1、档 案 管 理 工 作实 操 培 训 培训内容一、立卷归档的原则二、立卷归档的范围三、立卷归档的要求四、立卷归档的程序五、常见问题答疑 档案管理工作实操培训档案管理工作实操培训u 归档原则的核心一、立卷归档原则n 公司档案实行各部门分别立卷，档案室集中统一管理的原则，任何个人不得据为己有或随意销毁u 哪些重要文件需要归档？二、立卷归档范围n 咨询评估类文件针对项目咨询评估（含后评价、中期评价等）、专题研究、城市针对项目咨询评估（含后评价、中期评价等）、专题研究、城市地区规划、技术改造咨询、工程造价咨询、设计、项目管理、信息化地区规划、技术改造咨询、工程造价咨询、设计、项目管理、信息化咨询、工程
2、承包等业务工作的文件材料咨询、工程承包等业务工作的文件材料u 咨询评估类文件具体内容二、立卷归档范围1.1.业务委托单位的委托文件（委托函、政府委托任务下达书、合同等）业务委托单位的委托文件（委托函、政府委托任务下达书、合同等）2.2.项目咨询工作大纲及更改申请表项目咨询工作大纲及更改申请表3.3.专家及专家组意见、建议材料专家及专家组意见、建议材料4.4.公司咨询评估报告初稿、最终稿及成品公司咨询评估报告初稿、最终稿及成品5.5.公司评审会议纪要及业务部门评审会议纪要公司评审会议纪要及业务部门评审会议纪要6.6.设计、建设单位提供的项目建议书、设计任务书、可行性研究报告设计、建设单位提供的项
3、目建议书、设计任务书、可行性研究报告7.7.顾客提供产品情况表、咨询评估报告质量审核记录卡顾客提供产品情况表、咨询评估报告质量审核记录卡8.8.组织合作单位参与进行各项业务工作的任务委托书或合同、报告组织合作单位参与进行各项业务工作的任务委托书或合同、报告9.9.有关政府主管部门对建设项目的批复性文件有关政府主管部门对建设项目的批复性文件u 哪些重要文件需要归档？二、立卷归档范围n 招标代理类文件 在招标代理业务中形成的文件材料在招标代理业务中形成的文件材料u 招标代理类文件具体内容二、立卷归档范围1.1.承揽业务的委托合同、授权委托承揽业务的委托合同、授权委托书、业务申报表书、业务申报表2.
4、2.招标公告招标公告3.3.参加人员及分工参加人员及分工4.4.招标文件招标文件5.5.售招标文件记录售招标文件记录6.6.投标文件接收登记表投标文件接收登记表7.7.投标保证金接收登记表投标保证金接收登记表8.8.开标记录开标记录9.9.评标专家名单及专业情况评标专家名单及专业情况10.10.评标报告评标报告u 哪些重要文件需要归档？二、立卷归档范围n 监理类文件 在监理工作中形成的文件材料在监理工作中形成的文件材料u 监理类文件具体内容二、立卷归档范围1.1.监理招标文件、中标文件、中标监理招标文件、中标文件、中标通知书、授权委托书通知书、授权委托书2.2.业务申报表、监理合同、协议业务申
5、报表、监理合同、协议（必须正本）（必须正本）3.3.总监任命书（必须原件）总监任命书（必须原件）4.4.监理规划、监理实施细则监理规划、监理实施细则5.5.监理工作总结（专题、阶段和竣监理工作总结（专题、阶段和竣工总结等）工总结等）6.6.竣工移交证书竣工移交证书7.7.工程质量评估报告工程质量评估报告8.8.获奖证书等获奖证书等9.9.监理业务手册监理业务手册10.10.相关文件总目录相关文件总目录u 立卷归档时间三、立卷归档要求n 对于项目咨询评估文件材料，在咨询评估任务完成时立卷。按照对于项目咨询评估文件材料，在咨询评估任务完成时立卷。按照ISO9000ISO9000质量管理体系文件要求
6、，归档工作须在咨询报告正式签发的质量管理体系文件要求，归档工作须在咨询报告正式签发的一个月内完成一个月内完成n 全部案卷均须在次年上半年移交集团公司档案室全部案卷均须在次年上半年移交集团公司档案室u 立卷归档任务划分三、立卷归档要求n 各所属企业应归档的文件材料，由项目经理负责组织开展立卷、归各所属企业应归档的文件材料，由项目经理负责组织开展立卷、归档。全部案卷须由专人向集团公司档案室移交。档。全部案卷须由专人向集团公司档案室移交。u 归档工作流程示意图四、立卷归档的程序案卷检查n 文件类型是否齐全n 文件是否具关联性n 稿本是否完备文件分类n 按年度分类n 按机构分类n 按问题分类文件组卷n
