1、Made by HR Department企业邮件使用技巧及规范企业邮件使用技巧及规范Effective Email G培培 训训 大大 纲纲vOUTLOOK设置设置v邮件标题邮件标题v邮件正文邮件正文v邮件签名邮件签名v回复技巧回复技巧v邮件控制邮件控制v收件人管理收件人管理v常用常用OUTLOOK技巧技巧OUTLOOK 设置设置v如何将公司邮箱配置到如何将公司邮箱配置到OUTLOOK中中 第一步：点击第一步：点击“工具工具”“账户设置账户设置”OUTLOOK设置设置v如何将公司邮箱配置到如何将公司邮箱配置到OUTLOOK中中 第二步：选中第二步：选中“电子邮件电子邮件”选项卡，点击选项卡，
2、点击“新建新建”第三步：选中第三步：选中 ，点击，点击下一步下一步 第四步：选中第四步：选中 ，点击下一步，点击下一步OUTLOOK设置设置v如何将公司邮箱配置到如何将公司邮箱配置到OUTLOOK中中 第五步：选中第五步：选中 点击下一步点击下一步 第六步：按下图进行配置第六步：按下图进行配置 配置完成后点击配置完成后点击“其他设置其他设置”OUTLOOK设置设置v如何将公司邮箱配置到如何将公司邮箱配置到OUTLOOK中中 第七步：进入第七步：进入“Internet电子邮件设置电子邮件设置”界面，界面，选中选中“发送服务器发送服务器”选项卡，选项卡，选中选中 第八步：选中第八步：选中“高级高级
3、”选项卡，在选项卡，在“传递传递”框中框中设置设置 ，确定退出，确定退出 否则通过网页登陆邮箱时将无法收到任何邮否则通过网页登陆邮箱时将无法收到任何邮件件OUTLOOK设置设置v如何将公司邮箱配置到如何将公司邮箱配置到OUTLOOK中中 第九步：点击第九步：点击“测试账户设置测试账户设置”若测试结果如下图所示，则表示设置已成功若测试结果如下图所示，则表示设置已成功邮件使用规范邮件使用规范一、写一、写二、收二、收三、管理三、管理邮件标题邮件标题v一定不要空白标题，这是最失礼的一定不要空白标题，这是最失礼的邮件标题邮件标题v标题要简短标题要简短（不要让（不要让OUTLOOK用用才能显示完你的标题）
4、才能显示完你的标题）如果只需要用主题栏就能讲讲清楚事情，请使用！请标记（如果只需要用主题栏就能讲讲清楚事情，请使用！请标记（EOM:end of message)邮件标题邮件标题v其他注意要点其他注意要点 标题要真实反应文章的内容和重要性标题要真实反应文章的内容和重要性 一封信一个主题一封信一个主题 注意字符和错别字注意字符和错别字 回复邮件不要回复邮件不要“答复答复 RE”一大串一大串邮件正文邮件正文v称呼和问候称呼和问候 邮件的开头要称呼收件人邮件的开头要称呼收件人 XX先生先生/XX小姐小姐 Dear Mr.XX 收件人不清楚的收件人不清楚的 先生先生/小姐小姐 Dear Sir/Mad
5、am 开头简单得写个开头简单得写个“您好您好”或或“大家好大家好”即可，使用即可，使用“你你”的的时候注意语气时候注意语气 Hi John/Hi all 称呼要前后文统一，不要一会称呼要前后文统一，不要一会“您您”一会一会“你你”邮件正文邮件正文v结尾问候语结尾问候语 正文内容结束后，先谢谢别人正文内容结束后，先谢谢别人 通用：通用：Best Regards!/祝您顺利！祝您顺利！对外：祝一切顺利对外：祝一切顺利/Have a nice day!邮件正文邮件正文v使用便于阅读的字号和字体使用便于阅读的字号和字体 中文用中文用宋体宋体或或新宋体新宋体 英文英文Eagle统一用统一用Corbel
6、字号用五号或字号用五号或11号字号字邮件正文邮件正文v其他注意事项其他注意事项 一次把内容表达清楚，条理清晰一次把内容表达清楚，条理清晰 合理使用符号及图片合理使用符号及图片 合理提示重要信息（粗体斜体、颜色、大号字合理提示重要信息（粗体斜体、颜色、大号字体等，尽量少用）体等，尽量少用）邮邮 件件 签签 名名v如何在如何在OUTLOOK中设置签名档中设置签名档 第一步：点击第一步：点击“工具工具”-“选项选项”；邮件签名邮件签名v如何在如何在OUTLOOK中设置签名档中设置签名档 第二步：选中第二步：选中“邮件格式邮件格式”选项卡，点击选项卡，点击“签名签名”按钮，进入按钮，进入“签名和信纸签
