1、集团公司会计电算化管理制度(试行)第一章总则 第一条为了指导和规范全公司会计电算化工作，保证会计电算化工作的顺利开展，根据财政部会计电算化管理办法和会计电算化工作规范，结合公司财务管理和会计核算的有关规定，特制定本制度。 第二条本制度适用于集团公司全资及控股的各类型企业。 第三条本制度包括会计电算化岗位责任制度、会计电算化操作管理制度、计算机硬软件和会计数据管理制度、电算化会计档案管理制度。 第四条本制度所指的计算机硬件是指支撑财务软件正常运行的计算机及其相关设备，计算机软件是指金蝶k/3财务软件及其他相关软件。 第二章会计电算化岗位责任制 第五条开展会计电算化的单位应根据工作需要，建立本单位
2、的会计电算化岗位责任制，明确各个岗位的职责范围，切实做到事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查。 第六条电算化会计岗位和工作职责可划分如下： （一）电算主管 负责本单位会计电算化的规划和管理，并协调计算机及财务软件的运行；根据本单位的实际工作需要，设置会计电算化岗位，制定会计电算化人员的岗位职责；协调、督促财会人员的电算化工作，完善企业的电算化制度，充分发挥电算化的功能和优势。 要求此岗位人员具备会计和计算机知识，以及相关的会计电算化组织管理经验。电算化主管可由财务主管兼任，采用计算机网络财务软件的单位应设立此岗位。 (二)软件操作 负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、
3、会计帐簿、报表，进行部分会计数据处理工作。 实行会计电算化后，所有的会计人员都是操作员，都应能熟练使用财务软件，达到会计电算化初级知识培训水平。 （三）审核记帐 负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证）的真实性、合法性、完整性进行审核；操作会计软件登记机内帐簿，没有审核的凭证不能过账；对打印输出的帐薄、报表进行确认审核。 要求此岗位人员具备会计和计算机知识，达到电算化初级知识培训的水平，可由主管会计兼任。 （四）电算维护 协助电算主管规划和推进企业的会计电算化工作；负责计算机硬件、软件系统管理维护；每天负责开、关服务器，维护财务网络的安全、正常运行；管理机内会计数据；负责电算化系统的升
4、级工作。 要求此岗位人员具备会计和计算机知识，争取达到会计电算化中级知识培训水平。各单位均应设立专职或兼职维护员。 （五）电算审查 负责监督计算机及财务软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊；审查电算化系统管理的工作岗位的设置是否合理，各类人员是否越权使用软件。 要求此岗位人员具备会计和计算机知识，达到电算化中级知识培训的水平，此岗可由会计稽核人员兼任。 (六)数据分析 负责利用计算机内的会计数据进行综合分析，进一步加强财务管理。 各单位财务主管及负责经济活动分析的人员应具备对电子会计数据进行分析处理的能力，逐步达到电算化中级知识培训水平。 （七）电算档案管理 负责电算化会计凭证、会计账簿、会
5、计报表及其他会计资料的整理、登记、保管、保密工作；负责建立健全会计档案借阅、使用登记制度。 第七条会计电算化岗位责任的考核 实行电算化后需将岗位职责具体到个人，并定期对各岗位人员进行考核，对考核不合格的要提出改正意见，考核意见纳入个人的年度考评内容。对不履行岗位职责，给企业造成严重后果的要追究个人的责任。 第三章会计电算化操作管理制度 第八条按照会计电算化岗位设置、行使岗位职责的会计电算化人员或经财务主管特别批准赋予临时查询权的其他人员为会计电算化操作人员。 会计电算化人员必须持有财政部门颁发的会计从业资格证书和会计电算化初级知识合格证书。 第九条操作人员必须以“命名用户方式”登录财务软件系统
6、，操作人员的密码由操作人员自己拟定(禁止设定为空密码)，并对自己的密码严格保密，泄漏密码并引起不良后果的应追究相关人员的责任。 现行密码分三种，分别为：计算机网络登录密码(单机用户无此项)、财务软件系统登录密码、财务软件系统账套管理(中间层)密码。网络登录密码由客户端用户拟定完后交电算维护人员在服务器上设定，如需更改应通知电算维护人员。财务软件系统登录密码先由电算主管在账套管理中统一设定初始密码，并通知会计电算化人员，再由会计电算化人员在客户端自行更改。财务软件系统账套管理密码由电算主管掌握。 为防止密码泄漏，会计电算化人员应定期自行更换密码。 第十条会计电算化人员在财务软件系统中均应以实名进