7、 内容联系紧密n 分级适当，类型鲜明n 年代清晰，保管期限准确案卷编目n 卷内文件排列编号n 卷内目录的编制n 备考表的编制n 案卷标题的拟写n 确定保管期限n 案卷封面的填写n 案卷装订n 编制案卷目录1.案卷检查要点四、立卷归档的程序n 按照归档范围，检查有无缺类n 根据文号、附件目录、文件材料的内容和相互联系，检查有无短缺，附件是 否齐全n 对公司发文，检查各种稿本有无遗漏，是否准确n 归档应归原件，原件不在本公司时归复印件，并注明原因n 对于短缺的文件，确已无法补救的，应加以记载和说明2.文件分类要点四、立卷归档的程序n 按年度分类跨年度的项目咨询评估文件，放在项目列入咨询评估计划的最
8、后一年n 按机构分类将文件按其产生或承办部门分开n 按问题分类将一个部门产生的文件按其内容所反映的问题分开3.案卷组卷要点四、立卷归档的程序n 按案卷组卷应以问题为主，兼顾其他特征，使之内容联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年代清晰，保管期限准确n 按咨询评估业务工作中形成的各种文件材料、制度等，一般按单一问题组合。同一项目、文件材料的正文与附件、正本与底稿、中文本与外文本应组合在一起。4.案卷编目流程四、立卷归档的程序 4.1 卷内文件排列编号 4.2 卷内目录的编制 4.3 备考表的编制 4.4 案卷标题的拟写 4.5 确定保管期限 4.6 案卷封面的填写 4.7 案卷装订 4.8
9、编制案卷目录4.案卷编目流程四、立卷归档的程序 4.1 卷内文件排列编号 4.2 卷内目录的编制 4.3 备考表的编制 4.4 案卷标题的拟写 4.5 确定保管期限 4.6 案卷封面的填写 4.7 案卷装订 4.8 编制案卷目录文件排列一般文件材料可按问题、时间顺序或重要程度排列。原则上结论性文件在前，依据性文件在后；定稿在前，历次修改稿在后；咨询评估意见在前，专家咨询评估意见在次，设计任务书、可行性研究报告在后。4.案卷编目流程四、立卷归档的程序 4.1 卷内文件排列编号 4.2 卷内目录的编制 4.3 备考表的编制 4.4 案卷标题的拟写 4.5 确定保管期限 4.6 案卷封面的填写 4.
10、7 案卷装订 4.8 编制案卷目录文件编号（1）以卷为单位编流水页号。含字页逐一编号，空白页不编号。页号应分别位于卷内文件材料正面右上角、反面左上角。（2）在文件材料上编写的页号、件号一律采用阿拉伯数字，用铅笔书写。4.案卷编目流程四、立卷归档的程序 4.1 卷内文件排列编号 4.2 卷内目录的编制 4.3 备考表的编制 4.4 案卷标题的拟写 4.5 确定保管期限 4.6 案卷封面的填写 4.7 案卷装订 4.8 编制案卷目录编制要素（1）顺序号：卷内文件依次排列的顺序（2）责任者：指产生文件的单位或个人（3）文号：指发文机关所编的发文文号（4）题名：文件标题或无标题文件的摘由（5）文件日期
11、：指文件的制发日期（6）页号：指每件的起止页号（7）备注：对卷内文件所作的必要说明卷内目录要求一式三份：归档两份，移交部门留存一份4.案卷编目流程四、立卷归档的程序 4.1 卷内文件排列编号 4.2 卷内目录的编制 4.3 备考表的编制 4.4 案卷标题的拟写 4.5 确定保管期限 4.6 案卷封面的填写 4.7 案卷装订 4.8 编制案卷目录每卷卷末需附案卷备考表，填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁、立卷时间及其他需要说明的情况。立卷人和档案室检查人应签字确认，以示负责。4.案卷编目流程四、立卷归档的程序 4.1 卷内文件排列编号 4.2 卷内目录的编制 4.3 备考表的编制 4.4
