日期：发件人：部门：日期：概要概要-让读者做什么让读者做什么 概要概要 -让读者知道什么让读者知道什么背景背景-为建议段落作铺垫为建议段落作铺垫 背景背景-描述收集数据资料的描述收集数据资料的方法方法 第第2 2步：概要（简洁语步：概要（简洁语句概括该备忘录的主句概括该备忘录的主要内容）要内容）第第1 1步：题目及相关信步：题目及相关信息（发自谁、发给谁息（发自谁、发给谁、抄送谁、日期）、抄送谁、日期）第第3 3步：背景（提事实步：背景（提事实，用图表数据更能直，用图表数据更能直观了解。通常采用过观了解。通常采用过去时）去时）题目题目题
5、目题目、信息组织的、信息组织的6 6步曲步曲建议型建议型分析型分析型建议建议-强调需审批的事件强调需审批的事件-若建议在概要中已有若建议在概要中已有完整陈述，此段可省略完整陈述，此段可省略 结论结论-表明自己的意见、判表明自己的意见、判断或对事物的看法断或对事物的看法建议依据建议依据-通常使用不多于三个通常使用不多于三个理由来支持建议，按重要理由来支持建议，按重要程度由大到小排列程度由大到小排列结论依据结论依据-按重要性由大到小按重要性由大到小列出结论所依据的事实列出结论所依据的事实第第4 4步：主体（列出主步：主体（列出主要论据、突出关键论要论据、突出关键论点和做法）点和做法）、信息组织的、
6、信息组织的6 6步曲步曲建议型建议型分析型分析型细节细节/讨论讨论-可用可不用可用可不用 细节细节/讨论讨论-可用可不用可用可不用 关键步骤关键步骤-描述若建议得到同描述若建议得到同意后，将采取什么行动意后，将采取什么行动及时间安排及时间安排关键步骤关键步骤-描述作为所得出的描述作为所得出的结论，计划采取什么结论，计划采取什么行动行动 审批审批第第6 6步：关键步骤（下步：关键步骤（下一步行动计划）一步行动计划）第第5 5步：细节步：细节/讨论（讨论（用于讨论尚未涉及的用于讨论尚未涉及的问题，如限制因素、问题，如限制因素、风险等，并加入其他风险等，并加入其他部门意见）部门意见）审批审批略读-题
7、目是什么，思考读者感不感兴趣浏览-了解文章所有的重要紧急和关联信息阅读-逻辑表达是否简洁、连贯、完整使用简明易懂的语句。、运用运用“略读略读-浏览浏览-阅读阅读”来检查和修正文稿来检查和修正文稿练习 将开始示范的备忘录按刚才步骤重新书写一遍。会议对于脑力激荡、制定决策、追踪事项、信息交换，或协调跨部门团队是有其作用的。但是宝洁的会议比起其他公司具有较高的目的性而且很有组织。问答 我们日常会议是否频繁？你认为你参与的会议是否高效？你认为你参与的会议大家最后是否达成一致？宝洁典型的创意审查会议案例品牌经理说明本次会议计划达到的目的品牌经理(或副经理)进行创意目的及策略的审查品牌经理的对等窗口，即广
8、告商的客户服务专员，将说明广告与策略的发展过程及其相关性创意总监或广告文案撰写人，个别或同时进行广告简报品牌副经理针对简报资料是否确实执行品牌的广告策略进行评论运用在宝洁广告文案学院所学的广告评价技巧来提出相关的评论，而不是他对此广告的好恶与否。广告商可以回应并解释广告是如何诠释品牌的广告策略的。品牌经理发表评价品牌副经理的意见，并加上一些个人的看法营销经理针对先前的讨论，提出过去宝洁的广告经验及一些个人的主观评价品牌经理总结会议结论及追踪事项 创意审查会议过程中参与人体会创意过程的独特本质，而不会轻率评价创意成果 会议的根本架构是客观并有目的性 会议的焦点将不断地锁定广告目标、策略及终极目的。备忘录看似简单，但作为沟通工具，实则对大家都是一个严酷备忘录看似简单，但作为沟通工具，实则对大家都是一个严酷的挑战。的挑战。写好备忘录没有任何捷径可走，需要不断地演练和修正：写好备忘录没有任何捷径可走，需要不断地演练和修正：21