7、行用户登记，并由电算主管根据内部控制制度原则赋予相应操作权限。 第十一条财务软件系统中的administrator和morningstar用户名由电算主管用密码控制并严禁使用，由电算主管将确定赋予对应administrator权限的会计电算化人员列入amdinistrators组。 第十二条出纳人员只有现金管理系统的查询和管理权限。结账、反结账、结束初始化、反初始化权限应从严控制，原则上仅能由电算主管拥有。 第十三条日常操作程序 （一）电算维护员每天到岗后，首先打开服务器，检查计算机硬件、软件、网络是否正常运行，为其他工作做好准备； （二）会计人员根据原始凭证运用正确的会计科目填制记账凭证，并
8、打印机制记账凭证，同时签名或盖章确认； （三）审核人员审核记账凭证及所附原始凭证，审核无误后在打印出的记账凭证上签名或盖章确认，并立即对机内对应记账凭证执行“审核”操作。如未即时核对机内记账凭证，应将原打印出的记账凭证与机内凭证核对无误后，才能对机内记账凭证执行“审核”操作，严禁未经核对执行“成批审核”操作。 审核人员应对自己审核过的原始凭证、记账凭证负责，如出现问题按相关财务制度规定承担相应责任。 （四）审核人员将已审收（付）款凭证交给出纳； （五）每天工作结束后，电算维护员负责关闭服务器，如有财务人员加班，应在下班前通知电算维护人员； （六）会计电算人员离开操作使用计算机的工作现场，应立即
9、退出财务软件系统，否则应承担被人利用本人登录名进行操作的全部责任。 第四章计算机硬件、软件和会计数据管理制度 第十四条计算机硬件、软件是实现会计电算化的重要物质基础，各单位应为开展会计电算化配备必要的硬件设备和财务软件。 第十五条计算机硬件设备安全和正常运行是进行会计电算化的前提条件，计算机硬件设备的维护主要包括以下几点： （一）要经常对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁，防止意外事故的发生； （二）要定期对计算机存放场所的安全措施进行检查，如对消防和报警设备、地线和接地、防静电、防雷击、防鼠害、防电磁波等设备和措施进行检查，保证这些措施的有效性； （三）电算维护员应对硬件运行过程中出现的
10、故障及时进行记录及排除，由于本身条件没有能力解决的或不能解决的要及时与硬件生产或销售商联系解决； （四）对硬件设备更新、扩充、更换，应报经财务主管审批同意，并保证机内会计数据的连续和安全，同时作好相应记录； （五）机房应该设置必要的防火设备，经常检查其完好性。 第十六条计算机软件的维护分为系统软件维护和财务软件维护，包括以下内容： （一）系统软件维护的主要任务是，检查系统文件的完整性，系统文件是否被非法删除和修改，以保证系统软件的正常运行。 （二）财务软件的维护包括操作维护与程序维护两方面： 对日常财务软件操作维护工作过程中发现的问题，电算维护员应及时解决。如不能排除，应立即报告电算主管并联系
11、财务软件公司予以指导或现场处理。 对财务软件的修改、版本升级等程序维护是由财务软件公司负责的，本单位的电算维护员的主要任务是与软件开发销售单位进行联系，及时得到新版财务软件。 对正在使用的财务软件进行升级，应报经财务主管审批同意，记录升级时间及模块，在升级前报省集团公司备案。 第十七条未经电算主管和电算维护员同意，任何人不得擅自更改计算机及其附属设备的连接与设置，不得更改系统软件、财务软件系统的设置，不得更改网络连接设置、网络用户名及网络用户IP地址。 第十八条会计数据的备份 （一）财务主管应指定专人至少每周进行一次双备份，并异地保存，对重要会计数据更新或修改后应及时进行备份。每半年进行刻录备
12、份、异地保存。 （二）数据备份人员应对每次备份情况做详细记录，记录的内容应包括：本次备份的时间、所备份的会计数据状态（是否过帐、结帐等）和所涵盖的会计期间等。 （三）数据备份人员或档案管理员应根据存储介质的不同情况定期对备份存贮介质进行可用性检查，发现缺损或备份数据丢失的，应立即补充备份。 （四）计算机内的会计数据遇到非法操作和遭到毁损等情况需要恢复时，在经财务主管批准同意后，必须使用最新的正式备份。 第十九条健全必要的防治计算机病毒的措施 各单位应配备优良的杀毒软件，以预防、检测、清除计算机病毒。对各类杀毒软件应及时更换或升级新版本。 应避免使用、打开来历不明的软件及邮件，对外来的存储介质必