7、名和信纸”界面；界面；邮件签名邮件签名v如何在如何在OUTLOOK中设置签名档中设置签名档 第三步：选中第三步：选中“电子邮件签名电子邮件签名”选项卡，点击选项卡，点击“新建新建”按钮；按钮；邮件签名邮件签名v如何在如何在OUTLOOK中设置签名档中设置签名档 第四步：选中第四步：选中“电子邮件签名电子邮件签名”选项卡，点击选项卡，点击“新建新建”按钮；按钮；第五步：在弹出的第五步：在弹出的“新签名新签名”窗口中输入签名的窗口中输入签名的名称，点击名称，点击“确定确定”；邮件签名邮件签名v如何在如何在OUTLOOK中设置签名档中设置签名档 第六步：在第六步：在“编辑签名编辑签名”框中设置签名的
8、格式，框中设置签名的格式，完成后点击完成后点击“保存保存”邮件签名邮件签名v如何在如何在OUTLOOK中设置签名档中设置签名档 第七步：在第七步：在“编辑签名编辑签名”框中设置签名的格式，框中设置签名的格式，完成后点击完成后点击“保存保存”邮件签名邮件签名v如何在如何在OUTLOOK中设置签名档中设置签名档 第八步：在第八步：在“选择默认签名选择默认签名”框中设置将框中设置将“新邮新邮件件”和和“答复答复/转发转发”都选用刚才创建的签名，点都选用刚才创建的签名，点击击“确定确定”设置完成。设置完成。回复技巧回复技巧v 及时回复及时回复Email，Eagle倡导倡导24小时回复小时回复v 针对性
9、回复针对性回复v 回复不要少于回复不要少于10个字个字v 不要就同一问题多次回复讨论不要就同一问题多次回复讨论v 区分区分“答复答复”和和“全部答复全部答复”v 注意使用注意使用“！”v 仅供参考，无需回复v 收到请回复v 请于之前答复v 请尽快处理收件人管理收件人管理v 收件人：受理邮件的人，理应对邮件回应收件人：受理邮件的人，理应对邮件回应v 抄送：只需知道此事，无需回应，通常为收发件双方的抄送：只需知道此事，无需回应，通常为收发件双方的直属上级或者事件参与人员，也可以回复提出意见直属上级或者事件参与人员，也可以回复提出意见v 密件抄送：收件人和抄送人无法看到密件抄送：收件人和抄送人无法看
10、到思考思考v站在收件人的角度：站在收件人的角度：常用常用OUTLOOK技巧技巧v附录：附录：常用常用OUTLOOK技巧技巧v创建规则，把邮件分类创建规则，把邮件分类 邮件太多？邮件太多？找邮件太麻烦？找邮件太麻烦？都是垃圾邮件？都是垃圾邮件？是不是想达到图片中的是不是想达到图片中的 效果，发送过来的邮件效果，发送过来的邮件 自动进入分类文件夹？自动进入分类文件夹？常用常用OUTLOOK技巧技巧v创建规则，把邮件分类创建规则，把邮件分类 第一步：创建分类文件夹第一步：创建分类文件夹 第二步：右键邮件，点击第二步：右键邮件，点击“创建规则创建规则”常用常用OUTLOOK技巧技巧v创建规则，把邮件分
11、类创建规则，把邮件分类 第三步：进入第三步：进入“创建规则创建规则”界面，按图所示，进行操作界面，按图所示，进行操作 第四步：点击确定后弹出对话框，勾选第四步：点击确定后弹出对话框，勾选“对当对当 前文件夹前文件夹”中的现中的现有邮件立即运行此规则有邮件立即运行此规则”，确定完成，确定完成 常用常用OUTLOOK技巧技巧v让让OUTLOOK成为你时间和任务管理的利器成为你时间和任务管理的利器 后续标志和待办事项列表后续标志和待办事项列表 日历功能日历功能 任务功能、提醒功能任务功能、提醒功能 会议功能会议功能 标记分类标记分类 定时删除定时删除内容回顾内容回顾v 配置配置OUTLOOK邮箱邮箱
12、v 邮件标题的要点邮件标题的要点v 称呼和问候称呼和问候v 邮件正文简明扼要邮件正文简明扼要v 注意语气注意语气v 一次表达完整意思一次表达完整意思v 注意格式注意格式v 使用多个适当的签名档使用多个适当的签名档v 回复技巧回复技巧v 发送，抄送和密送的区别发送，抄送和密送的区别v 分类文件夹管理分类文件夹管理v 邮件标记邮件标记v 日历功能的使用日历功能的使用v 任务功能的使用任务功能的使用英文邮件常用缩短语英文邮件常用缩短语URG-Stop everything,read me firstHOT-Need immediate attentionRSP-Need you to respond,either wayMTG-New/modified meetings FWD-Forward to your respective group(s)HLP-Need information,assistance with a problemFYI-Just for your informationACT-Needs actionThank you!