12、案卷标题的拟写 4.5 确定保管期限 4.6 案卷封面的填写 4.7 案卷装订 4.8 编制案卷目录案卷标题一般由作者、问题、名称三个要素组成，体式一致，文字简练，一般不超过50字。使用简称要符合规范，前后统一，不得随意简化。“中国国际工程咨询公司”只可简称“中咨公司”，各所属企业名称亦不得简化为“本单位”、”本部”等（卷内目录、案卷移交目录、案卷目录中同此）。4.案卷编目流程四、立卷归档的程序 4.1 卷内文件排列编号 4.2 卷内目录的编制 4.3 备考表的编制 4.4 案卷标题的拟写 4.5 确定保管期限 4.6 案卷封面的填写 4.7 案卷装订 4.8 编制案卷目录档案的保管期限分为永
13、久、长期、短期三种，长期为16至50年，短期为15年以内。4.案卷编目流程四、立卷归档的程序 4.1 卷内文件排列编号 4.2 卷内目录的编制 4.3 备考表的编制 4.4 案卷标题的拟写 4.5 确定保管期限 4.6 案卷封面的填写 4.7 案卷装订 4.8 编制案卷目录案卷封面上，除全宗号由中央档案馆填写，目录号及案卷号由档案室填写外，其他各栏由立卷归档部门填写，要求字迹工整清晰。4.案卷编目流程四、立卷归档的程序具体要求（1）公司名称下第一栏内，填写立卷部门名称，位置居中（2）第二栏内，填写案卷标题，第一行左边空两字位置，以下各行顶格书写（3）起止日期栏内，填写卷内最早和最晚两份文件的成
14、文时间（4）保管期限栏内，由立卷部门用铅笔填写保管期限（5）文书处理号栏内，用铅笔填写立卷部门在向档案室移交时为案卷编制的顺序号 4.1 卷内文件排列编号 4.2 卷内目录的编制 4.3 备考表的编制 4.4 案卷标题的拟写 4.5 确定保管期限 4.6 案卷封面的填写 4.7 案卷装订 4.8 编制案卷目录4.案卷编目流程四、立卷归档的程序 4.1 卷内文件排列编号 4.2 卷内目录的编制 4.3 备考表的编制 4.4 案卷标题的拟写 4.5 确定保管期限 4.6 案卷封面的填写 4.7 案卷装订 4.8 编制案卷目录案卷应采用“三孔一线”的方法装订。装订要结实，左边和底边要整齐，装订时不得
15、将文件粘贴在一起。装订后的效果要做到不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件，不妨碍阅读。4.案卷编目流程四、立卷归档的程序 4.1 卷内文件排列编号 4.2 卷内目录的编制 4.3 备考表的编制 4.4 案卷标题的拟写 4.5 确定保管期限 4.6 案卷封面的填写 4.7 案卷装订 4.8 编制案卷目录装订好的案卷，按永久、长期、短期不同保管期限分开，经过分类排列和编号后，按序登记到案卷目录中。填写时按照案卷封面上的内容和已固定的案卷顺序，逐卷进行登记。案卷目录要求一式三份，归档两份，移交部门留存一份。u 案卷移交四、立卷归档的程序 4.1 卷内文件排列编号 4.2 卷内目录的编制 4.3 备考表
16、的编制 4.4 案卷标题的拟写 4.5 确定保管期限 4.6 案卷封面的填写 4.7 案卷装订 4.8 编制案卷目录上述工作全部完成后，立卷人应对案卷作一次全面检查，并经档案室工作人员检查确认合格后，向档案室办理交接手续u 如何确定保管期限？五、常见问题答疑按照公司档案管理办法规定，业务类文件的保管期限如下表所示按照公司档案管理办法规定，业务类文件的保管期限如下表所示:u 所属企业员工如何借阅档案？五、常见问题答疑所属企业员工查阅档案须经归档部门领导批准，借阅已经移交中央档案馆的档案，须持公司办公厅介绍信到中央档案馆办理手续。注意事项：1.借阅档案人员须严格执行审批制度，填写调卷单。借阅本单位档案 由本单位负责人签字；借阅其他部门档案，需由立卷部门负责人签字批准 2.军工档案不对其他部门及所属企业开放