13、须先杀毒才能使用。禁止在财务专用计算机上玩游戏，K3服务器不能直接接入互联网，不具备防范条件的客户机不允许接入互联网，以防止计算机病毒的感染与传入。在中间层及数据服务器上的操作须征得电算主管及电算维护员的同意。 第五章电算化会计档案管理制度 第二十条电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部会计档案管理办法及相关要求，对电算化会计档案进行管理，并有专人负责。 第二十一条电算化会计档案管理的内容和范围： 电算化会计档案包括存储在磁盘、磁带、光盘、微缩胶片等介质上的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。 会计数据是指记帐凭证、会计帐簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数
14、据，以及财务软件系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。 财务软件设计书、软件程序、用户操作手册、本单位电算化系统构成说明和财务软件工作日志等，也应视同会计档案保管。 第二十二条电算化会计档案的日常管理 （一）各独立核算单位用计算机打印出来的书面形式存放的会计凭证、会计账簿、会计报表，由财务主管指定专人保管。 （二）会计电算化记帐凭证制单完成后应立即打印输出，打印的记帐凭证上应有制单人员的签名或盖章、稽核人员签名或盖章、会计主管人员的签名或盖章。收付款记帐凭证还应由出纳人员签名和盖章。 (三)现金日记帐和银行存款日记帐可采用计算机打印输出的活页帐页装订成册，要求每天登记并打印输出，做到日
15、清月结。对每天业务较少、不能满页打印的，也可按旬打印输出。一般帐簿按年打印，遇税务、审计等管理部门检查时，应按其要求，及时输出有关帐簿、报表等。 (四)各类帐簿在每年终了一个月内必须完整打印出来，装订成册，统存档案室内各专柜。发现已输出的纸质会计档案有缺损时，必须补充打印。 所有记帐凭证数据和明细分类数据都存储在计算机内的情况下，总分类帐可用“总分类帐本期发生额及余额对照表”替代。 (五)每月终了10日内、年度终了30日内，应将打印输出的记帐凭证分月、按凭证序号整齐装订成册，并加盖财务主管人员、审核人员和装订人员的签章，存档案室妥为保管。 (六)每月终了15日内、年度终了45日内，应将打印输出
16、的会计报表和有关会计资料整齐装订成册，并加盖单位公章和单位负责人、财务主管人员的签章，存档案室妥为保管。 (七)存储在磁盘、光盘等存储介质上的会计电子文档由财务主管指定专人保管。 (八)电算主管应指定专人每月至少将工作日志备份一次，经财务主管审核确认，交会计档案管理员保存。未做备份的工作日志不得删除。 (九)保存的会计档案应为本单位积极提供利用，档案必须进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。 第二十三条电算化会计档案的保管要求 （一）电算化会计档案存放地点要达到防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等要求，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点，最好在两个不同建筑
17、物内。 （二）对纸质会计档案和存贮介质保存的会计档案应分类保存。 （三）会计电算化档案的保管时间 由计算机打印出的会计凭证、会计账簿、会计报表的保管期限及电子会计档案的保管期限与手工账保管期限一致； 所有购买计算机、打印机时的报价单、保修单、使用说明书、购机清单等资料作为电算化硬件档案保管，以备硬件修理及机件配套时查用，保管期至机器报废； 电算化系统软件的程序盘、使用说明、合同等全套软件档案应妥善永久保存。 （四）日常备份存贮介质由数据备份员妥善保管、统一编号，应装在保护封套或包装盒中，并置于保存柜中。年度以存贮介质保存的会计数据备份盘交由纸质档案管理员统一归档管理。 第二十四条电算化会计档案必须严格执行安全和保密制度，会计档案不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。 各种会计资料（包括纸质和用存贮介质保存的会计数据），未经单位领导同意，不得外借和拿出单位。经领导同意借阅会计资料，应该履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。存放在存贮介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查其安全性和完整性，防止感染病毒和数据丢失。 第二十五条电算化会计档案保管到期后，按财政部会计档案管理办法的要求进行销毁。 第六章附则 第二十六条各单位应根据本制度制定本单位的实施细则。 第二十七条本制度由省集团公司负责解释。 第二十八条本制度自印发之日起实施。
